3.1.3.1.Về thủ tục- chứng từ mua bán hàng hoá tại Công ty:
Do đặc điểm mặt hàng kinh doanh của Công ty là dược phẩm nên thủ tục mua bán hàng hoá tại Công ty đã tổ chức khá chặt chẽ từ khâu ban đầu- ký hợp đồng, xét duyệt đơn đặt hàng đến khi xuất kho hàng hoá, làm thủ tục thanh toán.
Công ty có bộ phận hoá đơn riêng thuộc phòng kho vận chuyên làm nhiệm vụ lập các hoá đơn, chứng từ phục vụ việc mua bán hàng hoá độc lập với các bộ phận khác như thủ kho, kế toán nên sẽ giúp tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh của Công ty.
cũ. Công ty nên thay mẫu phiếu nhập kho mới ban hành theo quyết định 15/2006 QĐ- BTC để phù hợp với quy định. Đồng thời theo mẫu phiếu nhập kho mới, thay chữ ký của thủ trưởng đơn vị trong mẫu phiếu nhập kho cũ bằng chữ ký của người lập phiếu là hoàn toàn hợp lý, đặc biệt phù hợp với một doanh nghiệp thương mại có tình hình nhập hàng hoá nhiều như Công ty và có bộ phận hoá đơn riêng làm nhiệm vụ lập phiếu nên cũng cần ký nhận vào phiếu nhập kho.
Hiện tại khi bán hàng Công ty sử dụng hoá đơn GTGT kiêm luôn phiếu xuất kho nên không lập phiếu xuất kho nữa. Khi xuất hàng thủ kho sẽ dựa vào hoá đơn GTGT để xuất hàng nhưng ở cột số lượng trong hoá đơn không phân biệt số lượng yêu cầu và số lượng thực xuất. Do đó, có thể xảy ra trường hợp hàng hoá trong kho không đủ để xuất cho khách hàng, dẫn đến lượng hàng xuất không đúng theo hoá đơn GTGT.
Ở Công ty, định kỳ 5- 7 ngày kế toán kho sẽ xuống kho nhận phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mang lên phòng kế toán để ghi chép sổ sách. Song khoảng thời gian 5- 7 ngày là dài so với số lượng lớn các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra hàng ngày tại Công ty, làm cho công tác hạch toán kế toán bị dồn dập, kế toán cung cấp thông tin không kịp thời.
3.1.3.2. Về cách thức quản lý kho hàng và kế toán chi tiết hàng hoá tại
Công ty:
Công ty đã có sự quan tâm đúng mức tới chế độ quản lý hàng hoá. Hệ thống kho tàng để chứa hàng và bảo quản hàng hoá đã đầy đủ các điều kiện cần thiết. Về mặt giấy tờ cách thức quản lý kho hàng của Công ty là khá khoa học thông qua việc mã hoá hàng hoá và mã hoá kho hàng để tiện theo dõi.
Việc quản lý kho hàng của Công ty đảm bảo tính chặt chẽ. Bên cạnh thẻ kho thủ kho còn sử dụng thẻ đống do Công ty tự thiết kế riêng giúp hạn chế những sai sót do không kịp ghi vào thẻ kho khi tần suất nhập, xuất hàng hoá lớn, đồng thời nhanh chóng tìm ra chênh lệch khi phát sinh. Việc sử dụng thẻ đống đã giúp quản lý hàng hoá hiệu quả, đáp ứng được tần suất nhập, xuất hàng hoá nhiều của Công ty.
để tiện đối chiếu với kế toán kho. Đây cũng là một sự sáng tạo xuất phát từ thực tế kho hàng của Công ty để quản lý hiệu quả kho hàng.
Tại phòng kế toán hàng hàng hoá cũng được quản lý chặt chẽ theo phương pháp thẻ song song. Hàng được mã hoá chi tiết đến từng đơn vị cung cấp,đồng thời cũng được quản lý chi tiết theo từng mã hàng, điều này hoàn toàn có thể đáp ứng được trong điều kiện làm kế toán máy của Công ty giúp theo dõi tình hình lưu chuyển hàng hoá chi tiết đến từng đối tượng, từ đó tạo điều kiện đưa ra những quyết định kinh doanh hợp lý.
Tuy nhiên việc quản lý chi tiết hàng hoá ở Công ty hiện nay có một bất cập là thủ kho theo dõi số lượng hàng theo đơn vị tính chưa phải là nhỏ nhất để phù hợp với tình hình nhập xuất hàng còn kế toán lại theo dõi số lượng hàng theo đơn vị tính nhỏ nhất để phù hợp với tình hình bán hàng. Ví dụ với mặt hàng Andiabet 20viên/vỉ, 5vỉ/hộp, 60hộp/kiện thủ kho theo dõi theo đơn vị hộp nhưng kế toán lại theo dõi theo đơn vị viên. Hay mặt hàng Cadef 5g, 10gói/hộp, 80hộp/kiện thủ kho theo dõi theo đơn vị hộp nhưng kế toán theo dõi theo đơn vị gói.... Điều này gây ra sự khó khăn cho kế toán kho và thủ kho khi đối chiếu, kiểm kê kho hàng hàng tháng.
3.1.3.3. Về kế toán nghiệp vụ mua bán hàng hoá tại Công ty:
Công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa ở Công ty được tiến hành dựa trên đặc điểm thực tế ở Công ty và vận dụng sáng tạo chế độ kế toán hiện hành.
Hình thức sổ kế toán Nhật ký- chứng từ sử dụng tại Công ty là hoàn toàn phù hợp với một doanh nghiệp thương mại có tình hình nhập xuất, lưu chuyển hàng hoá lớn như với điều kiện hiện nay của Công ty.
Hiện nay thuốc là mặt hàng nhạy cảm trên thị trường. Lợi dụng việc người dân không nắm được giá cả của mặt hàng này một số Công ty, cửa hàng đã tự động tăng giá thuốc lên gấp 2, 3 lần so với quy định, song với phương châm luôn đảm bảo uy tín của mình Công ty đã đang và sẽ luôn tuân thủ các quy định của Nhà nước trong việc thực hiện giá bán thuốc hợp lý.
toán ở Công ty không sử dụng TK532- Giảm giá hàng bán, điều này là không phù hợp với lý thuyết. Song trên thực tế em thấy, mặc dù chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán là 2 hình thức khác nhau, tài khoản sử dụng khác nhau nhưng lại tương tự nhau về phương pháp hạch toán nên việc Công ty thoả thuận với khách hàng như vậy là có thể chấp nhận được, giúp làm gọn công tác kế toán các khoản giảm trừ doanh thu.
Một ưu điểm nữa là Công ty đã rất linh hoạt khi hạch toán công nợ. Khi phát sinh quan hệ mua bán với nhà cung cấp, khách hàng dù là thanh toán ngay hay trả chậm kế toán đều phản ánh qua TK331, TK131. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi các nghiệp vụ chiết khấu thương mại, giảm giá hàng, đồng thời giúp cho việc ghi sổ hàng mua, ghi sổ doanh thu được nhanh hơn, gọn hơn.
Tại Công ty, kế toán tính giá xuất hàng tồn kho theo phương pháp FIFO nhưng không lập sổ chi tiết giá vốn mà để chương trình máy tính tự động cập nhật nên không theo dõi được chi tiết giá vốn hàng bán. Vì vậy trong chương trình kế toán máy của Công ty nên có thêm chức năng gọi sổ chi tiết giá vốn của hàng hoá.
Việc kế toán của Công ty áp dụng tính giá xuất hàng tồn kho theo phương pháp Nhập trước- xuất trước sẽ giúp Công ty có được giá trị hàng tồn kho cuối kỳ gần sát nhất với giá thị trường nhưng phần giá trị hàng xuất trong kỳ hình thành nên chi phí kinh doanh của doanh nghiệp lại không phản ánh kịp thời giá cả thị trường. Phương pháp này cũng thích hợp đặc biệt trong trường hợp giá cả biến động. Tại Công ty tần suất nhập xuất hàng hoá lớn, chủng loại hàng hoá nhiều nên tính giá vốn hàng xuất bán theo phương pháp này là phức tạp hơn.
3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện và nguyên tắc hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty chuyển hàng hoá tại Công ty
3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty:
Để nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán trong việc quản lý, theo dõi tài sản, nguồn vốn cũng như sự vận động của các thành phần này nhằm cung cấp những thông tin có giá trị, chất lượng cao cho các nhà quản trị của Công ty
xã hội có hiệu quả khác như: tăng cường và củng cố vị thế của Công ty trên thị trường, tăng thu nhập nâng cao đời sống người lao động,...Công ty cũng cần có những bước thay đổi trong hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động kế toán của mình cho phù hợp.
Xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế là xu hướng tất yếu mà tất cả các quốc gia trên thế giới muốn tồn tại và phát triển đều phải tham gia vào. Để hợp tác kinh doanh, các bên cần có tiếng nói chung, hiểu biết về nhau. Và ngôn ngữ kế toán cũng không nằm ngoài yêu cầu này, vì vậy các quy định về quản lý kinh tế tài chính- kế toán của Nhà nước ta cũngđang được hoàn thiện theo xu hướng ngày càng phù hợp hơn với các quy định quốc tế. Theo đó, Công ty cũng cần có những thay đổi phù hợp với các quy định của Nhà nước sao cho phù hợp nhất với công tác quản lý của bản thân Công ty.
Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, sự ra đời của các loại máy móc hiện đại hỗ trợ công việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh và các phương thức bán hàng mới (bán hàng trực tuyến, bán hàng tự động,... ) đã đặt ra cho công tác kế toán nhiều thuận lợi và thách thức.
3.2.2. Nguyên tắc hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty:
Hoàn thiện công tác kế toán là tổ chức mọi mặt của công tác kế toán là tổ chức mọi mặt của công tác kế toán bao gồm: bộ máy kế toán, mô hình kế toán đang áp dụng, tổ chức công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ liên quan, nâng cao trình độ chuyên môn, năng lực xử lý nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán, cùng với việc ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường; đồng thời cung cấp những thông tin kế toán có chất lượng cao giúp cho nhà quản lý có những quyết định đúng đắn.
Hoàn thiện công tác kế toán phải đảm bảo các nguyên tắc sau đây:
- Đảm bảo nâng cao hiệu quả hoạt động lưu chuyển hàng hoá trong doanh nghiệp. Để làm được điều này, công tác kế toán phải hoàn thiện dựa trên yêu cầu
- Hoàn thiện nhằm khắc phục những hạn chế, những điểm không phù hợp trong quá trình hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp. Những biện pháp hoàn thiện này phải xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời trên cơ sở vận dụng sáng tạo những chế độ, quy định của Nhà nước về quản lý kinh tế tài chính.
- Hoàn thiện công tác kế toán cần đáp ứng yêu cầu ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới: vận dụng những quy định chung của chuẩn mực kế toán quốc tế vào thực tế Việt Nam một cách sáng tạo, phù hợp với điều kiện của nước ta.
- Hoàn thiện công tác kế toán phải đảm bảo tính khả thi và mang lại hiệu quả, phù hợp với hoạt động thực tiễn và khả năng của doanh nghiệp.
- Hoàn thiện công tác kế toán phải đi liền với nâng cao trình độ của cán bộ kế toán của doanh nghiệp, cơ sở vật chất kỹ thuật, tài chính của doanh nghiệp.
3.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa tại Công ty:
Trên cơ sở thực trạng công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty và sự cần thiết phải hoàn thiện cũng như nguyên tắc hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty, em xin đưa ra một số giải pháp hoàn thiện như sau:
- Ý kiến 1: Về tài khoản sử dụng:
Kế toán của Công ty không sử dụng TK151- Hàng mua đang đi trên đường để phản ánh giá trị hàng hoá thuộc quyền sở hữu của Công ty nhưng chưa về kho, chỉ khi nào hàng hoá đã về nhập kho kế toán mới phản ánh nghiệp vụ mua hàng trên sổ sách kế toán. Giá trị hàng hóa trong khi đang đi trên đường vì vậy mà không được quản lý. Để đảm bảo quản lý hàng hoá được chặt chẽ, kế toán cần sử dụng thêm TK151 trong hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá.
Kế toán của Công ty cũng không sử dụng TK 157 khi hạch toán hàng xuất cho các chi nhánh, mà ghi nhận doanh thu luôn, điều này là không phù hợp với nguyên tắc ghi nhận doanh thu. Vì vậy, kế toán Công ty nên sử dụng TK 157 để phản ánh hàng xuất cho các chi nhánh, chỉ khi nào các chi nhánh gửi báo cáo về số
- Ý kiến 2: Về chứng từ sử dụng:
Đối với nghiệp vụ bán hàng ra bên ngoài, Công ty sử dụng hoá đơn GTGT kiêm luôn phiếu xuất kho. Để tránh trường hợp số lượng thực xuất không khớp với số lượng do khách hàng yêu cầu trên hoá đơn GTGT cột số lượng trên hoá đơn GTGT nên chia làm 2 cột là “yêu cầu” và “thực xuất”.
Hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ tại đơn vị chỉ cần lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại bộ phận hoá đơn phòng kho vận, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 đưa thủ kho xuất hàng và ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán nhập dữ liệu để giúp thủ kho không phải lưu giữ quá nhiều giấy tờ, đồng thời cũng là tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
- Ý kiến 3:Về cách thức quản lý kho hàng và kế toán chi tiết hàng hoá:
Trong quá trình quản lý kho hàng thẻ đống được sử dụng để cập nhật nhanh lượng hàng nhập xuất vào kho nên cần gọn, đơn giản vì vậy thủ kho chỉ cần theo dõi chứng từ nhập, xuất; tên mặt hàng; lượng nhập, xuất nên bỏ cột “diễn giải” trên thẻ đống mà hiện nay Công ty đang sử dụngđể việc ghi thẻ đống đơn giản hơn.
Định kỳ vào cuối tháng, thủ kho dùng báo cáo kho hàng để đối chiếu với biểu tồn kho của kế toán nhưngđể giải quyết bất cập đã được trình bày ở trên, giúp cho việc đối chiếu được liên tục, không mất thời gian, kế toán nên có thêm bước quy đổi số lượng tồn cuối tháng với một số mặt hàng ra cùng đơn vị với thủ kho. Và khi đó trong biểu tồn kho của kế toán kho cuối kỳ cũng sẽ có thêm cột quy đổi .
- Ý kiến 4:Về kế toán nghiệp vụ mua bán hàng:
Việc kế toán của Công ty áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) trong tính giá vốn hàng xuất bán là còn nhiều bất cập, do vậy em kiến nghị Công ty nên đổi phương pháp tính giá vốn hàng bán theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này, đến cuối tháng dựa vào tình hình nhập, xuất hàng hoá trong tháng, kế toán sẽ tính ra giá vốn hàng xuất bán trong tháng theo công thức:
Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Số lượng hàng hoá tồn đầu kỳ + Số lượng hàng hoá nhập trong kỳ Giá vốn hàng hoá xuất kho = Số lượng hàng hoá xuất kho x
Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ
Khi hạch toán chi tiết hàng bán ra tại Công ty, để quản lý doanh thu bán ra đối với từng loại hàng hoá kế toán tại Công ty sử dụng báo cáo bán hàng được mở chi tiết cho từng mã hàng. Báo cáo thường được lập để tổng hợp số liệu vì vậy trong trường hợp này Công ty nên đổi tên sổ thành “Sổ chi tiết bán hàng”. Công ty cũng nên lập thêm “Sổ tổng hợp chi tiết bán hàng” để tổng hợp tình hình bán hàng của đơn vị. Sổ này được lập vào cuối tháng dựa trên các sổ chi tiết bán hàng. Cụ thể, cuối tháng lấy dòng cộng trên mỗi sổ chi tiết bán hàng để ghi một dòng vào sổ tổng hợp chi tiết bán hàng. Sổ này được dùng để đối chiếu với sổ cái TK 511,512. Sổ