Philip Morris
Yêu cầu tuyển chọn
Lập kế hoạch tuyển chọn
Phê duyệt kế hoạch tuyển chọn
Tổ chức thực hiện tuyển chọn
Ký hợp đồng thử việc
Đánh giá hiệu quả tuyển chọn
Trình TGĐ xem xét và phê duyệt
Ký hợp đồng chính thức
Lập hồ sơ theo dõi và quản lý CBNV
Lưu hồ sơ
Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính
Hình 4.1: Hệ thống tuyển chọn nhân sự tại công ty TNHH Vinataba – Philip Morris
Bước 1: Yêu cầu tuyển chọn
Trên cơ sở Kế hoạch Sản xuất kinh doanh, định hướng phát triển của Công ty, các đơn vị, các phòng ban, phân xưởng lập nhu cầu tuyển dụng của đơn vị mình và chuyển về phòng TC - HC.
Bước 2: Lập kế hoạch tuyển chọn
Phòng TC - HC lập kế hoạch tuyển chọn CBNV trên cơ sở tập hợp nhu cầu của các phòng ban, phân xưởng và trình Tổng Giám đốc phê duyệt.
Bước 3: Phê duyệt kế hoạch tuyển dụng
Trên cơ sở Kế hoạch tuyển dụng được lập, xem xét sự cần thiết về nhân sự và các yêu cầu phù hợp với từng vị trí công việc, nếu không đồng ý thì quay lại bước 2, nếu đồng ý thì tiến hành phê duyệt để tiếp tục bước 4.
Bước 4: Tổ chức thực hiện tuyển chọn
Khi Tổng Giám đốc phê duyệt kế hoạch tuyển chọn, phòng TC - HC có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các bước sau:
- Thông báo theo yêu cầu tuyển chọn: trước hết thực hiện thông báo nội bộ, sau đó thông báo tại các trường Đại học, Cao đẳng, Trung tâm giới thiệu việc làm, hoặc trên phương tiện thông tin. Nội dung thông báo gồm: tên ngành nghề, số lượng, giới tính, yêu cầu trình độ, tuổi đời kinh nghiệm, trình độ ngoại ngữ và tin học…
- Sơ tuyển hồ sơ: sàng lọc hồ sơ dựa trên yêu cầu của công việc cần tuyển, lập danh sách hồ sơ đạt yêu cầu gửi lên cấp trên. Từ đó lập Hội đồng tuyển dụng (cán bộ chuyên môn, người quản lý trực tiếp công việc cần tuyển dụng và thuê chuyên viên tuyển dụng từ bên ngoài nếu có nhiều ứng viên nộp đơn xin việc). Đồng thời, thông báo cho ứng viên thời gian và địa điểm phỏng vấn.
- Hội đồng tuyển chọn tổ chức thi tuyển hoặc phỏng vấn, kiểm tra trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học (nếu cần) để chọn theo số lượng yêu cầu.
- Dựa trên kết quả tuyển chọn, Phòng TC - HC thông báo cho người đạt yêu cầu đến thử việc.
Ghi chú: có một số công việc cần trình độ chuyên môn cao thì sau khi ứng viên vượt qua vòng phỏng vấn sơ bộ với Hội đồng tuyển chọn sẽ tiếp tục tham gia vòng phỏng vấn chuyên sâu với Tổng Giám đốc của công ty.
Bước 5: Ký hợp đồng thử việc
Sau khi có kết quả tuyển chọn, Phòng TC - HC làm thủ tục trình Tổng Giám đốc ký kết hợp đồng với người được tuyển chọn, hợp đồng thử việc có thời hạn từ 1 – 2 tháng.
Bước 6: Đánh giá kết quả thử việc
Đơn vị sử dụng CBNV có trách nhiệm đánh giá kết quả thời gian thử việc và chuyển kết quả đánh giá này cùng ý kiến đề xuất về phòng TC - HC.
Bước 7: Trình Tổng Giám đốc xem xét và phê duyệt
Căn cứ ý kiến đề xuất của Trưởng các phòng ban, phân xưởng về kết quả thử việc của người lao động, phòng TC - HC lập danh sách người lao động thử việc đạt yêu cầu trình Tổng Giám đốc phê duyệt.
Bước 8: Ký hợp đồng lao động chính thức
Sau khi có kết quả phê duyệt, Hợp đồng lao động chính thức được Phòng TC - HC lập thành 02 bản trình Tổng Giám đốc công ty ký duyệt, 01 bản cho người lao động, 01 bản công ty lưu giữ. Hợp đồng lao động chính thức có thời hạng một năm trở lên.
Bước 9: Lập hồ sơ theo dõi và quản lý CBNV
- Sổ theo dõi cán bộ, nhân viên - Sổ theo dõi công nhân
- Cập nhật vào chương trình quản lý nhân sự
Bước 10: Lưu hồ sơ
4.2.4 Đánh giá kết quả công tác tuyển chọn nhân sự tại công ty
4.2.4.1 Số lượng tuyển chọn nhân sự từ năm 2011 – 2013 của công ty
Từ 2011 đến 2013, số lượng tuyển chọn nhân sự của công ty có xu hướng giảm dần, thể hiện trong bảng dưới đây:
Bảng 4.7: Số lượng tuyển chọn nhân sự từ năm 2011 - 2013 của công ty TNHH Vinataba – Philip Morris
Tiêu chuẩn Số lượng tuyển chọn
2011 2012 2013 Đại học, Cao đẳng 14 20 3 Trung cấp 18 17 1 Trình độ THPT 28 38 22 Tổng số 60 75 26 Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính
Bảng số liệu 4.7 cho thấy năm 2012 số lượng tuyển chọn lao động của công ty tăng mạnh, cụ thể là tuyển thêm 20 nhân viên có trình độ Đại học, Cao đẳng; tuyển thêm 17 nhân viên có trình độ Trung cấp và tuyển thêm 38 nhân viên có trình độ THPT do trong năm 2012 công ty mở rộng phân xưởng sản xuất nên cần số lượng lớn nhân viên kiểm tra chất lượng sản phẩm, kỹ thuật viên, nhân viên phục vụ và công nhân nên số lượng tuyển chọn nhân sự của năm 2012 so với năm 2011 tăng mạnh. Đến năm 2013 số lượng tuyển chọn vẫn tăng nhưng chủ yếu tuyển nhân viên có trình độ THPT để đáp ứng yêu cầu sản xuất; tuyển thêm nhân viên có trình độ Đại học, Cao đẳng và Trung cấp cũng giảm, trong năm này chỉ tuyển thêm 3 nhân viên có trình độ Đại học, Cao đẳng và tuyển thêm 1 nhân viên có trình độ Trung cấp; điều này cho thấy tình hình nhân sự trong công ty đã bước vào giai đoạn ổn định, không tuyển thêm nhiều người lao động.
So sánh bảng 4.7: Số lượng tuyển chọn nhân sự từ năm 2011 - 2013 của công ty TNHH Vinataba – Philip Morris và bảng 4.6: Các nguồn tuyển chọn từ 2011 - 2013 của công ty TNHH Vinataba – Philip Morris, ta thấy tuy công ty có nhu cầu tuyển chọn số lượng nhân sự mới có trình độ Đại học và Cao đẳng cao nhưng nguồn tuyển chọn nhân sự từ các trường Đại học và Cao đẳng lại không cao, điều này cũng cho thấy hạn chế của công ty trong việc thông báo tuyển chọn nhân sự.
4.2.4.2 Tổng số ứng viên nộp đơn tuyển chọn và tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu cầu
Bảng 4.8: Tổng số ứng viên nộp đơn tuyển chọn và tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu từ năm 2011 – 2013 của công ty Trách nhiệm hữu hạn Vinataba Philip Morris
Năm SL ứng viên nộp đơn SL ứng viên đạt yêu cầu Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu 2011 135 60 44,44% 2012 160 75 46,89% 2013 64 26 40,63% Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính
Số lượng ứng viên nộp đơn xin việc vào công ty từ năm 2011 – 2013 luôn cao gấp 2 lần số lượng ứng viên đạt yêu cầu, điều này cho thấy công tác truyền thông tuyển chọn nhân sự tốt, công việc hấp dẫn hoặc là do danh tiếng của công ty tốt.
Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu chiếm tỷ lệ trên 40%, tương đối cao, cho thấy đa số ứng viên nộp đơn xin việc đã đáp ứng tiêu chuẩn của công việc, đồng thời công ty đã thông báo tốt những tiêu chuẩn cốt lõi liên quan đến công việc cho ứng viên. Nhưng tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu trong năm 2013 giảm do trong thông báo tuyển chọn nhân sự, công ty chỉ mới nêu các tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học, sức khỏe của ứng viên mà thiếu đề cập đến bản mô tả công việc, dẫn đến tình trạng phải sàng lọc rất nhiều hồ sơ mới có thể chọn ra những ứng viên có hồ sơ phù hợp nhất với công việc.
4.2.4.3 Chi phí tuyển chọn
Công ty không tốn chi phí trong việc tuyển chọn nhân sự do một số nguyên nhân sau:
Do kế hoạch tuyển chọn nhân sự thường được lập vào đầu năm nên có khi chưa đăng tin tuyển chọn nhân sự đã có ứng viên nộp đơn xin dự tuyển (các ứng viên này hầu hết là người thân, bạn bè của nhân viên công ty và thông tin tuyển chọn nhân sự thường do nhân viên trong công ty thông báo).
Khi có thông báo tuyển chọn nhân sự, công ty thường dán thông báo tuyển chọn này trong các bảng thông báo nội bộ công ty, hoặc dán trước cổng ra vào công ty. Chỉ sau một ngày đã có ứng viên nộp đơn xin tuyển.
Ngoài ra công ty cũng phối hợp với Trung tâm dạy nghề để tuyển chọn nhân sự, vì đây là hoạt động mà Trung tâm dạy nghề muốn tạo ra cơ hội việc
làm cho chính học viên của Trung tâm mình nên Trung tâm đồng ý hợp tác với công ty tuyển chọn nhân viên mà không thu phí.
4.2.4.4 Thời gian tuyển chọn
Do công ty chưa xây dựng bảng Quy chế, Biểu mẫu về tuyển chọn nhân sự nên không có quy định thời gian cụ thể trong tuyển chọn nhân viên, thường thì thời gian này rất linh hoạt, cụ thể như sau:
Thời gian ra thông báo tuyển chọn đến hạn chót nộp hồ sơ khoảng từ 15 – 30 ngày.
Khi ứng viên nộp đơn tuyển chọn thì phòng TC – HC sẽ có nhân viên sàng lọc hồ sơ liền nên thời gian sàng lọc hồ sơ trùng với thời gian từ lúc ra thông báo đến hạn chót nộp hồ sơ.
Sau khi có danh sách hồ sơ ứng viên đạt các yêu cầu về tiêu chuẩn tuyển chọn thì công ty sẽ tiến hành phỏng vấn, thời gian phỏng vấn tùy thuộc vào số lượng hồ sơ nhiều hay ít và thường kéo dài từ 1 – 2 ngày.
Sau khi phỏng vấn, công ty sẽ xem xét lại hồ sơ của ứng viên, và thời gian sau khi phỏng vấn đến lúc ra thông báo thử việc khoảng 10 – 15 ngày.
4.3 THỰC TRẠNG ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NHÂN SỰ TRONG CÔNG TY CÔNG TY
4.3.1 Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nhân sự tại công ty Vinataba – Philip Morris Vinataba – Philip Morris
Việc xác định nhu cầu đào tạo được thực hiện thông qua phòng Tổ chức – Hành chính của công ty, phòng Tổ chức – Hành chính hướng dẫn các đơn vị khác trong công ty thực hiện việc xác định nhu cầu đào tạo của mình. Nhu cầu đào tạo lao động của công ty được xác định căn cứ vào phương hướng hoạt động kinh doanh, căn cứ vào tình hình thực tế mà có nhu cầu cụ thể của từng đơn vị theo chức danh quản lý, từng chuyên ngành, chuyên môn nghiệp vụ. Hàng năm thông qua mục tiêu của công ty về sản phẩm mới, thiết bị mới, lao động mới tuyển dụng và nhu cầu nâng cao tay nghề mà các bộ phận trong công ty sẽ đưa lên phòng tổ chức hành chính bản kế hoạch đào tạo.
Những căn cứ để xác định nhu cầu đào tạo của công ty Vinataba – Philip Morris bao gồm:
Chiến lược sản xuất kinh doanh và tình hình sản xuất kinh doanh cụ thể của công ty, thông qua chiến lược kinh doanh mà công ty có thể xác định lượng lao động mới cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm là bao nhiêu, qua đó công ty có thể dự trù được lượng lao động mới,
lĩnh vực cần đào tạo mới. Cùng với kế hoạch chi tiết hàng năm về sản phẩm, sản lượng, cũng như doanh thu của mỗi ngành sản xuất kinh doanh mà công ty có thể xác định số người lao động cần bồi dưỡng, nâng cao trình độ để thực hiện mục tiêu đã đặt ra.
Thông qua đánh giá hàng kỳ của người quản lý để phục vụ cho việc xác định nhu cầu đào tạo của công ty. Qua đánh giá thực hiện công việc mà người quản lý so sánh năng lực của người lao động rồi so sánh với tiêu chuẩn thực hiện công việc từ đó để thấy những kỹ năng cần thiết phải đào tạo đối với người lao động để thực hiện công việc có hiệu quả.
Dựa trên nhu cầu của người lao động về đào tạo để xác định nhu cầu đào tạo. Hàng năm khi vào cuối năm, công ty đều lấy ý kiến của người lao động để xác định nhu cầu đào tạo trong từng nghiệp vụ chuyên môn, từ đó xác định kiến thức, kỹ năng nào cần được ưu tiên đào tạo để tạo hiệu quả lao động lớn nhất.
Dựa trên những căn cứ để xác định nhu cầu đào tạo của công ty thì thấy rằng công ty xuất hiện nhu cầu đào tạo khi:
Khi có người mới vào thử việc
Khi công ty đầu tư vào dây chuyền công nghệ mới, sản phẩm mới Mở rộng thị trường kinh doanh, thị trường cho sản phẩm mới
Muốn nâng cao trình độ, trang bị thêm kiến thức cho người lao động hiện tại
Đảm bảo các tiêu chuẩn về An toàn lao động, Phòng chống cháy nổ và Vệ sinh công nghiệp trong quá trình lao động
Dựa trên nhu cầu đào tạo chung của công ty mà các bộ phận trong công ty sẽ xác định nhu cầu đào tạo cụ thể của mình qua: mục tiêu của công ty đề ra, yêu cầu thực hiện công việc, sự thay đổi của máy móc thiết bị công nghệ, qua đánh giá sự thực hiện công việc của cán bộ quản lý và người lao động. Từ đó phòng Tổ chức – Hành chính thiết lập kế hoạch đào tạo năm gồm số lượng, ở bộ phận nào, thời gian đào tạo, địa điểm đào tạo, nội dung đào tạo và chi phí đào tạo.
Như vậy, nhu cầu đào tạo của công ty được xác định cụ thể thông qua các bộ phận cơ sở, cũng với căn cứ để xác định nhu cầu đào tạo như trên nên công ty có thể xác định nhu cầu đào tạo khá phù hợp với thực tiễn sản xuất kinh doanh của mình. Công ty có thể xác định nhu cầu đào tạo cụ thể với từng bộ phận, công việc và các đối tượng khác nhau. Do đó có thể giúp công ty đào
tạo đúng người, đúng việc đồng thời nâng cao hiệu quả đào tạo cũng như hiệu quả lao động sau đào tạo và tránh những lãng phí không cần thiết do việc xác định nhu cầu đào tạo thiếu chính xác.
4.3.2 Quy trình đào tạo và phát triển nhân sự tại công ty
Phiếu yêu cầu đào tạo QT04.02.QTĐT.F01
Tổng hợp nhu cầu đào tạo
Lập kế hoạch đào tạo QT04.02.QTĐT.F03
Tổ chức thực hiện
Biên bản đánh giá QT04.02.QTĐT.F02
Báo cáo kết quả đào tạo kèm cặp QT04.02.QTĐT.F04
Phiếu theo dõi đào tạo cá nhân QT04.02.QTĐT.F05
Theo dõi kết quả đào tạo QT04.02.QTĐT.F06
Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính
Hình 4.2: Quy trình đào tạo và phát triển nhân sự tại công ty TNHH Vinataba – Philip Morris
Bước 1: Các phòng, ban có nhu cầu đào tạo, đào tạo lại nhằm nâng cao
trình độ chuyên môn lập Phiếu yêu cầu đào tạo theo biểu mẫu QT04.02QTĐT.F01.
Bước 2: Phòng TC - HC tổng hợp nhu cầu đào tạo để lập kế hoạch đào
tạo trình Tổng Giám đốc phê duyệt.
Bước 3: Lập kế hoạch đào tạo trình Tổng Giám đốc phê duyệt
QT04.02.QTĐT.F03.
Bước 4: Sau khi Kế hoạch được Tổng Giám đốc phê duyệt, Phòng TC -
HC căn cứ trên Kế hoạch đào tạo tổ chức việc đào tạo vào những thời gian thích hợp.
Bước 5: Sau khi kết thúc khoá đào tạo Phòng TC - HC lập biên bản đánh
giá khoá đào tạo QT04.02.QTĐT.F02.
Bước 6: Sau khi khoá đào tạo kết thúc Phòng TC - HC lập báo cáo trình
Tổng Giám đốc kết quả của khoá đào tạo QT04.02.QTĐT.F04.
Bước 7: Phòng TC-HC có trách nhiệm lập phiếu theo dõi đào tạo từng cá
nhân để lưu hồ sơ đào tạo và cá nhân QT04.02.QTĐT.F05.
Bước 8: Khi kết thúc một năm Phòng TC-HC có trách nhiệm lập phiếu
theo dõi kết quả đào tạo trong một năm trình Tổng Giám đốc phê duyệt QT04.02.QTĐT.F06.
Trong những năm trở lại đây công tác đào tạo ngày một được Công ty quan tâm, nhằm nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên đáp ứng sự phát triển của Công ty, việc thực hiện quy trình đào tạo của Công ty chưa thật sự tốt do không áp dụng đầy đủ các quy trình đào tạo, quy trình lập biên bản đánh giá