Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức hội thảo tại 01 tổ chứcdoanh nghiệp. Xã hội ngày càng phát triển, cùng với đó là sự phát triển của các doanh nghiệp, tổ chức. Trong môi trường kinh doanh thương mại giàu tính cạnh tranh như ngày nay thì việc tạo danh tiếng và quảng bá thương hiệu là vấn đề quan trọng vì vậy việc tổ chức hội thảo là hoạt động phổ biến trong các doanh nghiệp và tổ chức hiện nay. Hội thảo giúp làm sáng tỏ nguyên nhân, lý do, cơ sở hình thành và nhiều nội dung liên quan vấn đề được đề cập tới, chia sẻ những tồn tại, thu thập thông tin từ nhiều phía để nâng cao nhận thức vấn đề, triển khai những kế hoạch để cải thiện chất lượng của doanh nghiệp hay tổ chức. Hội thảo thường được triển khai theo 3 loại cơ bản là hội thảo chia sẻ kinh nghiệm, hội thảo giới thiệu sản phẩm và hội thảo chuyên ngành. Đi đôi với sự thành công của hội thảo là quá trình tổ chức hội thảo hay công tác tổ chức hội thảo hiệu quả, sự đầu tư công phu cả về kinh tế, sức sáng tạo và một hành trang kiến thức chuyên sâu của đội ngũ công tác tổ chức… Vì vậy việc tổ chức hội thảo sao cho thật thành công, đảm bảo đủ về tính an toàn, tính linh hoạt, sự đầy đủ về cả nội dung và hình thức là điều cần bận tâm của các doanh nghiệp và tổ chức. Đây cũng là lí do nhóm em chọn đề tài: “Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức hội thảo khoa học: ‘BÀN GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY DU LỊCH NỘI ĐẠI VÀ PHỤC HỒI DU LỊCH QUỐC TẾ HẬU DỊCH COVID19 TỈNH NGHỆ AN NĂM 2020.’’ Phần I: Lý thuyết tổng quan về tổ chức hội thảo 1. Những vấn đề chung về hội thảo 1.1. Mục đích, ý nghĩa của hội thảo Tổ chức hội thảo là một hoạt động không thể thiếu ở các doanh nghiệp. Đây là hình thức để thu thập, truyền đạt thông tin, cùng với các hình thức thu thập truyền đạt thông tin khác đảm bảo cho thông tin được lưu chuyển thông suốt. Hội thảo là nơi để phát huy quyền làm chủ của mỗi người, để mọi người bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho lãnh đạo có quyết định đúng đắn. 1.2. Khái niệm hội thảo Hội thảo là khái niệm chỉ cuộc gặp gỡ của những người có cùng mối quan tâm tại cùng một địa điểm để cùng nhau tranh luận về một chủ đề mà họ cùng quan tâm. Những hội thảo phổ biến nhất sẽ dựa vào những ngành nghề, nghề nghiệp và hâm mộ chung. Các cuộc hội thảo thường thảo luận về các vấn đề mang tính khoa học, lý luận và thực tiễn đang xảy ra. Mục đích của các buổi hội thảo là làm sáng tỏ các cơ sở lý luận, các cơ sở thực tiễn của vấn đề, … 1.3. Các phương pháp tổ chức hội thảo Phương pháp truyền thống: mời đại biểu họp tại các phòng họp hoặc trên hội trường Phương pháp sử dụng điện thoại, mạng intemet Phương pháp sử dụng cáp quang như cầu truyền hình, hội nghị từ xa (video conference) 1.4.Các hình thức tổ chức hội thảo Hội thảo khoa học Hội thảo workshop Hội thảo du học Hội thảo tập huấn Hội thảo chuyên đề chuyên môn 2. Các bước tiến hành hội thảo 2.1. Chuẩn bị hội thảo 2.1.1. Xác định chủ đề hội thảo Xác định chủ đề hội thảo rõ ràng và cụ thể. Đây sẽ là cơ sở để xây dựng nội dung cũng như lên kế hoạch các hoạt động diễn ra trong hội thảo một cách chi tiết và hiệu quả nhất. 2.1.2. Xác định mục tiêu hội thảo Mỗi cuộc họp có tính chất và mục tiêu khác nhau, để tổ chức tốt cuộc họp thì phải xác định được mục tiêu của cuộc họp đó. Thông thường, hội thảo tại doanh nghiệp có các mục như sau: + Hội thảo để trao đổi thông tin: quản trị viên các cấp hoặc cùng cấp tham dự hội thảo để trao đổi tin tức, tình hình hoạt động của các bộ phận, đơn vị trong tổ chức. + Hội thảo mở rộng dân chủ: tạo điều kiện cho mọi người phát biểu ý kiến về các chủ trương, chính sách mái, cách thức tiến hành nhằm giúp lãnh đạo có thông tin và hành động thống nhất trước khi triển khai. + Hội thảo để bản bạc, giải quyết các vấn đề mang tính khoa học 2.1.3. Nội dung hội thảo Đưa ra vấn đề nội dung chính của họp 2.1.4. Địa điểm, thời gian tổ chức Địa điểm và thời gian tổ chức phải cụ thể ,phù hợp 2.1.5. Chuẩn bị kinh phí cho hội thảo Căn cứ vào quy mô và yêu cầu của cuộc họp để lập dự toán kinh phí Giải quyết các thủ tục tạm ứng kinh phí Sử dụng kinh phí hội thảo phải được theo dõi bằng sổ sách, có hóa đơn và chứng từ hợp lệ để phục vụ việc thanh quyết toán sau này. 2.1.6. Đơn vị tổ chức hội thảo Đơn vị tổ chức đảm nhiệm giám sát ,thực hiện các công việc xuyên suốt hội thảo 2.1.7. Lên danh sách khách mời Lập danh sách thành phần tham gia hội thảo Trình chủ tọa hoặc nhà quản trị văn phòng xem và ký duyệt Thông báo và gửi giấy mời đến từng đại biểu: + Việc gửi giấy mời phải được thực hiện và hoàn thành trước khi hội thảo diễn ra, trong những trường hợp khẩn cấp cần gọi điện thoại báo trước và gửi giấy mời sau + Khi làm giấy mời cần lưu ý ghi tên, chức vụ, nội dung của cuộc họp chính xác và thận trọng Trong trường hợp thành phần của cuộc họp có người nước ngoài tham dự thì thư ký cần liên hệ và thông báo cho bộ phận đối ngoại, cơ quan an ninh, cơ quan ngoại giao. 2.1.8. Xây dựng chương trình hội thảo Các hoạt động chính diễn ra, trình tự các hoạt động và thời gian tối thiểu, tối đa cho từng hoạt động. Người điều hành, phụ trách các hoạt động: tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, đọc báo cáo.... Xác định những hoạt động dự phòng và biện pháp xử lý khi có tình huống đột xuất xảy ra trong hội thảo 2.2. Tiến hành hội thảo 2.2.1. Chuẩn bị cho hội thảo ● Chuẩn bị không gian tổ chức hội thảo và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị: Bố trí bàn ghế trong cuộc hội thảo + Bố trí kiểu hình tròn, hình chữ nhật, hình elip... với những cuộc hội thảo nhỏ, có tính chất trao đổi bình đẳng. + Kiểu hội trường với những cuộc hội thảo lớn, ngoài bục diễn giả còn có thêm bàn của chủ tịch đoàn, chủ tọa và bộ phận thư ký. + Trong trường hợp có những khách mời quan trọng, cần ngồi theo đúng thứ tự thì thư ký nên chuẩn bị các tấm biển ghi rõ họ tên, chức danh, chức vụ của từng người và để vào vị trí xác định, giúp cho các đại biểu nhanh chóng xác định chỗ ngồi, ổn định trật tự. Trang trí phòng họp theo đúng nghi lễ quy định (tùy tính chất cuộc hội thảo) Trang thiết bị: hệ thống ánh sáng, âm thanh phải được chuẩn bị chu đáo (có phương án dự phòng khi mất điện), phông màn chiếu, máy in, máy fax... Đối với những cuộc hội thảo mà có thành viên tham dự là người nước ngoài thì cần chuẩn bị các phương tiện máy móc phục vụ cho hoạt động dịch thuật (cabin, máy giao dịch, điện thoại...) ● Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón ● Truyền thông cho sự kiện ● In ấn tài liệu ● Giúp thủ trưởng soạn thảo bài phát biểu trình bày tại hội thảo ● Thư ký phải liên hệ trước với những người tham dự để có được các ý kiến phát biểu hoặc tham luận. ● Với những cuộc hội thảo mục đích cuối cùng phải đi đến một sự thỏa thuận chung cần chuẩn bị bản dự thảo trước để sau khi các thành viên đóng góp ý kiến có thể nhanh chóng sửa chữa và in ấn chính thức. ● Các văn bản có liên quan phải được bộ phận văn phòng in ấn, sắp xếp đầy đủ trước khi hội thảo được tiến hành và phải được kiểm tra cần thận, tránh những sai sót. ● Phát thư mời cho khách mời 2.2.2. Tiến hành hội thảo Đón tiếp khách mời và người tham dự hội thảo Ghi biên bản hội thảo Điều phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện 2.3.Kết thúc chương trình hội thảo Tặng quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự Ghi biên bản hội thảo Thông báo kết luận của hội thảo Đánh giá nội dung hội thảo Kiến nghị các tổ chức, đơn vị dự hội thảo về nội dung thảo luận Đánh giá hiệu quả hội thảo Thực tế số người tham dự và ý kiến của khách hàng Kết quả hoạt động truyền thông Phần II: Liên hệ HỘI THẢO KHOA HỌC: BÀN GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY DU LỊCH NỘI ĐỊA VÀ PHỤC HỒI DU LỊCH QUỐC TẾ HẬU DỊCH COVID19 TỈNH NGHỆ AN NĂM 2020. 1. Mục đích Qua hội thảo để trao đổi, thảo luận tìm giải pháp ngắn hạn và lâu dài thúc đẩy du lịch nội địa và phục hồi du lịch quốc tế đến Nghệ An nhằm phát triển du lịch Nghệ An một cách bền vững hậu dịch COVID19. Đẩy mạnh công tác truyền thông, quảng bá việc mở cửa các điểm du lịch trong tỉnh, nhất là các điểm du lịch mới, sự kiện văn hoá, thể thao, du lịch hấp dẫn; về công tác bảo đảm an toàn, sẵn sàng phục vụ; các chính sách kích cầu du lịch để thu hút khách du lịch. 2. Phương pháp tổ chức hội thảo Phương thức truyền thống 3. Hình thức tổ chức hội thảo
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KHÁCH SẠN-DU LỊCH BÀI THẢO LUẬN MÔN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Đề tài 3: Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức hội thảo 01 tổ chức/doanh nghiệp Mã lớp học phần : 2173CEMG2431 Giảng viên hướng dẫn : Th.S Bùi Thị Thu Hà Nhóm thực : Nhóm HÀ NỘI-9/2021 MỤC LỤC Lời mở đầu Phần I: Lý thuyết tổng quan tổ chức hội thảo Những vấn đề chung hội thảo 1.1 Mục đích, ý nghĩa hội thảo 1.2 Khái niệm hội thảo 1.3 Các phương pháp tổ chức hội thảo 2 Các bước tiến hành hội thảo 2.1 Chuẩn bị hội thảo 2.2 Tiến hành hội thảo 2.3.Kết thúc chương trình hội thảo Phần II: Liên hệ Mục đích Phương pháp tổ chức hội thảo Hình thức tổ chức hội thảo Thời gian Địa điểm 6 Kinh phí Cơ quan tổ chức Cơ quan thực Danh sách khách mời tham dự hội thảo 9.1 Đại biểu trung ương 9.2 Đại biểu ngoại tỉnh 9.3 Đại biểu tỉnh 9.4 Các quan thơng báo chí 10 Xây dựng chương trình hội thảo 11 Chuẩn bị cho hội thảo 12 Tổ chức hội thảo 13 Kết thúc chương trình hội thảo 14 Tổ chức thực Phần III: Giải pháp để nâng cao chất lượng hội thảo 10 Ưu điểm tổ chức hội thảo 10 Nhược điểm tổ chức hội thảo 11 Giải pháp khắc phục nhược điểm 11 Lời kết 12 Lời mở đầu Xã hội ngày phát triển, với phát triển doanh nghiệp, tổ chức Trong môi trường kinh doanh thương mại giàu tính cạnh tranh ngày việc tạo danh tiếng quảng bá thương hiệu vấn đề quan trọng việc tổ chức hội thảo hoạt động phổ biến doanh nghiệp tổ chức Hội thảo giúp làm sáng tỏ nguyên nhân, lý do, sở hình thành nhiều nội dung liên quan vấn đề đề cập tới, chia sẻ tồn tại, thu thập thơng tin từ nhiều phía để nâng cao nhận thức vấn đề, triển khai kế hoạch để cải thiện chất lượng doanh nghiệp hay tổ chức Hội thảo thường triển khai theo loại hội thảo chia sẻ kinh nghiệm, hội thảo giới thiệu sản phẩm hội thảo chuyên ngành Đi đôi với thành cơng hội thảo q trình tổ chức hội thảo hay công tác tổ chức hội thảo hiệu quả, đầu tư công phu kinh tế, sức sáng tạo hành trang kiến thức chun sâu đội ngũ cơng tác tổ chức… Vì việc tổ chức hội thảo cho thật thành cơng, đảm bảo đủ tính an tồn, tính linh hoạt, đầy đủ nội dung hình thức điều cần bận tâm doanh nghiệp tổ chức Đây lí nhóm em chọn đề tài: “Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức hội thảo khoa học: ‘BÀN GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY DU LỊCH NỘI ĐẠI VÀ PHỤC HỒI DU LỊCH QUỐC TẾ HẬU DỊCH COVID-19 TỈNH NGHỆ AN NĂM 2020.’’ Phần I: Lý thuyết tổng quan tổ chức hội thảo Những vấn đề chung hội thảo 1.1 Mục đích, ý nghĩa hội thảo Tổ chức hội thảo hoạt động thiếu doanh nghiệp Đây hình thức để thu thập, truyền đạt thơng tin, với hình thức thu thập truyền đạt thông tin khác đảm bảo cho thông tin lưu chuyển thông suốt Hội thảo nơi để phát huy quyền làm chủ người, để người bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho lãnh đạo có định đắn 1.2 Khái niệm hội thảo Hội thảo khái niệm gặp gỡ người có mối quan tâm địa điểm để tranh luận chủ đề mà họ quan tâm Những hội thảo phổ biến dựa vào ngành nghề, nghề nghiệp hâm mộ chung Các hội thảo thường thảo luận vấn đề mang tính khoa học, lý luận thực tiễn xảy Mục đích buổi hội thảo làm sáng tỏ sở lý luận, sở thực tiễn vấn đề, … 1.3 Các phương pháp tổ chức hội thảo - Phương pháp truyền thống: mời đại biểu họp phòng họp hội trường - Phương pháp sử dụng điện thoại, mạng intemet - Phương pháp sử dụng cáp quang cầu truyền hình, hội nghị từ xa (video conference) 1.4.Các hình thức tổ chức hội thảo - Hội thảo khoa học Hội thảo workshop Hội thảo du học Hội thảo tập huấn Hội thảo chuyên đề - chuyên môn Các bước tiến hành hội thảo 2.1 Chuẩn bị hội thảo 2.1.1 Xác định chủ đề hội thảo Xác định chủ đề hội thảo rõ ràng cụ thể Đây sở để xây dựng nội dung lên kế hoạch hoạt động diễn hội thảo cách chi tiết hiệu 2.1.2 Xác định mục tiêu hội thảo Mỗi họp có tính chất mục tiêu khác nhau, để tổ chức tốt họp phải xác định mục tiêu họp Thơng thường, hội thảo doanh nghiệp có mục sau: + Hội thảo để trao đổi thông tin: quản trị viên cấp cấp tham dự hội thảo để trao đổi tin tức, tình hình hoạt động phận, đơn vị tổ chức + Hội thảo mở rộng dân chủ: tạo điều kiện cho người phát biểu ý kiến chủ trương, sách mái, cách thức tiến hành nhằm giúp lãnh đạo có thơng tin hành động thống trước triển khai + Hội thảo để bạc, giải vấn đề mang tính khoa học 2.1.3 Nội dung hội thảo Đưa vấn đề nội dung họp 2.1.4 Địa điểm, thời gian tổ chức Địa điểm thời gian tổ chức phải cụ thể ,phù hợp 2.1.5 Chuẩn bị kinh phí cho hội thảo - Căn vào quy mô yêu cầu họp để lập dự toán kinh phí - Giải thủ tục tạm ứng kinh phí - Sử dụng kinh phí hội thảo phải theo dõi sổ sách, có hóa đơn chứng từ hợp lệ để phục vụ việc toán sau 2.1.6 Đơn vị tổ chức hội thảo Đơn vị tổ chức đảm nhiệm giám sát ,thực công việc xuyên suốt hội thảo 2.1.7 Lên danh sách khách mời - Lập danh sách thành phần tham gia hội thảo - Trình chủ tọa nhà quản trị văn phịng xem ký duyệt - Thơng báo gửi giấy mời đến đại biểu: + Việc gửi giấy mời phải thực hoàn thành trước hội thảo diễn ra, trường hợp khẩn cấp cần gọi điện thoại báo trước gửi giấy mời sau + Khi làm giấy mời cần lưu ý ghi tên, chức vụ, nội dung họp xác thận trọng - Trong trường hợp thành phần họp có người nước ngồi tham dự thư ký cần liên hệ thông báo cho phận đối ngoại, quan an ninh, quan ngoại giao 2.1.8 Xây dựng chương trình hội thảo - Các hoạt động diễn ra, trình tự hoạt động thời gian tối thiểu, tối đa cho hoạt động - Người điều hành, phụ trách hoạt động: tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, đọc báo cáo - Xác định hoạt động dự phòng biện pháp xử lý có tình đột xuất xảy hội thảo 2.2 Tiến hành hội thảo 2.2.1 Chuẩn bị cho hội thảo ● Chuẩn bị không gian tổ chức hội thảo đảm bảo đầy đủ trang thiết bị: - Bố trí bàn ghế hội thảo + Bố trí kiểu hình trịn, hình chữ nhật, hình elip với hội thảo nhỏ, có tính chất trao đổi bình đẳng + Kiểu hội trường với hội thảo lớn, bục diễn giả cịn có thêm bàn chủ tịch đồn, chủ tọa phận thư ký + Trong trường hợp có khách mời quan trọng, cần ngồi theo thứ tự thư ký nên chuẩn bị biển ghi rõ họ tên, chức danh, chức vụ người để vào vị trí xác định, giúp cho đại biểu nhanh chóng xác định chỗ ngồi, ổn định trật tự - Trang trí phịng họp theo nghi lễ quy định (tùy tính chất hội thảo) - Trang thiết bị: hệ thống ánh sáng, âm phải chuẩn bị chu đáo (có phương án dự phịng điện), phơng chiếu, máy in, máy fax Đối với hội thảo mà có thành viên tham dự người nước ngồi cần chuẩn bị phương tiện máy móc phục vụ cho hoạt động dịch thuật (cabin, máy giao dịch, điện thoại ) ● ● ● ● Chuẩn bị dịch vụ kèm teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón Truyền thơng cho kiện In ấn tài liệu - Giúp thủ trưởng soạn thảo phát biểu trình bày hội thảo ● - Thư ký phải liên hệ trước với người tham dự để có ý kiến phát biểu tham luận ● - Với hội thảo mục đích cuối phải đến thỏa thuận chung cần chuẩn bị dự thảo trước để sau thành viên đóng góp ý kiến nhanh chóng sửa chữa in ấn thức ● - Các văn có liên quan phải phận văn phịng in ấn, xếp đầy đủ trước hội thảo tiến hành phải kiểm tra cần thận, tránh sai sót ● Phát thư mời cho khách mời 2.2.2 Tiến hành hội thảo - Đón tiếp khách mời người tham dự hội thảo - Ghi biên hội thảo - Điều phối hội thảo diễn theo kịch kiện 2.3.Kết thúc chương trình hội thảo -Tặng quà lưu niệm cho khách mời người tham dự Ghi biên hội thảo Thông báo kết luận hội thảo -Đánh giá nội dung hội thảo Kiến nghị tổ chức, đơn vị dự hội thảo nội dung thảo luận - Đánh giá hiệu hội thảo Thực tế số người tham dự ý kiến khách hàng Kết hoạt động truyền thông Phần II: Liên hệ HỘI THẢO KHOA HỌC: BÀN GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY DU LỊCH NỘI ĐỊA VÀ PHỤC HỒI DU LỊCH QUỐC TẾ HẬU DỊCH COVID-19 TỈNH NGHỆ AN NĂM 2020 Mục đích - Qua hội thảo để trao đổi, thảo luận tìm giải pháp ngắn hạn lâu dài thúc đẩy du lịch nội địa phục hồi du lịch quốc tế đến Nghệ An nhằm phát triển du lịch Nghệ An cách bền vững hậu dịch COVID-19 - Đẩy mạnh công tác truyền thông, quảng bá việc mở cửa điểm du lịch tỉnh, điểm du lịch mới, kiện văn hố, thể thao, du lịch hấp dẫn; cơng tác bảo đảm an tồn, sẵn sàng phục vụ; sách kích cầu du lịch để thu hút khách du lịch Phương pháp tổ chức hội thảo Phương thức truyền thống Hình thức tổ chức hội thảo Hội thảo khoa học Thời gian ngày (ngày 31 tháng năm 2020) - Buổi sáng: Hội thảo khoa học “bàn giải pháp thúc đẩy du lịch nội địa phục hồi du lịch quốc tế hậu dịch COVID-19” - Buổi chiều: Khảo sát, đánh giá số điểm đến du lịch, sản phẩm du lịch, dịch vụ tiêu biểu, đặc trưng, khác biệt có lợi tỉnh Nghệ An Địa điểm Khách sạn Mường Thanh Sông Lam, thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An Kinh phí Kinh phí tổ chức hội thảo năm 2020 cấp cho Sở Du lịch, ngân sách tỉnh cấp bổ sung nguồn huy động hợp pháp khác Cơ quan tổ chức Tổng cục Du lịch Việt Nam, Tổ tư vấn kinh tế Thủ tướng Chính phủ, Ban Nghiên cứu phát triển kinh tế tư nhân (Ban IV thuộc Hội đồng Tư vấn cải cách thủ tục hành Thủ tướng Chính phủ), Hội đồng tư vấn du lịch quốc gia , UBND tỉnh Nghệ An Cơ quan thực Sở du lịch Nghệ An Danh sách khách mời tham dự hội thảo 9.1 Đại biểu trung ương + Đại diện Lãnh đạo Bộ Văn hoá, Thể thao Du lịch + Đại diện Lãnh đạo Tổng cục Du lịch Cục, Vụ, Viện liên quan + Đại diện Lãnh đạo, thành viên Tổ tư vấn kinh tế Thủ tướng Chính phủ, Ban Nghiên cứu phát triển kinh tế tư nhân (Ban IV thuộc Hội đồng Tư vấn cải cách thủ tục hành Thủ tướng Chính phủ), Hội đồng tư vấn du lịch quốc gia + Đại diện Lãnh đạo Hiệp hội du lịch Việt Nam, Hiệp hội Lữ hành Việt Nam, Hiệp hội Khách sạn Việt Nam 9.2 Đại biểu ngoại tỉnh + Đại diện Lãnh đạo Sở Văn hoá, Thể thao Du lịch-Sở Du lịch, Hiệp hội Du lịch tỉnh: Tp Hà Nội, Ninh Binh, Thanh Hố, Hà Tĩnh, Quảng Bình, Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng, Quảng Nam, Tp Hồ Chí Minh, Khánh Hồ, Lâm Đồng, Đắk Låk, Gia Lai, Kon Tum + Đại diện hãng hàng không : Vietnam Airlines, VietJet Air, Jetstar Pacific, Bamboo Airways + Đại diện lãnh đạo Tổng Công ty đường sắt Việt Nam, Công ty CP vận tải đường sắt Hà Nội, Công ty CP vận tải đường sắt Sài Gòn + Lãnh đạo Câu lạc lữ hành UNESCO Hà Nội, Câu lạc du lịch cộng đồng (CTC), Câu lạc Du lịch Thủ đô đoản Famtrip Hà Nội khảo sát du lịch Nghệ An + Giảng viên trường đại học đầu ngành du lịch nước + Các chuyên gia du lịch nước + Các tập đồn, Tổng Cơng ty du lịch nước 9.3 Đại biểu tỉnh + Thường trực Tỉnh ủy + Lãnh đạo UBND tỉnh + Đại diện lãnh đạo ban Tỉnh ủy, Văn phòng UBND tỉnh, Đảng ủy Khối quan tỉnh sở, ngành: Kế hoạch Đầu tư, Tài chính, Cơng an tỉnh, Giao thông vận tải, Tài nguyên Môi trường, Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn, Văn hóa Thể thao, Thông tin Truyền thông, Lao động, Thương binh Xã hội, Công Thương, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh Nghệ An + Các tập đồn, Tổng Cơng ty: Vietravel, Saigontourist, Masan, TH, Ngân hàng BIDV, chi nhánh Vietnam Airlines Nghệ An doanh nghiệp du lịch nước + Các thành viên Ban Chỉ đạo phát triển du lịch tỉnh + Lãnh đạo Sở Du lịch đại diện lãnh đạo phòng, đơn vị trực thuộc Sở + Đại diện lãnh đạo Hiệp hội Du lịch Nghệ An, Chi hội Lữ hành Nghệ An, Chi hội khách sạn Nghệ An, Chi hội Hướng dẫn viên du lịch Nghệ An + Đại diện lãnh đạo Ủy ban nhân dân, phòng VHTT huyện, thành phố, thị xã tỉnh + Đại diện tổ chức cá nhân có tham luận Hội thảo + Đại diện lãnh đạo Vườn Quốc gia Pù Mát, Khu di tích Kim Liên, khu, điểm du lịch địa bàn tỉnh + Dại diện lãnh đạo doanh nghiệp khách sạn 3-5 địa bàn đơn vị kinh doanh dịch vụ lữ hành địa bàn tỉnh + Đại diện lãnh đạo trường đại học sở đào tạo du lịch địa bàn tỉnh 9.4 Các quan thông báo chí + Đài PTTh Hà Nội, Báo Du Lịch, Báo Hà Nội mới, Báo Kinh tế đô thị, Báo Văn hố tham gia đồn Famtrip khảo sát Nghệ An + Thường trú Báo Nhân dân, Thông xã Việt Nam Nghệ An, Báo Tuổi trẻ, Báo Tiền phong, VTC Nghệ An + Báo Nghệ An, Đài Phát Truyền hình Nghệ An, Cổng thơng tin điện tử tỉnh Nghệ An 10 Xây dựng chương trình hội thảo Ngày 30/5/2020: từ 14h00 – 18h00: đón tiếp đại biểu xa dự Hội thảo - Ban tổ chức đón tiếp đại biểu sân bay khách sạn - Mời đại biểu ăn tối nghỉ đêm khách sạn Ngày 31/5/2020: tổ chức Hội thảo khoa học “Bàn giải pháp thúc đẩy du lịch nội địa phục hồi du lịch quốc tế hậu dịch COVID-19 tỉnh Nghệ An năm 2020” - Buổi sáng: Tổ chức Hội thảo UBND tỉnh chiêu đãi đại biểu - Buổi chiều: Tổ chức cho đại biểu khảo sát, đánh giá số điểm đến du lịch, sản phẩm du lịch, dịch vụ tiêu biểu, đặc trưng, khác biệt có lợi tỉnh Nghệ An - Buổi tối: Đại biểu ngoại tỉnh ăn tối, nghỉ đêm khách sạn Ngày 01/6/2020: Sau ăn sáng, tiễn đồn khách sạn, kết thúc chương trình Hội thảo 11 Chuẩn bị cho hội thảo Chuẩn bị trang thiết bị họp - Chuẩn bị biển ghi rõ họ tên đại biểu để vào vị trí xác định - Âm thanh, ánh sáng chuẩn bị chu đáo, chuẩn bị máy giao dịch Tài liệu hội thảo quà tặng phát cho đại biểu dự Hội thảo - Cuốn kỷ yếu Hội thảo - Sách ảnh hệ thống dịch vụ du lịch Nghệ An - Quà tặng đặc sản Nghệ An (lựa chọn loại đặc sản, sản vật đặc trưng Nghệ An) - Túi đựng quà 12 Tổ chức hội thảo Đón tiếp khách mời người tham dự hội thảo,điều phối hội thảo diễn theo kịch kiện 13 Kết thúc chương trình hội thảo Tặng quà lưu niệm cho khách mời người tham dự chuẩn bị từ trước -Xử lý thông tin hội thảo Đánh giá nội dung hội thảo :Tại Hội thảo, chuyên gia, đại biểu đưa nhiều giải pháp ngắn hạn lâu dài thúc đẩy du lịch nội địa phục hồi du lịch quốc tế đến Nghệ An, nhằm giúp phát triển du lịch Nghệ An cách bền vững hậu dịch Covid-19 - Đánh giá hiệu hội thảo ● ● Thực tế số người tham dự : 500/500 Kết hoạt động truyền thông :Truyền thông rộng rãi tới người dân, nhiều viết đăng hội thảo báo chí ý quan tâm 14 Tổ chức thực a Sở du lịch Là quan thường trực, chủ trì khâu nối với Tổng cục Du lịch, Ban Nghiên cứu phát triển Kinh tế tư nhân, Hội đồng tư vấn du lịch Quốc gia tổ chức thực Hội thảo; tham mưu xây dựng chương trình Hội thảo, chuẩn bị nội dung chuyên đề, đặt chuyên gia, nhà khoa học, chuẩn bị phát biểu Lãnh đạo tỉnh nội dung khác có liên quan Lập danh sách đại biểu, gửi giấy mời, xác nhận đại biểu tham dự Hội thảo; bố trí tiếp đón, ăn nghỉ cho đại biểu ngoại tỉnh tham dự Hội thảo; hỗ trợ tiền vé máy bay cho chuyên gia đầu ngành lĩnh vực kinh tế du lịch tham dự Hội thảo; trang trí, setup Hội trường, chương trình văn nghệ chào mừng, băng rơn, cờ phướn thực nội dung lễ tân, hậu cần có liên quan khác In ấn kỷ yếu Hội thảo chuẩn bị tài liệu quảng bá du lịch, quà tặng lưu niệm phát cho đại biểu tham dự Hội thảo Hợp đồng tuyên truyền trước, sau Hội thảo số báo, tạp chí Trung ương, địa phương Tổ chức chương trình khảo sát phục vụ đại biểu, chuyên gia, nhà khoa học tham gia để đánh giá sản phẩm du lịch Nghệ An Tổ chức trưng bày giới thiệu tiềm điểm đến tham quan, du lịch, dịch vụ, sản phẩm đặc sản địa phương bên lề Hội thảo Bố trí tiệc chiêu đãi UBND tỉnh sau kết thúc Hội thảo Lập trình phê duyệt dự tốn, tiếp nhận tốn kinh phí tổ chức từ nguồn tài trợ ngân sách tỉnh theo quy định b Văn hóa UBND tỉnh Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, hỗ trợ Sở Du lịch đơn vị liên quan triển khai thực tốt nhiệm vụ giao Thẩm định, duyệt nội dung chương trình, giấy mời, phát biểu trình Lãnh đạo UBND tỉnh c Sở Tài Thẩm định dự tốn trình UBND tỉnh cấp kinh phí tổ chức Hội thảo: ● Khách sạn cho đại biểu ● Hỗ trợ tiền vé máy bay cho chuyên gia đầu ngành ● Tiền thuê xe lại ● Tiền ăn uống đại biểu ● In ấn tài liệu ● Tiền quà tặng ● Tiền thuê địa điểm diễn hội thảo(đã bao gồm tiền thuê loa đài ,ánh sáng , ) ● Chi phí khác : nhân lực ,trang trí , d Đài Phát Truyền hình Nghệ An, Báo Nghệ An - Tăng cường tin, để tuyên truyền trước, sau Hội thảo Phần III: Giải pháp để nâng cao chất lượng hội thảo Ưu điểm tổ chức hội thảo - Phạm vi ảnh hưởng hội thảo rộng rãi nên tiếp cận nhiều đối tượng đại biểu - Đây hình thức quảng cáo tốt nhất, trực tiếp giới thiệu đến người tham dự thông qua kiện, event - Truyền tải thông tin cách nhanh đến người nghe - Có thể dễ dàng xây dựng thể ý tưởng sáng tạo, phù hợp với khơng gian mục đích tổ chức hội thảo Đây hội cho toàn cán bộ, nhân viên nỗ lực, gắn kết để hoàn thành nhiệm vụ Nhược điểm tổ chức hội thảo - Trục trặc kỹ thuật, kết nối dao động dù chút dẫn đến phiền nhiễu, trì hỗn thời gian dự tính ban đầu hội thảo - Vấn đề giấy mời, thư điện xảy sai sót - Vấn đề giấc đại biểu tham dự hạn chế ảnh hưởng đến chất lượng hội thảo - Thành viên có tượng khơng tập trung vào nội dung hội thảo - Việc chuẩn bị cho hội thảo cần có chi phí lớn, nguồn nhân lực dồi chuyên nghiệp để khắc phục cố phát sinh trình hội thảo diễn Giải pháp khắc phục nhược điểm - Phòng kỹ thuật kiểm tra toàn thiết bị cần sử dụng trước lắp đặt trước thời gian hội thảo bắt đầu, có thiết bị hỗ trợ cần thiết - Thư kí có trách nhiệm rà sốt số lượng khách mời, cung cấp thông tin tham gia khách mời đó, liên lạc với khách mời họ đến muộn để có giải pháp hỗ trợ cần thiết - Trau dồi kiến thức chuyên môn các phận công ty; cá nhân thành viên chủ động trau dồi thường xuyên kĩ cần thiết cho công việc thân, đặc biệt có trách nhiệm cơng việc - Tạo chương trình hội thảo mang tính tích cực, xen lẫn hoạt động vận động để người tỉnh táo, ý đến nội dung hội thảo Lời kết Như vậy,công tác tổ chức hội thảo tổ chức/doanh nghiệp mang ý nghĩa vô to lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến vấn đề phát sinh doanh nghiệp Một hội thảo chuẩn bị chu đáo cách thức tổ chức nội dung, đưa đánh giá nhận định đắn, giải pháp phù hợp mang tính khoa học giá trị thực tiễn phản ánh thành công chế hoạt động công tác doanh nghiệp Mỗi ý kiến đóng góp hội thảo học thực tiễn công tác tổ chức máy doanh nghiệp,đồng thời động lực, đòn bẩy cho phát triển lớn mạnh sau doanh nghiệp Thông qua công tác tổ chức hội thảo khách hàng, doanh nghiệp củng cố thêm niềm tin từ phía khách hàng nâng cao hình ảnh thương hiệu sản phẩm xây dựng lòng trung thành sản phẩm dự án BIÊN BẢN HỌP NHĨM LỚP HỌC PHẦN 2173CEMG2431 Học phần: Quản trị hành văn phịng Nhóm Địa điểm: Phòng học Trans mã ID: 27111001143 Thời gian: Tiết – thứ tư 08/09/2021 Danh sách thành viên: STT Họ tên Đoàn Thị Thu Chữ kí Bùi Đức Thuận Nguyễn Thị Thúy Nguyễn Thị Huyền Trang Nguyễn Thị Kiều Trang Chu Đức Tùng Vũ Thị Hồng Tươi Đinh Thị Hồng Xuyến Ninh Thị Yến Số người có mặt theo danh sách lớp: Số người vắng mặt theo danh sách lớp: Địa điểm, thời gian tổ chức họp: Zalo nhóm quản trị hành văn phịng, ngày 04/09/2021 Nội dung họp: - Thành viên thảo luận đưa đề cương cho đề tài Nhóm trưởng phân cơng nhiệm vụ cho thành viên Thành viên nhận nhiệm vụ, deadline Kết họp: - Mọi người đóng góp ý kiến thảo luận sôi Các thành viên nắm rõ nhiệm vụ thời gian thực Bảng nhiệm vụ thành viên: STT Họ tên Nhiệm vụ Đoàn Thị Thu(thư kí) Kế hoạch liên hệ thực tiễn Bùi Đức Thuận Làm nội dung powerpoint Nguyễn Thị Thúy Tổng hợp word Nguyễn Thị Huyền Trang Lý thuyết tổng quan Nguyễn Thị Kiều Trang Lập biên họp,biện pháp khắc phục nhược điểm Chu Đức Tùng Ưu điểm hội thảo Vũ Thị Hồng Tươi Lời kết thúc,nhược điểm hội thảo Đinh Thị Hồng Xuyến (nhóm Giao nhiệm vụ, hỗ trợ tìm tài liệu, thuyết trưởng) trình,thiết kế powerPoint ,kiểm sốt chỉnh sửa nội dung word Ninh Thị Yến Lời mở đầu,biện pháp khắc phục nhược điểm Bảng đánh giá thành viên: ST T Họ tên Đánh giá Băng chữ Bằng số Đoàn Thị Thu A Bùi Đức Thuận B Nguyễn Thị Thúy B+ 8.5 Nguyễn Thị Huyền Trang B Nguyễn Thị Kiều Trang B Chu Đức Tùng B 7.5 Vũ Thị Hồng Tươi B 8 Đinh Thị Hồng Xuyến A+ 9.5 Ninh Thị Yến B+ 8.5 BIÊN BẢN THẢO LUẬN Nhóm - Thời gian: ngày 22 tháng năm 2021 - Đề tài: Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức hội thảo tổ chức doanh nghiệp Lời nhận xét dành cho nhóm 7: Nhóm (Nguyễn Thị Ngọc) (Nguyễn Đức Thành) Ưu điểm Nhược điểm Thuyết trình có nhiều tơng Slide hình ảnh hội giọng, thuyết trình thu thảo hút - Silde đẹp Thuyết trình lưu loát dễ nghe Chưa khắc phục nhược điểm nhóm khác (chưa rõ phận phận hành văn phịng làm cơng việc gì) Giảng viên - Silde có sáng tạo Vai trị văn phịng hành chưa Khắc phục được rõ ràng số hạn chế so với nhóm trước Chưa thấy rõ phối hợp Đã nêu cụ thể quan, phòng ban uỷ hội thảo (Hội thảo ban nhân dân tỉnh khoa học bàn giải pháp trình diễn hội thảo thúc đẩy du lịch nội địa phục hồi du lịch quốc tế Phần tổ chức hội hậu COVID-19 tỉnh Nghệ thảo: việc phân công An năm 2020) xếp công việc cho cá nhân đảm nhận chưa Form hội thảo phần rõ nét đầu tốt Cần làm bật vai trò, trách nhiệm phịng hành Khơng có dự trù kinh phí Câu hỏi dành cho nhóm (nhóm đưa ra): Cuộc hội thảo tổ chức diễn biến dịch bệnh, nhóm có biện pháp để giúp đại biểu đảm bảo sức khỏe hội thảo Câu trả lời nhóm 7: Trong khoảng thời gian tổ chức hội thảo, dịch kiểm soát nên hội thảo diễn bình thường khơng có vấn đề ... sản phẩm dự án BIÊN BẢN HỌP NHÓM LỚP HỌC PHẦN 2173CEMG2 431 Học phần: Quản trị hành văn phịng Nhóm Địa điểm: Phịng học Trans mã ID: 271110011 43 Thời gian: Tiết – thứ tư 08/09/2021 Danh sách thành... trung ương 9.2 Đại biểu ngoại tỉnh 9 .3 Đại biểu tỉnh 9.4 Các quan thơng báo chí 10 Xây dựng chương trình hội thảo 11 Chuẩn bị cho hội thảo 12 Tổ chức hội thảo 13 Kết thúc chương trình hội thảo 14... ghế hội thảo + Bố trí kiểu hình trịn, hình chữ nhật, hình elip với hội thảo nhỏ, có tính chất trao đổi bình đẳng + Kiểu hội trường với hội thảo lớn, ngồi bục diễn giả cịn có thêm bàn chủ tịch đoàn,