Công ty không có bộ phận kiểm soát nội bộ mà chỉ có sự kiểm tra qua lại giữa các nhân viên kế toán, giữa kế toán chi nhánh và kế toán công ty tuy nhiên vẫn ựạt hiệu quả cao và chắnh xác. Vì kế toán công ty và kế toán chi nhánh ựã xây dựng quy trình kiểm tra số liệu chéo và ựồng thời áp dụng một số biện pháp kiểm soát như sau:
Mọi khoản thu ựều nộp vào quỹ và nộp ngay vào ngân hàng trong ngày hay nộp vào ngân hàng trễ nhất là sáng ngày hôm sau ựể hạn chế việc mất mát tiền và không ựể tồn quỹ tiền mặt quá nhiều.
Mọi khoản chi ựều có chứng từ và có chữ ký duyệt chi của trưởng phòng kế toán và Giám đốc. Thường xuyên ựối chiếu với ngân hàng về các khoản ựã phát sinh. Tiền ngân hàng so với sổ phụ hay bảng sao kê ngân hàng.
Thường xuyên kiểm tra ựối chiếu số liệu chi tiết nguyên vật liệu giữa kế toán vật tư và thủ kho.
định kỳ kiểm kê và ựối chiếu công nợ với kế toán trên Tổng công ty. Với việc tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung, thực hiện hoàn chỉnh các nghiệp vụ nên việc kiểm tra sẽ do các nhân viên kế toán làm ựến ựâu kiểm tra ựến ựó trước khi nộp báo cáo cho trưởng phòng kế toán, trưởng phòng kế toán căn cứ vào ựây kiểm tra tắnh chắnh xác và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Việc tổ chức kiểm tra kế toán tại Công ty thường ựược kiểm tra : Kiểm tra chứng từ: đây là nội dung chủ yếu của việc kiểm tra trước trong nội bộ Công ty. Kiểm tra chứng từ rất quan trọng vì nó gắn liền với
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 81 việc kiểm tra từng nghiệp vụ kế toán ựối với việc kiểm tra thường kỳ hoặc bất thường của công ty, Ban Giám đốc và của cơ quan tài chắnh .
Chứng từ kế toán ựược kiểm tra chủ yếu theo những nội dung sau: Kiểm tra nội dung chứng từ xem các hoạt ựộng kinh tế tài chắnh ghi trong chứng từ có hợp pháp không nghĩa là ựúng sự thật, ựúng với chế ựộ thể lệ hiện hành, có phù hợp với ựịnh mức và dự ựoán phê chuẩn hay không? Kiểm tra tắnh hợp lệ của chứng từ, nghĩa là chứng từ có hội ựủ những yếu tố cần thiết và chữ ký của từng người có thẩm quyền. đối với những chứng từ tổng hợp và chứng từ ghi sổ phải ựối chiếu với chứng từ gốc theo từng nghiệp vụ kinh tế. đối với chứng từ ghi sổ, cần phải xem ựịnh khoản kế toán ựúng với tắnh chất và nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay không?
- Kiểm tra việc ghi chép vào các sổ kế toán: Kiểm tra vào sổ cập nhật, ựúng sự thật, ựúng với chứng từ kế toán, rõ ràng rành mạch.
- Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán: để ựảm bảo yêu cầu trong tổ chức bộ máy kế toán là phải hết sức gọn nhẹ nhưng ựạt ựược ựược chất lượng công việc theo yêu cầu quản lý nên Công ty tổ chức bộ máy kế toán tinh gọn và có ựặc ựiểm là phù hợp với vai trò song hành theo từng hoạt ựộng.
- Kiểm tra quy trình hoạt ựộng kế toán: đây là yêu cầu rất quan trọng ựối với Công ty, vì quy trình hoạt ựộng tại từng phần hành ựều ựược thiết lập và yêu cầu tuân thủ chặt chẽ. Kế toán trưởng thường xuyên kiểm tra quy trình thanh toán hàng ngày, hàng tháng và thông báo lỗi tới các kế toán viên ựịnh kỳ vào thời gian cùng ngày. Ngoài ra quy trình ựặt hàng xe, hồ sơ cũng ựược kiểm tra ựịnh kỳ 3 ngày / 1 lần, vì nếu nhân viên kế toán ựặt hàng sai sẽ dẫn tới tồn xe, tồn vốn tại công ty.
Như vậy: Công ty ựã tổ chức ựược chế ựộ kiểm tra công tác kế toán thông qua hoạt ựộng chắnh là kiểm tra chéo giữa các nhân viên kế toán,
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 82 kiểm tra trực tiếp từ kế toán trưởng, và kiểm tra thông qua hoạt ựộng hợp nhất báo cáo tài chắnh từ Tổng công ty. Ngoài ra Công ty cũng ựã có những biện pháp ựề phòng rủi ro, ựó cũng là hoạt ựộng giảm thiểu khối lượng công việc kiểm tra thông qua những quy trình, biện pháp kiểm soát lưu chuyển dòng tiền, tài sản, hàng tồn khoẦtừ ựó kế toán viên sẽ nhìn nhận và làm theo tại thời ựiểm thực hiện quy trình kiểm soát.
Nhận xét chung: Ưu ựiểm:
Chi nhánh tuy không có hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng các nhân viên kế toán tự kiểm tra chéo nhau theo quy trình ựã ựược xây dựng và ựược trưởng phòng kế toán thường kiểm tra theo dõi thường xuyên.
Nội dung kiểm tra của kế toán phù hợp với quy ựịnh. Tránh ựược rất nhiều sai sót, nhằm tạo ựiều kiện vững chắc cho việc nâng cao chất lượng của công tác kế toán.
Nhược ựiểm:
Công ty không có bộ phận kiểm soát nội bộ mà chỉ có sự kiểm tra qua lại giữa các nhân viên kế toán, giữa kế toán Công ty với kế toán Tổng công ty nên tắnh ựộc lập và khách quan của công tác kiểm tra kế toán không ựược chặt chẽ.
Nguyên nhân:
Cơ cấu tổ chức tổng công ty chỉ thiết lập Phòng kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty, vì vậy dù Công ty có là ựơn vị hoạt ựộng có quy mô lớn cũng không tổ chức riêng rẽ bộ phận kiểm tra.
Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ sẽ tiến hành kiểm tra công tác kế toán theo ựịnh kỳ hoặc bất chợt 2 lần / 1 năm.