Hoàn thiện quy trình nhập khẩu sản phẩm của công ty TNHH máy tính Vĩnh Xuân

Trong xã hội công nghiệp hóa- hiện đại hóa, các sản phẩm trong lĩnh vực điện tử tin học dần không thể thiếu trong đời sống của người dân và các hoạt động xã hội khác. Cùng với xu thế đó, Việt Nam cần phát triển và sử dụng, ứng dụng những thành tựu của khoa học.Để đáp ứng được nhu cầu sử dụng công nghệ thông tin, thiết bị điện tử tin học thì việc sản xuất trong nước không đáp ứng được.Vì vậy, Việt Nam cần phải thông qua hoạt động nhập khẩu để có thể trao đổi, buôn bán hàng hóa, phát triển sản xuất kinh doanh, thỏa mãn nhu cầu. Mặt khác, để thúc đẩy sự nghiệp công nghiệp hóa- hiện đại hóa đất nước, Việt Nam cần coi hoạt động thương mại, xuất nhập khẩu là hoạt động then chốt, trở thành công cụ hữu hiệu để đẩy mạnh tốc độ tăng trưởng và phát triển kinh tế đất nước. Trong nước ta có nhiều công ty chuyên về công nghệ thông tin, cung cấp các thiết bị điện tử tin học. Vĩnh Xuân là một trong những công ty có tên tuổi trong ngành, với 15 năm xây dựng và phát triển với chức năng buôn bán, cung cấp các sản phẩm điện tử tin học, công ty đã không ngừng phát triển mở rộng thị trường, trở thành nhà nhập khẩu, nhà cung cấp các sản phẩm tin học có chất lượng cao. Trong suốt 15 năm Vĩnh Xuân đã không ngừng cố gắng thực hiện sứ mệnh, mục tiêu của mình: “Phát triển và giữ vững Vĩnh Xuân là một trong những công ty phân phối các sản phẩm công nghệ thông tin hàng đầu”. Để thực hiện được mục tiêu và đạt được thành công như hiện nay Vĩnh Xuân đã không ngừng hoàn thiện công ty cả về cơ cấu, chính sách, kế hoạch kinh doanh, đội ngũ nhân viên và hơn hết là hoàn thiện quy trình nhập khẩu. Nhập khẩu là một hoạt động quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty. Hiệu quả của quy trình nhập khẩu tỷ lệ thuận với hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty hay nói cách khác hoạt động nhập khẩu đảm bảo đầu vào cho hoạt động kinh doanh, tác động trực tiếp và quyết định tới hiệu quả kinh doanh của công ty. Qua quá trình thực tập tại Công tyTNHH máy tính Vĩnh Xuân em nhận thấy quy trình nhập khẩu của Công ty đã được xây dựng giúp quá trình nhập khẩu thực hiện thống nhất, thuận tiện và đã thu được một số hiệu quả nhất định góp phần phát triển công ty. Nhưng bên cạnh đó vẫn còn bộc lộ một số tồn tại, hạn chế, chính vì vậy em đã chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình nhập khẩu sản phẩm của công ty TNHH máy tính Vĩnh Xuân”

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

-o0o -CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

Đề tài:

HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU SẢN PHẨM CỦA

CÔNG TY TNHH MÁY TÍNH VĨNH XUÂN

Sinh viên thực hiện : Đào Quỳnh Hoa

Giáo viên hướng dẫn : Th.S Đặng Thị Kim Thoa

MỤC LỤC

Trang DANH MỤC VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MÁY TÍNH VĨNH XUÂN3 1.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH máy tính Vĩnh Xuân 3

1.1.1 Thông tin chung công ty 31.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 41.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty 41.1.4 Một số kết quả sản xuất kinh doanh chủ yếu của công ty 6

1.2 Một số điểm kinh tế kỹ thuật của công ty TNHH máy tính Vĩnh Xuân 9

1.2.1 Đặc điểm sản phẩm và thị trường 91.2.2 Đặc điểm nhà cung cấp 121.2.3 Đặc điểm cơ sở vật chất và trang thiết bị 121.2.4 Đặc điểm laođộng và điều kiện lao động 131.2.5 Đặc điểm vốn kinh doanh 15

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TR̀NH NHẬP KHẨU SẢN PHẨM CỦA

2.2.1 Lưu đồ mua hàng hóa nhập khẩu 22Nguồn: Phòng phát triển thị trường 222.2.2 Quy trình nhập khẩu sản phẩm 23

2.3 Thực trạng hoạt động nhập khẩu của công ty TNHH máy tính Vĩnh Xuân

2.4.1.5 Cơ sở hạ tầng 43

2.4.2 Nhóm nhân tố chủ quan 442.4.2.1 Nhân tố bộ máy quản lý 44

2.4.2.3 Khả năng nhận biết, thu thập, xử lý thông tin 452.4.2.4.Nhân tố vốn và công nghệ 45

3.1.1 Đối với các bước trong quá trình nhập khẩu 543.1.2 Đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ đội ngũ cán bộ 58

3.2.1.Chính sách thuế xuất nhập khẩu 593.2.2.Chính sách quản lý ngoại tệ 593.2.3 Hoàn thiện và bảo đảm tính thống nhất, công khai của hệ thống văn bảnpháp lụât liên quan tới hoạt động nhập khẩu 60

Sinh viên: Đào Quỳnh Hoa

Mã SV: CQ511433

DANH MỤC VIẾT TẮT

TNHH Trách nhiệm hữu hạn

SPC Công ty TNHH máy tính Vĩnh Xuân

PO Quản lý sản phẩm

PI Hóa đơn chiếu lệ

T/T Điện chuyển tiền

Sơ đồ 1.2: Hệ thống phân phối sản phẩm theo khách hàng của Vĩnh Xuân 11

Sơ đồ 2.1: Quy trình nhập khẩu 22

Bảng:

Bảng 1.1 Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh của Vĩnh Xuân 7Bảng 1.2: Đồ dùng văn phòng được sử dụng tại Vĩnh Xuân 13Bảng 1.3: Phân loại lao động 14Bảng 1.4: Một số chỉ tiêu thể hiện vốn và hiệu quả sử dụng vốn 16Bảng 2.1: Tỷ trọng sản phẩm phân phối bởi Vĩnh Xuân 18

Bảng 2.3: Tỷ lệ lãi gộp và phân bổ số lượng hàng cần nhập cho từng model 30Bảng 2.4: Bảng so sánh giá bán với đối thủ 31Bảng 2.5: Dự kiến phân bổ số lượng bán hàng 32Bảng 2.6: Bảng xác định số lượng nhập hàng 33Bảng 2.7: Bảng so sánh báo giá hai nhà cung cấp dịch vụ vận tải 35Bảng 2.8: Trách nhiệm công việc mỗi bộ phận trong quá trình nhập khẩu 39Bảng 2.9: Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của Vĩnh

Biểu đồ:

Biểu đồ 1.1: Doanh thu và lợi nhuận công ty TNHH máy tính Vĩnh Xuân giaiđoạn 2007- 2011 8Biểu đồ 1.2: Tỷ trọng sản phẩm phân phối theo khu vực của Vĩnh Xuân 10Biểu đồ 2.1: Cơ cấu sản phẩm phân phối bởi Vĩnh Xuân 19Biểu đồ 2.2: So sánh tỷ trọng của các hãng lớn có các sản phẩm được phân phốibởi Vĩnh Xuân 20Biểu đồ 2.3: Thống kê số lượng tờ khai hải quan của công ty 36

Sinh viên: Đào Quỳnh Hoa

Mã SV: CQ511433

LỜI NÓI ĐẦU

Trong xã hội công nghiệp hóa- hiện đại hóa, các sản phẩm trong lĩnh vựcđiện tử tin học dần không thể thiếu trong đời sống của người dân và các hoạt động

xã hội khác Cùng với xu thế đó, Việt Nam cần phát triển và sử dụng, ứng dụngnhững thành tựu của khoa học.Để đáp ứng được nhu cầu sử dụng công nghệ thôngtin, thiết bị điện tử tin học thì việc sản xuất trong nước không đáp ứng được.Vì vậy,Việt Nam cần phải thông qua hoạt động nhập khẩu để có thể trao đổi, buôn bánhàng hóa, phát triển sản xuất kinh doanh, thỏa mãn nhu cầu Mặt khác, để thúc đẩy

sự nghiệp công nghiệp hóa- hiện đại hóa đất nước, Việt Nam cần coi hoạt độngthương mại, xuất nhập khẩu là hoạt động then chốt, trở thành công cụ hữu hiệu đểđẩy mạnh tốc độ tăng trưởng và phát triển kinh tế đất nước

Trong nước ta có nhiều công ty chuyên về công nghệ thông tin, cung cấp cácthiết bị điện tử tin học Vĩnh Xuân là một trong những công ty có tên tuổi trongngành, với 15 năm xây dựng và phát triển với chức năng buôn bán, cung cấp cácsản phẩm điện tử tin học, công ty đã không ngừng phát triển mở rộng thị trường, trởthành nhà nhập khẩu, nhà cung cấp các sản phẩm tin học có chất lượng cao

Trong suốt 15 năm Vĩnh Xuân đã không ngừng cố gắng thực hiện sứ mệnh,mục tiêu của mình: “Phát triển và giữ vững Vĩnh Xuân là một trong những công ty

phân phối các sản phẩm công nghệ thông tin hàng đầu” Để thực hiện được mục tiêu

và đạt được thành công như hiện nay Vĩnh Xuân đã không ngừng hoàn thiện công

ty cả về cơ cấu, chính sách, kế hoạch kinh doanh, đội ngũ nhân viên và hơn hết làhoàn thiện quy trình nhập khẩu Nhập khẩu là một hoạt động quan trọng trong hoạtđộng kinh doanh của công ty Hiệu quả của quy trình nhập khẩu tỷ lệ thuận với hiệuquả hoạt động kinh doanh của công ty hay nói cách khác hoạt động nhập khẩu đảmbảo đầu vào cho hoạt động kinh doanh, tác động trực tiếp và quyết định tới hiệu quảkinh doanh của công ty Qua quá trình thực tập tại Công tyTNHH máy tính VĩnhXuân em nhận thấy quy trình nhập khẩu của Công ty đã được xây dựng giúp quátrình nhập khẩu thực hiện thống nhất, thuận tiện và đã thu được một số hiệu quảnhất định góp phần phát triển công ty Nhưng bên cạnh đó vẫn còn bộc lộ một số

tồn tại, hạn chế, chính vì vậy em đã chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình nhập khẩu sản phẩm của công ty TNHH máy tính Vĩnh Xuân”

Ngoài phần mở đầu và kết luận bài viết kết cấu gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về công ty TNHH máy tính Vĩnh Xuân

Chương 2: Thực trạng quy trình nhập khẩu sản phẩm của công ty TNHH máy tính Vĩnh Xuân

Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình nhập khẩu của công ty TNHH máy tính Vĩnh Xuân

Trong quá trình thực tập tốt nghiệp, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tìnhcủa các anh chị cán bộ, nhân viên công ty nói chung và nhân viên Phòng phát triểnthị trường nói riêng Đặc biệt dưới dự hướng dẫn tận tình của Th.s Đặng Thị KimThoa- giáo viên hướng dẫn của em cùng với sự nỗ lực, cố gắng học hỏi của bảnthân để trình bày các vấn đề lý luận và thực tiễn của công ty trong chuyên đề này.Tuy nhiên, do thời gian thực tập có hạn và hạn chế trong trình độ của bản thân, cùngvới sự bỡ ngỡ khi lần đầu được tiếp cận, va chạm với thực tế nên bài chuyên đề nàykhó tránh khỏi sự thiếu sót, em rất mong nhận được sự nhận xét, đóng góp ý kiếncủa Th.s Đặng Thị Kim Thoa, các thầy cô và các anh chị thuộc công ty TNHH máytính Vĩnh Xuân để chuyên đề của em được hoàn chỉnh hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Mã SV: CQ511433

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MÁY TÍNH

VĨNH XUÂN 1.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH máy tính Vĩnh Xuân

1.1.1 Thông tin chung công ty

- Tên đầy đủ viết bằng tiếng Việt: CÔNG TY TNHH MÁY TÍNH VĨNH XUÂN

- Tên tiếng anh: SPRING PERMANENT COMPUTER COMPANY LIMITED

- Tên viết tắt: SPC COMPUTER CO., LTD

- Tên giao dịch: SPC COMPUTER CO., LTD

- Hình thức pháp lý: Công ty trách nhiệm hữu hạn

- Mã số doanh nghiệp: 0100516045

- Địa chỉ trụ sở chính: số 39 Trần Quốc Toản, Phường Trần Hưng Đạo, Quận

Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

- Địa chỉ địa điểm kinh doanh: Số 134 phố Thái Hà, phường Trung Liệt, Quận

Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

- Email:spc@hn.vnn.vnhoặc support@vinhxuan.com hoặc sales@vinhxuan.com

- Web: http://www.spc.com.vn

- Tel : 844-9439121 Fax : 9434137

- Ngành nghề kinh doanh chính:

+ Lắp ráp và cung cấp máy tính thương hiệu Việt Nam;

+ Cung cấp thiết bị tin học, điện tử- viễn thông;

+ Tư vấn cho khách hàng các giải pháp thích hợp;

+ Buôn bán phần mềm máy tính;

+ Dịch vụ trong lĩnh vực điện tử tin học:Đưa ra các giải pháp mạng; thiết kế;xây dựng các mạng cục bộ (LAN) với các công nghệ mạng tiên tiến nhất; thiết kếcác cơ sở dữ liệu mạng; thiết kế và xây dựng hệ thông thư điện tử trên phạm vi toànquốc; xây dựng các hệ thống thông tin;

+ Đại ký mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa;

+ Sửa chữa các sản phẩm điện tử tin học;

- Mục tiêu của Vĩnh Xuân: Phát triển và giữ vững Vĩnh Xuân là một trong

những công ty phân phối các sản phẩm công nghệ thông tin hàng đầu.

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty máy tính Vĩnh Xuân được thành lập ngày 21 tháng 02 năm 1997 vớichức năng chính là buôn bán, sản xuất và lắp ráp các sản phẩm trong lĩnh vực điện

tử tin học

Trong quá trình hoạt động công ty đã đăng ký kinh doanh lại 5 lần, tuy nhiênvẫn giữ nguyên trụ sở chính, tên công ty và hình thức công ty trách nhiệm hữu hạnvới tên gọi đầy đủ là Công ty TNHH máy tính Vĩnh Xuân Đên ngày 15 tháng 05năm 2012, công ty đăng ký doanh nghiệp lần số 5 và số vốn điều lệ của công ty đãtăng lên là 60 tỷ đồng

Sau 15 năm xây dựng và phát triển Vĩnh Xuân đã đạt được nhiều thành tích:

+ 4 năm liền được xếp hạng là 1 trong 500 Doanh nghiệp Tư nhân lớn nhấtViệt Nam

+ Là 1 trong 10 công ty lớn nhất trong lĩnh vực công nghệ thông tin tại Việt Nam + Tốp 10 công ty lớn nhất Việt Nam về phân phối máy tính xách tay

+ Tốp 5 công ty lớn nhất Việt Nam về phân phối linh kiện điện tử

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH máy tính Vĩnh Xuân

Nguồn: Phòng tổng hợp kế hoạch

Mã SV: CQ511433

Ban giám đốc

Phòng kinh doanh số III

Phòng phát triển thị trường

Phòng

kế toán

Phòng kinh doanh số II

Bộ phận xuất nhập khẩu

Bộ phận marketing

Bộ phận quản lý sản phẩm

Hành chính nhân sự

Giao vận

Phòng hỗ trợ kỹ thuật

Phòng tổng hợp

kế hoạch

Phòng bảo hành

Phòng

kinh

doanh số

I

Với hình thức là công ty trách nhiệm hữu hạn, Vĩnh Xuân cơ cấu theo môhình trực tuyến chức năng; đứng đầu là ban giám đốc, tiếp đó là các phòng ban bộphận với những chức năng cụ thể Cơ cấu tổ chức theo chức năng tạo nên sự chuyênmôn hóa, giúp các bộ phận hoàn thiện các chức năng chuyên môn, tăng năng suấtlao động và hiệu quả công việc, mặt khác các phòng ban lại có mối quan hệ mậtthiết với nhau, tuy độc lập mà lại có mối quan hệ hữu cơ, hỗ trợ thực hiện côngviệc, đảm bảo cho tất cả các lĩnh vực công tác của doanh nghiệp được tiến hành ănkhớp, đồng bộ và nhịp nhàng.

Ban Giám Đốc: Lập kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh và trực tiếp

điều hành toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh;toàn quyền quyết địnhmọi lĩnh vực liên quan tới cơ cấu tổ chức quản lý và điều hành bộ máy hoạt động cóhiệu quả nhất; xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn về phát triển nguồnnhân lực; xây dựng chế độ lương, thưởng phạt, các hình thức đãi ngộ phù hợp vớicán bộ nhân viên;

Phòng kinh doanh:

- Phòng kinh doanh 1: chuyên kinh doanh sản phẩm linh kiện máy tính(mainboard, VGA, ODD, CPU, UPS…)

- Phòng kinh doanh 2: chuyên kinh doanh các sản phẩm laptop và phụ kiện

- Phòng kinh doanh 3: chuyên kinh doanh các mặt hàng: HDD (Internal,External), USB, DDRAM các loại, SDD…

Phòng phát triển thị trường:

Lập kế hoạch và tổ chức triển khai phát triển thị trường, phát triển sản phẩm;Tìm kiếm, tiếp cận đối tác và các sản phẩm phù hợp với phương châm kinh doanhcủa công ty; Thiết lập hệ thống khách hàng, đánh giá và phân loại khách hàng, thựchiện hoạt động nhập khẩu;

Phòng tổng hợp kế hoạch: Thực hiện công tác tuyển dụng nhận sự đảm bảo

chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của công ty; tổ chức và phối hợp với các phòngban khác thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo và tái đào tạo; tổ chức việc quản lýnhân sự toàn công ty; xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích

Phòng kỹ thuật: Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO,

duy trì hệ thống quản lý chất lượng có hiệu quả; tổ chức đánh giá nội bộ hệ thốngquản lý chất lượng nhằm duy trì và cải tiến hệ thông; lập kế hoạch và quản lý giámsát kỹ thuật và chất lượng sản phẩm công ty kinh doanh; kiểm tra sản phẩm, testmodel mới, lập biên bản kiểm tra hàng hóa; nghiên cứu tính năng của sản phẩm

mới; test lại hàng khi hàng bị khách hàng khiếu nại; bảo trì máy móc trong công ty;phối hợp các phòng khác tham mưu cho Giám đốc hạng mục sản phẩm nên pháttriền

Phòng kế toán: Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tính toán chính xác

các khoản phải nộp ngân sách, các khoản công nợ phải thu phải trả ; tổ chức côngviệc kiểm tra kế toán nội bộ; tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ, sổ sách và các tàiliệu khác có liên quan đến công tác kế toán tài chính; lên các báo cáo; theo dõi tìnhhình nhập hàng và thanh toán theo từng hợp đồng ngoại; nắm bắt tình hình củakhách hàng về khả năng kinh doanh và tiềm lực tài chính để tư vấn cho các bộ phậnkinh doanh và ban giám đốc; báo cáo thống kê theo đúng chế độ quy định nộp cho

cơ quan thuế đúng thời hạn; giao dịch với cơ quan thuế trong việc mua hoá đơn nộpbáo cáo và một số việc có liên quan

Phòng bảo hành: Đại diện cho công ty giải quyết các vấn đề bảo hành sản

phẩm cho khách hàng; theo dõi, kiểm soát các hoạt động nhập xuất vật tư, sửa chữa,gửi bảo hành; trực tiếp giải quyết những tình huống bất thường trong phạm vi quyềnhạn cho phép & báo cáo lên cấp trên về những tình huống ngoài thẩm quyền giảiquyết; nhận bảo hành, test lại vật tư khi trả khách, hỗ trợ sửa chữa hoặc cài đặt phầnmềm cho khách, trả bảo hành, chịu trách nhiệm bảo trì, bảo dưỡng hệ thống máytính, mạng tại công ty, sửa chữa các thiết bị lỗi phần cứng

1.1.4 Một số kết quả sản xuất kinh doanh chủ yếu của công ty

Mã SV: CQ511433

Bảng 1.1 Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh của Vĩnh Xuân

(Đơn vị: triệu đồng)

2007

Năm 2008

Năm 2009

Năm 2010

Năm 2011

Biểu đồ 1.1: Doanh thu và lợi nhuận công ty TNHH máy tính Vĩnh Xuân giai

đoạn 2007- 2011

Nguồn: Phòng kinh doanh

Doanh thu từ hoạt động kinh doanh của doanh ngiệp có ý nghĩa lớn đối vớitoàn bộ hoạt động của mỗi doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp nói chung vàCông ty máy tính Vĩnh Xuân nói riêng thì chỉ số về doanh thu là một tiêu chí quantrọng đánh giá sự phát triển của công ty Ta có thể theo dõi sự biến động về doanhthu qua bảng so sánh và biểu đồ Ta nhận thấy doanh thu của Vĩnh Xuân tăng khôngngừng qua các năm với tốc độ tăng trưởng luôn ở mức cao Năm 1997, khi công tymới ra đời, doanh thu của công ty chỉ là 10 tỷ thì 10 năm sau tới năm 2007 doanhthu đã tăng lên thành 415.126 tỷ; và tới năm 2011 doanh thu đã đạt tới 920 tỷ tănglên so với năm 2007 là 506.635 tỷ, tức tăng thêm 152,22% Đặc biệt theo kế hoạchdoanh thu của Vĩnh Xuân năm 2012 sẽ đạt 1200 tỷ, tương ứng với tăng thêm 280 tỷ

về số tuyệt đối ; gấp 130,4 % so với năm 2011 Về mặt nhịp độ, doanh thu của công

ty tăng qua các năm nhưng với tốc độ không giống nhau Ta dễ dàng nhận thấy đểđạt được kết quả như vậy công ty, các nhà quản trị cũng như mọi thành viên trongcông ty đã nỗ lực hết mình Vĩnh Xuân đã không ngừng đầu tư phát triển, xây dựngmối quan hệ hợp tác với bạn hàng, đồng thời phân phối sản phẩm rộng rãi, phục vụkhách hàng một cách chuyên nghiệp, tạo đượclòng tin với bạn hàng, người tiêudùng Vĩnh Xuân luôn chú trọng tới đội ngũ nhân viên, quan tâm đào tạo phát triển

Mã SV: CQ511433

giúp tăng năng suất, hiệu quả công việc, tận tâm với công ty, và hết lòng phục vụkhách hàng.

Lợi nhuận là chỉ tiêu quan trọng phản ánh hiệu quả kinh doanh của VĩnhXuân trong nền kinh tế thị trường Qua bảng số liệu tổng lợi nhuận của công tytrước và sau thuế ta nhận thấy, tổng lợi nhuận đều có xu hướng tăng Năm 2007 lợinhuận trước thuế là 6.564 tỷ và sau thuế của Vĩnh Xuân là 5.000 tỷ thì tới năm 2011

nó đã tăng lên thành 41.275 tỷ và 34.052 tỷ Một sự tăng trưởng khá ấn tượng, sovới năm 2007 thì năm 2011 tổng lợi nhuận của Vĩnh Xuân đã tăng 29.052 tỷ và tăngthêm 580,92%

Về thuế thu nhập doanh nghiệp nộp ngân sách nhà nước, Vĩnh Xuân luônthực hiện tốt nghĩa vụ đóng thuế, với tỷ suất thuế là 28% năm 2007-2008 tuy nhiêntới năm 2009 bộ Tài Chính giảm thuế xuống mức 25%, nhưng do lợi nhuận trướcthuế của doanh nghiệp không ngừng tăng, vì vậy dù tỉ suất nộp thuế thu nhập doanhnghiệp có giảm đi 2% thì mức đóng góp thuế của Vĩnh Xuân vào ngân sách nhànước vẫn không giảm và tiếp tục tăng qua các năm Năm 2007 Vĩnh Xuân có tổngnộp ngân sách nhà nước là 1.563 tỷ thì tới năm 2010 tăng lên là 3.761 tỷ đồng và tớinăm 2011 con số lên tới 7.223 tỷ đồng

1.2 Một số điểm kinh tế kỹ thuật của công ty TNHH máy tính Vĩnh Xuân

1.2.1 Đặc điểm sản phẩm và thị trường

Công ty máy tính Vĩnh Xuân là nhà cung cấp lớn các sản phẩm tin học cóchất lượng cao với cơ cấu phân ra các dòng sản phẩm chính: Sản phẩm linh kiệnmáy tính (mainboard, VGA, ODD, CPU, UPS…); sản phẩm laptop và phụ kiện;máy tính SPC, các mặt hàng khácHDD (Internal, External) USB, DDRAM các loại,SSD…Máy tính SPC được lắp ráp từ các linh kiện nhập ngoại

Vĩnh Xuân cung cấp các sản phẩm laptop, ebook, ổ cứng trong, ngoài ra còncung cấp các linh kiện của Asus, tạo ra sự đa dạng hóa sản phẩm, phục vụ tốt nhucầu khách hàng, khách hàng sẽ không phải đi tới nhiều địa điểm kinh doanh để muasắm những thiết bị điện tử cần dùng

Vĩnh Xuân còn có hoạt động lắp ráp các linh kiện và cung cấp các máy tínhvới thương hiệu máy tính SPC Nhãn hiệu SPC Computer đã được Cục Sở hữu côngnghiệp cấp giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu hàng hoá theo quyết định số3234/QĐ-ĐK ngày 03.12.2001

Đặc biệt, Vĩnh Xuân là nhà phân phối ủy quyền và đại lý chính thức cho cáchãng nổi tiếng trên thế giới như: ASUS; HP-Compaq, IBM, Samsung, Fuji Xerox,Intel, Santak, Encore… Vì vậy chất lượng các sản phẩm mà Vĩnh Xuân cung cấpluôn được đảm bảo, giá cả rất cạnh tranh và chất lượng dịch vụ tốt Đó chính lànhững lợi thế mà sản phẩm của Vĩnh Xuân tăng khả năng cạnh tranh và phát triểntrên thị trường

Hiện tại Vĩnh Xuân có trên 400 nhà phân phối tại miền Bắc và quan hệ tốtvới hơn 80 công ty làm dự án trên toàn quốc.Khu vực Vĩnh Xuân phân phối chính

là Hà Nội chiếm 60% sản phẩm được phân phối, Vĩnh Xuân còn phân phối tại cáctỉnh và thành phố phát triển như Hải Phòng (10%), Thái Nguyên (10%), Vinh Nghệ

An (10% ) và một số nơi khác

Vĩnh Xuân cung cấp sản phẩm tại các khu vực có nền kinh tế phát triển, thúcđẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm do nhu cầu cũng như khả năng chi trả cao Từ đógiúp Vĩnh Xuân có điều kiện thuận lợi cho việc thiết lập được kênh bán hàng, pháttriển và mở rộng hệ thống phân phối Tuy nhiên lại xuất hiện hạn chế khi các kênhphân phối tại các khu vực địa lý cách xa nhau vì vậy khó tạo được sự liên kết giữacác khu vực Mặt khác, Vĩnh xuân có hệ thống phân phối chưa rộng khắp cả nước,

sẽ bỏ sót nhiều thị trường tiềm năng, tạo cơ hội cho đối thủ cạnh tranh thâm nhập vàphát triển, cũng như chiếm lĩnh

Biểu đồ 1.2: Tỷ trọng sản phẩm phân phối theo khu vực của Vĩnh Xuân

Nguồn:Phòng kinh doanh

Vĩnh Xuân chủ yếu sử dụng kênh bán buôn thông qua các đại lý (Phúc Anh,

An Phát, Máy tính Hà Nội, Mai Hoàng, Anh Ngọc,…); các siêu thị máy tính (TrầnAnh, Topcare, Pico, Ibest…) Qua việcVĩnh Xuân sử dụng kênh bán hàng qua nhàđại lý lớn, siêu thị máy tính giúp Vĩnh Xuân tiêu thụ được lượng sản phẩm lớntrong thời gian ngắn, hạn chế sự lỗi thời của sản phẩm do đặc tính điện tử của sảnphẩm gây lên Mặt khác nó còn giúp Vĩnh Xuân xây dựng được mối quan hệ lâu dàivới các đại lý, siêu thị; giảm bớt chu kỳ luân chuyển vốn Sau khi qua kênh phânphối đại lý lớn và siêu thị Vĩnh Xuân phân phối thấp hơn là đưa sản phẩm xuốngdưới những đại lý nhỏ hơn, phân phối trực tiếp tới người tiêu dùng cuối cùng Dovậy, Vĩnh Xuân điều kiện xác định nhu cầu thực tế của người tiêu dùng , thuận lợitrong việc lập kế hoạch sản xuất, mua, tiêu thụ

Sơ đồ 1.2: Hệ thống phân phối sản phẩm theo khách hàng của Vĩnh Xuân

Nguồn : Phòng kinh doanh

SPC

Đại lý phân

phối

SIÊU THỊ MÁY TÍNH

Đại lý phân phối

Đại

lý

Đại lý

Đại lý

Đại lý Đại lý

NGƯỜI SỬ DỤNG CUỐI CÙNG

1.2.2 Đặc điểm nhà cung cấp

Vĩnh Xuân là công ty cung cấp sản phẩm máy tính, linh kiện điện tử nhậpngoại Vĩnh Xuân là nhà phân phối ủy quyền của nhiều nhà cung cấp nổi tiếng trênthế giới như Asus, Samsung, Intel, Santak…

Ngay từ khi hình thành, Vĩnh Xuân lựa chọn ngành nghề hoạt động cùng vớiquyết định việc lựa chọn phân phối các sản phẩm có thương hiệu nối tiếng trên thếgiới, đảm bảo chất lượng chính là đã xác định cho Vĩnh Xuân phân khúc thị trườngcủa riêng mình

Qua 15 năm hình thành và phát triển, Vĩnh Xuân không ngừng nâng cao mốiquan hệ, sự hợp tác với các hãng, các nhà cung cấp Cùng với việc luôn thay đổihoàn thiện chính sách phù hợp với điều kiện thị trường và điều kiện của bản thândoanh nghiệp Vĩnh Xuân đã có những bước phát triển đáng kế Nhờ việc nhập khẩu

từ các nhà cung cấp có thương hiệu, chất lượng, mối quan hệ với nhà cung cấp tốt,giúp cho Vĩnh Xuân có được nhiều lợi thế, giá cả cạnh tranh từ đó lại thúc đẩy quátrình tiêu thụ sản phẩm, tăng doanh thu, lợi nhuận và thị phần của Vĩnh Xuân trênthị trường, đồng thời thúc đẩy lại quá trình mua Số lượng đặt hàng tăng, chủng loại,mẫu mã phong phú, với chữ tín và chữ tâm được đặt lên hàng đầu, giúp cho VĩnhXuân luôn tạo lòng tin và chữ tín với nhà cung cấp Qua đó Vĩnh Xuân ngày càngthu hút nhiều nhà cung cấp muốn đặt mối quan hệ, làm bạn hàng, và tất nhiên VĩnhXuân luôn được hưởng những điều kiện tốt từ phía đối tác Ta có thể nhìn thấytrong bảng, Vĩnh Xuân đã xấy dựng được mối quan hệ với gần 20 tối tác có thươnghiệu nổi tiếng trên thế giới, được nhiều người tiêu dùng biết tới và tin dùng

1.2.3 Đặc điểm cơ sở vật chất và trang thiết bị

Trụ sở chính của công ty TNHH máy tính Vĩnh Xuân nằm tại Số 134 phốThái Hà, phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Đây lànơi tập diễn ra các giao dịch mua bán hàng hóa sản phẩm của công ty Trụ sở hoạtđộng của công ty được phân chia theo các phòng ban, mỗi phòng ban được ngăncách và làm việc trong một không gian nhất định Văn phòng được thiết kế theophương pháp văn phòng mở Văn phòng được ngăn thành từng ô bằng gỗ ép để tiếtkiệm diện tích mặt bằng Mặt khác, cách bố trí có thể được thay đổi điều chỉnh theo

sự thay đổi số lượng người làm việc trong văn phòng Khi số lượng người làm việctrong phòng thay đổi ta có thể thay đổi cách sắp xếp bàn làm việc sao cho hợp lýnhất tạo ra sự linh hoạt và năng động Mặt khác, văn phòng lại được phân các nhân

Mã SV: CQ511433

viên đảm nhiệm nhiệm vụ tương tự nhau, có quan hệ mật thiết với nhau cạnh nhaunên có thể giảm thiểu thời gian công sức di chuyển giúp nâng cao hiệu quả côngviệc, tiết kiệm thời gian và chi phí Hơn nữa với các bố trí văn phòng này giúp nhânviên trong phòng có điều kiện tương tác nhiều hơn, giúp tăng sự gần gũi, gắn bógiữa các nhân viên Tuy nhiên, nó lại có hạn chế ví dụ như gây ồn ào ảnh hưởng tớicông việc của nhau, giảm sự tập trung và khó đảm bảo sự bí mật khi cần thiết

Bảng 1.2: Đồ dùng văn phòng được sử dụng tại Vĩnh Xuân

STT Tên đồ dung, thiết bị Số lượng

Ngoài ra công ty còn có trung tâm chăm sóc Khách hàng nằm tại số 21, ngõ

121 Thái Hà, Đống Đa, Hà nội

Vĩnh Xuân có hai kho hàng: Kho KTV3 tại tầng 5 và tầng 6 số 134 phố Thái

Hà, phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, dùng để chứa những hàng hóa có tính luânchuyển nhanh, sản phẩm nhỏ tiêu thụ trong ngày hoặc những đơn hàng nhỏ Kho số

5 Chùa Bộc là kho có diện tích trên 1000m2 là kho lớn để chưa những hàng hóa cókích thước lớn hoặc đơn hàng lớn Sự phân chia thành hai kho thuận tiện cho VĩnhXuân trong việc nhập hàng, xuất hàng, cũng như đảm bảo được đặc tính của sảnphẩm

1.2.4 Đặc điểm laođộng và điều kiện lao động

Để có thể phát triển Vĩnh Xuân thì nguồn nhân lực quả là một yếu tố vô cùngquan trọng Vĩnh Xuân luôn luôn coi trọng việc tuyển dụng và phát triển nhân viên

Đội ngũ cán bộ nhân viên Công ty gồm: Thạc sỹ, cử nhân công nghệ thôngtin, điện tử, kế toán, kinh tếvà quản trị kinh doanh, các kỹ sư công nghệ thông tin,tốt nghiệp từ các trường Đại học nước ngoài và trong nước, với kinh nghiệm thựctiễn về nghiên cứu và ứng dụng đã trở thành các chuyên gia trong nhiều lĩnh vực

Vĩnh Xuân với tổng số nhân viên là 68 người, cơ cấu lao động của Công ty

có đủ các trình độ, các lao động đều trên 18 tuổi, phù hợp so với quy định Do lĩnh

vực hoạt động của công ty, do yêu cầu công việc phục vụ quá trình kinh doanh,công ty có thể lựa chọn nhân viên ở nhiều trình độ cũng như loại hình đào tạo

Theo dõi ở bảng dưới đây ta có thể thấy lao động của Vĩnh Xuân trình độĐại học và trên đại học chiếm tỷ trọng cao nhất có 30 người chiếm 44,12% sau đótới trình độ cao đẳng 11 người chiếm 16,18%, tiếp đến là trình độ trung cấp có 15người chiếm 22,6% còn lại là trình độ tốt nghiệp trung học phổ thông có 12 ngườichiếm 17.65%

Như vậy công ty tạo điều kiện cho lao động ở mọi trình độ có khả năng đápứng được yêu cầu công việc đều có cơ hội việc làm Đồng thời giúp cho công ty sửdụng lao động hợp lý, tạo điều kiên khai thác tối đa năng suất lao động, nhưngkhông vi phạm pháp luật, và còn giúp công ty sử dụng quỹ lương hợp lý, tiết kiệm

Bảng 1.3: Phân loại lao động

44,1116,1822,0617,65

2 Phân theo giới tính

2444

35,2964,71

3 Phân theo tính chất

- Lao động trực tiếp

- Lao động gián tiếp

068

0100

Nguồn:Phòng tổng hợp kế hoạch

Phân loại lao động theo giới tính thì ta có thể thấy số lượng nam và nữ khôngcân bằng; nam chỉ chiếm 35,29% còn nhân viên nữ chiếm 64.71% Mặc dù tỷ lệnam nữ không cân bằng, nhưng chênh lệch không nhiều Với cơ cấu lao động nhưvậy, Vĩnh Xuân cần quan tâm nhiều hơn tới chế độ đãi ngộ và những chính sáchphúc lợi, đặc biệt đối với nữ ví dụ như chế độ nghỉ thai sản

Mặt khác do đặc thù của công việc trong lĩnh vực hoạt động của công ty máytính Vĩnh Xuân, hoạt động sản xuất còn hạn chế, mà tập trung chủ yếu vào các hoạtđộng thương mại, xuất nhập khẩu, phân phối sản phẩm nguyên chiếc, không có quá

Mã SV: CQ511433

trình sản xuất sản phẩm do vậy đội ngũ nhân viên của Vĩnh Xuân chủ yếu là laođộng gián tiếp

Để có đội ngũ nhân viên chất lượng, làm việc có năng suất và hiệu quả caoVĩnh Xuân luôn chú trọng trong quá trình tuyển dụng và phát triển lao động

Quy trình tuyển dụng lao động: Tất cả người lao động của Công ty VĩnhXuân khi được nhận vào công ty đều phải trúng tuyển trong các đợt thi tuyển nhânviên của Công ty Vĩnh Xuân áp dụng chế độ nghỉ phép theo đúng quy định của nhànước Có chế độ thai sản đối với nữ theo đúng quy định của pháp luật Nhân viênCông ty Vĩnh Xuân sẽ được hưởng lương, các khoản phụ cấp và thưởng theo QuyChế Tiền Lương

Công tác phí:Nhân viên Công ty được lãnh đạo công ty cử đi làm việc ởngoài địa phương đóng trụ sở được thanh toán công tác phí theo Quy định về Côngtác phí của Công ty

Về đào tạo,Công ty Vĩnh Xuân khuyến khích và tạo điều kiện cho nhân viênhọc tập nâng cao trình độ nghiệp vụ, năng lực quản lý, phù hợp với nhu cầu vàchiến lược phát triển của Công ty Quỹ đào tạo hàng năm của Công ty do Ban lãnhđạo công ty quyết định tuy theo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty,quỹ này được sử dụng vào tổ chức, chi phí cho các khoá hoc Đồng thời, Công tyVĩnh Xuân rất chú trọng vào việc đào tạo đội ngũ nhân viên Nguyên tắc cơ bản củaCông ty Vĩnh Xuân là đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng, luôn sẵnsàng tư vấn cho khách hàng các giải pháp thích hợp; cung cấp các phần mềm vàhướng dẫn sử dụng các công nghệ mạng tiên tiến và do vậy khách hàng hoàn toànyên tâm về chất lượng dịch vụ của công ty

1.2.5 Đặc điểm vốn kinh doanh

Nguồn vốn kinh doanh là một yếu tố không thể thiếu để hình thành các hoạtđộng sản xuất kinh doanh Và Vĩnh Xuân hiểu được rằng quản lý nguồn tài chínhtốt là một công cụ hữu ích để kiếm soát tình hình kinh doanh của công ty

Bảng 1.4: Một số chỉ tiêu thể hiện vốn và hiệu quả sử dụng vốn

( Đơn vị: Triệu đồng )

Năm 2007

Năm 2008

Năm 2009

Năm 2010

Năm 2011

Vốn cố định 1.145 1.320 1.416 1.825 3.982 2.837 155,45 2.837 247,7

Nguồn: Phòng kinh doanh

Nhìn vào bảng, ta thấy tổng số vốn của Vĩnh Xuân luôn tăng qua các năm.Năm 2007 tổng nguồn vốn là 88,522 triệu đồng thì tới năm 2011 đã tăng tới con số215,902 triệu đồng biểu hiện cho sự phát triển, đầu tư cho hoạt động kinh doanh.

Vĩnh xuân huy động vốn từ nhiều kênh khác nhau: nguồn vốn chủ sở hữu, vốnvay ngân hàng, tín dụng từ nhà cung cấp nước ngoài Vốn chủ sở hữu là một nguồnquan trọng hình thành vốn, tuy nhiên nó chỉ có thể đáp ứng một phần nhỏ nhu cầuhoạt động của công ty.Ta có thể thấy qua các năm vốn chủ sở hữu có xu hướng tănglên, tăng lên ở đây là tăng cả số tuyệt đối và tăng cả tỷ trọng trong cơ cấu vốn Haynói cách khác, nợ của công ty có xu hướng giảm tỷ trọng Nếu năm 2007 vốn nợ là68,353 triệu đồng chiếm 77.22% và vốn chủ là 20,169 triệu đồng chiếm 22.78 thìsang năm 2011 vốn nợ tăng thêm 43,661 triệu đồng trở thành 111,014triệu đồngchiếm 51.42% và vốn chủ sở hữu tăng thêm 84,718 triệu đồng trở thành 104,887triệu đồng chiếm 48.58% Qua đó ta có thể thấy cơ cấu nguồn vốn qua 5 năm có sựchuyển biến tích cực.Công ty đã giảm gánh nặng về tài chính, đồng thời tăng khảnăng độc lập về tài chính

Khi xét về kết cấu vốn còn có thể phân chia vốn thành hai loại vốn cố định

và vốn lưu động.Vốn cố định là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ tài sản cố định củadoanh nghiệp Ta thấy Vĩnh Xuân là công ty mang tính chất phân phối cung cấp cácsản phẩm, linh kiện, phần mềm…điện tử tin học, hoạt động sản xuất trực tiếp ít Dovậy các tài sản cố định như nhà xưởng, máy móc thiết bị phục vụ sản xuất cũngtương đối ít Từ đó hình thành vốn cố định ở con số vừa phải Mặt khác, hoạt độngnhập khẩu, phân phối lại chiếm dụng vốn của Vĩnh Xuân lớn do đó vốn lưu độngcủa Vĩnh Xuân ở con số cao, chiếm tỷ trọng cao trong cơ cấu nguồn vốn Qua cácnăm cả vốn lưu động và vốn cố định đều tăng, cho thấy Vĩnh Xuân đã đầu tư thêmnhiều về trang thiết bị, hệ thống quản lý để tăng hiệu quả công việc, đồng thời đầu

tư vào hoạt động kinh doanh ngày càng sâu rộng Năm 2011 vốn cố định của VĩnhXuân tăng thêm so với năm 2007 là 2,837 triệu đồng, và tăng thêm so với năm 2010

là 2,837 triệu đông, còn vốn lưu động năm 2011 tăng thêm so với năm 2007 là124,543 triệu đồng và so với năm 2010 tăng thêm 16,786 triệu đồng, Như vậy cảvốn cố định và vốn lưu động của Vĩnh Xuân cùng tăng nhưng tăng với tốc độ khácnhau, trong khi vốn lưu động tăng mạnh thì vốn cố định chỉ tăng ở mức khiêm tốn

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TR̀NH NHẬP KHẨU SẢN PHẨM CỦA CÔNG TY TNHH MÁY TÍNH VĨNH XUÂN

2.1 Đặc điểm sản phẩm

Hoạt động kinh doanh chủ yếu của Vĩnh Xuân là nhập khẩu các sản phẩmlinh kiện điện điện tử tin học và phân phối Sản phẩm Vĩnh Xuân nhập khẩu đều làcác sản phẩm nguyên chiếc, tại Vĩnh Xuân không có quá trình sản xuất trực tiếp màchỉ nhập thành phẩm và phân phối trong thị trường nội địa, ngoài ra còn có hoạtđộng lắp ráp các linh kiện nhập ngoại và cung cấp máy tính với thương hiệu máytính SPC

Cơ cấu các dòng sản phẩm chính mà Vĩnh Xuân cung cấp:

+ Sản phẩm linh kiện máy tính ( mainboard, VGA, ODD, CPU, UPS…)+ Sản phảm laptop và phụ kiện

+ Các mặt hàng: HDD (Internal, External) USB, DDRAM các loại, SSD + Máy tính SPC được lắp ráp từ các linh kiện nhập ngoại

Các sản phẩm mà Vĩnh Xuân cung cấp chủ yếu là các sản phẩm nhập ngoại

từ các hãng nổi tiếng có thương hiệu trên thế giới như ASUS; HP-Compaq, IBM,Samsung, Intel, Santak, Encore… từ đó tạo cho thương hiệu Vĩnh Xuân với việccung cấp hàng hóa với chất lượng đảm bảo, giá cả cạnh tranh và chất lượng dịch vụtốt nhất

Mặt khác với dòng cơ cấu sản phẩm đa dạng, phong phú ngoài cung cấp các sảnphẩm laptop, ebook, ổ cứng trong, Vĩnh Xuân còn cung cấp các linh kiện từ đó lại thịtrường cung cấp hàng hóa của Vĩnh Xuân đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng, khách hàngkhông cần đi tới nhiều nơi để mua đầy đủ những thiết bị điện tử cần dùng

Bảng 2.1: Tỷ trọng sản phẩm phân phối bởi Vĩnh Xuân

Nguồn: Phòng kinh doanh

Biểu đồ 2.1: Cơ cấu sản phẩm phân phối bởi Vĩnh Xuân

Mã SV: CQ511433

Nguồn: Phòng kinh doanh

Ta thấy dòng sản phẩm máy tính xách tay chiếm tỷ trọng cao nhất đạt 67.4%trong cơ cấu sản phẩm được phân phối bởi Vĩnh Xuân, tiếp đó là bo mạch chủchiếm 11.9% Ngoài ra Vĩnh Xuân còn phân phối nhiều linh kiện máy tính nhưRAM, USB, ổ cứng chiếm 8%; và nhiều linh kiện khác chiếm 3% Máy tính xáchtay chiếm tỷ trọng cao như vậy trong cơ cấu sản phẩm phân phối của Vĩnh Xuânchiếm tới hơn 50% do nhu cầu sử dụng công nghệ thông tin của con người trên toànthế giới nói chung và trên Việt Nam nói riêng Để tiếp cận với luồng thông tin trêntoàn thế giới cũng như tiếp cận với nguồn tri thức nhân loại, là công cụ thực hiệnhiệu quả công việc trong nhiều lĩnh vực, hơn thế việc tiện dụng trong sử dụng đãdẫn tới nhu cầu sử dụng máy tính xách tay được tăng lên

Biểu đồ 2.2: So sánh tỷ trọng của các hãng lớn có các sản phẩm được phân

phối bởi Vĩnh Xuân

Nguồn: Phòng kinh doanh

Qua biểu đồ ta thấy Asus là nhà cung cấp sản phẩm hàng đầu cho VĩnhXuân Tỷ trọng sản phẩm của Asus lên tới 60 % sản phẩm mà Vĩnh Xuân phânphối Các sản phẩm bao gồm : bo mạch chủ, máy tính xách tay, card màn hình, mànhình máy tính…Với tỷ trọng sản phẩm Vĩnh Xuân phân phối là 15% là hãngSamsung, sau Sam sung là Santak ở vị trí thứ 3 với tỉ trọng là 8%; tiếp đó là Intelvới 7% Ngoài ra còn một số hang khác như: Toshiba, Apacer, Viewsonic…chiếm10% cơ cấu

Với việc tập trung phân phối sản phẩm của một số hãng nhất định như: Asus,Samsung, Inel…như trên tạo ra cho Vĩnh Xuân những khó khăn cũng như thuận lợi

Thuận lợi về sự tập trung luồng tiền tệ đi ra từ công ty; am hiểu nhà cungcấp; tạo mối quan hệ thân thiết, lâu dài, giảm được nhiều thủ tục qua nhiều lần hợptác, cũng như có thể được ưu đãi về giá do lượng mua lớn; tạo lòng tin, và nhậnđược nhiều điều khoản ưu đãi

Tuy nhiên, Vĩnh Xuân cũng gặp một số hạn chế như có thể xảy ra tình trạngphụ thuộc vào người bán; bị ảnh hưởng từ sự trục trạch từ người bán gây gián đoạn;

không mở rộng thêm các quan hệ với những nhà cung cấp khác; khó tiếp cận cácnhà cung ứng mới có những chính sách hấp dẫn.

2.2 Quy trình nhập khẩu sản phẩm

2.2.1 Lưu đồ mua hàng hóa nhập khẩu

Sơ đồ 2.1: Quy trình nhập khẩu

Nguồn: Phòng phát triển thị trường

Yêu cầu mua vật tư

Hợp đồng

P.I

+ -

Lưu giữ chứng từ nhập hàng

2.2.2 Quy trình nhập khẩu sản phẩm

- Yêu cầu mua hàng hóa

Phụ trách sản phẩm (product management) dựa vào nhu cầu thị trường, giá

cả các mặt hàng, hàng hóa còn tồn kho, tình trạng tiêu thụ các mặt hàng, kế hoạchkinh doanh từ đó đưa ra yêu cầu mua các mặt hàng cụ thể Phụ trách sản phẩm lấyxác nhận duyệt của giám đốc kinh doanh và chuyển cho nhân viên xuất nhập khẩu.Nhân viên xuất nhập khẩu sẽ liên hệ với đối tác để đặt hàng qua phương thức thưđiện tử

- Ký kết PI ( Proforma Invoice – hóa đơn chiếu lệ )

Sau khi nhân viên xuất nhập khẩu liên hệ với đối tác để đặt hàng, bên đối tácgửi lại PI để xác nhận Để xác nhận lại đơn hàng này nhân viên xuất nhập khẩu sẽkiểm tra PI theo nội dung đơn đặt hàng đã gửi đúng model, chủng loại, số lượng,đơn giá, thời gian giao hàng Nếu có sự khác nhau giữa PI và đơn đặt hàng thì nhânviên xuất nhập khẩu cần báo ngay lại với phụ trách nhập hàng để kiểm tra, xác định

và thông báo lại với đối tác

- Hợp đồng

Căn cứ PI đã được ký kết, ngay trong ngày ký PI, nhân viên xuất nhập khẩulàm hợp đồng và gửi cho đối tác Sau khi đối tác ký xác nhận và ký đóng dấu gửi lạicho bên xuất nhập khẩu, nhân viên xuất nhập khẩu trình cho Giám đốc kinh doanh

ký, đồng thời copy bản hợp đồng thành 4 bản và gửi cho bên kế toán làm thủ tục

thanh toán, bản còn lại lưu làm hồ sơ Bên cạnh đó nhân viên xuất nhập khẩu còn

phải thông báo với kế toán xuất nhập khẩu về thời gian và số tiền chuyển theo hợpđồng đã xác định

- Thanh toán

Sau khi nhận được thông báo của nhân viên xuất nhập khẩu bên kế toán cótrách nhiệm chuyển tiền theo nội dung thông báo và thời gian yêu cầu của nhân viênxuất nhập khẩu Nếu có sự thay đổi nào cần báo lại cho nhân viên xuất nhập khẩu,phụ trách sản phẩm, trưởng phòng kinh doanh để có phương án xử lý kịp thời Kếtoán sau khi chuyển tiền thành công cần xác nhận việc chuyển tiền thông qua điệnchuyển tiền (T/T) bằng cách chuyển ngay T/T cho nhân viên xuất nhập khẩu.Nhânviên xuất nhập khẩu lại gửi ngay T/T cho bên đối tác để thông báo cho đối tác biếthợp đồng đã được thanh toán.Trên T/T phải có số PI, thời gian chuyển tiền, lưu T/T

để làm thủ tục nhập hàng sau này

- Thuê phương tiên vận tải

Theo điều kiện giao hàng, nhân viên xuất nhập khẩu phải lựa chọn nhà cungứng dịch vụ vận tải, dựa trên các tiêu chí: an toàn, nhanh chóng, giá cả phù hợp Khichọn được nhà cung ứng vận tải rồi, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ cung cấp cho bênvận tải thông tin về số hợp đồng, địa chỉ người bán, người liên hệ và chi tiết lôhàng, yêu cầu vận chuyển để bên vận chuyển nắm rõ thông tin và thực hiện vậnchuyển hàng hóa Hàng tháng nhân viên xuất nhập khẩu cập nhật giá cước vận tảicủa các nhà cung ứng vận tải và lưu lại trong hệ thống dữ liệu của công ty

- Mua bảo hiểm hàng hóa

Công ty sẽ mua bảo hiểm hàng hóa cho những lô hàng có giá trị từ 5.000USD trở lên.Tùy thuộc vào thời điểm mua hàng, đặc điểm đơn hàng Vĩnh Xuân sẽmua loại hình bảo hiểm thích hợp Bảo hiểm sẽ được mua ngay khi có hợp đồngnhập khẩu thông qua thư điện tử, và bên mua bảo hiểm xác nhận bằng hợp đồngmua bảo hiểm hàng hóa Chi tiết và điều khoản về mua bảo hiểm hàng hóa đượcquy định theo mẫu của bên bảo hiểm lưu tại hệ thống dữ liệu của công ty

- Theo dõi chứng từ hàng hóa

Căn cứ hợp đồng đã được ký kết, nhân viên xuất nhập khẩu lập tức cập nhật

lộ trình hàng về liên tục vào hệ thống dữ liệu của công ty Nhân viên xuất nhậpkhẩu liên tục liên lạc với nhà cung cấp hàng hóa, nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển

để biết tình trạng và lịch trình hàng về Có bất kỳ sai sót hay thay đổi nào thì nhânviên xuất nhập khẩu cần báo ngay cho trường phòng để có biện pháp xử lý

Tất cả bộ hồ sơ trên được chuẩn bị đầy đủ, kiểm tra chặt chẽ trình Giám đốc

ký xác nhận và chuyển cho nhân viên giao nhận chuẩn bị làm thủ tục hải quan đểnhận hàng

- Nhận hàng:

Nhân viên giao nhận có trách nhiệm mở tờ khai hải quan, phối hợp với hảiquan kiểm tra thực tế lô hàng nhập khẩu, có bất kỳ sai sót nào về số lượng và chủngloại báo với trưởng phòng để có biện pháp kịp thời khiếu nại nhà cung cấp Nếuthấy dấu hiệu bất thường nào của hàng hóa (không nguyên đai nguyên kiện, thùng

bị bóc, bị bẹp, bị rách, có dấu hiệu va đập…) cần thông báo ngay cho nhân viênxuất nhập khẩu phụ trách lô hàng, để yêu cầu nhà bảo hiểm đến kiểm định thựctrạng lô hàng và lập biên bản thực trạng lô hàng có xác nhận của bảo hiểm và các cơquan chức năng Nhân viên giao nhận có trách nhiệm bảo quản hàng hóa trong quátrình làm thủ tục hải quan và phối hợp vận chuyển hàng về kho theo quy định

- Nhận hàng vào kho

Mã SV: CQ511433

Ngay sau khi hàng về đến kho, nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu và nhânviên xuất nhập khẩu có trách nhiệm phối hợp cùng bộ phận giao nhận, thủ kho kiểmtra lại số lượng và chủng loại hàng hoá ghi trên biên bản nhận hàng về kho

Nếu hàng hoá được kiểm tra đúng với yêu cầu biên bản nhận hàng về kho thìcán bộ kiểm tra hàng sẽ ký và chuyển cho kế toán vật tư vào máy và làm phiếu nhậpkho

Truờng hợp hàng có dấu hiệu bị thất thoát, không đủ, không đúng yêu cầu thìnhân viên kiểm tra hàng sẽ phải thông báo ngay cho Trưởng phòng kinh doanh,nhân viên giao nhận ký xác nhận

- Bàn giao và lưu giữ chứng từ:

Ngay sau khi nhập hàng xong, nhân viên giao nhận phải chuyển toàn bộchứng từ nhận hàng cho nhân viên xuất nhập khẩu để photo chứng từlưu giữ.Bảnchứng từ gốc sẽ được chuyển ngay xuống kế toán xuất nhập khẩu lưu giữ tại hồ sơcông ty

Nhân viên giao nhận có trách nhiệm báo ngay chi phí nhập hàng phát sinhcho nhân viên xuất nhập khẩu thông báo cho kế toán xuất nhập khẩu tính giá bán

Bộ phận xuất nhập khẩu sẽ có trách nhiệm lưu trữ sổ theo dõi nhà cung cấp,danh sách nhà cung cấp và các biên bản báo cáo về nhà cung cấp

2.3 Thực trạng hoạt động nhập khẩu của công ty TNHH máy tính Vĩnh Xuân

2.3.1 Việc thực hiện quy trình nhập khẩu

- Yêu cầu của quá trình mua

Để đảm bảo hiệu quả cho hoạt động nhập khẩu nói riêng hay toàn bộ hoạtđộng kinh doanh của Vĩnh Xuân nói chung thì việc xác định yêu cầu mua hàng hóađóng vai trò quan trọng Hoạt động mua hàng hóa cần đảm bảo những yêu cầu cơbản sau đây:

Thứ nhất cần đúng số lượng mong muốn: Vĩnh Xuân xác định lượng nhậpkhẩu của mình nhằm đáp ứng tối ưu nhu cầu của khách hàng Dựa vào số lượng đơnđặt hàng, tốc độ tiêu thụ hàng hóa đó trên thị trường, cũng như tình hình hàng còntồn trong kho và đại lý Vĩnh Xuân cân đối con số từng chủng loại hàng

Thứ hai đúng chủng loại mong muốn: cần xem xét chủng loại phù hợp vớinhu cầu thị trường, có khả năng thỏa mãn nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất

Vĩnh Xuân luôn nhập khẩu những mặt hàng mới chính hãng, đúng với những dòngsản phẩm khách hàng đang yêu cầu, phù hợp xu thế tiêu dùng của thị trường

Thứ ba đúng chất lượng mong muốn: chất lượng là thứ mà khách hàng quantâm, việc Vĩnh Xuân cung cấp sản phẩm của các hãng nổi tiếng có thương hiệu , tuynhiên trong quá trình nhập khẩu cũng cần cân nhắc lựa chọn dòng sản phẩm có chấtlượng tối ưu

Thứ tư đúng thời điểm mong muốn: dòng sản phẩm linh kiện, thiết bị điện tử

có đặc tính là dễ thay đổi theo thời gian do sự phát triển không ngừng của khoa họccông nghệ, vì vậy việc nhập khẩu đúng thời điểm là yếu tố quyết định sống còn.Nếu mua chậm hơn sẽ mất cơ hội kinh doanh, sản phẩm mất giá trị và không cònhợp với xu thế và nhu cầu thị trường

Thứ năm là chi phí nhỏ nhất: giảm chi phí hoạt động nhập khẩu là điều kiệnquan trọng để có thể giảm bán sản phẩm, cung cấp sản phẩm với giá cả cạnh tranh

- Xác định nhu cầu mua

Để có thể đưa ra đơn đặt hàng với nhà cung ứng và thực hiện quá trình nhậpkhẩu thì trước hết cần xác định nhu cầu mua Nhu cầu mua ở đây 5 yếu tố để đó là:

số lượng, chủng loại, chất lượng, thời điểm, giá cả cũng như trả lời cho các câu hỏi:mua cái gì?; mua bao nhiêu?; bao giờ mua?; giá thế nào?

Để trả lời cho các câu hỏi đó Vĩnh Xuân xác định trên các tiêu chí:

Thứ nhất báo cáo tồn kho: Phụ trách sản phẩm sẽ căn cứ vào thời điểm cầnđặt hàng sau đó báo cáo số lượng hàng hiện còn tồn kho Hàng tồn kho ở đây là cảhàng tồn trong kho thực tế và hàng tồn kho trên kênh (đại lý).Phụ trách sản phẩmcòn phải báo cáo số lượng hàng đã đặt và đang trên đường về kho (on going), dựkiến ngày về rồi từ đó tính tổng lượng tồn kho

Mã SV: CQ511433

Bảng 2.2: Báo cáo tồn kho

Vĩnh Xuân, ngày 29 tháng 11 năm 2012Tên người làm báo cáo: Nguyễn Thùy Linh- Nhân viên quản lý sản phẩm

Tồn đang nhập (đã đặtnhưng chưa về)

Nguồn: Phòng phát triển thị trường

Thứ 2, báo cáo bán hàng: Chu kỳ vòng quay nhập hàng được Vĩnh Xuân quyđịnh là thời gian tính từ thời điểm quản lý sản phẩm đặt hàng đến thời điểm mà đơnhàng được nhập kho Chu kỳ vòng quay nhập hàng tùy thuộc vào từng mặt hàng vàphụ thuộc phương thức vận chuyển Căn cứ vào chu kỳ vòng quay của nhập hàngquản lý sản phẩm báo cáo bán hàng từng loại hàng hóa phải xác định các chỉ tiêu:nhập đầu kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ,

Thứ 3, lựa chọn nhà cung cấp: đảm bảo việc lựa chọn được nhà cung cấp có

uy tín, sản phẩm nhập khẩu đúng chủng loại yêu cầu, số lượng đầy đủ, giá cả nhậpkhẩu đáp ứng được các yêu cầu của thị trường trong nước đảm bảo tính hợp lý khoahọc cho việc luân chuyển và lưu giữ chứng từ mua hàng và nhập khẩu

Thứ 4, là kế hoạch kinh doanh: Căn cứ vào báo cáo tồn kho, báo cáo bánhàng, và báo giá của các nhà cung cấp, đồng thời dựa vào tình hình thực tế thịtrường người phụ trách sản phẩm sẽ lên kế hoạch kinh doanh cho từng sản phẩm

Kế hoạch kinh doanh gồm các mục cơ bản

+ Doanh số bán ra dự kiến gồm model, chủng loại

+ Các đơn hàng đã được xác định trước: Vĩnh xuân là một công ty có têntuổi, đặc biệt trong lĩnh vực cung cấp sản phẩm mang thương hiệu chất lượng cao

Từ đó,Vĩnh Xuân sẽ có thể là mối lưu tâm của nhiều khách hàng, khi họ có nhu cầu

họ sẽ tìm đến Vĩnh Xuân tìm hiểu thông tin, chính sách bán của công ty, giá cả và

có thê so sánh với những công ty khác để lựa chọn mua hàng tại công ty có mức giá

và điều kiện tốt nhất Hoặc thông qua mối quan hệ của các nhà quản trị, mối quan

hệ của nhân viên trong công ty khi tham gia các cuội hội thảo, gặp gỡ khách hàng,phát triển mối quan hệ sâu rộng hơn, khi đó Vĩnh Xuân sẽ là một cái tên tiếp tụcđược lưu tâm khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hoá

+ Doanh số dự kiến với các đại lý và từng vùng;

+ Chính sách bán hàng với các dòng sản phẩm chủ chốt;

+ Chính sách marketing, chính sách khuyến mại: Phòng phát triển thị trườnggiới thiệu sản phẩm đặc biệt là sản phẩm mới tới các đại lý, gợi mở nhu cầu, pháttriển dòng sản phẩm phân phối của Vĩnh Xuân Riêng đối sản phẩm mới, VĩnhXuân không thể đánh giá nhu cầu, hoặc sự đánh giá khó chuẩn xác, vì thứ nhấtkhách hàng chưa biết tới sản phẩm, thứ hai sản phẩm chưa được phân phối rộng rãi

và chưa có đủ thời gian để đánh giá sự thích thú của khách hàng đối với sản phẩm.Khi đó nhân viên phòng phát triển thị trường cụ thể là nhân viên quản lý sản phẩmđưa sản phẩm ra thị trường với tính thử nghiệm Qua sự giới thiệu chào hàng củanhà cung cấp, qua tìm hiểu của nhân viên quản lý sản phẩm, hay qua chính sách báncủa nhà cung cấp đối với sản phẩm mới, nhân viên quản lý sản phẩm đánh giá vàlựa chọn sản phẩm có tiềm năng phát triển Nhân viên quản lý sản phẩm sẽ nhậpmột lượng hàng nhỏ, lấy thông tin sản phẩm từ nhà cung cấp đồng thời chuyến sảnphẩm mẫu qua bên kỹ thuật đánh giá tính năng, tiêu chí kỹ thuật….để giới thiệu vớinhững đại lý , phát triển thị trường phân phối sản phẩm mới, đồng thời mở rộngdanh mục sản phẩm của công ty Đối với sản phẩm cũ, dựa trên tồn kho từng tháng

và báo giá từng tháng để đám phàn với khách hàng khi khách hàng có nhu cầu vàtìm đến Vĩnh Xuân

Mã SV: CQ511433

Mặt khác, trong từng giai đoạn Vĩnh Xuân đưa ra những hình thức khuyến

mại để nâng cao tốc độ tiêu thụ sản phẩm, điển hình như chương trình “Mua laptop

ASUS, rước xe đẹp đón xuân” hay “Tưng bừng Giáng Sinh, hái quà cùng ASUS’’ là

những chương trình được thực hiện với quy mô lớn trong thời gian Tết Nguyên Đán

2012 vừa qua

+ Chính sách đối với hàng tồn kho hiện tạira thị trường, giảm ứa đọng vốn+ Chính sách các đối thủ cạnh tranh của sản phẩm tương đương (giá;marketing; hỗ trợ đại lý)

Dựa vào các căn cứ trên: tồn kho thực tế, báo cáo bán hàng,dự kiến ngàyhàng về và kế hoạch kinh doanh, phụ trách sản phẩm lên đơn đặt hàng chi tiết theo

số lượng, chủng loại, đơn giá, ngày cần hàng

Sau đó đơn hàng đưa ra phải được sự ký duyệt của trưởng phòng và Giámđốc kinh doanh kèm theo báo cáo tồn kho, báo cáo bán hàng và phương án kinhdoanh đã được nêu trên để làm cơ sở được ký duyệt, và yêu cầu đối tác gửi chứng

từ hàng hóa trước khi hàng về chậm nhất là 1 ngày, yêu cầu nhà cung cấp hàng hóa,cung cấp dịch vụ vận chuyển chứng từ nhận hàng để chuẩn bị bộ chứng từ hoànchỉnh bao gồm: hóa đơn hàng hóa, hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, vậnđơn hàng hóa và các giấy tờ khác liên quan tới nhập hàng, đồng thời nhân viên xuấtnhập khẩu phải thông báo thời gian dự kiến hàng về cho phụ trách sản phẩm, nhânviên kinh doanh phân phối để lên kế hoạch phân phối hàng hóa; thông báo lịchtrình, thời gian, địa điểm chuyển hàng về kho cho Trưởng phòng giao vận và thủkho để chuẩn bị nhập hàng trước 4 tiếng làm việc.Tất cả bộ hồ sơ trên được chuẩn

bị đầy đủ, kiểm tra chặt chẽ rồi trình Giám đốc kinh doanh ký xác nhận và chuyểncho nhân viên giao nhận chuẩn bị làm thủ tục hải quan để nhận hàng

Ta có thể hiểu sâu hơn về cách mà Vĩnh Xuân xác định yêu cầu mua hànghóa ta theo dõi ‘phương án kinh doanh và đặt hàng của Công ty TNHH máy tínhVĩnh Xuân lập ngày 01/12/2012