5. Bố cục đề tài
2.1.1.2 Ban quản trị nhà chung cư
Trong vòng mƣời lăm ngày kể từ khi Hội nghị nhà chung cƣ bầu Ban quản trị, Ban quản trị có trách nhiệm đăng ký với Ủy ban nhân dân cấp quận để đƣợc công nhận. Trong vòng mƣời lăm ngày, kể từ khi nhận đƣợc văn bản đăng ký của Ban quản trị nhà chung cƣ, Ủy ban nhân dân cấp quận phải ra quyết định công nhận Ban quản trị nhà chung cƣ.
Ban quản trị nhà chung cƣ hoạt động theo nguyên tắc tập thể, quyết định theo đa số.38
a. Chức năng, thành phần, nhiệm kỳ của Ban quản trị nhà chung cƣ
Ban quản trị nhà chung cƣ là tổ chức quản lý việc sử dụng nhà chung cƣ. Nhà chung cƣ phải có Ban quản trị. Ban quản trị nhà chung cƣ là ngƣời đại diện để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ sở hữu và những ngƣời sử dụng trong quá trình sử dụng nhà chung cƣ.
Mỗi tòa nhà chung cƣ hiện nay bao gồm rất nhiều căn hộ. Đó là tài sản chung của tất cả các cƣ dân. Chính vì vậy, mỗi cƣ dân phải có trách nhiệm tham gia vào việc quản lý và bảo trì, bảo dƣỡng tòa nhà. Họ phải tham gia và chịu trách nhiệm cho các tai nạn có thể xảy ra trong quá trình quản lý hoặc bảo trì tòa nhà chƣa đúng cách. Bên cạnh đó, việc quản lý và duy trì chất lƣợng nhà chung cƣ không phải là việc đơn giản. Nó bao gồm vô số những vấn đề liên quan từ dịch vụ làm sạch, dọn dẹp, an ninh trong khu vực công cộng cho đến các công việc không định kỳ, chẳng hạn lựa chọn công ty quản lý tài sản và phí bảo trì, bảo dƣỡng tòa nhà. Tất cả các vấn đề đó chỉ đƣợc thực hiện một cách suôn sẻ, êm thấm khi nhận đƣợc sự đồng thuận của tất cả các cƣ dân. Nhƣng đối với những tòa nhà chung cƣ đến hàng nghìn căn hộ thì vấn đề này không khả thi, thậm chí là không thực tế.
Chính vì sự phi thực tế đó, nên mỗi nhà chung cƣ phải lập ra một Ban quản trị. Ban quản trị nhà chung cƣ sẽ đại diện cho ý chí, quyền lợi và nghĩa vụ của toàn thể cƣ dân để quyết định những vấn đề cốt lõi liên quan đến hoạt động quản lý sử dụng nhà chung cƣ.
Thành phần Ban quản trị nhà chung cƣ đƣợc pháp luật quy định nhƣ sau:
Thứ nhất, Ban quản trị nhà chung cƣ bao gồm đại diện các chủ sở hữu nhà chung cƣ – là tổ chức, cá nhân đang sở hữu hợp pháp phần sở hữu riêng trong nhà chung cƣ; ngƣời sử dụng nhà chung cƣ – là tổ chức, cá nhân đang sử dụng hợp pháp phần sở hữu
38
Quyết định số 08/2008/QĐ – BXD ngày 28 tháng 05 năm 2008 của Bộ Xây dựng về việc ban hành quy chế quản lý sử dụng nhà chung cƣ, Điều 12, khoản 4.
riêng trong nhà chung cƣ; và đại diện chủ đầu tƣ hoặc đơn vị quản lý nhà chung cƣ, đối
với trƣờng hợp nhà chung cƣ có nhiều chủ sở hữu;39
Thứ hai, Ban quản trị nhà chung cƣ bao gồm chủ sở hữu nhà chung cƣ và đại diện
ngƣời sử dụng nhà chung cƣ, đối với trƣờng hợp nhà chung cƣ có một chủ sở hữu.40
Số lƣợng thành viên Ban quản trị có thể đƣợc bầu từ năm đến mƣời lăm thành viên (nếu Hội nghị nhà chung cƣ không có quyết định khác), tùy theo điều kiện cụ thể của nhà chung cƣ, cụm nhà chung cƣ đó. Cơ cấu của Ban quản trị nhà chung cƣ gồm có một Trƣởng ban, một hoặc hai Phó ban, trong đó có một Phó ban là thành phần do chủ đầu tƣ hoặc đơn vị quản lý nhà chung cƣ cử tham gia Ban quản trị.
Bên cạnh đó, trong trƣờng hợp khi chủ đầu tƣ sáp nhập hoặc chuyển quyền lợi và nghĩa vụ sang cho doanh nghiệp khác, thì doanh nghiệp này có trách nhiệm cử ngƣời tham gia vào Ban quản trị nhà chung cƣ. Tuy nhiên, chủ đầu tƣ vẫn có thể rút khỏi thành phần của Ban quản trị khi hoạt động của Ban quản trị nhà chung cƣ đã tốt, đồng thời công tác quản lý sử dụng nhà chung cƣ đã đi vào nề nếp và đƣợc Hội nghị nhà chung cƣ cũng nhƣ Ủy ban nhân dân cấp quận chấp thuận.
Thành phần Ban quản trị nhà chung cƣ theo Quy chế của Bộ Xây dựng nhƣ một tổ chức hiệp thƣơng hay tổ chức phối hợp chứ không phải tổ chức điều hành. Ban quản trị đôi khi phải bảo vệ quyền lợi các chủ sở hữu trƣớc những vi phạm hợp đồng mua bán, hoặc trách nhiệm bảo hành của chủ đầu tƣ, vì thế vấn đề chủ đầu tƣ tham gia Ban quản trị là rất bất cập, tóm lại, Ban quản trị phải thay mặt cho các chủ sở hữu để giao dịch với chủ đầu tƣ hay với doanh nghiệp quản lý vận hành nhà chung cƣ, có nhƣ vậy mới rõ ràng danh phận.41
Nhiệm kỳ hoạt động của Ban quản trị nhà chung cƣ tối đa là ba năm,42 kể từ ngày
Ủy ban nhân dân cấp quận ký quyết định công nhận Ban quản trị nhà chung cƣ. Trong nhiệm kỳ hoạt động, nếu có một hoặc một số thành viên Ban quản trị xin miễn nhiệm thì Ban quản trị phải đề xuất ngƣời thay thế và lấy ý kiến của cƣ dân; trƣờng hợp thành viên Ban quản trị xin miễn nhiệm là Trƣởng ban hoặc Phó ban thì Ban quản trị có trách nhiệm tổ chức Hội nghị nhà chung cƣ bất thƣờng, để bầu ngƣời thay thế; Ủy ban nhân dân cấp quận nơi có nhà chung cƣ có trách nhiệm ra quyết định điều chỉnh danh sách thành viên Ban quản trị mới.
39 Quyết định số 08/2008/QĐ – BXD ngày 28 tháng 05 năm 2008 của Bộ Xây dựng về việc ban hành quy chế quản lý sử dụng nhà chung cƣ, Điều 12, khoản 1, điểm a.
40
Quyết định số 08/2008/QĐ – BXD ngày 28 tháng 05 năm 2008 của Bộ Xây dựng về việc ban hành quy chế quản lý sử dụng nhà chung cƣ, Điều 12, khoản 1, điểm b.
41 Nguyễn Ngọc Điện, Chuyện chung cư: nhà làm luật chưa đóng tròn vai, Thời báo Kinh tế Sài Gòn số 18/03/2009. 42 Luật Nhà ở số 56/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 của Quốc Hội, Điều 71, khoản 3 và Quyết định số 08/2008/QĐ – BXD ngày 28 tháng 05 năm 2008 của Bộ Xây dựng về việc ban hành quy chế quản lý sử dụng nhà chung cƣ, Điều 12, khoản 4.
Tuy nhiên, Luật Nhà ở năm 2014 đƣợc thông qua vào ngày 25 tháng 11 năm 2014, đã bổ sung những quy định khá cụ thể về việc thành lập Ban quản trị nhà chung cƣ với các nội dung:
Một là, đối với nhà chung cƣ có một chủ sở hữu hoặc nhà chung cƣ có nhiều chủ sở hữu nhƣng dƣới 20 căn hộ thì chủ sở hữu, ngƣời sử dụng nhà chung cƣ thống nhất quyết định về việc thành lập Ban quản trị nhà chung cƣ hoặc không thành lập Ban quản trị nhà chung cƣ. Trong trƣờng hợp Ban quản trị nhà chung cƣ đƣợc thành lập thì thành phần Ban quản trị đƣợc pháp luật quy định nhƣ sau đối với nhà chung cƣ có một chủ sở hữu thì thành phần Ban quản trị bao gồm đại diện chủ sở hữu và ngƣời sử dụng nhà chung cƣ; đối với nhà chung cƣ có nhiều chủ sở hữu thì thành phần Ban quản trị bao gồm các chủ sở hữu nhà chung cƣ, đại diện chủ đầu tƣ (nếu có);
Hai là, đối với nhà chung cƣ có nhiều chủ sở hữu mà có từ 20 căn hộ trở lên thì phải thành lập Ban quản trị nhà chung cƣ, với thành phần Ban quản trị gồm đại diện chủ sở hữu và ngƣời sử dụng nhà chung cƣ; đối với nhà chung cƣ có nhiều chủ sở hữu thì thành phần Ban quản trị bao gồm các chủ sở hữu nhà chung cƣ, đại diện chủ đầu tƣ (nếu có); trƣờng hợp ngƣời sử dụng tham gia Hội nghị nhà chung cƣ thì thành phần Ban quản trị nhà chung cƣ có thể gồm cả ngƣời sử dụng;
Ba là, Ban quản trị nhà chung cƣ có một chủ sở hữu đƣợc tổ chức theo mô hình tự quản. Ban quản trị nhà chung cƣ có nhiều chủ sở hữu đƣợc tổ chức và hoạt động theo mô hình Hội đồng quản trị của công ty cổ phần hoặc mô hình Ban chủ nhiệm của hợp tác xã.
Mặt khác, các chủ sở hữu, ngƣời sử dụng nhà chung cƣ không phải thành lập công ty cổ phần hoặc thành lập hợp tác xã để bầu mới, bầu bổ sung, bãi miễn thành viên Ban quản trị nhà chung cƣ; việc bầu, bãi miễn thành viên Ban quản trị đƣợc thực hiện thông qua Hội nghị nhà chung cƣ.
b. Quyền hạn và trách nhiệm của Ban quản trị nhà chung cƣ
Ban quản trị nhà chung cƣ có các trách nhiệm sau đây:43
Một là, chủ trì Hội nghị nhà chung cƣ các lần tiếp theo; báo cáo kết quả công tác quản lý sử dụng nhà chung cƣ trong thời gian giữa hai kỳ Hội nghị;
Hai là, xây dựng Bản nội quy quản lý sử dụng nhà chung cƣ phù hợp với điều kiện cụ thể của từng nhà chung cƣ. Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của những ngƣời sử dụng nhà chung cƣ trong việc sử dụng nhà chung cƣ; kiểm tra, đôn đốc ngƣời sử dụng nhà chung cƣ thực hiện đúng Bản nội quy; đồng thời tạo điều kiện để doanh nghiệp quản lý vận hành nhà chung cƣ hoàn thành tốt nhiệm vụ theo nội dung hợp đồng đã ký kết;
43 Luật Nhà ở số 56/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 của Quốc Hội, Điều 72 và Quyết định số 08/2008/QĐ – BXD ngày 28 tháng 05 năm 2008 của Bộ Xây dựng về việc ban hành quy chế quản lý sử dụng nhà chung cƣ, Điều 12, khoản 2.
Ba là, phối hợp với chính quyền địa phƣơng, tổ dân phố trong việc xây dựng nếp sống văn minh, giữ gìn trật tự an toàn xã hội trong nhà chung cƣ;
Bốn là, định kỳ sáu tháng một lần, Ban quản trị lấy ý kiến của ngƣời sử dụng nhà chung cƣ làm cơ sở để đánh giá chất lƣợng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cƣ; cũng nhƣ thực hiện các công việc khác do Hội nghị nhà chung cƣ giao cho;
Năm là, thu thập, tổng hợp ý kiến, kiến nghị của ngƣời sử dụng liên quan đến việc quản lý sử dụng để phản ánh đến doanh nghiệp quản lý vận hành nhà chung cƣ, các cơ quan chức năng, tổ chức, cá nhân có liên quan xem xét giải quyết;
Sáu là, theo dõi, giám sát việc quản lý vận hành và bảo trì nhà chung cƣ theo hợp đồng đã ký kết; nghiệm thu, thanh toán và thanh lý hợp đồng với doanh nghiệp quản lý vận hành, bảo trì nhà chung cƣ.
Ngoài ra, Ban quản trị nhà chung cƣ còn có các trách nhiệm khác nhƣ là sử dụng đúng mục đích kinh phí quản lý vận hành và kinh phí bảo trì nhà chung cƣ; hay cử nhân sự chuyên trách quản lý sổ sách tài chính đảm bảo công khai, minh bạch, rõ ràng; các khoản thu, chi phải có chứng từ, hóa đơn. Ban quản trị phải cam kết sử dụng các nguồn kinh phí nhằm phục vụ cho lợi ích chung của cộng đồng dân cƣ; hoặc là hòa giải tranh chấp giữa các cƣ dân, tổ chức các cuộc họp để cƣ dân góp ý các cá nhân vi phạm quy
định của Bản nội quy quản lý sử dụng nhà chung cƣ.44
Ban quản trị nhà chung cƣ có các quyền sau đây:45
Thứ nhất, lựa chọn, ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ với doanh nghiệp quản lý vận hành nhà chung cƣ và hợp đồng bảo trì với doanh nghiệp có chức năng về hoạt động xây dựng phù hợp với nội dung công việc bảo trì, việc lựa chọn này phải thông qua Hội nghị nhà chung cƣ;
Thứ hai, đƣợc hỗ trợ kinh phí và các chi phí hợp lý khác phục vụ cho hoạt động của Ban quản trị nhà chung cƣ;
Thứ ba, ủy quyền cho doanh nghiệp quản lý vận hành nhà chung cƣ thu kinh phí quản lý vận hành nhà chung cƣ.
Những quy định trên cho thấy vai trò hết sức quan trọng của Ban quản trị nhà chung cƣ trong việc quản lý sử dụng nhà chung cƣ. Tuy nhiên, trên thực tế hiện nay lại có rất ít Ban quản trị nhà chung cƣ đƣợc thành lập, hoặc gặp khó khăn trong quá trình hoạt động tại các nhà chung cƣ mà nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ chính các quy định của
44 Bản nội quy quản lý sử dụng tổ hợp chung cƣ thƣơng mại cao cấp Bàu Thạc Gián, Điều 4, khoản 2, điểm l. 45 Luật Nhà ở số 56/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 của Quốc Hội, Điều 72 và Quyết định số 08/2008/QĐ – BXD ngày 28 tháng 05 năm 2008 của Bộ Xây dựng về việc ban hành quy chế quản lý sử dụng nhà chung cƣ, Điều 12, khoản 2.
pháp luật, nhƣ là pháp luật giao trách nhiệm và quyền hạn rất lớn cho Ban quản trị nhà chung cƣ nhƣng lại không quy định Ban quản trị có tƣ cách pháp nhân.
Theo Điều lệ thành lập pháp đoàn các chủ sở hữu nhà chung cƣ tại Hồng Kông, theo đó các chủ sở hữu thành lập Pháp đoàn (ở Việt Nam gọi là pháp nhân) của mình, đại hội Pháp đoàn bầu ra Ban quản lý. Những ngƣời thuê nhà trong chung cƣ đƣợc tổ chức Hiệp hội ngƣời thuê nhà, Hiệp hội này cử một ngƣời đại diện tham gia phát biểu nhƣng không có quyền biểu quyết trong cuộc họp Ban quản lý nhà chung cƣ theo đúng quy định.46
Bộ luật Sở hữu chung của Pháp quy định tập thể các chủ sở hữu chung lập ra một Công đoàn có tƣ cách pháp nhân, đại hội toàn thể Công đoàn bầu ra Ban chấp hành công đoàn để chấp hành các nghị quyết của Hội nghị công đoàn, đồng thời cũng bầu ra Hội đồng công đoàn để giám sát và kiểm tra các hoạt động của Ban chấp hành (hay nói cách khác thì chủ sở hữu chung lập ra Hiệp hội, Hiệp hội bầu ra Ban quản trị chung cƣ và Ban kiểm tra). Công đoàn có hai mục tiêu là bảo tồn chung cƣ (cả phần chung và phần riêng)
và quản lý các phần chung.47
Các quy định pháp luật của Hồng Kông và của Pháp chỉ rõ các chủ sở hữu lập ra một tổ chức, chứ không họp một hội nghị nhƣ tại Việt Nam (Hội nghị nhà chung cƣ). Theo quy định, tổ chức quản lý nhà chung cƣ đƣợc giao nhiệm vụ rất lớn, để thực hiện tốt các chức năng đƣợc giao, tổ chức này phải có tƣ cách pháp nhân để thay mặt các chủ sở hữu. Điều này có nghĩa là tổ chức quản lý nhà chung cƣ là một thực thể tách biệt với các chủ sở hữu, đại diện cho toàn thể chung cƣ trƣớc pháp luật khi lợi ích chung bị đe dọa hoặc bị xâm hại. Ngƣợc lại, tổ chức quản lý nhà chung cƣ cũng có thể bị kiện ra tòa, nếu gây thiệt hại cho chủ sở hữu hoặc ngƣời nào đó (bên thứ ba).