II Dự án mở rộng ga vinh
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁCĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI NHÂN VIÊN KHỐI VĂN PHÒNG TẠI CÔNG
3.2.1. Xác định rõ mục đích đánh giá vào tiêu chuẩn thực hiện công việc
Hoạt động đánh giá thực hiện công việc không chỉ vì mục đích duy nhất nào trong số các hoạt động quản trị nhân sự. Mổi hoạt động quản trị nhân sự muốn thực hiện hiệu quả thì cần phải có những cơ sở hợp lý được tổng hợp từ các nguồn thông tin khác nhau mà trong đó, kết quả thu thập trong đánh giá chỉ là một yếu tố. Tuy nhiên, việc xác định rõ mục tiêu của hoạt động đánh giá sẽ giúp cho người thiết kế mẫu đánh giá có định hướng các chỉ tiêu đánh giá đầy đủ hơn và theo phương pháp hợp lý hơn. Mục đích sau xa của hoạt động đánh giá thực hiện công việc hướng tới là đo lường khả năng làm việc của người lao động từ đó có biện pháp phù hợp để nâng cao năng lực của họ. Mục đích đó được thể hiện qua việc sử dụng kết quả đánh giá vào các hoạt động trả lươn, nâng bậc lương, khen thưởng, kỹ luật và thăng tiến, bổ nhiệm cán bộ, tuyển mộ, tuyển chọn, đào tạo và phát triển nhân viên. Mục đích đánh giá thực hiên công việc cho nguồn nhân lực khối văn phòng của RCC củng không nằm ngoài các hoạt động nói trên. Nói một cách khái quát, kết quả hoạt động đánh giá thực hiện công việc tại RCC cần mở rộng hơn nữa mục đích để góp phần cung cấp thông tin cho các hoạt động quản trị nhân sự.
Có thể nói tiêu chuẩn thực hiên công việc là đầu vào của hoạt động đánh giá, là thước đo để tiến hành đo thành tích làm việc của cán bộ nhân viên. Một trong những lý do khiến nhân viên lúng túng trong quá trình thực hiên công việc là yêu cầu công việc không cụ thể. Người đánh giá sẽ đưa ra kết quả đánh giá khoa học, độ chính xác và minh bạch cao khi có bản mô tả công việc rõ ràng để so sánh, đối chiếu giữa các tiêu chuẩn và kết quả của nhân viên. Công tác phản hồi nhờ đó mà củng được thông suốt hơn, người phỏng vấn dể đối chiếu phản hồi.Một bước nữa cần phải hoàn thiện trước khi đưa ra các Bản mô tả công việc và Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện đó. Sau đây là bản mô tả công việc đề xuất đối với
Bảng 3.2. Mẩu mô tả công việc nhân viên văn thư phòng Hành chính- Tổng hợp
-Chức danh công việc:
Nhân viên Văn thư
-Mã số chức danh TC 04
Nhóm lương:
-Phòng ban: Hành chính- Tổng hợp
- Số giờ làm việc một tuần:
- Hình thức trả lương: Cố định+ Thưởng
- Chức danh người quản lý trực tiếp
Mô tả công việc
-Tham mưu cho trưởng phòng trong công tác quản lý hành chính
- Quản lý côn dấu CT, giữ dìn bảo mật tài liệu theo quy định.
- Nhận vào sổ công văn đi và đến, lập và quản lý hồ sơ lưu trữ.
-Soạn thảo văn bản. Photo tài liệu, gửi thư hoặc fax, trực và trả lời điện thoại văn phòng.
- Đón tiếp khách tới giao dịch, làm việc tại CT, hướng dẩn và thông báo đến người thích hợp. - Kiểm tra và đóng dấu các tài liệu gửi nội bộ và bên ngoài. Soạn thảo văn bản và tài liệu theo yêu cầu của TGD và Trưởng phòng.
Chịu sự quản lý giám sát và báo cáo với trưởng phòng và ban giám đốc.
Yêu cầu công việc đối với người thực hiện
-Nắm vững quy định về phương pháp soạn thảo văn bản
- Nắm vững quy định về sử dụng và quản lý con dấu.
- Am hiểu nghiệp vụ hành chính, văn phòng trong doanh nghiệp.
- Có kiến thức cơ bản về quản trị nhân sự và hiểu biết các quy định pháp luật.
- Kỹ năng giao tiếp
- Thành thạo tin học văn phòng word, Excel. - Sữ dụng thành thạo các máy móc và thiết bị văn phòng như máy fax, điện thoại, vi tính…. -Xữ lý tình huống
- Làm việc nhóm
- Khả năng thiết lập mối quan hệ trong tổ chức Tốt nghiệp cao đẳng chuyên ngành văn thư lưu trử hành chính hoặc quản trị nhân sự trở lên. Mẩu mô tả trên đây gồm 2 phần:
Phần mô tả công việc bao gồm: Xác định chức danh công việc, mô tả công việc ngắn gọn các chức năng và trách nhiệm chính của công việc, xác định phạm vi và quyền hạn ( chế độ báo cáo) của người thực hiện công việc.
Yêu cầu công việc đối với người thực hiện: Cụ thể là các yêu cầu về trình độ học vấn, kiến thức chuyên môn, kỹ năng , kinh nghiệm và đào tạo, phẩm chất cá nhân, hành vi ứng xử giao tiếp, tuổi tác, thể lực và khả năng thích ứng với điều kiện làm việc. .. Những yêu cầu nêu ra là thiết yếu, không yêu cầu quá cao để tạo cơ hội cho những người có đủ khả năng hoàn thành tốt công việc. Một văn bản phân tích công việc không thể thiếu trong hoạt động ĐGTHCV là bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Bảng 3.3. Tiêu chuẩn thực hiện công việc của nhân viên phòng Hành chính- Tổng hợp
Chức danh công việc: Nhân viên văn thư Mã số chức danh: TC 04
Phòng ban: Hành chính- Tổng hợp
Người quản lý trực tiếp: Trưởng phòng
Các tiêu chuẩn về mức độ hoàn thành công việc
- Hoàn thành đầy đủ số lượng và kịp thời về tiến độ các văn bản cấp trên giao nhiệm vụ
- Trình bày các văn bản đánh máy, chuyển fax, lưu, phát hành tài liệu và đóng dấu đúng quy cách.
- Đảm bảo con dấu của Công ty khi được kiểm tra. - Tốc độ đánh máy nhanh và chính xác các tài liệu.
- Trong tháng không quá 2 người khách hoặc đối tác của công ty phàn nàn về khả năng xử lý tình huống và tiếp đón nhân viên.
Tiêu chuẩn về khả năng đáp ứng công việc và thái độ với công việc
- Đảm bảo số lượng và thời gian làm việc của công ty
- Đi làm trể hoặc nghỉ việc có lý do không quá 2 lần / 1tháng - Bị cấp trên nhắc nhở tối đa 2 lần/ 1 tháng
- Sẳn sàng làm thêm giờ khi công việc chưa hoàn thành.
- Tích cực tìm hiểu các văn bản pháp luật liên quan tới công việc
- Có thái độ hòa nhã, lịc sự với mọi khách hàng và đối tác có liên quan tới liên hệ làm việc của Công ty.
- Có khả năng làm việc liên tục 2h bên máy vi tính tại văn phòng
Trên đây là mẩu tiêu chuẩn thực hiện công việc đối với nhân viên Hành chính, công việc khó định lượng. Các tiêu chuẩn đánh giá đó chính là kết quả mong muốn đạt được của vị trí nhân viên Văn thư, là tiêu chuẩn để đánh giá ở mức độ đó nhân viên Văn thư đã thực hiện công việc được giao. Dựa vản bản tiêu chuẩn này, nhân viên văn thư được đánh giá trên các nhóm yếu tố: Hiệu quả công việc bao gồm
đống dấu đúng quy cách. Số lượng công việc( hoàn thành đầy đủ số lượng và kịp tiến độ được giao) và nhóm yếu tố tinh thần, thái độ kỹ luật lao động. Các nhiệm vụ công việc có thể đo lường được thường là những nhiệm vụ mà kết quả hoặc đầu ra của nó có thể lượng hóa hoặc đánh giá định tính được. Đối với các tiêu chuẩn khó có thước đo cụ thể, thì gắn nó với quy định hoặc yêu cầu của quy trình thực hiện. Tùy từng điều kiện thực tế mà cấp trên đưa ra yêu cầu về thời hạn hoàn thành, khối lượng công việc và tinh thần thái độ phải thực hiện đối với mổi công việc
Sau đây là hệ thống các vị trí công tác trong phòng ban cần xây dựng bản mô tả công việc:
Bảng 3.4: Danh mục các chức danh công việc cần xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc:
Phòng ban Chức danh công việc STT Mã số
Ban giám đốc Tổng giám đốcPhó Tổng giám đốc 12 GĐ 01PGĐ 01 Phòng Tài chính Kế toán Kế toán trưởng 3 KT 01 Kế toán TSCD 4 KT 02 Kế toán NVL 5 KT 03 Kế toán ngân hàng 6 KT 04 Thu quỹ 7 KT 05 Phòng Tổ chức Lao động Trưởng phòng TCLD 8 TC 01 Chuyên viên LD- TL 9 TC 02 Nhân viên BHXH 10 TC 03
Nhân viên An toàn lao động 11 TC 04
Nhân viên tuyển dụng 12 TC 05
Nhân viên đào tạo phát triển 13 TC 06
Nhân viên quan hệ lao động 14 TC 07
Phòng vật tư
Trưởng phòng Vật tư 15 VT 01
Nhân viên phụ trách vật tư 16 VT 02
Thủ kho 17 VT 03
Trưởng phòng KH -KD 18 KD 01
Nhân viên KH-KD 19 KD 02
Trưởng phòng kỹ thuật 20 KT 01
Nhân viên kỹ thuật 21 KT 02
Phòng dự án
Trưởng phòng dự án 22 DA 01
Chuyên viên lập dự án 23 DA 02
Chuyên viên thẩm định dự án 24 DA 03
Nhân viên văn thư 25 HC 01
Do thời gian nghiên cứu có hạn nên trong nội dung báo cáo chỉ đề xuất ra một số mẩu mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc.