Theo cơ cấu tổ chức bộ máy của VNPT Bình Dƣơng có 7 phòng ban chức năng và 5 trung tâm, dƣới các trung tâm xét là các tổ, trạm trực tiếp sản xuất và bán hàng. Theo qui định về chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của các bộ phận và mối quan hệ trong nội bộ VNPT Bình Dƣơng và nhằm tiết kiệm đƣợc nhân lực và tạo sức mạnh tổng hợp, tác giả đề xuất:
- Sáp nhập phòng kinh doanh và phòng kế hoạch thành phòng kế hoạch - kinh doanh.
- Sáp nhập phòng tổ chức với phòng hành chính thành phòng tổ chức - hành chính
Theo đó cơ cấu phân cấp quản lý của VNPT Bình Dƣơng sẽ đƣợc tổ chức thành ba cấp quản lý nhƣ sau:
* Cấp thứ 1: Các tổ, trạm Viễn Thông trực thuộc các trung tâm của VNPT Bình Dƣơng. Nhà quản trị của cấp này là các tổ trƣởng, trạm trƣởng.
* Cấp thứ 2: là các trung tâm. Nhà quản trị cấp này là các giám đốc trung tâm và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động SXKD của trung tâm.
* Cấp thứ 3: VNPT Bình Dƣơng - là cấp quản lý cao nhất, chịu trách nhiệm toàn diện mọi mặt hoạt động SXKD của VNPT Bình Dƣơng kể cả doanh thu, chi phí, lợi nhuận và vốn đầu tƣ. Nhà quản trị cấp cao là Giám đốc VNPT Bình Dƣơng. Hệ thống kế toán trách nhiệm sẽ cung cấp cho Giám đốc những thông tin về SXKD và xác định đƣợc trách nhiệm của các nhà quản trị cấp dƣới theo mức độ phân quyền đã xác định.
Quan hệ chỉ đạo
Ghi chú Quan hệ công việc
Sơ đồ 4.1. Sơ đồ phân cấp quản lý tại VNPT Bình Dƣơng
4.2.1.2 Xây dựng mô hình các trung tâm trách nhiệm tại VNPT Bình Dương theo cơ cấu phân cấp quản lý
Qua đánh giá thực trạng công tác tổ chức kế toán trách nhiệm với những ƣu và nhƣợc điểm đƣợc trình bày ở chƣơng 2, thấy rằng việc xây dựng, hoàn thiện tổ chức kế toán trách nhiệm tại VNPT Bình Dƣơng là đúng với nhu cầu phát triển và quản lý. Cơ cấu tổ chức bộ máy và việc phân cấp quản lý, công tác tài chính tại VNPT Bình Dƣơng sẽ là những cơ sở chủ yếu để xây dựng các trung tâm trách nhiệm. Việc vận dụng các kiến thức về kế toán trách nhiệm để xây dựng và tạo thành một hệ thống đánh giá trách nhiệm của các cấp tại VNPT Bình Dƣơng một cách rõ ràng sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị. Căn cứ theo sự phân cấp quản lý của
VNPT BÌNH DƢƠNG Phòng KTTK-TC Phòng Kế hoạch – kinh doanh TTVT Thủ Dầu Một TTVT Thuận An TTVT Dĩ An Phòng QLMvDV Phòng Tổ chức – hành chính TTVT Bến Cát Trung tâm Tin học Các cửa hàng Các tổ, trạm Phòng ĐTXDCB
VNPT Bình Dƣơng hiện nay, có thể tổ chức các đơn vị trực thuộc, phòng ban chức năng thành các trung tâm trách nhiệm nhƣ sau:
- Trung tâm chi phí: Chia thành 2 loại Trung tâm chi phí định mức và trung tâm chi phí tự do.
Trung tâm chi phí định mức: Các tổ quản lý, tổ kỹ thuật ứng cứu, tổ lập trình thuộc các trung tâm: chịu trách nhiệm về chi phí phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ mình quản lý, vì vậy mỗi tổ này đƣợc xem là một trung tâm chi phí. Chịu trách nhiệm chính về hoạt động của các trung tâm chi phí định mức là các tổ trƣởng.
Trung tâm chi phí tự do: Cấp phòng ban VNPT Bình Dƣơng có 4 phòng ban, đó là các phòng mạng và dịch vụ, phòng ĐT-XDCB, phòng Tổ chức – Hành chánh, phòng KTTK-TC. Các phòng này chỉ chịu trách nhiệm về chi phí phát sinh của phòng mình quản lý. Chịu trách nhiệm chính về hoạt động của các trung tâm chi phí tự do là các trƣởng phòng ban.
- Trung tâm doanh thu: Phòng kinh doanh tiếp thị, các tổ kinh doanh, các trạm Viễn thông của 5 trung tâm chịu trách nhiệm về tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ của VNPT Bình Dƣơng đƣợc xem là trung tâm doanh thu. Chịu trách nhiệm chính về hoạt động của các trung tâm doanh thu là Trƣởng phòng kinh doanh tiếp thị, các tổ, trạm trƣởng của 5 trung tâm. Ở đây, các tổ, trạm của 5 trung tâm có thể tổ chức thành các trung tâm lợi nhuận. Nhƣng do đặc thù của VNPT Bình Dƣơng, các tổ, trạm của 5 trung tâm chỉ chịu trách nhiệm chính về doanh thu bán hàng và chƣa đƣợc phân cấp về chi phí. Nên tác giả chọn phƣơng án xây dựng các tổ, trạm Viễn Thông là các trung tâm doanh thu.
- Trung tâm lợi nhuận: là 5 trung tâm trực thuộc VNPT Bình Dƣơng. Chịu trách nhiệm chính về hoạt động của trung tâm lợi nhuận là các giám đốc trung tâm. Vì trung tâm lợi nhuận là tổng hợp kết quả của hai trung tâm doanh thu và chi phí, nên trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận cũng liên quan đến hai trung tâm này. Giám đốc các trung tâm là ngƣời chịu trách nhiệm về lợi nhuận tạo ra trong trung tâm mình quản lý. Tuy nhiên giám đốc các trung tâm không có thẩm quyền ra các
quyết định về vốn đầu tƣ của trung tâm mình quản lý. Mỗi một trung tâm đƣợc xem là một trung tâm lợi nhuận.
- Trung tâm đầu tƣ: Ban giám đốc VNPT Bình Dƣơng. Giám đốc của VNPT Bình Dƣơng là ngƣời chịu trách nhiệm về lợi nhuận đƣợc tạo ra, đồng thời cũng chịu trách nhiệm về vốn đầu tƣ của đơn vị. Giám đốc có quyền ra các quyết định quan trọng ảnh hƣởng đến lợi nhuận và vốn đầu tƣ trong đơn vị. Toàn bộ VNPT Bình Dƣơng đƣợc xem là một trung tâm đầu tƣ. Chịu trách nhiệm chính về hoạt động của trung tâm đầu tƣ là Giám đốc
4.2.2. Xác định mục tiêu và nhiệm vụ của các trung tâm trách nhiệm
Để khắc phục những hạn chế trong phân cấp quản lý, mỗi trung tâm trách nhiệm phải đƣợc quy định những mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể để hoạt động của mỗi trung tâm đều hƣớng đến mục tiêu chung của toàn đơn vị.
TT5 TT3 TT4 Tổ kinh doanh Trạm VT Các đ ại lý
Trung tâm đầu tƣ
Giám đốc VNPT Bình Dƣơng
Trung tâm chi phí định mức
- Tổ quản lý - Tổ lập trình - Tổ KTUC
Trung tâm lợi nhuận
- TTVT Thủ Dầu Một - TTVT Thuận An - TTVT Dĩ An - TTVT Bến Cát - TT Tin Học Trung tâm doanh thu - Phòng Kinh doanh
Trung tâm chi phí tùy ý - Phòng ĐTXDCB - Phòng kế toán - Phòng TC-HC - Phòng QLMvDV Trung tâm doanh thu - Tổ kinh doanh - Các Trạm Viễn thông - Đài 1080
Trung tâm đầu tƣ
-Mục tiêu của trung tâm đầu tƣ: Đảm bảo việc đầu tƣ vào các lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh của đơn vị có hiệu quả. Tỷ lệ hoàn vốn đầu tƣ cao, lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu cao.
-Nhiệm vụ của trung tâm đầu tƣ:
Lập kế hoạch đầu tƣ hàng năm dựa trên yêu cầu mở rộng và phát triển mạng lƣới; Tổ chức quản lý, thực hiện các dự án thuộc lĩnh vực đầu tƣ; Đánh giá hiệu quả đầu tƣ của từng lĩnh vực hoạt động; thực hiện các biện pháp cải thiện tỷ lệ hoàn vốn đầu tƣ; đánh giá thành quả của các đơn vị trong việc hƣớng đến mục tiêu chung của toàn đơn vị.
Trung tâm lợi nhuận
-Mục tiêu của trung tâm lợi nhuận: đảm bảo tỷ lệ tăng lợi nhuận trên doanh thu, đảm bảo tốc độ tăng của doanh thu nhanh hơn tốc độ tăng của vốn nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng lợi nhuận.
-Nhiệm vụ của trung tâm lợi nhuận: Lập và thực hiện kế hoạch lợi nhuận. Tổng hợp đầy đủ, chính xác doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh; theo dõi và quản lý tình hình sử dụng tài sản, bảo toàn và phát triển vốn.
Trung tâm chi phí
- Mục tiêu của trung tâm chi phí: Tăng cƣờng tính tự chịu trách nhiệm về chi phí. Giảm thiểu chi phí thông qua việc kiểm soát toàn bộ chi phí phát sinh tại các tổ trực thuộc các trung tâm và các phòng ban chức năng. Trƣởng các đơn vị này là ngƣời trực tiếp kiểm soát chi phí và là ngƣời chịu trách nhiệm về những chi phí phát sinh tại bộ phận mình quản lý. Đảm bảo lợi ích mang lại lớn hơn các chi phí phát sinh và những nổ lực cho việc kiểm soát chi phí.
-Nhiệm vụ của trung tâm chi phí: Lập và thực hiện kế hoạch chi phí theo dự toán, quản lý chất lƣợng sản phẩm theo đúng tiêu chuẩn đăng ký, theo dõi và quản lý vật tƣ, công nhân, nhân viên, thực hiện tiết kiệm chi phí.
Trung tâm doanh thu
-Mục tiêu của trung tâm doanh thu: Giữ và phát triển thị phần tại từng địa bàn, hoàn thành tốt chỉ tiêu về sản lƣợng và doanh thu theo kế hoạch giao.
-Nhiệm vụ của trung tâm doanh thu: Lập và thực hiện kế hoạch tiêu thụ theo dự toán. Đánh giá tình hình thực hiện doanh thu và các nhân tố ảnh hƣởng. Cung cấp sản phẩm, dịch vụ chất lƣợng cao với thời gian nhanh nhất theo đúng qui trình cung cấp sản phẩm và dịch vụ mà VNPT Bình Dƣơng đã qui định. Thực hiện tốt việc chăm sóc khách hàng, tăng cƣờng công tác quảng bá hình ảnh VNPT đến khách hàng…
4.3. Giải pháp hoàn thiện bộ máy kế toán cho mô hình tổ chức kế toán trách nhiệm tại VNPT Bình Dƣơng nhiệm tại VNPT Bình Dƣơng
- Để mô hình bộ máy kế toán trách nhiệm hoạt động, phải có một đội ngũ nhân sự đƣợc phân công nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn một cách rõ ràng, cụ thể. Cần có sự phân cấp trách nhiệm đến từng bộ phận, cá nhân, xây dựng bảng mô tả công việc cho từng cá nhân trong VNPT Bình Dƣơng để xác định trách nhiệm của từng ngƣời. Ở mỗi trung tâm phải có ngƣời đứng đầu chịu trách nhiệm về hoạt động của trung tâm đó, tất cả các trung tâm đều hạch toán phụ thuộc không còn trung tâm nào thực hiện hạch toán báo sổ.
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán đƣợc xây dựng trên cơ sở nền tảng của bộ máy kế toán cũ. Kế toán tại mỗi phần hành trong bộ máy kế toán của VNPT phải vừa thực hiện nhiệm vụ của kế toán tài chính và vừa thực hiện nhiệm vụ của kế toán quản trị cho công việc đƣợc giao của mình.
- Bổ sung một kế toán tổng hợp để giảm tải công việc cho lãnh đạo phòng. - Tăng cƣờng giám sát chi tiêu, tổng hợp doanh thu, chi phí kịp thời phục vụ yêu cầu cung cấp thông tin chính xác cho các nhà quản lý.
- Tổ chức huấn luyện nghiệp vụ kế toán, kỹ năng thu thập, phân tích, đánh giá số liệu cho đội ngũ làm công tác kế toán tại các trung tâm trách nhiệm.
Bảng 4.1. Biểu mẫu mô hình kế toán trách nhiệm đề xuất tại VNPT Bình Dƣơng
Trung tâm trách nhiệm Nhà quản trị Nhân sự kế toán * Trung tâm đầu tƣ
Ban giám đốc VNPT Bình Dƣơng
Giám đốc VNPT Bình Dƣơng
Phòng Kế toán quản lý toàn bộ hoạt động tài chính của VNPT
Bình Dƣơng
* Các trung tâm lợi nhuận
Các trung tâm
Các giám đốc trung tâm
Bộ phận kế toán của các trung tâm
* Các trung tâm chi phí
+ Trung trâm chi phí định mức
+ Trung tâm chi phí tùy ý
+ Các tổ trƣởng trực thuộc các trung tâm + Trƣởng các phòng ban chức năng
+ Các nhân viên thống kê ở các tổ. Thực hiện việc tập hợp tất cả các chi phí phát sinh.
+ Nhân viên kế toán tại phòng kế toán của VNPT Bình Dƣơng, tổng hợp những chi phí phát sinh về quản lý tại các phòng ban.
* Các trung tâm doanh thu
+ Các tổ trƣởng, trạm trƣởng trực thuộc các trung tâm
+ Trƣởng phòng kinh doanh
+ Các nhân viên thống kê ở các tổ, trạm. Có nhiệm vụ kiểm soát doanh thu phát sinh và các chi phí phục vụ tạo ra doanh thu phát sinh tại các tổ, trạm.
+ Nhân viên kế toán tại phòng kế toán của VNPT Bình Dƣơng, tổng hợp những khoản thu phát sinh của VNPT Bình Dƣơng.
4.4. Giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá thành quả quản lý, hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm của các trung tâm trách nhiệm cáo kế toán trách nhiệm của các trung tâm trách nhiệm
4.4.1. Đối với Trung tâm đầu tƣ
Nhƣ những nhận xét tại chƣơng 3, để công tác đánh giá thành quả đầu tƣ đƣợc hoàn thiện tác giả đề xuất thêm một số mẫu báo cáo thành quả của trung tâm đầu tƣ và một số chỉ tiêu quan trọng để đánh giá hiệu quả đầu tƣ cho trung tâm đầu tƣ cũng nhƣ cho từng dự án đầu tƣ tại VNPT Bình Dƣơng, nhƣ sau:
Bảng 4.2. Báo cáo thành quả của trung tâm đầu tƣ năm 2012
ĐVT: triệu đồng
STT Chỉ tiêu Dự toán Thực tế Chênh lệch
1 Doanh thu thuần 213.180 212.931 - 249
2 Chi phí lãi vay 550 2.369 1.819
3 Lợi nhuận trƣớc thuế -16.240 -13.473 2.767
4 Vốn đầu tƣ bình quân 180.000 203.163 23.163
5 Tỉ lệ doanh thu/ Vốn ( = 1/4)
-9% -6% 3%
6 Tỉ lệ lợi nhuận/ doanh thu
(=3/1) -7,6% -6,3% 1,3%
7 ROI= ¾ -9% -6,6% 2,4%
8 Lợi nhuận còn lại ( RI) -16.240 -13.473 2.767
(Nguồn: Phòng KTTK-TC VNBP Bình Dương)
Đánh giá trách nhiệm:
Dựa trên bảng phân tích các chỉ tiêu về tình hình thực hiện kết quả SXKD, nhìn vào các chỉ tiêu ROI, RI sẽ đánh giá trách nhiệm của nhà quản trị về hoạt động kinh doanh của VNPT Bình Dƣơng cả về hiệu quả và hiệu năng. Cụ thể, nhìn vào các chỉ tiêu năm 2012 nhƣ trên, nhận thấy:
- Trung tâm đầu tƣ đã hoàn thành trách nhiệm trong kỳ về mặt hiệu năng, tỉ suất lợi nhuận trên vốn ( ROI) tăng 3%, lợi nhuận còn lại tăng 20% ( RI) so với kế hoạch đề ra.
- Xét về mặt hiệu quả trung tâm đầu tƣ hoạt động chƣa thực sự hiệu quả. Tỉ suất lợi nhuận trên doanh thu tăng chậm 1,3%, trong khi vốn đầu tƣ bình quân tăng cao 12,8% so với kế hoạch. Điều này phần nào phản ánh việc đầu tƣ của đơn vị chƣa thật sự hiệu quả hoặc kiểm soát chi phí của các bộ phận chƣa thực sự đạt đƣợc sự kỳ vọng. Tỉ lệ hoàn vốn đầu tƣ (ROI) không đạt đƣợc mức tối thiểu là tƣơng đƣơng với lãi suất ngân hàng. Chỉ tiêu lợi nhuận còn lại bị âm.
4.4.2. Đối với Trung tâm lợi nhuận
Ngoài các báo cáo nội bộ VNPT Bình Dƣơng đang áp dụng để đánh giá chỉ tiêu lợi nhuận, tác giả đề xuất thay đổi cách tính chỉ tiêu lợi nhuận theo hai cách: lợi nhuận kiểm soát đƣợc và lợi nhuận không kiểm soát đƣợc. Với cách tính này sẽ phản ánh chính xác sự đóng góp của từng trung tâm trong việc hoàn thành mục tiêu chung của toàn VNPT Bình Dƣơng, vì trên thực tế có một số trung tâm thực hiện tốt chỉ tiêu doanh thu và kiểm soát tốt chi phí nhƣng khi hạch toán các khoản mục chi tập trung tại Viễn thông tỉnh vào thì chỉ tiêu lợi nhuận của các trung tâm này so với mặt bằng chung của VNPT Bình Dƣơng chƣa đạt yêu cầu. Để phản ánh chính xác chỉ tiêu lợi nhuận tạo động lực phấn đấu cho các trung tâm lợi nhuận, tác giả bổ sung thêm mẫu báo cáo sau (Bảng 4.3):
Bảng 4.3. Báo cáo thành quả trung tâm lợi nhuận năm 2012 ĐVT: Triệu đồng STT Chỉ tiêu Dự toán Thực tế Chênh lệch Số tuyệt đối Tỉ lệ 1 Doanh thu 213.180 212.931 - 249 99,88% 2 Giá vốn hàng bán (Tập hợp các khoản chi kiểm soát đƣợc tại trung tâm)
168.097 163.552 -4.545 97,2%
3 Chi phí bán hang 1.500 1.579 79 105,27%