Công ty ựã trang bị các phương tiện, thiết bị tắnh toán hiện ựại như: Phần mềm kế toán, phần mềm quản lý kho, máy tắnh, máy in, máy fax, máy photo và ựặc biệt là server quản lý có thể lưu trữ dữ liệu chung và chi tiết của từng phòng ban trong công ty. điều ựó giúp cho việc xử lý số liệu của kế toán trở nên nhanh chóng, tiết kiệm ựược nhiều công sức.
Tuy nhiên việc tin học hóa công tác kế toán t ạ i C ô n g t y ựặt ra nhiều vấn ựề cần giải quyết về mặt chuyên môn như: Thiết lập mẫu chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp với việc thu nhận và xử lý thông tin của máy, thiết kế các loại sổ sách ựể có thể cài ựặt và in ấn ựược dễ dàng, nhanh chóng; bố trắ nhân sự phù hợp với việc sử dụng máy, thực hiện kỹ thuật nối mạng của hệ thống máy ựược sử dụng trong Công ty nhằm ựảm bảo việc cung cấp số liệu lẫn nhau giữa cá bộ phận có liên quanẦ
Công ty cũng ựã trang bị riêng cho phòng kế toán 10 máy vi tắnh, 2 máy in, 1 máy pho to, 1 máy fax, 2 két sắt, 1 máy ựếm tiền, 2 phần mềm chuyên dụng và ựầy ựủ các phương tiện truyền tin khác. Các máy vi tắnh với chương trình phần mềm kế toán và phần mềm quản lý khách hàng ( Bravo) nhằm phục vụ cho công tác kế toán ựược nhanh chóng, kịp thời và chắnh xác. Các dữ liệu ở các máy của kế toán ựược chuyển về lưu trữ ở máy chủ server chung của chi nhánh, ựược bảo vệ cẩn thận, các máy ựược kết nối mạng với nhau theo sơ ựồ
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 89
Sơ ựồ 4.3 : Hệ thống tin học hóa cơ sở dữ liệu công ty
( Nguồn: Phòng công nghệ thông tin Công ty)
Như vậy: Công ty ựã hỗ trợ rất tốt cho phòng kế toán các trang thiết bị tiên tiến ựể phục vụ công tác kế toán. Trên cơ sở ựó, phòng kế toán ựã ứng dụng nhiều tiện ắch như hạch toán kế toán, lưu trữ dữ liệu, tổ chức kênh chia sẻ dữ liệu online.. từ ựó tạo ra giá trị thông tin hiệu quả cho các phòng ban.
Nhận xét chung: Ưu ựiểm:
Hầu hết các nhân viên trong chi nhánh ựều ựược trang bị ựầy ựủ máy vi tắnh, các thiết bị phục vụ cho công việc. Hệ thống máy tắnh ựược nối mạng bằng mạng internet của công ty cung cấp tốc ựộ cao, tạo ựiều kiện cho nhân viên cập nhật thông tin, không ngừng nâng cao hiểu biết và chuyên môn nghiệp vụ cho thực tế công việc. ựồng thời cũng giúp cho việc trao ựổi các thông tin giữa chi nhánh và công ty ựược nhanh chóng và thuận tiện nhất.
Các máy tắnh của kế toán ựược cài ựặt phần mềm kế toán, phần mềm khai báo thuế và các phần mềm khác, hộp mail của các cá nhân, ựiều ựó tạo ựiều kiện cho nhân viên tiết kiệm ựược thời gian trong công việc. đồng thời cung cấp cho cấp trên những thông tin cần thiết một cách nhanh
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 90 chóng. Các máy in laser với tốc ựộ in nhanh nên rất thuận tiện khi cuối tháng tổng kết số liệu chuẩn bị phát hành phiếu thu ựi thu cho tháng mới với số lượng khách hàng nhiều, giảm ựược khối lượng công việc chung cho phòng kế toán.
Phòng làm việc ựủ ánh sáng, và có 2 máy ựiều hòa nhiệt ựộ nên tạo cho nhân viên một môi trường làm việc thoải mái, dễ chịu.
Két sắt ựược ựặt ngay vị trắ của thủ quỹ, có khóa mã số nên rất thuận tiện cho việc lưu trữ tiền mặt hàng ngày tại chi nhánh.
Nhược ựiểm:
đối với khách hàng mua xe có yêu cầu ựến nhà thu tiền, bộ phận kế toán phải sử dụng xe taxi ựể ựi thu tiền, ựây là một rủi ro lớn trong hoạt ựộng quản lý tiền từ lúc nhận tiền tới khi mang tiền về công ty nhập quỹ. Thiết bị máy tắnh máy in, máy fax, máy ựếm tiền văn phòng không ựược bảo dưỡng ựịnh kỳ, vì thế dẫn ựến những rủi ro về việc kiểm ựếm tiền, sai sót khi in hợp ựồng, chứng từ kế toánẦ
Nguyên nhân:
Công ty chỉ có xe phục vụ hoạt ựộng cho Ban lãnh ựạo ựơn vị, chưa ựầu tư xe công xa phục vụ hoạt ựộng văn phòng như gửi tiền, rút tiền, lưu chuyển tiềnẦ
Công ty chưa ký ựược hợp ựồng với nhà cung ứng các dịch vụ bảo trì bảo dưỡng văn phòng do chưa có sự ựảm bảo về chất lượng cũng như các chắnh sách liên quan tới hoạt ựộng thanh toán.
4.1.10Hình thức tổ chức công tác kế toán
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại công ty là tập trung do ựó toàn bộ công tác kế toán trong công ty ựược tiến hành tập trung tại phòng kế toán công ty. Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trắ các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 91 ban ựầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý kinh doanh của từng bộ phận ựó, lập báo cáo và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán ựể xử lý và tiến hành công tác kế toán.
Nội dung hạch toán tại công ty bao gồm nhiều phần hành cụ thể phải ựược phân công cho nhiều người thực hiện. Mỗi người thực hiện một số phần hành nhất ựịnh dưới sự ựiều khiển chung của kế toán trưởng. Các phần hành kế toán có mối liên hệ với nhau nên việc phân công cần ựảm bảo tắnh khoa học và có sự tác ựộng qua lại ựể cùng thực hiện tốt các nhiệm vụ kế toán của công ty.
Bộ máy kế toán trong công ty thường tổ chức sao công việc ựược hoàn hành và bố trắ người thực hiện sao cho phù hợp cho các phần hành sau:
Phần hành kế toán lao ựộng - tiền lương. Phân hành kế toán vật liệu - tài sản cố ựịnh. Phân hành kế toán thanh toán.
Phần hành kế toán mua hàng phải trả Phần hành kế toán bán hàng phải thu Phần hành kế toán tổng hợp
Thủ quỹ
4.1.11Nhận xét chung quá trình tổ chức công tác kế toán
4.1.11.1 điểm mạnh
Công ty ựã tổ chức công tác kế toán một cách hợp lý và tương ựối hiệu quả. Khối lượng công việc vẫn ựược ựảm bảo tốt. Các phần hành kế toán ựược phân công cho các kế toán viên một cách hợp lý, tăng hiệu quả công việc, tránh sự chống chéo nhưng vẫn ựảm bảo không tập trung quá trách nhiệm vào một cá nhân.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 92 tương ựối ựầy ựủ theo ựúng quy ựịnh của Bộ Tài Chắnh. Hệ thống chứng từ có thông tin xuyên suốt qua các phòng ban và ựảm bảo tắnh hợp lý, hợp lệ của doanh thu, chi phắ. Ngoài ra hệ thống chứng từ còn là vật chứng quan trọng cung cấp thông tin có giá trị kinh tế cao.
Về tổ chức hệ thống tài khoản: Công ty ựã sắp xếp chi tiết bậc 5 và nâng cấp ựáp ứng tình hình từng hoạt ựộng kinh doanh. Thông qua hệ thống tài khoản, công ty có thể xác ựịnh dễ dàng lợi nhuận của từng hoạt ựộng. đây là ựiểm vượt bậc so với các ựơn vị cùng nghành.
Về tổ chức hệ thống sổ: Công ty sử dụng sổ sách ựược in từ máy tắnh, vì thế việc trình bày các sổ sách cũng ựẹp và sạch sẽ hơn so với với việc ghi sổ bằng tay. Công ty cũng tham gia vào việc sử dụng phần mềm hỗ trợ việc kê khai thuế ựể có thể theo dõi tình hình thanh toán thuế với Ngân sách Nhà nước.
Về tổ chức thực hiện chế ựộ báo cáo tài chắnh: Công ty tuân thủ quy ựịnh lập báo cáo tài chắnh theo Luật kế toán và chuẩn mực kế toán. đặc biệt công ty có quy trình kiểm tra báo cáo tài chắnh trước khi lập rất rõ ràng và ựảm bảo thông tin có giá trị chắnh xác nhất.
Về tổ chức thực hiện báo cáo quản trị: Công ty ựã xây dựng ựược ựội ngũ nhân viên kế toán quản trị từng phần hành, từ ựó tham gia tắch cực vào hoạt ựộng kinh doanh. Ngoài ra Công ty ựã tổ chức danh sách mẫu báo cáo theo từng hoạt ựộng và ựịnh kỳ báo cáo.
Về tổ chức chế ựộ kiểm tra kế toán: Công ty ựã xây dựng, tổ chức ựược quy trình kiểm tra chéo giữa các nhân viên và thiết lập ựược công cụ cảnh bảo thông qua hoạt ựộng chăm sóc khách hàng.
Về tổ chức chế ựộ kiểm kê tài sản: Công ty ựã thiết lập ựược quy trình kiểm kê, thực hiện kiểm kê thường xuyên vào hàng tháng nhằm ựánh giá lại tình hình tài sản, nguồn vốn.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 93 Về tổ chức thực hiện chế ựộ bảo quản lưu trữ tài liệu: Công ty ựã tổ chức ựược kho lưu trữ, sơ ựồ lưu trữ, và có sự xác nhận của các kế toán phần hành ựịnh kỳ khi lưu kho. Vì thế việc kiểm tra hay tìm lại chứng từ không mất thời gian của kế toán phần hành.
Về tổ chức cơ sở vật chất kĩ thuật phục vụ công tác kế toán: Hệ thống cơ sở vật chất kĩ thuật có trình ựộ cao và ựầy ựủ giúp cho nhân viên làm việc trong môi trường thuận lợi và tạo ựiều kiện cho nhân viên phát huy ựược hết hiệu quả.
4.1.11.2 Hạn chế
Về chứng từ kế toán: Chứng từ ở Công ty còn một số tồn tại: Các biên bản giao nhận tài sản cố ựịnh làm chứng từ khi ựầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành ựể ghi tăng tài sản cố ựịnh còn thiếu. Các lần khác khi công trình xây dựng cơ bản hoàn thành thì bộ phận kỹ thuật phải hoàn chỉnh hồ sơ chuyển cho hội ựồng ựánh giá, kiểm tra, sau ựó kế toán tổng hợp theo dõi tài sản cố ựịnh phải có trách nhiệm kiểm tra kỹ các chứng từ, hồ sơ tài sản cố ựịnh ựó xem có thiếu chứng từ gì không, nếu không ựầy ựủ phải báo ngay cho bộ phận có liên quan ựể hoàn thành, trường hợp ựặc biệt thì kế toán tổng hợp phải báo cho kế toán trưởng ựể có hướng giải quyết cho từng trường hợp. Như vậy nếu hồ sơ ựầy ựủ hoàn thành kế toán tổng hợp mới căn cứ vào hồ sơ ựó ựể ghi tăng tài sản cố ựịnh thì sẽ ựảm bảo cho các chứng từ ựược ựầy ựủ và không bị thiếu sót.
Một số chứng từ là hóa ựơn bán hàng mà hàng tháng in với số lượng nhiều nên thường bị ký sót.
Một số chứng từ thanh toán nội bộ tại chi nhánh vẫn còn thiếu nên chưa thuận tiện cho việc ựối chiếu số liệu giữa kế toán chi nhánh và kế toán công ty. Chi nhánh là ựơn vị hạch toán ựộc lập với công ty nhưng phải chuyển dữ liệu về cho công ty ựể báo cáo hợp nhất.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 94 Về hệ thống tài khoản kế toán: Tài khoản công nợ: 331, 131Ầ phải trả nhà cung cấp, phải thu khách hàng hiện chi nhánh chưa mở chi tiết cho từng khách hàng, chưa theo dõi ựược tuổi nợ, chưa phân loại ựược nợ, chưa cơ cấu ựược nợ thuộc nhóm nào, vì thế nên sẽ gây khó khăn cho việc ựối chiếu công nợ, khó kiểm tra ựược thời hạn thanh toán của từng khách hàng, từng ựối tác.
Về hệ thống thông tin kế toán: Các số liệu thông tin, báo cáo của các kế toán viên, các phòng ban dù bảo ựảm sự chắnh xác và khoa học ựến ựâu cũng là sản phẩm chủ quan của chắnh những người làm ra nó. Vì vậy những số liệu, tài liệu, thông tin phải ựược sự kiểm tra xác nhận của những người có trách nhiệm như kế toán trưởng, giám ựốc.
Về phân tắch tình hình kinh tế tài chắnh: chưa ựịnh kỳ phân tắch báo cáo tài chắnh và báo cáo kế toán quản trị.
Về trang biết bị, cơ sở vật chất công nghệ xử lý số liệu: Xử lý thông tin bằng máy vi tắnh vì vậy có thể xảy ra trường hợp máy móc có thể bị hư hỏng, vi rút dẫn ựến tình trạng mất dữ liệu kế toán ựã ựược ghi chép mặt khác công ty thường in sổ sách kế toán vào cuối năm tài chắnh.
Về tổ chức lưu trữ: Nơi lưu chứng chứng từ của chi nhánh ựặt xa phòng kế toán nên không thuận tiện cho việc vận chuyển các chứng từ ựã hoàn thành vào lưu trữ, nơi lưu trữ chưa ựược sắp xếp gọn gàng và khoa học, trên các chứng từ chưa ựược ghi chú rõ ràng ngay bên ngoài quyển, chưa sắp xếp theo từng tháng rồi tới năm nên khó tra cứu..
4.1.11.3 Nguyên nhân
Một số chứng từ kế toán chi nhánh còn thiếu hoặc hoàn thiện chưa ựầy ựủ do hệ thống chi nhánh rộng lớn, bộ máy tổ chức cồng kềnh. Công ty thực hiện việc ựầu tư xây dựng cơ bản là công ty riêng trực thuộc hệ thống ký hợp ựồng với các pháp nhân bên ngoài ựể thực hiện một phần công việc
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 95 xây dựng trong hạng mục thi công. Vì thế chứng từ kế toán phải qua rất nhiều khâu trung gian mới có thể hình thành và tập hợp thành bộ chứng từ xây dựng cơ bản. Từ ựó mới lập lên các biên bản giao nhận tài sản cố ựịnh làm chứng từ khi ựầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành. Hóa ựơn ký chưa ựầy ựủ nguyên nhân chủ yếu là do lượng hóa ựơn xuất bán hàng ngày ựơn vị quá nhiều, bình quân mỗi ngày kế toán viên xuất 50 hóa ựơn vì thế khối lượng công việc nhiều dẫn ựến ký hóa ựơn chưa ựầy ựủ.
Chứng từ chi phắ doanh thu liên quan tới công nợ trong hệ thống còn chậm, nguyên nhân chủ yếu do khối lượng công việc quá nhiều của các kế toán bán hàng. Những ngày cuối tháng, những công việc như xuất hóa ựơn chạy chỉ tiêu doanh thu xe, doanh thu dịch vụẦsau ựó in hóa ựơn, scan hóa ựơn rồi gửi bản scan mất rất nhiều thời gian ựể gửi cho các kế toán hơn 100 chi nhánh. Sau ựó kế toán viên tiến hành ựối chiếu công nợ và hoàn tất dữ liệu gửi lên bộ phận hợp nhất tổng công ty.
Về hệ thống tài khoản: Công ty chưa mở ựược sổ chi tiết theo tuổi nợ từng ựối tượng, ựây là một ựiểm hạn chế trong việc ựánh giá, phân loại nợ ựể cơ cấu nợ. Nguyên nhân tập trung vào việc công ty ựang trong quá trình phát triển vì vậy hệ thống phần mềm nâng cấp liên tục tuy nhiên vẫn chưa ựáp ứng ựược sự phát triển ựặc thù của từng hoạt ựộng kinh doanh trong công ty.
Về hệ thống thông tin kế toán: Công ty chưa tổ chức thiết lập kênh thông tin rõ ràng và phù hợp với ựiều kiện doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán bao gồm cả kế toán tài chắnh và kế toán quản trị, ựể cung cấp ựúng chức năng lĩnh vực của người quan tâm thì việc xác lập kênh thông tin rõ ràng trong doanh nghiệp là ựiều cần thiết và quan trọng. Hiện tại cách phân loại của kế toán công ty thì chi phắ phản ánh lẫn lộn giữa chi phắ biến ựổi, chi phắ cố ựịnh trong khi kế toán quản trị cần phân tách rõ ràng ựâu là chi phắ biến ựổi, ựâu là chi phắ cố ựịnh ựể phân tắch ựánh giá chi phắ, khối lượng công việc, lợi nhuận ựể lại và sự hiệu quả của hoạt ựộng kinh doanh cũng như tư vấn các tình
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 96 huống quyết ựịnh ựặc biệt là quyết ựịnh ngắn hạn. Một phần nguyên nhân nữa