Ở trờn đó núi đến cỏc cỏch phõn chia bộ phận trong hệ thống. Vấn đề đặt ra là cỏch ủy quyền (trao quyền hạn ) cho cỏc bộ phận như thế nào?
Bản chất của mối quan hệ về quyền hạn là vấn đề trực tuyến và tham mưu.
Khi người quản lý khụng được giao những quyền hạn đỳng đắn – quyền tự chủ trong việc ra quyết định thỡ cỏc bộ phận khỏc nhau khụng phối hợp nhịp nhàng để cựng hoàn thành mục tiờu.
Mối quan hệ quyền lực (ngang hay dọc) là những yếu tố làm cho việc tổ chức cú thể tiến hành được, làm cho cỏc bộ phận hoạt động nhịp nhàng, thực hiện được sự phối hợp.
3.1. Khỏi niệm trực tuyến và tham mưu
3.1.1. Trực tuyến
Là những chức năng cú trỏch nhiệm trực tiếp hoàn thành cỏc mục tiờu của doanh nghiệp.
Là những chức năng giỳp cho những người quản lý trực tuyến làm việc cú hiệu quả nhất trong việc hoàn thành những mục tiờu hàng đầu của doanh nghiệp.
Thực chất mối quan hệ tham mưu và trực tuyến là những vấn đề về quan hệ và quyền lực. Quyền hạn trực tuyến trao cho người quản lý một quyền lực trực tiếp với cấp dưới, nú ở trong mọi hệ thống kinh tế như một thang bậc khụng thể chia cắt hay một loạt cỏc thứ bậc khỏc nhau.
Quan hệ trực tuyến được sắp xếp theo nguyờn lý, thứ bậc trong hệ thống: tuyến quyền hạn từ một vị trớ quản lý cao nhất đến bất kỳ một cấp dưới nào càng rừ ràng bao nhiờu thỡ việc ra quyết định tương ứng và thụng tin trong hệ thống sẽ càng hiệu quả bấy nhiờu.
Quyền hạn trực tuyến thể hiện ở mối quan hệ trong đú cấp trờn giỏm sỏt trực tiếp một cấp dưới. Mối quan hệ quyền lực ở đõy là trực tuyến trực tiếp hay theo thứ bậc. Hỡnh 4.13 là cơ cấu tổ chức điển hỡnh của một Cụng ty.
Bản chất của mối quan hệ tham mưu là cố vấn chức năng của những người làm ở bộ phận tham mưu thuần tỳy là điều tra – khảo sỏt – nghiờn cứu và đưa ra những ý kiến tư vấn cho người quản lý trực tuyến mà họ cú trỏch nhiệm phải liờn hệ.
Quản đốc B Quản đốc C Chủ tịch Phó Chủ tịch tài chính Phó Chủ tịch sản xuất Phó Chủ tịch bán hàng Trợ lý chủ tịch Quản lý nhân sự Quản lý sản xuất Quản lý nguồn quỹ Quản đốc A Luồng quyền hạn trực tuyến
Quan hệ tham mưu
Hỡnh 4.14. Mối quan hệ quyền lực trực tuyến và tham mưu.
Vớ dụ: Bộ phận giao dịch trong doanh nghiệp trong phạm vi là người cố vấn cho ban quản lý cao nhất thỡ nú là bộ phận tham mưu.
Nhưng bờn trong bộ phận lại cú những mối quan hệ trực tuyến; giỏm đốc sẽ đứng ở vị trớ nắm quyền trực tuyến đối với cỏc cấp dưới trực tiếp. Ngược lại, phú chủ tịch phụ trỏch sản xuất lại đứng đầu ở một bộ phận mà ai cũng thấy rừ ràng và hiểu chung là trực tuyến. Cụng việc chớnh của người đú khụng phải là tư vấn cho người quản trị trưởng. Tuy vậy, nếu phú chủ tịch này cú gúp ý cho người quản trị trưởng về chớnh sỏch sản xuất của toàn Cụng ty thỡ mối quan hệ đú lại trở thành mối quan hệ tham mưu. Bờn trong bộ phận sản xuất cú thể cú nhiều bộ phận nhỏ, trong số chỳng, một nơi cú vai trũ cố vấn, do đú cú mối quan hệ tham mưu cho toàn bộ phận hay cho một vài đơn vị thuộc bộ phận này.
Xột đến toàn bộ cơ cấu tổ chức hệ thống thỡ đặc tớnh chung của mối quan hệ trực tuyến – tham mưu sẽ xuất hiện trong toàn bộ hệ thống.
Lưu ý: Trong chừng mực nào đú cỏc bộ phận như nguồn quỹ và nhõn sự thường cú những hoạt động tỏc nghiệp, cũng như trỏch nhiệm của một bộ phận tham mưu.
Một số bộ phận mang tớnh tham mưu, cỏc bộ phận khỏc lại cú tớnh trực tuyến.
Một khi xột đến toàn bộ cơ cấu tổ chức, đặc tớnh chung của mối quan hệ trực tuyến tham mưu sẽ xuất hiện trong toàn bộ tổ chức. Một số bộ phận chủ yếu mang tớnh tham mưu trong mối quan hệ với toàn bộ tổ chức. Cỏc bộ phận khỏc lại cú tớnh trực tuyến. Hỡnh 4.15 cho thấy một sơ đồ tổ chức đơn giản của một cụng ty.
Cỏc hoạt động của giỏm đốc phụ trỏch nghiờn cứu và giao dịch cú khuynh hướng trở nờn những cố vấn chủ yếu cho tuyến hoạt động hợp tỏc chớnh.
Cỏc bộ phận tài chớnh – sản xuất – bỏn hàng với cỏc hoạt động núi chung cú liờn quan đến chức năng hợp tỏc chủ yếu được coi là cỏc bộ phận trực tuyến.
Mối quan hệ trực tuyến – tham mưu là mối quan hệ liờn hệ giữa cỏc chức năng khỏc nhau của hệ thống. Chủ tịch Phó chủ tịch tài chính Giám đốc nghiên cứu Phó chủ tịch sản xuất Giám đốc về quan hệ giao dịch Phó chủ tịch bán hàng Phụ trách kế toán Phụ trách kiểm tra tiền
mặt Phụ trách bán trong nước Phụ trách quảng cáo Phụ trách bán hàng ở nước ngoài Phụ trách sản xuất Phụ trách nhân sự Phụ trách việc mua sắm Trưởng phòng kiểm tra Trưởng phòng sản xuất chi tiết Trưởng phòng lắp ráp sửa chữa Trưởng phòng bảo dưỡng
Hỡnh 4.15. Sơ đồ tổ chức đơn giản của một cụng ty.
3.2. Khỏi niệm về quyền hạn theo chức năng
3.2.1. Quyền hạn theo chức năng
Quyền hạn theo chức năng là quyền được giao cho một cỏ nhõn hay một bộ phận để cú quyền kiểm soỏt những quỏ trỡnh, việc thực hiện của những chớnh sỏch cụ thể hay những vấn đề khỏc cú liờn quan đến cỏc hoạt động được tiến hành ở những bộ phận khỏc.
Quyền hạn theo chức năng được thực hiện khi người quản lý trực tiếp bị hạn chế bởi kiến thức chuyờn mụn, bởi thiếu khả năng bao quỏt quỏ trỡnh… Trong những trường hợp như vậy, người quản lý trực tuyến bị tước mất một số quyền hạn. Cấp trờn sẽ giao cho một chuyờn viờn
tham mưu hay người quản lý bộ phận khỏc.
Vớ dụ hỡnh 4.16: Bốn quản trị viờn đó được trao quyền hạn theo chức năng. Quyền hạn chức năng được giao cho người quản lý tỏc nghiệp.
Những người đứng đầu cỏc bộ phận tỏc nghiệp đụi khi cũng cú những lý do hợp lý để kiểm tra một phương phỏp hay một quỏ trỡnh nào đú của bộ phận tỏc nghiệp khỏc. Vớ dụ, phú chủ tịch phụ trỏch bỏn hàng cú thể được trao quyền hạn chức năng đối với quản trị viờn phụ trỏch sản xuất ở những khu vực cú liờn quan đến bỏn hàng như thống kờ đơn đặt hàng, bao gúi, hay làm cho cỏc bộ phận dịch vụ cú thể sử dụng được.
Hỡnh 4.16. Ủy quyền theo chức năng
Quan hệ trực tuyến thụng thường
Ủy quyền theo chức năng từ quyền hạn trực tuyến của chủ tịch.
3.2.2. Phạm vi quyền hạn theo chức năng
Quyền hạn theo chức năng cần được giới hạn cẩn thận đỳng mực và trả lời cõu hỏi “như thế nào” đụi khi là cõu hỏi “khi nào”, hiếm khi là cõu hỏi “ai – cỏi gỡ - ở đõu”.
Vớ dụ: Người quản lý mua sắm cú quyền hạn đưa ra cỏc thủ tục mua sắm cho từng bộ phận từng khu vực nhưng khụng cần núi rừ cho cỏc bộ phận này phải mua cỏi gỡ hay vào lỳc nào. Nhưng khi chỉ đạo hoạt động mua sắm cho toàn cụng ty thỡ họ sẽ hoạt động với tư cỏch là người đứng đầu cỏc bộ phận phục vụ.
Quyền hạn chức năng sẽ phỏ hỏng cụng việc quản lý nếu sử dụng quỏ phạm vi cho phộp. Chớnh vỡ vậy nú luụn phải được khống chế.
Hỡnh 4.17. Quyền hạn theo chức năng của cỏc bộ phận trực tuyến.
Quyền hạn chức năng sẽ phỏ hỏng cụng việc của người quản lý nếu sử dụng quỏ phạm vi quyền hạn chức năng là rất quan trọng để duy trỡ tớnh toàn vẹn của cỏc cương vị quản lý. Nếu một cụng ty cú được, như một số Cụng ty đó cú những ủy viờn quản trị cú quyền hạn chức năng về những thủ tục trong lĩnh vực nhõn sự, mua sắm, kế toỏn, giao thụng, ngõn quỹ, kỹ thuạt, quan hệ giao dịch, luật, chớnh sỏch bỏn hàng, và bất động sản, thỡ những sự phức tạp trong mối quan hệ quyền hạn thực sự cú thể rất lớn.
Một người quản lý xớ nghiệp hay một người quản lý bỏn hàng cú thể cú 5, 10 hoặc thậm chớ 15 người phụ trỏch chức năng, hỗ trợ cho một người quản lý trực tuyến trung gian. Trong một trường hợp một người quản đốc phõn xưởng đó phải chịu sự giỏm sỏt và chức năng của mười tỏm đơn vị khỏc. Khi được hỏi, liệu cú chỉ thị nào trong số này lại mõu thuẫn nhau và khụng rừ ràng hay khụng, người đú đó trả lời “Ngày nào cũng cú!”. Cũn khi được hỏi anh ta đó làm gỡ khi những điều đú xảy ra, anh ta đỏp rằng anh ta tuõn theo hệ thống quản lý “đề-xi-ben” tức là chỉ chỳ ý đến những ai hột to nhất.
Mặc dự việc cú những sự phức tạp như vậy là điều tất yếu nhưng bạn cú thể thấy rằng điều đú cú thể gõy nờn một số sự lộn xộn nghiờm trọng. Mực độ nhất quỏn nào đú trong mệnh lệnh là cần thiết và người lónh đạo cao nhất phải đảm bảo được điều đú qua việc ủy quyền chức năng sao cho chỳng được thực hiện ở cấp dưới cấp người quản lý được bổ nhiệm.
Ở hỡnh 4.18 quyền hạn chức năng của giỏm đốc tổ chức và về quan niệm hệ giao dịch khụng được vượt quỏ quyền hạn của cỏc phú Chủ tịch chịu trỏch nhiệm về tài chớnh, bỏn hàng và sản xuất.