5. Bố cục đề tài
2.1.1.1 Hội nghị nhà chung cư
Các chủ căn hộ tập hợp lại trong khuôn khổ một thiết chế tự quản gọi là Hội nghị nhà chung cƣ, đây là cơ quan có quyền cao nhất trong việc quản lý và sử dụng nhà chung cƣ.26
Hội nghị nhà chung cƣ là Hội nghị các chủ sở hữu, ngƣời sử dụng nhà chung cƣ. Trƣờng hợp chủ đầu tƣ chƣa bán đƣợc tất cả các căn hộ, thì đối với những căn hộ chƣa có ngƣời mua, chủ đầu tƣ đƣợc xem là chủ sở hữu và với tƣ cách này tham gia vào Hội nghị nhà chung cƣ. Khi đó, chủ đầu tƣ cũng chịu sự chi phối của cùng một hệ thống quy tắc ứng xử đƣợc ghi nhận tại Bản nội quy quản lý sử dụng nhà chung cƣ nhƣ các chủ căn hộ khác.
Cơ chế hoạt động của Hội nghị nhà chung cư
Hội nghị nhà chung cƣ là một tập thể gồm nhiều ngƣời, mọi quyết định của Hội nghị nhà chung cƣ phải đảm bảo nguyên tắc đa số. Quyền biểu quyết tại Hội nghị nhà chung cƣ đƣợc tính theo đơn vị căn hộ hoặc đơn vị diện tích phần sở hữu riêng của chủ
sở hữu,27 cụ thể là một căn hộ hoặc một mét vuông diện tích đƣợc một phiếu biểu quyết,
tức chỉ cần mua một căn hộ (hay một mặt bằng kinh doanh, một chỗ giữ xe, một tầng hầm…) trong nhà chung cƣ, thì sẽ chính thức trở thành thành viên của Hội nghị nhà chung cƣ. Hội nghị nhà chung cƣ có thể tiến hành theo định kỳ hoặc diễn ra bất thƣờng.
a. Về thẩm quyền tổ chức Hội nghị nhà chung cƣ
Hội nghị nhà chung cƣ đƣợc tổ chức thƣờng niên mỗi năm một lần, nhƣng trong trƣờng hợp cần thiết có thể tổ chức Hội nghị bất thƣờng khi có trên 50% tổng số các chủ sở hữu và ngƣời sử dụng đề nghị bằng văn bản hoặc khi Ban quản trị đề nghị đồng thời
có văn bản đề nghị của 30% chủ sở hữu và ngƣời sử dụng nhà chung cƣ.28
Trong thời hạn không quá mƣời hai tháng, kể từ ngày nhà chung cƣ đƣợc bàn giao đƣa vào sử dụng và có 50% căn hộ đƣợc bán trở lên (tính cả số lƣợng các căn hộ đƣợc chủ đầu tƣ giữ lại) thì chủ đầu tƣ (đối với trƣờng hợp nhà chung cƣ có nhiều chủ sở hữu) hoặc chủ sở hữu (đối với trƣờng hợp nhà chung cƣ có một chủ sở hữu) có trách nhiệm tổ
chức Hội nghị nhà chung cƣ lần đầu.29
Tuy nhiên, trong trƣờng hợp nhà chung cƣ không xác định đƣợc chủ đầu tƣ thì đơn vị đang quản lý nhà chung cƣ đó hoặc Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã, thành
26 Nguyễn Ngọc Điện, Chuyện chung cư: nhà làm luật chưa đóng tròn vai, Thời báo Kinh tế Sài Gòn số 18/03/2009. 27
Quyết định số 08/2008/QĐ – BXD ngày 28 tháng 05 năm 2008 của Bộ Xây dựng về việc ban hành quy chế quản lý sử dụng nhà chung cƣ, Điều 10, khoản 1.
28 Quyết định số 08/2008/QĐ – BXD ngày 28 tháng 05 năm 2008 của Bộ Xây dựng về việc ban hành quy chế quản lý sử dụng nhà chung cƣ, Điều 11, khoản 1.
29
Quyết định số 08/2008/QĐ – BXD ngày 28 tháng 05 năm 2008 của Bộ Xây dựng về việc ban hành quy chế quản lý sử dụng nhà chung cƣ, Điều 11, khoản 2.
phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp quận) có trách nhiệm chủ trì
Hội nghị nhà chung cƣ lần đầu.30
b. Về điều kiện tiến hành Hội nghị nhà chung cƣ
Hội nghị nhà chung cƣ có thể đƣợc tổ chức cho một nhà chung cƣ hoặc một cụm nhà chung cƣ. Điều kiện để tiến hành Hội nghị nhà chung cƣ là dựa vào số chủ sở hữu và ngƣời sử dụng nhà chung cƣ tham dự Hội nghị, chứ không phải dựa trên số căn hộ của nhà chung cƣ đó. Cụ thể trong trƣờng hợp tổ chức Hội nghị cho một nhà chung cƣ, thì số ngƣời tham dự phải có số lƣợng trên 50% tổng số chủ sở hữu, ngƣời sử dụng nhà chung cƣ. Ngoài ra, trong trƣờng hợp tổ chức Hội nghị cho một cụm nhà chung cƣ thì mỗi nhà cung cƣ phải cử đại biểu tham dự. Số đại biểu tham dự của mỗi nhà chung cƣ phải có số
lƣợng trên 10% số chủ sở hữu và ngƣời sử dụng của mỗi nhà chung cƣ đó.31 Nhƣ vậy,
nếu không đủ số lƣợng ngƣời tham dự theo quy định thì Hội nghị không thể tổ chức đƣợc.
Hội nghị nhà chung cƣ đƣợc tổ chức lần đầu nhƣng không đủ số đại biểu tham dự thì đƣợc triệu tập Hội nghị lần hai, trong trƣờng hợp không đáp ứng đúng các điều kiện theo quy định thì đƣợc triệu tập Hội nghị lần ba, nếu vẫn không đủ số lƣợng thì Ủy ban nhân dân cấp quận nơi có nhà chung cƣ sẽ chủ trì Hội nghị.
Chủ sở hữu, ngƣời sử dụng nhà chung cƣ có thể cử đại diện hoặc ủy quyền cho
ngƣời khác tham dự Hội nghị nhà chung cƣ.32
c. Trình tự tổ chức Hội nghị nhà chung cƣ lần đầu
Chủ đầu tƣ có trách nhiệm tổ chức Hội nghị nhà chung cƣ lần đầu trong thời hạn mƣời hai tháng, kể từ ngày nhà chung cƣ đƣợc bàn giao đƣa vào sử dụng và có 50% căn hộ đƣợc bán trở lên (kể cả số căn hộ mà chủ đầu tƣ giữ lại). Phƣơng thức tổ chức Hội
nghị nhà chung cƣ lần đầu đƣợc tiến hành nhƣ sau:33
Bước 1, Công tác chuẩn bị của chủ đầu tư
Trƣớc khi tiến hành Hội nghị nhà chung cƣ lần đầu chủ đầu tƣ cần chuẩn bị các nội dung sau về kế hoạch tổ chức và nội dung Hội nghị gồm dự kiến Ban tổ chức hội nghị, dự thảo quy chế hội nghị, quy chế bầu Ban quản trị; Bản nội quy quản lý sử dụng nhà chung cƣ theo mẫu quy định; Văn bản giới thiệu đại diện chủ đầu tƣ tham gia làm Phó ban quản trị; Dự thảo quy chế hoạt động của Ban quản trị.
30 Quyết định số 08/2008/QĐ – BXD ngày 28 tháng 05 năm 2008 của Bộ Xây dựng về việc ban hành quy chế quản lý sử dụng nhà chung cƣ, Điều 11, khoản 2.
31
Quyết định số 08/2008/QĐ – BXD ngày 28 tháng 05 năm 2008 của Bộ Xây dựng về việc ban hành quy chế quản lý sử dụng nhà chung cƣ, Điều 11, khoản 1.
32 Quyết định số 08/2008/QĐ – BXD ngày 28 tháng 05 năm 2008 của Bộ Xây dựng về việc ban hành quy chế quản lý sử dụng nhà chung cƣ, Điều 11, khoản 1.
33
Quyết định số 01/2013/QĐ – UBND ngày 04 tháng 01 năm 2013 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội về việc ban hành quy chế quản lý sử dụng nhà chung cƣ trên địa bàn thành phố Hà Nội, Điều 10, khoản 5.
Bước 2, Tổ chức Hội nghị trù bị
Sau khi hoàn thành các nội dung chuẩn bị ở Bước 1, chủ đầu tƣ sẽ liên hệ với Ủy
ban nhân dân phƣờng, xã, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp phƣờng) nơi tọa lạc của nhà chung cƣ để tổ chức Hội nghị trù bị.
Thành phần của Hội nghị trù bị bao gồm Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp phƣờng; Trƣởng công an phƣờng; Bí thƣ chi bộ, tổ trƣởng, tổ phó tổ dân phố (trƣờng hợp nhà chung cƣ đã thành lập tổ dân phố và Bí thƣ chi bộ, tổ trƣởng, tổ phó tổ dân phố là chủ sở hữu căn hộ chung cƣ); hoặc đại diện các chủ sở hữu, ngƣời sử dụng nhà chung cƣ (đối với nhà chung cƣ chƣa có chi bộ, tổ dân phố); Ban quản trị lâm thời (nếu có); Chủ đầu tƣ.34
Hội nghị trù bị có trách nhiệm chuẩn bị đóng góp ý kiến cho các nội dung tại Hội nghị nhà chung cƣ và thống nhất các vấn đề nhƣ là thống nhất phƣơng pháp và phân công trách nhiệm lấy ý kiến của các chủ sở hữu, ngƣời sử dụng nhà chung cƣ về các nội dung thông qua tại Hội nghị nhà chung cƣ (Bản nội quy quản lý sử dụng nhà chung cƣ, quy chế hoạt động của Ban quản trị); thống nhất thời gian tổ chức Hội nghị nhà chung cƣ; và cuối cùng là đề cử ngƣời tham gia Ban quản trị.
Bước 3, Tổ chức Hội nghị nhà chung cư
Trong thời hạn theo nghị quyết của Hội nghị trù bị, chủ đầu tƣ có trách nhiệm tổng hợp các ý kiến đóng góp, hoàn chỉnh các nội dung cần thông qua tại Hội nghị và tiến hành tổ chức Hội nghị nhà chung cƣ, đồng thời mời Ủy ban nhân dân cấp quận, Ủy ban nhân dân cấp phƣờng nơi có nhà chung cƣ tham dự.
d. Thông qua quyết định của Hội nghị nhà chung cƣ
Quyết định của Hội nghị nhà chung cƣ đƣợc thông qua nếu đƣợc đa số đại biểu tham dự chấp thuận (trên 50% số ngƣời tham dự), đồng thời quyết định này đƣợc thông
qua bằng cách biểu quyết hoặc bỏ phiếu và đƣợc xác lập bằng văn bản.35
Hội nghị nhà chung cƣ đƣợc quyết định các vấn đề sau đây đề cử và bầu Ban quản trị; đề cử và bầu bổ sung, bãi nhiệm thành viên Ban quản trị trong trƣờng hợp tổ chức Hội nghị nhà chung cƣ bất thƣờng; thông qua hoặc bổ sung, sửa đổi Quy chế hoạt động của Ban quản trị; thông qua mức phụ cấp trách nhiệm cho các thành viên Ban quản trị và các chi phí hợp lý khác phục vụ cho hoạt động của Ban quản trị. Hội nghị nhà chung cƣ
sẽ thông qua hoặc bổ sung, sửa đổi Bản nội quy quản lý sử dụng nhà chung cƣ.36
34
Quyết định số 01/2013/QĐ – UBND ngày 04 tháng 01 năm 2013 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội về việc ban hành quy chế quản lý sử dụng nhà chung cƣ trên địa bàn thành phố Hà Nội, Điều 10, khoản 5.
35 Quyết định số 08/2008/QĐ – BXD ngày 28 tháng 05 năm 2008 của Bộ Xây dựng về việc ban hành quy chế quản lý sử dụng nhà chung cƣ, Điều 11, khoản 4.
36
Quyết định số 08/2008/QĐ – BXD ngày 28 tháng 05 năm 2008 của Bộ Xây dựng về việc ban hành quy chế quản lý sử dụng nhà chung cƣ, Điều 11, khoản 3.
Ngoài ra, thông qua Hội nghị nhà chung cƣ, các chủ căn hộ quyết định cơ chế vận hành các phần sở hữu chung và thể thức quản lý đối với các phần đó, bằng việc lựa chọn doanh nghiệp quản lý vận hành, hay doanh nghiệp bảo trì nhà chung cƣ. Chẳng hạn, đối với bãi đậu xe ngầm, Hội nghị nhà chung cƣ có thể mở thầu cung ứng dịch vụ trông giữ. Về mặt lý thuyết, nếu chủ đầu tƣ xây dựng nhà chung cƣ muốn cung ứng dịch vụ này, thì họ phải dự thầu và đƣợc đối xử giống nhƣ tất cả những ngƣời dự thầu khác; Hội nghị nhà chung cƣ còn quyết định vấn đề thông qua báo cáo công tác quản lý vận hành, bảo trì và báo cáo tài chính của các đơn vị đƣợc giao thực hiện; thêm vào đó, Hội nghị còn quyết định những nội dung khác liên quan đến việc quản lý sử dụng nhà chung cƣ.
Cho đến nay, những quy định về nhà chung cƣ ở Việt Nam còn rất sơ sài. Nhà làm luật hầu nhƣ chỉ quan tâm đến khía cạnh kỹ thuật xây dựng, cấu trúc vật chất của tòa nhà, của các căn hộ, cũng nhƣ đến việc quản lý hành chính đối với cộng đồng công dân chung cƣ. Cuộc sống dân sự của nhà chung cƣ bị bỏ ngỏ, có thể nhận thấy điều này qua các quy định pháp luật về Hội nghị nhà chung cƣ đƣợc phân tích ở trên. Hội nghị nhà chung cƣ, về phần mình, tập hợp không chỉ các chủ sở hữu căn hộ mà là tất cả những ai có liên quan đến nhà chung cƣ đó, từ chủ đầu tƣ, đến chủ sở hữu, ngƣời thuê căn hộ, đại diện chính quyền địa phƣơng… Thay vì đƣợc vận hành nhƣ một thiết chế quyền lực, Hội nghị nhà chung cƣ lại mang dáng dấp của một tổ chức mặt trận rộng, bao quát, nhƣng không có quyền uy cần thiết của pháp luật cho phép để đảm bảo trật tự, công bằng trong cuộc sống cộng đồng. Đặc biệt, Hội nghị nhà chung cƣ không đảm nhận đƣợc tƣ cách chủ sở hữu của toàn bộ thực thể pháp lý gọi là chung cƣ trong mối quan hệ với ngƣời thứ ba, nhất là với chủ đầu tƣ.37
Bên cạnh đó, quy định về tỷ lệ ngƣời tham dự, cũng nhƣ thời hạn tổ chức Hội nghị nhà chung cƣ còn chung chung, không rõ ràng, nhƣng lại không đƣa ra giải pháp nhằm hạn chế tình trạng chủ đầu tƣ cố tình kéo dài thời gian tổ chức Hội nghị nhà chung cƣ để bầu ra Ban quản trị, vì các chủ đầu tƣ không muốn cƣ dân tự đứng ra quản lý nhà của chính mình. Thậm chí, có thể ghi nhận xu hƣớng tìm cách duy trì hình ảnh của chủ đầu tƣ trong tƣ thế ông chủ đối với toàn bộ nhà chung cƣ trong quan hệ với chủ căn hộ.
Thực tế tại các nƣớc có xã hội dân sự phát triển cao nhƣ Hồng Kông, Hàn Quốc, Singapore… đã cho thấy Ban quản trị chính là hình thức tổ chức, một phƣơng tiện giúp ngƣời dân tham gia quản lý bất động sản của mình một cách tích cực và chủ động nhất. Mặt khác, hoạt động quản lý sử dụng nhà chung cƣ trong thời gian qua đã đạt đƣợc một số kết quả nhất định. Thông qua công tác quản lý sử dụng nhà chung cƣ, đã duy trì đƣợc chất lƣợng, cũng nhƣ cảnh quan môi trƣờng trong các khu nhà chung cƣ, đồng thời nâng cao điều kiện sống, góp phần tạo lập nếp sống văn minh, hiện đại. Quản lý sử dụng nhà
chung cƣ không chỉ có một cách duy nhất là thông qua Ban quản trị nhƣng thực tế tại Việt Nam đã cho thấy mô hình Ban quản trị nhà chung cƣ là một giải pháp hữu hiệu và có vai trò quan trọng nhất.