Chấp hành dự toán ngân sách xã là khâu tiếp theo của một chu trình ngân sách, là quá trình sử dụng tổng hợp các biện pháp kinh tế tài chính và hành chính nhằm biến các chỉ tiêu thu chi ghi trong kế hoạch ngân sách năm trở thành hiện thực. Đồng thời qua đó kiểm tra việc thực hiện các chính sách, chếđộ, tiêu chuẩn,
định mức của Nhà nước.
Căn cứđể chấp hành ngân sách:
- Căn cứ vào dự toán ngân sách và phương án phân bổ ngân sách xã cả năm
đã được HĐND xã quyết định, UBND xã phân bổ chi tiết dự toán chi ngân sách xã theo Mục lục NSNN gửi Kho bạc nhà nước (KBNN) nơi giao dịch để làm căn cứ
thanh toán và kiểm soát chi.
- Căn cứ vào dự toán cả năm và khả năng thu, nhu cầu chi của từng quý, UBND xã lập dự toán thu, chi quý (có chia ra tháng) gửi KBNN nơi giao dịch. Đối với những xã có các nguồn thu chủ yếu theo mùa vụ, UBND xã đề nghị cơ quan tài chính cấp trên thực hiện tiến độ cấp số bổ sung cân đối trong dự toán đã được giao (nếu có) cho phù hợp đểđiều hành chi theo tiến độ công việc.
23
* Quản lý quá trình thu:
- Ban tài chính xã có nhiệm vụ phối hợp với cơ quan thuế giám sát, kiểm tra các nguồn thu NSNN đảm bảo thu đúng, thu đủ và kịp thời. Riêng khoản thu từ quỹ đất công ích 5%, tài sản công và hoa lợi công sản là nguồn thu thường xuyên của ngân sách xã, vì vậy không được khoán thầu thu một lần cho nhiều năm. Trường hợp cần thiết có thể thu cho một số năm nhưng chỉ trong nhiệm kỳ của HĐND.
- Trường hợp đối tượng phải nộp ngân sách có điều kiện nộp tiền trực tiếp vào NSNN tại KBNN, thì căn cứ vào thông báo thu của cơ quan thu hoặc Ban tài chính xã, đối tượng nộp ngân sách lập giấy nộp tiền và trích tài khoản hoặc mang tiền mặt tới KBNN để nộp trực tiếp vào NSNN.
- Trường hợp đối tượng phải nộp ngân sách không có điều kiện nộp tiền trực tiếp vào NSNN tại KBNN, thì các khoản thu thuộc nhiệm vụ thu của cơ quan nào thì cơ quan đó thu sau đó viết giấy nộp tiền mang tới KBNN để nộp vào NSNN.
- Nghiêm cấm thu không có biên lai, thu để ngoài sổ sách.
- Trường hợp phải hoàn trả khoản thu ngân sách xã, KBNN xác nhận rõ số
tiền đã thu vào ngân sách xã để ban tài chính xã làm căn cứ thoái thu cho đối tượng
được hoàn trả.
- Chứng từ thu phải được luân chuyển theo đúng quy định.
- Đối với số thu bổ sung của ngân sách xã, phòng tài chính huyện căn cứ vào dự toán bổ sung đã giao cho từng xã, dự toán thu chi từng quý của xã và khả năng cân đối ngân sách huyện, thông báo số bổ sung hàng quý cho xã chủđộng điều hành ngân sách. Để đảm bảo cho xã có nguồn chi, nhất là chi cho bộ máy; phòng tài chính huyện cấp số bổ sung cho xã theo định kỳ hàng tháng.
* Quản lý quá trình chi:
- Nguyên tắc chi:
24
đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức quy định, đúng mục đích, tiết kiệm và hiệu quả được chủ tịch UBND xã hoặc người được uỷ quyền chuẩn chi.
+ Dự toán chi phải được lập theo quý (có chia theo tháng) và phải chấp hành
đúng quy định của pháp luật về kế toán, thống kê, công khai tài chính ngân sách xã; kiểm tra, giám sát hoạt động ngân sách xã
+ Cấp phát ngân sách xã chỉ dùng hình thức lệnh chi tiền. Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt phải kèm theo giấy đề nghị rút tiền mặt, KBNN kiểm tra, nếu đủ điều kiện thì thực hiện thanh toán.
+ Trong trường hợp thật cần thiết như: Tạm ứng công tác phí, ứng tiền trước cho khách hàng, cho nhà thầu theo hợp đồng, chuẩn bị hội nghị, tiếp khách, mua sắm nhỏ... được tạm ứng để chi khi có đủ chứng từ hợp lệ, Ban tài chính xã phải lập bảng kê chứng từ chi và giấy đề nghị thanh toán tạm ứng gửi KBNN nơi giao dịch làm thủ tục chuyển tạm ứng sang thực chi ngân sách.
+ Các khoản thanh toán từ ngân sách xã qua KBNN cho các đối tượng có tài khoản giao dịch ở KBNN hoặc ở ngân hàng phải được thực hiện bằng hình thức chuyển khoản.
+ Đối với các khoản chi từ các nguồn thu được giữ lại tại xã, Ban tài chính xã phối hợp với KBNN định kỳ làm thủ tục ghi thu - chi vào ngân sách xã khi làm thủ tục ghi thu - ghi chi phải kèm theo bảng kê chứng từ thu và bảng kê chứng từ chi.
- Đối với chi thường xuyên:
+ Ưu tiên chi trả sinh hoạt phí, các khoản phụ cấp cho cán bộ xã, không để
nợ sinh hoạt phí và các khoản phụ cấp.
+ Các khoản chi thường xuyên khác phải căn cứ vào dự toán năm, tình hình cấp bách của công việc, khả năng của ngân sách xã tại thời điểm chi để thực hiện chi cho phù hợp.
25
+ Việc quản lý vốn đầu tư xây dựng cơ bản của ngân sách xã thực hiện theo quy định của nhà nước và phân cấp của Thành phố, việc cấp phát, thanh toán quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản của ngân sách xã thực hiện theo quy định của Bộ
tài chính.
+ Đối với dự án đầu tư bằng nguồn đóng góp theo nguyên tắc tự nguyện của nhân dân phải đảm bảo: Mở sổ theo dõi và phản ánh kịp thời mọi khoản đóng góp bằng tiền, ngày công lao động, hiện vật của nhân dân. Quá trình thi công, nghiệm thu và thanh toán phải có sự giám sát của Ban giám sát dự án do nhân dân cử. Kết quảđầu tư và quyết toán dự án phải được thông báo công khai cho nhân dân biết.
* Cân đối thu, chi ngân sách xã
Muốn thiết lập lại cân đối thu, chi ngân sách xã trong quá trình chấp hành cần phải quan tâm và xử lý tốt các vấn đề sau:
Với quan điểm “lường thu mà chi” cân đối ngân sách xã phải đảm bảo nguyên tắc chi không vượt quá nguồn thu quy định. Cụ thể là trong quá trình chấp hành ngân sách phải tích cực quản lý và khai thác mọi nguồn thu và chi trên cơ sở
số thu đã tập trung được mà phân phối cho các nhu cầu chi tiêu.
Xủ lý tốt các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến tăng giảm thu, chi ngân sách xã. Cụ thể là số tăng thu hoặc tiết kiệm chi so với dự toán được duyệt được dùng để tăng mức trả nợ hoặc tăng chỉ một số khoản cần thiết khác nhưng không
được tăng chi tiền lương và sinh hoạt phí hoặc các khoản có tính chất lương (trừ
trường hợp Nhà nước có thay đổi chính sách về tiền lương hoặc các khoản có tính chất lương). Nếu giảm thu so với dự toán được duyệt thì phải sắp xếp lại để giảm một số khoản chi tương ứng.
Sử dụng số dự phòng của ngân sách xã. Cụ thể là chỉ trong những trường hợp phát sinh các công việc đột xuất như khắc phục hậu quả thiên tai, địch họa và các nhu cầu chi cấp thiết khác chưa được bố trí hoặc bố trí chưa đủ trong dự toán được giao mà sau khi sắp xếp lại các khoản chi vẫn không xử lý được thì từng cấp phải
26
chủđộng sử dụng số dự phòng của ngân sách cấp mình để xử lý. Nếu không còn dự
phòng ngân sách thì phải sắp xếp lại chi để đáp ứng nhu cầu chi đột xuất. Việc sử
dụng số dự phòng của ngân sách xã do Chủ tịch UBND xã quyết định và định kỳ 3 tháng báo cáo Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND và báo cáo HĐND xã tại kỳ họp gần nhất. Khi sử dụng dự phòng ngân sách xã cũng cần phải tuân thủ các điều kiện về
chi và quy trình cấp phát giống như các khoản chi ngân sách khác.
Xử lý thiếu hụt tạm thời trong trường hợp nguồn thu trong kế hoạch tập trung chậm hoặc có nhiều nhu cầu phát sinh trong cùng thời điểm. Khi đó ngân sách xã có thể vay quỹ dự trữ tài chính của thành phố theo quyết định của Chủ tịch UBND thành phố nhưng tháng sau hoặc quý sau phải tìm cách hoàn trả, chậm nhất là ngày 31/12 của năm ngân sách đó, nếu không ngân sách thành phố có quyền yêu cầu KBNN trích tài khoản của ngân sách xã để trả nợ cho thành phố. Trong hoạt động thực tế đã có rất nhiều xã xử lý thiếu hụt ngân sách bằng cách vay của các tổ chức, cá nhân bên ngoài theo lãi suất thỏa thuận dẫn đến hậu quả bội chi ngân sách xã triền miên suốt năm này qua năm khác. Hiện tượng trên hoàn toàn trái với pháp luật về quản lý NSNN hiện hành. Cần phải chấm dứt và xử lý ngay những tồn đọng.