HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH TÓM TẮT ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

Hiện là sinh viên chuyên ngành Quảng cáo và quan hệ công chúng được học hỏi những kiến thức chuyên ngành do các thầy cô giảng dạy, em nhận thấy rằng hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Đà Nẵng, 06/2019

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tổ chức sự kiện, nếu được xem xét dưới góc độ của doanh nghiệp đó là một hoạt động kinh doanh tương đối mới mẻ ở Việt Nam Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, khoa học công nghệ, thông tin… dịch vụ tổ chức sự kiện đã có những bước phát triển đáng kể ở Việt Nam Bởi thông qua các sự kiện mà công ty tổ chức

sẽ thu hút được đông đảo công chúng quan tâm hơn Vì vậy, ngày nay có rất nhiều công ty tổ chức sự kiện ra đời và đi vào hoạt động kinh doanh

Hiện là sinh viên chuyên ngành Quảng cáo và quan hệ công chúng được học hỏi những kiến thức chuyên ngành do các thầy cô giảng dạy, em nhận thấy rằng hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện là một hoạt động thiết yếu cho bất kì một doanh nghiệp nào Để tổ chức nên những sự kiện thành công đòi hỏi rất nhiều yếu tố, công ty không ngừng nghiên cứu, học hỏi nâng cao kĩ năng tổ chức cũng như hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện của công ty mình nhằm kịp thời đáp ứng mong muốn của các doanh nghiệp cũng như thị trường Sau khi

đi thực tế năm 2018 và thực tập năm 2019, nhận thấy ngành tổ chức

sự kiện đòi hỏi cần có quy trình thực hiện chuyên nghiệp và khoa học, tuy nhiên hầu như các doanh nghiệp đều thực hiện theo kinh nghiệm và tính thực tế của xã hội Do đó, dù doanh nghiệp đã từng bước thay đổi và đưa ra nhiều phương pháp quy trình thực hiện tổ chức sự kiện tương đối phù hợp nhưng chưa tạo được sự chuyên nghiệp cũng như có một chương trình thực hiện khoa học, logic…Xuất phát từ thực tế này cũng với những kiến thức đã học, vì vậy em chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Quảng cáo và Tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh”

2

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục tiêu nghiên cứu:

+ Tìm hiểu và phân tích quy trình tổ chức sự kiện của công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh

+ Đề ra giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện cho công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh

- Nhiệm vụ nghiên cứu:

+ Tìm hiểu và thu thập thông tin về tổ chức sự kiện

+ Tìm hiểu và thu thập thông tin về lịch sử hình thành, hoạt động tổ chức sự kiện của công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh

+ Phân tích các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến sự kiện và hoạt động tổ chức sự kiện

+ Phân tích và đánh giá về quy trình tổ chức sự kiện tại công

ty

+ Đề xuất ra giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện của công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh

3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu

+ Nội dung của đề tài nghiên cứu về hoạt động tổ chức sự kiện, trong đó tập trung nghiên cứu chính về quy trình tổ chức sự kiện của công ty

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Về nội dung: Đề đạt được mục tiêu đề ra Đề tài tập trung vào nghiên cứu quy trình tổ chức sự kiện của công ty, nhằm đề ra giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện cho công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh

+ Về không gian: Đề tài nghiên cứu về hoạt động tổ chức sự kiện, quy trình tổ chức sự kiện dựa trện địa bàn thành phố Đà Nẵng + Về thời gian: Đề tài nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện trong thời gian 3 năm 2016 – 2018

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp điều tra: Thu thập tài liệu, các thông số về nhân sự, tình hình hoạt động của công ty trong thờ gian qua, quy trình tổ chức sự kiện của công ty

- Phương pháp thống kê, tổng hợp: Thống kê các số liệu đã điều tra được thành thông tin cần thiết cho việc nghiên cứu

- Phương pháp đánh giá: Đánh giá quy trình tổ chức sựu kiện của công ty, ưu nhược điểm tìm ra giải pháp nâng cáo hiệu quả tổ chức sự kiện

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn

Ý nghĩa khoa học: Nội dung trong đề tài sẽ góp phần bổ sung

tư liệu về lí thuyết cho ngành truyền thông nói chung và trong ngành

tổ chức sự kiện nói riêng Ngoài ra còn làm tài liệu tham khảo cho các doanh nghiệp khác cũng hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện

Ý nghĩa thực tiễn: Công ty TNHH Quảng cáo và Tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh là một công ty tập trung chuyên về tổ chức sự kiện, mặc dù công ty đã đưa ra một quy trình tổ chức sự kiện cho công ty áp dụng, tuy nhiên quy trình này vẫn còn nhiều mặc hạn chế,

7 Nội dung của đồ án tốt nghiệp

Ngoài những nội dung như Phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo thì nội dung chính của đồ án gồm các chương như sau: Chương 1 Cơ sở lý luận về tổ chức sự kiện

Chương 2 Thực trạng tổ chức sự kiện của công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh

Chương 3 Giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện của công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1 KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1.1.1 Khái niệm về sự kiện

Khái niệm về sự kiện (trong lĩnh vực tổ chức sự kiện) như sau:

Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục tập quán

1.1.2 Khái niệm về tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc như: nghiên cứu các yêu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến các sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham dự sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện

1.2 ĐẶC ĐIỂM CỦA HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.2.1 Đặc điểm về sản phẩm dịch vụ của tổ chức sự kiện

1.9.5 Viết chương trình cho sự kiện

1.9.6 Lịch trình, lập thời gian biểu

1.9.7 Hoạch định ngân sách

1.9.8 Tổ chức theo dõi, điều phối sự kiện

1.9.9 Đánh giá – họp rút ra kinh nghiệm

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG

TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC

SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ

TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH

Tên viết tắt: ATM

Giấy phép kinh doanh và ngày cấp: 0401517395 / 12-11-2012

Mã số thuế: 0401517395

Địa chỉ: 02/36 Đinh Thị Hòa, quận Sơn Trà, thành phố Đà Nẵng

Đại diện pháp luật: Nguyễn Thị Nhung Chức danh: Tổng

Giám Đốc

Hình 2.1 Logo Công ty Anh Thịnh Minh

(Nguồn: http://anhthinhminh.vn/ năm 2019) 2.1.2 Tầm nhìn và sứ mệnh

2.2 LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG

8

2.2.1 Tổ chức sự kiện

2.2.2 Quảng cáo

2.2.3 Thiết kế

2.2.4 Dịch vụ cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện

2.2.5 Dịch vụ cho thuê nhân sự sự kiện

2.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH

2.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Quan hệ chức năng 2.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận

2.4 CÁC NGUỒN LỰC CỦA CÔNG TY

2.4.1 Cơ sở vật chất

2.6.1 Sơ đồ quy trình tổ chức sự kiện của công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh

2.6.2 Phân tích quy tình tổ chức sự kiên của công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh

hàng

Sau khi phát triển được các ý tưởng rồi sẽ tiến hành phác thảo

kế hoạch dựa trên ý tưởng đó Đây chính là giai đoạn chuẩn bị cho

10

nội dung thuyết trình với khách hàng Ở bước này công việc được chia thành hai nội dung đó là lập kế hoạch chương trình và thuyết

trình với khách hàng

Nhưng trên thực tế việc thuyết trình với khách hàng chưa thực

sự thục hiện hiệu quả Bởi bước này công ty rất chủ quan, chỉ những khi xảy ra sự cố về mặt thực hiện thì mới thoonga báo, gọi điện đến khách hàng và hỏi lại Điều này rất ảnh hưởng đến tiến độ làm việc

Lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện là cụ thể hóa một cách chi tiết các công việc cần chuẩn bị cho sự kiện Nhiệm vụ của anh Trần Công Nguyên (người điều phối sự kiện) là phân công công việc, quy định thời hạn cụ thể cho từng hạng mục công việc, theo dõi tiến độ thực hiện… để đảm bảo mọi công tác chuẩn bị được tiến hành tốt nhất

Ở bước này, các công việc của từng bộ phận được phân công một cách rõ ràng, ai mạnh công việc nào làm công việc đó, bộ phận nào làm bộ phận nấy, bản công việc tuy rất rõ ràng nhưng chưa thực

sự bài bản một số công việc thì nhân sự chồng chất một phần do

thiếu nhân lực

Thực hiện kế hoạch là bắt tay vào thực hiện những nội dung đã lập ra, mỗi bộ phận theo dõi kế hoạch và thực hiện các hạng mục công việc như kế hoạch đã đề ra và báo cáo cho người phụ trách sự

kiện đó Các bộ phận phòng ban trong công ty đều bắt tay vào công

cuộc thi công thực hiện, dựa trên những thông tin đã thu thập được, những ý tưởng đã thiết kế, những nội dung công việc, kế hoạch đã lập ra, bản phân công sẽ tiến hành để thực hiện

Bên cạnh đó, Anh Thịnh Minh vẫn còn nhiều vấn đề thiếu xót như trong quá trình thực hiện như: nhân sự chồng chéo, các hạng mục công việc hoàn thành tốt nhưng lại thiết tính tỉ mỉ, chu đáo, ồ ạt bên phía bộ phận thiết kế Một phận cũng thiếu nhân sự

ở khâu này

Khi sự kiện kết thúc, thiết bị, đồ đạc sẽ được công ty vận chuyển về kho, địa điểm tổ chức sẽ được dọn dẹp, vệ sinh sạch sẽ Công việc tiếp theo là tiến hành thanh toán hợp đồng cho các nhà

cung cấp (chị Hiếu – kế toán)

Ngoài ra, điều quan trọng của bước cuối cùng trong quy trình

tổ chức sự kiện của công ty chính là sự kết thúc, các bộ phận chịu trách nhiệm sẽ viết báo cáo và họp rút kinh nghiệm để tránh những

sai xót cho những sự kiện tiếp theo

2.7 ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH

- Ưu điểm

+ Quy trình tổ chức diễn ra một cách rõ ràng, chi tiết, các công việc được tiếp nối thực hiện và hoàn thành theo quy định của ban tổ chức

+ Quy trình tổ chức sự kiện của công ty Anh Thịnh Minh được chia thành 6 bước rõ ràng, có đầy đủ chi tiết về nội dung, nhiệm vụ trong từng bước

+ Quy trình tuy chưa đạt quy chuẩn những cũng đã đưa ra được những công việc chính cần thực hiện trong việc tổ chức một sự kiện

12

+ Phần lớn, khách hàng đều đánh giá tốt đối với công ty Anh Thịnh Minh Họ đều cho rằng quan trọng nhất là đúng với mục tiêu chương trình, đem lại lợi ích lớn nhất cho công chúng mục tiêu Và trong mỗi sự kiện mà Anh Thịnh Minh tổ chức thì đều đáp ứng được nhu cầu đó

+ Một chương trình sự kiện thành công thì yếu tố chuyên nghiệp, sáng tạo là những yếu tố đặt biệt quan trọng Hầu hết khách hàng đều đánh giácông ty có tính chuyên nghiệp cao trong công tác tổ chức sự kiện

- Nhược điểm

+ Về sự sáng tạo trong quá trình tổ chức sự kiện thì Anh Thịnh Minh chưa được đối tác đánh giá cao, phần lớn thì vẫn làm theo khuôn mẫu

+ Trong một số trường hợp công ty không theo một mô hình làm việc cụ thể mà thay vào sẽ sẽ thực hiện một cách đại trà Công việc chồng chéo, không thể hiện được tính chuyên nghiệp

+ Chưa có quy trình chuẩn về mốc thời gian thực hiện theo từng giai đoạn, có thể giao động số ngày để tùy vào tính chất cho sự kiện

+ Các bước thực hiện đúng quy trình đặt ra nhưng trong mỗi bước lại chưa đảm bảo các nội dung công việc rõ ràng

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TỔ

CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH

3.1 CƠ SỞ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH

3.1.1 Định hướng phát triển của trong ty trong năm 2019

Tiếp tục xây dựng, giữ vững và phát triển, Công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Ming là một doanh nghiệp mạnh, đa ngành nghề, lấy hiệu quả kinh tế là thước đo cho sự phát triển ổn định và bền vững của thương hiệu Với mong muốn càng ngày càng có nhiều khách hàng biết đến thương hiệu Anh Thịnh Minh với tính chuyên nghiệp trong hoạt động tổ chức sự kiện Đem đến cho khách hàng sự hài lòng về chất lượng dịch vụ Các sản phẩm kinh doanh dịch vụ và hoạt động chính của công ty TNHH Quảng cáo và tổ chức sự kiện Anh Thịnh Minh

3.1.2 Mục tiêu, nhiệm vụ

Công tác đổi mới doanh nghiệp; đầu tư mở rộng văn phòng kinh doanh; Đầu tư mua thêm và nâng cấp các trang thiết bị phục vụ tổ chức sự kiện; hoàn thiện cơ chế quản lý, điều hành giữa các bộ phận trong công ty; tăng cường nguồn lực về nhân sự nhằm điều phối công việc dễ dàng hơn

3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆU QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHO CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TỔ CHỨC

SỰ KIỆN ANH THỊNH MINH

3.2.1 Thu thập, tiếp nhận thông tin từ khách hàng

14

Hình 2.8 Sơ đồ hoạt động làm việc bước 1

Sau khi đã thu thập và tìm hiểu kỹ lưỡng các thông tin, yêu cầu, mong muốn từ phía khách hàng, sẽ tiến hành hợp bàn để thông báo mọi người về sự kiện sẽ tổ chức Buổi họp bàn phải có sự góp mặt của các thành viên trong công ty hoach đại diện trưởng các bộ phận để nắm bắt tình hình sự kiện

3.2.2 Hình thành chủ đề, ý tưởng và thông điện cho sự kiện

Chủ đề, ý tưởng và thông điệp là linh hồn của sự kiện, vì vậy công ty cần chú trọng, đầu tư hơn Bước này do chị Phương Thảo dưới sự hỗ trợ của những các anh chị trong bộ phận liên quan như sự góp ý của Chị Hoài, anh Phát (bộ phận thiết kế), anh Nguyên (bộ phận điều phối nhân sự)

Hình 2.9 Sơ đồ hoạt động làm việc bước 2

3.2.3 Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện và thuyết trình với khách hang

Sau khi có được chủ đề, ý tưởng, thông điệp và bản kế

hoạch chi tiết cho sự kiện, nội dung sự kiện, danh mục các công

việc, các hàng hóa cần chuẩn bị, công ty nên tiến hành thuyết

trình với khách hàng để tránh những trường hợp sai sót dù là nhỏ

nhất như là sự hài lòng của khách hàng về các bản mẫu thiết kế

như băng rôn, backdrop, phướn, các bản vẽ đề mô sân khấu Hay

các chi phí ngân sách đã phù hợp chưa, có gì muốn bổ sung hay

không, nếu muốn bổ sung sẽ bổ sung những gì, lượt bỏ những

gì Sau khi đã hoàn chỉnh sẽ tiếng hành cho công tác tiếp theo

3.2.4 Lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện

Khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện công ty cần đảm bảo một số yêu cầu:

- Lập kế hoạch phải xem xét yết tố thời gian

- Kế hoạch được lập phải tính đến yếu tố rủi ro, sự cố và các phương án dự phòng

- Kế hoạch được lập phải đảm bảo tính hệ thống, toàn diện và đầy đủ

- Kế hoạch được lập phải đảm bảo tính khả thi

- Những rủi ro luôn có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện, những điều này không đến từ bạn, nhưng có thể xuất phát từ nhân sự sự kiện, việc chuẩn bị đồ đạc hay bất kỳ yếu tố chủ quan hay khách quan nào

3.2.5 Thực hiện tổ chức sự kiện

- Trước khi diễn ra event chính thức sẽ có một buổi chạy thử, thường sẽ diễn ra trước ngày tổ chức Điều này giúp công tác phối hợp giữa các bộ phận suông sẻ và có hiệu quả hơn, mức độ rủi ro của phòng event cũng thấp hơn

- Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công Những lúc có phát sinh ngòai dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ

Trong quá trình tổ chức thực hiện cần có bộ phận giám sát kỹ lưỡng từ khau chuẩn bị cho đến khâu thực hiện, tra từ trong ra ngài