4.2.1.1. Hoạt động dự báo và hoạch định
Chiến lƣợc và kế hoạch kinh doanh là cơ sở để dựa vào đó có thể dự báo đƣợc khối lƣợng công việc và nhu cầu nguồn nhân lực trong tƣơng lai. Tuy nhiên mối liên hệ giữa chiến lƣợc và kế hoạch kinh doanh với hoạt động dự báo, hoạch định nguồn nhân lực ở công ty Kim Xuân là chƣa thật sự tốt. Phòng tổ chức hành chính của công ty Kim Xuân là bộ phận chính phụ trách các công việc liên quan đến nguồn nhân lực nhƣng thƣờng bị động trong hoạt động dự báo và hoạch định. Đối với hầu hết các kế hoạch sản xuất kinh doanh trong tƣơng lai của công ty thì phòng tổ chức hành chính đều không đƣợc thông báo trƣớc mà chỉ đƣợc biết khi các kế hoạch này bắt đầu đi vào thực hiện. Trong quá trình thực hiện các kế hoạch nếu bộ phận nào có nhu cầu tuyển thêm nhân sự thì trƣởng bộ phận đó mới đề xuất với phòng tổ chức hành chính tiến hành tuyển dụng thêm lao động hoặc có thể tuyển dụng thêm lao động theo sự chỉ đạo của Giám Đốc. Điều này có nghĩa là khi các kế hoạch sản xuất kinh doanh đã bắt đầu đi vào thực hiện thì việc thừa hay thiếu nhân sự mới đƣợc nhận ra và khi đó mới tiền hành điều chỉnh. Xác định nhu cầu nguồn nhân lực theo cách này có một ƣu điểm là số lƣợng lao động đƣợc yêu cầu tuyển thêm là chính xác vì xuất phát từ nhu cầu thực tế ngay tại thời điểm đó, có thể hạn chế đƣợc các sai số do hoạt động dự báo và hoạch định không chính xác gây ra. Tuy nhiên, xác định nhu cầu nguồn nhân lực theo cách này có thể sẽ làm cho kế hoạch thực hiện công việc có nguy cơ bị chậm trễ vì không phải lúc nào cần thêm nhân sự cũng có thể tuyển dụng đƣợc ngay ngƣời phù hợp, bên cạnh đó sau khi tuyển dụng còn phải tốn thêm thời gian đào tạo và hòa nhập với công việc. Chính vì vậy để tiến độ thực hiện công việc của các bộ phận luôn đƣợc đảm bào thì công ty nên tạo điều kiện cho phòng tổ chức hành chính có thể thực hiện tốt chức năng dự báo và hoạch định nguồn nhân lực của mình.
4.2.1.2. Hoạt động phân tích công việc
Ở công ty Kim Xuân, hoạt động thu thập thông tin để phân tích công việc đƣợc tiến hành dựa vào sơ đồ tổ chức của công ty; chế độ lƣơng bổng; nội quy của công ty; quy trình làm việc của một số bộ phận… Kết hợp với việc phỏng vấn thông qua bảng câu hỏi mở. Theo đó, những nhân viên thực hiện công việc ở các vị trí đƣợc phân tích phải trả lời các câu hỏi trong bảng câu hỏi do Phòng Tổ chức hành chính đặt ra nhằm thu thập các thông tin về các mối quan hệ trong quá trình thực hiện công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện tiến hành và quyền hạn của vị trí công việc đó, cùng với các kỹ năng, năng lực mà nhân viên cần phải có để có thể thực hiện tốt công việc.
46
Việc phân tích công việc bằng bảng câu hỏi mở giúp thu thập đƣợc nhiều thông tin hơn so với các phƣơng pháp khác, những ngƣời đƣợc phỏng vấn cũng chính là những nhân viên đang thực hiện công việc nên họ là ngƣời hiểu rõ nhất công việc mình đang làm. Tuy nhiên, phƣơng pháp này cũng có nhƣợc điểm là những nhân viên đƣợc phỏng vấn sẽ có xu hƣớng đề cao trách nhiệm và những khó khăn trong công việc của mình làm cho các thông tin thu thập đƣợc có thể sẽ không chính xác. Điều này làm ảnh hƣởng đến độ chính xác của bảng mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn và bản tiêu chuẩn kết quả công việc vì các công cụ này đƣợc lập nên dựa vào thông tin thu thập đƣợc của hoạt động phân tích công việc.
Hoạt động phân tích công việc ở công ty chỉ đƣợc thực hiện cho nhóm nhân viên văn phòng và nhóm nhân viên kỹ thuật, còn nhóm nhân viên ở các bộ phận sản xuất thì chƣa đƣợc thực hiện vì ở từng bộ phận sản xuất đã có các quy trình hƣớng dẫn làm việc. Tuy nhiên, các quy trình này đƣợc xây dựng nhằm mục đích hƣớng dẫn các thao tác và trình tự làm việc trên máy móc chứ không thể hiện đƣợc các mối quan hệ trong quá trình thực hiện công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện tiến hành và quyền hạn của vị trí công việc đó, cùng với các kỹ năng, năng lực mà nhân viên cần phải có để có thể thực hiện tốt công việc. Chính vì vậy các thông tin trong quy trình hƣớng dẫn làm việc là không đầy đủ để có thể sử dụng lập nên bảng mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn và bản tiêu chuẩn kết quả công việc, hay để xây dựng đƣợc một hệ thống thang bảng lƣơng chính xác cho công ty.
Qua đó, ta có thể thấy hoạt động phân tích công việc ở công ty chỉ mới đƣợc thực hiện một phần và còn chƣa đƣợc chú trọng. Phân tích công việc là bƣớc thu thập thông tin để xây dựng đƣợc các công cụ quản trị nguồn nhân lực quan trọng. Chính vì vậy, thiết nghĩ công ty nên quan tâm hơn đến việc thực hiện hoạt động này.
4.2.1.3. Phân tích và đánh giá hoạt động lập bảng mô tả công việc, bản yêu
cầu chuyên môn và bản tiêu chuẩn kết quả công việc
Nhƣ đã đƣợc trình bài ở Chƣơng 2 thì bảng mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn và bảng tiêu chuẩn kết quả công việc là các công cụ rất quan trọng vì nhiều chức năng khác của hoạt động quản trị nguồn nhân lực muốn thực hiện tốt phải dựa trên các công cụ này.
Các thông tin thu thập đƣợc của quá trình phân tích công việc sẽ là cơ sở để lập nên các công cụ này. Nhƣng do công ty chỉ tiến hành phân tích công việc đối với các vị trí công việc ở khối văn phòng và một số vị trí kỹ thuật nên theo đó chỉ lập đƣợc bảng mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn cho các vị trí này, còn lại các vị trí khác trong công ty vẫn chƣa đƣợc lập. Đối với các vị trí ở khối sản xuất thì chỉ có các quy trình hƣớng dẫn làm việc, tuy nhiên các quy trình này không có đầy đủ các thông tin nhƣ một bảng mô tả công việc hoàn chỉnh, cũng không thể hiện
47
đƣợc các yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ…để có thể đáp ứng tốt các yêu cầu của công việc. Khi không có đầy đủ thông tin nhƣ vậy sẽ gây khó khăn cho công ty trong việc xác lập các yêu cầu năng lực khi tiến hành tuyển dụng lao động, khó xác định đƣợc các kỹ năng còn thiếu để tiến hành hoạt động đào tạo hay không có cơ sở chính xác để xây dựng đƣợc một hệ thống thang lƣơng, bảng lƣơng hoàn chỉnh và công bằng. Hiện tại ở công ty có xây dựng đƣợc một bảng tổng hợp các yêu cầu năng lực cần thiết cho từng vị trí, tuy nhiên do bảng này đƣợc xây dựng trong tình trạng có nhiều vị trí vẫn chƣa có bảng mô tả công việc và bản yêu cầu chuyên môn nên nhìn chung vẫn còn tƣơng đối đơn giản, chỉ có một số ít vị trí do đã có 2 bảng nêu trên nên các yêu cầu năng lực là khá đầy đủ. Để bổ sung cho bảng tổng hợp các yêu cầu năng lực cần thiết khi cần tuyển thêm lao động thì công ty Kim Xuân có quy định là khi bộ phận nào có nhu cầu tuyển thêm nhân sự thì trƣởng bộ phận đó phải lập phiếu yêu cầu lao động nộp cho phòng tổ chức hành chính, trong phiếu yêu cầu đó có phần các yêu cầu về tiêu chuẩn đối với các ứng viên nhƣ: về trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng, ngoại ngữ, vi tính, sức khỏe… Tuy nhiên, điều này sẽ đặt phòng tổ chức hành chính vào thế bị động vì phải thông qua các trƣởng bộ phận mới có thể biết đƣợc các yêu cầu tiêu chuẩn đối với ứng viên là gì. Bên cạnh đó, do các yêu cầu tiêu chuẩn này không đƣợc lập thành bảng yêu cầu chuyên môn mang tính ổn định nên có thể xảy ra trƣờng hợp các trƣởng bộ phận tùy tiện đặt ra các yêu cầu quá thấp hoặc quá cao không phù hợp với thực tế công việc.
Đối với bảng tiêu chuẩn kết quả công việc thì hầu hết các vị trí công việc trong công ty đều không có, bù vào đó công ty có xây dựng một số bảng đánh giá nhân viên áp dụng chung cho tất cả các vị trí trong công ty, việc này sẽ đƣợc trình bài rõ hơn ở phần phân tích hoạt động đánh giá nhân viên. Tuy nhiên các bảng này đƣợc áp dụng đồng loạt cho toàn bộ các vị trí công việc trong công ty nên kết quả đánh giá có thể chỉ mang tính khách quan tƣơng đối chứ khó có thể đánh giá chính xác đƣợc năng lực thực sự của các nhân viên ở các vị trí công việc khác nhau, vì đặc thù công việc của từng vị trí là khác nhau nên cần phải có các tiêu chuẩn đánh giá và định lƣợng khác nhau.
Qua các phân tích ở trên ta có thể đánh giá ở công ty có hoạt động lập bảng mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn và bản tiêu chuẩn kết quả công việc nhƣng chƣa đầy đủ. Vì đây là các công cụ quan trọng làm cơ sở cho các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác nên thiết nghĩ công ty cần quan tâm đầu tƣ thực hiện hoàn chỉnh hoạt động này.
48
4.2.1.4. Lập kế hoạch tuyển dụng và tuyển dụng, phỏng vấn, trắc nghiệm
Quy trình tuyển dụng của công ty gồm các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Xác định nhu cầu lao động. Công việc này ở công ty Kim Xuân đƣợc thực hiện khi nhu cầu lao động đã thật sự phát sinh trên thực tế chứ không phải đƣợc dự báo, hoạch định và chuẩn bị từ trƣớc. Nhƣ đã đƣợc phân tích ở trên thì việc xác định nhu cầu lao động theo cách này có ƣu điểm là chính xác với thực tế nhƣng nhƣợc điểm là đặt Phòng Tổ chức hành chính vào thế bị động và có khả năng làm chậm trễ tiến độ công việc. Theo quy trình đƣợc ban hành ở công ty Kim Xuân thì việc xác định nhu cầu lao động đƣợc thực hiện nhƣ sau:
- Khi có nhu cầu phát sinh thì Trƣởng các đơn vị (bộ phận) lập “Phiếu yêu cầu lao động theo biểu mẫu và gởi đến Phòng Tổ chức hành chính.
- Hoặc khi có sự chỉ đạo của Giám đốc về việc bổ sung nhân sự cho công ty thì Phòng Tổ chức hành chính phải viết phiếu yêu cầu tuyển dụng và gởi Ban Giám đốc phê duyệt.
Ví dụ: Do thị trƣờng xuất khẩu ngày càng đƣợc mở rộng nên khối lƣợng công việc của phòng kinh doanh xuất nhập khẩu ngày càng tăng, một số nhân viên bắt đầu bị quá tải. Vì vậy Trƣởng Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu quyết định tuyển thêm một nhân viên xuất nhập khẩu. Vị Trƣởng phòng này phải lập “Phiếu yêu cầu lao động” gởi đến Phòng Tổ chức hành chính. Qua ví dụ ta thấy nếu nhƣ hoạt động dự báo và hoạch định đƣợc thực hiện tốt thì một số nhân viên đã không bị quá tải vì công việc mới bắt đầu chuẩn bị tuyển thêm ngƣời.
Bƣớc 2: Xem xét tính phù hợp của nhu cầu lao động. Đây là bƣớc mà Phòng Tổ chức hành chính sẽ tiến hành kiểm tra xem nhu cầu tuyển thêm lao động là có thật sự cần thiết hay không. Bƣớc này đƣợc thực hiện nhƣ sau:
- Trƣởng phòng tổ chức hành chính căn cứ vào phiếu yêu cầu lao động cần bổ sung để xem xét tính phù hợp với tình hình thực tế tại nơi có yêu cầu lao động. Dựa vào các thông tin có trong phiếu yêu cầu lao động và thực tế kiểm tra để xác định số lƣợng lao động cần tuyển.
- Xem xét các yêu cầu về tiêu chuẩn tối thiểu trong phiếu yêu cầu lao động có phù hợp với các vị trí tuyển dụng thông qua “Bảng tổng hợp các năng lực cần thiết cho từng vị trí”. Nhƣ đã có đề cập đến ở phần trên thì do nhiều vị trí vẫn chƣa có bảng mô tả công việc và bảng yêu cầu chuyên môn nên các tiêu chuẩn tối thiểu nằm trong “Bảng tổng hợp các năng lực cần thiết cho từng vị trí” còn tƣơng đối đơn giản, nên khi cần tuyển thêm nhân sự thì các Trƣởng bộ phận có nhu cầu tuyển cần phải nêu ra các yêu cầu tiêu chuẩn tối thiểu đối với vị trí đang cần bổ sung. Phòng Tổ chức hành chính sẽ đối chiếu các yêu cầu tiêu chuẩn trong phiếu yêu cầu lao động so với các yêu cầu tiêu chuẩn tối thiểu trong “Bảng tổng hợp các năng lực cần
49
thiết cho từng vị trí” xem có phù hợp hay không. Tuy nhiên việc này có khả năng dẫn đến sự tùy tiện định ra các yêu cầu tiêu chuẩn tối thiểu không phù hợp với vị trí cần tuyển.
- Nếu xét thấy nhu cầu tuyển thêm lao động là chƣa thật sự cần thiết thì gởi trả lại phiếu yêu cầu lao động về nơi đề nghị trong đó nêu rõ ý kiến của Phòng tổ chức hành chính.
- Nếu xét thấy nhu cầu tuyển thêm lao động là phù hợp thì Trƣởng phòng tổ chức hành chính trình Giám đốc phê duyệt và ra thông báo tuyển dụng.
Ví dụ: Tiếp tục ví dụ ở bƣớc 1, sau khi nhận đƣợc “Phiếu yêu cầu lao động” thì Trƣởng phòng Tổ chức hành chính tiến hành xem xét tình hình thực tế tại Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu và nhận thấy khôi lƣợng công việc đã tăng đến mức cần phải tuyển thêm lao động. Trƣởng phòng Tổ chức hành chính tiến hành xem xét các yêu cầu về tiêu chuẩn tối thiểu trong phiếu yêu cầu lao động mà Trƣởng phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu nêu ra có phù hợp với vị trí tuyển dụng hay không thông qua “Bảng tổng hợp các năng lực cần thiết cho từng vị trí”. Khi xem xét thì Trƣởng phòng Tổ chức hành chính nhận thấy yêu cầu tối thiểu đƣợc quy định trong “Bảng tổng hợp các năng lực cần thiết cho từng vị trí” cho vị trí nhân viên xuất nhập khẩu là: Tốt nghiệp trung cấp chuyên ngành xuất nhập khẩu, ngoại thƣơng; Tin học, Anh văn chứng chỉ A. Còn trong Phiếu yêu cầu lao động thì ngoài các yêu cầu tối thiểu vừa nêu, Trƣởng phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu còn yêu cầu thêm là ứng viên phải có ít nhất 1 năm kinh nghiệm làm việc. Yêu cầu thêm này có thể đẫn đến việc loại bỏ các ứng viên chƣa có hoặc có kinh nghiệm làm việc nhƣng chƣa đến 1 năm. Nhƣng trong số các ứng viên bị loại bỏ này có thể có những ngƣời đáp ứng tốt đƣợc yêu cầu công việc. Vậy yêu cầu thêm này có thật sự phù hợp? (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bƣớc 3: Thông báo nhu cầu tuyển dụng.
Sau khi phiếu yêu cầu lao động đƣợc Giám đốc phê duyệt thì Trƣởng phòng tổ chức hành chính ra thông báo tuyển dụng bằng văn bản dán trƣớc cổng công ty hoặc nếu xét thấy cần thiết thì có thể thông báo trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng, các trung tâm xúc tiến việc làm. Trên thông báo phải nêu rõ số lƣợng lao động cần tuyển, công việc và các tiêu chuẩn, điều kiện tuyển dụng, thời gian và địa điểm nộp hồ sơ.
Bƣớc 4: Nhận và xem xét hồ sơ.
- Nhận hồ sơ ban đầu: Nhân viên Phòng Tổ chức hành chính phụ trách quản lý hồ sơ là ngƣời tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng, có trách nhiệm kiểm tra để đảm bảo đầy đủ các loại giấy tờ phù hợp với quy định của công ty. Khi hết thời hạn tiếp nhận, nhân viên phụ trách nhận hồ sơ tập hợp các hồ sơ đã nhận và giao cho Trƣởng phòng tổ chức hành chính xem xét.
50
- Xem xét hồ sơ: Trƣởng phòng tổ chức hành chính có trách nhiệm xem xét