4.1.1.1 Tìm hiểu về công ty khách hàng
Trong mọi cuộc kiểm toán, việc tìm hiểu và thu thập thông tin về khách hàng là một công việc quan trọng và cần thiết. Đây là công việc đầu tiên khi thực hiện kiểm toán và có thể coi là nền móng cho toàn bộ cuộc kiểm toán. Đối với khách hàng mới, những thông tin đầu tiên về khách hàng sẽ là căn cứ để Công ty SVC quyết định tiếp nhận khách hàng hay không? Khi bắt đầu thực hiện kiểm toán, những thông tin thu thập được sẽ là cơ sở ban đầu để KTV hoạch định các thủ tục kiểm toán phù hợp với đặc điểm hoạt động của khách hàng; đánh giá sơ bộ về mức độ rủi ro và sự đảm bảo của cuộc kiểm toán.
Hiểu được tầm quan trọng của công việc tìm hiểu về khách hàng, tại Công ty SVC, việc tìm hiểu về khách hàng sẽ do KTV chính thực hiện. Công ty cổ phần thủy sản ABC là khách hàng mới lần đầu tiên công ty SVC thực hiện kiểm toán; do vậy, việc tìm hiểu và thu thập thông tin ban đầu về khách hàng càng được chú trọng và được thực hiện một cách kỹ lưỡng, cẩn thận. Sau khi nhận được yêu cầu kiểm toán từ khách hàng, KTV chính của công ty sẽ xuống tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, tiến hành khảo sát tình hình hoạt động cũng như phân tích sơ bộ BCTC. Bên cạnh đó, KTV chính cũng tìm hiểu lý do thay đổi kiểm toán của Ban Giám đốc xem có chứa đựng tính chất bất thường không?
a) Ngành nghề kinh doanh
Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Công ty cổ phần thủy sản ABC hiện có các ngành nghề kinh doanh sau:
- Chế biến, kinh doanh xuất nhập khẩu và kinh doanh nội địa các loại nguyên liệu, sản phẩm nông thủy súc sản.
- Kinh doanh xuất nhập khẩu các loại vật tư, hạt giống, con giống, thức ăn, thuốc thú y, hóa chất phụ gia, thiết bị, máy móc phục vụ cho các ngành nuôi trồng, đánh bắt, khai thác, chế biến nông, thủy, súc sản.
- Kinh doanh xuất nhập khẩu các loại thực phẩm và hàng tiêu dùng do Việt Nam sản xuất, nhập khẩu và phân phối các loại thực phẩm và hàng tiêu dùng do nước ngoài sản xuất cho thị trường trong nước.
- Nghiên cứu phát triển và kinh doanh nuôi trồng các loại nông sản, thủy hải súc sản xuất khẩu.
b) Hình thức sở hữu vốn
Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, vốn điều lệ của công ty là 88.928.640.000đồng.
c) Kỳ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng
- Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong kế toán là đồng Việt Nam (VND).
- Niên độ kế toán được sử dụng bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
d) Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006QĐ-BTC ngày 20/03/2006 và các Thông tư sửa đổi, bổ sung của Bộ Tài Chính.
e) Mục đích kiểm toán
- Công bố tình hình kinh doanh cho các cổ đông công ty nắm rõ.
- Xác nhận sự trung thực và hợp lý của BCTC cho các nhà đầu tư biết để phát hành cổ phiếu và thu hút đầu tư.
f) Đánh giá sơ bộ khoản mục nợ phải trả người bán
Trước khi tiến hành thực hiện các thủ tục kiểm toán, KTV yêu cầu khách hàng cung cấp BCTC năm 2012 do đơn vị lập, sau đó thực hiện so sánh số dư khoản mục nợ phải trả người bán năm 2012 với năm trước để có những đánh giá sơ bộ ban đầu về khoản mục này.
Bảng 4.1: Bảng đánh giá sơ bộ khoản mục nợ phải trả người bán tại Công ty cổ phần thủy sản ABC năm 2012
ĐVT: Đồng
Chỉ tiêu 01/01/2012 31/12/2012 Chênh lệch
Tuyệt đối Tương đối (%) Trả trước cho người bán 12.424.463.281 11.246.122.725 (1.178.340.556) (9,48) Phải trả cho người bán 6.166.805.840 52.455.683.550 46.288.877.710 750,61
Nguồn: Tổng hợp từ kết quả kiểm toán của KTV thực hiện tại Công ty cổ phần thủy sản ABC, 2012
Nhận xét
Từ bảng đánh giá sơ bộ ban đầu cho thấy: Nợ phải trả người bán năm 2012 tăng rất mạnh so với năm 2011. Cụ thể: So với năm 2011, số dư của khoản phải trả này trong năm 2012 tăng 46.288.877.710 đồng, tương ứng tỷ lệ tăng 750,61%. Từ BCTC do khách hàng cung cấp, KTV thấy rằng hàng tồn kho của khách hàng vào thời điểm cuối kỳ còn khá lớn. Do vậy, có thể đây là các khoản nợ hình thành do việc mua nguyên vật liệu phục vụ cho việc sản xuất các hàng tồn kho này. Tuy nhiên, giá vốn hàng bán năm 2012 lại tăng không đáng kể so với năm 2011 và giá trị tài sản cố định trong năm không có biến động lớn nên KTV nghi ngờ có thể đơn vị đã cố tình khai khống khoản phải trả người bán nhằm mục đích nào đó.
Đối với khoản trả trước người bán, so với thời điểm đầu năm, số dư của khoản này vào thời điểm cuối năm có biến động giảm nhưng không đáng kể. Cụ thể, cuối năm 2012, số dư giảm 1.178.340.556 đồng, tương ứng tỷ lệ giảm 9,48% so với thời điểm đầu năm. Khi thực hiện các thủ tục kiểm toán, KTV sẽ kiểm tra tính chính xác số dư của khoản mục này.
4.1.1.2 Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục nợ
phải trả người bán
Việc nghiên cứu HTKSNB có ý nghĩa rất quan trọng. Thông qua sự hiểu biết về HTKSNB, KTV sẽ xác định được các loại sai sót tiềm tàng; xem xét các yếu tố ảnh hưởng có thể dẫn đến rủi ro làm cho BCTC bị sai lệch trọng yếu; là căn cứ để thiết kế các thử nghiệm cơ bản; …. Đây là lần đầu tiên công ty SVC tiến hành kiểm toán cho Công ty cổ phần thủy sản ABC. Do đó, việc tìm hiểu về HTKSNB của công ty này được đặc biệt chú ý nên sẽ do KTV chính thực hiện.
Để tìm hiểu HTKSNB đối với khoản mục nợ phải trả người bán tại công ty khách hàng, KTV đã tiến hành phỏng vấn Ban Giám Đốc và bộ phận kế
gắn liền với chu trình mua hàng – trả tiền thông qua bảng câu hỏi được soạn sẵn. Bảng dưới đây sẽ trình bày kết quả thu được
Bảng 4.2: Bảng câu hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục nợ phải trả người bán
Câu hỏi Không
áp dụng Trả lời Ghi chú Có Không Yếu kém Quan trọng Thứ yếu 1) Phiếu đề nghị mua hàng có được
đánh trước số thứ tự hay không?
2) Phiếu đề nghị mua hàng, đơn đặt
hàng có được người có thẩm quyền ký duyệt trước khi đặt hàng hay không?
3) Các chứng từ có được lập ngay khi nghiệp vụ phát sinh không?
4) Định kỳ công ty có tiến hành đối
chiếu phiếu đề nghị mua hàng với tài khoản trên sổ cái không?
5) Công ty có tách biệt giữa các chức năng đặt hàng, đề nghị mua hàng và chức năng nhận hàng với nhau hay không?
6) Đơn đặt hàng có được đánh số thứ tự trước và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng trước khi gửi cho nhà cung cấp hay không?
7) Đơn đặt hàng có lập thành nhiều liên và có được chuyển đến bộ phận kho, phòng kế toán và phòng kế hoạch – cung ứng không?
8) Đơn vị có bộ phận độc lập để xét duyệt, lựa chọn nhà cung cấp hay không?
9) Công ty có yêu cầu bộ phận đặt hàng cung cấp ít nhất ba bảng báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập cho người có thẩm quyền xem xét trước khi tiến hành đặt hàng trong trường hợp đơn đặt hàng có giá trị lớn không?
10) Công ty có đưa ra mức kỷ luật cụ thể đối với trường hợp nhân viên nhận tiền hoa hồng của nhà cung cấp không?
11) Định kỳ công ty có thực hiện việc hoán chuyển nhân viên mua hàng không?
12) Công ty có quy định bộ phận thủ
kho chỉ được nhận hàng khi đã nhận được đơn đặt hàng hợp lệ do phòng đặt hàng gửi đến hay không?
Câu hỏi Không áp dụng Trả lời Ghi chú Có Không Yếu kém Quan trọng Thứ yếu 13) Công ty có quy định biên bản nhận
hàng phải được đánh số thứ tự trước và chỉ được lập mỗi khi nhận hàng từ nhà cung cấp không?
14) Trước khi nhập kho, hàng hóa có được kiểm tra về số lượng, đặc điểm, quy cách,.. và tiến hành đối chiếu với đơn đặt hàng không?
15) Biên bản nhận hàng có được gửi cho phòng kế toán và phòng Kế hoạch – cung ứng hay không?
16) Hóa đơn bán hàng nhận được từ nhà cung cấp có được đóng dấu và ghi số tham chiếu của đơn đặt hàng, biên bản nhận hàng, mã tài khoản, tên viết tắt của nhân viên thực hiện việc kiểm tra,… hay không?
17) Kế toán công ty có tiến hành đối chiếu hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp với đơn đặt hàng và biên bản giao hàng hay không?
18) Người phụ trách kế toán có theo dõi thanh toán kịp thời cho nhà cung cấp để được hưởng chiết khấu không?
19) Séc, ủy nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt có được đánh số trước không?
20) Hóa đơn đã thanh toán có được
đóng dấu “Đã thanh toán” không?
21) Trước khi thanh toán, phiếu chi có
được kiểm tra tính hợp lệ không?
22) Các khoản nợ có được theo dõi theo
từng đối tượng nhà cung cấp không?
23) Kế toán công ty có thực hiện việc
đối chiếu công nợ vào thời điểm cuối kỳ không?
24) Các hóa đơn đã thanh toán và chưa thanh toán có được lưu trữ tách biệt không?
Nguồn: Tổng hợp từ tài liệu của Công ty SVC thực hiện tại Công ty cổ phần thủy sản ABC, 2012
Quy ước
- Câu trả lời “Có” được quy ước là biểu thị một tình trạng kiểm soát tốt vì đơn vị đã thực hiện đúng các thủ tục kiểm soát đã quy định.
- Câu trả lời “Không” được quy ước là biểu thị một tình trạng kiểm soát không tốt, cho thấy sự yếu kém của kiểm soát nội bộ, những sai sót tiềm tàng có khả năng phát sinh do các thủ tục kiểm soát đã được quy định không được thực hiện trong thực tế.
Kết quả
Bảng câu hỏi tìm hiểu về HTKSNB đối với khoản mục nợ phải trả người bán được thực hiện bằng cách phỏng vấn các nhân viên có liên quan trong đơn vị cho ta kết quả: Trong tổng số 24 câu hỏi phỏng vấn, có 22 câu trả lời “Có”, chiếm tỷ lệ 91,64%; và 2 câu trả lời “Không”, tương ứng với tỷ lệ 8,33%. Từ kết quả thu được, KTV đánh giá HTKSNB của Công ty cổ phần thủy sản ABC đối với khoản mục nợ phải trả người bán là hữu hiệu.
4.1.1.3 Xác lập mức trọng yếu
Như đã biết, trong kiểm toán BCTC, do lấy mẫu cũng như do các hạn chế tiềm tàng khác của cuộc kiểm toán nên KTV không thể phát hiện được mọi sai lệch trong BCTC. Tuy nhiên, KTV phải đảm bảo hợp lý rằng sai lệch nếu còn tồn tại trên BCTC đã kiểm toán sẽ không ảnh hưởng trọng yếu. Do vậy, việc xác định mức trọng yếu là công việc hết sức quan trọng mà KTV phải làm để ước lượng sai phạm có thể chấp nhận được cho toàn bộ BCTC nói chung và từng khoản mục nói riêng, xác định thời gian và phạm vi của cuộc kiểm toán. Nắm rõ tầm quan trọng của việc xác lập mức trọng yếu, tại Công ty SVC, việc xác định mức trọng yếu sẽ được những KTV chính lâu năm, có nhiều kinh nghiệm trong công ty thực hiện và thường là do chính thành viên Ban Giám đốc đảm nhiệm công việc này. Sau đây là kết quả thu được từ việc xác lập mức trọng yếu do Giám đốc Công ty SVC thực hiện.
Căn cứ vào số liệu được cung cấp từ công ty khách hàng, KTV đã xác định chỉ tiêu làm căn cứ xác định mức trọng yếu. Do mục đích kiểm toán của Công ty cổ phần thủy sản ABC là phát hành BCTC để các cổ đông công ty nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh. Và điều mà các cổ đông quan tâm nhất đó là kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Xuất phát từ lý do đó mà khi thực hiện kiểm toán cho các công ty cổ phần, KTV sẽ lấy lợi nhuận làm chỉ tiêu xác lập mức trọng yếu. Tuy nhiên, khi tìm hiểu về BCTC của Công ty cổ phần thủy sản ABC, KTV nhận thấy so với lợi nhuận, doanh thu
của công ty có sự biến động ít hơn. Do vậy, KTV quyết định chọn chỉ tiêu doanh thu làm căn cứ xác định mức trọng yếu.
Việc xác định mức trọng yếu được thực hiên theo chương trình kiểm toán mẫu của Hội kiểm toán viên hành nghề Việt Nam (Vietnam Association of Certified Public Accountants (VACPA)). Kết quả thực hiện được trình bày trong bảng sau
Bảng 4.3: Bảng xác định mức trọng yếu cho Công ty cổ phần thủy sản ABC ĐVT: Đồng
Chỉ tiêu Kế hoạch Thực tế
Tiêu chí được sử dụng để tính mức
trọng yếu tổng thể Doanh thu Doanh thu
Lý do lựa chọn tiêu chí này để xác
định mức trọng yếu Doanh thu biến động ít hơn lợi nhuận
Giá trị tiêu chí được lựa chọn (a) 817.005.805.639 817.005.805.639 Tỷ lệ sử dụng để ước tính mức
trọng yếu tổng thể
Lợi nhuận trước thuế: 5% - 10%
Doanh thu: 0,5% - 3% Tổng tài sản và vốn: 2% (b) 0,5% 0,5% Mức trọng yếu tổng thể (c)=(a)*(b) 4.085.029.028 4.085.029.028 Mức trọng yếu thực hiện (d)=(c)*50% 2.042.514.514 2.042.514.514 Ngưỡng sai sót không đáng kể/
Sai sót có thể bỏ qua
(e)=(d)*4% (tối đa) 81.700.581 81.700.581
Nguồn: Hồ sơ kiểm toán của Công ty SVC thực hiện tại Công ty cổ phần thủy sản ABC, 2012
Theo chương trình kiểm toán mẫu của Hội kiểm toán viên hành nghề Việt Nam (VACPA), KTV không tiến hành phân bổ mức trọng yếu cho từng khoản mục riêng biệt mà xác định một mức trọng yếu chung cho tất cả các khoản mục. Theo đó, sau khi xác định mức trọng yếu của tổng thể (PM), KTV sẽ tiến hành xác định mức trọng yếu thực hiện. Mức trọng yếu thực hiện được xác định bằng một tỷ lệ phần trăm trong khoảng từ 50% - 75% so với PM. Đây là mức trọng yếu được sử dụng chung cho tất cả các khoản mục, là mức sai lệch tối đa được phép của từng khoản mục. Khi kiểm tra chi tiết, KTV sẽ dựa vào ngưỡng sai sót không đáng kể để đề nghị phía công ty khách hàng điều chỉnh. Nếu sai sót của từng nghiệp vụ nhỏ hơn ngưỡng sai sót này, KTV có thể bỏ qua và ngược lại, KTV đề nghị khách hàng điều chỉnh. Sau khi kiểm tra hết các khoản mục và nghiệp vụ, KTV sẽ tổng hợp các sai sót của từng khoản mục, tiến hành so sánh với mức trọng yếu thực hiện và sau đó sẽ tổng hợp sai sót của tất cả các khoản mục để so sánh với mức trọng yếu tổng thể. Từ đó đưa ra nhận xét về BCTC. Trong thực tế, mức trọng yếu thực hiện thường được xác định bằng 50% giá trị mức trọng yếu tổng thể.