4.3.1.1 Chứng từ
- Hĩa đơn GTGT - Phiếu giao hàng - Phiếu mua hàng
- Phiếu nhập kho ghi tay - Phiếu nhập kho hồn chỉnh - Phiếu chi
4.3.1.2 Sổ kế tốn
- Sổ kế tốn chi tiết: Sổ chi tiết TK 15210 (nguyên vật liệu chính), 15202 của từng loại mặt hàng (nguyên vật liệu phụ).
- Sổ kế tốn tổng hợp: Sổ nhật ký chung, Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn nguyên vật liệu, Sổ Cái 152.
4.3.1.3 Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu” gồm 2 tài khoản chi tiết: + Tài khoản 15210 “Nguyên vật liệu chính”
+ Tài khoản 15202 “Nguyên vật liệu phụ” - Tài khoản 133111 “Thuế GTGT đầu vào” - Tài khoản 3311 “Phải trả người bán”
4.3.1.4 Lưu đồ luân chuyển chứng từ
* Giải thích lưu đồ
Quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, dựa vào các đơn đặt hàng xuất khẩu mà Cơng ty sẽ cân đối số lượng nguồn nguyên liệu đầu vào, đặc biệt là cá tra. Trong từng đơn hàng cụ thể phân xưởng sản xuất sẽ yêu cầu bộ phận kỹ thuật đặt nguyên liệu.
Sau đĩ bộ phận kỹ thuật sẽ tổng hợp yêu cầu trên và chuyển lên cho Giám đốc duyệt. Khi tiến hành đặt hàng từ nhà cung cấp, nguồn nguyên vật liệu mua vào về nhập kho, thủ kho (nhân viên kho) sẽ kiểm tra hàng theo phiếu đặt hàng của bộ phận kỹ thuật, đối chiếu về số lượng, chủng loại với phiếu xuất kho hoặc hĩa đơn GTGT và phiếu giao hàng của nhà cung cấp sau
66
đĩ tiến hành lập phiếu nhập kho ghi tay gồm 3 liên (liên 1 chuyển cho bộ phận kế tốn, liên 2 giao cho nhà cung cấp, liên 3 thủ kho) cĩ đầy đủ chữ ký, thủ kho dựa vào phiếu nhập kho ghi tay liên 3, nhập liệu vào excel để theo dõi tình hình nhập, xuất tồn và cuối cùng chuyển phiếu đặt hàng được duyệt, hĩa đơn GTGT, phiếu giao hàng và phiếu nhập kho ghi tay liên 1 lên phịng kế tốn.
Kế tốn dựa vào phiếu đặt hàng được duyệt, hĩa đơn GTGT, phiếu giao hàng và phiếu nhập kho ghi tay liên 1 để lập phiếu nhập kho hồn chỉnh và sau đĩ tiến hành nhập liệu vào chương trình để cuối tháng đối chiếu về số lượng với file excel của bộ phận kho. Các phiếu đặt hàng được duyệt, hĩa đơn, phiếu nhập kho ghi tay liên 1 và phiếu giao hàng được bộ phận kế tốn lưu lại.
67
NVL
BPSX
Phần mềm xử lý
Nguồn: Phịng kế tốn Cơng ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã
Hình 4.6 Quy trình lập, luân chuyển chứng từ, ghi sổ nhập kho NVL
BỘ PHẬN KỸ THUẬT THỦ KHO KẾ TỐN Bắt đầu PĐH Trình GĐ duyệt PĐH được duyệt PĐH được duyệt PĐH được duyệt Hĩa đơn KT, đối chiếu, lập phiếu NK PĐH được
duyệt Hĩa đơn
3 2 PNK ghi tay 1 N NCC A A PĐH được
duyệt PNKghi tay 1
Lập PNK hồn chỉnh PNK hồn chỉnh Nhập liệu vào máy tính PNK hồn chỉnh
Sổ cái, Sổ chi tiết, Bảng kê N-X-T B Đặt hàng NCC Phiếu giao hàng Phiếu giao hàng
Hĩa đơn Phiếu giao hàng
PĐH được
duyệt Hĩa đơn Phiếu giao hàng
N File excel File excel A KT, Đối chiếu Sổ cái, sổ chi tiết, bảng kê N-X-T A Nhập liệu vào Máy tính Máy tính xử lý File excel PNK ghi tay 3 N B
68 Chú thích: - PĐH: Phiếu đặt hàng - BPSX: Bộ phận sản xuất - NCC: Nhà cung cấp - PNK: Phiếu nhập kho - N-X-T: Nhập, xuất, tồn * Nhận xét về lưu đồ Ưu điểm:
- Quy trình lập, luân chuyển chứng từ và ghi sổ diễn ra khá đơn giản nhưng đảm bảo quản lý được chặt chẽ, quá trình luân chuyển chứng từ được nhanh gọn, khơng mất nhiều thời gian.
- Phiếu nhập kho để nhập vào chương trình do bộ phận kế tốn thực hiện, thủ kho chỉ tiến hành lập phiếu nhập kho bằng tay nên định khoản kế tốn sẽ chính xác hơn và giúp cho bộ phận kế tốn dễ theo dõi và đối chiếu. Thủ kho khơng tiến hành ghi thẻ kho bằng tay mà tiến hành nhập vào excel để theo dõi tình hình nhập kho nguyên vật liệu gĩp phần làm cho việc theo dõi quản lý được dễ dàng và nhanh chĩng thay vì phải ghi vào thẻ kho.
- Các phiếu đặt hàng đều được sự xem xét, trình ký của Giám Đốc trước khi tiến hành đặt hàng nên khĩ diễn ra việc gian lận.
Nhược điểm:
- Ở quy trình nhập kho nguyên vật liệu phiếu đặt hàng chỉ được lập 1 liên, nên được lập thành 3 liên (1 liên bộ phận sản xuất, 1 liên gửi nhà cung cấp và 1 liên đưa cho thủ kho) để dễ dàng kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
- Thủ kho chỉ theo dõi file excel về mặt số lượng khi nhập kho nguyên vật liệu, khơng theo dõi về mặt giá trị, điều này làm cho việc đối chiếu, kiểm tra khơng được chính xác.
4.3.1.5 Một số nghiệp vụ nhập kho NVL phát sinh trong kỳ
1. Nhập cá tra nguyên con, số lượng 4.316 kg của Dương Thái Hồng ngày 01/01/2014, giá nhập kho là 23.000 đồng/kg (đã bao gồm chi phí vận chuyển), chưa thanh tốn cho nhà cung cấp.
2. Phiếu nhập kho ngày 02/01/2014, số lượng 50 kg las của Cơng ty CP hĩa chất Miền Nam, đơn giá là 34.545, 46 đồng/kg, chưa thanh tốn cho nhà cung cấp.
69
3. Phiếu nhập kho ngày 03/01/2014, số lượng 1.130 thùng carton (45x27x17)5 của Cty CP nơng sản thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ xí nghiệp sản xuất kinh doanh bao bì,giá nhập kho là 8.600 đồng/thùng, chưa thanh tốn cho nhà cung cấp.
4. Ngày 03/01/2014, nhập kho 120 cuộn băng keo của DNTN sản xuất – thương mại – dịch vụ Hướng Dương, đơn giá là 11.200 đồng/cuộn, chưa thanh tốn cho nhà cung cấp.
5. Phiếu nhập kho ngày 03/03/2014, 25 cuộn dây đai và 120 cuộn băng keo của DNTN sản xuất – thương mại – dịch vụ Hướng Dương, đơn giá lần lượt là 230.000 đồng/cuộn, 11.200 đồng/cuộn, chưa thanh tốn cho nhà cung cấp.
6. Phiếu nhập kho ngày 08/03/2014, 15 cuộn dây đai của DNTN sản xuất – thương mại – dịch vụ Hướng Dương, đơn giá 230.000 đồng/cuộn, chưa thanh tốn cho nhà cung cấp.
7. Ngày 24/01/2014, nhập kho 500 kg Aqua555, 50 kg Aqua99, 400 kg Aqua666 và 100 kg New Tech 19 của Cơng ty CP đầu tư xây dựng và thương mại Trường Thịnh, đơn giá lần lượt là 35.500 đồng/kg, 46.000 đồng/kg, 45.000 đồng/kg và 35.500 đồng/kg, tất cả chưa thanh tốn cho nhà cung cấp.
8. Phiếu nhập kho ngày 18/03/2014, 1.120 kg Muối bọt của Võ Thanh Sơn, đơn giá 3.600 đồng/kg, chưa thanh tốn cho nhà cung cấp.
9. Phiếu nhập kho ngày 21/03/2014, 99.400 túi PA Trắng (13*30) đơn giá 562 đồng/túi và 11.900 túi Chef Joe đơn giá 1.680 đồng/túi của Cơng ty TNHH Tân Hy – Xí nghiệp in và bao bì Duy Nhật, chưa thanh tốn cho nhà cung cấp.
10. Ngày 09/02/2014, nhập kho 19.600 tờ Rider (23x6) của Cơng ty CP Nơng sản thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ, đơn giá 190 đồng/tờ, chưa thanh tốn cho người bán.
11. Ngày 24/02/2014, nhập kho 1.200 tờ Sticker (16x7) của Cơng ty CP Nơng sản thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ, đơn giá 700 đồng/tờ, chưa thanh tốn cho người bán.
4.3.1.6 Ghi sổ chi tiết
+ Căn cứ vào phiếu mua hàng (phụ lục 01A, trang 1), dựa vào đĩ kế tốn NVL lập phiếu nhập kho hồn chỉnh (phụ lục 01B, trang 2) để ghi vào sổ chi tiết tài khoản 15210 – Nguyên vật liệu chính (phụ lục 16, trang 34).
70
Cách tính:
- Tài khoản NVL chính:
Thành tiền = Số lượng cá tra * giá nhập kho cá tra
Phải trả người bán = Số lượng cá tra * giá nhập kho cá tra
Ví Dụ: Nghiệp vụ 1
Nguyên vật liệu chính = 4.316 * 23.000 = 99.268.000 đồng => Ghi vào Nợ TK 15210.
Phải trả người bán = 4.316 * 23.000 = 99.268.000 đồng => Ghi vào Cĩ TK 3311.
Các nghiệp vụ cịn lại tính và ghi vào sổ tương tự như nghiệp vụ 1
+ Căn cứ vào HĐ GTGT (phụ lục 05A, trang 12) thủ kho lập phiếu nhập kho ghi tay (phụ lục 05B, trang 13), dựa vào đĩ kế tốn NVL lập phiếu nhập kho hồn chỉnh (phụ lục 05C, trang 14 ) để ghi vào sổ chi tiết tài khoản 15202 – Nguyên vật liệu phụ (phụ lục 14, trang 32)
Cách tính:
- Tài khoản NVL phụ:
Thành tiền = Số lượng * Đơn giá nhập kho Thuế GTGT = Thành tiền * Thuế suất
- Phải trả người bán = Thành tiền + Thuế GTGT
Ví Dụ: Nghiệp vụ 7
Thành tiền = (500 * 35.500) + (400 * 45.000) + (50 * 46.000) + (100 * 35.500) = 41.600.000 đồng => Ghi Nợ vào TK 15202
Thuế GTGT = 41.600.000 * 10% = 4.160.000 đồng => Ghi Nợ vào TK 133111
Phải trả người bán = 41.600.000 + 4.160.000 = 45.760.000 đồng => Ghi Cĩ vào TK 3311
Các nghiệp cụ cịn lại tính và ghi vào sổ tương tự như nghiệp vụ 7
4.3.1.7 Ghi sổ tổng hợp
a) Sổ Nhật ký chung
Nghiệp vụ 1: Căn cứ vào phiếu mua hàng (phụ lục 01A, trang 1), phiếu nhập kho (phụ lục 01B, trang 2) và cách ghi vào sổ chi tiết, nghiệp vụ sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung (xem phụ lục 24, trang 42).
71
Nghiệp vụ 7: Căn cứ vào HĐ GTGT (phụ lục 05A, trang 12), phiếu nhập kho hồn chỉnh (phụ lục 05C, trang 14) và cách ghi vào sổ chi tiết, nghiệp vụ sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung (xem phụ lục 24, trang 42).
b) Sổ Cái
Dựa vào nghiệp vụ vừa ghi nhận vào sổ Nhật ký chung, kế tốn tiếp tục ghi số liệu vào sổ Cái TK 152 (xem phụ lục 25, trang 45).
* Nhận xét:
Chứng từ: Đối với kế tốn nhập kho nguyên vật liệu, các hĩa đơn chứng từ được ghi nhận là những hĩa đơn do doanh nghiệp nhập hàng trực tiếp vào nhà máy theo số lượng mà doanh nghiệp đã đặt hàng với nhà cung cấp. Bên cạnh đĩ, một số chứng từ phát sinh tại Cơng ty vẫn chưa được điền đầy đủ nội dung và chưa cĩ đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Người lập phiếu tiến hành ký thay kế tốn trưởng.
Sổ sách: Doanh nghiệp sử dụng đầy đủ và đúng theo mẫu quy định. Thực hiện kế tốn theo hình thức nào thì doanh nghiệp in đầy đủ các mẫu sổ kế tốn của hình thức đĩ.
Ghi chép sổ sách: Các số liệu được ghi chép vào sổ sách đều được căn cứ vào các chứng từ hợp pháp, hợp lệ chứng minh. Tuân thủ việc tổ chức ghi sổ kế tốn theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, trong phần diễn giải cĩ một vài điểm chưa rõ ràng, gây khĩ khăn cho việc ghi chép và theo dõi.