4.3.2.1 Chứng từ
- Phiếu yêu cầu cấp vật tư - Phiếu xuất kho
4.3.2.2 Sổ kế tốn
- Sổ kế tốn chi tiết: Sổ chi tiết TK 15210 (nguyên vật liệu chính), 15202 của từng loại mặt hàng (nguyên vật liệu phụ).
- Sổ kế tốn tổng hợp: Sổ nhật ký chung, Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn nguyên vật liệu, Sổ Cái 152.
4.3.2.3 Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu” gồm 2 tài khoản chi tiết: + Tài khoản 15210 “Nguyên vật liệu chính”
72
- TK chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cĩ các tài khoản chi tiết sau: + 6210113: Chi phí cá nguyên liệu
+ 6210114: Nguyên liệu phụ cho sản xuất hàng tạm
+ 6210115: Nguyên liệu phụ cho sản xuất hàng hồn chỉnh
4.3.2.4 Lưu đồ luân chuyển chứng từ
* Giải thích sơ đồ
Tương tự như thế, căn cứ vào các đơn đặt hàng của khách hàng hay các hợp đồng xuất khẩu, phân xưởng sản xuất sẽ lập phiếu yêu cầu cấp vật tư và chuyển lên cho quản đốc phân xưởng xem xét, sau đĩ phiếu yêu cầu cấp vật tư đã duyệt được gửi lên cho thủ kho.
Căn cứ vào phiếu yêu cầu cấp vật tư đã được duyệt, thủ kho lập phiếu xuất kho vật liệu (phiếu xuất kho ghi tay), phiếu xuất kho ghi tay được lập thành 3 liên (liên 1 chuyển lên cho bộ phận kế tốn, liên 2 chuyển cho bộ phận phân xưởng, liên 3 thủ kho giữ lại) cĩ đầy đủ chữ ký, thủ kho dựa vào phiếu xuất kho ghi tay liên 3, nhập vào excel để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn và phiếu xuất kho ghi tay liên 3 được lưu lại tại bộ phận. Phiếu yêu cầu được duyệt và phiếu xuất kho ghi tay liên 1 được chuyển cho phịng kế tốn, kế tốn dựa vào đĩ tiến hành lập phiếu xuất kho hồn chỉnh, sau đĩ là nhập liệu vào chương trình máy tính để cuối tháng đối chiếu với file excel của thủ kho.
73
Nguồn: Phịng kế tốn Cơng ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã
Hình 4.7 Quy trình lập, luân chuyển chứng từ, ghi sổ xuất kho NVL
Phần mềm xử lý BỘ PHẬN SẢN XUẤT KẾ TỐN Bắt đầu ĐĐH Lập phiếu yêu cầu cấp vật tư
Phiếu yêu cầu cấp vật tư
Phiếu yêu cầu được duyệt
Lập phiếu Xuất Kho
Phiếu yêu cầu được duyệt
A
A
Phiếu yêu cầu
được duyệt PXK ghi tay 1
N Lập PXK hồn chỉnh PXK hồn chỉnh Nhập liệu vào máy tính PXK hồn chỉnh Sổ cái, sổ chi tiết, bảng kê N-X-T ĐĐH N 3 2 PXK Ghi tay 1 THỦ KHO BP SX N File excel File excel A KT, Đối chiếu Sổ cái, sổ chi tiết, bảng kê N-X-T A B Nhập liệuvào Máy tính Máy tính xử lý File excel PXK ghi tay 3 N B KH Trình QĐPX duyệt
Phiếu yêu cầu cấp vật tư được duyệt
Phiếu yêu cầu
74
Chú thích:
- KH: Khách hàng - ĐĐH: Đơn đặt hàng
- QĐPX: Quản đốc phân xưởng - PXK: Phiếu xuất kho
- BPSX: Bộ phận sản xuất - KT: Kiểm tra
- N-X-T: Nhập, xuất tồn
* Nhận xét lưu đồ: Ưu điểm:
- Việc tổ chức chứng từ và lưu chuyển chứng từ tại Cơng ty được xây dựng khá đơn giản nhưng chặt chẽ.
- Phiếu yêu cầu cấp vật tư được Quản đốc phân xưởng xem xét, ký duyệt trước khi xuất kho, đảm bảo khĩ xảy ra việc gian lận.
- Phiếu xuất kho để nhập vào chương trình do bộ phận kế tốn thực hiện, thủ kho chỉ tiến hành lập phiếu xuất kho bằng tay nên định khoản kế tốn sẽ chính xác hơn và giúp cho bộ phận kế tốn dễ theo dõi và đối chiếu. Thủ kho khơng tiến hành ghi thẻ kho bằng tay mà tiến hành nhập vào excel để theo dõi tình hình xuất kho nguyên vật liệu gĩp phần làm cho việc theo dõi quản lý được dễ dàng và nhanh chĩng thay vì phải ghi vào thẻ kho.
Nhược điểm:
- Ở quy trình xuất kho nguyên vật liệu, phiếu yêu cầu cấp vật tư chỉ được lập 1 liên duy nhất, nên lập 2 liên (1 liên bộ phận sản xuất giữ, 1 liên chuyển cho thủ kho) để dễ dàng đối chiếu hơn.
- Thủ kho chỉ theo dõi file excel về mặt số lượng khi xuất kho nguyên vật liệu, khơng theo dõi về mặt giá trị, điều này làm cho việc đối chiếu, kiểm tra khơng được chính xác.
4.3.2.5 Một số nghiệp vụ phát sinh trong kỳ
1. Xuất cá tra nguyên con dùng cho sản xuất ngày 01/01/2014 (do cá tra khi mua vào sẽ đưa thẳng vào sản xuất. chính vì thế mà khơng cần phiếu yêu cầu cấp hàng).
75
2. Xuất 18 cuộn băng keo trong phục vụ sản xuất sản phẩm ngày 06/01/2014. (Đơn giá xuất là 11.200 đồng/cuộn).
3. Xuất kho 12 cuộn dây đai phục vụ cho sản xuất ngày 04/02/2014. 4. Xuất kho 150 kg muối bọt ngày 20/03/2014 để phục vụ sản xuất. 5. Xuất kho 110 kg Aqua555 (Non phosphate) để phục vụ sản xuất ngày 02/02/2014.
6. Ngày 05/02/2014 xuất kho 200 túi PA Trắng (13*30) để phục vụ sản xuất.
7. Phiếu xuất kho ngày 10/03/2014, 100 thùng carton (45x27x17)5 để đĩng gĩi sản phẩm.
8. Ngày 06/03/2014 xuất kho 250 tờ Sticker (16x7) để dán nhãn sản phẩm.
9. Xuất kho 300 túi Chef Joe để phục vụ sản xuất sản phẩm ngày 07/03/2014.
10. Ngày 16/03/2014 xuất kho 750 tờ Rider (23x6) để dán nhãn sản phẩm.
4.3.2.6 Ghi sổ chi tiết
+ Căn cứ vào phiếu yêu cầu cấp vật tư (phụ lục 07A, trang 16) và phiếu xuất kho (phụ lục 07B, trang 17) để ghi vào sổ chi tiết tài khoản 15202 – Nguyên vật liệu phụ (phụ lục 15, trang 33).
Cách tính:
Chi phí sản xuất hàng hồn chỉnh = Số lượng * Đơn giá bình quân Nguyên vật liệu = Số lượng * Đơn giá bình quân
Ví Dụ: Nghiệp vụ 2
- Đơn giá tồn kho đầu quý của băng keo: 11.200 đồng/cuộn.
- Ngày 03/01/2014, nhập kho 120 cuộn băng keo, đơn giá nhập là: 11.200 đồng/cuộn.
- Ngày 06/01/2014, xuất kho 18 cuộn băng keo
Giá trị vật liệu XK = Số lượng xuất * Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập (4.1) Đơn giá bình quân
sau mối lần nhập =
Số lượng tồn + Số lượng nhập Giá trị tồn sau mỗi lần xuất + Giá trị nhập
76
Chi phí sản xuất hàng hồn chỉnh = 11.200 * 18 = 201.600 đồng. => Ghi Nợ vào TK 6210115.
Nguyên vật liệu phụ = 11.200 * 18 = 201.600 đồng. => Ghi Cĩ vào TK 15202.
4.3.2.7 Ghi sổ tổng hợp
a) Sổ Nhật ký chung
Nghiệp vụ 2: Căn cứ vào các nghiệp vụ đã được ghi vào sổ chi tiết, sau đĩ những nghiệp vụ này sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung (xem phụ lục 24, trang 42).
b) Sổ Cái
Dựa vào nghiệp vụ vừa ghi nhận vào sổ Nhật ký chung, kế tốn tiếp tục ghi số liệu vào sổ Cái TK 152 (xem phụ lục 25, trang 45).
* Nhận xét:
Chứng từ: Đối với kế tốn xuất kho nguyên vật liệu, các hĩa đơn chứng từ được ghi nhận là những hĩa đơn đã cĩ sự ký duyệt của cấp trên đồng ý xuất kho. Bên cạnh đĩ, một số chứng từ phát sinh tại Cơng ty vẫn chưa được điền đầy đủ nội dung và chưa cĩ đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Người lập phiếu tiến hành ký thay kế tốn trưởng.
Sổ sách: Các sổ kế tốn được thực hiện và lưu trữ theo đúng quy định của Bộ Tài Chính.
Ghi chép sổ sách: Các số liệu được ghi chép vào sổ sách đều được căn cứ vào các chứng từ hợp pháp, hợp lệ chứng minh. Phản ánh đầy đủ và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh. 4.3.3 Kế tốn nhập kho cơng cụ dụng cụ 4.3.3.1 Chứng từ - Phiếu nhập kho - Hĩa đơn GTGT - Phiếu chi - Phiếu giao hàng
Đơn giá bình quân sau mối lần nhập =
(11.200 * 206) + (11.200 * 120) 206 + 120
77
4.3.3.2 Sổ kế tốn
- Sổ kế tốn chi tiết: Sổ chi tiết TK 153108 (cơng cụ dụng cụ Thiên Mã 3).
- Sổ kế tốn tổng hợp: Sổ nhật ký chung, Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn kho cơng cụ dụng cụ, Sổ Cái TK 153 (cơng cụ dụng cụ).
4.3.3.3 Tài khoản sử dụng
- Đối với cơng cụ dụng cụ, Cơng ty sử dụng tài khoản 153 “Cơng cụ dụng cụ” để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn cơng cụ dụng cụ.
- Tài khoản 153 mở chi tiết các tài khoản sau: + Tài khoản 153108: Cơng cụ dụng cụ Thiên Mã 3 + Tài khoản 153109: Cơng cụ trại nuơi cá
- Tài khoản 133111 “Thuế GTGT đầu vào” - Tài khoản 3311 “Phải trả người bán”
- Tài khoản 1421 “Chi phí trả trước cơng cụ dụng cụ”
78
CCDC
BPSX
Phần mềm xử lý
Nguồn: Phịng kế tốn Cơng ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã
Hình 4.8 Quy trình lập, luân chuyển chứng từ, ghi sổ nhập kho CCDC
BỘ PHẬN KỸ THUẬT THỦ KHO KẾ TỐN Bắt đầu Phiếu yc cấp CCDC Trình GĐ duyệt Phiếu yc cấp CCDC được duyệt Phiếu yc cấp CCDC được duyệt Phiếu yc cấp CCDC được duyệt KT, đối chiếu, lập phiếu NK Phiếu yc cấp CCDC được duyệt Hĩa đơn 3 2 PNK ghi tay 1 N NCC A A Phiếu yc cấp CCDC được duyệt PNKghi tay 1 Lập PNK hồn chỉnh PNK hồn chỉnh Nhập liệu vào máy tính PNK hồn chỉnh
Sổ cái, Sổ chi tiết, Bảng kê N-X-T B
Đặt hàng
Phiếu xuất kho
Hĩa đơn Phiếu xuất kho
Phiếu yc cấp CCDC được
duyệt
Hĩa đơn Phiếu xuất kho N File excel File excel A KT, Đối chiếu Sổ cái, sổ chi tiết, bảng kê N-X-T A Nhập liệu vào Máy tính Máy tính xử lý File excel PNK ghi tay 3 N B Hĩa đơn NCC Phiếu xuất kho
79
Chú thích:
- Phiếu yc cấp CCDC: Phiếu yêu cầu cấp cơng cụ dụng cụ - BPSX: Bộ phận sản xuất
- NCC: Nhà cung cấp - PNK: Phiếu nhập kho - N-X-T: Nhập, xuất, tồn
* Giải thích lưu đồ
Để quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, căn cứ vào tình hình và nhu cầu sản xuất hiện tại, phân xưởng sản xuất sẽ yêu cầu bộ phận kỹ thuật đặt cơng cụ dụng cụ để phục vụ cho sản xuất.
Sau khi nhận được yêu cầu từ bộ phận phân xưởng, bộ phận kỹ thuật sẽ tổng hợp yêu cầu trên và chuyển lên cho Giám đốc duyệt. Khi tiến hành đặt hàng từ nhà cung cấp, nguồn cơng cụ dụng cụ mua vào về nhập kho, thủ kho (nhân viên kho) sẽ kiểm tra hàng theo phiếu yêu cầu cấp cơng cụ được duyệt của bộ phận kỹ thuật, đối chiếu về số lượng, chủng loại với phiếu xuất kho hoặc hĩa đơn GTGT và phiếu giao hàng của nhà cung cấp sau đĩ tiến hành lập phiếu nhập kho ghi tay gồm 3 liên (liên 1 chuyển cho bộ phận kế tốn, liên 2 giao cho nhà cung cấp, liên 3 thủ kho) cĩ đầy đủ chữ ký, thủ kho dựa vào phiếu nhập kho ghi tay liên 3, nhập liệu vào excel để theo dõi tình hình nhập, xuất tồn và cuối cùng chuyển phiếu yêu cầu cấp cơng cụ dụng cụ được duyệt, hĩa đơn GTGT, phiếu giao hàng và phiếu nhập kho ghi tay liên 1 lên phịng kế tốn.
Kế tốn dựa vào phiếu yêu cầu cấp cơng cụ dụng cụ được duyệt, hĩa đơn GTGT, phiếu giao hàng và phiếu nhập kho ghi tay liên 1 để lập phiếu nhập kho hồn chỉnh và sau đĩ tiến hành nhập liệu vào chương trình để cuối tháng đối chiếu về số lượng với file excel của bộ phận kho. Các phiếu đặt hàng được duyệt, hĩa đơn, phiếu nhập kho ghi tay liên 1 và phiếu giao hàng được bộ phận kế tốn lưu lại.
* Nhận xét về lưu đồ Ưu điểm:
- Quy trình lập, luân chuyển chứng từ và ghi sổ diễn ra khá đơn giản nhưng đảm bảo quản lý được chặt chẽ, quá trình luân chuyển chứng từ được nhanh gọn, khơng mất nhiều thời gian.
80
- Phiếu nhập kho để nhập vào chương trình do bộ phận kế tốn thực hiện, thủ kho chỉ tiến hành lập phiếu nhập kho bằng tay nên định khoản kế tốn sẽ chính xác hơn và giúp cho bộ phận kế tốn dễ theo dõi và đối chiếu. Thủ kho khơng tiến hành ghi thẻ kho bằng tay mà tiến hành nhập vào excel để theo dõi tình hình nhập kho cơng cụ dụng cụ gĩp phần làm cho việc theo dõi quản lý được dễ dàng và nhanh chĩng thay vì phải ghi vào thẻ kho.
- Phiếu yêu cầu cấp cơng cụ dụng cụ được sự xem xét, trình ký của Giám Đốc trước khi tiến hành đặt hàng nên khĩ diễn ra việc gian lận.
Nhược điểm:
- Ở quy trình nhập kho cơng cụ dụng cụ phiếu yêu cầu cấp cơng cụ chỉ được lập 1 liên, nên được lập thành 3 liên (1 liên bộ phận sản xuất, 1 liên gửi nhà cung cấp và 1 liên đưa cho thủ kho) để dễ dàng kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
- Thủ kho chỉ theo dõi file excel về mặt số lượng khi nhập kho cơng cụ dụng cụ, khơng theo dõi về mặt giá trị, điều này làm cho việc đối chiếu, kiểm tra khơng được chính xác.
4.3.3.5 Một số nghiệp vụ phát sinh trong kỳ
1. Ngày 07/01/2014, nhập kho 1 cái đầu ghi nhiệt độ (Model EBI 20T1), đơn giá 2.150.000 đồng/cái của Cơng ty TNHH Vinh Khơi, chưa thanh tốn cho người bán.
2. Ngày 03/01/2014, nhập kho Lưỡi dao của DNTN Cơ khí Huy Thơng , số lượng 4 cái, đơn giá 220.000 đồng/cái, chưa thanh tốn cho người bán.
3. Ngày 09/02/2014, nhập kho 2 trục in Chef Joe của Cơng ty TNHH Tân Hy – Xí nghiệp in và bao bì Duy Nhật, đơn giá 2.750.000 đồng/trục. Chưa thanh tốn cho người bán.
4. Phiếu nhập kho 3 cây cân đồng hồ Nhơn Hịa 15kg, đơn giá 258.000 đồng/cây, 1 cây cân đồng hồ Nhơn Hịa 30kg, đơn giá 326.000 đồng/cây, 1 cây cân Nhơn Hịa 120kg, đơn giá 886.000 đồng/kg và 6 cây chổi cước nhựa của Cơng ty TNHH Một thành viên Thương mại Ngọc Cường, ngày 10/03/2014, chưa thanh tốn cho người bán.
5. Nhập kho 300 đơi găng tay GD số 7, đơn giá 7.870 đồng/đơi, 200 đơi găng tay GD số 8, đơn giá 7.870 đồng/đơi của Cơng ty TNHH MTV Thương mại Ngọc Cường ngày 12/03/2014, tất cả chưa thanh tốn cho người bán.
6. Ngày 19/03/2014, nhập kho 3 cái dao cắt máy đai (phải), 3 cái dao cắt máy đai (giữa), 6 con lăn (Rulo), 3 Broad phĩng dây PC22 và 20 cái cơng tắc
81
hành trình của Cơng ty TNHH thiết bị điện Nhật Duy với đơn giá lần lượt là 620.000 đồng/cái, 620.000 đồng/cái, 140.000 đồng/cái, 760.000 đồng/cái và 50.000 đồng/cái, tất cả chưa thanh tốn cho nhà cung cấp.
4.3.3.6 Ghi sổ chi tiết
+ Căn cứ vào HĐ GTGT (phụ lục 09B, trang 21), phiếu xuất kho của nhà cung cấp (phụ lục 09A, trang 20) hoặc phiếu giao hàng và phiếu yêu cầu cấp cơng cụ dụng cụ được duyệt (phụ lục 12A, trang 29) thủ kho lập phiếu nhập kho ghi tay, dựa vào đĩ kế tốn NVL lập phiếu nhập kho hồn chỉnh (phụ lục 09D, trang 23) để ghi vào sổ chi tiết tài khoản 153108 – Cơng cụ dụng cụ cân đồng hồ 120kg (phụ lục 20, trang 38) và các sổ chi tiết TK 153108 – Cơng cụ dụng cụ cân đồng hồ 15kg, 30kg và chổi cước nhựa.
Cách tính:
- Tài khoản cơng cụ dụng cụ:
Thành tiền = Số lượng * đơn giá nhập kho Thuế GTGT = Thành tiền * Thuế suất
Phải trả người bán = Thành tiền + Thuế GTGT
Ví Dụ: Nghiệp vụ 4
Thành tiền = (3 * 258.000) + (1* 326.000) + (1* 886.000) + (6 * 35.000) = 2.196.000 đồng => Ghi Nợ vào TK 153108
Thuế GTGT = (2.196.000 * 10%) = 219.600 đồng => Ghi Nợ vào TK 133111
Phải trả người bán = 2.196.000 + 219.600 = 2.415.600 đồng => Ghi Cĩ vào TK 3311
Các nghiệp cụ cịn lại tính và ghi vào sổ tương tự như nghiệp vụ 4.
4.3.3.7 Ghi sổ tổng hợp
a) Sổ Nhật ký chung
Nghiệp vụ 4: Căn cứ vào các chứng từ như: HĐ GTGT (phụ lục 09B, trang 21) và cách ghi vào sổ chi tiết, nghiệp vụ sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung (xem phụ lục 24, trang 42).
b) Sổ Cái
Dựa vào nghiệp vụ vừa ghi nhận vào sổ Nhật ký chung, kế tốn tiếp tục