4.1.2.1 Chế ựộ chứng từ áp dụng tại Công ty:
Chế ựộ chứng từ kế toán áp dụng tại Công ty là dựa trên quyết ựịnh số 15/Qđ- BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ tài Chắnh. Hệ thống chứng từ của công ty ựược dựa trên mẫu chứng từ in sẵn của của Bộ Tài Chắnh phát hành, chứng từ kế toán bao gồm tắnh chất bắt buộc và tắnh chất hướng dẫn, việc lập, lưu chuyển chứng từ công ty ựược quy ựịnh rất chặt chẽ với từng loại chứng từ cụ thể tới khi ghi sổ, lưu trữ và trách nhiệm ựược phân rõ ràng trong những nhân viên kế toán và trong các bộ phận khác có liên quan. Chứng từ kế toán Công ty rất ựa dạng và ựược chia làm các chỉ tiêu sau ựây:
Chế ựộ chứng từ về lao ựộng tiền lương: Công ty sử dụng ựể theo dõi tình hình thời gian lao ựộng và các khoản thanh toán cho người lao ựộng như: Tiền lương, các khoản phụ cấp, trợ cấp, bảo hiểm xã hội và tiền lương theo thời gian và hiệu quả lao ựộng. đồng thời cung cấp những tài liệu cần thiết ựể xác ựịnh chi phắ trong doanh nghiệp.
Bảng chấm công: Công ty dùng ựể theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội của từng người lao ựộng ựể có căn cứ tắnh trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người lao ựộng và có cơ sở quản lý lao ựộng trong doanh nghiệp.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 58
Bảng 4.1: Bảng chấm công Công ty Công ty TNHH MTV Cơ Khắ Chuyên Dụng Bộ Trường Hải Bộ phận lao ựộng gián tiếp
BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 10/2013 TT Họ Và Tên Mã số 1 2 3 4 5 6 7 8 ... ... 31 Công NT Ký tên C N C N 1 Trần đình Thảo 0146 X X X X X X X X 26 2 Nguyễn Anh Quân 0125 X X X X X X X X 26 3 Ngô Văn Hải 0248 X X X X X X X X 26 4 Lưu Thị Diễm 0317 X X X X X X X X 26 5 Nguyễn Thị Hoa 0382 X X X X X X X X 26
Ghi Chú:
- P: nghỉ phép, F/2 nghỉ nửa ngà Người chấm công Người Duyệt
- Ro: Nghỉ không lương ( Ký và ghi rõ họ tên) ( Ký và ghi rõ họ tên)
- R: Nghỉ việc riêng có hưởng lương - Ô: Nghỉ ốm Nguyễn Thị Mai Trần Bảo Châu
- Co: Nghỉ con ốm- đ: Nghỉ ựẻ
( Nguồn: Phòng hành chắnh Công ty)
Bảng chấm công làm thêm giờ: Công ty dùng ựể theo dõi ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ, làm căn cứ tắnh thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán tiền làm thêm ngoài giờ cho người lao ựộng.
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của ựơn vị, cá nhân người lao ựộng, làm cơ sở ựể lập bảng thanh toán tiến lương hoặc tiền công cho người lao ựộng.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 59 Giấy ựi ựường: Công ty dùng làm căn cứ ựể người lao ựộng hoàn tất các thủ tục cần thiết khi ựến nơi công tác và thanh toán toán công tác phắ, tiền tàu xe sau khi hoàn thành công việc ựược giao.
Hợp ựồng khoán: Là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán nhằm xác nhận khối lượng công việc khoán hoặc nội dung công việc khoán, thời gian làm việc , trách nhiệm, quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện công việc ựó. đồng thời, hợp ựồng này còn là cơ sở ựể thanh toán chi phắ cho người nhận khoán.
Bảng thanh toán tiền thưởng: Chứng từ xác nhận số tiền thưởng và thanh toán tiền thưởng cho từng người lao ựộng, làm cơ sở tắnh tổng thu nhập của mỗi người lao ựộng.
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ : Dùng ựể xác ựịnh khoản tiền lương, tiền công làm thêm giờ mà người lao ựộng ựược hưởng sau khi làm việc ngoài giờ theo yêu cầu công việc.
Chế ựộ chứng từ về hàng tồn kho: Theo dõi tình hình nhập xuất hàng hóa, làm căn cứ kiểm tra tình hình tiêu thụ và dự trữ hàng hóa, sản phẩm và cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý và theo dõi hàng tồn kho, quá trình nhập, xuất hàng hóa.
để thực hiên việc theo dõi tình hình nhập Ờ xuất nguyên, vật liệu, hàng hóa, doanh nghiệp cần sử dụng rất nhiều loại chứng từ khác nhau. Có những chứng từ do doanh nghiệp tự lập như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,Ầ cũng có những chứng từ do các ựơn vị khác lập giao cho doanh nghiệp như hóa ựơn bán hàng hoặc hóa ựơn giá trị gia tăng, có những chứng từ mang tắnh chất bắt buộc như thẻ kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,Ầ, cũng có những chứng từ chỉ mang tắnh chất hướng dẫn như biên bản kiểm nghiệm, phiếu xuất vật tư theo hạn mức,ẦTuy nhiên cho dù sử dụng loại chứng từ nào thì doanh nghiệp cũng cần tuân thủ trình tự lập phê duyệt và
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 60 lưu chuyển chứng từ ựể phục vụ cho yêu cầu ghi sổ kế toán và nâng cao hiệu quả quản lý nguyên, vật liệu, hàng hóa tại doanh nghiệp. Các chứng từ theo dõi tình hình nhập Ờ xuất nguyên, vật liệu, hàng hóa bao gồm:
Chứng từ nhập kho: đề xuất mua hàng, Biên bản bàn giao, Phiếu nhập kho, Hóa ựơn.
Công ty TNHH MTV Cơ Khắ Chuyên Dụng Bắc Bộ Trường Hải Lô D6 KCN HN đài Tư - 386 Nguyễn Văn Linh - Sài đông - Hà Nội
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 21 tháng 12 năm 2012 Số phiếu: 07
Người giao hàng: Nguyễn Văn Quang
đơn vị: SN001- Công ty cơ khắ Giang Quang địa chỉ: Ngô Gia Tự - Long Biên Ờ Hà Nội
Số hoá ựơn: Seri: Ngày: Nội dung: Nhập kho phụ tùng ngày 21/12/2012
Tài khoản có: 3311- Phải trả người bán trong nước
Stt Mã kho Mã vt Tên vật tư Tk đVT Số Lượng đơn giá ( đồng) Thành tiền 1 PT ML2 Máy Lạnh 152 Cái 10 8 900 000 89 000 000 Tổng cộng tiền hàng 89 000 000
Tổng cộng tiền thanh toán 89 000 000
Kế toán trưởng Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho
( Nguồn: Phòng tài chắnh kế toán Công ty)
Mẫu 01 VT Qđ15/2006 ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chắnh
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 61
Chứng từ xuất kho: Phiếu ựề xuất vật tư sử dụng, Phiếu xuất kho, Hóa ựơn bán hàng.
Công ty TNHH MTV Cơ Khắ Chuyên Dụng Bắc Bộ Trường Hải Lô D6 KCN HN đài Tư - 386 Nguyễn Văn Linh - Sài đông - Hà Nội
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 22 tháng 12 năm 2012 Số phiếu: 08
Người nhận hàng: Tạ Thế Cự
đơn vị: HVL001- Hoàng Văn Linh địa chỉ: Dĩnh Kế - Bắc Giang
Nội dung: Xuất kho phụ tùng sửa chữa xe Kia ngày 22/12/2012 Tài khoản có: 621- Chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp
Stt Mã kho Mã vt Tên vật tư Tk đVT Số Lượng đơn giá ( đồng) Thành tiền 1 PT ML2 Máy Lạnh 152 Cái 1 8 900 000 8 900 000 Tổng cộng tiền hàng 8 900 000
Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho
( Nguồn: Phòng tài chắnh kế toán Công ty)
Chế ựộ chứng từ về bán hàng: Công ty dùng ựể theo dõi chặt chẽ về toàn bộ quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty thông qua các chứng từ có biểu mẫu sẵn từ ựó làm cơ sở ựể ghi nhận doanh thu và các sổ kế toán liên quan ựể từ ựó ựi ựến xác ựịnh kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Về hóa ựơn bán hàng: Công ty ựã nghiêm túc chấp hành thông tư 39 của Bộ tài chắnh quy ựịnh về việc sử dụng hóa ựơn và ựăng ký sử dụng
Mẫu 02 VT Qđ15/2006 ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chắnh
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 62 mẫu riêng ựặc thù của Công ty, mẫu này ựã ựăng ký tại cục Thuế tỉnh đồng Nai và ựược cục Thuế chấp thuận duyệt mẫu và cho in mẫu tại Công ty TNHH Giấy Vi Tắnh Liên Sơn. Công văn ựồng ý số 1977/CT- HCQTTVAC ngày 13/08/2007 của Cục Thuế tỉnh đồng Nai
Chế ựộ chứng từ về tiền tệ: Công ty sử dụngtheo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ của các loại tiền mặt, ngoại tệ, và các khoản tạm ứng, thanh toán tạm ứng của ựơn vị. Nhằm cung cấp những thông tin cần thiết cho kế toán và quản lý doanh nghiệp trong lĩnh vực tiền tệ.
Các chứng từ sử dụng ựể theo dõi tiền mặt tại quỹ bao gồm:
Ớ Phiếu thu: Công ty sử dụng phiếu thu ựể xác ựịnh số tiền mặt, thực tế nhập quỹ, làm căn cứ ựể thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan.
đơn vị: Chuyên Dụng Bắc Bộ Trường Hải Mẫu số 01-TT
Bộ phận: Kế toán (Ban hành theo Qđ số: 15/2006/QQđ-BTC)
PHIẾU THU
Ngày 20 thang 10 năm 2011 Quyển số: 12 Số: 46
Nợ: 111
Có: 511;333.1 Họ và tên người nộp tiền: Dương Ngọc Dũng
địa chỉ: Công Ty TNHH Lý Huyền Từ Sơn, Bắc Ninh
Lý do nộp: Thu tiền hàng
Số tiền: 16.500.000 ựồng (Bằng chữ).
Kèm theo chứng từ gốc
Ngày 20 thang 10 năm 2011
Giám ựốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 63 Ớ Phiếu chi: Công ty sử dụng phiếu chi ựể xác ựịnh số tiền mặt, ngoại tệ, thực tế xuất quỹ, làm căn cứ ựể thủ quỹ chi tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản chi liên quan. Phiếu chi công ty gồm có 3 liên theo quy ựịnh hiện hành. đặc biệt hoạt ựộng chi tiền ựược tuân thủ theo ựúng quy trình thanh toán của Công ty. Hồ sơ chứng từ ựi kèm ựể kế toán lập phiếu chi gồm: đề xuất, hợp ựồng, biên bản bàn giao, hóa ựơn, ựề nghị thanh toánẦ
Ớ Giấy ựề nghị tạm ứng: là căn cứ ựể xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng.
Giấy ựề nghị thanh toán: dùng trong trường hợp ựã chi nhưng chưa ựược thanh toán ựể làm thủ tục và căn cứ thanh toán, ghi sổ kế toán
Chế ựộ chứng từ về tài sản cố ựịnh: Công ty sử dụng chứng từ tài sản cố ựịnh ựể kịp thời theo dõi và quản lý tốt tài sản cố ựịnh sử dụng trong Doanh nghiệp, kế toán viên tổ chức thực hiện ựầy ựủ việc ghi chép vào các chứng từ và sổ sách khác nhau về tài sản cố ựịnh.
Bảng 4.2 Bảng tắnh và phân bổ khấu hao TSCđ
Công ty Cơ Khắ Chuyên Dụng Bắc Bộ Trường Hải BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCđ Năm 2011
Tổng giá trị tài sản( nguyên giá): 230.000
Khấu hao ựã trắch: 40.600 đơn vị tắnh: 1.000ựồng
Chỉ tiêu Tỷ lệ, mức khấu hao Bộ phận kinh doanh Bộ phận quản lý doanh nghiệp Số ựầu năm 36.000 28.000 8.000
Tăng trong năm 4.600 3.200 1.400
Giảm trong năm
Số cuối năm 40.600 31.200 9.400
Ngày 31/12/2011
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 64 Biên bản giao Ờ nhận tài sản cố ựịnh: Công ty sử dụng biên bản giao nhận tài sản cố ựịnh nhằm xác nhận việc giao nhận tài sản cố ựịnh sau khi hoàn thành việc xây dựng, mua sắm, ựược cấp phát, nhận góp vốn liên doanhẦ và ựưa tài sản cố ựịnh vào sử dụng tại doanh nghiệp. Biên bản này ựược lập cho từng loại tài sản cố ựịnh và lưu vào hồ sơ kế toán tại Công ty.
Biên bản thanh lý tài sản cố ựịnh: Công ty sử dụng làm chứng từ xác nhận việc thanh lý tài sản cố ựịnh do doanh nghiệp không còn nhu cầu sử dụng, làm căn cứ ựể kế toán ghi giảm và xóa sổ tài sản cố ựịnh tại Công ty. Hiện nay việc thanh lý tài sản cố ựịnh ựược thực hiện theo quy trình ựầu tư mua sắm thanh lý tài sản cố ựịnh tại Công ty. Người sử dụng khi phát hiện tài sản hỏng, cần thay thế sẽ báo tới nhân viên hành chắnh và trưởng bộ phận. Căn cứ vào ựó nhân viên hành chắnh sẽ tiến hành lập biên bản xác ựịnh tình trạng tài sản và cũng như mời các bộ phận tới làm ựề nghị thanh lý.
Thẻ tài sản cố ựịnh: Hiện tại sau khi mua sắm tài sản cố ựịnh, Công ty lập thẻ dùng ựể theo dõi chi tiết tình hình tăng, giảm từng loại tài sản cố. Thẻ tài sản cố ựịnh ựược ựánh số sắp xếp tăng dần và chi tiết theo từng tài sản. Thời ựiểm năm 2013, tài sản cố ựịnh công ty ựa dạng và phức tạp vì hoạt ựộng sản xuất kinh doanh theo nhiều lĩnh vực khác nhau.
Áp dụng theo quyết ựịnh số 15/2006/Qđ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chắnh. Công ty ựã vận dụng và sử dụng một số danh mục chứng từ như sau:
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 65 Bảng 4.3: Danh mục chứng từ S T TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU TÍNH CHẤT Bắt buộc Hướng dẫn
I Lao ựộng tiền lương
1 Bảng chấm công 01a-LđTL x
2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b-LđTL x 3 Bảng thanh toán tiền lương 02-LđTL x 4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LđTL x
5 Giấy ựi ựường 04-LđTL x
6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành
05-LđTL x
7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06-LđTL x 8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 07-LđTL x 9 Hợp ựồng giao khoán 08-LđTL x 1
0
Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp ựồng giao khoán
09-LđTL x
1 1
Bảng kê trắch nộp các khoản theo lương 10-LđTL x
I I
Hàng tồn kho
1 Phiếu nhập kho 01-VT x
2 Phiếu xuất kho 02-VT x
3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá
03-VT x
4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 04-VT x 5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm,
hàng hoá 05-VT x 6 Bảng kê mua hàng 06-VT x II I Tiền tệ 1 Phiếu thu 01-TT x 2 Phiếu chi 02-TT x
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 66
3 Giấy ựề nghị tạm ứng 03-TT x
4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT x 5 Giấy ựề nghị thanh toán 05-TT x 6 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) 08a-TT x
7 Bảng kê chi tiền 09-TT x
I V
Tài sản cố ựịnh
1 Biên bản giao nhận TSCđ 01-TSCđ x 2 Biên bản thanh lý TSCđ 02-TSCđ x 3 Biên bản bàn giao TSCđ sửa chữa lớn hoàn
thành
03-TSCđ x
4 Biên bản ựánh giá lại TSCđ 04-TSCđ x 5 Biên bản kiểm kê TSCđ 05-TSCđ x 6 Bảng tắnh và phân bổ khấu hao TSCđ 06-TSCđ x V CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT KHÁC
1 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH X 2 Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm ựau,
thai sản
x
3 Hoá ựơn Giá trị gia tăng 01GTKT-3LL x 4 Hoá ựơn bán hàng thông thường 02GTGT-3LL x 5 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03 PXK-3LL x
4.1.2.2 : Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
Tất cả các chứng từ kế toán ựược lập ở các bộ phận khác nhau trong công ty , hay từ bên ngoài chuyển ựến ựều phải tập trung vào bộ phận kế toán công ty. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán ựó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tắnh pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ ựó ựể ghi sổ kế toán và cần phải luân chuyển chứng từ kế toán một cách khoa học và hợp lý.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau : - Lập chứng từ kế toán, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam Ờ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 67 - Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc