Tại từng trung tâm chi phí: đánh giá chi phí thực hiện so với dự toán, so sánh và phân tích các khoản mục chi. Xem xét việc thực hiện doanh thu với việc thực hiện chi phí đảm bảo tốc độ tăng doanh thu phải lớn hơn tốc độ tăng chi phí.
-Đối với trung tâm chi phí tự do: Các phòng ban chức năng, phân tích chi phí trong mối quan hệ với doanh thu ƣớc tính, góp phần gia tăng lợi nhuận.
-Phân tích các nguyên nhân khách quan, chủ quan tác động đến tình hình thực hiện các định mức, dự toán chi phí.
Trƣớc hết VNPT Bình Dƣơng phải xây dựng đƣợc mã số cho từng trung tâm chi phí nhƣ sau:
Bảng 4.5 Xây dựng mã số cho các trung tâm chi phí
Trung Tâm chi phí Mã số
Khối văn phòng 11X Phòng kế toán 111 Phòng ĐT-XDCB 112 Phòng Mạng và dịch vụ 113 Phòng Tổ chức - Hành chính 114 Bộ phận bán hàng 12X
Phòng kế hoạch – kinh doanh 121
TTVT Thủ Dầu Một 122
TTVT Thuận An 123
TTVT Dĩ An 124
TTVT Bến Cát 125
Trung tâm Tin Học 126
Tổ sản xuất 12XX
Tổ kỹ thuật ứng cứu của TTVT Thủ Dầu Một 1221
Sau đó tổ chức tài khoản chi tiết trong điều kiện kế toán trách nhiệm, gắn đƣợc các khoản mục chi đến từng trung tâm chi phí để có thể xác định ngay các khoản chi phí phát sinh trong kỳ của từng trung tâm. Tại VNPT Bình Dƣơng các tài khoản 154, 627,641,641 phản ảnh chi phí và đã xây dựng bộ mã cho từng khoản mục chi phí (theo báo cáo chi phí SXKD theo yếu tố), chẳng hạn nhƣ mục chi phí điện nƣớc có mã chi phí là 07.02. Khi phát sinh chi phí điện nƣớc tại tổ kỹ thuật ứng cứu của TTVT Thủ Dầu Một kế toán sẽ hạch toán nhƣ sau:
Nợ TK154 07.02 1221/ có các TK liên quan. Ở đây, TK154 - tài khoản dùng để hạch toán chi phí, 07.02 - bộ mã chi phí khoản mục điện, nƣớc, 122 – mã số chi phí phát sinh tại TTVT Thủ Dầu Một, 1221 - Chi phí phát sinh tại tổ kỹ thuật ứng cứu của TTVT Thủ Dầu Một. (Biểu 4.4)
Bảng 4.6. Báo cáo thành quả trung tâm chi phí năm Đơn vị tính: Triệu đồng STT Chỉ tiêu Dự toán 2012 Thực hiện 2012 Chênh lệch Tỷ lệ A Tổng Doanh thu 52.891 49.188 -3.873 93,07% B Tổng chi phí 45.213 43.735 -1.478 96,73%
I Chi phí Kiểm soát đƣợc 28.026 26.164 -1.862 93%
1
Chi phí nguyên nhiên, vật
liệu 2.145 2.226 81 103,7%
2 Chi phí lao động 1.200 1.050 -150 87,5%
3 Thiết bị đầu cuối 1.534 1.935 401 126%
4 Thuê thu cƣớc 2.190 1.350 -840 61,64%
5 Hoa hồng phát triển thuê bao 100 91 -9 91%
6 Chi thuê hạ tầng 1.690 1.538 -152 91%
7 Điện, nƣớc, nhiên liệu 4.104 4.127 23 100,5%
8 Tiếp tân, khánh tiết 153 153 0 100
9 Chi phí khác 2.050 2.060 10 100,4%
10 Chi phí nội bộ 7.360 8.039 679 109%
11 Chi KDTM 5.500 3.595 -1905 65,36%
12 Chi hoạt động tài chính 0 0 0
II
Chi không kiểm soát đƣợc = Chi phí không khiểm sóat
đƣợc của toàn tỉnh *tỷ lệ
đóng góp doanh thu ( 36%) 17.187 17.571
1 Chi phí khấu hao TSCĐ 12.960 13.680
2 Chi sửa chữa 1.818 1.835
3 Chi Quảng cáo, tiếp thị 2.049 1.900
4 Chi phí dự phòng 360 156
C
Tỷ lệ chi phí kiểm soát
đƣợc/ doanh thu 52,98 53,19
Đánh giá trách nhiệm:
Nhìn vào bảng báo cáo thành quả trung tâm chi phí, số liệu chứng minh lấy từ nguồn TTVT Thủ Dầu Một, ta thấy: chi phí kiểm soát đƣợc thực hiện bằng 93% so với kế hoạch nhỏ hơn doanh thu thực hiện đƣợc so với kế hoạch là 93,07%, xem nhƣ trung tâm chi phí đã hoàn thành trách nhiệm của mình. Tuy nhiên, để phân lợi nhuận cho các đơn vị thì VNPT Bình Dƣơng phải phân bổ tất các khoản chi tập trung tại đơn vị xuống cho tất cả các trung tâm theo tỷ lệ doanh thu từng trung tâm đóng góp. Nếu vậy, tổng chi phí mà TTVT Thủ Dầu Một thực hiện bằng 96,37% so với kế hoạch. Hơn nữa khi phân tích thêm chỉ tiêu chi phí/ doanh thu ta thấy đơn vị không hoàn thành chỉ tiêu này do số thực hiện lớn hơn số kế hoạch 0,21đồng, điều này chứng tỏ việc kiểm soát chi phí của đơn vị thực hiện chƣa tốt, còn rất nhiều khoản mục chi vƣợt so với kế hoạch: chi nguyên vật liệu, thiết bị đầu cuối, chi phí điện - nƣớc, chi nội bộ.
Vậy, qua bảng đánh giá thành quả của trung tâm chi phí sẽ giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng thể về việc thực hiện chi phí của đơn vị, có thể phát hiện những khoản chi vƣợt và nguyên nhân chi vƣợt từ đó có những giải pháp tốt hơn trong việc quản lý chi phí của đơn vị mình: tiết kiệm điện để điều hòa ở mức 270C, bảo trì, bảo dƣỡng các thiết bị đầu cuối để tận dụng lại…
Tƣơng tự trung tâm doanh thu, sau khi đánh giá từng trung tâm chi phí, sẽ lên bảng tổng hợp chi phí toàn VNPT Bình Dƣơng và sẽ đánh giá tình hình thực hiện chi phí cũng nhƣ trách nhiệm của từng cấp quản lý.