Bộ máy kế toán trên góc độ tổ chức lao động kế toán là tập hợp đồng bộ các cán bộ nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị cơ sở.
Do quy mô kinh doanh lớn, địa bàn kinh doanh rộng, phân tán nên Công ty đã lựa chọn áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán là mô hình kế toán phân tán. Theo hình thức tổ chức kế toán phân tán, bộ máy tổ chức được phân thành cấp: kế toán trung tâm (trên Công ty) và kế toán trực thuộc (tại chi nhánh). Kế toán trung tâm và kế toán đơn vị trực thuộc đều có sổ sách kế toán và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán phân cấp.
Kế toán cơ sở trực thuộc phải mở sổ kế toán, thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán phần hành từ giai đoạn hạch toán banđầu tới giai đoạn lập báo cáo kế toán gửi lên kế toán trung tâm theo sự phân cấp quy định. Kế toán trung tâm là nơi thực hiện khâu tổng hợp số liệu báo cáo của các cơ sở, lập các báo cáo tài chính cho các cơ quan tổ chức quản lý; chịu trách nhiệm cuối cùng về toàn bộ hoạt động của các đơn vị cơ sở trực thuộc trước Nhà nước, các bạn hàng, bên cho vay,...Bộ máy kế toán Công ty tổ chức theo mô hình kế toán phân tán nên luôn tồn tại các mối quan hệ nội bộ giữa đơn vị chính với đơn vị phụ thuộc và giữa các đơn vị phụ thuộc với nhau.
Bộ máy kế toán tại Công ty được khái quát theo sơ đồ 2.2:
Cụ thể, phòng tài vụcó 8 nhân viên trong đó: kế toán trưởng (trưởng phòng) phụ trách quản lý chung và quản lý hàng nhập ngoại; phó phòng làm nhiệm vụ trợ giúp kế toán trưởng kiêm quản lý tình hình thanh toán xuất nhập khẩu và vay ngân hàng; kế toán tổng hợp; kế toán tiền mặt và và tiền gửi ngân hàng; kế toán bán hàng và công nợ phải thu khách hàng; kế toán thuế; kế toán mua hàng (kế toán kho) và công nợ phải trả; kế toán theo dõi các chi nhánh; thủ quỹ.
Với phương châm luôn tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên tham gia các lớp học nâng cao nghiệp vụ nên hiện nay đội ngũ nhân viên phòng kế toán đều đảm bảo trình độ cử nhân kinh tế, chuyên ngành Kế toán- tài chính.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
2.2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ phòng tài vụ:
Tổ chức bộ máy kế toán trong toàn Công ty
Tổ chức thực hiện công tác kế toán, tập hợp, xử lý, cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác thông tin tài chính và kế toán cho Ban giám đốc.
Tham mưu cho Ban giám đốc về quản lý tài chính, quản lý kinh tế trên các lĩnh vực: Hướng dẫn và phổ biến về nghiệp vụ cho các đơn vị thành viên về
Kế toán trưởng Kế toán bán hàng và công nợ phải thu Kế toán thuế Kế toán thanh toán XNK và vay NH Kế toán mua hàng và công nợ phải trả Kế toán tiền mặt & tiền gửi Kế toán tổng hợp Kế toán theo dõi báo cáo các chi nhánh
lĩnh vực tài chính và kế toán, xây dựng các quy chế về quản lý tài chính và kế toán trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, huy động vốn và các nguồn lực tài chính đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh,…
Phối hợp với các phòng ban của Công ty và các đơn vị thành viên để thực hiện công tác kế toán và quản lý tài chính, quản lý kinh tế với hiệu quả cao nhất.
2.2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các vị trí:
*) Chức năng, nhiệm vụ:
Kế toán trưởng:
a- Chức năng:
Tham chiếu Sơ đồ tổ chức, chức năng nhiệm vụ của bộ phận kế toán
Tham mưu với Ban giám đốc trong công tác quản lý tài chính và tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác hạch toán kế toán Công ty
b- Nhiệm vụ:
Lập kế hoạch tài chính giúp Ban giám đốc định hướng đưa ra các phương án sản xuất kinh doanh của Công ty.
Phân tích tình hình sản xuất kinh doanh trên cơ sở Báo cáo tài chính của Công ty.
Kế toán tổng hợp:
a- Chức năng:
Làm các công việc liên quan đến tổng hợp số liệu kế toán.
Tham mưu với Kế toán trưởng trong công tác hạch toán kế toán cũng như việc của từng nhân viên kế toán.
b- Nhiệm vụ:
Quản lý TSCĐ, tính khấu hao chung cả Công ty.
Tổng hợp lên quyết toán hàng tháng báo cáo Ban giám đốc.
Kế toán tiền mặt & tiền gửi:
a- Chức năng: Làm công tác kế toán liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
b- Nhiệm vụ:
Làm công tác kế toán thanh toán tiền mặt.
Nộp báo cáo tiền gửi ngân hàng cuối tháng (Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng).
Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ trước khi viết phiếu thu- phiếu chi và kiểm tra chứng từ gốc liên quan đến việc thanh toán.
Kế toán mua hàng (kế toán kho) và công nợ phải trả:
a- Chức năng: Làm công tác kế toán kho và theo dõi công nợ phải trả người bán.
b- Nhiệm vụ:
Hàng ngày phải cập nhật vào máy và theo dõi chi tiết nhập, xuất hàng hoá, công cụ, dụng cụ.
Đối chiếu sổ sách kế toán với thẻ kho của thủ kho theo định kỳ. Mọi chênh lệch đều phải được giải trình cụ thể trong biên bản kiểm kê cho Kế toán trưởng.
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu:
a- Chức năng: Làm các công tác kế toán liên quan đến bán hàng.
b- Nhiệm vụ:
Theo dõi doanh thu bán hàng hàng tháng.
Đối chiếu công nợ hàng quý với đơn vị mua hàng.
Nộp báo cáo công nợ vào ngày 15 hàng tháng.
Kế toán thuế:
a- Chức năng: Làm các công việc kế toán liên quan đến các khoản phải nộp NSNN
b- Nhiệm vụ:
Hàng ngày tập hợp các chứng từ liên quan (hóa đơn GTGT) từ các kế toán bán hàng để kê khai, hạch toán doanh thu và thuế GTGT đầu ra.
Tập hợp các phiếu chi, chứng từ có liên quan để kê khai thuế GTGT đầu vào.
Cuối tháng (hạn cuối là mùng 10) phải nộp tờ khai thuế GTGT và các báo cáo khác do cơ quan thuế yêu cầu.
Cuối quý nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Thủ quỹ:
a- Chức năng: Làm công tác lưu giữ tiền mặt.
Thu, chi tiền mặt theo những chứng từ hợp lý, hợp lệ
Cuối mỗi ngày khớp sổ quỹ với kế toán tiền mặt.
Kiểm kê tiền mặt tồn quỹ định kỳ với kế toán- có biên bản.
Kế toán thanh toán xuất nhập khẩu và vay ngân hàng:
a- Chức năng:
Làm các công việc thanh toán liên quan đến ngoại hối, vay ngân hàng.
b- Nhiệm vụ:
Thanh toán cho khách hàng nước ngoài khi có lệnh do người có thẩm quyền ký.
Tập hợp các chứng từ để thanh toán hàng nhập khẩu- xuất khẩu theo quy định của ngân hàng.
Thực hiện vay và trả nợ ngân hàng theo khả năng tài chính của Công ty.
Kế toán theo dõi báo cáo các chi nhánh:
a- Chức năng:
Làm công tác kế toán liên quan đến báo cáo tài chính của các đơn vị đã lên bảng cân đối kế toán.
b- Nhiệm vụ:
Tổng hợp số liệu của các đơn vị để lên báo cáo tài chính toàn Công ty.
Xem xét, thẩm định các số liệu trên báo cáo của các đơn vị.
Báo cáo Kế toán trưởng, lãnh đạo Công ty về tình hình tài chính của các đơn vị.
Hướng dẫn các đơn vị làm báo cáo theo đúng quy định của Nhà nước và Công ty.
*) Trách nhiệm, quyền lợi:
Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về tính chính xác của số liệu kế toán, về quy trình vận hành của bộ máy kế toán; ký duyệt các báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế. Kế toán trưởng có quyền phân công và chỉ đạo trực tiếp công việc của tất cả các nhân viên kế toán toàn Công ty về công việc thuộc nghiệp vụ kế toán, thống kê.
Các vị trí khác đều phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu báo cáo; có quyền đề xuất vướng mắc trong công việc với Kế toán trưởng.Thủ quỹ phải chịu trách nhiệm về sự thất thoát, nhầm lẫn số tiền còn trong két.
Kế toán tiền mặt & tiền gửi ngân hàng có quyền từ chối làm thủ tục thanh toán những chứng từ không đảm bảo thủ tục; thủ quỹ có quyền từ chối chi những chứng từ không hợp lệ.
2.2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán của Công ty:
Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp đã thay thế Quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01-11- 1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành “Chế độ kế toán doanh nghiệp”. Chế độ mới ra đời để phù hợp với công tác hạch toán kế toán trong bối cảnh kinh tế hiện tại và vừa hướng tới tương lai. Quyết định 15 ra đời dựa trên nền tảng của quyết định 1141 và các thông tư hướng dẫn, sửa đổi trước đây mà Công ty đã áp dụng vì vậy có thể nói về cơ bản công tác kế toán của Công ty đã tuân thủ quyết định 15, một số quy định mới đang trong quá trình tìm hiểu để vận dụng trong tương lai.
Phòng kế toán đã áp dụng phần mềm kế toán CADS 2005 vào công tác kế toán nhằm tăng cường tính chính xác, kịp thời của thông tin kế toán. Đây là một phần mềm kế toán riêng được thiết kế trên cơ sở thực tế hạch toán kế toán của đơn vị, vì vậy phục vụ hiệu quả cho công tác kế toán. Tương ứng với phần mềm kế toán của phòng kế toán thì phòng kinh doanh cũng có một phần mềm riêng.
2.2.2.1. Chính sách kế toán chung áp dụng tại Công ty:
Niên độ kế toán theo năm tài chính (từ 01/01/N đến 31/12/N).
Công ty sử dụng đồng Việt Nam trong ghi chép và hạch toán. Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra VNĐ theo tỷ giá của ngân hàng giao dịch. (tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh.)
DN áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Đơn vị chọn tính giá hàng hóa xuất dùng theo phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO).
Khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng theo quyết định số 206/2003/ QĐ- BTC ngày 12/12/2003 hướng dẫn quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ.
2.2.2.2. Chế độ tài khoản:
Hệ thống tài khoản sử dụng ở đơn vị theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp bao gồm các tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán và các tài khoản ngoài bảng. Bên cạnh hệ thống tài khoản chuẩn, để thuận tiện cho việc quản lý một số tài khoản được mở chi tiết đến cấp 3 để theo dõi cho từng đối tượng. (Xem phụ lục 3)
2.2.2.3. Chế độ chứng từ:
DN sử dụng hệ thống mẫu chứng từ theo quy định của Bộ tài chính và một số chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật khác.
Cụ thể hệ thống chứng từ sử dụng bao gồm:
Tài sản cố định Hàng tồn kho
Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản kiểm kê TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ Hóa đơn mua TSCĐ ...
Bảng kê mua hàng
Phiếu báo hàng hóa còn lại cuối kỳ Biên bản kiểm kê sản phẩm, hàng hoá Biên bản kiểm nghiệm sản phẩm, hàng hoá ...
Bán hàng Tiền tệ
Hoá đơn Giá trị gia tăng
Hoá đơn bán hàng thông thường
Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ...
Phiếu thu, Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng
Giấy thanh toán tiền tạm ứng Biên lai thu tiền
Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi Giấy báo nợ, giấy báo có ...
Bảng số 3: Hệ thống chứng từ sử dụng tại đơn vị
Để phù hợp với quy mô hoạt động lớn và phân tán của Công ty cũng như thực hiện chuyên môn hóa và phân công lao động kế toán, DN tổ chức ghi chép sổ kế toán theo hình thức nhật ký- chứng từ. Quy trình ghi sổ theo sơ đồ 2.3:
Các loại sổ sử dụng bao gồm:
- Nhật ký chứng từ: NKCT số 1 (ghi có TK 111), NKCT số 2 (ghi có TK 112), NKCT số 4 (ghi có TK 311, 315, 341, 342), NKCT số 5 (theo dõi TK 331), NKCT số 6 (theo dõi TK 151), NKCT số 8 ( ghi có các TK 155, 156, 157, 632, 635, 641, 642, 511, 512, 515, 711, 811, 421, 911), NKCT số 9 (ghi có các TK 211, 212, 213), NKCT số 10 (ghi có các TK còn lại chưa được phản ánh từ nhật ký 1->9)
- Bảng kê: Bảng kê số 1 (ghi nợ TK 111), bảng kê số 2 (ghi nợ TK 112), bảng kê số 5 (tập hợp CPBH, CPQLDN, chi phí XDCB -TK 641, 642, 241), bảng kê số 6 (tập hợp chi phí theo dự toán -TK 142, 242, 335), bảng kê số 8 (tổng hợp nhập- xuất- tồn- phản ánh tình hình biến động và số hiện có của thành phẩm, hàng hóa), bảng kê số 10 (hàng gửi bán), bảng kê số 11 (thanh toán với khách hàng -TK 131)
- Bảng phân bổ: gồm 2 bảng
+ Bảng phân bổ số 2- bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (ghi có TK 152, 153)
Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ theo hình thức nhật ký- chứng từ
- Sổ chi tiết được mở cho tất cả các tài khoản cấp 2, 3, 4 mà DN sử dụng như: Sổ chi tiết hàng hóa mở cho từng kho, từng loại mặt hàng.
Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua được mở cho từng đối tượng người bán, người mua.
Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay được mở cho từng ngân hàng. Sổ chi tiết các tài khoản khác (TK141,…)
- Thẻ TSCĐ, thẻ kho, thẻ đống
- Sổ cái: 1 quyển để tập hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán của doanh nghiệp. Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán.
2.2.2.5. Chế độ báo cáo tài chính:
Sổ quỹ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Sổ tổng hợp chi tiết Bảng kê Hệ thống nhật ký chứng từ Sổ cái
Báo cáo kế toán
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu
Hệ thống báo cáo Công ty đang sử dụng bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Báo cáo tài chính được lập theo đúng quy định của chế độ kế toán, còn báo cáo quản trị sẽ được lập tùy thuộc theo yêu cầu cung cấp thông tin của ban lãnh đạo DN. Các báo cáo kế toán có vai trò rất quan trọng cho việc ra quyết định của cấp quản trị do vậy báo cáo được lập luôn phải đảm bảo yêu cầu khách quan, trung thực, chính xác và kịp thời. Kế toán tổng hợp sẽ chịu trách nhiệm lập các báo cáo kế toán cho giám đốc Công ty và phải được Kế toán trưởng thông qua.
Các báo cáo theo quy định chung có: Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính
Trong đó Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinhdoanh được lập vào cuối mỗi tháng và cuối năm. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính được lập vào cuối năm.
Các báo cáo dùng cho quản trị nội bộ đơn vị gồm: Báo cáo quỹ
Báo cáo hàng nhập Báo cáo hàng xuất Báo cáo bán hàng Báo cáo hàng tồn kho Báo cáo công nợ