Trong cơ cấu của công ty, phòng tham gia trực tiếp vào quá trình nhập khẩu là phòng phát triển thị trường, cụ thể hơn là hai bộ phân: bộ phận phụ trách sản phẩm và bộ phận xuất nhập khẩu. Theo quy trình nhập khẩu, tại mỗi bước trong quy trình sẽ có những bộ phận đảm nhận công việc khác nhau, theo tính chất chuyên môn được xác định cụ thể trên bảng
Bảng 2.8: Trách nhiệm công việc mỗi bộ phận trong quá trình nhập khẩu
Stt Trách nhiệm Nội dung
1 Phụ trách sản phẩm (PM) Yêu cầu mua hàng hóa
2 Nhân viên xuất nhập khẩu PI
3 Nhân viên xuất nhập khẩu Kiểm tra
4 Kế toán xuất nhập khẩu Thanh toán
5 Nhân viên xuất nhập khẩu Thuê forwarder
6 Nhân viên xuất nhập khẩu Mua bảo hiểm hàng hóa
7 Nhân viên xuất nhập khẩu Khai thong hải quan
8 Nhân viên xuất nhập khẩu Nhập hàng vào kho
9 Nhân viên xuất nhập khẩu, kế toán xuất nhập khẩu
Bàn giao và lưu giữ chứng t ừ
Nguồn: Phòng phát triển thị trường
Bộ phận quản lý sản phẩm ( PM): Tại Vĩnh Xuân bộ phận quản lý sản phẩm có 2 nhân viên, mỗi người sẽ đám nhận phụ trách nhóm dòng sản phẩm khác nhau cụ thể một nhân viên phụ trách về notebook một nhân viên phụ trách về linh kiện.
Tuy vậy khi tham gia quá trình nhập khẩu thì hai nhân viên có cùng nhiệm vụ chung: Đảm bảo và nâng cao chỉ tiêu doanh số của sản phẩm nhân viên kinh doanh phụ trách; đưa ra kế hoạch, chỉ tiêu phân phối theo tháng, quý, năm; thường xuyên theo dõi tồn kho và lên kế hoạch nhập hàng dự trù cho sản phẩm báo cáo Trưởng phòng; hàng tuần, hàng tháng làm báo cáo và theo dõi doanh số bán ra của sản phẩm; phân tích số liệu bán hàng,chất lượng sản phẩm và so sánh với các sản phẩm cạnh tranh khác từ đó đưa ra những phân tích và đánh giá để nâng cao doanh số bán hàng của sản phẩm; cập nhật thông tin về sản phẩm và liên lạc với các nhà cung cấp (chất lượng, giá cả, dịch vụ bảo hành …); nghiên cứu các dòng sản phẩm mới, cập nhật thông tin về sản phẩm, phối hợp cùng cán bộ kỹ thuật nhằm cung cấp các thông tin của sản phẩm cho khách hàng và kinh doanh phân phối; liên lạc và thông báo thường xuyên với các nhà cung cấp để biết được những dòng sản phẩm mới; thường xuyên theo dõi, liên lạc, quan tâm và hỗ trợ đại lý (theo dõi tồn kho, khả năng tiêu thụ của đại lý). Từ các nhiệm vụ cụ thể đó, Vĩnh Xuân đặt ra những yêu cầu về trình độ đối với nhân viên quản lý sản phẩm: cần phải tốt nghiệp Đại học khối Kinh tế; Kỹ thuật - hệ chính quy; có khả năng nắm bắt và phân tích thị trường, sản phẩm; đọc hiểu các tài liệu kỹ thuật bằng tiếng Anh, tiếng Anh giao tiếp tốt
Bộ phận xuất nhập khẩugồm có ba nhân viên đều đã qua đào tạo bậc đại học đảm nhiệm những công việc cụ thể.Một người đảm nhận công tác giao nhận hàng hóa và các thủ tục hải quan.Hai người còn lại thực hiện mọi công việc từ lúc đặt hàng đến lúc hàng về đến nơi nhận hàng theo quy định. Mỗi người sẽ đảm nhận trách nhiệm về một trong hai dòng sản phẩm: linh kiện và máy tính xách tay. Tuy được phân chia cụ thể công việc theo các dòng sản phẩm nhưng hai nhân viên này có thể linh hoạt làm công việc của nhau khi có trường hợp khẩn cấp phát sinh, đảm bảo cho quá trình xuất nhập khẩu của công ty diễn ra liên tục không bị gián đoạn. Để đảm bảo tất cả các nhân viên xuất nhập khẩu phối hợp làm việc để hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ của bộ phận Vĩnh Xuân đặt ra những yêu cầu sau: tốt nghiệp Đại học khối Kinh tế; chuyên ngành xuất nhập khẩu- hệ chính quy; có khả năng làm việc độc lập; Tiếng Anh tốt (tương đương bằng C Tiếng Anh); ngoài ra cần có tinh thần trách nhiệm cao, cần thận, linh hoạt nhạy bén.
Công việc được phân chia rõ ràng cho các nhân viên tạo sự độc lập khi làm việc, đặc biệt với hai nhân viên quản lý sản phẩm và hai nhân viên nhập khẩu phụ trách hai mảng sản phẩm sẽ am hiểu sâu về dòng sản phẩm mình phụ trách, nắm rõ hơn về thông tin nhà cung cấp, làm việc nhiều và am hiểu cách làm việc của nhà
Sinh viên: Đào Quỳnh Hoa 40
cung cấp cũng như các điểu khoản quy định của nhà cung cấp, của công ty và của pháp luật đối với sản phẩm mình phụ trách. Từ đó, tạo nên sự chuyên môn hóa mang tính hiệu quả.Tuy nhiên, các nhân viên trong mỗi bộ phận vẫn có sự hỗ trợ nhau trong làm việc đảm bảo cho hoạt động nhập khẩu của Vĩnh Xuân không bị gián đoạn.
Đặc biệt, theo quy định của công ty, nhân viên xuất nhập khẩu khi đảm nhiệm một đơn hàng thì sẽ chịu trách nhiệm về đơn hàng đó từ đầu đến cuối tức là từ lúc đặt hàng đến khi hàng về đến nơi nhận theo quy định của hợp đồng. Từ đó mọi người đảm nhiệm sẽ chủ động hơn, cũng như có tinh thần trách nhiệm cao hơn, cẩn thận thực hiện công việc, sự thống nhất cao trong quy trình thực hiện nhập khẩu, giảm thiểu sự sai lệch và rủi ro, tăng hiệu quả thực hiện.