Xuất phát từ đặc điểm, tình hình thực tế tại Công ty là hoạt động nhập, xuất hàng hoá diễn ra hàng ngày và để phù hợp với yêu cầu quản lý, theo dõi thường xuyên, liên tục, kịp thời sự biến động hàng hóa trong kho, công ty đã tổ chức kế toán tổng hợp hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, định kỳ từ 5- 7 ngày kế toán sẽ tập hợp hoá đơn và cập nhật nghiệp vụ nhập, xuất hàng hóa vào máy vi tính.
Để hạch toán tổng hợp hàng hóa mua vào tại Công ty, kế toán sử dụng một số tài khoản chủ yếu sau:
TK 1561: Giá mua hàng hóa TK 111: Tiền mặt
TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 331: Phải trả cho người bán
a- Phương pháp hạch toán:
Khi nhận được các hoá đơn liên quan đến nghiệp vụ mua hàng kế toán sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán và định khoản ngay trên hoá đơn. Với nghiệp vụ mua hàng, dù thanh toán ngay hay trả chậm kế toán đều hạch toán qua TK331.
*Theo hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho ngày 17/12/2006 kế toán sẽ định khoản nghiệp vụ mua hàng của công ty cổ phần dược TRAPHACO như sau:
Nợ TK: 1331: 3.356.000
Có TK: 33115: 70.476.000
Ngày 27/12/2006 khi thanh toán tiền hàng, dựa vào phiếu chi kế toán sẽ định khoản như sau:
Nợ TK: 33115: 70.476.000 Có TK 111: 70.476.000
* Theo hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho ngày 21/12/2006 kế toán định khoản nghiệp vụ mua hàng của XN dược phẩm TW1 như sau:
Nợ TK 1561: 393.643.860 Nợ TK 1331: 19.682.193
Có TK 33111: 413.326.053
Kế toán định khoản phần chiết khấu thương mại được hưởng như sau: Nợ TK 33111: 12.399.782
Có TK 1561: 11.809.316 Có TK 1331: 590.466
Đơn vị thanh toán ngay tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng: Nợ TK 33111: 400.926.271
Có TK 112: 400.926.271
* Trường hợp một số mẫu thuốc được sử dụng để kiểm nghiệm chất lượng hàng thì kế toán sẽ ghi như sau:
Nợ TK: 632- Tài sản thiếu do sử dụng để kiểm nghiệm được ghi tăng giá vốn Có TK: 331- Phải trả nhà cung cấp
b- Phương pháp ghi sổ:
Để ghi chép lại các số liệu kế toán một cách hệ thống kế toán đã lựa chọn hệ thống sổ sách của hình thức ghi sổ Nhật ký- chứng từ. Quy trình ghi sổ được khái quát theo sơ đồ 2.6.
Ví dụ 12 : Hạch toán tổng hợp hàng hoá mua vào tại Công ty trong tháng 12/2006 như sau:
Sơ đồ 2.6 : Kế toán quá trình mua hàng theo hình thức
nhật ký- chứng từ
Hiện nay ở Công ty mọi nghiệp vụ mua hàng dù thanh toán dưới hình thức nào (thanh toán ngay hay trả chậm....) đều được hạch toán qua TK331, nên theo hình thức ghi sổ Nhật ký- chứng từ việc hạch toán tổng hợp hàng hóa mua vào tại Công ty chính là quá trình tổng hợp số liệu kế toán từ các chứng từ ban đầu (hoá đơn GTGT của nhà cung cấp) để vào sổ chi tiết TK331 (tháng 12/2006) trên cơ sở đó cuối tháng ghi vào nhật ký chứng từ số 5 tháng 12/2006 (biểu số 20). Công việc trên do kế toán máy làm. Việc vào sổ cái là do kế toán viên làm. Các kế toán viên trong phòng kế toán sẽ dựa vào phần cộng tổng các dòng, cột của nhật ký chứng từ số 5, lấy số liệu tổng của cột “TK nợ 156” để vào sổ cái TK 156 dòng “TK 331 (NKCT số 5)” cột “tháng 12”. Dòng “Tổng số phát sinh có” được kế toán viên
Phiếu nhập
Nhật ký chứng từ số1,2,4,5,10
Sổ chi tiết TK 331
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết tùy theo phương pháp
hạch toán chi tiết (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhật ký chứng từ số 5
Sổ cái TK 156, 331
Báo cáo kế toán
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu
nợ cuối kỳ tháng 11 cộng với cộng số phát sinh nợ của tháng 12 trừ đi tổng số phát sinh có của tháng 12 ta có số dư nợ cuối kỳ của TK156.
Ta có biểu trích mẫu nhật ký chứng từ số 1 (biểu số 18), nhật ký chứng từ số 2 (biểu số 19), nhật ký chứng từ số 5 (biểu số 20) và sổ cái TK156 (biểu số 21).