Hiện nay, chứng từ kế toán ựang ựược lưu trữ tại bộ phận kế toán trong một niên ựộ kế toán. Các chứng từ kế toán ựược sắp xếp theo từng loại hồ sơ có mối quan hệ với nhau theo trình tự thời gian và ựược ựóng thành quyển cẩn thận ựể dễ dàng trong việc tìm kiếm và tra cứu.
- Việc tổ chức lưu trữ ựược kế toán trưởng phân công kế toán phần hành ở bộ phận nào thì có nhiệm vụ sắp xếp và lưu trữ chứng từ ở bộ phận ựó. Kế toán quản trị dịch vụ phụ tùng sẽ lưu trữ hồ sơ dịch vụ, phụ tùng. Kế toán quản trị bán xe sẽ chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ mua xe, hồ sơ bán xe như:
+ đơn ựặt hàng
+ Biên bản bàn giao xe + Hóa ựơn bán xe
+ Biên bản bàn giao hồ sơ + đề nghị xuất hóa ựơn
-Tài liệu kế toán của Công ty ựược lưu trữ theo thứ tự từng loại, từng tháng và cuối năm tổng hợp lại chuyển qua kho lưu trữ riêng. Kho lưu trữ tài liệu ựược ựặt ngay sau phòng kế toán và ựược bảo quản, sắp xếp theo ựúng thứ tự ngày phát sinh, loại chứng từ, dễ thấy và dễ lấy khi cần thiết.
-Sau khi lưu trữ, kế toán viên cùng kế toán trưởng xác nhận sơ ựồ vị trắ lưu trữ, danh mục lưu trữ và cùng nhau kắ vào biên bản lưu trữ, kẹp vào hồ sơ lưu trữ tại Công ty.
-Hiện nay, Công ty ựã lưu trữ ựược 6 niên ựộ kế toán, chứng từ của năm 2007 tới năm 2012
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 87
-Công cụ lưu trữ: Các chứng từ ựược sắp xếp vào các tủ sắt, tủ chống cháy, khóa phòng ựược khóa cẩn thận và trưởng phòng kế toán trực tiếp lưu trữ các khóa tủ và khóa phòng, ựịnh kỳ sẽ qua kiểm tra và cho quét dọn nên kho lưu trữ rất thông thoáng không gây ẩm mốc hay chuột dán cắn chứng từ.
Như vậy: Công ty ựã tổ chức ựược quy trình lưu trữ và thực hiện tốt theo quy trình ựã ựề ra. định kỳ hàng tháng tiến hành lưu trữ và tổ chức ựược sơ ựồ lưu trữ nhằm mục ựắch khi cần dễ thấy và dễ lấy.
Nhận xét chung: Ưu ựiểm:
- Nơi lưu chứng chứng từ của chi nhánh ựặt gần phòng kế toán nên thuận tiện cho việc vận chuyển các chứng từ ựã hoàn thành vào lưu trữ, nơi lưu trữ ựược sắp xếp gọn gàng và khoa học, trên các chứng từ ựược ghi chú rõ ràng ngay bên ngoài quyển, sắp xếp theo từng tháng rồi tới năm nên rất dễ tra cứu, tìm kiếm lại.
- Các chứng từ kế toán khi ựược lưu trữ qua kho ngoài việc kiểm tra kỹ trước xem có thiếu sót chứng từ nào không, còn ựược kế toán ghi chép vào 1 cuốn sổ ựể ở khu vực chỗ nào, thứ tự ựể các chứng từ nên khi cần kiểm tra lại có thể biết hiện chứng từ ựó nằm ở khu vực nào.
- Chi nhánh ựã tổ chức lưu trữ chứng từ theo ựúng quy ựịnh của nhà nước.
Nhược ựiểm:
-Sổ sách bàn giao giữa người mới và người cũ không ựược thực hiện rõ ràng dẫn tới hoạt ựộng tìm kiếm, kiểm tra chứng từ cũ rất khó khăn và mất rất nhiều thời gian.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 88
Nguyên nhân:
-Chắnh sách nhân sự công ty là ựặc thù vì vậy sự thuyên chuyển cũng như nghỉ việc là rất nhiều và thường xuyên. Nhân sự thay ựổi trong quá trình hoạt ựộng kinh doanh rất nhiều việc dẫn tới sự lơ là và thiếu trách nhiệm trong việc bàn giao chứng từ, sổ sách.