*) Chứng từ sử dụng:
Các chứng từ sau là căn cứ để kế toán hạch toán vào sổ kế toánsau khi được kiểm tra, đối chiếu, xác minh là hợp lý, hợp lệ:
- Hợp đồng mua bán hàng hoá (nếu có)
- Hoá đơn GTGT liên 3 đối với doanh nghiệp thuộc đối tượng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; Hoá đơn bán hàng thông thường liên 3 đối với doanh nghiệp thuộc đối tượng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
- Phiếu xuất kho
- Các chứng từ thanh toán: phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng,... - Bảng kê hàng hoá bán ra (với các loại hàng hoá bán ra không lập hoá đơn)...
*) Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán
- Tài khoản này sử dụng để hạch toán giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ. - Kết cấu, nội dung phản ánh của tài khoản này như sau:
Bên nợ:
- Trị giá vốn của hàng hoá đã xuất bán trong kỳ(KKTX, KKĐK) - Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ (KKTX, KKĐK)
Bên có:
- Kết chuyển trị giá vốn của số hàng đã bán vào tài khoảnxác định kết quả
Tài khoản này không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 511(1)- Doanh thu bán hàng hoá
- Tài khoản này phản ánh tổng doanh thu bán hàng hoá và các khoản giảm trừ doanh thu, từ đó xác định doanh thu thuần từ bán hàng trong kỳ của doanh nghiệp.
- Tài khoản này có kết cấu và nội dụng:
Bên nợ:
- Số thuế TTĐB, thuế xuất khẩu, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp phải nộp tính theo doanh thu bán hàng thực tế
- Số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại kết chuyển trừ vào doanh thu.
- Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ
Bên có:
Tổng số doanh thu bán hàng hoá thực tế phát sinh trong kỳ
Tài khoản này cuối kỳ không có số dư.
Tài khoản 512- Doanh thu nội bộ
- Tài khoản này phản ánh tổng số doanh thu và các khoản ghi giảm doanh thu về số hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ tiêu thụ nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty, tập đoàn,....
- Tài khoản 512 gồm 3 tài khoản cấp 2: TK 5121- Doanh thu bán hàng hoá TK 5122- Doanh thu bán các thành phẩm TK 5123- Doanh thu cung cấp dịch vụ
- Kết cấu và nội dung phản ánh của TK512(1) tương tự như TK 511(1)đã nêu ở trên. Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán, kế toán bán hàng còn sử dụng những tài khoản: TK3331, TK521,531,532, TK111,112,...
*) Kế toán nghiệp vụ bán hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên:
Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGTtheo phương pháp khấu trừ:
+ Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp(sơ đồ 1.8):
TK1561 TK632 TK911 TK5111
TK1562 TK33311
VAT phải nộp
doanh thu thuầnbbbbbán hàngbbbbbbbbb bbbTK111,112,131
Trị giá mua thực tê Kết chuyểnaaaaaa Kết chuyểnbbbbb Doanh thu bbbbbbbb
Phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán
của hàng xuất bán giá vốnbbbbbb
Sơ đồ 1.8: Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp,
phương pháp KKTX
+ Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng (sơ đồ 1.9)
TK1561 TK911 TK111,…
K/chuyển giá vốn hàng
bán TK33311
TK157 TK632 TK5111
aaaaaXuất kho hàng Trị giá mua thực tếb Kết chuyển Doanh thu bánbbbb aaaahoá gửi cho của hàng gửi bán bbbdoanh thu thuần hàngbbbbbb
bbbkhách hàng đã được chấp nhậnb
Bên mua từ chốibbbb bbbbbVAT phải nộp
Sơ đồ 1.9: Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng,
phương pháp KKTX
+ Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng có tham gia thanh toán (sơ đồ 1.10) TK111,112,331 TK632 TK911 TK111,… (d) (e) (f) (a) (d) (b) (c) (b) TK157 TK5111 (a) TK1331 TK33311
Sơ đồ 1.10: Kế toán bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng có
tham gia thanh toán, phương pháp KKTX
(a) Mua hàng, bán thẳng, giao nhận trực tiếp tay ba với nhà cung cấp và khách hàng (b) Mua hàng chuyển thẳng cho khách hàng
(d) Ghi nhận doanh thu bán hàng và VAT phải nộp (e) Kết chuyển giá vốn hàng bán
(f) Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần
+ Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng không tham gia thanh toán: Khi nhận tiền hoa hồng được hưởng từ việc môi giới hàng cho nhà cung cấp hoặc cho khách hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 111,112,131- Tổng số tiền thu từ môi giới bán hàng Có TK 5111- Hoa hồng môi giới được hưởng
Có TK: 33311- Thuế GTGT đầu ra phải nộp của hoa hồng môi giới Nếu phát sinh chi phí môi giới bán hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 641- Chi phí phát sinh liên quan đến môi giới bán hàng Nợ TK 1331- Thuế GTGTđầu vào được khấu trừ
Có TK 111,112,...- Tổng số tiền phải thanh toán
+ Ngoài các bút toán trên, trong trường hợp bán buôn hàng hoá còn có thêm các bút toán sau:
Các bút toán phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu (sơđồ 1.11):
TK521 TK5111
TK531
TK532
TK33311 TK111,112,131
Chiết khấu thương mại
Kết chuyển chiết khấu thương mại Hàng bán bị trả lại
khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại
Kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại Giảm giá hàng bán
Kết chuyển giảm giá hàng bán VAT tương ứng của số chiết
Sơ đồ 1.11: Các bút toán phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu
Bút toán phản ánh giá vốn hàng bị trả lại: Nợ TK 1561- Giá trị hàng hoá nhập kho
Có TK 632- Giá vốn hàng bị trả lại
Bút toán phản ánh chiết khấu thanh toán cho khách hàng hưởng; Nợ TK 635- Ghi tăng chi phí hoạt động tài chính
Có TK 111,112- Thanh toán số chiết khấu bằng tiền
Có TK 131- Số chiết khấu thanh toán ghi giảm số nợ phải thu khách hàng Phương thức bán lẻ hàng hoá
- Bán lẻ thu tiền trực tiếp, thu tiền tập trung, bán hàng tự chọn,...: Căn cứ vào Báo cáo bán hàng, Bảng kê bán lẻ hàng hoá, giấy nộp tiền hàng ngày và các chứng từ gốc kèm theo (Hoá đơn, Biên bản giao nhận hàng hoá,...), kế toán phản ánh giá vốn và doanh thu hàng bán:
+ Phản ánh giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán lẻ
Có TK 1561- Trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất bán lẻ + Phản ánh doanh thu hàng bán:
Nợ TK 111,112- Tổng tiền hàng bán lẻ nhân viên bán hàng đã nộp Nợ TK 1381- Số tiền hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý
Có TK 5111- Doanh thu bán hàng
Có TK 33311- Thuế GTGTđầu ra phải nộp
Có TK 3381- Số tiền hàng thừa chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý
- Bán hàng trả góp:
+ Ghi nhận giá vốn của hàng hoá xác định là tiêu thụ: Nợ TK 632- Giá vốn của hàng bán trả góp
Có TK 1561- Trị giá mua thực tế của hàng bán trả góp + Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 111,112- Tiền hàng thu lần đầu tại thời điểm bán hàng Nợ TK 131- Số tiền còn phải thu của người mua (nợ trả góp)
Có TK 5111- Doanh thu bán hàng (giá bán thanh toán 1 lần) Có TK 33311- Thuế GTGTđầu ra phải nộp
+ Định kỳ phân bổ số lãi trả góp vào doanh thu hoạt động tài chính: Nợ TK: 3387
Có TK: 515
- Bán hàng theo phương thức giao hàng đại lý, ký gửi:
+ Tại bên giao hàng bán đại lý (sơđồ 1.12)
(c) (d1) (c) (d2) (d1) (d2) TK641 (e) TK33311 TK1331 TK5111 TK131 TK111,112 TK1561 TK157 TK632 (a) (b)
Sơ đồ 1.12: Kế toán tại bên giao hàng bán đại lý
(a) Xuất hàng giao đại lý
(b) Khi nhận báo cáo bán hàng của bên đại lý, đơn vị chủ hàng xuất hoá đơn cho số hàng đã bán, ghi nhận giá vốn cho số hàng đã bán
(c) Ghi nhận doanh thu cho số hàng đã bán
(d) Căn cứ hoá đơn đòi tiền hoa hồng của bên đại lý, đơn vị chủ hàng ghi chi phí bán hàng và thuế GTGT
(d1) Trường hợp chi phí hoa hồng thanh toán riêng (d2) Trường hợp chi phí hoa hồng bù trừ tiền hàng (e) Thu tiền hàng đại lý
+ Tại bên nhận hàng bán đại lý(sơ đồ 1.13) (a) Nhận hàng bán đại lý
(b) Đơn vị nhận đại lý bán hàng, xuất hoá đơn giao cho khách hàng
(c) Khi nhận được hoá đơn của bên giao đại lý về số hàng đã bán thì đại lý ghi tổng số tiền phải trả chủ hàng, số thuế đầu vào được khấu trừ (c1) và xuất hoá đơn đòi tiền hoa hồng (c2) (trường hợp bù trừ tiền hàng)
(c2) (b2)
hồng
TK003
(a)Nhận hàng bán đại lý Hàng đại lý bán được (b1) Trả lại hàng đại lý
TK5113 TK331 TK111,112,131
Doanh thu hoa hồng Tiền hàng phải trả
TK33311 TK33311
VAT của hoa VAT phải nộp
VAT đầu vào của hàng bán TK111,112 Tiền hàng còn phải trả TK1331 (c1)
Sơ đồ 1.13: Kế toán tại bên nhận hàng bán đại lý
- Các trường hợp bán hàng khác:
+ Hàng đổi hàng: Với nguyên tắc hàng xuất kho đem đi đổi coi như bán, hàng nhập kho do đổi hàng coi như mua, kế toán hạch toán như sau:
Xác định doanh thu do đổi hàng
Nợ TK 131- Tổng giá thanh toán của hàng đem đi trao đổi Có TK 5111- Doanh thu tiêu thụ của hàng trao đổi
Có TK 33311- Thuế GTGTđầu ra phải nộp của hàng đem trao đổi Ghi nhận giá vốn của hàng xuất kho đem đi trao đổi
Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán
Có TK 1561- Trị giá mua của hàng xuất kho đem trao đổi Nhận hàng do đổi hàng:
Nợ TK 1561- Trị giá mua của hàng nhập kho Nợ TK 1331- Thuế GTGTđầu vào được khấu trừ
Có TK 131- Tổng giá thanh toán của hàng nhận về
+ Trả lương, thưởng cho công nhân viên:
Phản ánh tổng giá thanh toán của hàng dùng trả lương, thưởng cho công nhân viên: Nợ TK 334- Trả lương cho công nhân viên
Nợ TK 431- Trả thưởng cho công nhân viên
Có TK 512- Doanh thu bán hàng nội bộ (giá thanh toán) Có TK 33311- Thuế GTGTđầu ra phải nộp
Ghi nhận giá vốn hàng hoá được xác định là tiêu thụ: Nợ TK 632
Có TK 1561
+ Trường hợp xuất hàng hoá để khuyến mại, quảng cáo, biếu tặng, phục vụ cho
hoạt động kinh doanh:
Phản ánh doanh thu của hàng xuất dùng theo giá vốn:
Nợ TK 641,642- Chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp Có TK 512- Doanh thu nội bộ
Ghi nhận giá vốn hàng hoá được xác định là tiêu thụ: Nợ TK 632
Có TK 1561
Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:
Các bút toán bán hàng được thực hiện như trên nhưng giá bán bao gồm cả thuế GTGT. Cuối kỳ kế toán mới xácđịnh số thuế GTGT phải nộp:
Nợ TK 5111,512 Có TK 33311
*) Kế toán nghiệp vụ bán hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ:
Trong hệ thống kế toán kiểm kê định kỳ, hàng ngày khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng kế toán chỉ phản ánh nghiệp vụ ghi nhận doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu (như phương pháp KKTX). Nghiệp vụ ghi nhận giá vốn được ghi vào ngày cuối kỳ trên cơ sở kết quả kiểm kê đánh giá hàng còn tồn kho, tồn đại lý, tồn mua chưa kiểm nhận:
Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 6112- Mua hàng hoá