Các báo cáo dự toán đƣợc xây dựng theo các trung tâm trách nhiệm. Báo cáo dự toán của các trung tâm trách nhiệm hình thành nên một hệ thống báo cáo xuyên suốt phục vụ cho công tác quản trị từ cấp lãnh đạo thấp nhất đến cấp lãnh đạo cao nhất. Quy trình xây dựng báo cáo dự toán đi từ trung tâm đầu tƣ, trung tâm lợi nhuận, trung tâm doanh thu và trung tâm chi phí.
Hệ thống báo cáo dự toán đòi hỏi các nhà quản lý trung tâm phải có trách nhiệm đối với việc đạt đƣợc các mục tiêu của trung tâm đối với các hoạt động dƣới
sự kiểm soát của họ. Công tác lập dự toán càng khoa học thì càng có cơ sở để đánh giá thành quả của các trung tâm một cách chính xác.
Định hƣớng để xây dựng các báo cáo dự toán là dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh năm kế hoạch của toàn VNPT Bình Dƣơng.
Để việc lập dự toán chính xác dựa trên cơ sở khoa học thì VNPT Bình Dƣơng nên qui định về yêu cầu cung cấp thông tin giữa các phòng ban, đơn vị trực thuộc, cụ thể:
Từng tổ, trạm Viễn thông (các trung tâm doanh thu) của các đơn vị trực thuộc, phòng kinh doanh tiếp thị của VNPT Bình Dƣơng tiến hành lập dự toán trên cơ sở nhận thông tin từ các nguồn sau:
- Căn cứ phƣơng án kinh doanh năm kế hoạch của toàn VNPT Bình Dƣơng và kế hoạch phân bổ cho trung tâm (trung tâm lợi nhuận).
- Căn cứ thông tin về mục tiêu chung cũng nhƣ định hƣớng phát triển của đơn vị trong năm kế hoạch (Từ Ban giám đốc của VNPT Bình Dƣơng).
- Căn cứ thông tin lịch sử liên quan đến nội dung kế hoạch đƣợc lập (số liệu từ bộ phận kế toán đơn vị thành viên).
- Căn cứ thông tin về tình hình thị trƣờng (nhu cầu thị trƣờng, khả năng tiêu thụ, biến động giá…), dự báo khả năng nguồn lực sẵn có và những nhân tố kinh tế xã hội khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh của đơn vị (những cơ hội và hạn chế của đơn vị trong thời gian đến của năm kế hoạch - từ các bộ phận khác trong đơn vị thành viên, nhƣ: tổ kinh doanh, trạm Viễn thông, tổ 1080…)
Dựa trên những thông tin trên, các trung tâm doanh thu lập báo cáo dự toán cho trung tâm mình với các chỉ tiêu cụ thể sát với tình hình thực tế của đơn vị. Sau đó, chuyển toàn bộ thông tin dự toán của đơn vị mình về bộ phận tổng hợp của các trung tâm. Bộ phận này có nhiệm vụ tổng hợp các báo cáo dự toán của các tổ, trạm và tƣ vấn cho Giám đốc các trung tâm trong việc xét duyệt dự toán cho từng tổ, trạm và làm cơ sở cho việc lập dự toán cho toàn trung tâm.
Sau khi có dự toán của từng trung tâm, các phòng ban chức năng, phòng kế hoạch điều hành tổ chức thảo luận về các chỉ tiêu trong dự toán của từng đơn vị
dƣới sự chủ trì của Giám đốc VNPT Bình Dƣơng. Các chỉ tiêu trong dự toán đƣợc xem xét trên cơ sở:
Phòng kế hoạch điều hành tổ chức thảo luận với các đơn vị trực thuộc về các chỉ tiêu trong dự toán của từng đơn vị dƣới sự chủ trì của Giám đốc. Các chỉ tiêu trong dự toán đƣợc xem xét trên cơ sở:
- Thông tin về mục tiêu, định hƣớng phát triển của toàn VNPT Bình Dƣơng. - Thông tin kế toán tài chính và tình hình tài chính của đơn vị trực thuộc do phòng kế toán VNPT Bình Dƣơng cung cấp.
- Thông tin về tình hình thị trƣờng, về nguồn nhân lực và những thông tin về môi trƣờng kinh tế xã hội liên quan đến hoạt động kinh doanh của đơn vị trực thuộc do các phòng ban chức năng VNPT Bình Dƣơng cung cấp.
Phòng Kế hoạch điều hành căn cứ mục tiêu chung của VNPT Bình Dƣơng điều chỉnh lại các chỉ tiêu trong dự toán của từng đơn vị thành viên. Sau khi thảo luận sửa đổi những chỉ tiêu trong báo cáo dự toán, Ban Giám đốc VNPT Bình Dƣơng sẽ phê duyệt dự toán. Từ dự toán đƣợc phê duyệt, Giám đốc sẽ ra quyết định giao kế hoạch sản xuất kinh doanh cho từng trung tâm. Trên cơ sở kế hoạch đƣợc giao, các trung tâm tiến hành giao chỉ tiêu doanh thu cho các trung tâm doanh thu do mình quản lý, đồng thời đƣa ra những phƣơng án triển khai thực hiện và có đánh giá hàng tháng, quý về tình hình thực hiện kế hoạch.
Bảng 4.7. Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2012- VNPT Bình Dƣơng STT Chỉ tiêu ĐVT Kết quả SKKD Năm 2011 Kế hoạch SXKD năm 2012 So sánh (%) Kế hoạch2012/ Thực hiện2011 %
I Tổng doanh thu Triệu
VNĐ 125.107 213.180 170,40%
1 Doanh thu VT-CNTT “ 99.370 183.980 185,15%
2 Doanh thu kinh doanh
thƣơng mại “ 25.061 29.000 115,72%
3 Doanh thu tài chính “ 676 200 29,59%
II Tổng chi phí “ 134.776 229.423 170,23%
1 Giá vốn hàng bán “ 120.028 215.482 179,53%
2 Chi phí bán hang “ 784 1.500 191,33%
3 Chi phí quản lý doanh
nghiệp “ 13.414 11.500 85,73%
4 Chi phí tài chính “ 550 581 105,64%
5 Lợi nhuận “ -9.669 -16.240 167,96%