Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh, hoặc đang trong quá trình sản xuất dở dang.
Hai chi phí liên quan trực tiếp đến quản trị hàng tồn kho là chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Trong đó:
- Chi phí đặt hàng: bao gồm các chi phí giao dịch, vận chuyển và chi phí nhận hàng. Chi phí đặt hàng được tính cho mỗi lần đặt hàng khi doanh nghiệp tiến hành đặt hàng từ bên ngoài.
- Chi phí lưu kho: bao gồm tất cả các chi phí lưu trữ hàng hóa trong kho một khoảng thời gian xác định như chi phí lưu giữ hàng tồn kho, chi phí hư hỏng – thiệt hai do bị lỗi thời, chi phí bảo hiểm, chi phí thuế, chi phí đầu tư vào hàng tồn kho. Chi phí lưu kho được tính trên mỗi đơn vị hàng tồn kho hoặc được tính bằng tỷ lệ phần trăm trên giá trị hàng tồn kho trong một thời kỳ.
Tổng chi phí hàng tồn kho có thể khái quát như sau:
Tổng chi phí hàng tồn kho = Chi phí đặt hàng + Chi phí lưu kho
Chi tiết phương trình trên như sau:
)2 2 ( ) ( H Q Q D F T = + Trong đó:
D: tổng nhu cầu hàng cần nhập trong kỳ Q: số lượng mỗi lần đặt hàng
F: chi phí cố định cho mỗi đơn hàng H: chi phí tồn kho 1 đơn vị
Tổng chi phí = ( Chi phí 1 đơn hàngX ) + ( Chi phí tồn kho 1 đơn vịX )
Phương trình này thể hiện sự đánh đổi giữa chi phí đặt hàng và chi phí tồn kho. Cụ thể lượng đặt hàng Q càng lớn thì chi phí đặt hàng càng nhỏ do số lần đặt hàng giảm. Trong khi đó, lượng đặt hàng Q càng lớn thì chi phí tồn kho càng lớn do mức tồn kho tăng.
Chi phí Chi phí lưu kho Tổng chi phí Chi phí đặt hàng Q* Lượng đặt hàng Q Hình 1.5 : Tổng chi phí tồn kho
Đồ thị cho thấy, đường cong tổng chi phí quản trị hàng tồn kho là tổng cộng của hai loại chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Ban đầu tổng chi phí giảm khi lượng đặt hàng Q tăng, nhưng sau đó tổng chi phí sẽ bắt đầu tăng khi lượng đặt hàng Q tăng. Lượng đặt hàng tối ưu Q* cho mỗi lần là lượng đặt hàng mà tại đó tổng chi phí đạt tối thiểu.