Sản phẩm nhập khẩu của Vĩnh Xuân có đặc thù là hàng công nghệ thông tin- điện tử tin học nên vòng đời của sản phẩm không dài; thời gian yêu cầu nhanh chóng kịp thời và khả năng mất giá cao nên thời gian là vấn đề rất quan trọng. Vì vậy giải quyết được vấn đề thời gian và chi phí là vô cùng cần thiết.
- Xác định yêu cầu mua hàng hóa
Công ty Vĩnh Xuân cần phải đẩy mạnh phân tích, tìm kiếm thị trường nhà cung cấp. Với sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ, trên thị trường xuất hiện nhiều nhà cung cấp mới, nếu công ty chỉ tiếp tục giữ quan hệ với một số nhà đối tác nhất định thì chính công ty đã bỏ qua một thị trường nhà cung cấp rộng lớn có thể cung cấp cho Vĩnh Xuân những sản phẩm tốt hơn, chất lượng hơn, giá cả hợp lý hơn. Vì vậy, Vĩnh Xuân nên giữ mối quan hệ mật thiết với những nhà cung cấp hiện tại đồng thời tìm kiếm và quan hệ hợp tác với các nhà cung cấp mới trên thị trường.
Cạnh tranh trong cơ chế thị trường hiện nay khiến cho mọi doanh nghiệp đều phải tìm mọi cách để thu hút khách hàng đến với mình, khách hàng quyết định tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, hay nói cách khác, không có khách hàng sẽ đồng nghĩa với sự phá sản của doanh nghiệp. Vĩnh Xuân sau 15 năm năm thành lập và phát triển đã tạo nên thương hiệu và chỗ đứng trên thị trường. Với tên tuổi của mình Vĩnh Xuân đã là một điểm đến của nhiều khách hàng tới tìm hiểu thông tin và hợp tác, mua sắm hàng hóa khi có nhu cầu. Từ đó hình thành nguồn cầu khá lớn của thị trường dành cho Vĩnh Xuân, và công ty ngày càng có vị thế trên thị trường. Vì vậy Công ty cần có những biện pháp và chính sách để củng cố và phát triển hình ảnh, thương hiệu, chỗ đứng của mình trên thị trường: luôn cung cấp những sản phẩm có chất lượng, giá cả phù hợp, phù hợp thị yếu, chính sách bán hàng tối đa hóa lợi ích của khách hàng, đồng thơi khuyếch trương uy tín của công ty thông qua các hình thức quảng cáo, tham gia các hội thảo, mở các hội nghị khách hàng
Sinh viên: Đào Quỳnh Hoa 54
nhằm thu thập những ý kiến phản hồi từ phía khách hàng để có sự điều chỉnh lại hoạt động của công ty cho phù hợp.
Công ty cần đẩy mạnh tiếp thị trực tiếp nhằm củng cố lực lượng khách hàng quen thuộc đồng thời tìm kiếm khách hàng mới. Hay nói cách khác là phát triển thêm hoạt động của nhân viên phát triển thị trường, cụ thể hơn là nhân viên quản lý sản phẩm để gợi mở nhu cầu của nhiều khách hàng cũ cũng như tìm kiếm phát triển các thị trường mới, tối đa hóa nhu cầu của khách hàng trên thị trường.
Nhu cầu và xu hướng thị trường biến đổi từng ngày, đặc biệt với dòng sản phẩm điện tử sẽ thay đổi cùng với sự tiến bộ nhu vũ bão của công nghệ khoa học vì vậy việc nghiên cứu thị trường là một hoạt động quan trọng không thể thiếu của Vĩnh Xuân. Công ty sẽ thành công khi sử dụng những công cụ dự báo và dự báo được nhu cầu và xu hướng của thị trường trong tương lai. Vĩnh Xuân cần phát triển và hoàn thiện thêm hệ thống thu thập thông tin của mình sao cho có được thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời để công ty có được những quyết định đúng đắn trong kinh doanh, nắm bắt cơ hội, và phòng ngừa rủi ro. Vì vậy, công ty cần hoàn thiện hệ thống thông tin nội bộ (tình hình hàng tồn kho, tình hình bán hàng thông qua các biểu mẫu và các hệ thống phần mềm xử lý…) Đồng thời, công ty cần chủ động nắm bắt thông tin từ các nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, sự ra đời cũng như các đặc tính đặc biệt của các dòng sản phẩm mới, phát hiện nhu cầu của khách hàng thông qua điều tra, mối quan hệ...nắm rõ tình hình kinh tế, sự ổn định chính trị, đặc điểm văn hóa xã hội trong nước và các quốc gia có bạn hàng hợp tác của Vĩnh Xuân; nắm bắt thông tin về luật phát, chính sách của nhà nước và thế giới liên quan tới hoạt động xuất nhập khẩu của công ty
- Về ký kết PI
Nhân viên xuất nhập khẩu cần có tinh thần trách nhiệm, làm việc nghiêm túc, kiểm tra cẩn thận, tỷ mỉ PI theo nội dung đơn đặt hàng mà phía phụ trách nhập hàng đã gửi: đúng model, chủng loại, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng. Thao tác kiểm tra nên chính xác nhanh nhẹn để có thể nhanh chóng chuyển sang những giai đoạn tiếp theo.
- Về hợp đồng
Ngay cả khi Vĩnh Xuân mua hàng hóa của các đối tác quen thuộc thì công ty cũng nên thực hiện một cách đẩy đủ chu trình giao dịch thực hiện hợp đồng nhập khẩu.Trên thực tế Vĩnh Xuân có ít sự đàm phán giá với nhà cung cấp, nhà cung cấp
báo giá Vĩnh Xuân thường có xu hướng chấp nhận giá, chỉ khi nào có những đơn hàng lớn như cung cấp hàng hóa cho dự án thì Vĩnh Xuân mới đàm phán giá, đòi hỏi mức giá ưu đãi hơn. Việc công ty đi theo lối mòn có thể gây nhiều hạn chế, đồng thời với những sản phẩm có giá trị lớn thì giảm một tỷ lệ phần trăm về giá cũng có thể giúp cho Vĩnh Xuân tiết kiệm được một khoản không nhỏ. Vì vậy công ty nên chủ động đàm phán để tạo thêm nhiều điều kiện thuận lợi cho công ty.
Mặt khác là hoạt động kinh doanh ngoại thương, làm việc với nhà cung cấp ở quốc gia khác nên công ty cần am hiểu thông tin cả về điều kiện kinh tế- chính trị- văn hóa- xã hội của nước đó. Đồng thời công ty cần nhanh nhẹn nắm bắt thông tin về tình hình tài chính, những chính sách nhà cung cấp đưa ra trong từng giai đoạn; thông tin về nhu cầu thị trường trong nước, chính sách của đối thủ cạnh tranh, và dựa vào mối quan hệ của công ty với nhà cung cấp. Từ đó Vĩnh Xuân đàm phán để đưa ra những điều kiện thuận lợi nhất cho cả hai bên.
Việc thay đổi các điều khoản trong hợp đồng nên linh hoạt hơn. Theo nghiên cứu cho thấy các hợp đồng thường có form chung, sự thay đổi các điều khoản trong hợp đồng thường là không có. Tuy nhiên theo từng giai đoạn, thời kỳ , sự biến động của thị trường, sự thay đổi của luật pháp, hay là thế mạnh của Vĩnh Xuân thay đổi thì Vĩnh Xuân nên thỏa thuận để có những hợp đồng có nhiều điểu khoản linh hoạt tối đa hóa lợi ích của cả hai bên.
- Thuê vận tải
Việc giành được hợp đồng FOB không những mang lại vị thế chủ động của Vĩnh Xuân, mà còn thúc đẩy sự phát triển của các ngành cung cấp dịch vụ trong nước như vận chuyển, bảo hiểm…Vì vậy Vĩnh Xuân nên đàm phán với nhà cung cấp để có thể có hợp đồng nhập khẩu hàng hóa theo FOB.
Thứ hai Vĩnh Xuân cần có thêm mối quan hệ với các công ty cung câp dịch vụ vận chuyển.Việc Vĩnh Xuân có hai nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển là tương đối hợp lý, tuy nhiên nên có thêm mối quan hệ hợp tác thêm với các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển khác.Khi đó tại mỗi tuyến đường và phương thức vận chuyển Vĩnh Xuân sẽ đều có cơ hội lựa chọn và nhận được dịch vụ và chi phí hợp lý nhất. Khi Vĩnh Xuân có thêm nhà cung cấp thì khi chọn bất kỳ hình thức vận chuyển bằng đường không hay đường biển thì đều có cơ hội được so sánh lựa chọn sao cho tối đa hóa lợi ích của công ty và không bị phụ thuộc vào một nhà vận chuyển, có thể gây gián đoạn cho quá trình nhập khẩu.
Sinh viên: Đào Quỳnh Hoa 56
Thứ ba việc cung cấp thông tin cho bên vận tải về số hợp đồng, địa chỉ người bán, người liên hệ, chi tiết lô hàng và yêu cầu vận chuyển phải kịp thời và chính xác. Nhân viên xuất nhập khẩu phải thật cần thận khi cung cấp thông tin, tránh sự sai lệch mà gây ra những sai sót không đáng có.Điều này phụ thuộc nhiều vào năng lực và tinh thần trách nhiệm của nhân viên. Sau khi cung cấp thông tin nhân viên xuất nhập khẩu cần yêu cầu đối tác xác nhận lại việc đặt chỗ trước trên chuyến hàng bằng thư điện tử
Ngoài ra nhân viên xuất nhập khẩu cũng không ngừng nắm bắt thông tin về tình hình chính trị của nước cung cấp, nước mình, chế độ luật pháp cũng như giá cả vận chuyện, giá cước vận tải, theo dõi tình hình biến động và xu hướng biến động đưa ra các so sánh giữ các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển để có thể có những lựa chọn phù hợp hơn.
- Mua bảo hiểm hàng hóa:Vĩnh Xuân đã có sự cân nhắc và so sánh để chọn được nhà cung cấp bảo hiểm phù hợp và tốt nhất cho mình. Vĩnh Xuân ký hợp đồng theo năm với Bảo Việt để không cần phải ký hợp đồng và đàm phán điều khoản thường xuyên vì mật độ công ty nhập khẩu là rất lớn Vĩnh Xuân sẽ tiết kiệm được thời gian. Mặt khác với việc ký kết hợp đồng dài hạn như vậy Vĩnh Xuân sẽ được hưởng những điều khoản thuận lợi, ưu đãi từ phía Bảo Việt. Tuy nhiên, dù ký hợp đồng theo năm, nhưng đối với từng đợt hàng nhập khẩu Vĩnh Xuân lại có cơ hội lựa chọn lại loại hình bảo hiểm phù hợp Vĩnh Xuân nên tiếp tục giữ và phát triển mối quan hệ với Bảo Việt và cách thức mua bảo hiểm
Việc giải quyết vấn đề thất thoát công ty đã quy định chặt chẽ và có hướng giải quyết cụ thể cho từng trường hợp. Các nhà quản trị và nhân viên tham gia quá trình nhập khẩu cần bám sát vào nội quy việc giải quyết các vấn đề để có tinh thần trách nhiệm hoàn thành công việc có hiệu quả nhất, tuy nhiên cũng cần có sự linh hoạt trong cách xử lý.
- Thanh toán: Công ty nên mở tài khoản ở tất cả các ngân hàng. Thứ nhất là để tạo được mối quan hệ với các ngân hàng, thuận lợi cho việc huy động vốn.Thứ hai có thêm nhiều lựa chọn sử dụng dịch vụ của các ngân hàng.Các ngân hàng sẽ cạnh tranh với nhau tạo điều kiện cho công ty được hưởng những điều kiện thuận lợi nhất.Thứ ba là thuận tiện cho việc thanh toán của công ty với các nhà cung cấp, cũng như thuận tiện cho khách hàng mua sắm hàng hóa của công ty.Khách hàng có thẻ ở bất kỳ ngân hàng nào cũng có thể mua hàng hóa của Vĩnh Xuân và thanh toán thông qua thẻ tín dụng.
- Khai hải quan: Vĩnh Xuân nên chủ động hơn nữa trong quá trình tiếp nhận, sử dụng thông tin, nên tìm hiểu kỹ quy định pháp luật về vấn đề khai báo hải quan. Công ty tiếp tục áp dụng hình thức khai hải quan điện tử, cập nhập và sử dụng những phần mềm hiện đại thuận tiện hơn.Đồng thời, công ty tiếp tục lưu trữ các thông tin hải quan, hồ sơ hải quan trong quá khứ để giúp doanh nghiệp giảm bớt khó khăn khi khai hải quan với những lô hàng tương tự nhau.