Liên hệ thực tiễn công tác phân tích công việc tại công ty Cổ phần Đầu tư PVINCONESS

Liên hệ thực tiễn công tác phân tích công việc tại công ty Cổ phần Đầu tư PVINCONESS.Liên hệ thực tiễn công tác phân tích công việc tại công ty Cổ phần Đầu tư PVINCONESS.I, Cơ sở lý thuyết.1.Khái niệm phân tích công việc. Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện công việc. Phân tích công việc là một quá trình xác định và ghi chép lại các thông tin liên quan đến bản chất của từng công việc cụ thể. Đây là quá trình xác định trách nhiệm, nhiệm vụ liên quan đến công việc và các kỹ năng kiến thức cần có để thực hiện tốt công việc. Phân tích công việc cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm của công việc, làm cơ sở cho việc xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Đây cũng là quá trình xác định sự khác biệt của một công việc này với công việc khác. 2. Quy trình phân tích công việc2.1 Quy trìnhBước 1: Rà soát lại cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận.Đây là bước công việc được thực hiện đầu tiên nhằm kiểm tra sự phù hợp của cơ cấu tổ chức hiện tại với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động phân tích công việc được thực hiện có ý nghĩa. Đồng thời với cơ cấu tổ chức phù hợp cần rà soát lại chức năng nhiệm vụ của các bộ phận đảm bảo không trùng lặp, không chồng chéo, đủ và hợp lý để thực hiện chiến lược kinh doanh đã xác định.Bước 2: Lập danh sách công việc cần phân tích.Người thực hiện phân tích công việc cần xác định công việc ở từng bộ phận. Cần lưu ý, tương ứng với mỗi công việc tức là được bổ nhiệm ở một chức danh. Điều này là mỗi công việc tương đương với một chức danh, một vị trí. Nếu hai người thực hiện công việc giống nhau cần gọi với chức danh như nhau, còn chức danh khác nhau tức là công việc khác nhau. Kết thúc bước này doanh nghiệp se có được danh sách các công việc cần phân tích.Bước 3: Lựa chọn đối tượng tham gia phân tích công việc bao gồm: Người thực hiện công việc Quản lý trực tiếp Nhân viên nhân sự hoặc tư vấn bên ngoài.Người thực hiện công việc sẽ là người có thông tin chi tiết, cụ thể về việc mà họ thực hiện, do vậy sẽ giúp cung cấp các thông tin chi tiết về công việc. Bước này cần thiết trong các trường hợp một công việc có nhiều người thực hiện. Khi đó cần có sự lựa chọn người thực hiên công việc tiêu biểu để phân tích. Còn quản lý trực tiếp sẽ có thông tin bao quát và là người chịu trách nhiệm chính. Nhân viên nhân sự hoặc tư vấn bên ngoài sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ về kỹ thuật và điều phối dự án phân tích công việc.Bước 4: Thu nhập các thông tin về công việc Xác định các thông tin về công việc cần thu nhập; Thiết kế biểu mẫu thu nhập thông tin; Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin: như phương pháp bản hỏi, phương pháp phỏng vấn, phương pháp quan sát, phương pháp nhật ký công việc. Tùy thuộc loại công việc lựa chọn loại phương pháp thu nhập thông tin cho phù hợp. Khẳng định tính chính xác và đầy đủ của thông tin về công việc; Bổ sung những thông tin còn thiếu và điều chỉnh những thông tin sai lệch; Nhận được sự nhất trí của người thực hiện về những thông tin và kết luận phân tích công việc.Bước 5: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việcSau khi kiểm tra lại thông tin thì bộ phận phụ trách công tác phân tích công việc sẽ tiến hành tổng hợp, đưa các thông tin thu thập được vào các biểu mẫu bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.Bước 6: Hoàn chỉnh và xin phê duyệt.Sau khi bản tiêu chuẩn công việc và mô tả công việc được xây dựng, cần tiến hành xin ý kiến các cá nhân có liên quan sau đó hoàn chỉnh và xin phê duyệt để mô tả công việc và tiêu chuẩn

Đề tài 1: Liên hệ thực tiễn công tác phân tích công việc tại công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS

I, Cơ sở lý thuyết.

1. Khái niệm phân tích công việc.

Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác địnhđiều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc

và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện công

việc Phân tích công việc là một quá trình xác định và ghi chép lại các thông tin liên quan đến bản chất của từng công việc cụ thể Đây là quá trình xác định trách nhiệm, nhiệm vụ liên quan đến công việc và các kỹ năng kiến thức cần có để thực hiện tốt công việc Phân tích công việc cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểmcủa công việc, làm cơ sở cho việc xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc Đây cũng là quá trình xác định sự khác biệt của một công việc này với công việc khác

2 Quy trình phân tích công việc

2.1 Quy trình

Bước 1: Rà soát lại cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận.

Đây là bước công việc được thực hiện đầu tiên nhằm kiểm tra sự phù hợp của cơ cấu tổ chức hiện tại với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động phân tích công việc được thực hiện có ý nghĩa Đồng thời với cơ cấu

tổ chức phù hợp cần rà soát lại chức năng nhiệm vụ của các bộ phận đảm bảo không trùng lặp, không chồng chéo, đủ và hợp lý để thực hiện chiến lược kinh doanh đã xác định

Bước 2: Lập danh sách công việc cần phân tích.

Người thực hiện phân tích công việc cần xác định công việc ở từng bộ phận Cần lưu ý, tương ứng với mỗi công việc tức là được bổ nhiệm ở một chức danh Điều này là mỗi công việc tương đương với một chức danh, một vị trí Nếu hai người thực hiện công việc giống nhau cần gọi với chức danh như nhau, còn chức

danh khác nhau tức là công việc khác nhau Kết thúc bước này doanh nghiệp se có được danh sách các công việc cần phân tích.

Bước 3: Lựa chọn đối tượng tham gia phân tích công việc bao gồm:

- Người thực hiện công việc

- Quản lý trực tiếp

- Nhân viên nhân sự hoặc tư vấn bên ngoài

Người thực hiện công việc sẽ là người có thông tin chi tiết, cụ thể về việc mà họ thực hiện, do vậy sẽ giúp cung cấp các thông tin chi tiết về công việc Bước này cần thiết trong các trường hợp một công việc có nhiều người thực hiện Khi đó cần

có sự lựa chọn người thực hiên công việc tiêu biểu để phân tích Còn quản lý trực tiếp sẽ có thông tin bao quát và là người chịu trách nhiệm chính Nhân viên nhân

sự hoặc tư vấn bên ngoài sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ về kỹ thuật và điều phối dự án phân tích công việc

Bước 4: Thu nhập các thông tin về công việc

- Xác định các thông tin về công việc cần thu nhập;

- Thiết kế biểu mẫu thu nhập thông tin;

- Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin: như phương pháp bản hỏi, phương pháp phỏng vấn, phương pháp quan sát, phương pháp nhật ký công việc Tùy thuộcloại công việc lựa chọn loại phương pháp thu nhập thông tin cho phù hợp

- Khẳng định tính chính xác và đầy đủ của thông tin về công việc;

- Bổ sung những thông tin còn thiếu và điều chỉnh những thông tin sai lệch;

- Nhận được sự nhất trí của người thực hiện về những thông tin và kết luận phân tích công việc

Bước 5: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

Sau khi kiểm tra lại thông tin thì bộ phận phụ trách công tác phân tích công việc sẽ tiến hành tổng hợp, đưa các thông tin thu thập được vào các biểu mẫu bản

mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

Bước 6: Hoàn chỉnh và xin phê duyệt.

Sau khi bản tiêu chuẩn công việc và mô tả công việc được xây dựng, cần tiến hành xin ý kiến các cá nhân có liên quan sau đó hoàn chỉnh và xin phê duyệt

để mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc được áp dụng trong thực tế

2.2 Các công cụ của phân tích công việc.

2.2.1 Bản mô tả công việc.

a) Khái niệm

Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê chức năng, nhiệm vụ các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt đươc khi thực hiện công việc Bản mô tả công việc giúp cho cúng ta hiểu được nội dung,yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn,trách nhiệm khi thực hiện công việc

b) Ý nghĩa

Ý nghĩa của bản mô tả công việc

- Để mọi người biết họ cần phải làm gì

- Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ đó

- Công việc không bị lặp lại do một người khác làm

- Tránh được các tình huống va chạm

- Mọi người biết được ai làm, làm nhiệm vụ gì

c) Nội dung

Bản mô tả công việc thường có nội dung chủ yếu sau:

• Nhận diện công việc gồm có: Tên công việc; mã số của công việc; cấp bậc của công việc; cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình thực hiện công việc; mức tiền lương trả cho nhân viên thực hiện công việc; người thực hiện và người phê bản mô tả công việc

• Tóm tắt công việc: mô tả tóm tắt thực chất đó là công việc gì

• Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: nên ghi rõ mối quan hệ của người thực hiện công việc với những người khác ở trong và ngoài doanh nghiệp.

• Chức năng, trách nhiệm trong công việc: nên liệt kê từng chức năng nhiệm

vụ chính, sau đó nên giải thích công việc cụ thể cần thực hiện trong nhiệm

• Điều kiên làm việc: liệt kê những điều kiện làm việc đặc biệt nhưu làm ca 3, làm thêm giờ, mức độ ô nhiễm, tiếng ồn, sự may rủi trong công việc…

d) Cách xây dựng

Bản mô tả công việc có thể tiến hành theo 4 bước: Lập kế hoạch, Thu thập thông tin, Viết lại và Phê chuẩn

Bước 1 Lập kế hoạch: Việc chuẩn bị tốt dẫn tới kết quả tốt Giai đoạn chuẩn

bị cần phải xác định các trách nhiệm chính và công tác kiểm tra đánh giá?

- Công việc đó nhằm đạt được cái gì? (Nhiệm vụ)

- Người đảm đương công việc đó cần phải nỗ lực như thế nào? (Trách nhiệm)

- Kết quả công việc được đánh giá như thế nào? (Kiểm tra)

Bước 2 Thu thập thông tin: Điều quan trọng là thu thập thông tin đầy đủ để

đặt công việc vào một hoàn cảnh có liên quan đến các công việc khác trong cơ cấu

tổ chức và thông báo về các mối quan hệ có liên quan Vị trí công việc được miêu

tả rõ nhất bằng sơ đồ

Bước 3 Phác thảo bản mô tả công việc: Điều này nghĩa là chuyển những

thông tin đã thu thập thành bản mô tả công việc nhằm mục đích giúp người làm công việc đó và người quản lý có thể hình dung cùng một bức tranh giống nhau và bao quát được phạm vi công việc Bản mô tả công việc có thể do người làm công

việc đó hoặc người quản lý soạn, đôi khi người quản lý viết bản thảo sau khi đã thảo luận với người đảm đương công việc.

Bước 4 Phê chuẩn bản mô tả công việc: Người làm công việc đó và người

quản lý phải cùng nhau thảo luận và nhất trí về văn bản mô tả công việc Người làm công việc đó và người giám sát hoặc người quản lý phải cùng thống nhất xem nên giải quyết như thế nào khi người làm công việc đó gặp phải những vấn đề cần giải quyết Người quản lý cần chỉ đạo cấp dưới sao cho cùng thống nhất về bản mô

tả công việc đảm bảo công việc tiến hành thuận lợi mà không có kẽ hở hoặc sự chồng chéo lên nhau

2.2.2 Bản tiêu chuẩn công việc.

a) Khái niệm

Bản tiêu chuẩn công việc là việc liệt kê nhưng yêu cầu về năng lực các nhân tối thiểu mà người thực hiện công việc cần có để thực hiện công việc cần giao

b) Nội dung

Nội dung chính của bảng tiêu chuẩn công việc:

Các công việc rất đa dạng nên các yêu cầu của công việc cũng rất đa dạng, phong phú

Những yêu cầu chung của bảng tiêu chuẩn công việc là:

- Trình độ văn hoá, chuyên môn và các khoá đào tạo đã qua

- Các môn học chủ yếu của các khoá được đào tạo, kết quả thi các môn học chủ yếu và tốt nghiệp Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ gì và mức độ về đọc, nghe và viết

- Thâm niên công tác trong nghề và các thành tích đã đạt được

- Tuổi đời, sức khoẻ, ngoại hình, năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc biệt

- Hoàn cảnh gia đình, tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá nhân

- Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc

II Liên hệ thực tế: Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS

1. Giới thiệu chung về doanh nghiệp

Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103017981, do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 15/6/2007 Cụ thể như sau:

Tên công ty: Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS

Tên giao dịch: PV-INCONESS Investment Corporation

Tên viết tắt: PV-INCONESS.CORP

Địa chỉ trụ sở chính: 226 phố Hoàng Ngân, tổ 28, phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội

Điện thoại: (04)5537221/25/27/29 Fax: (04)5537220/23

ty đã nỗ lực, cố gắng để Công ty hoạt động đạt hiệu quả Ngày 11/8/2003, Công ty TNHH Dịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tư vấn Đầu tư được chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Dịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tư vấn Đầu tư theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103002691

Cuối năm 2006, Công ty INCONESS tổ chức hoạt động theo mô hình “công ty mẹ

- công ty con”, với các 6 công ty thành viên

Qua quá trình hoạt động gần 5 năm (từ ngày 11/8/2003 đến ngày 14/6/2006 Công

ty INCONESS đã triển khai được một số dự án đầu tư lớn, đáng chú ý như: Dự án

Khu Đô thị Cao Xanh – Hà Khánh B, thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh và Dự

án 339 Cầu Bươu, xã Kiến Hưng, thành phố Hà Đông, tỉnh Hà Tây

Ngày 15/6/2007, Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103017981 Vốn điều lệ của Công ty PV-INCONESS là 250 tỷ đồng, với 05 cổ đông pháp nhân sáng lập Công ty, gồm: Công ty Cổ phần Dịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tư vấn Đầu tư (INCONESS), vốn góp 122,5 tỷ đồng, chiếm 49% vốn điều lệ

Công ty Tài chính Dầu khí, vốn góp 52,5 tỷ đồng, chiếm 21% vốn điều lệ

Tổng Công ty Cổ phần Dịch vụ Kĩ thuật Dầu khí, vốn góp 25 tỷ đồng, chiếm 10% vốn điều lệ

Công ty Cổ phần Sông Đà 7, vốn góp 25 tỷ đồng, chiếm 10% vốn điều lệ

Tổng Công ty Sông Hồng, vốn góp 25 tỷ đồng, chiếm 10% vốn điều lệ

Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Công ty PV-INCONESS kinh doanh trên một số lĩnh vực khác nhau, nhưng ngành nghề kinh doanh chủ yếu là Công ty

là đầu tư xây dựng, bất động sản và du lịch dịch vụ

Trong quá trình sắp xếp cơ cấu tổ chức theo mô hình sáp nhập, hiện nay Công ty PV-INCONESS có các công ty con là:

- Công ty Cổ phần Du lịch Quốc tế Đồng Thái;

- Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Hạ tầng Đồng Thái;

- Công ty TNHH Phát triển vật nuôi và cây trồng Đồng Thái;

- Công ty TNHH Golf Đất Mẹ

Tuy Công ty PV-INCONESS mới được thành lập nhưng trên cơ sở kế thừa Công

ty INCONESS đã có lịch sử phát triển, đã có uy tín, thương hiệu nên Công ty INCONESS đang ngày càng đi lên, được nhiều bạn hàng, đối tác trong nước và ngoài nước biết đến, hợp tác kinh doanh

PV-1.2 Ngành nghề sản xuất và kinh doanh của công ty

Kinh doanh nhà nghỉ, dịch vụ du lịch sinh thái nhà vườn, dịch vụ ăn uống, giải khát và các dịch vụ khác phục vụ khách vui chơi, giải trí (cụ thể: hoạt động biểu diễn nghệ thuật, hội họa, thể thao, và các câu lạc bộ giải trí khác theo quy định của pháp luật), (không bao gồm kinh doanh phòng hát, karaoke, vũ trường, quán bar)

Tư vấn đầu tư, quản lý kinh doanh( không bao gồm tư vấn pháp luật, tài chính)Dịch vụ sở hữu công nghiệp và quyền tác giả

Kinh doanh lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế và các dịch vụ khác phục vụ khách du lịch

Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi

Đo, vẽ địa hình công trình xây dựng( không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình, khảo sát, thiết kế xây dựng)

Môi giới, tư vấn, cho thuê các thiết bị máy móc thi công các công trình dân dụng

và công nghiệp

Vận chuyển hành khách, hàng hóa bằng đường bộ và đường thủy

Môi giới và xúc tiến thương mại

Trong đó, ngành nghề sản xuất- kinh doanh chủ yếu của công ty PV-INCONESS làđầu tư xây dựng, bất động sản và du lịch dịch vụ

1.3 Bộ máy điều hành của công ty

1.3.1 Sơ đồ cấu trúc, tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS

Phòng bảo dưỡng sân Golf

Phòng kinh doanh

Dịch vụ lưu trú và ăn uống

Phòng đầu tư xây dựng

Phòng quản lý và bảo dưỡng xe máy, thiết bị

Trong đó, bộ phận tổ chức nhân sự thuộc phòng tổ chức hành chính

1.3.2 Bộ phận tổ chức nhân sự

a) Chức năng:

Tham mưu, giúp việc Ban lãnh đạo trong công tác xây dựng chính sách nhân

sự, phát triển nguồn nhân lực, quản lý nhân sự, tổ chức bộ máy, sắp xếp, sử dụng ngồn nhân lực, tuyển dụng, đào tạo, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, an toàn lao động

và thực hiện các chế dộ chính sách tiền lương, bảo hiểm, phúc lợi, đối với người lao động

b) Nhiệm vụ:

Công tác tổ chức:

- Đề xuất cơ cấu tổ chức bộ máy hợp lý, vận hành hiệu quả;

- Thực hiện nhiệm vụ bảo vệ chính trị nội bộ, duy trì sự đoàn kết, thống nhất trong toàn Công ty;

- Tham gia xây dựng các nội quy, quy chế, điều lệ của Công ty và các văn bản, tài liệu khác phục vụ công tác quản lý nội bộ của Công ty;

- Xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực đảm bảo nâng cao năng suất,hiệu quả hoạt động của toàn Công ty

Công tác nhân sự:

- Xây dựng và theo dõi, thực hiện các chính sách nhân sự;

- Tham mưu cho ban Lãnh đạo bố trí, sắp xếp nhân sự vào từng vị trí, đảm bảo tính hợp lý, phát huy khả năng của từng cán bộ, công nhân viên; từ đó người lao động có thể phát huy sở trường và tính chủ động, sáng tạo trong công việc;

- Tham mưu cho ban lãnh đạo về định biên hợp lý cho từng bộ phận để bộ máy hoạt động hiệu quả và gọn nhẹ, tinh giản biên chế;

- Phát động các phong trào thi đua, khen thưởng Theo dõi việc thực hiện nội quy lao động, kỷ luật, sa thải hoặc chấm dứt hợp đồng lao động;

- Đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, các chế độ lương, thưởng, đãi ngộ, đối với cán bộ công nhân viên;

- Soạn thảo, quản lý và theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng lao động;

- Thống kê và theo dõi các vấn đề liên quan đến nhân sự làm việc tại công ty:

Số lượng, lý lịch, trình độ chuyên mô, điểm mạnh, điểm yếu, khả năng đặc biệt, tâm tư, nguyện vọng, của từng cán bộ công nhân viên của Công ty;

- Giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự: Ốm, đau, tai nạn, nghỉ phép, nghỉ việc riêng, nghỉ không lượng, thôi việc, xin chuyển công tác, mâu thuẫn, tranh cãi, đánh nhau, gây rối, say bia, rượu, nghiện hút, trộm cắp,

và các tệ nạn xã hội khác (nếu có) xảy ra đối với Cán bộ công nhân viên của Công ty;

- Thực hiện công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động;

- Xây dựng quy trình tuyển dụng, thực hiện các công tác tuyển dụng, đảm bảolựa chọn được người lao động có chuyên môn giỏi, đạo đức trong sáng, nhiệthuyết, trách nhiệm và gắn bó xây dựng Công ty Ưu tiên sử dụng nguồn nhân lực tại địa bàn các dự án đầu tư của Công ty;

- Xây dựng kế hoạch, đề xuất các công tác đào tạo: Đào tạo mới, đào tạo lại, đào tạo dài hạn, đào tạo ngắn hạn, đào tạo bên trong và đào tạo bên ngoài phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty;

- Xây dựng quy trình đánh giá người lao động tháng, quý, năm;

- Tổ chức thi nâng bậc để xét lương bậc lương đối với người lao động làm việc trong Công ty

Công tác tiền lương: Xây dựng quy chế tiền lương đảm bảo 3 yếu tố: cân đối với

mặt bằng thị trường và khả năng chi trả của công ty; cân đối mức thu nhập giữa các

bộ phận, các nhân trong công ty; thu nhập phản ánh đúng năng lực và hiệu quả làmviệc và điều kiện làm việc của người lao động

Công tác Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp: Thực hiện chế độ

BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm thân thể và các chế độ chính sách khác đối với người lao động theo quy định của pháp luật và nội quy, quy chế của Công ty

c) Cơ cấu lao động của bộ phận tổ chức nhân sự

Bộ phận tổ chức nhân sự của Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS bao gồm 6 người: 1 Trưởng phòng; 2 Phó phòng; 3 Nhân viên nhân sự

Bảng: Cơ cấu lao động của bộ phận tổ chức nhân sự của Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS

Chức danh Công việc đảm

nhận

Trình độ đào tạo Tuổi Giới

tínhTrưởng phòng Phụ trách chung Cử nhân kinh tế, cử nhân

Cử nhân nguồn nhân lực 25 Nữ

Nhân viên tuyển

dụng và bảo hiểm

xã hội

Tuyển dụng và bảohiểm xã hội

Cử nhân quản lý xã hội 25 Nam

Nhân viên nhân sự

tại Ninh Bình

Thực hiện công tácnhân sự tại Ninh Bình

Cử nhân ngoại ngữ (Tại chức)

2. Thực trạng quá trình phân tích công việc tại doanh nghiệp

2.1. Cách thức tiến hành công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần

Đầu tư PV-INCONESS

Công tác phân tích công việc tại Công Ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS được thực hiện theo cách thức sau đây:

Tổng Giám đốc Công ty PV-INCONESS đã chỉ đạo cho phòng Tổ chức nhân sự phối hợp với các phòng, ban khác trong Công ty thực hiện công tác phân tích công việc để đảm sự phân công rõ ràng trong nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn giữa những người lao động làm các công việc khác nhau để giúp cho người laodộng hiểu rõ mình cần phải thực hiện những nhiệm vụ và trách nhiệm gì

Thực hiện chỉ đạo của Tổng Giám đốc công ty, phòng tổ chức nhân sự đã có những công văn đề nghị các trưởng phòng, ban khác trong Công ty thực hiện công

tác phân tích công việc cho tất cả các công việc trong phòng, ban mình Trong đó

có hướng dẫn, tại mỗi công việc cần nêu rõ người lao động cần phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì và có những quyền hạn nào

Các Trưởng phòng, ban chủ yếu bằng kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, bằng sự hiểu biết về các công việc, bằng kinh nghiệm bản thân trong lĩnh của phòng, ban mình; một phần kết hợp với quá trình thực hiện công việc của các nhân viên có thể có những trao đổi, thảo luận ngắn, không mang tính chính thức để bổ sung thêm thông tin về : những nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, thực hiện chúng như thế nào, phạm vi quyền hạn ra sao Từ đó các Trưởng phòng, ban trực tiếp viết văn bản phân tích công việc, cụ thể là bản phân tích công việc/nhiệm vụ

Sau khi Trưởng phòng, ban đã xây dựng được bản phân công công

việc/nhiệm vụ, văn bản này sẽ được đưa cho người lao động đọc và đề xuất ý kiến đóng góp (Tuy nhiên, trên thực tế, hầu hết các phòng ban đều không thực hiện công việc này)

Các Trưởng phòng, ban giao bản phân công công việc cho phòng tổ chức nhân sự; sau đó phòng tổ chức nhân sự trình Tổng Giám đốc công ty duyệt Sau khi được Tổng Giám đốc thông qua, bản phân công công việc được gửi tới các phòng, ban và lưu lại bộ phận tổ chức nhân sự

Các văn bản phân tích công việc của công ty

Hiện nay Công ty đã xây dựng được hệ thống bản phân công công

việc/nhiệm vụ cho Trưởng, Phó phòng, ban các tố trong các phòng, ban Bản phân công công việc/nhiệm vụ đã được hầu hết các phòng, ban trong Công ty xây dựng, như: Văn phòng tổng hợp, Tài chính kế toán, Tố chức Nhân sự, Quản lý xây dựng, Vật tư kỹ thuật, Kế hoạch đầu tư và Ban Giải phóng mặt bằng Ban Chỉ huy công trường chưa có nhân sự đảm nhiệm; phòng Bảo vệ, phòng Kinh doanh đang tiếp tục bố sung lao động, còn nhiều biến động trong công việc cũng như nhân sự nên

ba phòng ban này chưa xây dựng được bản phân công công việc/nhiệm vụ cụ thế cho mình

Nói chung, bản phân công công việc/nhiệm vụ của Công ty là nêu ra những nhiệm vụ, trách nhiệm mà người lao động phải thực hiện Sau đây em xin trình bàyphần phân công công việc cho to IT (Information Technology) và tố Hành chính

Điện nước thuộc văn bản phân công công việc của Văn phòng Tổng hợp và phần phân công nhiệm vụ cho chức danh công việc Trưởng phòng Quản lý Xây dựng thuộc văn bản phân công nhiệm vụ của phòng Quản lý xây dựng.

Phần phân công công việc cho tổ IT và Hành chỉnh Điên nước:

CÔNG TY CP ĐT PV-INCONESS VĂN PHÒNG TỔNG HỢP

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 26 tháng 12 năm 2007

PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

Kỉnh gửi: Ông Tổng Giám đốc

Căn cứ Công văn số: 151/CV-TCNS ngày 26/11/2007 về việc Kiện toàn bộ máy các phòng chức năng;

Căn cứ Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng tổng hợp

Trên cơ sở đó Văn phòng Tông hợp kiện toàn, ổn định bộ máy và phân công ra các

tổ sau:

Tổ IT: Tôn Thiện Sơn, Nguyễn Đức Thọ

Quản lý, lưu trữ thông tin của Công ty trên máy chủ: thiết lập hệ thống quản lý thông tin nội bộ trên máy, chia tài liệu thông tin thành folder riêng để quản lý, khi các phòng, ban yêu cầu sao chép tài liệu phải trình bày nội dung, mục đích sử dụng, tuỳ tính chất, mức độ quan trọng của tài liệu và nhu cầu phục vụ công việc

đế cung cấp; các tài liệu quan trọng, mật và tuyệt mật thì không được sao chụp trừ khi có chỉ thị trục tiếp của Tổng Giám đốc;

Dữ liệu thông tin của Công ty là bí mật Doanh nghiệp, do đó phụ trách IT phải nhận thấy được tầm quan trọng trong việc bảo mật, gìn giữ hệ thống dữ liệu thông tin và phải chịu trách nhiệm cá nhân trước Công ty, trước pháp luật về việc quản

lý, lưu trữ dữ liệu thông tin của Công ty; phải cài đặt mã bảo vệ cho hệ thống dữ liệu tránh bị mất hoặc bị xâm nhập, sao chép khi có sự cố; phối hợp với các phòng,ban đế lưu trữ văn bản, tài liệu liên quan đến kế hoạch đầu tư, sản xuất kinh doanh trên máy chủ của Công ty;

Quản lý trang Web của Công ty, cập nhật thông tin thường xuyên cho trang Web: phải thường xuyên cập nhật thông tin kinh tế, xã hội, thị trường đế tạo sự phong phú, sinh động cho trang Web, thường xuyên làm mới trang Web bằng thông tin nóng, mới, thu hút số lượng người cập nhật, phải biến trang Web thành một cơ quan ngôn luận, quảng bá thương hiệu của Công ty;

Chịu trách nhiệm về kỹ thuật liên quan đến việc mua sắm trang thiết bị máy văn phòng: máy tính, máy in, máy Fax, máy chiếu, máy photo, máy điện thoại : khi mua sắm trang thiết bị máy văn phòng phải chịu trách nhiệm kiểm tra, so sánh mứcgiá của các nhà cung cấp đế có sự lựa chọn hợp lý; kiếm tra chất lượng của trang thiết bị trước khi mua, khi nhà cung ứng bàn giao sản phẩm; khi mua sắm trang thiết bị tài sản văn phòng theo đề xuất của phòng, ban hoặc theo sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc phải có tờ trình cụ thể, chỉ được mua khi có sự phê duyệt của Tổng Giám đốc bằng văn bản (trừ trường hợp khẩn cấp hoặc cần thiết, có thể

thực hiện theo mệnh lệnh miệng nhưng sau đó phải có tờ trình bằng văn bản); sau khi nhận bàn giao hàng hoá thì IT có trách nhiệm nhập hàng hoá vào danh mục tài sản của Công ty, lên chế độ bảo hành bảo dường định kỳ;

Sửa chữa, bảo dưỡng trang thiết bị máy văn phòng: Lập số theo dõi trang thiết bị máy văn phòng đế xây dựng định mức bảo trì, bảo dưỡng kịp thời giảm độ khấu hao của máy; khi máy có hiện tượng hỏng hóc phải yêu cầu các phòng, ban hoặc cánhân mô tả chi tiết đế sửa chữa, nếu không tụ' khắc phục được phải gọi người sửa chữa nhưng phải biết được nguyên nhân hỏng hóc của máy hoặc bộ phận cần thay hoặc cần sửa đế đảm bảo về giá thành và chất lượng sửa chữa;

Cài đặt hệ thông thông tin mạng, đảm bảo thông tin mạng nội bộ hoạt động thườngxuyên, liên tục; hệ thống điện thoại tổng đài, kết nối thông tin nội bộ phải đảm bảo không bị gián đoạn, luôn duy trì sự phối hợp thông tin liên lạc giữa các phòng, ban trong Công ty, giữa Công ty với các đối tác;

Hướng dẫn người lao động Công ty sử dụng, giữ gìn trang thiết bị máy văn phòng: chịu trách nhiệm hướng dẫn người lao động các phòng, ban sử dụng trang thiết bị máy văn phòng, hướng dẫn cách sử dụng cụ thể, chi tiết (quy trình vận hành, sử dụng, bảo dưỡng) theo chất lượng, cấu tạo kỹ thuật của từng loại thiết bị; có quyền nhắc nhở người lao động của Công ty về ý thức sử dụng và gìn giữ trang thiết bị máy văn phòng;

Thực hiện các công việc khác do Chánh, Phó Văn phòng giao

Tỗ Hành chính Điện nước: Đinh Văn Điều, Nguyễn Văn Thắng

Phụ trách hệ thống điện, nước cho hệ thống văn phòng và nhà nghỉ của Công ty;Thường xuyên kiếm tra hệ thống điện, nước;

Thực hiện các công việc khác do Chánh, Phó Văn phòng giao

Nơi nhân: CỒNG TỴ CP ĐẦU TƯ PV-INCONESS Như trên; T/L TỐNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY BLĐ Cty (B/c); CHÁNH VĂN PHÒNG

Lưu VP, TCNS.

LÊ THUỲ LINH

Phần phân công nhiêm vu cho Trưởng phòng Quán lý Xây dựng:

CÔNG TY CP ĐT PV-INCONESS

Phòng quản lý xây dựng

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nôi, ngày 22 thảng 12 năm 2007

PHÂN CÔNG NHIỆM VU

Kính gửi: TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY

Căn cứ vảo công văn số 151/CV-TCNS ngày 26/11/2007, của phòng

Tố chức Nhân sự về việc Kiện toàn bộ máy các phòng, ban chức năng;

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của phòng Quản lý Xây dựng;

Phòng Quản lý Xây dựng phân công ra như sau:

1 Trưởng phòng Quản lý Xây dựng

Trách nhiêm;

Có trách nhiệm quản lý và giao nhiệm vụ, điều động nhân sự hoàn thành công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của phòng tại Công ty cũng như tại hiện trường dự án.Chỉ đạo nhân viên trong phòng thực hiện các công tác nghiệp vụ về giám sát, nghiệm thu, hoàn công trong lĩnh vực của phòng

Được Tống Giám đốc ủy quyền quan hệ với các cơ quan chức năng hữu quan trongphạm vi công việc

Chịu trách nhiệm về tiến độ thực hiện và chất lượng công việc của phòng trước Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc phụ trách khối chuyên môn

Thực hiện các công việc khác do Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc giao.Ouvền han:

Đề nghị Văn phòng đại diện, yêu cầu các bộ phận chuyên môn cung cấp hồ sơ, tài liệu cho phòng để phục vụ công tác nghiệp vụ

Tham mưu cho Tổng Giám đốc và/hoặc Phó Tổng Giám đốc những vấn đề liên quan đến lĩnh vực của phòng

Nơi nhân:

CÔNG TY CP ĐẦU TƯ PV-INCONESS T/L TỐNG GIÁM ĐỐC -

TRƯỞNG PHÒNG QUẢN LÝ XÂY DỰNG

Nguyễn Anh Tuấn

2.2 Ảnh hưởng của phân tích công việc đến hoạt động và hiệu quả công việc trong doanh nghiệp

a) Ưu điểm:

- Giúp tổ chức tuyển đúng người, bố trí đúng lúc

- Việc sắp xếp, đề bạt, thuyên chuyển nhân viên sẽ chính xác, thành công hơn

- Đảm bảo tính công bằng trong công tác quản trị nhân lực: về tiền lương, công việc, khả năng thăng tiến,

- Tiết kiệm thời gian, sức lực qua việc tiêu chuẩn hóa công việc, từ đó nhà quản trị

có thời gian hoạch định, tổ chức các hoạt động khác

- Định hướng cho quá trình tuyển dụng, đào tạo, sử dụng, trả công lao động phù hợp, công bằng, hiệu quả

- Tăng sự phối hợp, hợp tác giữa các bộ phận với nhau

- Tiện lợi trong kiểm tra, đánh giá công việc, số lượng nhân viên của công ty

- Công việc được triển khai một cách nhanh chóng, khoa học, tiết kiệm thời gian

- Trong thực hiện công việc của người lao động giảm thiểu được những trường hợpchồng chéo, đùn đấy nhiệm vụ, trách nhiệm hoặc là thực hiện những việc vượt quá quyền hạn cho phép của mình

b) Nhược điểm

- Có phần phân công công việc/nhiệm vụ nêu ra thông tin không rõ ràng, chung chung, như phần phân công công việc cho Tố Hành chính Điện nước nêu trên, làm cho người lao động có những sự lúng túng nhất định trong thực hiện công việc, họ thực hiện công việc theo những nhiệm vụ phát sinh hàng ngày hoặc theo sự phân công của người quản lý trực tiếp

- Bản phân công công việc/nhiệm vụ không nêu ra các tiêu chuẩn thực hiện công việc, người lao động không biết kết quả thực hiện công việc của mình như thế nào được đánh giá là chưa hoàn thành, hoàn thành, hoàn thành xuất sắc công việc nên phần nào đã không động viên, khuyến khích được người lao động cố gắng, nồ lực hết mình đế thực hiện công việc tốt hơn

- Một số bản phân công công việc/nhiệm vụ của Công ty chưa có phần yêu cầu củacông việc đối với người thực hiện

3 Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong quá trình phân tích công việc

3.1 Về vai trò của ban lãnh đạo và phòng Tổ chức nhân sự

Về vai trò của ban lãnh đạo:

+ Quan điểm và nhận thức của ban lãnh đạo cấp cao về tầm quan trọng của phân tích công việc quyết định đến mức độ công ty chú trọng, đầu tư vào công tác này+ Ban lãnh đạo công ty phải có sự đầu tư hơn nữa về công sức, thời gian, tài chính cho công tác phân tích công việc Phải có sự chỉ đạo phòng nhân sự thực hiện

nghiêm chỉnh, hoàn thiện công tác phân tích công việc và áp dụng kết quả của phân tích công việc để phục vụ các công tác khác trong hoạt động quản lý nhân sự của công ty.

Về vai trò của phòng Tổ chức nhân sự

+ Cần xác định trình tự tiến hành phân tích công việc

Với lần đầu tiên phân tích công việc thì càng cần chú ý hơn:

Phải xác định mục đích và các công việc cần phân tích

Xây dựng mẫu cho văn bản phân tích công việc, lựa chọn cán bộ tham gia phân tích và người cung cấp là người lao động ở các phòng ban khác

Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin Tiến hành thu thập thông tin

Xây dựng các văn bản phân tích công việc

Đưa vào sử dụng, kiểm tra định kỳ

+ Ở những lần phân tích công việc sau, nếu các biểu mẫu phân tích công việc vẫn

sử dụng được thì không cần thiết mới chỉ cần sửa đổi cho phù hợp với tình trạng hiện tại

+ Ngoài ra, thỉnh thoảng cần tổ chức tập huấn, đào tạo cho cán bộ tham gia phân tích công việc

Các phòng ban, cá nhân khác cần hợp tác với phòng nhân sự: cần cung cấp đầy đủ, chính xác những thông tin liên quan đến công việc theo yêu cầu của hoàn thiện văn bản này

3.2 Về quá trình phân tích công việc

Xác định mục đích và các công việc của phân tích công việc

Phòng Tổ chức nhân sự cần xác định rõ mục đích của công tác phân tích công việc, các thông tin trong văn bản phân tích công việc được áp dụng vào công tác nhân sự cụ thể gì ở công ty Từ đó xác định loại thông tin liên quan đến công việc cần thu thập, mức độ chi tiết cần tìm hiểu của mỗi loại thông tin

Công ty mới được thành lập nên cần tiến hành phân tích cho tất cả các công việc và nên tiến hành phân tích theo chức danh công việc

Xây dựng mẫu cho văn bản phân tích, chọn cán bộ tham gia phân tích

Phòng tổ chức nhân sự nên thiết lập một mẫu chung cho bản phân tích để tiện theo dõi, quản lý công việc cũng như nhân lực

Cán bộ phân tích công việc nên là nhân viên của phòng nhân sự, người này

sẽ chuyên trách công tác phân tích công việc từ nay về sau cho công ty Mặt khác, người này phải am hiểu các hoạt động của công ty, vì thế nên công việc này nên giao cho phó phòng

Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin và thiết kế mẫu thu thập thông tin

+ Với lao động gián tiếp( thường là lao động trí óc): nên sử dụng phương pháp bảncâu hỏi với những câu hỏi logic, dễ hiểu, dễ trả lời mà vẫn mang lại hiệu quả hoặc phương pháp phỏng vấn

+ Với lao động trực tiếp nên sử dụng phương pháp tự ghi chép Cần thiết kế mẫu dơn giản, dễ thực hiện để NLĐ ghi lại hoạt động

Tiến hành thu thập thông tin

Trước tiên cần giải thích rõ mục đích, vai trò của việc thu thập thông tin với NLĐ để họ hiểu và ủng hộ, sau đó hướng dẫn họ cách cung cấp thông tin Cán bộ phải được tập huấn về phương pháp thu thập thông tin để quá trình lấy thông tin đạt hiệu quả

Xây dựng các bản phân tích công việc

Phòng nhân sự phối hợp với các phòng ban khác để thiết kế bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc phù hợp với các bộ phận, chức danh

Đưa vào sử dụng và cập nhật định kỳ