Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty
Bộ máy quản lý của Công ty gọn nhẹ, nhưng rất năng động, sáng tạo thích hợp với một doanh nghiệp vừa.
Hội đồng thành viên: gồm 05 thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên đại diện được uỷ quyền của Vinataba, Phó Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc chi nhánh đại diện được uỷ quyền của Sampoerna.
- Tổng Giám đốc: đại diện pháp nhân của công ty có quyền hành cao nhất, chịu trách nhiệm trước pháp luật và Hội đồng thành viên về việc điều hành hoạt động của công ty.
- Phó Tổng Giám đốc: là người san sẻ bớt gánh nặng cho Tổng Giám đốc, là người chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về những trách nhiệm được giao, đồng thời có thể thay mặt Tổng Giám đốc giải quyết một số công việc khi được ủy nhiệm.
Hội Đồng Thành Viên Ban Tổng Giám Đốc Phòng Kế Toán Chi nhánh ( HCM) Phòng KH - KD Phòng TC - HC Ban Quản lý Sản xuất Phòng CN - KCS Xưởng 2 Xưởng 1
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban chính trong Công ty:
Phòng Tổ chức - Hành chính
Chức năng: Tham mưu cho Tổng Giám đốc về công tác tổ chức cán bộ và lao động tiền lương. Thực hiện đầy đủ quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động đúng theo đường lối chính sách của Nhà nước, phù hợp với tình hình thực tế kinh doanh của Công ty.
Tham mưu cho Tổng Giám đốc về công tác quản lý, trang bị các tài sản, máy móc thiết bị, dụng cụ làm việc ở văn phòng, phục vụ làm việc, nơi ăn ở, chăm lo đời sống sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên.
Tham mưu cho Tổng Giám đốc về công tác giữ gìn an ninh trật tự, nội quy kỷ luật lao động đồng thời kiểm tra việc thực hiện các chủ trương đường lối chính sách, chế độ, quy chế hoạt động công ty đảm bảo đúng quy định Pháp luật.
Nhiệm vụ: Nghiên cứu sắp xếp kiện toàn bộ máy tổ chức quản lý và lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh, có kế hoạch thực hiện các chính sách từ quy hoạch, đào tạo, tuyển dụng, nâng lương, nâng bậc, bổ nhiệm, sử dụng, thực hiện các chế độ khen thưởng, kỷ luật, các chính sách tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, hưu trí, mất sức, thôi việc, trang bị, quản lý sử dụng các phương tiện, dụng cụ hành chính nhà cửa, điện nước, máy móc, kho lưu trữ và các dụng cụ làm việc văn phòng, tổ chức duy trì thực hiện lực lượng bảo vệ, phòng cháy chữa cháy giữ gìn an ninh trật tự bảo vệ an toàn lao động, bảo hộ lao động, tổ chức chăm lo sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên, quản lý sức khỏe khám định kỳ, quản lý sử dụng công tác văn thư lưu trữ, con dấu, tài liệu đi – đến theo đúng chế độ quy định, quản lý điều phối xe hợp lý, giữ gìn xe tốt lái xe an toàn.
Phòng Kế toán
Chức năng: Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc toàn bộ công tác thống kê kế toán, thông tin kinh tế nội bộ và các mặt hoạt động liên quan đến công tác quản lý tài chính.
Nhiệm vụ: Lập kế hoạch tài chính cụ thể của công ty từng thời kỳ cụ thể, tháng, quý, năm, cùng lãnh đạo tổ chức nguồn vốn để đáp ứng nhu cầu chỉ tiêu cho hoạt động sản xuất kinh doanh và nhu cầu khác của công ty, thực hiện chỉ tiêu nguồn vốn, kiểm tra đánh giá tình hình chỉ tiêu tài chính.
Về kế toán: Tổ chức tính toán ghi chép kế toán trong toàn công ty, đảm bảo phản ánh chính xác, đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển, tình hình gìn giữ sử dụng các nguồn lao động, vật tư, tiền vốn, tài sản…Tính
toán các chi phí, chi phí lưu thông, hạch toán chính xác tình hình kinh doanh…và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, phản ánh tình hình đầu tư, tình hình tích luỹ và sử dụng các quỹ của công ty, tính chính xác đúng chế độ các khoản phải nộp ngân sách và nộp kịp thời cho Nhà nước, hàng tháng, quý, năm, lập báo cáo thống kê, kế toán báo cáo với lãnh đạo công ty, Tổng công ty và cơ quan chức năng theo yêu cầu báo cáo tài chính thống kê của nhà nước, thường xuyên nghiên cứu chế độ tài chính, kế toán mới ban hành của Nhà nước và chỉ đạo trực tiếp của ngành vận dụng vào công ty cho phù hợp, phòng Kế toán có trách nhiệm kiểm tra việc hoàn thành kế hoạch kinh doanh, thu chi tài chính, kế hoạch tạo nguồn vật tư…Tình hình chấp hành chế độ chính sách của Nhà nước, kiểm tra việc thực hành tiết kiệm, việc thực hiện kỷ luật thanh toán, việc sử dụng vật tư tài sản tiền vốn của công ty, phát hiện ngăn chặn kịp thời biểu hiện tiêu cực ảnh hưởng đến an toàn tài sản của Công ty, hàng quý, hàng năm ….đề ra quản lý tốt hơn và tham gia cải tiến phương án sản xuất kinh doanh của Công ty. Cùng các bộ phận có liên quan tham mưa cho Ban Tổng Giám đốc về các vấn đề thu chi.
Ban Quản lý Sản xuất
Chức năng: Theo dõi việc sản xuất của công nhân viên.
Nhiệm vụ: điều hành sản xuất theo kế hoạch và nhu cầu vật tư phục vụ cho sản xuất kinh doanh theo năm, quý, tháng. Quản lý máy móc, lao động trong phân xưởng, thực hiện nhiệm vụ quản lý kho bãi, quản lý quy trình công nghệ, quản lý chỉ tiêu lý, hóa về nguyên liệu sản xuất và sản phẩm.
Phòng Kế hoạch Kinh doanh
Chức năng: Tham mưu cho Tổng Giám đốc về thị trường giá cả, sản phẩm của công ty hiện tại và trong từng thời kỳ, đề ra những chiến lược giá cả, chủng loại sản phẩm trong từng thời kỳ cho thích hợp, tham mưu kế hoạch hàng năm của công ty.
Nhiệm vụ: Hoạch định chiến lược kinh doanh dài hạn và ngắn hạn, chọn lọc các dự án để phân phối, ký kết hợp đồng với các đối tác…
Phòng Công nghệ KCS
Chức năng: Kiểm tra chất lượng sản phẩm.
Nhiệm vụ: chịu trách nhiệm về kiểm tra nguyên - phụ liệu và chất lượng sản phẩm thuốc lá điếu.
Có nhiệm vụ giúp Công ty bán một phần sản phẩm Công ty sản xuất ra thị trường, chịu sự kiểm soát hoàn toàn về tài chính bởi Công ty.
3.2.2 Tình hình hoạt động từ 2011-2013 của Công ty TNHH Vianataba - Philip Morris