*) Chứng từ sử dụng:
Các chứng từ được sử dụng để phản ánh nghiệp vụ mua hàng trong doanh nghiệp thương mại thường có:
thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; Hoá đơn bán hàng thông thường liên 2, nếu người bán thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
- Trong trường hợp hàng hoá là nông, lâm, thuỷ, hải sản mua trực tiếp của người sản xuất thì doanh nghiệp lập bảng kê mua hàng thay cho hoá đơn mua hàng.
- Phiếu nhập kho hàng hoá do cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp lập phản ánh số hàng hoá thực tế nhập kho về số lượng và giá trị.
- Hợp đồng mua bán hàng hoá (nếu có)
- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng, uỷ nhiệm chi,...
- Ngoài ra trong các trường hợp đặc biệt còn lập một số chứng từ khác như: Biên bản kiểm nhận hàng hoá, biên bản xử lý hàng hoá thiếu hụt,...
*) Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 156- Hàng hoá.
- Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có của hàng hoá tồn kho, tồn quầy (KKĐK); hàng hoá tồn kho, tồn quầy và xuất, nhập trong kỳ theo trị giá thực tế (KKTX) - Tài khoản này có kết cấu, nội dung:
Bên nợ:
- Trị giá hàng hoá mua nhập kho trong kỳ (KKTX)
- Trị giá hàng hoá giao gia công chế biến nhập kho (KKTX) - Trị giá hàng hoá phát hiện thừa khi kiểm kê (KKTX) - Trị giá hàng hoá bịngười mua trả lại (KKTX)
- Chi phí thu mua hàng hoá phát sinh trong kỳ (KKTX) - Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được ghi nhận (KKĐK)
- Chi phí thu mua của hàng tồn kho cuối kỳ được ghi nhận (KKĐK)
Bên có:
- Trị giá vốn xuất kho của hàng hoá: xuất bán, xuất giao đại lý, xuất thuê gia công chế biến, xuất góp vốn liên doanh, xuất sử dụng,...(KKTX)
- Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng, chiết khấu thương mại (KKTX) - Trị giá vốn hàng hoá xuất trả lại người bán (KKTX)
- Trị giá vốn hàng hoá thiếu hụt khi kiểm kê coi như xuất kho (KKTX) - Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ (KKTX) - Trị giá vốn hàng hoá tồn kho đầu kỳ đã kết chuyển (KKĐK) - Chi phí thu mua của hàng tồn đầu kỳ đã kết chuyển (KKĐK)
Dư nợ:
-Trị giá vốn của hàng hoá tồn kho cuối kỳ. - Chi phí thu mua của hàng hoá tồn kho
- Tài khoản 156- Hàng hoá được chi tiết thành 2 tiểu khoản:
Tài khoản 1561- Giá mua hàng hoá: Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng hoá Tài khoản 1562- Chi phí thu mua hàng hoá: Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá phát sinh trong quá trình thu mua hàng hoá liên quan trực tiếp tới số hàng hoá đã nhập vào trong kỳ, tình hình kết chuyển chi phí thu mua cho khối lượng hàng hoá xuất bán ra trong kỳ và hàng hoá tồn cuối kỳ.
Tài khoản 157- Hàng gửi bán:
- Tài khoản này phản ánh trị giá mua thực tế của hàng gửi bán, ký gửi, đại lý đã được chấp nhận hoặc chưa được chấp nhận trong kỳ.
- Tài khoản này có kết cấu, nội dung:
Bên nợ:
- Phản ánh trị giá vốn hàng hoá, dịch vụ gửi bán, gửi đại lý hoặc đã thực hiện với khách hàng nhưng chưa được chấp nhận (KKTX)
- Kết chuyển giá thực tế hàng gửi bán tồn cuối kỳ (KKĐK)
Bên có:
- Giá vốn hàng hoá, dịch vụ đã được khách hàng chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán (KKTX)
- Giá vốn hàng gửi bán bị từ chối, trả lại (KKTX)
- Kết chuyển giá thực tế hàng gửi bán tồn đầu kỳ (KKĐK)
Dư nợ: Trị giá hàng gửi bán chưa được chấp nhận
Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường:
của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho, còn đang trên đường vận chuyển hoặc đã tới doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho.
- Tài khoản này có kết cấu, nội dung:
Bên nợ:
- Giá trị hàng hoá đang đi đường tăng trong kỳ (KKTX)
- Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi trên đường tồn cuối kỳ (KKĐK)
Bên có:
- Giá trị hàng hoá đi đường các kỳ trước đã về nhập kho hoặc chuyển giao thẳng cho khách hàng (KKTX)
- Kết chuyển giá thực tế hàng đi đường tồn đầu kỳ (KKĐK)
Dư nợ: Giá thực tế hàng đang đi trên đường tồn cuối kỳ
Tài khoản 611(2)- Mua hàng hoá
- Tài khoản này được sử dụng để hạch toán biến động hàng hoá kỳ báo cáo (nhập, xuất) trong trường hợp đơn vị sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho.
- Tài khoản này có kết cấu, nội dung:
Bên nợ:
- Trị giá vốn hàng hóa tồn đầu kỳ kết chuyển (tồn kho, tồn quầy, tồn gửi bán khách hàng, hàng mua đang đi đường,...)
- Chi phí thu mua của hàng tồn đầu kỳ được kết chuyển sang - Trị giá vốn thực tế hàng hoá nhập mua và nhập khác trong kỳ. - Chi phí thu mua hàng hoá trong kỳ
Bên có:
- Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá tồn cuối kỳ (tồn kho, tồn quầy, tồn gửi bán khách hàng, hàng mua đang đi đường,...)
- Kết chuyển chi phí thu mua của hàng hoá tồn cuối kỳ
- Giảm giá hàng mua và chiết khấu thương mại được hưởng trong kỳ - Trị giá hàng mua trả lại trong kỳ
kỳ (ghi ngày cuối kỳ theo kết quả kiểm kê)
- Kết chuyển chi phí thu mua cho hàng bán trong kỳ
Tài khoản này cuối kỳ không có số dư.
Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán, kế toán mua hàng còn sử dụng các tài khoản có liên quan khác như TK 111, 112, 331, 133, ...
*) Kế toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên:
Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
- Ta có sơ đồ khái quát kế toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên, sơ đồ 1.4:
Trong đó:
(a) Trường hợp giá trị hợp lý của hàng hoá được đánh giá cao hơn giá gốc (b) Trường hợp giá trị hợp lý của hàng hoá được đánh giá thấp hơn giá gốc - Trường hợp hàng về trước, hoá đơn chưa về thì kế toán chưa ghi sổ kế toán. Đến cuối tháng, nếu hoá đơn về thì ghi giống trường hợp hàng về có hoá đơn kèm theo. Nếu cuối tháng hoá đơn chưa về thì kế toán ghi sổ theo giá tạm tính:
Nợ TK 1561
Có TK 111,112,331
Sang tháng sau, khi hàng về kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính và kê khai thuế GTGT:
+ Trường hợp giá tạm tính < giá thực tế, ghi bổ sung: Nợ TK 1561- Giá trị hàng hoá ghi bổ sung
Nợ TK 1331- Tổng số thuế chi trả cho toàn bộ lô hàng theo chứng từ Có TK: 111,112,331
+ Trường hợp giá tạm tính > giá thực tế, ghi giảm:
Nợ TK 1331- số thuế chi trả cho toàn bộ lô hàng theo chứng từ Có TK 111,112,331
Nợ TK 111,112,331
được hưởng chiết (a) (b) (a) (b) hàng hoá TK811 TK 3381 TK 1381
Trị giá hàng thừa chưa Trị giá hàng thiếu chưa
TK 154
Nhập kho hàng hoá đã xuất gia công, chế biến
Xuất kho hàng hoá đem gia công chế biến
Chênh lệch tăng do đánh Chênh lệch giảm do đánh
giá lại hàng hoá giá lại hàng hoá
Góp vốn liên doanh bằng
TK 412 TK 412
rõ nguyên nhân rõ nguyên nhân
liên doanh bằng hàng hoá
TK 222,128,228 TK 711,3387
Nhà nước cấp vốn, các cổ đông, Trả lại vốn góp liên doanh các bên góp vốn liên doanh; nhận lại vốn
mua đang đi đường đường về nhập kho hàng mua trả lại
TK411,222,128,228 TK411
TK 151 khấu thương mại,
Trị giá hàng Trị giá hàng mua đi giảm giá hàng mua, của hàng hoá mua vào
VAT được khấu trừ của hàng TK 1331
mua đang đi đường VAT của hàng
Chiết khấu thương mại,
TK 1331 giảm giá hàng mua,
VAT được khấu trừ trả lại hàng mua
TK 111,112,331 TK1561 TK 111,112,331
Trị giá hàng mua nhập kho
- Nếu mua hàng hoá có giá trị bao bì tính giá riêng: Nợ TK 1561- Trị giá hàng hoá mua về nhập kho Nợ TK 1532- Trị giá bao bì tính riêng
Nợ TK 1331- VAT được khấu trừ của hàng mua vào và bao bì Có TK 111,112,331- Tổng giá thanh toán
- Nếu mua hàng không nhập kho, gửi bán hoặc tiêu thụ ngay: Nợ TK 632- Trị giá mua của hàng tiêu thụ ngay
Nợ TK 157- Trị giá mua của hàng gửi bán luôn
Nợ TK 1331- VAT được khấu trừ của hàng tiêu thụ ngay (hàng gửi bán luôn) Có TK 111,112,331- Tổng giá thanh toán
- Khi được hưởng chiết khấu thanh toán, hạch toán là doanh thu hoạt động tài chính: Nợ TK 515
Có TK 111,112,331 - Kế toán chi phí thu mua:
Chi phí mua hàng là các khoản chi tiêu cần thiết để doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ mua hàng. Thuộc chi phí mua hàng gồm các khoản sau:
Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bốc xếp hàng mua; Chi phí kho bãi chứa đựng hàng hoá trung gian;
Chi phí trả lệ phí cầu, đường, phà phát sinh khi mua hàng; Chi phí hoa hồng môi giới liên quan tới khâu mua hàng; Chi phí hao hụt hàng mua trong định mức
Do chi phí thu mua hàng hoá liên quan đến toàn bộ hàng hoá trong kỳ nên cuối kỳ cần phải phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ trong kỳ và hàng tồn cuối kỳ theo tiêu thức phù hợp. Chi phí thu mua hàng hoá phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ được tính theo công thức sau:
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ
trong kỳ
=
Chi phí thu mua
đầu kỳ +
Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ x Giá mua của hàng tiêu thụ trong kỳ Giá mua của hàng
tiêu thụ trong kỳ +
Giá mua của hàng tồn cuối kỳ
Trình tự kế toán chi phí thu mua hàng hoá được khái quát thành sơ đồ 1.5:
Phân bổ chi phí thu mua
TK1331 cho hàng tiêu thụ trong kỳ Thuế GTGT
TK111,112,331 TK1562 TK632
Tập hợp chi phí mua hàng
Sơ đồ 1.5: Kế toán chi phí thu mua hàng hoá (KKTX)
Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp kế toán phản ánh giá mua hàng hoá bao gồm cả thuế GTGT.
*) Kế toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ:
Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: - Kế toán nghiệp vụ mua hàng được khái quát bằng sơ đồ 1.6:
TK128,222…
TK151,156,157 TK6112 TK111,112,331
Kết chuyển trị giá hàng tồn Chiết khấu thương mại, giảm đầu kỳ giá hàng mua, trả lại hàng mua
TK111,112,331 TK1331
Giá thực tế hàng hoá mua VAT được khấu
vào trong kỳ trừ
TK1331 TK515
VAT được Chiết khấu thanh toán nhhhh
khấu trừ được hưởng
TK411,222,… TK632
TK151,156,157
Kết chuyển trị giá hàng tồn cuối kỳ
Giá thực tế hàng nhập từ Kết chuyển giá vốn hàng đã tiêu kkkk
các nguồn khác thụ vào cuối kỳ
Trị giá mua của hàng xuất khác trong kỳ
Sơ đồ 1.6: Kế toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp KKĐK
- Trường hợp phát sinh chi phí thu mua, cuối kỳ kế toán cũng tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ trong kỳ và hàng tồn cuối kỳ như ở trên. Khi đó, trình tự kế toánchi phí thu mua hàng hoá được khái quáttheo sơ đồ 1.7:
VAT được khấu trừ
hoá nhập trong kỳ Kết chuyển chi phí thu mua
TK1331 của hàng tồn cuối kỳ
của hàng hoá tồn đầu kỳ hàng tiêu thụ trong kỳ
TK111,112,331
Chi phí thu mua của hàng TK1562
TK1562 TK6112 TK632
Kết chuyển chi phí thu mua Chi phí thu mua phân bổ cho
Sơ đồ 1.7: Kế toán chi phí thu mua hàng hoá (KKĐK)
Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp kế toán phản ánh giá mua hàng hoá bao gồm cả thuế GTGT.