Thủ tục phân tích
Trong thực hiện kiểm toán tại công ty ABC, KTV thực hiện thủ tục phân tích biến động chi phí tiền lương theo tháng nhằm phát hiện tháng có biến dộng bất thường và tìm hiểu nguyên nhân biến động đó. Tại công ty ABC, sau quá trình phân tích chi phí lương, KTV phát hiện, chi phí tiền lương phát sinh nhiều vào các tháng 4, 6, 8, 11, 12. Bằng thủ tục phỏng vấn kế toán và theo dõi số liệu chi phí lương vào các tháng trên, KTV phát
hiện ra vào tháng 4, 7, 11 đơn vị thực hiện tính và thanh toán lương sản phẩm của quý trước đó. Vì vậy, tiền lương có sự tăng lên vào các tháng này. Vào tháng 6, đơn vị có sự bổ sung lương từ quỹ phúc lợi, tháng 8 đơn vị thanh toán thù lao hội đồng thành viên và tháng 12 đơn vị thực hiện chi lương thưởng quý IV và thưởng năm 2014. Đối với khoản lương được thanh toán bằng quỹ phúc lợi, KTV sẽ cần phải theo dõi thêm vì chi phí lương lấy từ quỹ phúc lợi sẽ không được coi là khoản chi phí được trừ tại doanh nghiệp. Với các khoản thù lao hội đồng thành viên phát sinh vào tháng 8, KTV nhận thấy đây là một khoản chi phí thưởng xuyên tại đơn vị. Do công ty ABC là công ty con thuộc tập doàn X, nên hàng năm phải trích một phần chi phí quản lý doanh nghiệp nộp cho đơn vị cấp trên. KTV việc xem xét khẳng định đây là một khoản chi phí phù hợp tại doanh nghiệp.(Bảng 2.4)
Bảng 2.4: Thủ tục phân tích chi phí lương theo tháng thực hiện tại công ty ABC
AASC Auditing Firm Company Limited
Member of HLB International Bp5
Client Công ty TNHH Phát triển nhà ABC Prepared by: NTT Date: 27/2/2015
Period ended 31/12/2014 Reviewed by:
Subject Lương và các khoản trích theo lương Work done Phân tích chi phí tiền lương theo tháng
Objective
Xem xét biến động của chi phí tiền lương theo kỳ
Tìm hiểu và thu thập các giải trình về biến động bất thường
Work done Tổng hợp yếu tố chi phí Tháng Số nhân viên Nợ tk 334 Có tk 334 1 708.359.991 290.529.302 2 287.429.302 278.046.303 3 278.046.303 375.123.345 4 849.688.545 581.568.902 5 382.568.902 418.837.430 6 325.537.430 612.240.119 7 605.528.629 436.329.087 8 1.148.345.686 655.016.599 9 22.200.000 473.799.532 10 807.899.532 296.702.283 11 570.579.483 713.285.317 12 373.908.117 922.159.242 Total 6.360.091.920 6.053.637.461 Remark
Chi phí tiền lương phát sinh nhiều vào tháng 4, 6, 8, 11, 12
Thủ tục kiểm tra chi tiết
Trước khi thực hiện kiểm tra chi tiết với từng tài khoản tiền lương, các khoản trích theo lương và thuế TNCN, khi nhận được số liệu từ phía khách hàng gồm có sổ cái và số chi tiết tài khoản liên quan đến chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương và các khoản phải trả người lao động, công việc đầu tiên KTV thực hiện thủ tục so sánh số liệu giữa số dư đầu năm với số dư cuối năm của báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính năm trước, đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và sổ cái. Công việc này giúp KTV có những khẳng định đầu tiên về số liệu được cung cấp bởi đơn vị, số liệu đã cho có sự tiếp nối năm tài chính trước đó và đơn vị có sự kiểm soát đầu tiên về số liệu lập Báo cáo tài chính. Công ty ABC được kiểm toán trong năm tài chính 2014 là khách hàng lâu năm của AASC, KTV có thể đối chiếu số dư đầu năm của khoản mục phải trả người lao động (tài khoản 334) và khoản trích theo lương với Báo cáo tài chính đã kiểm toán của ABC trong năm tài chính trước đó, nhằm đảm bảo số dư đầu năm của khoản mục chính xác và hiệu lực.
Bảng 2. 5 : Tổng hợp số liệu tài khoản phải trả người lao động và khoản trích theo lương
(Nguồn dữ liệu công ty)
AASC Auditing Firm Company Limited
Member of HLB International Bpo/1
Client Công ty TNHH Phát triển nhà ABC Prepared by: NTT Date: 27/2/2015
Period ended 31/12/2014 Reviewed by:
Subject Lương và các khoản trích theo lương Work done Đối chiếu số liệu
Số liệu từ CĐPS tài khoản
TK Số dư đầu kỳ Số PS trong kỳ Số dư cuối kỳ WP
ref Nợ Có Nợ Có Nợ Có 334 1.071.525.071 6.996.101.112 6.659.001.207 358.050.000 1.092.475.166 3382 21.484.329 104.500.000 158.710.941 75.695.270 3383 504.258.788 539.921.692 35.662.904 3384 77.897.884 84.764.771 6.866.888 3389 34.477.399 37.529.349 3.051.950 Remark
Số đầu kỳ khớp với BCKT năm trước Số phát sinh khớp với TKCT
Theo số liệu trên Giấy tờ làm việc Bpo/1 (Bảng 2.1), số dư đầu kỳ tài khoản phải trả người lao động và kinh phí công đoàn khớp với Báo cáo được kiểm toán năm trước. Bên cạnh đó, KTV tiến hành so sánh số liệu trên bảng cân đối phát sinh với sổ chi tiết, kiểm tra cộng ngang số liệu tài khoản đảm bảo số liệu đơn vị đưa ra phù hợp trước khi thực hiện thủ tục kiểm toán tiếp theo là thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chi tiết.
KTV thực hiện lập bảng phân tích đối ứng tài khoản tiền lương với tài khoản liên quan khác. Nếu phát hiện đối ứng bất thường thì tiến hành kiểm tra thêm. Bên cạnh đó, KTV so sánh tổng phát sinh nợ và phát sinh có tài khoản tiền lương trên bảng phân tích đối ứng với số phát sinh trên sổ chi tiết, một lần nữa khẳng định số dư trên sổ chi tiết và số liệu trên sổ nhật ký chung là hợp lý. (Số liệu trên bảng phân tích đối ứng tài khoản được lọc từ số liệu trên nhật ký chung của đơn vị bằng phần mềm Excel).
Bảng 2. 6 : Phân tích đối ứng tài khoản 334 tại ABC
Mục tiêu: Xem xét những đối ứng bất thường
TK PS nợ PS có Giải thích đối ứng
111 157.720.000 2.261.490 112 6.202.371.920 275.400.000
154 - 306.400.000 CP lương BP sàn giao dịch 353 - 268.271.200 Bổ sung từ quỹ phúc lợi 627
- 2.505.121.448
CP lương BP kỹ thuật, BP quản lý tòa nhà, BP sửa nhà
642 - 2.696.183.323 CP lương BP VP, Tạp vụ, CP thù lao HDTV Tổng 6.360.091.920 6.053.637.461
Phát hiện: (Nguồn tài liệu công ty)
Tại đơn vị đang có đối ứng bất thường: Nợ TK 353/Có TK 334: 268.271.200
Qua việc phỏng vấn kế toán tiền lương, KTV xác định chi phí lương tại công ty bao gồm lương nhân viên văn phòng; lương tổ bảo vệ, bộ phận tạp vụ và phòng kỹ thuật; phụ cấp ăn ca; thù lao hội đồng thành viên và lương sản phẩm quý, sản phẩm năm. Qua bảng phân tích, KTV phát hiện đơn vị hạch toán sử dụng quỹ phúc lợi để chi trả lương sản phẩm quý 2 cho công nhân viên. Theo quy chế lương được ban hành tại đơn vị, thì tiền lương sản phẩm quý và sản phẩm năm phải được tính vào chi phí trong kỳ. Qua đó, KTV khẳng định đơn vị đã hạch toán sai tiền lương sản phẩm quý 2, tiền lương này gồm lương chi cho bộ phận văn phòng 141.973.200 đồng, bộ phận sửa nhà 4.000.000 đồng và bộ phận kỹ thuật 122.298.000 đồng. KTV đề nghị đơn vị điều chỉnh theo bút toán sau:
Nợ TK 6421: 141.973.200 (Bộ phận văn phòng) Nợ TK 6271: 4.000.000 (Bộ phận sửa nhà) Nợ TK 6271: 122.298.000 (Bộ phận kỹ thuật) Có TK 353: 268.271.200
Thủ tục kiểm tra chi tiết tiếp theo mà KTV thực hiện là đối chiếu số liệu giữa bảng lương hàng tháng và sổ kế toán nhằm đảm bảo chi phí tiền lương được tập hợp hợp lý và phân loại phù hợp. KTV lần lượt đối chiếu số liệu trên bảng lương với từng tài khoản chi phí gồm tài khoản 6271 (lương bộ phận kỹ thuật, bộ phận sửa nhà và bộ phận quản lý tòa nhà), tài khoản 154 (bộ phận sàn giao dịch), tài khoản 6421 (lương bộ phận văn phòng, lương tạp vụ và thù lao hội đồng thành viên).
Ở thủ tục đối chiếu giữa số trên bảng lương và số liệu hạch toán trên tài khoản 6271 và tài khoản 154 (Bảng 2.6), KTV tìm hiểu được công ty bên cạnh hoạt động kinh doanh chính là hoạt động xây dựng, còn thực hiện hoạt động kinh doanh khác như mội giới bất động sản. Đối với chi phí tiền lương bộ phận sàn giao dịch, phục vụ hoạt động môi giới bất động sản, KTV nhận định chi phí này thay vì được đưa vào tài khoản xây dựng cơ bản dở dang (tk 154) phải được đưa vào giá vốn hàng bán để tính lãi lỗ. Do đó, KTV đưa ra bút toán điều chỉnh:
Nợ TK 632: 306.400.000 Có TK 154: 306.400.000
Bảng 2. 7 : Đối chiếu số liệu trên bảng lương với số liệu hạch toán trên TK 6271 và TK 154 tại ABC
Mục tiêu: đảm bảo chi phí tiền lương được tập hợp hợp lý và phân loại phù hợp
Tháng Số trên bảng lương Số đơn vị hạch
toán (có 334) Chênh lệch BP Kỹ thuật Làm thêm BP kỹ thuật Sửa chữa/ QL tòa nhà Sàn giao dịch Ăn ca Tổng 1 128.230.439 18.559.965 7.800.000 7.200.000 161.790.404 161.790.404 - 2 122.563.550 12.512.409 7.800.000 8.800.000 151.675.959 151.675.959 - 3 130.139.412 55.950.572 11.122.042 9.900.000 207.112.026 207.112.026 - 4 129.860.601 52.277.373 11.629.000 9.900.000 203.666.974 203.666.974 - 5 125.338.556 23.397.605 10.711.680 9.900.000 169.347.841 169.347.841 - 6 124.640.284 36.675.339 10.955.556 9.900.000 182.171.179 182.171.179 - 7 129.854.998 13.370.873 12.240.000 22.200.000 9.900.000 187.565.871 187.565.871 - 8 119.185.811 12.584.949 11.510.204 22.200.000 9.350.000 174.830.964 174.830.964 - 9 117.858.773 6.325.214 11.352.727 65.500.000 9.350.000 210.386.714 210.386.714 - 10 106.149.588 4.259.677 26.640.000 65.500.000 9.900.000 212.449.265 212.449.265 - 11 107.190.577 4.331.037 30.588.297 65.500.000 10.450.000 218.059.911 218.059.911 - 12 106.514.241 1.069.432 23.086.667 65.500.000 9.350.000 205.520.340 205.520.340 - Thưởng tháng 12 31.350.000 31.350.000 31.350.000 Lương SP quý 1 98.000.000 6.000.000 104.000.000 104.000.000 Lương sản phẩm quý 2 (trừ quỹ PL) 122.298.000 4.000.000 126.298.000 126.298.000 Lương SP quý 3 123.298.000 4.000.000 127.298.000 127.298.000 Lương SP quý 4 108.898.000 21.000.000 129.898.000 129.898.000 Thưởng 2014 113.398.000 21.000.000 134.398.000 134.398.000 Tổng 2.044.768.830 241.314.445 231.436.173 306.400.000 113.900.000 2.937.819.448 2.937.819.448 -
Kết luận: Số trên bảng lương khớp với số đơn vị hạch toán
(Nguồn tài liệu công ty)
Mục tiêu: đảm bảo chi phí tiền lương được tập hợp hợp lý và phân loại phù hợp
Tháng Số trên bảng lương Số đơn vị hạch
toán (có tk 334)
Chênh lệch
Lương VP Lương làm thêm Ăn ca Lương tạp vụ Tổng
1 111.685.267 2.653.631 6.300.000 5.000.000 125.638.898 125.638.898 - 2 108.103.316 5.567.028 7.700.000 5.000.000 126.370.344 126.370.344 - 3 120.753.110 34.008.209 8.250.000 5.000.000 168.011.319 168.011.319 - 4 132.574.989 27.526.939 8.800.000 5.000.000 173.901.928 173.901.928 - 5 127.089.106 15.300.483 8.800.000 5.000.000 156.189.589 156.189.589 - 6 126.893.190 19.393.060 8.250.000 5.000.000 159.536.250 159.536.250 - 7 124.671.651 18.091.565 7.700.000 5.000.000 155.463.216 155.463.216 - 8 147.964.623 13.321.012 8.800.000 5.000.000 175.085.635 175.085.635 - 9 150.274.395 5.488.423 9.350.000 5.000.000 170.112.818 170.112.818 - 10 137.933.018 8.800.000 3.020.000 149.753.018 149.753.018 - 11 136.645.949 8.952.257 8.250.000 2.000.000 155.848.206 155.848.206 - 12 121.574.252 7.700.000 2.000.000 131.274.252 129.274.252 (2.000.000) Thưởng tháng 12 17.724.000 17.724.000 17.724.000 Lương sản phẩm quý 1 95.000.000 95.000.000 95.000.000 Lương sản phẩm quý 2 (trừ quỹ phúc lợi) 141.973.200 141.973.200 141.973.200 Lương sản phẩm quý 3 146.579.200 146.579.200 146.579.200 Lương sản phẩm quý 4 133.248.200 133.248.200 133.248.200 Thưởng năm 2014 140.746.450 140.746.450 140.746.450 Tổng 2.221.433.916 158.002.607 91.000.000 52.020.000 2.522.456.523 2.520.456.523 (2.000.000)
Kết luận: Số liệu đơn vị hạch toán tháng 12 thấp hơn so với thực tế 2.000.000
Remark: Lương hạch toán vào chi phí là lương người lao động đã trừ đi BH và thuế TNCN
Dựa vào bảng đối chiếu giữa bảng lương bộ phận văn phòng công ty và tạp vụ với số liệu trển chi tiết tài khoản 334 do đơn vị hạch toán, KTV phát hiện đơn vị chưa trích tiền lương tạp vụ trong tháng 12. KTV đề nghị bút toán điều chỉnh:
Nợ TK 6421: 2.000.000 Có TK 334: 2.000.000
Bên cạnh đó, KTV cũng nhận thấy rằng, trong năm đơn vị phát sinh chi phí thưởng tháng 12 nhưng đơn vị chỉ cung cấp bảng lương mà chưa có tờ trình, quyết định phê duyệt của Tổng giám đốcvề việc thưởng tháng 12 này. KTV đã đề nghị đơn vị bổ sung chứng từ.
Tương tự như vậy, KTV cũng thực hiện việc đối chiếu số liệu giữa bảng lương về chi thù lao hội đồng thành viên với sổ chi tiết.
Bảng 2. 9 : Đối chiếu bảng chi lương hội đồng thành viên với sổ chi tiết 334 tại ABC Mục tiêu: Đảm bảo số dư trên bảng lương trùng khớp với số dư trên sổ kế toán
Số trên bảng lương Số trên sổ Chênh lệch
Quý I 93.300.000 93.300.000 - Quý II 93.300.000 93.300.000 - Quý III 93.300.000 93.300.000 - Quý IV 93.300.000 (93.300.000) Bổ sung CP năm 2009, 2010, 2011 37.800.000 37.800.000 - Tổng 411.000.000 317.700.000 (93.300.000)
Kết luận: Số dư trên sổ kế toán quý IV thấp hơn số trên bảng lương 93.300.000
(Nguồn tài liệu công ty)
Qua thủ tục đối chiếu số liệu, KTV phát hiện ra được đơn vị chưa hạch toán chi phí thù lao hội đồng thành viên quý 4 lên sổ sách. KTV đề nghị đơn vị điều chỉnh theo bút toán:
Nợ TK 6421:93.300.000 Có TK 334: 93.300.000