Nguồn: Phòng phát triển thị trường
2.2.2. Quy trình nhập khẩu sản phẩm
- Yêu cầu mua hàng hóa
Sinh viên: Đào Quỳnh Hoa 22
Mã SV: CQ511433
Nhận hàng
-
Đàm phán
Thanh toán
Thuê nhà cung ứng vận tải
Nhận hàng
Nhập hàng vào kho
Theo dõi và chuẩn bị chứng từ nhận hàng Hợp đồng
P.I
+ -
Phụ trách sản phẩm (product management) dựa vào nhu cầu thị trường, giá cả các mặt hàng, hàng hóa còn tồn kho, tình trạng tiêu thụ các mặt hàng, kế hoạch kinh doanh từ đó đưa ra yêu cầu mua các mặt hàng cụ thể. Phụ trách sản phẩm lấy xác nhận duyệt của giám đốc kinh doanh và chuyển cho nhân viên xuất nhập khẩu. Nhân viên xuất nhập khẩu sẽ liên hệ với đối tác để đặt hàng qua phương thức thư điện tử.
- Ký kết PI ( Proforma Invoice – hóa đơn chiếu lệ )
Sau khi nhân viên xuất nhập khẩu liên hệ với đối tác để đặt hàng, bên đối tác gửi lại PI để xác nhận. Để xác nhận lại đơn hàng này nhân viên xuất nhập khẩu sẽ kiểm tra PI theo nội dung đơn đặt hàng đã gửi đúng model, chủng loại, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng. Nếu có sự khác nhau giữa PI và đơn đặt hàng thì nhân viên xuất nhập khẩu cần báo ngay lại với phụ trách nhập hàng để kiểm tra, xác định và thông báo lại với đối tác.
- Hợp đồng
Căn cứ PI đã được ký kết, ngay trong ngày ký PI, nhân viên xuất nhập khẩu làm hợp đồng và gửi cho đối tác. Sau khi đối tác ký xác nhận và ký đóng dấu gửi lại cho bên xuất nhập khẩu, nhân viên xuất nhập khẩu trình cho Giám đốc kinh doanh ký, đồng thời copy bản hợp đồng thành 4 bản và gửi cho bên kế toán làm thủ tục thanh toán, bản còn lại lưu làm hồ sơ. Bên cạnh đó nhân viên xuất nhập khẩu còn phải thông báo với kế toán xuất nhập khẩu về thời gian và số tiền chuyển theo hợp đồng đã xác định.
- Thanh toán
Sau khi nhận được thông báo của nhân viên xuất nhập khẩu bên kế toán có trách nhiệm chuyển tiền theo nội dung thông báo và thời gian yêu cầu của nhân viên xuất nhập khẩu. Nếu có sự thay đổi nào cần báo lại cho nhân viên xuất nhập khẩu, phụ trách sản phẩm, trưởng phòng kinh doanh để có phương án xử lý kịp thời. Kế toán sau khi chuyển tiền thành công cần xác nhận việc chuyển tiền thông qua điện chuyển tiền (T/T) bằng cách chuyển ngay T/T cho nhân viên xuất nhập khẩu.Nhân viên xuất nhập khẩu lại gửi ngay T/T cho bên đối tác để thông báo cho đối tác biết hợp đồng đã được thanh toán.Trên T/T phải có số PI, thời gian chuyển tiền, lưu T/T để làm thủ tục nhập hàng sau này.
- Thuê phương tiên vận tải
Theo điều kiện giao hàng, nhân viên xuất nhập khẩu phải lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ vận tải, dựa trên các tiêu chí: an toàn, nhanh chóng, giá cả phù hợp. Khi chọn được nhà cung ứng vận tải rồi, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ cung cấp cho bên
vận tải thông tin về số hợp đồng, địa chỉ người bán, người liên hệ và chi tiết lô hàng, yêu cầu vận chuyển để bên vận chuyển nắm rõ thông tin và thực hiện vận chuyển hàng hóa. Hàng tháng nhân viên xuất nhập khẩu cập nhật giá cước vận tải của các nhà cung ứng vận tải và lưu lại trong hệ thống dữ liệu của công ty
- Mua bảo hiểm hàng hóa
Công ty sẽ mua bảo hiểm hàng hóa cho những lô hàng có giá trị từ 5.000 USD trở lên.Tùy thuộc vào thời điểm mua hàng, đặc điểm đơn hàng Vĩnh Xuân sẽ mua loại hình bảo hiểm thích hợp. Bảo hiểm sẽ được mua ngay khi có hợp đồng nhập khẩu thông qua thư điện tử, và bên mua bảo hiểm xác nhận bằng hợp đồng mua bảo hiểm hàng hóa. Chi tiết và điều khoản về mua bảo hiểm hàng hóa được quy định theo mẫu của bên bảo hiểm lưu tại hệ thống dữ liệu của công ty.
- Theo dõi chứng từ hàng hóa
Căn cứ hợp đồng đã được ký kết, nhân viên xuất nhập khẩu lập tức cập nhật lộ trình hàng về liên tục vào hệ thống dữ liệu của công ty. Nhân viên xuất nhập khẩu liên tục liên lạc với nhà cung cấp hàng hóa, nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển để biết tình trạng và lịch trình hàng về. Có bất kỳ sai sót hay thay đổi nào thì nhân viên xuất nhập khẩu cần báo ngay cho trường phòng để có biện pháp xử lý.
Tất cả bộ hồ sơ trên được chuẩn bị đầy đủ, kiểm tra chặt chẽ trình Giám đốc ký xác nhận và chuyển cho nhân viên giao nhận chuẩn bị làm thủ tục hải quan để nhận hàng
- Nhận hàng:
Nhân viên giao nhận có trách nhiệm mở tờ khai hải quan, phối hợp với hải quan kiểm tra thực tế lô hàng nhập khẩu, có bất kỳ sai sót nào về số lượng và chủng loại báo với trưởng phòng để có biện pháp kịp thời khiếu nại nhà cung cấp. Nếu thấy dấu hiệu bất thường nào của hàng hóa (không nguyên đai nguyên kiện, thùng bị bóc, bị bẹp, bị rách, có dấu hiệu va đập…) cần thông báo ngay cho nhân viên xuất nhập khẩu phụ trách lô hàng, để yêu cầu nhà bảo hiểm đến kiểm định thực trạng lô hàng và lập biên bản thực trạng lô hàng có xác nhận của bảo hiểm và các cơ quan chức năng. Nhân viên giao nhận có trách nhiệm bảo quản hàng hóa trong quá trình làm thủ tục hải quan và phối hợp vận chuyển hàng về kho theo quy định
- Nhận hàng vào kho
Ngay sau khi hàng về đến kho, nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu và nhân viên xuất nhập khẩu có trách nhiệm phối hợp cùng bộ phận giao nhận, thủ kho kiểm tra lại số lượng và chủng loại hàng hoá ghi trên biên bản nhận hàng về kho
Sinh viên: Đào Quỳnh Hoa 24
Nếu hàng hoá được kiểm tra đúng với yêu cầu biên bản nhận hàng về kho thì cán bộ kiểm tra hàng sẽ ký và chuyển cho kế toán vật tư vào máy và làm phiếu nhập kho.
Truờng hợp hàng có dấu hiệu bị thất thoát, không đủ, không đúng yêu cầu thì nhân viên kiểm tra hàng sẽ phải thông báo ngay cho Trưởng phòng kinh doanh, nhân viên giao nhận ký xác nhận.
- Bàn giao và lưu giữ chứng từ:
Ngay sau khi nhập hàng xong, nhân viên giao nhận phải chuyển toàn bộ chứng từ nhận hàng cho nhân viên xuất nhập khẩu để photo chứng từlưu giữ.Bản chứng từ gốc sẽ được chuyển ngay xuống kế toán xuất nhập khẩu lưu giữ tại hồ sơ công ty.
Nhân viên giao nhận có trách nhiệm báo ngay chi phí nhập hàng phát sinh cho nhân viên xuất nhập khẩu thông báo cho kế toán xuất nhập khẩu tính giá bán
Bộ phận xuất nhập khẩu sẽ có trách nhiệm lưu trữ sổ theo dõi nhà cung cấp, danh sách nhà cung cấp và các biên bản báo cáo về nhà cung cấp.