trường MNTT “Mẹ Yêu Con”
a.Mục tiêu của biện pháp
Biện pháp này là bước đi tiếp theo sau biện pháp cụ thể hóa vấn đề chất lượng trong mục tiêu sứ mạng của nhà trường. Tiêu chuẩn hóa nhằm xác định rõ, cụ thể các mục tiêu và phân tích các mục tiêu thành các tiêu chuẩn chất lượng; và quy trình hóa nhằm xác định rõ, cụ thể các công việc cần làm, mối quan hệ giữa các bộ phận với cả quá trình, phân tích thành các quy trình công việc với các điều kiện cần và đủ để tiến hành công việc đạt tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra (gọi là quy trình chất lượng). Biện pháp này nhằm thực hiện một trong những yêu cầu hàng đầu của quản lý chất lượng đó là nhận biết
được các quá trình cần thiết và áp dụng chúng trong toàn bộ tổ chức.
b.Nội dung biện pháp
Mỗi công việc đều có quy trình của nó.Mọi thành viên trong nhà trường phải hiểu được, nói được và có đủ khả năng, đủ điều kiện để thực hiện đúng quy trình công việc của mình. Mọi thành viên cam kết thực hiện các công việc
theo quy trình chất lượng để mang tới cho khách hàng dịch vụ chăm sóc nuôi dạy trẻ mầm non đúng như tôn chỉ mục đích của nhà trường và đúng như các mục tiêu chất lượng đã đề ra. Việc xác định các tiêu chuẩn và các quy trình công việc được ghi lại trong sổ tay chất lượng, làm kim chỉ nam cho công
việc của các thành viên.
c.Cách thức tổ chức thực hiện
Bước thứ nhất, căn cứ vào kế hoạch chiến lược nhằm thực hiện tôn chỉ mục đích của nhà trường, ban lãnh đạo cần phân tích nhu cầu thị trường, nhu cầu về chất lượng và số lượng, tìm ra những đặc tính cụ thể và các con số cụ thể phản ánh nhu cầu đó, đưa ra bản thiết kế về sản phẩm dịch vụ mà nhà trường sẽ cung ứng ra thị trường. Bản thiết kế sản phẩm đó sẽ là cơ sở để tiêu chuẩn hóa và quy trình hóa mọi hoạt động của nhà trường.
Bước thứ hai, nhà trường tiến hành văn bản hóa các tiêu chuẩn và quy trình công việc, đưa ra một hệ thống các văn bản hướng dẫn thực hiện công việc ở từng vị trí công việc cụ thể của nhà trường.Phải xác định rằng, có bao nhiêu công việc trong hoạt động chăm sóc nuôi dưỡng giáo dục trẻ là có bấy nhiêu đầu việc cần được xác định rõ yêu cầu cần đạt.Những yêu cầu cần đạt đó chính là tiêu chí chất lượng của một công việc cụ thể. Và có bao nhiêu công việc thì cũng có bấy nhiêu quy trình thực hiện công việc với những đòi hỏi cụ thể về phương tiện, cách thức thực hiện, các kiến thức, kĩ năng, thái độ cần thiết của người thực hiện công việc đó. Chính vì vậy, mọi chỉ dẫn cần được rõ ngay từ đầu, đúng ngay từ đầu.Quy trình đúng và làm đúng quy trình chính là cơ chế thực hiện đảm bảo chất lượng.
a.Ví dụ
Tiêu chuẩn hóa và quy trình hóa khâu tiếp nhận học sinh mới
Tiêu chí: Trẻ nhanh chóng thích nghi với việc đi nhà trẻ. Phụ huynh yên tâm gửi con ở trường. Truyền đạt và thu thập đầy đủ thông tin ban đầu cho quá trình sinh hoạt học tập của trẻ tại trường.
- Sang tuần thứ 2, trẻ vui vẻ đi học
- Sang tháng thứ 2, trẻ vui vẻ thực hiện nề nếp sinh hoạt ở nhà trẻ - Phiếu tham khảo ý kiến phụ huynh đạt 6/10 điểm.
Quy trình đón trẻ mới:
Bảng 3.1. Hướng dẫn thực hiện quy trình đón trẻ mới
CÁC BƯỚC YÊU CẦU VÀ HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG NGƯỜI
THỰC HIỆN Bước 1: Tìm
hiểu đặc điểm tâm sinh lý, thói quen sinh hoạt của trẻ ở gia đình để định hướng cách chăm sóc khi trẻ mới đến lớp, nguyện vọng, quan điểm của gia đình
- Độ tuổi, giới tính của trẻ
- Đặc điểm của trẻ, chú ý: sức khỏe, tính nết, thói quen ăn uống, ngủ, vệ sinh. - Mức độ phát triển thể chất, ngôn ngữ, vận động của trẻ
- Nguyện vọng của gia đình
- Thông tin tuyển sinh, bản thuyết minh những hoạt động sẽ diễn ra ở nhà trẻ, những dự đoán diễn biến tâm lý và thể chất của trẻ thời kì thích nghi môi trường lớp học cung cấp cho phụ huynh.
- Thông tin trao đổi với phụ huynh học sinh về nhu cầu nguyện vọng của gia đình. - Sổ tuyển sinh - Cán bộ phụ trách quyển sinh - Giáo viên dự kiến sẽ trực tiếp đón trẻ Bước 2: Tìm hiểu trẻ trong thời gian trẻ đi học thử
- Đơn xin học, sơ yếu lý lịch của trẻ và phiếu thu phí nhập học.
- Đối với trẻ mới đi nhà trẻ lần đầu và dưới 3 tuổi
- Không nhận quá 2 trẻ mới vào lớp trong cùng 1 tuần
- Thời gian từ 3 – 5 ngày
- Có người thân trong gia đình đi cùng
- Cán bộ phụ trách tuyển sinh, giáo viên lớp nhận trẻ
và trực tiếp chăm sóc trẻ ở lớp
- Ghi chú các đặc điểm quan sát được trong thời gian học thử
- Giáo viên tại lớp chủ động giao tiếp, làm quen, trò chuyện với trẻ để hướng dẫn trẻ làm quen với các sinh hoạt của lớp học, xây dựng mối quan hệ tin cậy đối với trẻ và phụ huynh học sinh.
Bước 3: Hoàn thiện hồ sơ thủ tục nhập học
- Đơn xin học theo mẫu, sơ yếu lý lịch của trẻ theo mẫu, sổ tiêm chủng, sổ sức khỏe của trẻ
- Kết luận và thống nhất các nội dung sau thời gian trẻ học thử và phương hướng giúp đỡ trẻ thích nghi trong thời gian chính thức đi nhà trẻ. - Nhập sổ danh bộ học sinh - Cán bộ tuyển sinh - Giáo viên nhận trẻ - Phụ huynh học sinh - Hiệu trưởng nhà trường Bước 4: Giúp trẻ nhanh chóng thích nghi sinh hoạt ở nhà trẻ
- Kĩ năng đón trẻ của giáo viên: giao tiếp nhẹ nhàng, ân cần đối với trẻ, kiên nhẫn và hiểu rõ nhu cầu ăn uống, vệ sinh, nghỉ ngơi, nhu cầu được thông cảm, chia sẻ, an ủi động viên của trẻ, cùng trẻ chơi trò chơi - Kĩ năng phối hợp hỗ trợ của đồng nghiệp và cán bộ tuyển sinh: xác định những trường hợp trẻ đặc biệt khó thích nghi để hỗ trợ giáo viên trong lớp
- Nhật kí hàng ngày của trẻ mới đi học, thông tin trao đổi với phụ huynh học sinh: sức khỏe, tâm trạng, cảm xúc và những tiến
- Cán bộ tuyển sinh - Giáo viên nhận trẻ Phụ huynh học sinh
triển của trẻ. Bước 5: Đánh giá kết luận và rút kinh nghiệm trường hợp trẻ mới
- Nhật kí hàng ngày trong tháng đầu và nhận xét đánh giá cuối mỗi tuần học có ý kiến phản hồi của phụ huynh học sinh.
- Sổ công tác tuyển sinh: rút kinh nghiệm sau mỗi trường hợp cụ thể (thành công / thất bại; nguyên nhân, các yếu tố phát sinh …). Đánh giá ưu điểm, hạn chế của giáo viên, cán bộ tuyển sinh, các tình huống và kĩ năng xử lý tình huống của giáo viên, mức độ thích nghi và chỉ số lòng tin của phụ huynh học sinh. Đề xuất những giải pháp mới.
- Cán bộ tuyển sinh - Giáo viên nhận trẻ - Phụ huynh học sinh - Hiệu trưởng nhà trường
d.Điều kiện thực hiện
Các tổ trưởng chuyên môn, trưởng bộ phận phải tham gia tích cực vào việc lập danh mục các công việc, phân tích thực trạng thực hiện các công việc, đánh giá so sánh với yêu cầu và đưa vào Sổ tay chất lượng những đầu việc cốt lõi, quan trọng đòi hỏi sự hoàn thiện những kĩ năng lao động thiết yếu của người thực hiện công việc đó.
3.2.3. Tổ chức các chương trình đào tạo về quản lý chất lượng cho toàn thể
đội ngũ để biến quản lý thành tự quản
a.Mục đích của biện pháp
Biện pháp này nhằm phổ biến đầy đủ nội dung, kiến thức và cả những kĩ năng cần thiết về quản lý chất lượng và tự quản chất lượng cho các thành viên, những người sẽ trực tiếp thực hiện các quy trình công việc, tạo ra văn hóa chất lượng, sự phối hợp và đồng thuận cao giữa các thành viên với tổ nhóm đảm bảo chất lượng. Các chương trình đào tạo còn nâng cao năng lực quản lý chất lượng của ban lãnh đạo và là cơ hội để tổng hợp, đánh giá, điều chỉnh và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng trong trường.Để việc đào tạo
không rơi vào khuôn thước cứng nhắc, cần đa dạng hóa hình thức đào tạo, phát huy tính tự giáo dục trong các phong trào tập thể vì quyền lợi của chính các thành viên.
b.Nội dung của biện pháp
Lập kế hoạch tổ chức lớp đào tạo bồi dưỡng, lựa chọn đối tượng đào tạo bồi dưỡng, biên soạn nội dung chương trình bồi dưỡng và tiến hành tổ chức lớp bồi dưỡng. Chương trình đào tạo bồi dưỡng về quản lý chất lượng dịch vụ chăm sóc giáo dục trẻ mầm non cần được tổ chức định kì và đột xuất, thông qua hình thức lớp học hoặc thông qua thực tiễn công việc hàng ngày với một tập thể cán bộ giáo viên hoặc với từng cá nhân tùy thuộc vào thực trạng nguồn nhân lực và thực trạng quản lý chất lượng của từng giai đoạn, thời điểm cụ thể. Lập kế hoạch đưa nội dung đào tạo về chất lượng vào các hoạt động phong trào của tập thể vì quyền lợi của các thành viên, như: phong trào văn nghệ, ca hát, các kì cuộc vui chơi, nghỉ dưỡng nhằm gia tăng không khí vui tươi, thấu hiểu một cách nhẹ nhàng, tự nhiên những lợi ích của việc xây dựng văn hóa chất lượng mà mỗi thành viên của nhà trường đều có sự tham dự trong đó.
c.Cách thức tổ chức thực hiện
Nhóm đảm bảo chất lượng cùng với ban lãnh đạo nhà trường sử dụng những công cụ thống kê để phân tích mức độ thấu hiểu, vận dụng, thực thi đảm bảo chất lượng của đội ngũ cán bộ giáo viên nhân viên trong trường tại thời điểm hiện tại để xác định các nội dung cần đào tạo bồi dưỡng và hình thức phương pháp thực hiện chương trình bồi dưỡng.
Nếu là lần đầu tiên áp dụng các phương thức quản lý chất lượng và hệ thống quản lý chất lượng, việc cung cấp những kiến thức về chất lượng và đào tạo các kĩ năng lao động sư phạm theo hướng đảm bảo chất lượng dịch vụ chăm sóc nuôi dạy trẻ là bắt buộc. Và biện pháp này yêu cầu sự toàn diện, sâu sắc, phải tác động được mạnh mẽ, sâu rộng đến toàn bộ đội ngũ và nó yêu cầu những cam kết, quyết tâm to lớn từ phía ban lãnh đạo nhà trường.
Tiếp đến là việc lập kế hoạch với những công việc, lịch trình và nguồn lực cụ thể cho chương trình, đưa vào nhiệm vụ năm học, kế hoạch năm học để các thành viên chủ động tự giác tham gia, hợp tác.
Sau đó, triển khai chương trình đào tạo bồi dưỡng theo hình thức lớp học, hội nghị, hội thảo hoặc thông qua thực tiễn công việc như dự giờ thăm lớp, dự các hoạt động, phân tích điều chỉnh trong quá trình giám sát của ban lãnh đạo và nhóm đảm bảo chất lượng. Mục tiêu cuối cùng của các chương trình đào tạo bồi dưỡng về quản lý chất lượng này là người giáo viên mầm non và các bộ phận nhân viên làm việc trong trường nhận thức sâu sắc ý nghĩa, vai trò và phương pháp thực hiện công việc để đạt các mục tiêu chất lượng; có đầy đủ kĩ năng, năng lực cần thiết để đảm bảo chất lượng công việc của chính mình, tự kiểm tra đánh giá được công việc của mình, phát hiện những vấn đề có thể ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng và chú ý tìm ra cách thức để cải tiến chất lượng công việc.
Bên cạnh các hình thức đào tạo mang tính chuẩn mực, chương trình đào tạo về quản lý chất lượng cần vận dụng đa dạng các hình thức đào tạo, thông qua các hoạt động vui chơi tập thể nhằm gia tăng tính liên kết, sự vui tươi, tâm lý thoải mái cho các thành viên. Quan tâm đến những nhu cầu chính đáng về sự tôn trọng, sự tự tôn nghề nghiệp, cởi bỏ sự lo sợ, giảm bớt những áp lực, tạo không khí dân chủ để người GVMN có thể phát huy tính tự giác, chủ động, tự quản theo định hướng đảm bảo chất lượng công việc của chính mình, vừa làm hài lòng bản thân vừa làm hài lòng đồng nghiệp và khách hàng.
Hay nói cách khác, mục tiêu của các chương trình đào tạo là biến quản lý chất lượng thành tự quản lý, và đó là màu sắc chủ đạo của văn hóa chất lượng mà trường mầm non tư thục “Mẹ Yêu Con” cần đạt được.
d.Điều kiện thực hiện
Việc đào tạo cho đội ngũ về quản lý chất lượng cần được nghiên cứu và xây dựng thành chương trình hành động cụ thể, có nhóm chịu trách nhiệm, có hệ thống văn bản hướng dẫn học tập, có đầy đủ điều kiện về không gian, thời
gian, phương tiện dạy – học cho giáo viên nhân viên. Ngoài ra, cần có những hình thức đánh giá xác đáng và có khen thưởng người tích cực học tập, từ học đến làm tốt và có hình thức phê bình, khiển trách, đào thải đối với các cá nhân không tham gia đào tạo và học tập mang tính chất chống đối. Chương trình đào tạo phải là thường xuyên, bắt buộc và kết quả đào tạo là căn cứ để quyết định các quyền lợi tương đương của người lao động. Trước – trong – sau quá trình đào tạo phải có những hình thức đánh giá phù hợp, được sự thông qua của nhóm đảm bảo chất lượng và ban lãnh đạo nhà trường.
Sản phẩm của quá trình đào tạo là kiến thức, kĩ năng và thái độ của người giáo viên nhân viên trong trường về chất lượng công việc và quản lý công việc nhằm đảm bảo chất lượng. Như vậy sản phẩm của quá trình đào tạo là đầu vào của quá trình làm việc của bản thân người giáo viên mầm non. Và theo đúng lý thuyết thì sản phẩm của quá trình này là đầu vào của một quá trình khác, và chất lượng đầu vào góp phần quyết định chất lượng của quá trình tạo ra chất lượng của sản phẩm tiếp theo.Như vậy, trước khi tham gia vào chương trình đạo tạo về quản lý chất lượng, giáo viên nhân viên của trường đã phải được truyền thông về vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của việc tham gia học tập đối với chính bản thân mình và đối với sự phát triển chung của nhà trường.