Trong điều khiển hệ thống kinh tế, để liờn kết cỏc bộ phận, cỏc nguồn lực trong một thể thống nhất để thực hiện cỏc chiến lược, sỏch lược điều khiển thỡ việc thiết kế hệ thống quản lý đúng vai trũ quan trọng. Thiết kế hệ thống quản lý là hoạt động cần thiết để xõy dựng cơ cấu, guồng mỏy, nhằm đảm bảo cho cỏc hoạt động quản lý đạt được mục tiờu của mỡnh.
Thiết kế hệ thống cũn là việc lựa chọn cụng việc phõn nhúm và giao cho mỗi nhúm một cấp lónh đạo với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trỏch nhiệm cần thiết để thực hiện mục tiờu của hệ thống đó đề ra.
Tuy nhiờn, khụng cú cỏch thiết kế hệ thống quản lý nào tốt nhất cho mọi hệ thống, mọi hoàn cảnh. Người thiết kế phải lựa chọn mụ hỡnh cho phự hợp nhất với hoàn cảnh cụ thể của mỡnh. Trong thực tiễn quản lý đó xuất hiện nhiều mụ hỡnh cơ cấu tổ chức quản lý khỏc nhau, xin giới thiệu một số mụ hỡnh phổ biến sau:
4.1. Thiết kế hệ thống theo quan hệ trực tuyến
Theo cơ cấu này, cấp dưới chỉ chịu sự lónh đạo trực tiếp từ 1 cấp trờn.
Hỡnh 4.19. Cơ cấu trực tuyến của doanh nghiệp sản xuất. * Ưu điểm:
- Tuõn thủ nguyờn tắc một trưởng, tạo sự thống nhất, tập trung - Mối liờn hệ rừ ràng, kờnh liờn hệ ngắn
- Khả năng kiểm soỏt trực tiếp cao - Khả năng điều khiển linh hoạt
* Nhược điểm:
- Người lónh đạo cao nhất phải phõn quyền lónh đạo - Hỡnh thành bộ phận trung gian
- Khả năng kiểm soỏt từ cao trờn cao nhất xuống cấp thấp nhất bị hạnh chế.
Hỡnh 4.20. Cơ cấu chức năng của doanh nghiệp sản xuất
Cơ cấu này thực hiện theo nguyờn lý: - Cú sự tồn tại cỏc đơn vị chức năng
- Khụng theo tuyến: theo cơ cấu này cấp dưới chịu sự lónh đạo của nhiều cấp trờn phụ trỏch những chức năng khỏc nhau.
* Ưu điểm:
- Cho phộp chuyờn mụn húa cỏc chức năng lónh đạo - Giảm bớt quỏ trỡnh xử lý thụng tin của cấp cao
* Nhược điểm:
- Phỏ vỡ nguyờn tắc một cấp tập trung lónh đạo – chế độ trỏch nhiệm khụng rừ ràng - Cú sự khụng thống nhất trong cỏc hoạt động của cỏc cấp chức năng
- Khú xỏc định trỏch nhiệm và hay đổ trỏch nhiệm cho nhau.
4.3. Thiết kế hệ thống theo quan hệ trực tuyến – tham mưu:
Đõy là sự kế hợp ưu điểm của 2 cấu trỳc trờn: Mỗi cấp dưới chịu sự lónh đạo của một cấp trờn trực tiếp, song cấp trờn đú lại cú cỏc bộ phận chức năng làm cố vấn trong việc ra quyết định, cỏc bộ phận tham mưu này khụng cú quyền lónh đạo trực tiếp, song ý kiến của họ được xõy dựng thành quyết định của cấp trờn trực tiếp.
Hỡnh 4.21. Mụ hỡnh trực tuyến – tham mưu * Ưu điểm:
- Cấp trờn tranh thủ được cỏc ý kiến đúng gúp về chuyờn mụn ở bộ phận chức năng để xõy dựng quyết định.
- Đảm bảo được quan hệ trực tuyến.
* Nhược điểm:
- Do bộ phận tham mưu ớt nhận thụng tin từ cấp dưới nờn cỏc quyết định trợ giỳp ớt nhiều mang tớnh quan liờu.
- Dễ gõy cho cấp trờn và tham mưu xa rời thực tế.
4.4. Thiết kế hệ thống theo quan hệ trực tuyến – chức năng:
Đõy là kiểu cơ cấu hỗn hợp của 2 loại cơ cấu trực tuyến và chức năng. Kiểu cơ cấu này cú đặc điểm cơ bản là vẫn tồn tại cỏc đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyờn mụn, khụng cú quyền chỉ đạo cỏc đơn vị trực tuyến. Những người lónh đạo trực tuyến chịu trỏch nhiệm về kết quả hoạt động của hệ thống và được toàn quyền ra quyết định.
Hỡnh 4.22. Mụ hỡnh trực tuyến – chức năng * Ưu điểm:
- Cú được ưu điểm của 2 cơ cấu trực tuyến và chức năng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tạo điều kiện cho cỏc cấp quản lý phỏt huy ưu điểm chuyờn mụn
* Nhược điểm:
- Đụi khi chồng chộo mệnh lệnh trực tuyến và chức năng - Đũi hỏi nhà quản lý cấp cao phải được chọn lựa.
4.5. Thiết kế hệ thống theo cơ cấu ma trận – bàn cờ
Theo cơ cấu này, mỗi cấp dưới chịu sự lónh đạo của hai hay nhiều hơn cấp trờn. Một hướng là trực tuyến, một hướng là theo chương trỡnh mục tiờu. Kết hợp quản lý theo chức năng và theo mục tiờu (hay theo sản phẩm) cấp dưới chịu sự lónh đạo của cấp trờn phụ trỏch chương trỡnh mục tiờu và lónh đạo của cấp trờn trực tiếp. Nhận sự chỉ đạo chung của cấp trờn trực tiếp và cỏc mệnh lệnh đặc biệt của người lónh đạo chương trỡnh. Đõy là mụ hỡnh rất hấp dẫn trọng quản lý hiện nay và cho phộp:
- Cựng một lỳc thực hiện nhiều dự ỏn - Sản xuất nhiều loại sản phẩm khỏc nhau.
- Mỗi thành viờn của bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng được gắn kết với một đề ỏn trờn một khu vực nhất định.
Hỡnh 4.23. Mụ hỡnh ma trận – bàn cờ * Ưu điểm:
- Hỡnh thức tổ chức quản lý linh động
- Ít tốn kộm, gọn nhẹ, sử dụng nhõn lực hiệu quả
- Đỏp ứng tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh nhiều biến động - Hỡnh thành và giải thể theo đề ỏn dễ dàng, nhanh chúng
* Nhược điểm:
- Dễ gõy tranh chấp giữa người lónh đạo và cỏc bộ phận
- Đũi hỏi người lónh đạo cấp cao nhất phải cú kiến thức tổng hợp và uy tớn - Đụi khi chồng chộo mệnh lệnh giữa 2 tuyến lónh đạo.