3.3.1. Chức năng
- Chức năng của Hợp tác xã là sản xuất, sản xuất thạch dừa viên nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng, đồng thời góp phần duy trì và phát triển nền kinh tế địa phương.
3.3.2. Nhiệm vụ
- Hợp tác xã là một đơn vị hoạt động theo nguyên tắc tự quản dân chủ, bình đẳng, tự chịu trách nhiệm và cùng có lợi. Hợp tác xã chủ động thành lập hoặc giải thể các bộ phận trực thuộc sao cho hiệu quả cao nhất và có lợi cho các phương án kinh doanh và dịch vụ. Hợp tác xã chủ động xác định phương án kinh doanh, lựa chọn thiết bị công nghệ, tổ chức dịch vụ phù hợp với tình hình kinh tế địa phương và mục tiêu hoạt động của đơn vị.
- Sau khi thanh toán mọi chi phí kinh doanh, hoàn thành nghĩa vụ cho nhà nước, nộp phạt do vi phạm hợp đồng (nếu có), chiết khấu bảo toàn vốn, Hợp tác xã tiến hành phân phối lãi và trích lập các quỹ như sau:
- Trả bù các khoản lỗ của năm trước (nếu có);
- Trích các quỹ của doanh nghiệp và quỹ ăn chia. Cụ thể các quỹ được trích lập gồm:
+ Quỹ phát triển sản xuất. + Quỹ dự phòng tài chính. + Quỹ khen thưởng phúc lợi.
- Quỹ ăn chia: chia theo tỷ lệ góp vốn cho các thành viên song song với kế hoạch sản xuất, lao động vật tư và kế hoạch khác.
- Việc thu chi tài chính được thực hiện mỗi tháng một lần và báo cáo sơ kết cuối tháng và tổng kết cuối năm. Thu chi tài chính được đối chiếu với sổ sách kế toán. Mọi phát sinh thừa thiếu phải được giải quyết kịp thời, nếu thiếu phải bồi thường, nếu thừa thì lập biên bản vào tài sản của đơn vị và ghi vào sổ kế toán.
3.3.3. Quy mô kinh doanh
- Hợp tác xã có quy mô kinh doanh như sau:
+ Một trụ sở chính bao gồm các phòng và xưởng sản xuất.
3.4. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CỦA HỢP TÁC XÃ 3.4.1. Sơ đồ tổ chức của Hợp tác xã 3.4.1. Sơ đồ tổ chức của Hợp tác xã
Nguồn: Phòng kế toán_HTX TTCN Cửu Long.
Hình 3.1: Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý tại Hợp tác xã
3.4.2. Trách nhiệm và quyền hạn chung
- Trách nhiệm quyền hạn và mối quan hệ của các vị trí trong HTX được quy định theo sơ đồ tổ chức của các bộ phận trong HTX.
- Chủ nhiệm đảm bảo rằng các trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ các vị trí được truyền đạt theo phân cấp.
3.4.3. Trách nhiệm và quyền hạn đại diện lãnh đạo
- Đảm bảo các quá trình cần thiết cho hệ thống thực hành sản xuất tốt được xây dựng, áp dụng và duy trì tốt.
- Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng của HTX và mọi nhu cầu cải tiến.
- Đảm bảo thúc đẩy toàn bộ HTX nhận thức các yêu cầu khách hàng. - Đề xuất các biện pháp ngăn ngừa những công việc không phù hợp đối với sản phẩm, tình huống vệ sinh an toàn sản phẩm.
- Liên hệ với các bên về vấn đề liên quan đến hệ thống chất lượng và đăng ký chứng nhận.
3.4.4. Trao đổi thông tin
- Ban Chủ nhiệm đảm bảo truyền đạt thông tin: yêu cầu khách hàng, yêu cầu luật định, yêu cầu vệ sinh an toàn sản phẩm, yêu cầu chất lượng sản phẩm, khiếu nại khách hàng, thỏa mãn khách hàng đến tất các các bộ phận có ảnh hưởng đến chất lượng nhằm cải tiến cho phù hợp với HTX.
Tổ cắt, rửa Tổ đóng gói
Tổ thu mua, phân loại Tổ nấu
Thạch dừa thô Ban quản trị
Chủ nhiệm Kiểm soát viên
Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng nhân sự Phòng kỹ thuật Xưởng sản xuất
- Đại diện lãnh đạo báo cáo kết quả thực hiện hệ thống thực hành sản xuất tốt và mọi vấn đề cần cải tiến cho ban Chủ nhiệm xem xét và đưa ra quyết định cải tiến hệ thống quản lý chất lượng. Quá trình này được xác định trong các cuộc hợp xem xét của lãnh đạo.
- Các nhân viên liên quan, báo cáo công việc thực hiện công việc của bộ phận mình, báo cáo sản phẩm không phù hợp, báo cáo các vấn đề cần đề nghị cải tiến, các giải pháp cần thực hiện cho đại diện lãnh đạo nhằm giúp lãnh đạo đưa ra hành động xem xét cải tiến nâng cao sự thỏa mãn khách hàng và tính hiệu lực của hệ thống.
- Cách thức truyền đạt thông tin, có thể thông qua các cuộc họp, các buổi tập huấn, phân phối tài liệu hướng dẫn cho công nhân viên, tổng hợp các báo cáo chất lượng.
- Đại diện lãnh đạo chịu trách nhiệm đảm bảo các tài liệu, hồ sơ lưu trữ công bố cho từng bộ phận đúng chức năng
- Tất cả các thông tin, dữ liệu về kiểm soát chất lượng được báo cáo định kỳ cho ban Chủ nhiệm.
3.5. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI HỢP TÁC XÃ 3.5.1. Cơ cấu tổ chức phòng kế toán tại Hợp tác xã 3.5.1. Cơ cấu tổ chức phòng kế toán tại Hợp tác xã
- Bộ máy kế toán tại Hợp tác xã bao gồm:
+ Một kế toán trưởng: Kiêm kế toán tổng hợp, kế toán tiền lương. + Một kế toán nguyên vật liệu.
+ Một thủ quỹ.
- Hợp tác xã tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, theo hình thức này thì toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán, từ những công việc xử lý chứng từ kế toán, ghi sổ tổng hợp cho đến việc báo cáo tài chính, sau đó toàn bộ chứng từ được chuyển đến kế toán trưởng. Nhân viên kế toán ở các bộ phận được giao những phần việc nhất định theo sự phân công của kế toán trưởng.
Nguồn: Phòng kế toán_HTX TTCN Cửu Long.
Hình 3.2: Sơ đồ bộ máy kế toán của Hợp tác xã
Ghi chú: Quan hệ lãnh đạo Quan hệ hỗ trợ 3.5.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 3.5.3.1. Nhiệm vụ Kế toán trưởng:
- Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, kế toán tiền lương là người có quyền hạn và chịu trách nhiệm cao nhất trong phòng kế toán.
- Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ:
+ Hạch toán hoàn chỉnh quá trình sản xuất tại Hợp tác xã. + Lập báo cáo tài chính.
+ Bảo vệ số liệu, quyết toán tài chính với cơ quan Nhà nước.
+ Lưu trữ thông tin và diễn biến kinh tế tài chính của Hợp tác xã thông qua số liệu tổng hợp.
+ Quản lý, hỗ trợ số liệu, chứng từ.
+ Theo dõi tình hình tài chính tổng hợp, nguồn vốn, vòng quay vốn. + Cuối tháng, kế toán tổng hợp tất cả các số liệu thu thập được từ kế toán nguyên vật liệu, thủ quỹ để báo cáo cho Chủ nhiệm nắm bắt tình hình hoạt động của Hợp tác xã.
Kế toán lương:
- Đảm nhận việc tính lương và trích các khoản theo lương như: BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo đúng quy định của pháp luật.
Kế toán nguyên vật liệu:
- Theo dõi tình hình thu mua, phân loại nguyên vật liệu, tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu, hoàn chỉnh số liệu chi tiết cung cấp cho bộ phận tổng hợp.
Kế toán trưởng
Thủ quỹ:
- Quản lý tiền mặt nội tệ và các ngoại tệ khác của đơn vị, thực hiện các nghiệp vụ thu chi, lập báo cáo quỹ tiền mặt sau khi cập nhật chứng từ nghiệp vụ thu, chi hằng ngày, quản lý chứng từ liên quan đến thu, chi quỹ.
- Mọi thành viên trong phòng kế toán đều có nhiệm vụ chung là theo dõi, phát hiện các trường hợp bất thường, báo cáo cho cấp trên để có biện pháp giải quyết kịp thời đảm bảo cho Hợp tác xã hoạt động liên tục, ổn định.
3.5.3.2. Quyền hạn
- Kế toán phải theo dõi chính xác, kịp thời những thông tin sai sót báo cáo lên cấp trên.
- Kế toán phải báo cáo đúng, chính xác phát hiện kịp thời những hành vi sai sót ảnh hưởng đến tình hình hoạt động và nguồn thu nhập của Hợp tác xã.
3.5.4. Quy trình sản xuất thạch dừa tại Hợp tác xã
- Hợp tác xã thu mua trực tiếp từ các điểm cung ứng thạch dừa thô, đem về chế biến. Vì thạch dừa thô không mùi, không vị chính vì vậy cần phải chế biến để phù hợp với khẩu vị người tiêu dùng.
- Quy trình sản xuất thạch dừa:
Nguồn: Phòng kế toán_HTX TTCN Cửu Long.
Hình 3.3: Quy trình sản xuất thạch dừa tại Hợp tác xã - Thuyết minh quy trình:
+ Cắt nhỏ: Cắt khối thạch dừa thô tạo miếng nhỏ, đều đặn.
Thạch dừa thô Cắt nhỏ Ngâm Xả nước lạnh Ngâm Đun sôi Để ráo Sên lửa nhẹ Dung dịch Na2CO3 Acid-Citric Để nguội Đóng gói Sản phẩm
+ Ngâm: Ngâm các miếng thạch dừa thô vừa cắt ra vào trong dung dịch Na2CO3 3 - 5% trong 20 phút để trung hoà Acid - Acetic còn sót bên trong thạch.
+ Xả nước lạnh: Sau khi trung hoà Acid - Acetic xả lại bằng nước lạnh. + Để ráo: Đựng thạch dừa trong các dụng cụ có lỗ để nước chảy đi. + Ngâm: Ngâm Acid - Citric tạo độ ngọt và tăng độ trong cho sản phẩm.
+ Sên lửa nhẹ: Đun sôi với lửa nhẹ để làm trong sản phẩm và tạo độ dai bằng cách bổ sung chất tạo dai.
+ Để nguội: Để thạch dừa nguội tự nhiên ngoài không khí.
+ Đóng gói: Sử dụng máy móc tiết bị để đóng gói thạch dừa đã chế biến xong. Đưa vào bảo quản và thương mại hoá sản phẩm.
Nguồn: www. thachduacuulong.com.
Hình 3.4: Sản phẩm thạch dừa của Hợp tác xã
- Thạch dừa là kết quả thu được từ nước dừa thông qua quá trình lên men; có công dụng rất tốt cho sức khỏe vì giàu chất xơ và không có cholesterol. Sản phẩm thạch dừa được sử dụng như loại thức ăn kiêng, nó cũng có đặc tính nhuận trường cao, đẩy nhanh quá trình tiêu hóa.
3.5.5. Hình thức kế toán đang áp dụng tại Hợp tác xã
- Hiện nay Hợp tác xã đang áp dụng "Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ" ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của bộ trưởng Bộ tài chính ban hành.
- Niên độ kế toán: Hợp tác xã đang áp dụng niên độ kế toán năm, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Áp dụng hình thức kế toán: Nhật ký - Sổ Cái.
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Khấu hao theo đường thẳng.
Nguồn: Phòng kế toán_HTX TTCN Cửu Long.
Hình 3.4: Sơ đồ luân chuyển chứng từ theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái
Ghi chú:
Đối chiếu, kiểm tra Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng
- Nội dung Nhật ký - Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp duy nhất dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế (Theo tài khoản kế toán).
3.6. KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA HỢP TÁC XÃ TRONG 3 NĂM (2010 - 2012) VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013 TRONG 3 NĂM (2010 - 2012) VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013
3.6.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của HTX trong 3 năm (2010 - 2012) 2012)
Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ quỹ
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của HTX trong 3 năm (2010 - 2012)
Đơn vị tính: nghìn đồng
Nguồn: Phòng kế toán_HTX TTCN Cửu Long.
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Chênh lệch 2011 so với 2010
Chênh lệch 2012 so với 2011 Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5.062.823 5.026.453 4.142.227 (36.370) (0,72) (884.226) (-17,59) 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 55.683 0 35.116 (55.683) (100,00) 35.116 - 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp
dịch vụ
5.007.140 5.026.453 4.107.111 19.313 0,39 (919.342) (18,29) 4. Giá vốn hàng bán 4.616.583 4.647.765 3.254.251 31.182 0,67 (1.393.514) (29,93) 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp
dịch vụ
390.557 378.688 852.860 (11.869) (3,04) 474.172 125,21 6. Doanh thu tài chính 0 0 3.707 0 - 3.707 - 7.Chi phí tài chính
Trong đó: Chi phí lãi vay
94.815 134.807 202.332 39.992 42,18 67.525 50,09 94.815 134.807 202.332 39.992 42,18 67.525 50,09 8. Chi phí quản lý kinh doanh 545.310 414.832 607.286 (130.478) (23,93) 192.454 46,39 9. Lợi nhuận thuần từ hoạt hoạt động kinh
doanh
(249.568) (170.951) 46.949 78.617 (31,50) 217.900 (127,46) 10. Thu nhập khác 99.659 63.810 0 (35.849) (35,97) (63.810) (100,0)
11. Chi phí khác 0 0 0 0 - 0 -
12. Lợi nhuận khác 99.659 63.810 0 (35.849) (35,97) (63.810) (100,0) 13. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (149.909) (107.141) 46.949 42.768 (28,53) 154.090 (143,82) 14. Chi phí thuế thuế TNDN 0 0 0 0 - 0 - 15. Lợi nhuận sau thuế TNDN (149.909) (107.141) 46.949 42.768 (28,53) 154.090 (143,82)
Nhận xét: Kết quả hoạt động kinh doanh phản ánh kết quả hoạt động do chức năng kinh doanh chính đem lại trong từng kỳ hạch toán của HTX làm cơ sở chủ yếu để đánh giá, phân tích hiệu quả các mặt, các lĩnh vực hoạt động, phân tích nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của các nguyên nhân cơ bản đến hoạt động chung của HTX. Đồng thời là số liệu quan trọng để tính và kiểm tra số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, và sự kiểm tra đánh giá của các cơ quan quản lý về chất lượng hoạt động của HTX.
- Đối với chỉ tiêu doanh thu thì khoản doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ chiếm tỷ trọng cao nhất. Qua bảng trên ta thấy trong năm 2010 tổng doanh thu của HTX đạt 5.062.823 nghìn đồng. Đến năm 2011 tổng doanh thu của HTX đạt 5.026.453 nghìn đồng giảm 36.370 nghìn đồng tương ứng giảm 0,72% so với năm 2010, đến năm 2012 tổng doanh thu đạt 4.142.227 nghìn đồng lại giảm 884.226 nghìn đồng tương ứng giảm 17,59% so với năm 2011. Nguyên nhân gây nên sự biến động như vậy là sản lượng tiêu thụ và giá bán sản phẩm của HTX giảm do cạnh tranh thị trường tiêu thụ không những ở trong nước mà còn ở nước ngoài như Philippin, Malaysia,...đây là những nước nổi tiếng khá lâu về mặt hàng thạch dừa, vì thế sức cạnh tranh khá cao làm giảm tiêu thụ sản phẩm dẫn đến doanh thu giảm.
- Ngược với doanh thu thì chi phí bỏ ra lại tăng. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận. Cụ thể là giá vốn năm 2010, 2011 chiếm trên 90% doanh thu. Chi phí tài chính trong năm 2010 là 94.815 nghìn đồng, năm 2011 là 134.807 nghìn đồng tăng 39.992 nghìn đồng tương ứng tăng 42,18% so với năm 2010 và năm 2012 là 202.332 nghìn đồng tăng 67.525 nghìn đồng tương ứng tăng 50,09% so với năm 2011. Nguyên nhân là do chi phí lãi vay từ ngân hàng qua các năm không ngừng tăng cao. Chi phí quản lý kinh doanh năm 2010 là 545.310 nghìn đồng, năm 2011 là 414.832 nghìn đồng giảm 130.478 nghìn đồng tương ứng giảm 23,93% so với năm 2010 và năm 2012 là 607.286 nghìn đồng tăng 192.454 nghìn đồng tương ứng tăng 46,39% so với năm 2011. Với sự cạnh tranh gây gắt trong và ngoài nước như vậy thì chi phí quản lý kinh doanh của HTX đang đầu tư nhiều hơn cho chi phí bán hàng để mở rộng tìm kiếm thêm thị trường tiêu thụ sản phẩm.
- Lợi nhuận phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của HTX. Doanh thu giảm, chi phí tăng làm cho lợi nhuận sau thuế qua các năm không cao, thậm chí bị lỗ liên tiếp 2 năm 2010, 2011. Lợi nhuận sau thuế của năm 2010 lỗ 149.909 nghìn đồng và năm 2011 lỗ 107.141 nghìn đồng. Năm 2012 lời 46.949 nghìn đồng. Điều này cho thấy HTX đang hoạt động kém hiệu quả. Ban chủ nhiệm HTX cần đưa ra chiến lược phù hợp hơn để khắc phục tình trạng không hiệu quả kéo dài.
3.6.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của HTX trong 6 tháng đầu năm 2012 và 6 tháng đầu năm 2013 năm 2012 và 6 tháng đầu năm 2013
Bảng 3.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của HTX trong 6 tháng đầu năm 2012 và 6 tháng đầu năm 2013