Đang tải... (xem toàn văn)
LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP TẠI CÔNG TY BÁNH KẸO HẢI HÀ. PHẦN I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP 1. Khái niệm, phân loại và vai trò của cuộc họp 1.1. Khái niệm Họp là quá trình tập, thảo luận của một số người để giải quyết các vấn đề hoặc quyết định điều gì đó, từ đó xác định những hành động cần phải thực hiện. 1.2. Phân loại ❖ Họp giao ban Họp giao ban là cuộc họp của giám đốc với quản lý và nhân viên trực thuộc hàng tuần hoặc hàng tháng. Cuộc họp giao ban chỉ giải quyết các vấn đề liên bộ phận, nội dung trọng tâm công việc của tuần sau, các công việc chung còn tồn đọng trong tuần. Tất cả thành viên tham gia cuộc họp có trách nhiệm ghi nhận vào sổ họp nội bộ, sau đó triển khai ngay cho nhân viên do mình quản lý ❖ Họp chuyên môn Là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án. ❖ Họp tổng kết Là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của các đơn vị trực thuộc công ty. ❖ Họp của quản lý cấp trên và các quản lý hoặc nhân viên cấp dưới Là cuộc họp của cấp trên với cấp dưới để giải quyết những công việc hàng tuần hoặc đột xuất để giải quyết công việc. ❖ Họp của giám đốc với toàn thể nhân viên Nội dung các cuộc họp này thường thông báo các chiến lược, kế hoạch, tương lai công ty, không ghi nhận các phản ánh tâm tư nguyện vọng của nhân viên. ❖ Họp tham mưu, tư vấn Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để quản lý các cấp nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của các quản lý và nhân viên cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền ❖ Họp triển khai của các quản lý với nhân viên Quản lý các bộ phận hoặc người được ủy quyền tổ chức cuộc họp triển khai các cuộc họp, quyết định của cấp trên. Nội dung cuộc họp có thể bao gồm các nội dung sau đây: Triển khai các nội dung từ cuộc họp với Giám đốc hoặc các bộ phận liên quan. Nhắc nhở, giải thích các nghiệp vụ, quy định mà nhân viên đã thực hiện không đúng… Thông tin các công việc quan trọng… Nội dung cuộc họp phải được ghi nhận trong sổ họp nội bộ. Quản lý phải đảm bảo tất cả các nhân viên liên quan phải được triển khai nội dung đầy đủ, người vắng mặt phải được triển khai bổ sung. 1.3. Vai trò, ý nghĩa của cuộc họp Đây là hình thức để thu thập, truyền đạt thông tin, cùng với các hình thức thu thập truyền đạt thông tin khác đảm bảo cho thông tin được lưu chuyển thông suốt. Cuộc họp là nơi để phát huy quyền làm chủ của mỗi người, để mọi người bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp lãnh đạo có quyết định đúng đắn. Cuộc họp còn là nơi bàn bạc, triển khai thực hiện các quyết định, tháo gỡ những khó khăn vướng mắc, phát hiện phổ biến những ưu điểm, những lệch lạc trong quản lý, trong thực hiện nhiệm vụ, từ đó có biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm, thúc đẩy sự việc phát triển. 2. Quy trình tổ chức cuộc họp 2.1. Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp: Căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của đơn vị mình và yêu cầu giải quyết công việc, quản lý các bộ phận chỉ đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm và hàng tháng; phân công trách nhiệm đơn vị chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp đó. Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm và hàng tháng phải được thông báo trước cho các đối tượng được triệu tập hoặc mời tham dự. Các cuộc họp bất thường chỉ được tổ chức để giải quyết những công việc đột xuất, khẩn cấp. 2.2. Chuẩn bị nội dung các cuộc họp: Nội dung các cuộc họp phải được cơ quan, đơn vị được phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo, đúng yêu cầu và thời gian. Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ trước thành văn bản.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KHÁCH SẠN - DU LỊCH THẢO LUẬN HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Đề tài: LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP TẠI CÔNG TY BÁNH KẸO HẢI HÀ Hà Nội, 4/2021 A LỜI NÓI ĐẦU Xã hội ngày phát triển có nhiều vấn đề giải Để cơng ty hoạt động phát triển mạnh cần có người có khả lãnh đạo nhiều ý tưởng hội tụ ngồi lại họp, bàn bạc, nói suy nghĩ để thống đưa định Vì vậy, họp đóng vai trị quan trọng Nó vừa cung cấp thơng tin, vừa nơi học hỏi, trau dồi kinh nghiêm Công tác tổ chức họp cần thiết bổ ích Họp để tổng kết đánh giá lại làm để định hướng cho tương lai chương trình kế hoạch cụ thể khơng có họp nhiều vấn đề không giải không làm sáng tỏ Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà thấy tầm quan trọng hội họp nên tổ chức họp tương đối hiệu Tuy nhiên có số hạn chế khâu tổ chức họp nhóm chọn đề tài “ công tác tổ chức họp công ty bánh kẹo Hải Hà” để làm đề tài nhóm để giúp cho quan tìm chưa tốt để từ tìm ngun nhân đưa giải pháp thực nhằm hồn thiện cơng tác họp cách hoàn chỉnh hiệu B NỘI DUNG PHẦN I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP Khái niệm, phân loại vai trò họp 1.1 Khái niệm Họp trình tập, thảo luận số người để giải vấn đề định điều đó, từ xác định hành động cần phải thực 1.2 Phân loại ❖ Họp giao ban Họp giao ban họp giám đốc với quản lý nhân viên trực thuộc hàng tuần hàng tháng Cuộc họp giao ban giải vấn đề liên phận, nội dung trọng tâm công việc tuần sau, cơng việc chung cịn tồn đọng tuần Tất thành viên tham gia họp có trách nhiệm ghi nhận vào sổ họp nội bộ, sau triển khai cho nhân viên quản lý ❖ Họp chuyên môn Là họp để trao đổi, thảo luận vấn đề thuộc chuyên mơn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng hồn thiện dự án, đề án ❖ Họp tổng kết Là họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình kết thực nhiệm vụ công tác hàng năm bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới đơn vị trực thuộc công ty ❖ Họp quản lý cấp quản lý nhân viên cấp Là họp cấp với cấp để giải công việc hàng tuần đột xuất để giải công việc ❖ Họp giám đốc với toàn thể nhân viên Nội dung họp thường thông báo chiến lược, kế hoạch, tương lai công ty, không ghi nhận phản ánh tâm tư nguyện vọng nhân viên ❖ Họp tham mưu, tư vấn Họp tham mưu, tư vấn họp để quản lý cấp nghe ý kiến đề xuất kiến nghị quản lý nhân viên cấp dưới, chun gia, nhà khoa học nhằm có đủ thơng tin, có thêm sở, trước định theo chức năng, thẩm quyền ❖ Họp triển khai quản lý với nhân viên Quản lý phận người ủy quyền tổ chức họp triển khai họp, định cấp Nội dung họp bao gồm nội dung sau đây: - Triển khai nội dung từ họp với Giám đốc phận liên quan - Nhắc nhở, giải thích nghiệp vụ, quy định mà nhân viên thực không đúng… - Thông tin công việc quan trọng… Nội dung họp phải ghi nhận sổ họp nội Quản lý phải đảm bảo tất nhân viên liên quan phải triển khai nội dung đầy đủ, người vắng mặt phải triển khai bổ sung 1.3 Vai trò, ý nghĩa họp Đây hình thức để thu thập, truyền đạt thơng tin, với hình thức thu thập truyền đạt thông tin khác đảm bảo cho thông tin lưu chuyển thông suốt Cuộc họp nơi để phát huy quyền làm chủ người, để người bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp lãnh đạo có định đắn Cuộc họp nơi bàn bạc, triển khai thực định, tháo gỡ khó khăn vướng mắc, phát phổ biến ưu điểm, lệch lạc quản lý, thực nhiệm vụ, từ có biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm, thúc đẩy việc phát triển Quy trình tổ chức họp 2.1 Xây dựng kế hoạch tổ chức họp: - Căn vào chương trình cơng tác hàng năm, hàng tháng đơn vị yêu cầu giải công việc, quản lý phận đạo xây dựng định kế hoạch tổ chức họp lớn, quan trọng năm hàng tháng; phân công trách nhiệm đơn vị chuẩn bị nội dung, địa điểm vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức họp - Kế hoạch tổ chức họp năm hàng tháng phải thông báo trước cho đối tượng triệu tập mời tham dự - Các họp bất thường tổ chức để giải công việc đột xuất, khẩn cấp 2.2 Chuẩn bị nội dung họp: - Nội dung họp phải quan, đơn vị phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo, yêu cầu thời gian - Những vấn đề liên quan đến nội dung họp nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến họp phải chuẩn bị đầy đủ trước thành văn - Đối với tài liệu dài, có nhiều nội dung, ngồi cịn phải chuẩn bị thêm tóm tắt nội dung - Người chủ trì họp phải lập kế hoạch tổ chức họp - Người tổ chức họp phải chuẩn bị thêm nội dung sau đây: (Bảng checklist buổi họp) ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● Đặt trước địa điểm họp Tổ chức vệ sinh phòng họp Kiểm tra đèn, bàn, ghế, điều hòa, ổ cắm điện, điện Chuẩn bị tài liệu cho họp Chuẩn bị nước uống Khăn phủ bàn Máy chiếu, computer, chiếu, TV Soạn thư mời trình duyệt Gửi thư mời Nhắc tham gia họp trước 60 phút 2.3.Giấy mời họp Giấy mời họp ghi theo mẫu phải ghi rõ nội dung sau đây: + Người triệu tập chủ trì; + Thành phần tham dự + Người triệu tập; người mời tham dự; + Nội dung họp; thời gian, địa điểm họp; + Những yêu cầu người triệu tập mời tham dự Giấy mời họp phải gửi trước ngày họp, kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu gợi ý liên quan đến nội dung họp, trừ trường hợp họp đột xuất 2.4 Thành phần số lượng người tham dự họp ● ● ● Tùy theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu họp, người triệu tập họp phải cân nhắc kỹ định thành phần, số lượng người tham dự họp cho phù hợp, đảm bảo tiết kiệm hiệu Quản lý đơn vị mời họp phải cử người tham dự họp thành phần, có đủ thẩm quyền, lực, trình độ đáp ứng nội dung yêu cầu họp Trường hợp người triệu tập mời quản lý phận khơng thể tham dự họp, ủy quyền cho cấp có đủ khả đáp ứng nội dung yêu cầu họp họp thay 2.5 Thời gian tiến hành họp Doanh nghiệp đưa quy định thời gian tiến hành họp phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh Ví dụ: + Họp tham mưu, tư vấn không buổi làm việc; + Họp chuyên môn từ buổi làm việc đến ngày, trường hợp đề án, dự án lớn, phức tạp kéo dài thời gian hơn, không ngày; + Họp tổng kết công tác năm không ngày; + Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ đến ngày tùy theo tính chất nội dung chuyên đề; + Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ đến ngày tùy theo tính chất nội dung vấn đề Các loại họp khác tùy theo tính chất nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý, không ngày 2.6 Những yêu cầu tiến hành họp - Mỗi họp kết hợp giải nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu vấn đề điều kiện hoàn cảnh cụ thể để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng hiệu giải cơng việc - Người chủ trì người phân cơng trình bày tóm tắt ngắn gọn tư tưởng, nội dung cốt lõi đề án, dự án, vấn đề đưa họp nêu vấn đề ý kiến khác nhau, khơng đọc tồn văn tài liệu, văn họp, khơng trình bày tồn nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý họp - Việc phát biểu, trao đổi ý kiến họp phải tập trung chủ yếu vào vấn đề ý kiến khác để đề xuất biện pháp xử lý - Ý kiến kết luận người chủ trì họp phải rõ ràng cụ thể, thể đầy đủ tính chất, nội dung yêu cầu họp Biên họp thông báo kết họp - Nội dung diễn biến họp phải ghi thành biên Trong trường hợp cần thiết, tổ chức ghi âm, ghi hình họp Biên họp phải gồm nội dung sau đây: + Người chủ trì danh sách người tham dự có mặt họp; + Những vấn đề trình bày thảo luận họp; + Ý kiến phát biểu người tham dự họp; + Kết luận chủ tọa họp định đưa họp - Văn thông báo kết họp bao gồm nội dung sau đây: + Ý kiến kết luận người chủ trì họp vấn đề đưa họp; + Quyết định người có thẩm quyền đưa họp việc giải vấn đề có liên quan phân công trách nhiệm tổ chức thực - Biên họp phải ghi theo mẫu sẵn có doanh nghiệp quy định Nguyên tắc tổ chức họp - Các nguyên tắc tổ chức họp: ❖ Xác định mục đích mục tiêu họp: Tại lại tổ chức họp, họp có cần thiết hay khơng? Xác định mục đích đặt mục tiêu họp giúp bạn biết cần làm gì, từ xác định việc cần làm phân công công việc hợp lý để họp hướng thành công ❖ Lên kế hoạch chuẩn bị chi tiết cho họp: Để họp suôn sẻ thành cơng yếu tố bên ngồi đóng vai trị quan trọng Cần xác định rõ thời gian, địa điểm phù hợp, chuẩn bị nội dung họp sở vật chất khác phục vụ cho họp ❖ Xác định đối tượng họp gửi kế hoạch cho họ: Đúng đối tượng giúp tránh lãng phí thời gian, nguồn nhân lực xếp người vào chỗ phân công công việc Việc gửi kế hoạch giúp người tham dự hình dung vấn đề thảo luận có chuẩn bị tốt trước tham gia họp ❖ Luôn bắt đầu kết thúc họp giờ: Hãy đặt quy định để rèn luyện nhân viên thói quen quý trọng thời gian người khác Đừng chờ đợi ai, hay lý cá nhân mà bắt đầu trễ họp Ngoài ra, biết kiểm soát, điều phối thời gian lúc họp để họp kết thúc ❖ Chọn thư ký họp: Thư ký người ghi lại nội dung diễn trong họp, điều giúp người chủ trì họp hay thành viên chí thành viên vắng mặt nắm rõ nội dung chi tiết họp Ngồi thư ký cịn người giám sát tốc độ hồn thành cơng việc phân họp thành viên ❖ Tổng hợp chốt lại vấn đề họp: Điều giúp thành viên lần thống lại vấn đề thảo luận Sẽ thật vô nghĩa lãng phí thời gian họp không đưa định cuối tổng kết việc cần làm tới Vai trò lãnh đạo điều hành họp - Người lãnh đạo cần nắm rõ mục đích họp Để có họp thành cơng trước bắt đầu họp, người lãnh đạo nên soạn thảo trước vấn đề/ mục tiêu cụ thể mà bạn muốn nói với thảo luận chi tiết (agenda) Người lãnh đạo nên thông báo trước nội dung, ngày địa điểm họp với nhân viên thông qua biện pháp giao tiếp nội công ty Điều giúp nhân viên có nhìn tồn cảnh, hiểu mức độ cần thiết chuẩn bị sẵn sàng cho ý kiến muốn đóng góp Bản thảo luận chi tiết (agenda) nên gửi trước 24h để nhân viên có thời gian tham khảo Một giải pháp nội công ty sử dụng phần mềm hỗ trợ Bạn nên gửi, nhận file dễ dàng, lưu trữ tồn thơng tin trao đổi, thông báo việc, chat trực tuyến, … Một số họp đột xuất không theo kế hoạch người lãnh đạo phải nắm bắt tình hình thông báo cho nhân viên cấp khoảng thời gian sớm để người chuẩn bị tốt hồn cảnh khó lường - Mời đối tượng cho họp Người chủ trì nên mời thành viên quan trọng liên quan đến họp Những thành viên mời đến người đưa ý kiến để giải vấn đề họp Nếu vậy, nhân viên chắn tham gia với tinh thần thích thú háo hức nhiều Một nhóm họp hiệu nên có khoảng từ – người Số lượng qua đông khiến nhiều nhân viên trở thành khán giả họp luồng thảo luận trở nên lạc đề, xa vời -Đúng – yếu tố thiếu họp thành cơng Khi tới giờ, nên đóng cửa phịng họp bắt đầu buổi họp thông báo Việc khiến tới họp sớm cảm thấy tôn trọng người đến dự trễ tự nhận biết lỗi sửa chữa cho lần sau Nếu bắt đầu họp giờ, người chủ trì nên kết thúc Là người tổ chức họp, bạn nên ước lượng thời gian, điều phối, dẫn dắt, tổng kết ý kiến đóng góp cho chuẩn với thời gian đặt tránh trường hợp lan man, dài dịng Một họp khơng có vấn đề lớn nên gói gọn từ 30 – 45 phút - Luôn bám sát chủ đề Để thành viên nắm nội dung họp có thời gian chuẩn bị, người điều hành cần tóm tắt cơng việc mục đích họp cho thành viên tham dự Trong cần ghi rõ thời gian, nội dung cụ thể cho hạng mục thảo luận với lịch trình hợp lý Vai trị văn phịng cơng tác tổ chức họp Các họp lớn nhỏ thông báo đến phịng hành trừ họp nội phịng ban, phịng hành có trách nhiệm xếp phòng họp ngày công tác hậu cần cần thiết Tổng hợp số lượng người phân công công việc cụ thể cho nhân viên giúp cho công tác tổ chức họp diễn sn sẻ Từ thấy phịng hành có vai trị quan trọng công tác chuẩn bị cho họp q trình diễn họp Trong cơng tác chuẩn bị phịng hành người lo cơng việc quy trình tổ chức họp như: gửi thư mời, đặt phòng hội nghị chuẩn bị phòng cho họp, nội dung họp, thiết bị sử dụng họp, Bên cạnh phịng hành đóng vai trị người quản lý giúp cho trình họp diễn thành công giảm rủi ro, trục trặc không đáng có ảnh hưởng lớn đến họp như: vấn đề máy móc bàn ghế, cơng tác chuẩn bị nội dung, giấy tờ quan trọng liên quan đến họp, PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP TẠI CÔNG TY BÁNH KẸO HẢI HÀ 2.1 Giới thiệu khái quát công ty 2.1.1 Lịch sử hình thành cơng ty Cơng ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà (HAIHACO ) doanh nghiệp nhà nước thuộc công nghiệp, chuyên sản xuất kinh doanh sản phẩm bánh kẹo, chế biến thực phẩm Nhà nước đầu tư quản lý với tư cách chủ sở hữu Công ty thành lập từ năm 1960 trải qua 50 năm phấn đấu trưởng thành Cơng ty khơng ngừng lớn mạnh, tích lũy nhiều kinh nghiệm sản xuất kinh doanh Tiền thân xí nghiệp nhỏ với cơng suất 2000 tấn/ năm Ngày nay, Công ty phát triển thành Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà với quy mô sản xuất lên tới 20.000 tấn/ năm Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà Doanh nghiệp lĩnh vực sản xuất bánh kẹo cấp chứng nhận hệ thống "Phân tích mối nguy điểm kiểm soát tới hạn" (HACCP) Việt Nam Điều thể cam kết Lãnh đạo doanh nghiệp đảm bảo an toàn thực phẩm sức khỏe người tiêu dùng Năm 2003 Công ty thực cổ phần hóa theo định số 191/2003/QĐ-BCN ngày 14/11/2003 Bộ Cơng nghiệp Cơng ty thức hoạt động hình thức Cơng ty cổ phần từ ngày 20/01/2004 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103003614 Sở Kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp thay đổi lần thứ bảy ngày 09/05/2018 Các hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm: - Sản xuất, kinh doanh bánh kẹo chế biến thực phẩm - Kinh doanh xuất nhập khẩu: nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, sản phẩm chuyên ngành, hàng hoá tiêu dùng sản phẩm hàng hoá khác - Đầu tư xây dựng, cho thuê văn phòng, nhà ở, trung tâm thương mại - Kinh doanh ngành nghề khác không bị cấm theo quy định pháp luật Thành tích: năm qua công ty bánh kẹo Hải Hà đạt nhiều thành tích đáng kể, thưởng nhiều huân trương Đảng Nhà nước Sản phẩm Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà tặng nhiều Huy chương Vàng, Bạc triển lãm Hội chợ quốc tế hàng công nghiệp Việt nam, triển lãm Hội chợ thành tựu kinh tế quốc dân, triển lãm kinh tế- kỹ thuật- Việt nam Thủ đô Sản phẩm Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà liên tục người tiêu dùng mến mộ bình chọn “Hàng Việt nam chất lượng cao” 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công ty a Chức - Thứ nhất, Công ty tự chủ sản xuất kinh doanh loại bánh kẹo để cung cấp cho nhu cầu ngày tăng thị trường nước quốc tế - Thứ hai, Công ty với liên doanh sản xuất xuất sản phẩm sang thị trường khu vực giới đồng thời nhập thiết bị, cơng nghệ máy móc, ngun vật liệu phục vụ cho nhu cầu sản xuất Cơng ty mà Cơng ty khơng có khả tận dụng vật tư nước - Thứ ba, ngồi sản xuất bánh kẹo chính, Cơng ty cịn kinh doanh mặt hàng khác để khơng ngừng nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh, tận dụng vật tư, lao động đảm bảo đời sống cho người lao động Từng bước đưa Công ty lớn mạnh thương trường b Nhiệm vụ Để thực tốt nhiệm vụ giao ban giám đốc toàn thể cán công nhân viên công ty phải thực nhiệm vụ sau: - Thứ nhất,tăng cường đầu tư chiều sâu với mục đích khơng ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng suất lao động, đa dạng hóa sản phẩm nhằm mở rộng thị trường đáp ứng nhu cầu sản phẩm cho khu vực thị trường - Thứ hai, xây dựng phát triển chiến lực công nghệ sản xuất bánh kẹo số sản phẩm khác từ năm 2000 đến năm 2010, tăng công công tác đổi cải tiến công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm để tăng sức cạnh tranh, - Thứ ba, xác định rõ thị trường chính, thị trường phụ, tập trung nghiên cứu thị trường mới, trọng đến thị trường xuất đặc biệt thị trường nước láng giềng, củng cố thị trường Trung Quốc - Thứ tư, nghiên cứu xếp lại máy sản xuất, tổ chức doanh nghiệp, hoàn thiện máy quản lý từ xuống, vận hành nhanh chúng thông suốt - Thứ năm, không ngừng nâng cao công tác đào tạo cán bộ, công nhân viên 10 - Thứ sáu, tăng công công tác xây dựng Đảng doanh nghiệp, thường xuyên tổ chức buổi sinh hoạt Đảng để quán triệt nghị Đảng, tổ chức Đảng phải thực lãnh đạo kiểm tra đợt hoạt động kinh doanh, đảm bảo thực đồng lối Đảng, chủ sách Nhà nước - Thứ bảy, quản lý sử dụng vốn có hiệu quả, khơng ngừng phát triển nguồn vốn ngân sách Nhà nước cấp, huy động thêm nguồn vốn khác, tiến tới tăng vốn chủ sở hữu - Thứ tám, không ngừng chăm lo đời sống cho cán công nhân viên, thực đầy đủ nghĩa vụ Nhà nước, tham gia công tác xã hội 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty sử dụng mơ hình cấu " trực tuyến chức năng" để tổ chức cấu công ty, phân chia thành phận hay đơn vị khác song có liên kết phịng ban - phân xưởng sản xuất 2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng HCVP 2.2.1 Chức Phịng tổ chức hành có chức phục vụ đạo, điều hành lãnh đạo công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà cụ thể như: - - Tham mưu giúp Giám đốc công ty công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, đào tạo, giải chế độ sách với người lao động, quản lý cơng tác hành quản trị, văn thư, lưu trữ, y tế bảo vệ Giúp đỡ giám đốc công ty Hải Hà việc giao tiếp xử lý vụ việc xảy liên quan tới công tác văn thư, lưu trữ, y tế, bảo vệ công ty 11 - Giúp đỡ giám đốc trực tiếp việc đối ngoại Gặp mặt trực tiếp với đối tác, khách hàng lớn nhỏ công ty Tổ chức họp, hội nghị, hội thảo với mục đích khác phát triển vững mạnh cơng ty Hải Hà, trao đổi thông tin, bàn bạc tới vấn đề mà công ty gặp phải đưa hướng giải 2.2.2 Nhiệm vụ - Nghiên cứu đề xuất tổ chức thực phương án xếp tối ưu nhằm cải tổ sản xuất quản lý việc vận hành máy móc điều hành cơng nhân q trình tạo sản phẩm bánh kẹo công ty - Nghiên cứu, xây dựng, đề xuất, tổ chức thực công tác tuyển dụng đào tạo, bổ sung công nhân, thợ kỹ thuật có trình độ cơng nghệ kỹ thuật phục vụ trình sản xuất quản lý - Tư vấn văn cho lãnh đạo - Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc, báo cáo việc thực văn có liên quan đến chức nhiệm vụ phòng - Quản lý mua sắm trang thiết bị, nhà cửa, dụng cụ văn phịng cơng ty Hải Hà - Tiếp nhận công văn giấy tờ, tổ chức thực tốt công tác văn thư lưu trữ, in ấn tài liệu - Thực tốt công tác quản trị hành văn phịng để bảo đảm cho máy cơng ty hoạt động có hiệu cao 2.2.3 Cơ cấu tổ chức phòng HC Tổng giám đốc người đứng đầu máy, giữ vai trò đạo chung theo chế độ luật, đồng thời giám đốc người chịu trách nhiệm kết hoạt động sản xuất, kinh doanh công ty Hải Hà Các chi nhánh miền Trung, miền Nam, văn phòng hành thực nhiệm vụ mà tổng giám đốc huy Giúp đỡ cho tổng giám đốc phó tổng giám đốc phụ trách mảng kỹ thuật, kinh doanh tài chính, sản xuất kế tốn Dưới phòng ban chức gồm phòng Các trung tâm xí nghiệp sản xuất bánh, xí nghiệp sản xuất kẹo tổng hợp, xí nghiệp vụ trợ, xí nghiệp sản xuất bánh kẹo HH1 HH2 12 2.2.4 Quyền hạn - Có quyền việc điều hành tổ chức hoạt động, máy quản lý - Tổ chức máy điều hành kinh doanh phù hợp với mục tiêu đề phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh cơng ty - Có quyền tuyển chọn, bố trí, sử dụng cho thơi việc công nhân nhân viên phù hợp theo quy định pháp luật - Có quyền tự chủ kinh doanh tự chịu trách nhiệm tài theo qui định cơng ty - Có quyền quản lý, sử dụng nhà xưởng xí nghiệp tài nguyên nguồn lực công ty Hải Hà giao điều lệ tổ chức, hoạt động yêu cầu sản xuất kinh doanh - Được phép vay sử dụng vốn để phục vụ vào giai đoạn mùa vụ, kịp thời sản xuất bánh kẹo phục vụ cho dịp lễ tết, kiện lớn hàng năm - Được quyền uỷ quyền thực hợp đồng kinh tế với khách hàng ngồi nước - Khơng phép buôn bán sử dụng hàng lậu, hàng nhái, tung bánh kẹo giả thị trường - Không phép sử dụng chất cấm chất gây ảnh hưởng đến sức khoẻ thành phần nguyên liệu, gây ảnh hưởng trực tiếp đến sức khoẻ người tiêu dùng - Phải đảm bảo nguồn nguyên liệu làm bánh kẹo phải đầy đủ tiêu chuẩn chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm - Đảm bảo đầy đủ tiêu chuẩn an tồn vệ sinh q trình sản xuất đóng gói sản phẩm bánh kẹo 2.3 Thực trạng công tác tổ chức họp công ty 2.3.1 Các loại hình họp cơng ty Cơng ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà tổ chức họp thường xuyên, định kì Các hình thức tổ chức họp chủ yếu mà công ty áp dụng: a Họp bàn định Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà hay áp dụng hình thức họp bàn vấn đề việc quan trọng như: định thăng chức bổ nhiệm, định kỷ luật, đuổi việc, định nâng lương cho nhân viên lao động,… b Họp phổ biến, triển khai Mục đích phổ biến, quán triệt nội dung, tư tưởng, quan điểm, chủ trương, sách, giải pháp,… ghi định đội ngũ cán chủ chốt tới tồn thể cán bộ, cơng 13 nhân viên quan, đơn vị Bàn bạc, xây dựng kế hoạch chương trình hành động cụ thể cho quan, đơn vị có liên quan để thực nội dung ghi định c Họp đôn đốc, kiểm tra Cơng ty áp dụng hình thức để nghe báo cáo trao đổi kinh nghiệm hay cách làm tốt Chấn chỉnh, uốn nắn lệch lạc để đảm bảo cho định thực có chất lượng hiệu d Họp tổng kết Cuộc họp diễn định kỳ hàng năm để nghe báo cáo trao đổi kinh nghiệm hay cách làm tốt Chấn chỉnh, uốn nắn lệch lạc để đảm bảo cho định thực có chất lượng hiệu 2.3.2 Tổ chức công tác chuẩn bị trước họp ❖ Lập kế hoạch Căn vào kế hoạch hoạt động hàng tháng, quý, năm vào tình hình hoạt động, công ty tiến hành tổ chức họp nhằm giải vấn đề liên quan Trong công tác lập kế hoạch cho việc tổ chức họp thường có nội dung: - Tên họp - Mục đích họp - Thời gian họp - Thành phần tham dự họp - Địa điểm họp - Nội du họp - Kinh phí - Người chịu trách nhiệm ❖ Chuẩn bị họp Đây khâu có vai trị quan trọng, tạo điều kiện tiền đề cho thành công họp Trong khâu chuẩn bị cần có vấn đề sau: - Xác định mục đích, nội dung họp - Xác định mục tiêu yêu cầu họp ❖ Tổ chức điều hành họp Khi tiến hành họp cần đảm bảo yêu cầu sau: Điều hành họp theo kế hoạch đặt Lắng nghe ý kiến trình bày họp Làm sáng tỏ ý kiến thắc mắc người Khuyến khích người phát biểu 2.3.3 Điều hành họp công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà a Khai mạc họp 14 ● Tuyên bố lý tổ chức họp ● Giới thiệu đại biểu, khách mời, thành phần tham dự ● Diễn văn khai mạc họp b Diễn biến họp ● Người điều hành họp thông qua nội dung họp chuẩn bị nhằm đạt mục đích kết mong đợi ● Các đơn vị, phận đứng lên báo cáo cơng tác tình hình triển khai cơng việc làm đơn vị ● Các bên liên quan, đại biểu đứng lên tham luận, nhận xét, đánh giá vấn đề Qua tranh luận, công ty đưa vấn đề nhìn nhận theo nhiều chiều có hướng giải đắn ● Trong trình họp, có thời gian nghỉ ngơi 10-15 phút, đảm bảo người có đủ sức khỏe, tránh căng thẳng, mệt mỏi c Bế mạc họp ● Người điều hành thông báo bế mạc chốt lại vấn đề sau: tóm tắt lý do, mục đích, nội dung họp; điểm lại thành phần tham dự; ý kiến quan trọng đóng góp; kết luận chính; đánh giá tình hình, ngun nhân Từ nêu rõ phương hướng, giải pháp nêu họp, xác định vấn đề cần làm sau họp ● Trong suốt trình diễn họp, thư ký ghi lại biên họp, ghi lại nội dung vấn đề bàn luận họp 2.4 Ưu điểm, nhược điểm a.Ưu điểm ● Thông qua họp, cơng ty có nhiều ý tưởng, sáng kiến phát triển cho chất lượng, dịch vụ ● Do nội dung, kế hoạch chuẩn bị sẵn, họp diễn theo kế hoạch, lịch trình ● Các họp diễn đảm bảo tính dân chủ: người đóng góp ý kiến ghi nhận ● Mọi thành viên tham gia chấp hành quy chế tương đối tốt b.Nhược điểm ● Xuất tình trạng cao su, đến họp muộn họp đơi khơng đảm bảo mặt thời gian ● Trong họp làm việc riêng: nói chuyện, sử dụng điện thoại, dẫn đến tình trạng không tập trung vào họp ● Số lượng họp nhiều nên dẫn đến việc lãng phí thời gian, khơng hiệu ● Cơng tác bố trí hội trường cịn nhiều sai sót, việc bố trí chỗ ngồi chưa hợp lý 15 ● Các tài liệu chuẩn bị cho họp không đủ với số lượng thành phần tham gia, dẫn đến việc người tham gia khó theo dõi tiến trình họp c.Nguyên nhân - Do ý thức chưa tốt việc giờ, thói quen Một số người cịn lười suy nghĩ vận động, ỷ lại vào người khác - Số lượng họp ngày tăng, nhiều họp không thật cần thiết tổ chức; việc chuẩn bị nội dung họp, ý kiến phát biểu, báo cáo tham luận số họp chất lượng chưa cao - Chưa có nhiều đổi điều hành, tổ chức họp; nhiều họp diễn chiều nghe trình bày báo cáo, phát biểu lãnh đạo mà chưa dành thời gian hợp lý để đại biểu phát biểu ý kiến, ý kiến phản biện; việc thực kết luận, thông báo ý kiến đạo lãnh đạo có thẩm quyền khơng họp chưa đầy đủ, kịp thời… ⮚ Từ vấn đề nêu trên, thấy tầm quan trọng họp Công ty bánh kẹo Hải Hà Cuộc họp vừa để thực chức nhiệm vụ, vừa để gắn kết mối quan hệ chia sẻ học hỏi kinh nghiệm Nó văn hóa cơng ty Bên cạnh ưu điểm cơng ty cịn có thiếu xót công tác tổ chức họp công ty nên cần có giải pháp khắc phục 16 PHẦN III ĐƯA RA GIẢI PHÁP - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác khoa học, hợp lý, khả thi - Chỉ tiến hành họp theo chương trình, kế hoạch thực cần thiết - Khi phải tổ chức họp cần xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, để phân công chuẩn bị kỹ, chu đáo, bảo đảm hiệu quả, thiết thực, - Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin cách thống nhất, đồng đạo, điều hành, tổ chức họp Các họp tiến hành qua mạng internet sử dụng công cụ hỗ trợ cơng nghệ đồng có chức họp hiệu gặp mặt trực tiếp (như Skype, Zoom, Google Meet,…),nhất thời buổi đại dịch - Bố trí thời gian, địa điểm tổ chức họp phải khoa học, thuận lợi cho việc di chuyển tiết kiệm kinh phí - Khi kết thúc họp người chủ trì cần phải thu thập tổng hợp thơng tin phản hồi từ phía thành viên tham gia họp, điều cần cải thiện… Từ đưa giải pháp giúp cho người để giảm tải bớt áp lực hay điều chỉnh quy định không phù hợp công ty - Đưa biện pháp kết hợp luồng ý kiến từ cổ đông hội đồng quản trị với nhân viên - Ban kiểm sốt người chủ trì cần đưa kế hoạch, dự định cách chi tiết cho ban điều hành hay tổ trưởng phịng ban có liên quan 17 C KẾT LUẬN Họp cung cấp cho nhà quản lý hội để thống nhận thức; tăng cường dân chủ điều hành, phát huy trí tuệ tập thể; tăng cường phối hợp, ủng hộ; khuyến khích nhân viên; đánh giá nhân viên tăng cường hiểu biết lẫn nhau; tạo áp lực hành động Đó cách thức hữu hiệu để thu thập thông tin phản hồi cho quản lý đồng thời phương thức quản lý qua nhà quản lý huy động trí tuệ tập thể, tri thức kinh nghiệm thành viên, đặc biệt chuyên gia nhằm giải vấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin thành viên tổ chức; truyền đạt trực tiếp định quản lý đến người thực Họp luôn biện pháp tốt kết nối thành viên tổ chức Với công ty bánh kẹo Hải Hà nhận thức tầm quan trọng họp nên có cơng tác tổ chức họp tốt Bên cạnh ưu điểm cơng ty có khó khăn cơng tác tổ chức họp Cơng ty cần có giải pháp đắn thiết thực 18 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu 'mơ hình tổ chức quản trị cơng ty hải hà', kinh doanh - tiếp thị, quản trị kinh doanh phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu làm việc hiệu http://haihaco.com.vn Tâm Phúc, Báo Lao động, Giảm – nâng cao chất lượng hội họp, http://m.laodong.com.vn/dbscl/giam-nang-cao-chat-luong-hoi-hop-340647.bld [Truy cập ngày 12/6/2015] Phùng Văn Mùi, Báo Dân trí, Bàn thêm việc họp nay, http://dantri.com.vn/ban-doc/ban-them-ve-viec-hop-hien-nay-1281334035.htm [Truy cập ngày 08/8/2010] 19 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU NỘI DUNG PHẦN I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP Khái niệm, phân loại vai trò họp Quy trình tổ chức họp Biên họp thông báo kết họp Nguyên tắc tổ chức họp Vai trò lãnh đạo điều hành họp Vai trò văn phịng cơng tác tổ chức họp PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP TẠI CÔNG TY BÁNH KẸO HẢI HÀ 10 2.1 Giới thiệu khái qt cơng ty 10 2.1.1 Lịch sử hình thành công ty 10 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công ty 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 11 13 2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng HCVP 2.2.1 Chức 13 13 2.2.2 Nhiệm vụ 14 2.2.3 Cơ cấu tổ chức phòng HC 14 2.2.4 Quyền hạn 14 2.3 Thực trạng công tác tổ chức họp công ty 15 2.3.1 Các loại hình họp cơng ty 15 2.3.2 Tổ chức công tác chuẩn bị trước họp 16 2.3.3 Điều hành họp công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà 16 2.4 Ưu điểm, nhược điểm 17 PHẦN III ĐƯA RA GIẢI PHÁP 19 C KẾT LUẬN 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO 21 20 21 ... phẩm bánh kẹo 2.3 Thực trạng công tác tổ chức họp công ty 2.3.1 Các loại hình họp cơng ty Cơng ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà tổ chức họp thường xuyên, định kì Các hình thức tổ chức họp chủ yếu mà công. .. cổ phần bánh kẹo Hải Hà thấy tầm quan trọng hội họp nên tổ chức họp tương đối hiệu Tuy nhiên có số hạn chế khâu tổ chức họp nhóm chọn đề tài “ công tác tổ chức họp công ty bánh kẹo Hải Hà? ?? để... trò họp Quy trình tổ chức họp Biên họp thông báo kết họp Nguyên tắc tổ chức họp Vai trò lãnh đạo điều hành họp Vai trò văn phịng cơng tác tổ chức họp PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP