Khi Chuyên Dụng Bắc Bộ Trường Hải
4.2.2.1. Xây dựng sự hợp tác và cộng ựồng trách nhiệm ựối với việc hình thành, kiểm soát, sử dụng hiệu quả thông tin kế toán
Khảo sát thực tế cho thấy khả năng cung cấp thông tin của hệ thống kế toán tại doanh nghiệp chưa cao dưới cả hai góc ựộ kế toán tài chắnh và kế toán quản trị. Dưới góc ựộ kế toán tài chắnh, thông tin kế toán cần cung cấp cho nhiều ựối tượng bên ngoài khác nhau ựặc biệt là nhà ựầu tư và chủ nợ, những người cung cấp vốn cho doanh nghiệp. Cả hai ựều ựòi hỏi các thông
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 101 tin trên báo cáo tài chắnh có chất lượng cao. Chỉ có thỏa mãn yêu cầu này, các doanh nghiệp mới giải quyết ựược bài toán vốn, một vấn ựề mà họ không thể vượt qua trong những năm qua ựể phát triển. Dưới góc ựộ kế toán quản trị, thông tin kế toán cần cung cấp cho nhà quản lý là các thông tin làm cơ sở cho việc ựưa ra quyết ựịnh quản lý, từ việc tắnh toán và kiểm soát chi phắ cho ựến việc lập dự toán thu chiẦ Thiếu các thông tin này, các nhà quản lý doanh nghiệp phải ra quyết ựịnh một cách cảm tắnh và ựây là một nguyên nhân làm giảm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Chắnh vì lý do trên, việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp trước hết phải nhằm vào việc nâng cao chất lượng thông tin cung cấp. Mặt khác, ựây cũng là ựộng lực thúc ựẩy các nhà quản lý doanh nghiệp mạnh dạn ựầu tư kinh phắ cho việc hoàn thiện hệ thống kế toán, thay vì chỉ duy trì ở mức ựộ hoàn thành các nghĩa vụ do Nhà nước quy ựịnh. Doanh nghiệp cần phải nâng cao vai trò cộng ựồng trách nhiệm, xây dựng sự hợp tác giữa các phòng ban nhằm mục ựắch tạo dựng hệ thống thông tin kế toán xuyên suốt và chắnh xác. Mỗi phòng ban là nơi bắt nguồn của doanh thu và chi phắ, vì thế cần có quan hệ mật thiết với bộ phận kế toán thông qua hệ thống chứng từ kế toán ban ựầu. Mỗi phòng ban, cá nhân ựều phải hiểu rõ vai trò chất lượng hệ thống thông tin cung cấp ựể có trách nhiệm trong việc tạo lập, hình thành, sử dụng, quản lý thông tin kế toán. Doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy kế toán có sự giao thoa giữa kế toán tài chắnh và kế toán quản trị. Sự kết hợp này cần phải có sự tách biệt, phân công rõ ràng về nội dung, phạm vi cung cấp thông tin cũng như mối quan hệ giữa kế toán tài chắnh và kế toán quản trị, giữa bộ phận kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết ựể tránh chồng chéo, trậm chễ trong việc xử lý, cung cấp thông tin. Thứ hai là doanh nghiệp phải thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ kế toán. Doanh nghiệp cần thiết kế lại chu trình luân chuyển chứng từ ựể phục vụ cho công tác kế toán quản trị. Trước hết cần thiết kế thêm một số chứng từ trong sản xuất ựể phục vụ cho công tác
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 102 quản lý chi phắ và tắnh giá thành của kế toán. Thứ ba xây dựng hệ thống tài khoản theo hướng cung cấp thông tin quản trị. Danh mục ựối tượng cần ựược chi tiết hóa theo yêu cầu cung cấp thông tin của nhà quản lý. Cấu trúc mã số tài khoản ựược xây dựng từ sự kết hợp giữa một số hiệu tài khoản với một cấp ựộ trách nhiệm. Thứ tư tổ chức phân loại chi phắ theo cách ứng xử chi phắ. Bên cạnh việc phân chia chi tiết ựối tượng kế toán doanh nghiệp cần phân loại các khoản chi phắ ra thành biến phắ và ựịnh phắ, chi phắ hỗn hợp. Thứ năm tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị. Hệ thống báo cáo kế toán ựược thiết kế, lập, trình bày mang tắnh linh hoạt, không mang tắnh thống nhất, và tuân thủ như báo cáo kế toán tài chắnh nhưng vẫn nằm trong sự kiểm soát nội bộ.
4.2.2.2. Hoàn thiện hạch toán ban ựầu, vận dụng hệ thống chứng từ nâng cao chất lượng hạch toán
Hệ thống chứng từ kế toán ựược sử dụng tại Công ty ựược thực hiện theo ựúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo Luật kế toán quy ựịnh. Các chứng từ ựược lập kịp thời rõ ràng tuy nhiên chưa thực hiện ựược hết chức năng vật mang tin của chứng từ theo một quy trình kiểm soát chất lượng cao. Khi hệ thống chứng từ ựạt chuẩn nghĩa là có thực tế phát sinh, có tắnh hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và ựược kế toán ghi nhận phù hợp thì khi ựó chứng từ mới thể hiện và nâng cao ựược vai trò chất lượng trong hạch toán kế toán. Công ty nên thực hiện hoặc tham khảo việc hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ và kiểm tra chứng từ ựể hoàn thiện hạch toán ban ựầu như sau: Khi có nghiệp vụ phát sinh, tất cả chứng từ kế toán do bên ngoài hoặc doanh nghiệp lập ựều tập trung tại bộ phận kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán gồm các bước như:
- Lập tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình giám ựốc duyệt.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 103 - Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, ựịnh khoản và ghi sổ kế toán. - Lưu trữ bảo quản chứng từ kế toán.
Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán:
- Kiểm tra tắnh rõ ràng trung thực, ựầy ựủ các chỉ tiêu, yêu tố ghi chép trên chứng từ kế toán.
- Kiểm tra tắnh hợp pháp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ựối chiếu với các tài liệu khác có liên quan.
đây là quy trình tương ựối cơ bản, tùy theo từng vị trắ công việc, từng quy trình hoạt ựộng kinh doanh của từng lĩnh vực trong công ty, bộ phận kế toán nên thiết lập quy trình luân chuyển và kiểm tra chứng từ nhằm mục ựắch nâng cao chất lượng hạch toán ban ựầu trong sự kiểm soát chặt chẽ. Từ ựó hệ thống thông tin kế toán ựược chắt lọc, ựảm bảo và hiệu quả.
4.2.2.3. Vận dụng hệ thống tài khoản, tổ chức phân công, phối hợp quản lý hệ thống tài khoản, nâng cấp ứng dụng tin học kế toán ựáp ứng ựặc thù hoạt ựộng công ty
Tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán là công cụ ựể thu thập những thông tin cần thiết từ các số liệu trên chứng từ kế toán và xử lý chúng ựể cung cấp những thông tin kế toán theo nhu cầu của người sử dụng. Hiện nay, kế toán quản trị tại Công ty ựang bất cập ở hệ thống tài khoản kế toán, và khoản mục phắ, mã phòng ban chức năng. Chắnh xác hơn là trung tâm trách nhiệm về chi phắ chưa cụ thể, chưa hạch toán rõ ràng cho từng trung tâm ựược mà chỉ nêu ra chi phắ ựó của Công ty. Từ ựó kế toán quản trị chưa ựánh giá sâu sát ựược tắnh hiệu quả của từng trung tâm doanh thu, chi phắ, lợi nhuận. Muốn xác ựịnh ựược trung tâm này, ựề nghị sửa ựổi chi tiết tài khoản cho từng bộ phận, mỗi mã vụ việc gắn liền với mỗi mã chi phắ. Thông qua ựó, kế toán tài chắnh sẽ hạch toán ựúng chi phắ cho ựúng vụ việc phát sinh và ựúng trung tâm chịu chi phắ. Kế toán quản trị căn cứ vào số liệu kế toán tài chắnh hạch toán, sẽ phản ánh ựúng hiệu quả kinh doanh từng
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 104 phòng ban, từng dòng sản phẩm. để ựáp ứng ựược ựiều ựó, hệ thống phần mềm kế toán cần ựược nâng cấp ở mức ựộ cao hơn, chi tiết hơn, sâu sắc hơn, phù hợp hơn với ựặc thù từng hoạt ựộng. Mỗi hoạt ựộng, mỗi sản phẩm cần mở thêm mã hoạt ựộng kinh doanh như hoạt ựộng kinh doanh xe Kia thì tương ứng có mã hoạt ựộng kinh doanh xe Kia, từ ựó phần mềm sẽ tắch hợp ựược doanh thu, chi phắ, lợi nhuận của dòng xe Kia.
4.2.2.4. Soát xét, hoàn thiện quy trình kiểm kê tài sản nâng cao chất lượng công tác kế toán
Tài sản cố ựịnh là tư liệu lao ựộng chủ yếu của doanh nghiệp, nó thể hiện quan ựiểm áp dụng khoa học công nghệ, ựầu tư sản xuất chiều sâu ựể cạnh tranh về chất lượng cũng như hiệu quả sản xuất hay cạnh tranh thương hiệu trên thị trường. Muốn quản lý tốt tài sản cố ựịnh thì ựiều then chốt là DN phải nắm vững từng loại tài sản ựể có thể ựiều chỉnh chi phắ khấu hao, tiêu hao nguyên, nhiên vật liệu cũng như chi phắ sửa chữa bảo trì, nâng cấp tài sản Ầ Việc kiểm kê tài sản hàng tháng nhằm báo cáo cho người quản lý biết ựược số lượng tài sản hiện có, tình hình quản lý, hiệu quả sử dụng của từng tài sản ựể ựưa ra những quyết ựịnh như sửa chữa nâng cấp, ựiều chuyển hay thay thế tài sản phù hợp với năng lực tài chắnh, chắnh sách ựầu tư của doanh nghiệp hay chắnh sách quản lý tài sản nhà nước hiện hành. Thực hiện ựược công tác kiểm kê tài sản là kế toán ựã thực hiện ựược vai trò quản lý tài sản, nguồn vốn, ựánh giá giá trị thực tại của Công ty. Công ty nên thực hiện các quy trình, trình tự kiểm kê như sau:
- Bước 1: Thành lập hội ựồng kiểm kê tài sản. Thành phần hội ựồng kiểm kê tài sản bao gồm: Giám ựốc, thủ trưởng ựơn vị làm chủ tịch hội ựồng. Trưởng bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản. Trưởng phòng hành chắnh quản lý tài sản. Một số ủy viên khác theo yêu cầu kiểm kê ựề ra.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 105 - Bước 2: Thông báo lịch kiểm kê, ựối tượng kiểm kê. Thông báo kiểm kê sẽ nêu rõ thời gian kiểm kê, ựịa ựiểm kiểm kê. đối tượng kiểm kê gồm có tài sản, công cụ dụng cụ, hàng tồn kho gì thuộc bộ phận nào, ai quản lýẦ.
- Bước 3: Tiến hành kiểm kê tại các bộ phận, ựơn vị. Theo ựúng lịch kiểm kê, cá nhân chịu trách nhiệm kiểm kê sẽ phối hợp với tổ kiểm kê ựánh giá số lượng, chất lượng tài sản ựang sử dụng. Từ ựó ghi nhận vào biên bản kiểm kê chi tiết từng mã kiểm kê.
- Bước 4: Tổng hợp số liệu kiểm kê: Căn cứ kết quả kiểm kê tài sản thực tế tại ựơn vị, hội ựồng kiểm kê tổng hợp, xử lý số liệu kiểm kê, ựối chiếu giữa bộ phận quản lý, bộ phận sử dụng. Nội dung chủ yếu là tài sản thừa thiếu, chênh lệch số lượng, giá trị giữa sổ sách và thực tế. Tài sản cần sửa chữa nâng cấp, ựiều chuyển nội bộ. Tài sản cần thanh lý, hư hỏng, tiêu hao nhiên liệu.
- Bước 5: Xử lý số liệu, lập báo cáo kết quả kiểm kê: đánh giá tình hình quản lý tài sản trong tổ chức nói chung. Số liệu chênh lệch giữa kiểm kê thực tế và số liệu theo dõi của các bộ phận, nguyên nhân,lắ do, biện pháp khắc phục. Lập kế hoạch sửa chữa nâng cấp, bảo trì, ựiều chuyển. Thống kê phân loại tài sản ựề nghị thanh lý. Kiến nghị xử lý số liệu chênh lệch. Giao trách nhiệm khắc phục, thực hiện.
- Bước 6: Báo cáo chủ sở hữu tài sản về kết quả kiểm kê. Chuyển báo cáo kết quả ựiều hành của chủ sở hữu tài sản ựến các bộ phận liên quan. Nếu công ty thực hiện ựược ựủ 6 bước quy trình kiểm kê thì công ty sẽ thực hiện ựược công tác quản lý, ựánh giá lại tài sản, nguồn vốn ựang nắm giữ.
4.2.2.5. Xây dựng và tăng cường hoạt ựộng kiểm soát nội bộ
Công ty nên thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ, thiết lập một quá trình kiểm soát giúp cho Công ty ựạt ựược các mục tiêu. Hệ thống kiểm soát nội bộ ựược thiết kế vận hành bởi con người, nó không chỉ ựơn thuần là các chắnh sách, thủ tục, biểu mẫuẦmà phải bao gồm nhân lực thực hiện những
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 106 công việc ựó. Chắnh con người sẽ thiết lập ra mục tiêu, cơ chế và vận hành nó. Hệ thống kiểm soát nội bộ tốt không chỉ ựược thiết kế tốt mà còn ựược vận hành tốt. Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, những yếu kém có thể xảy ra do những tình huống phát sinh của thực tiễn, cũng như sự chủ quan của con người. Hệ thống kiểm soát nội bộ ựược cấu thành chắnh bởi 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát, ựánh giá rủi ro, hoạt ựộng kiểm soát, thông tin truyền thông, giám sát. Hiện tại công ty ựã có bộ phận thông tin truyền thông, bộ phận giám sát hoạt ựộng cũng như thực hiện hoạt ựộng kiểm soát nên cần thực hiện ngay việc xây dựng môi trường kiểm soát và ựánh giá rủi ro. Công ty cần xây dựng văn hóa mang bản sắc ựặc thù riêng thông qua những triết lý văn hóa 8T và phổ biến tới từng cá nhân, từng bộ phận theo những thể thức như chào cờ hàng tuần, gửi mail, truyền thông nhắc nhởẦ Công ty cần thể chế hóa bằng văn bản về những quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận và từng nhân viên trong ựơn vị. Về ựánh giá rủi ro: Trong công ty có rất nhiều hoạt ựộng phát sinh rủi ro và khó có thể kiểm soát ựược tất cả. Vì vậy người quản lý cần ựánh giá và phân tắch những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không ựạt ựược và cố gắng kiểm soát ựể tối thiểu hóa những tổn thất do rủi ro này gây ra. Tại các bộ phận mua hàng, công ty cần tìm kiếm thêm nhà cung cấp và ký hợp ựồng thanh toán hàng tháng nhằm giảm áp lực về dòng tiền trong tháng cũng như việc luân chuyển tiền qua những người mua hàng. Thông qua hoạt ựộng ựó sẽ làm giảm rủi ro về chiếm dụng tiền cũng như chênh lệch trong giá trị mua hàng. Công ty nên nhận dạng trước những rủi ro và ựánh giá mức ựộ nếu phát sinh, từ ựó ựưa ra các giải pháp phù hợp nhằm kiềm chế cũng như khống chế rủi ro ở mức cho phép. Thông qua hoạt ựộng hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ giúp công ty bảo vệ ựược chắnh tài sản ựơn vị mình, bảo ựảm việc thực hiện các chế ựộ pháp lý, và ựặc biệt là bảo ựảm hiệu quả hoạt ựộng và
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 107 năng lực quản lý. Công ty nên xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hòa các mục tiêu nói trên.
4.2.2.6 Tăng cường công tác ựào tạo, thực hiện luân phiên thay ựổi công việc trong sự ổn ựịnh bền vững
Hiện nay, vì khối lượng công việc lớn nên các kế toán viên chỉ chăm chỉ và cố gắng hoàn thành phần hành của mình mà chưa có sự tương hỗ với các phần hành khác, chưa có tầm nhìn bao quát, và sự trao ựổi thẳng thắn với những cá nhân khác trong phòng. Vì thế hàng năm, Công ty nên quan tâm bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý cho phòng kế toán, nhằm nâng cao trình ựộ hiểu biết kinh doanh, cập nhật văn bản pháp luật thường xuyên tới kế toán viên. đồng thời Công ty nên có chắnh sách ựào tạo và nâng cao trình ựộ năng lực tay nghề cho các cán bộ kế toán nhằm hoàn thiện bộ máy kế toán của Công ty tốt hơn. Kế toán trưởng cần nắm bắt rõ ựiểm mạnh ựiểm yếu của từng cá nhân, thái ựộ trong công việc lẫn giao tiếp ựể vạch ra lộ trình phát triển cho từng cá nhân trong phòng. Từng bước luân chuyển và trải nghiệp cũng như sự kèm cặp hướng dẫn sẽ giúp cho nhân viên có kĩ năng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});