Theo định nghĩa của Liên đoàn Kế Toán Quốc Tế (IFAC), “ KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: Bảo vệ tài
sản đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của thông tin; bảo đảm việc thực hiện chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả hoạt động”. Vấn đề về nghiên cứu KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát là một việc hết sức quan trọng và được quy định trong nhiều văn bản hướng dẫn về kiểm toán báo cáo tài chính trong nước và quốc tế. Trong chuẩn mực thứ 2 về công việc điều tra trong 10 CMKT được thưc nhận rộng rãi (GAAS) có quy định “ KTV phải có một sự hiểu biết đầy đủ về KSNB để lập kế hoạch kiểm toán và để xác nhận bản chất, thời gian và phạm vi của các cuộc khảo sát thực hiện”. Bên cạnh đó, CMKT quốc tế 315 (IAS 315) và CMKT Việt nam số 315 về “Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị” cũng có quy định rất cụ thể về vấn đề này. Tại AASC, KTV thực hiện cuộc kiểm toán cũng được trang bị bảng câu hỏi để đánh giá KSNB của khách hàng. Dựa vào bảng câu hỏi này, KTV có thể đưa thêm hoặc rút bớt những câu hỏi phù hợp để nắm rõ về sự tồn tại của hệ thống này trong quản lý của công ty khách hàng.
Bảng câu hỏi đánh giá KSNB tại AASC cũng có trang bị một nhóm câu hỏi về tiền lương để đánh giá việc có hay không sự tồn tại của KSNB đối với chu trình này và việc tồn tại của KSNB có mang lại hiệu quả hay không. Vấn đề nhân sự là một trong những vấn đề quan trọng trong một công ty. Nó liên quan trực tiếp đến sự vận hành và hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, chi phí tiền lương cũng là một khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn, vì thế, KSNB về nhân sự rất được kiểm toán quan tâm.
Bảng 1. 4 : Bảng câu hỏi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ
Câu hỏi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ Có Không Không áp
dụng
1.Công ty có quy định về trách nhiệm của từng bộ phận/nhân sự chủ chốt không?
2.Công ty có ký thỏa ước lao động, có quy chế về lao động, tiền lương không?
3.Công ty có bộ phân chuyên trách về quản lý nhân sự hay không?
4.Kế hoạch tuyển dụng có được lập dựa trên kế hoạch phát triển mở rộng quy mô kinh doanh của công ty và được phê duyệt trước hàng năm không? 5.Công ty có thực hiện ký kết hợp đồng quy định của pháp luật với tất cả những người lao động làm việc cho công ty không?
6.Các khoản chi tiêu, phụ cấp cho nhân viên có được quy định rõ ràng bằng văn bản và thông báo cho tất cả người lao động biết không?
7.Có văn bản quy định về khung tiền lương cho từng cấp nhân viên và thời hạn nâng lương không?
_______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______
8.Có trường hợp đặc biệt nào được thanh toán các khoản chi phí ngoài quy định đã thông báo không? 9.Công ty có quy định về tiêu thức đánh giá nhân viên, về việc khen thưởng, nâng bậc hay đề bạt không?
10. Bộ phận nhân sự có cập nhật nhân sự thay đổi của nhân viên đang làm việc tại công ty ít nhất hàng năm không?
11.Khi nhân viên nghỉ, vắng mặt tại văn phòng người lãnh đạo trực tiếp có biết không?
12.Các bảng chấm công, thanh toán lương có được kiểm tra lại trước khi trình ban lãnh đạo phê duyệt không?
13.Công ty có sử dụng các thiết bị điện tử hỗ trợ cho việc chấm công hay không?
14. Nếu công ty áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm thì các số liệu trên bảng tính lương có được kiểm tra lại với số liệu báo cáo kết quản sản xuất không? _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______ _______
(Nguồn dữ liệu công ty)
Kết quả của cuộc phỏng vấn giúp cho KTV có những đánh giá ban đầu về KSNB đối với chu trình tiền lương và nhân viên tại công ty khách hàng. Nếu KSNB theo đánh giá của KTV là đáng tin cậy và hoạt động hiệu quả thì nhóm kiểm toán sẽ thực hiện nhiều thử nghiệm kiểm soát hơn qua đó giảm được thử nghiệm cơ bản trong quá trình kiểm toán chu trình. Trường hợp KSNB theo đánh giá của KTV là kém hiệu quả, KTV sẽ buộc phải sử dụng nhiều thử nghiệm cơ bản hơn và tăng cỡ mẫu trong quá trình kiểm tra chi tiết đối với chu trình tiền lương và nhân viên tại đơn vị khách hàng.