Hoàn thiện quy trình nhập khẩu sách báo của công ty Xunhasaba.DOC

Hoàn thiện quy trình nhập khẩu sách báo của công ty Xunhasaba

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 4

Chương 1: Một số vấn đề chung về quy trình nhập khẩu 7

1 Giới thiệu quy trình nhập khẩu 7

1.1 Khái niệm nhập khẩu 7

1.2 Quy trình nhập khẩu 7

1.3 Các bước tiến hành trong quy trình nhập khẩu 8

1.3.1 Nghiên cứu thị trường 9

1.3.2 Công tác chuẩn bị ký kết hợp đồng 14

1.3.3 Đàm phán ký kết hợp đồng 15

1.3.4 Ký kết hợp đồng 18

1.3.5 Thực hiện hợp đồng 25

2 Các yếu tố đánh giá quy trình nhập khẩu 31

2.1 Bảo đảm thuận lợi cho hoạt động nhập khẩu 31

2.2 Bảo đảm hiệu quả 32

2.3 Yêu cầu gắn quy trình nhập khẩu với nhu cầu và đáp ứng kịp thời nhu cầu củadoanh nghiệp 33

2.4 Tổng thời gian thực hiện quy trình 33

2.5 Phối hợp các bước trong quy trình 34

2.6 Mức độ hoàn thành mỗi bước trong quy trình 35

3 Các yếu tố ảnh hưởng quy trình nhập khẩu 36

3.1 Ảnh hưởng của chính sách pháp luật và các cơ quan Nhà nước 36

3.2 Ảnh hưởng của hệ thống thông tin 37

3.3 Ảnh hưởng tổ chức quy trình làm việc 37

3.4 Ảnh hưởng do mối quan hệ bạn hàng 38

3.5 Ảnh hưởng của tỷ giá hối đoái và tỷ suất ngoại tệ hàng nhập khẩu 39

3.6 Ảnh hưởng từ sự biến động thị trường trong và ngoài nước 39

Chương 2: Thực trạng quy trình nhập khẩu sách báo của công ty Xunhasaba

40

1 Quá trình hình thành, phát triển và đặc điểm hoạt động kinh doanh của công tyXunhasaba 40

1.1 Giới thiệu công ty 40

1.2 Quá trình hình thành của Công ty Xunhasaba 40

1.3 Chức năng nhiệm vụ của Công ty Xunhasaba 42

1.4 Cơ cấu, tổ chức và nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu 43

2 Đặc điểm của ngành kinh doanh xuất bản phẩm 43

2.1 Khái niệm xuất bản phẩm 43

2.2 Đặc điểm ngành kinh doanh xuất bản phẩm – loại hàng hóa đặc biệt 44

2.3 Nhu cầu và thị truờng kinh doanh nhập xuất bản phẩm 47

2.4 Môi truờng kinh doanh xuất bản phẩm 49

3 Thực trạng quy trình nhập khẩu của Xunhasaba 52

3.1 Nghiên cứu thị trường 52

3.2 Định giá cho các xuất bản phẩm nhập khẩu 53

3.3 Đặt hàng và ký kết hợp đồng nhập khẩu 53

3.4 Thực hiện hợp đồng nhập khẩu gồm 4 khâu 54

3.4.1 Xin giấy phép nhập khẩu 54

3.4.2 Thuê phương tiện nhập khẩu 54

3.4.3 Làm thủ tục hải quan và nhận hàng 55

3.4.4 Thanh toán và khiếu nại 55

3.5 Cơ cấu và quy mô nhập khẩu 56

3.6 Các nhà cung cấp 58

3.7 Thị trường trong nước và khách hàng 60

4 Các yếu tố đánh giá quy trình nhập khẩu của Xunhasaba 62

4.1 Bảo đảm thuận lợi cho hoạt động nhập khẩu 62

4.2 Tổng thời gian thực hiện quy trình 62

4.3 Phối hợp các bước trong quy trình 63

4.4 Mức độ hoàn thành mỗi bước trong quy trình 63

4.5 Mức độ hài lòng của khách hàng 64

5 Các yếu tố ảnh hưởng quy trình nhập khẩu của Xunhasaba 64

5.1 Các nhân tố văn hóa xã hội, thị hiếu tiêu dùng 64

5.2 Các nhân tố về chính sách của Nhà nước và luật pháp 65

5.3 Nhu cầu khách hàng và trình độ dân trí 66

5.4 Ảnh hưởng do mối quan hệ bạn hàng 67

5.5 Ảnh hưởng tổ chức quy trình làm việc 68

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quy trình nhập khẩu sách báo của công tyXunhasaba 69

1 Mục tiêu, phương hướng phát triển của Công ty Xunhasaba trong những năm tới 69

1.1 Chiến lược kinh doanh của Công ty Xunhasaba 70

1.2 Mở rộng kinh doanh phát triển thị trường 70

1.3 Tổ chức quản lý và chuyên môn nghiệp vụ 72

2 Một số giải pháp cơ bản hoàn thiện quy trình nhập khẩu sách báo của Công ty Xunhasaba 74

2.1 Cơ sở đưa ra giải pháp 74

2.2 Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại Công ty xuất nhập khẩu sách báo Xunhasaba 75

Kết luận 86

Tài liệu tham khảo 87

PHẦN MỞ ĐẦU

Trong quá trình hội nhập nền kinh tế thế giới của chúng ta ngày nay, đấtnước ta đã thu được nhiều thành quả to lớn về chính trị, ngoại giao, kinh tế, vănhoá, xã hội Đó là những cơ sở cho sự phát triển bền vững của đất nước ta để vữngbước trong một thiên niên kỷ mới

Một trong những nhiệm vụ hết sức quan trọng của chúng ta là “ Từ nay đếnnăm 2020 phải phấn đấu xây dựng nước ta cơ bản trở thành nước công nghiệp,khoa học và công nghệ phải trở thành nền tảng và động lực cho công nghiệp hoá -hiện đại hoá đất nước” Xuất bản phẩm là một trong những công cụ góp phần thựchiện nhiệm vụ này Sách báo cùng với chiến lược giáo dục và đào tạo đó và đanggóp phần quan trọng trong thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hoá- hiện đạihoá đất nước ta.

Kinh doanh xuất bản phẩm là một khâu trong quá trình xuất bản Đây làmột loại hình kinh doanh đặc biệt bởi đối tượng kinh doanh là hàng hóa đặcbiệt ,những sản phẩm mang giá trị cao về văn hóa con người và thiên nhiên, là kếttinh của những điều con người khám phá đuợc trên thế giới xung quanh Doanhnghiệp kinh doanh xuất bản phẩm, do vậy phải bảo đảm sự đóng góp cho xã hội vàhiệu quả kinh tế của mình

Công ty xuất nhập khẩu sách báo là một doanh nghiệp Nhà nước có quy môvừa Ngoài hiệu quả kinh tế mà hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu sách báomang lại, công ty luôn thực hiện tốt nhiệm vụ tuyên truyền chính trị đối ngoại, gópphần giao lưu văn hoá trong khu vực và quốc tế

Nhận thức được ý nghĩa, vai trò quan trọng của hoạt động kinh doanh nhậpkhẩu sách báo của công ty trong giai đoạn hiện nay, đặc biệt là hoạt động nhập

khẩu, Em chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình nhập khẩu sách báo của công ty

Xunhasaba” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chuyên đề sẽ nghiên cứu tình

hình kinh doanh nhập khẩu xuất bản phẩm trong thời gian gần đây nhằm có đượcnhững đánh giá cần thiết về thực trạng cũng như đề xuất một số giải pháp gópphần hoàn thiện quy trình nhập khẩu sách báo của công ty.

Bản chuyên đề được trình bày trong ba chương:

Chương I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU Chương II: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬP KHẨU SÁCH BÁO

CỦA CÔNG TY XUNHASABA.

Chương III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨUSÁCH BÁO CỦA CÔNG TY XUNHSABA

Hoạt động kinh doanh nhập khẩu sách báo tại công ty Xunhasaba trong cơchế thị trường hiện nay rất đa dạng và phức tạp Do khả năng nghiên cứu cũngnhiều hạn chế, thời gian lại ngắn, bằng những kiến thức, lý luận cũng rất giới hạn,khi tiến hành nghiên cứu đề tài này, em tin chắc rằng chuyên đề không thể tránhkhỏi những thiếu sót Em rất mong được các thày cô giáo trong khoa Kinh tế vàKinh doanh Quốc tế trường Đại học Kinh tế quốc dân cũng như các anh chị đồngnghiệp trong công ty Xunhasaba chỉ bảo để bản chuyên đề được hoàn thiện hơnnữa

Nhân đây, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới thầy giáo TS Mai ThếCường cũng như các cán bộ công ty Xunhasaba đã nhiệt tình giúp đỡ động viênem để hoàn thành bản chuyên đề này.

Mục đích nghiên cứu đề tài:Từ thực trạng quy trình nhập khẩu sách báo

của công ty Xunhasaba, phân tích, đánh giá, tìm ra các yếu tố ảnh hưởng tác độnglên quy trình nhập khẩu từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện quy trình nhập khẩucủa công ty.

Đối tượng nghiên cứu: Chuyên đề này tập trung nghiên cứu hoàn thiện

quy trình nhập khẩu sách báo của Xunhasaba

Phương pháp nghiên cứu:

Các phương pháp nghiên cứu tôi đã sử dụng để thực hiện chuyên đề này:

+Thông tin, số liệu được thu thập từ các tài liệu sẵn có trong công ty, các nguồn tàiliệu về công ty và các vấn đề liên quan từ các nguồn trên Internet, các website cóuy tín, các bài báo và tài liệu đã được xuất bản liên quan đến công ty Các tư liệunày được phân loại vào các nhóm đề mục đã nêu ra trong chuyên đề.

+Các buổi phỏng vấn các khách hàng lẻ, các đơn vị mua sách từ công ty, các cánbộ nhập khẩu trong công ty và các cán bộ liên quan khác Tôi đã ghi chép lại cácthông tin liên quan và phân loại thông tin theo các đề mục như trên để tiện choviệc thống kê và rút ra kết luận kết hợp với phân tích và tổng hợp báo cáo tài chínhcủa công ty

Bảng biểu và Sơ đồ:

+Qua phân tích, tổng hợp báo cáo tổng kết của Xunhasaba lập 2 bảng: Bảng 1: Chủng loại hàng nhập khẩu của Xunhasaba (2003-2007) (tr57) Bảng 2: Cơ cấu khách hàng trong nước (tr61)

+ Tổng hợp từ tư liệu trong giáo trình kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương và một số tài liệu về marketing :

Sơ đồ 1: Các bước thực hiện hợp đồng XK thanh toán bằng phương thức thư tín dụng L/C (tr26)

Sơ đồ 2: Các bước thực hiện hợp đồng xuất khẩu thanh toán bằng phương thức thưtín dung L/C (tr26)

Sơ đồ 3: Các bước thực hiện nghiên cứu thị trường (tr78)

Chương I: Một số vấn đề chung về quy trình nhập khẩu

1 Giới thiệu quy trình nhập khẩu :

1.1 Khái niệm nhập khẩu :

Theo lý luận thương mại quốc tế, nhập khẩu là việc quốc gia này mua hànghóa và dịch vụ từ quốc gia khác Nói cách khác, đây chính là việc nhà sản xuấtnước ngoài cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho người cư trú trong nước Tuy nhiêntheo cách thức biên soạn cán cân thanh toán của IMF, chỉ có việc mua các hànghóa hữu hình mới được coi là nhập khẩu và đưa vào mục cán cân thương mại Cònviệc mua dịch vụ được tính vào cán cân phi thương mại (nguồn:www.wikipedia.com).

1.2 Quy trình nhập khẩu :

Quy trình nhập khẩu là một quá trình bao gồm các bước cần được thực hiệnđể mua hàng hóa và dịch vụ từ quốc gia này sang quốc gia khác, Quy trình nhậpkhẩu gồm nhiều bước thực hiện, mỗi bước là một mắt xích trong quy trình, đòi hòimỗi mắt xích phải hoàn thành đúng đắn và hiệu quả vì sức mạnh của một quy trìnhnằm ở mắt xích yếu nhất của quy trình đó.

Nhập khẩu là một hoạt động quan trọng của thương mại Quốc tế, nó có tácđộng trực tiếp và quyết định tới sản xuất, đời sống của mỗi Quốc gia Nhập khẩucho phép khai thác tiềm năng thế mạnh của các nước trên thế giới, bổ sung nhữnghàng hoá mà trong nước không sản xuất được, sản xuất không đáp ứng được nhucầu hoặc thay thế hàng hoá mà trong nước có thể sản xuất được nhưng không hiệuquả, làm cho thị trường hàng hoá trong nước phong phú về chủng loại, quy cáchvà đáp ứng tốt hơn nhu cầu tiêu dùng của xã hội Với tính bổ sung và thay thế, nếunhập khẩu được thực hiện tốt sẽ tác động tích cực đến sự phát triển kinh tế trongnước.

Nhập khẩu là chiếc cầu nối thông suốt nền kinh tế trong nước với nền kinhtế thế giới, tạo điều kiện cho phân công lao động và hợp tác quốc tế, phát huy lợithế so sánh của mỗi quốc gia trên cơ sở chuyên môn hoá sản xuất Nhập khẩu tạođiều kiện mở mang dân trí, tiếp cận nền công nghiệp hiện đại của các nước pháttriển, tiếp thu tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ trên thế giới và áp dụng nó vàosản xuất nhằm hiện đại hoá nền kinh tế đất nước, tạo ra một năng lực sản xuấtmới, tiết kiệm được chi phí sản xuất và thời gian lao động.

Thông qua nhập khẩu, khả năng sản xuất và tiêu dùng của đất nước đượcnâng lên, nhu cầu thị trường trong nước được đáp ứng Đồng thời nhập khẩu tạo ramột động lực cho sản xuất trong nước phát triển bằng sự cạnh tranh giữa hàng nộivà hàng ngoại Để tồn tại các nhà sản xuất trong nước phải vươn lên, nâng caochất lượng sản phẩm và dịch vụ phục vụ khách hàng Sự cạnh tranh sẽ loại bỏ cácđơn vị kinh doanh kém hiệu quả, đưa sản xuất trong nước đi lên vững vàng.

Hoạt động nhập khẩu được khẳng định cùng với sự phát triển của nền kinh tế Đặc biệt trong xu thế quốc tế hoá và toàn cầu hoá hiện nay, vai trò của nhập khẩu đối với nền kinh tế nước ta được thể hiện ở các khía cạnh sau.

- Nhập khẩu thúc đẩy quá trình xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật chuyển dịch cơcấu kinh tế theo hướng đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.- Nhập khẩu bổ sung kịp thời những mất cân đối của nền kinh tế, đảm bảo một

sự phát triển cân đối và ổn định, khai thác tối đa tiềm năng và khả năng củanền kinh tế vào vòng quay kinh tế.

- Nhập khẩu vừa đảm bảo đầu vào cho sản xuất vừa đáp ứng nhu cầu trực tiếpcủa nhân dân về hàng tiêu dùng, tạo việc làm ổn định cho người lao động gópphần cải thiện và nâng cao khả năng tiêu dùng, mức sống của dân cư.

- Nhập khẩu có vai trò tích cực thúc đẩy sản xuất phát triển góp phần nâng caochất lượng hàng xuất khẩu, tạo môi trường thuận lợi cho xuất khẩu hàng Việtnam ra nước ngoài, đặc biệt là nước xuất khẩu.

1.3 Các bước tiến hành trong quy trình nhập khẩu

Xuất nhập khẩu là việc mua bán hàng hoá với nước ngoài nhằm phục vụhoạt động sản xuất kinh doanh và tiêu dùng Song hoạt động mua bán ở đây cónhững nét riêng phức tạp hơn trong nước như giao dịch với các doanh nghiệp, cáctổ chức, các cá nhân có quốc tịch khác nhau, thị trường rộng lớn khó kiểm soát,mua bán qua trung gian chiếm tỷ trọng cao, đồng tiền thanh toán bằng ngoại tệmạnh, hàng hoá vận chuyển qua biên giới…

Hoạt động nhập khẩu được tổ chức thực hiện với nhiều nghiệp vụ nhiềukhâu từ nghiên cứu thị trường, lựa chọn hàng hoá nhập khẩu, thương nhân giaodịch, tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng, tổ chức thực hiện hợp đồng, giải quyếttranh chấp (nếu có) Mỗi khâu, mỗi nghiệp vụ này phải được nghiên cứu đầy đủ kỹlưỡng và trong mối quan hệ lẫn nhau, tranh thủ nắm bắt những lợi thế nhằm đảmbảo hiệu quả cao nhất, phục vụ kịp thời cho sản xuất và tiêu dùng trong nước.

Đối với người tham gia hoạt động nhập khẩu trước khi thực hiện các nghiệpvụ phải nghiên cứu nắm được các thông tin về nhu cầu hàng hoá, thị hiếu, tậpquán tiêu dùng, khả năng mở rộng sản xuất, giá cả và xu hướng biến động của nó.Những điều đó phải trở thành nếp thường xuyên trong tư duy các nhà kinh doanhnhập khẩu để nắm bắt được những cơ hội trong kinh doanh thương mại quốc tế.

1.3.1 Nghiên cứu thị trường:

Nghiên cứu thị trường là một việc làm cần thiết đầu tiên đối với bất kỳ mộtdoanh nghiệp nào muốn tham gia vào thương mại Quốc tế Theo nghĩa rộngnghiên cứu thị trường là quá trình điều tra để tìm triển vọng bán hàng cho mộthàng hoá hay một nhóm hàng hoá cụ thể và phương pháp thực hiện mục tiêu đó.Nghiên cứu thị trường trong kinh doanh thương mại Quốc tế bao gồm một loạt cácthủ tục và kỹ thuật được đưa ra nhằm giúp cho các nhà kinh doanh có đầy đủthông tin cần thiết để đưa ra những quyết định chính xác về marketing Đó là cảmột quá trình tìm kiếm khách quan có hệ thống và sự phân tích thông tin Ngoàiviệc nắm vững tình hình trong nước và đường lối chính sách luật pháp của các

quốc gia có liên quan đến hoạt động ngoại thương, doanh nghiệp còn phải nhậnbiết mặt hàng nhập khẩu và nắm vững thị trường ngoài nước.

a Nghiên cứu thị trường trong nước

Nghiên cứu thị trường trong nước nhằm chọn mặt hàng kinh doanh có lợinhất, kết hợp với việc nghiên cứu thị trường ngoài nước nó sẽ giúp các nhà kinhdoanh XNK trả lời hai câu hỏi chính: Nhập khẩu mặt hàng gì và xuất khẩu mặthàng gì là có lợi nhất Muốn thực hiện được thì các nhà XNK phải làm rõ các câuhỏi sau:

- Nhu cầu hàng hoá trong nước; mặt hàng gì là cần nhất và có xu hướng là sẽ cómột lượng cầu lớn nhất? Nếu kỹ hơn thì cả về quy cách, chủng loại, mẫu mã,bao bì Càng có nhiều thông tin chi tiết về các yêu cầu này thì càng có lợi chocác nhà kinh doanh xác định đúng chiến lược kinh doanh của mình Tình hìnhmặt hàng đó như thế nào? Mặt hàng đó đang ở giai đoạn nào của chu kỳ sống?Có những mặt hàng có những thói quen và tập quán tiêu dùng riêng, nó thểhiện ở thời gian tiêu dùng do đó nó sẽ ảnh hưởng đến quan hệ cung cầu vềmặt hàng đó trên thị trường Mặt khác mỗi sản phẩm đều có vòng đời của nó,thể hiện qua các pha triển khai, tăng trưởng, chín muồi, bão hoà và suy thoái.Một nhà kinh doanh XNK nhất thiết phải nắm được những điều này vì đây lànhững điều rất cơ bản trong kinh doanh Qua việc nắm bắt những điều này mỗinhà kinh doanh sẽ hình thành được những định hướng kinh doanh của mình.- Tình hình sản xuất mặt hàng đó như thế nào? Khả năng sản xuất và tốc độ sản

b Nghiên cứu thị trường nước ngoài

Nghiên cứu thị trường nước ngoài cũng phải trải qua các bước như thị trường trong nước, ngoài ra còn phải chú ý thêm các điều kiện về tiền tệ và tín dụng, điều kiện vận tải, tình hình giá cả Đối với các doanh nghiệp nhập khẩu, phải

tìm hiểu được thị trường cung ứng của mình, nói cách khác là phải biết được ưu và nhược điểm giữa những điều kiện cần thiết cho mặt hàng mình định nhậpkhẩu với người cung ứng Trên cơ sở tình hình cạnh tranh của những nhà cung ứng, nhà kinh doanh nhập khẩu có thể dựa vào đó để đưa ra những đòi hỏi của mình sao cho hàng hoá nhập khẩu là có lợi nhất Còn đối với doanh nghiệp xuất khẩu phải xác định được việc đưa mặt hàng vào đâu, vào thời điểm nào, cần có những dịch vụ gì kèm theo và nếu cần phải có một hình thức Marketing như thế nào? Cần phải có một sự khách quan và tinh tế cần thiết khi nghiên cứu thị trường này, không nên chỉ căn cứ vào những lời quảng cáo, tự giới thiệu của họ mà cần tìm hiểu khách hàng cũng như người cung ứng một cách cụ thể hơn về khả năng tài chính và tình hình tài chính, thậm chí cả về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh của họ, uy tín của họ trong kinh doanh, thậm chí cả thái độ chính trị của họ nữa.

c Nghiên cứu dung lượng thị trường

Dung lượng thị trường là khối lượng hàng hoá được giao dịch trên mộtphạm vi thị trường nhất định trong một thời gian nhất định (thường là một năm).Đối với đơn vị kinh doanh nhập khẩu, nghiên cứu dung lượng thị trường cần xácđịnh khả năng cung cấp của thị trường bao gồm việc xem xét đặc điểm, tính chất,khả năng sản xuất hàng thay thế, khả năng lựa chọn mua bán.

Dung lượng thị trường là không cố định, nó thay đổi tuỳ theo diễn biến củathị trường do tác động của nhiều nhân tố trong những giai đoạn nhất định Căn cứvào thời gian chúng ảnh hưởng đến thị trường, các nhân tố ảnh hưởng tới dunglượng thị trường có thể chia thành 3 nhóm.

Nhóm nhân tố thứ nhất: Là nhóm các nhân tố làm cho dung lượng thị

trường biến đổi có tính chất chu kỳ Trong nhóm này có thể kể ra các nhân tố quantrọng như:

- Sự vận động của tình hình kinh tế của các nước trên thế giới đặc biệt là cácnước có ảnh hưởng tới việc buôn bán XNK loại hàng hoá đó, tính chất thời vụtrong quá trình sản xuất, phân phối và lưu thông hàng hoá.

- Sự vận động của tình hình kinh tế trên thế giới đặc biệt là các nước phát triểnlà nhân tố quan trọng nhất có ảnh hưởng tới tất cả các thị trường hàng hoá Sởdĩ như vậy là vì đây là những trung tâm kinh tế lớn, vừa là một người cung ứngchủ chốt đối với những trang thiết bị máy móc hiện đại vừa là một khách hàngđầy tiềm năng Sự ảnh hưởng này có thể được nghiên cứu chỉ trong một phạmvi khu vực Qua sự nghiên cứu chung đó cần đi tới nghiên cứu sự vận động củacác nước giữ vai trò chủ yếu trong việc XNK những hàng hoá mà doanhnghiệp kinh doanh đang quan tâm Những nhân tố này rất quan trọng vì nó có

khả năng ảnh hưởng rất lớn tới xu hướng XNK hàng hoá

- Một nhân tố khác cũng làm cho dung lượng thị trường hàng hoá biến đổi cótính chất chu kỳ đó là thời vụ Nhân tố này ảnh hưởng mạnh mẽ đến thị trườnghàng hoá trong cả 3 khâu sản xuất, lưu thông và tiêu dùng Tuy nhiên do đặcđiểm của sản xuất lưu thông và tiêu dùng các loại hàng hoá rất khác nhau nênsự ảnh hưởng của nhân tố này đối với thị trường hàng hoá cụ thể cũng rất đadạng về phạm vi và mức độ.

Nhóm nhân tố thứ hai: Là nhóm các nhân tố ảnh hưởng lâu dài đến sự

biến đổi của dung lượng thị trường Các nhân tố trong nhóm này rất đa dạng,chúng ảnh hưởng đến sự biến đổi của dung lượng thị trường hàng hoá trong mộtthời gian tương đối dài như tiến bộ KHKT, các biện pháp chế độ chính sách củanhà nước, thị trường và tập quán của người tiêu dùng, ảnh hưởng của các hàng hoáthay thế

Nhóm nhân tố thứ ba: Là nhóm các nhân tố ảnh hưởng tạm thời đối với

dung lượng thị trường Trong nhóm nhân tố này có thể kể ra các nhân tố về rủi ronhư thiên tai, bão lụt, hạn hán hay như hiện tượng đầu cơ tích trữ trên thịtrường Các nhân tố này chỉ có ảnh hưởng tới thị trường trong một thời hạn nhấtđịnh Tuy nhiên chúng cũng có thể làm thay đổi cả một kế hoạch XNK, nhóm

nhân tố này thường mang tính bất ngờ, do đó mặc dù chỉ ảnh hưởng trong mộtkhoảng thời gian nhất định nhưng chúng có thể gây ra những đột biến của dunglượng thị trường trong khoảng thời gian ấy.

Trên đây là những nhân tố ảnh hưởng đến sự biến đổi dung lượng thịtrường, như ta thấy chúng rất nhiều và đa dạng do đó đòi hỏi các nhà kinh doanhXNK khi nghiên cứu thị trường hàng hoá khác nhau phải căn cứ vào đặc điểm củachúng để đánh giá đúng ảnh hưởng của các nhân tố Điều quan trọng khi phân tíchảnh hưởng của các nhân tố đối với sự thay đổi dung lượng thị trường là phải xácđịnh nhân tố nào có ý nghĩa quyết định nhất đối với xu hướng vận động của thịtrường tại thời điểm nghiên cứu và trong tương lai Điều này không chỉ phụ thuộcvào các thông tin có được mà còn là sự nhạy bén, đánh giá của các nhà kinh doanhtrước những thông tin đó.

d Nghiên cứu giá cả hàng hoá trên thị trường thế giới

Nghiên cứu giá cả hàng hoá trên thị trường thế giới là một nhân tố rất quan trọng đối với bất cứ một đơn vị nào, giá cả hàng hoá trên thị trường thế giới phảnánh quan hệ cung cầu hàng hoá đó trên thị trường đó Do đó vấn đề xác định đúng đắn giá cả hàng hoá trong kinh doanh thương mại quốc tế sẽ có ý nghĩa rất quan trọng đối với hiệu quả kinh doanh xuất nhập khẩu Giá cả ở đây là giá cả quốc tế, giá đó phải là giá của những giao dịch thương mại thông thường, không kèm theo một điều kiện đặc biệt nào và thanh toán bằng ngoại tệ tự do chuyển đổi được Xu hướng biến động giá cả của các loại hàng hoá trên thị trường thế giới rất phức tạp, để có thể dự đoán xu hướng biến động của giá cả hàng hoá đó trên thị trường trên thế giới đòi hỏi các doanh nghiệp phải đánh giá chính xác cácnhân tố ảnh hưởng đến xu hướng biến đổi giá cả đó.

Những nhân tố ảnh hưởng chủ yếu bao gồm:

- Nhân tố chu kỳ: Sự vận động có tính quy luật của nền kinh tế tư bản chủ nghĩa

và tính thời vụ của một số hàng hoá là hai nhân tố có tính chất chu kỳ tác động

tới sự thay đổi giá cả của hàng hoá nền kinh tế biến động theo chu kỳ hết hưngthịnh lại đến suy thoái, các chu kỳ đó cứ lặp đi lặp lại Khi nền kinh tế hưngthịnh thì giá cả ổn định, cung cầu đều tăng Cung giảm cầu giảm là biểu hiệncủa nền kinh tế suy thoái Đối với một số loại hàng hoá khi vào thời vụ chínhthì cung tăng do đó giá có xu hướng giảm.

- Nhân tố lũng đoạn: Đây là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến sự hình thành giá

cả của hàng hoá trên thị trường quốc tế Lũng đoạn làm xuất hiện nhiều mứcgiá khác nhau, thậm chí cho cùng một loại hàng hoá Khi cung vượt cầu thì tổchức lũng đoạn khống chế cả sản xuất và tiêu dùng, họ không giảm giá mà thihành biện pháp thu hẹp sản xuất để giảm cung

- Nhân tố cung cầu: Là những nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến lượng cung

cấp hoặc khối lượng tiêu thụ của hàng hoá trên thị trường do vậy ảnh hưởnglớn tới giá cả.

- Nhân tố cạnh tranh: Cạnh tranh bao gồm cạnh tranh giữa người bán với người

bán, người mua với người mua Trong thực tế, cạnh tranh thường làm cho giácả hàng hoá rẻ hơn.

- Nhân tố lạm phát: Trong nền kinh tế hiện đại, lạm phát là căn bệnh mãn tính

của tất cả các quốc gia Sự xuất hiện của lạm phát làm cho đồng tiền mất giádẫn đến giá cả tăng và biến động rất lớn.

Ngoài những nhân tố chủ yếu trên, giá cả của hàng hoá còn chịu tác độngcủa các nhân tố khác như: chính sách của chính phủ, tình hình an ninh chính trịcủa các quốc gia.

Việc nghiên cứu và tính toán một cách chính xác giá cả của hàng hoá nhậpkhẩu là một công việc khó khăn đòi hỏi phải được xem xét trên nhiều khía cạnh,nhưng đó lại là một nhân tố quan trọng quyết định hiệu quả của hợp đồng kinhdoanh trong thương mại Quốc tế.

1.3.2 Công tác chuẩn bị ký kết hợp đồng:

Việc ký kết hợp đồng là một trong những khâu quan trọng trong kinh doanhXNK Trước khi bắt tay vào việc ký kết hợp đồng doanh nghiệp phải thực hiện cácnội dung sau:

- Nghiên cứu tình hình thị trường các nước và khu vực cũng như thị trường củamặt hàng định XNK, đây là một công việc mang tính thường xuyên của doanhnghiệp kinh doanh XNK để có thể đề ra những biện pháp thích hợp và kịp thờitại bất cứ thời điểm nào.

- Tìm hình thức và biện pháp phù hợp để chuẩn bị đàm phán giao dịch.

- Xác định lượng ký kết, đòi hỏi cần được chấp nhận khi ký kết và các biệnpháp, thủ thuật cần áp dụng để việc ký kết hợp đồng sẽ thu được hiệu quả tốiđa Tuỳ tình hình cụ thể mà doanh nghiệp có thể chọn một trong hai chiến

lược: Tấn công hoặc bình quân.

Áp dụng chiến lược “tấn công” nếu doanh nghiệp nắm chắc thị trường lúc

thuận lợi nhất có thể ký hợp đồng giao toàn bộ hàng dài ngày với điều kiện có lợinhất, chọn được điều kiện tốt nhất (như xuất với giá cao, nhập với giá thấp), khixác định chiến lược tấn công tức là đã nắm chắc được quyền chủ động trên thịtrường, do đó đòi hỏi doanh nghệp phải tận dụng được những điều kiện thuận lợinày nếu không sẽ là sự bỏ lỡ cơ hội trong kinh doanh.

Nếu doanh nghiệp nắm thị trường không chắc, không đảm bảo được quyềnchủ động hoàn toàn trên thị trường thì doanh nghiệp có thể áp dụng chiến lược

“bình quân”, việc xác định giá cả lúc đó sẽ là giá cả bình quân của cả năm hoặc

cả một thời kỳ.

1.3.3 Đàm phán ký kết hợp đồng:

Sau khi chuẩn bị đầy đủ công tác trên, doanh nghiệp bước vào một khâuquan trọng của việc ký kết hợp đồng đó là đàm phán Đàm phán là việc bàn bạctrao đổi với nhau các điều kiện mua bán giữa các doanh nghiệp XNK để đi đếnthống nhất ký kết hợp đồng Người ta thường dùng các loại đàm phán sau:

a Đàm phán qua thư tín

Đây là một hình thức giao dịch chủ yếu giữa các nhà kinh doanh XNK, khitiếp xúc ban đầu và ngay cả khi hai bên đã có điều kiện gặp gỡ trực tiếp thì việcduy trì quan hệ cũng vẫn phải qua thư tín thương mại So với gặp gỡ trực tiếp thìviệc duy trì quan hệ qua thư tín tiết kiệm được nhiều chi phí, trong cùng một lúccó thể giao dịch với nhiều khách hàng ở nhiều nước khác nhau Giao dịch bằngthư tín đức tính kiên nhẫn là cần thiết Kiên nhẫn trả lời khách hàng về mọi vấn đề.Kiên nhẫn theo đuổi khách hàng bằng nhiều thư liên tiếp và quan hệ trong thờigian dài Kinh nghiệm cho thấy rằng, khi lựa chọn những khách hàng quen biết, cógiao dịch thư từ trước đó, được ưu tiên hơn những khách hàng mới xuất hiện lầnđầu Tuy nhiên việc đàm phám bằng thư tín vẫn là lịch sự và trang trọng nhất

b Đàm phán qua điện thoại

Việc trao đổi qua điện thoại nhanh chóng, giúp người giao dịch tiến hànhđàm phán một cách khẩn trương, đúng vào thời cơ cần thiết Nhưng phí tổn điệnthoại giữa các nước rất cao, các cuộc trao đổi bằng điện thoại thường phải hạn chếvề mặt thời gian, các bên không thể trình bày chi tiết, mặt khác trao đổi qua điệnthoại là trao đổi bằng miệng, không có gì làm bằng chứng cho những thoả thuận,quyết định trong trao đổi bởi vậy điện thoại chỉ được dùng trong những trườnghợp cần thiết, thật khẩn trương, sợ lỡ thời cơ, hoặc trong những trường hợp màmọi điều kiện đã thảo luận xong, chỉ còn chờ xác nhận một vài chi tiết … Khi phảisử dụng điện thoại, cần chuẩn bị thật chu đáo để có thể trả lời ngay mọi vấn đềđược nêu lên một cách chính xác sau khi trao đổi bằng điện thoại, cần có thư xácnhận nội dung đã đàm phán thoả thuận.

c Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp

Việc gặp gỡ trực tiếp giữa hai bên để trao đổi mọi điều kiện buôn bán làmột hình thức đặc biệt quan trọng Hình thức này đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọivấn đề giữa hai bên và nhiều khi là lối thoát cho những đàm phán bằng thư tín,điện thoại đã kéo dài quá lâu mà không có kết quả Hình thức đàm phán nàythường được dùng khi có nhiều điều cần phải giải thích cặn kẽ để thuyết phục

nhanh, hoặc về những hợp đồng lớn phức tạp Đàm phán trực tiếp đòi hỏi ngườitiến hành đàm phán phải chắc chắn về nghiệp vụ, tự chủ, phản ứng nhanh nhạy để có thể tỉnh táo, bình tĩnh nhận xét, nắm được ý đồ, sách lược của đối phương,nhanh chóng có biện pháp đối phó trong những trường hợp cần thiết hoặc quyếtđịnh ngay tại chỗ khi thấy thời cơ ký kết đã chín muồi.

Đàm phán ký kết hợp đồng gồm các bước sau:

- Hỏi giá: Hỏi giá được coi là lời thỉnh cầu bước vào giao dịch, là lời đề nghị

của người mua với người bán, yêu cầu người bán báo cho mình biết về giá cảđiều kiện mua hàng Nội dung của một hỏi giá gồm: Tên hàng, quy cách, phẩmchất, số lượng, thời gian giao hàng, giá cả … Hỏi giá không ràng buộc tráchnhiệm của hai bên nên người mua có thể hỏi giá ở nhiều nơi để lựa chọn Tuynhiên, nếu hỏi quá nhiều sẽ tạo nên nhu cầu giả tạo, không có lợi cho ngườimua.

- Chào hàng: Chào hàng là lời đề nghị ký kết hợp đồng và do vậy có thể do

người bán hoặc người mua đưa ra Thông thường, chào hàng là do người xuấtkhẩu đưa ra Trong chào hàng người ta nêu rõ: tên hàng, quy cách, phẩm chất,giá cả, số lượng, cơ sở điều kiện giao hàng, thời hạn giao nhận, điều kiện thanhtoán, bao bì, ký mã hiệu, thể thức thanh toán … Nếu hai bên đã có quan hệ từtrước thì chào hàng chỉ nêu những nội dung cần thiết cho lần giao dịch đó.Những điều kiện còn lại sẽ áp dụng như những hợp đồng đã ký Trong thươngmại Quốc tế, nếu xét theo mức độ chủ động của người xuất khẩu, người taphân biệt chào hàng chủ động và chào hàng thụ động Còn nếu căn cứ vào sựràng buộc trách nhiệm của người chào hàng, có chào hàng cố định và chàohàng tự do.

- Đặt hàng: Là lời đề nghị ký kết hợp đồng xuất phát từ phía người mua được

đưa ra dưới hình thức đặt hàng Trong đặt hàng, người mua nêu cụ thể về hànghoá và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng Trong thực tế,người ta chỉ đặt hàng với các khách hàng có quan hệ thường xuyên nên tathường gặp các đặt hàng với một số điều kiện cơ bản và một vài điều kiệnriêng cho lần đặt hàng đó Những điều kiện khác hai bên áp dụng điều kiệnchung đã thoả thuận hoặc những điều kiện của hợp đồng đã ký trong lần giaodịch trước.

- Hoàn giá: Khi một bên nhận được chào hàng (hoặc đặt hàng) mà không chấp

nhận hoàn toàn với chào hàng (hoặc đặt hàng) đó, người ta đưa ra một đề nghị

mới thì đề nghị này gọi là hoàn giá Khi có hoàn giá, chào hàng trước đó coinhư huỷ bỏ Trong buôn bán quốc tế, mỗi lần giao dịch thường trải qua nhiềulần hoàn giá mới đi đến kết thúc.

- Chấp nhận: Chấp nhận là sự đồng ý vô điều kiện của chào hàng (hoặc đặt

hàng) của người bán hoặc người mua mà bên kia đưa ra Điều đó có nghĩa làngười nhận giá đồng ý hoàn toàn vô điều kiện mọi nội dung của chào hàng (đặthàng) trong thời hạn hiệu lực của chúng và sự đồng ý vô điều kiện này đượctruyền đạt tới người phát ra đề nghị Khi đó, một hợp đồng sẽ được xác lập.

- Xác nhận: Xác nhận là một văn kiện ghi lại mọi điều đã thoả thuận thống nhất

giữa người mua và người bán Thông thường nó được thành lập hai bản, bênxác nhận ký trước rồi chuyển cho bên kia, bên kia ký xong giữ lại một bản vàgửi trả lại một bản Sau khi nhận được thư chào hàng hay đặt hàng và có sự trảlời từ phía bên kia, hai bên tổ chức thương lượng để đi đến một thoả thuậnchung về điều kiện mua bán Đàm phán là việc bàn bạc trao đổi với nhau cácđiều kiện mua bán giữa các nhà kinh doanh để đi đến thống nhất ký kết hợpđồng

1.3.4 Ký kết hợp đồng:

Việc giao dịch đàm phán nếu có kết quả sẽ dẫn tới việc ký kết hợp đồngxuất nhập khẩu Hợp đồng xuất nhập khẩu là hợp đồng kinh tế đặc biệt mà ngườibán có nghĩa vụ chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá cho người mua và người muacó nghĩa vụ trả một khoản tiền theo trị giá hợp đồng cho người bán

Hình thức hợp đồng bằng văn bản là một hình thức bắt buộc đối với cácđơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu ở nước ta Các điều khoản trong hợp đồng dobên mua và bên bán tự nguyện thoả thuận một cách chi tiết Mặc dù trước đó đã cóđơn hàng hoặc chào hàng, nhưng hai bên vẫn phải thiết lập một văn bản hợp đồngtạo cơ sở pháp lý cụ thể cho việc trao đổi hàng hoá từ quốc gia này sang quốc giakhác và làm căn cứ cho việc xác định lỗi khi có tranh chấp xảy ra.

Hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu là bằng chứng bảo vệ quyền lợi,ràng buộc trách nhiệm của các bên tham gia ký kết và giải quyết các tranh chấp vềmua bán xảy ra giữa các bên.

Hợp đồng tạo thuận lợi cho việc theo dõi, kiểm tra thống kê việc thực hiệnhợp đồng theo quy định chung của quản lý nhà nước.

a Đặc điểm của hợp đồng xuất nhập khẩu

Chủ thể của hợp đồng xuất nhập khẩu là các thương nhân ở nhiều quốc giakhác nhau, được hình thành ở nhiều chế định pháp luật khác nhau do đó có sựkhác biệt về tư cách pháp nhân.

Nguồn luật áp dụng cho hợp đồng xuất nhập khẩu được hai bên lựa chọnvà chỉ cụ thể trong hợp đồng

Hàng hoá, đối tượng của hợp đồng, được di chuyển vượt ra ngoài biêngiới quốc gia, từ nước này sang nước khác Điều này quyết định tính phức tạp vàtạo ra nhiều chi phí trong buôn bán quốc tế.

Việc thanh toán rất phức tạp do sự biến động của tỷ giá, liên quan đến hệthống thanh toán quốc tế tuỳ thuộc vào quy định, đồng tiền thanh toán trong hợpđồng là ngoại tệ hay có nguồn gốc ngoại tệ đối với một trong hai bên hoặc cả haibên ký kết hợp đồng.

b Nội dung của hợp đồng xuất nhập khẩu

Nội dung của hợp đồng xuất nhập khẩu được thể hiện qua các điều khoảnmà các bên đã thoả thuận, cam kết thực hiện Về cơ cấu, hợp đồng xuất nhập khẩucó thể chia thành bốn phần và kèm theo phụ lục Xét theo nhóm các điều khoản thìnó gồm ba nhóm chính: Nhóm điều khoản cơ bản là những điều khoản không thểthiếu đối với hợp đồng; Nhóm điều khoản đương nhiên là các tập quán Thươngmại quốc tế được hai bên áp dụng và không cần phải dẫn chiếu nội dung của nóvào trong hợp đồng; Nhóm điều khoản tuỳ ý là các thoả thuận khác mà hai bênthấy cần thiết phải có trong hợp đồng

Thông thường nội dung của một hợp đồng xuất nhập khẩu bao gồm nhữngđiều khoản chính sau đây:

(1) Tên hàng

Tên hàng là một điều khoản quan trọng của hợp đồng kinh doanh xuấtnhập khẩu Nó nói lên chính xác đối tượng mua bán trao đổi Vì vậy người ta luôntìm cách diễn đạt chính xác tên hàng.

Có nhiều cách để ghi tên hàng, thông thường người ta ghi tên của hàng hoávà kèm theo nó một hoặc một số đặc tính Các đặc tính đó có thể là: Tên thôngthường, tên khoa học, tên thương mại, địa phương sản xuất, hãng sản xuất, quycách chính của hàng hoá, nhãn hiệu của hàng hoá, công dụng của hàng hoá, sốhiệu hạng mục của hàng hoá trong danh mục hàng hoá thống nhất.

(2) Số lượng và cách xác định

Đây là điều khoản nói nên mặt lượng của hàng hoá giao dịch Điều khoảnnày bao gồm các vấn đề về đơn vị tính số lượng, phương pháp quy định trọnglượng và phương pháp xác định trọng lượng.

Về đơn vị tính số lượng (trọng lượng): Hàng hoá phải được quy địnhthống nhất ở một đơn vị đo cụ thể, bởi vì trong buôn bán quốc tế, ngoài hệ đolường mét, người ta áp dụng nhiều hệ thống đo lường khác mà nhiều đơn vị cócùng tên gọi nhưng ở mỗi nước lại có nội dung khác nhau.

Về phương pháp quy định số lượng: Hai bên có thể quy định chính xác sốlượng hàng hoá giao dịch (đối với hàng hoá có thể) hoặc quy định phỏng chừng sốlượng hàng hoá (đối với hàng hoá có khối lượng lớn, khó cân đong, đo đếm chínhxác được)

(3) Quy cách phẩm chất và cách xác định

Phẩm chất là điều khoản nói lên mặt chất của hàng hoá mua bán, nghĩa làtính năng, quy cách, kích thước, công dụng của hàng hoá Xác định cụ thể phẩmchất của hàng hoá là cơ sở để xác định giá cả và mua được hàng hoá phù hợp vớinhu cầu.

Để xác định chính xác phẩm chất thì trong điều khoản này phải nêu rõnhững tiêu chuẩn mà hàng hoá đạt được và phương pháp để xác định các tiêuchuẩn đó Đối với mỗi loại hàng hoá khác nhau, thường có những phương pháp

xác định khác nhau (như dựa vào mẫu hàng, phẩm cấp tiêu chuẩn, quy cách, hàmlượng chất chủ yếu, nhãn hiệu hàng hoá, tài liệu kỹ thuật và hiện trạng hàng hoá)

(4) Bao bì ký mã hiệu

Bao bì là một loại sản phẩm công nghiệp đặc biệt dùng để bao gói và chứađựng sản phẩm nhằm bảo vệ giá trị sử dụng của sản phẩm, tạo điều kiện thuận lợicho việc bảo quản, vận chuyển, xếp dỡ và tiêu thụ sản phẩm Trong thương mạiquốc tế, điều khoản bao bì thường quy định chất lượng của bao bì, phương thứccung cấp bao bì và giá cả của bao bì.

Chất lượng của bao bì được hai bên xác định phải phù hợp với mộtphương thức vận tải nào đó Cụ thể các bên xác định vật liệu làm bao bì, hình thứccủa bao bì, kích thước bao bì, số lớp bao bì … Cùng với chất lượng, điều khoảnnày cũng phải chỉ rõ phương thức cung cấp bao bì là do bên bán cung cấp bao bì,bên bán ứng trước bao bì hay bên mua gửi bao bì đến, và quan trọng hơn, giá cảcủa bao bì được xác định như thế nào? Tính vào giá của hàng hoá, do bên mua trảriêng hay giá bao bì được tính như giá của hàng hoá.

Ngày nay, bao bì không đơn thuần chỉ dùng để bao gói và vận chuyển hànghoá mà bao bì còn là phương tiện để bán hàng Do vậy trên bao bì ngoài những kýmã hiệu để bảo quản, vận chuyển thì còn phải ghi ký hiệu, tên sản phẩm, tên hãnghay biểu tượng của nhà sản xuất … để phục vụ cho công tác quảng cáo và bánhàng Việc ghi ký mã hiệu trên bao bì cũng được hai bên thống nhất và thể hiệntrong điều khoản này.

(5) Điều kiện cơ sở giao hàng

Điều kiện cơ sở giao hàng là điều kiện cơ bản trong hợp đồng thương mạiQuốc tế Nó phản ánh mối quan hệ hàng hoá với điều kiện giao hàng (như địađiểm giao hàng và các yếu tố cấu thành giá)

Điều kiện cơ sở giao hàng quy định những cơ sở có tính nguyên tắc củaviệc giao nhận hàng hoá giữa bên bán và bên mua về sự phân chia trách nhiệm

trong việc giao nhận hàng, sự phân chia về chi phí và sự di chuyển rủi ro, tổn thấtvề hàng hoá từ người bán sang người mua.

Tuỳ theo khả năng thuê tàu của các bên mà có thể quy định những điềukiện cơ sở giao hàng khác nhau cho từng nhóm hàng khác nhau Có khi thiết bịđược giao theo điều kiện FOB (cảng bên bán) còn phụ tùng vật liệu được giao theođiều kiện CIF (cảng bên mua), cũng có khi cả đối tượng mua và bán đều được giaotheo một điều kiện cơ sở giao hàng.

Ở Việt nam, do đội tàu chưa phát triển, chưa đáp ứng được nhu cầu về vậnchuyển, do vậy phía ta thường nhường quyền thuê tàu cho bên bán và nhập khẩutheo điều kiện CIF.

(6) Giá cả

Giá cả là một điều kiện quan trọng, quyết định tính hiệu quả của hoạt độngnhập khẩu Điều khoản này cần xác định được đồng tiền tính giá, mức giá, phươngpháp xác định giá cả, cơ sở của giá và việc giảm giá.

Giá cả hàng hoá trong thương mại quốc tế có thể được tính bằng đồng tiềncủa nước xuất khẩu, nước nhập khẩu hoặc một nước thứ ba Việc lựa chọn đồngtiền tính giá thường tuân theo tập quán buôn bán hiện hành Song quan trọng hơnlà thị trường thuộc về ai và người đó muốn dùng đồng tiền nào để tính giá Ngườixuất khẩu thì muốn chọn đồng tiền tương đối ổn định, còn người nhập khẩu thì lạimuốn chọn đồng tiền đang có xu hướng mất giá Tuy vậy đồng tiền tính giá phải làđồng tiền mạnh có khả năng chuyển đổi

Giá cả trong hợp đồng là giá quốc tế, việc xuất khẩu thấp hơn hoặc nhậpkhẩu cao hơn giá này đều làm tổn hại tới tài sản quốc gia Vì vậy trước khi ký hợpđồng, các bên phải tuân theo những nguyên tắc xác định giá Quốc tế.

Ngoài ra, trong điều này còn quy định đến các điều kiện để giảm giá nhưgiảm giá do mua với số lượng lớn, do trả tiền sớm, do đổi hàng cũ để mua hàngmới Cách tính giảm giá có thể lựa chọn là giảm giá đơn hay giảm giá kép, giảmgiá luỹ tiến hay giảm giá tăng thưởng Cũng trong điều khoản này, người ta còn

xác định rõ điều kiện cơ sở giao hàng có liên quan đến giá cả và bao giờ cũng ghibên cạnh giá một điều kiện cơ sở giao hàng nhất định.

(7) Giao hàng

Nội dung cơ bản của điều khoản giao hàng là sự xác định thời hạn, địađiểm, phương thức giao hàng và thông báo giao hàng.

Trước hết, người bán và người mua phải thống nhất với nhau về thời hạn

giao hàng Đây là thời hạn mà bên bán phải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng Haibên có thể thoả thuận thời hạn giao hàng có định kỳ, giao hàng không định kỳhoặc giao hàng ngay.

Thứ hai, phải quy định rõ địa điểm giao hàng Mặc dù trong điều kiện cơ

sở giao hàng có thể đã quy định rõ, tuy nhiên có điều kiện cơ sở giao hàng chỉ quyđịnh cảng đến mà không quy định cảng đi, cảng thông qua Vì vậy, hai bên cònthoả thuận quy định địa điểm giao hàng có thể quy định một cảng và nhiều cảnghoặc quy định cảng (ga) khẳng định, cảng (ga) lựa chọn.

Thứ ba, cần lựa chọn một phương thức giao hàng mà hai bên đã nhất trí

thông qua Phần này sẽ quyết định việc giao nhận được tiến hành ở một nơi nào đólà giao nhận sơ bộ hay giao nhận cuối cùng, quy định việc giao nhận số lượng vàchất lượng hàng hoá cũng như phương pháp tiến hành bằng cảm quan hay phântích và việc giao nhận có thể tiến hành trên toàn bộ hàng hoá hoặc chỉ kiểm trađiển hình.

Cuối cùng, là việc quy định thông báo giao hàng gồm số lần thông báo và

nội dung của một lần thông báo giao hàng.

Ngoài ra, hai bên còn có một số quy định khác về việc giao hàng Chẳnghạn, hàng hoá có khối lượng lớn có thể quy định giao từng đợt hoặc giao một lần,nếu dọc đường cần thay đổi phương tiện vận chuyển thì có thể quy định cho phépchuyển tải hoặc hàng hoá có thể đến trước chứng từ thì quy định vận đơn đếnchậm được chấp nhận.

(8) Thanh toán

Trong điều khoản thanh toán, các bên phải xác định những vấn đề về đồngtiền thanh toán, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán và điều kiện đảm bảohối đoái.

Đồng tiền thanh toán có thể trùng hợp hoặc không trùng hợp với đồng tiềntính giá Khi chúng là hai đồng tiền khác nhau, người ta phải xác định tỷ giá đểquy đổi hai đồng tiền đó Do vậy, phải lựa chọn tỷ giá của công cụ thanh toán(bằng điện hay bằng thư) tỷ giá của thị trường tiền tệ (nước xuất khẩu, nước nhậpkhẩu, hay nước thứ ba) và đó là tỷ giá mua vào hay bán ra.

Thời hạn thanh toán có thể được quy định là trả ngay, trả trước, trả sauhay có thể kết hợp các hình thức đó với nhau trong cùng một hợp đồng.

Việc lựa chọn phương thức thanh toán cũng cần phải thể hiện trong hợpđồng Hai bên có thể chọn phương thức nhờ thu, tín dụng chứng từ, chuyển tiềnhay chuyển tài khoản, ghi sổ … Đặc biệt nếu thanh toán bằng L/C cần phải chỉđịnh rõ ngân hàng mở L/C và ngân hàng thanh toán.

Để việc thanh toán được diễn ra suôn sẻ, cần phải có một điều kiện bảođảm hối đoái để tránh tổn thất xảy ra do sự biến động của các đồng tiền trên thếgiới Đó có thể là điều kiện đảm bảo vàng hoặc điều kiện đảm bảo ngoại hối.(9) Khiếu nại (nếu có)

Khiếu nại là việc một bên yêu cầu bên kia phải giải quyết những tổn thất,hoặc thiệt hại mà bên kia đã gây ra, hoặc về sự vi phạm điều đã được cam kết giữahai bên Nội dung cơ bản của điều khoản khiếu nại bao gồm các vấn đề: Thể thứckhiếu nại, cách thức giải quyết khiếu nại Trong đó:

- Thể thức khiếu nại yêu cầu phải được thể hiện bằng văn bản, được gửi bằngthư bảo đảm kèm theo các bằng chứng cho việc khiếu nại được dẫn chiếu từ sốhiệu hợp đồng và số hiệu các chứng từ vận tải có liên quan tới bên kia.

- Thời hạn khiếu nại được quy định phụ thuộc vào sự so sánh lực lượng giữa cácbên giao dịch, vào tính chất của hàng hoá và tính chất của việc khiếu nại Nếubên khiếu nại để quá thời hạn khiếu nại đã được thoả thuận, đơn khiếu nại cóthể bị từ chối.

(10) Bảo hành

Bảo hành là sự bảo đảm của người bán về chất lượng hàng hoá trong mộtthời gian nhất định Thời hạn này gọi là thời hạn bảo hành, một thời hạn giành chongười mua phát hiện những khuyết tật của hàng hoá.

11) Trường hợp miễn trách

Trong thương mại Quốc tế, người ta thường gặp những trường hợp xảy rasau khi ký hợp đồng, có tính chất khách quan và không thể khắc phục được Vìvậy trong giao dịch người ta quy định một số trường hợp mà nếu xảy ra bên đươngsự được hoàn toàn hoặc trong trường hợp nào đó được miễn hay hoãn thực hiệncác nghĩa vụ của hợp đồng Những trường hợp như vậy gọi là trường hợp bất khảkháng Và trong điều khoản bất khả kháng này, người ta cũng quy định tráchnhiệm của bên gặp trường hợp đó và chỉ định một tổ chức chứng nhận diễn biếncủa sự kiện bất khả kháng xảy ra.

(12) Trọng tài

Khuynh hướng phổ biến hiện nay trên thế giới là sử dụng trọng tài để giảiquyết tranh chấp về hợp đồng Vì vậy, khi ký kết phải xác định một loại hình trọngtài để giải quyết Những vấn đề thường quy định là địa điểm trọng tài, trình tự tiếnhành trọng tài, luật áp dụng xét xử và việc chấp hành tài quyết.

Luật dùng để xét xử là luật được hai bên thoả thuận được quy định trướchoặc do uỷ ban trọng tài lựa chọn, hoặc được chọn căn cứ vào địa điểm trọng tàinếu các bên không có thoả thuận trước.

1.3.5 Thực hiện hợp đồng

Sau khi hợp đồng mua bán XNK đã được ký kết tức là nghĩa vụ và quyềnlợi của các bên ký kết trong hợp đồng đã được xác định Đơn vị kinh doanh XNK,với tư cách là một bên ký kết, phải tổ chức thực hiện hợp đồng, tiến hành xắp xếpcác phần việc phải làm, ghi thành biểu bảng theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng,kịp thời ghi lại những diễn biến các văn bản phát đi và nhận được để xử lý giảiquyết cụ thể Nếu có gì phát sinh trong quá trình thực hiện thì các bên phải kịp

thời trao đổi, bàn bạc để có hướng giải quyết cụ thể Việc thực hiện hợp đồng baogồm các bước sau:

- Sơ đồ 1: Các bước thực hiện hợp đồng XK thanh toán bằng phương thức thư

tín dụng L/C ( nguồn: giáo trình Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương – Vũ Đình

Sơ đồ 2: Các bước thực hiện hợp đồng xuất khẩu thanh toán bằng phương thức thư

tín dung L/C ( nguồn: giáo trình Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương – Vũ Đình Tửu)

a Xin giấy phép XNK:

Việc xin giấy phép là vấn đề pháp lý để thực hiện tất cả các khâu tiếp theo.Hiện nay việc cấp giấy phép XNK được quy định như sau:

Ký hợp đồng XK

Kiểm tra L/C Xin giấy phép XK

Chuẩn bị hàng hóa

Giao hàng lên

tàu Làm thủ tục hải quan

Kiểm nghiệm hàng hoá

Uỷ thác thuê tàu

Mua bảo hiểm

Kiểm tra

hàng hoá đơn vị đặt hàngGiao hàng cho

Làm thủ tục thanh toán

Khiếu nại về hàng hoá nếu có

- Bộ thương mại cấp giấy phép XNK đối với hàng mậu dịch

- Tổng cục hải quan cấp giấy phép đối với hàng phi mậu dịch (hàng mẫu, quàbiếu, hàng triển lãm)

Hồ sơ bao gồm:- Đơn xin phép- Phiếu hạn ngạch

- Bản sao hợp đồng đã ký hoặc bản sao L/C

Riêng đối với hàng hoá trong phạm vi Nghị định thư thì không phải xin phép.

b Chuẩn bị hàng xuất khẩu

- Với người xuất khẩu: Thu gom hàng lại hoặc hàng đơn vị tự sản xuất thì căn cứ

theo đúng hợp đồng về số lượng, bao bì, đóng gói, ký mã hiệu Bao bì phải hợpvới hàng hoá vật tư, bảo đảm chuyên chở đến đích, có tính đến điều kiện khíhậu, phương tiện vận chuyển hoặc chuyển tại dọc đường Ký mã hiệu phải tuânthủ theo 4 nguyên tắc:

+ Dễ làm dễ viết + Dễ đọc dễ thấy

+ Phải làm bằng sơn hoặc mực không phai nhạt

+ Không làm ảnh hưởng đến chất lượng mùi vị hàng hoá vật tư.

- Với người nhập khẩu: Đôn đốc bên bán làm nhiệm vụ giao hàng kịp thời

c Nhận hàng và kiểm tra hàng hoá

- Với người xuất khẩu: Khi xuất khẩu các nhà xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm

tra về phẩm chất, số lượng, trọng lượng, bao bì (tức là kiểm nghiệm) Nếu làhàng hoá động vật, thực vật thì phải tiến hành kiểm định Việc kiểm nghiệm làkiểm định tiến hành ở hai cấp: ở cấp cơ sở và cấp cửa khẩu, kiểm tra ở cửakhẩu có tác dụng kiểm định lại chất lượng hàng hoá đã được kiểm tra ở cơ sởtrước khi xuất qua biên giới Thông thường chậm nhất là 7 ngày trước khi hànglên tàu, chủ hàng xuất khẩu phải khai báo cho các cơ quan liên quan, sắp xếphàng hoá thuận tiện và trung thực để kiểm tra.

- Với người nhập khẩu: Căn cứ vào nghị định 200CP ngày 31/12/1993 thì chức

năng của cơ quan nào cơ quan đó tiến hành kiểm tra Cơ quan giao thông (ga,cảng) phải kiểm tra niêm phong cặp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiệnvận tải, nếu phát hiện thấy bất kỳ một sai sót nào thì phải mời công ty giámđịnh đến lập biên bản giám định các sự cố xảy ra Đơn vị nhập khẩu với tưcách là một bên đứng tên vận đơn phải làm thủ tục dự kháng nếu nghi ngờhoặc thấy bất kỳ một sai sót nào so với các điều khoản đã ghi trong hợp đồng.Những sai sót này thường là: hàng hoá có tổn thất, đổ vỡ, không đồng bộ theohợp đồng

d Thuê tàu chở (hoặc uỷ thác thuê tàu)

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, việc ai thuê tàu, thuê theo hình thứcnào được tiến hành dựa trên ba căn cứ: Điều khoản hợp đồng, đặc điểm hàng hoávà điều kiện vận tải Trong trường hợp nhập khẩu theo điều kiện FOB, người nhậpkhẩu phải thuê tàu để vận chuyển hàng hoá, nếu điều kiện cơ sở giao hàng là CIFthì bên nhập khẩu không phải thuê tàu mà nghĩa vụ đó thuộc về người xuất khẩu

Tuỳ theo khối lượng và đặc điểm hàng hoá cần chuyên chở mà doanhnghiệp thuê tàu cho phù hợp đảm bảo thuận lợi, nhanh chóng và an toàn Có thểlựa chọn các phương thức vận tải bằng đường sắt, vận tải bằng đường bộ, vận tảibằng đường không, vận tải bằng đường thuỷ hay vận tải đa phương thức Trongvận tải bằng tàu biển, nếu nhập khẩu thường xuyên với khối lượng lớn thì nên thuêtàu định hạn Nếu nhập khẩu không thường xuyên nhưng khối lượng lớn thì nênthuê tàu chuyến Còn nếu nhập khẩu với khối lượng nhỏ thì nên thuê tàu chợ

e Mua bảo hiểm

Việc chuyên chở hàng hoá bằng đường biển thường gặp nhiều rủi ro, tổnthất do đó bảo hiểm hàng hoá bằng đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất,điều kiện mua bảo hiểm do người mua và bán yêu cầu với mục đích bảo đảm sự antoàn cho hàng hoá Tuy nhiên bảo hiểm cũng có nhiều loại khác nhau và phí muabảo hiểm là không nhỏ, do đó đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự cân nhắc khi quyếtđịnh mua bảo hiểm nào Thông thường các doanh nghiệp căn cứ theo 4 yếu tố sau:

- Tính chất hàng hoá- Tình trạng bao bì- Vị trí xếp hàng trên tàu- Tình hình chính trị, xã hội

f Làm thủ tục hải quan

Hàng hoá vận chuyển vào biên giới quốc gia nước mình, người nhập khẩuphải làm thủ tục hải quan Thủ tục này là một công cụ của nhà nước quản lý hànhvi mua bán qua biên giới để ngăn chặn việc buôn lậu và gian lận thương mại Việclàm thủ tục hải quan bao gồm các bước chủ yếu sau:

- Khai báo Hải quan: Chủ hàng - người nhập khẩu phải kê khai chi tiết hàng hoá

lên tờ khai Hải quan để cơ quan chức năng kiểm tra và làm thủ tục giấy tờ cầnthiết.

- Xuất trình hàng hoá: Hàng hoá phải được xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm

tra, kiểm soát Nhân viên Hải quan đối chiếu hàng hoá trong tờ khai với thực tếđể quyết định có cho hàng thông quan hay không.

- Thực hiện các quyết định của Hải quan: Sau khi kiểm tra giấy tờ, hàng hoá,

Hải quan quyết định có cho hàng hoá qua biên giới hay không hoặc cho quavới các điều kiện mà chủ hàng phải thực hiện nghiêm chỉnh Nếu vi phạm cácquyết định của Hải quan sẽ bị phạt tuỳ theo mức độ nặng nhẹ.

- Đóng thuế nhập khẩu (nếu có)

g Giao nhận hàng với tàu

Giao hàng xuất khẩu đòi hỏi:

- Doanh nghiệp nắm vững chi tiết hàng hoá và nộp bản đăng ký hàng chuyênchở bao gồm: Tên hàng, ký mã hiệu, số lượng, trọng lượng, kích cỡ, bao bì, tênđịa chỉ người nhập, trao bản đăng ký này cho hãng tàu để đổi lấy sơ đồ xếp.- Theo dõi tiến độ tàu nào ra để biết ngày giờ đến lượt tàu mình

- Xem xét và đưa hàng vào cảng

- Bốc hàng lên tàu dưới sự giám sát của hải quan và kiểm kiện.- Đổi lại lấy vận đơn hoàn hảo (B/L)

Giao nhận hàng nhập khẩu đòi hỏi:

Căn cứ vào nghị định 200CP, mọi việc giao nhận hàng nhập khẩu đều phảiuỷ thác cho cảng Do đó đơn vị kinh doanh XNK phải tiến hành:

- Ký kết hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tải (ga, cảng) về việc giao nhận- Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng hoá một cách cụ thể.- Thông báo cho các đơn vị đặt mua hàng hoặc uỷ thác ngày dự kiến hàng về để

các đơn vị này tổ chức việc nhận hàng

- Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản chi phí về giao nhận, bốc xếp bảoquản và vận chuyển hàng nhập.

- Theo dõi việc giao nhận hàng hoá, đôn đốc cơ quan vận tải lập biên bản (nếucần) về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy rakhi giao nhận.

h Làm thủ tục thanh toán (tuỳ thuộc vào phương thức thanh toán ghi trên hợp

Nếu hợp đồng quy định phương thức thanh toán bằng thư tín dụng (L/C)

thì đối với người xuất khẩu khi người mua mở L/C mới giao hàng Khi có L/Cphải tiến hành kiểm tra.

- Thời gian mở L/C thông thường từ 15-20 ngày trước khi đến thời hạn giaohàng.

- Ngân hàng mở L/C là ngân hàng nào- Thời hạn hiệu lực của L/C

- Những yêu cầu về chứng từ của L/C như tên hàng, số lượng hàng hoá, số hợpđồng, tình trạng hàng hoá

Nếu hợp đồng quy định phương thức thanh toán bằng phương thức nhờ

thu thì ngay sau khi giao hàng, bên xuất khẩu phải hoàn thành việc lập chứng từ

và phải xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng đổi tiền hộ Chứng từthanh toán đòi hỏi phải hợp lệ, chính xác và nhanh chóng giao cho ngân hàngnhằm thu lại vốn Sau khi nhận chứng từ ở ngân hàng ngoại thương, phía nhậpkhẩu được quyền kiểm tra chứng từ trong một thời gian nhất định Nếu đơn vị

không có lý do chính đáng từ chối thanh toán thì ngân hàng xem như yêu cầu đòitiền là hợp lệ Quá thời hạn trên mọi tranh chấp giữa hai bên mua và bán về việcthanh toán tiền hàng sẽ được tục tiếp giải quyết giữa các bên hoặc qua cơ quantrọng tài.

i Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)

Trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu các bên (thông thường là bên mua)thấy hàng hoá có những điểm sai sót với những điều khoản đã ký trong hợp đồng,cần phải khiếu nại thì lập chứng từ khiếu nại Việc khiếu nại cũng phải được thựchiện đúng như trong hợp đồng và phải tiến hành kịp thời, khẩn trương và tỷ mỉ.Đơn khiếu nại phải kèm theo bằng chứng về tổn thất như biên bản giám định, hoáđơn, vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm, chứng từ hải quan và các chứng từ khác.Các loại giấy tờ, chứng từ này yêu cầu phải rõ ràng không tảy xoá Nếu việc khiếunại không được giải quyết thoả đáng hai bên có thể kiện nhau tại hội đồng trọngtài hoặc toà án.

2 Các yếu tố đánh giá quy trình nhập khẩu

2.1 Bảo đảm thuận lợi cho hoạt động nhập khẩu

Quy trình nhập khẩu đạt ra phải tạo điều kiện cho các công tác diễn ra suônsẻ Muốn đạt được như vậy, trước hết mọi phía tham gia vào quá trình này đềuphải thực hiện đúng theo nguyên tắc thực hiện hoạt động nhập khẩu.

Trong giai đoạn kinh tế thị trường hiện nay tính thuận lợi trong quy trình sẽtạo ra được những lợi thế cạnh tranh cho công ty đối với khách hàng hoặc cho đốitác trong giao dịch để có thể từ đó mang lại cho mình những hiệu quả khác Đồngthời khi tạo ra thuận lợi cho khách hàng thì chính công ty đã lập ra cho mình mộtquy trình nhập khẩu hoàn thiện, tốn ít chi phí và hiệu quả cao.

Đầu tiên, để quy trình diễn ra thuận lợi phải nắm rõ được nhu cầu thực chấtcủa khách hàng để từ đó tìm ra các nhà cung cấp cho phù hợp Nhu cầu này có thểtìm hiểu bằng nhiều phương pháp khác nhau để có thể tận dụng được hết các khảnăng sẵn có của mình Nhu cầu được tìm hiểu thông qua đội ngũ cán bộ, thông qua

nguồn tin không chính thức, nhu cầu được tìm hiểu thông qua tìm hiểu phươnghướng kế hoạch của công ty bạn Trong công tác chuẩn bị kí kết hợp đồng để côngviệc diễn ra thuận lợi thì điều cần đặt ra là chúng ta cũng là phải chuẩn bị thật đầyđủ thông tin về khách hàng mà chúng ta đang có ý định đi tới ký kết hợp đồng.

Nói tóm lại, yêu cầu thuận lợi trong quy trình nhập khẩu là rất cần thiết đốivới nhiều ngành nghề Để tạo ra được thuận lợi này trước hết là do công ty thamgia các giao tiếp thương mại đúng theo các quy cách xử sự của luật pháp và cácquy định xử sự chung, sau đó là đến khả năng nội lực của công ty tìm hiểu cácthông tin của các đối tác để đưa ra các biện pháp thích hợp Yếu tố thuận lợi đượcđo lường bằng cách tổng hợp cho điểm các yếu tố như thời gian thực hiện quytrình so với thời gian thực hiện của quy trình chuẩn trong ngành, mức độ hoànthành các bước và hạn chế được rủi ro, vướng mắc khi thực hiện quy trình Để cóthể đo lường yếu tố thuận lợi, không những đánh giá qua phản hồi của những cánhân, tổ chức liên quan mà còn phải kết hợp với sự đánh giá trung thực của cáccán bộ thực hiện công việc trong công ty.Một quy trình nhập khẩu được coi làthuận lợi khi nó có đường tổng hợp điểm các yếu tố đánh giá tương đối cao hơn sovới đường chuẩn của quy trình nhập khẩu trong cùng ngành.

2.2 Bảo đảm hiệu quả

Quy trình nhập khẩu thực chất là một “công nghệ sản xuất” của một doanhnghiệp làm công tác xuất nhập khẩu, vì vậy việc làm cho quy trình nhập khẩumang lại hiệu quả cũng có thể hiểu tương tự như việc các doanh nghiệp sản xuấtthông qua công nghệ sản xuất tiên tiến để đạt được những hiệu quả trong côngviệc Hiệu quả trong quy trình nhập khẩu không chỉ ảnh hưỏng to lớn tới bản thâncông ty mà nó còn có tác động mạnh tới hệ thống nhập khẩu của toàn ngành xuấtbản phẩm, vì vậy khi xem xét vấn đề hiệu quả này công ty càng cần phải chú trọnghơn nữa.

Hiệu quả trước hết sẽ mang lại cho bản thân công ty nhiều lợi ích, lợi ích đóchính là cái mục tiêu công ty đã đạt ra trong công tác nhập khẩu Xét hiệu quả

trong công tác chuẩn bị kí kết và đàm phán là chính Vì vậy muốn đạt được hiệuquả hay thành công trong việc ký kết một hợp đồng xuất nhập khẩu thì công ty cầnphải xem xét kỹ các khẩ năng có thể xảy ra đề có thể thành công trong đàm phánký kết hợp đồng Yếu tố hiệu quả có thể được đo lường qua sự tổng hợp các yếu tốnhư thời gian kí kết và đàm phán hợp đồng, mức độ hài lòng của đối tác đàmphán Thời gian thực hiện càng ngắn, hợp đồng được thực hiện đúng theo chuẩnmực, giảm được chi phí phát sinh càng nhiều thì hiệu quả của quy trình càng cao.Thông thường, các yếu tố này thể hiện qua lịch theo dõi tiến độ thực hiện quytrình, qua các bảng câu hỏi, phỏng vấn của phòng marketing.

2.3 Yêu cầu gắn quy trình nhập khẩu với nhu cầu và đáp ứng kịp thời nhu cầucủa doanh nghiệp

Quy trình nhập khẩu đạt được hiệu quả tức là nó phải làm thoả mãn đượcnhu cầu của khách hàng hay đạt được mức độ yêu cầu của bản thân doanh nghiệp.Trong nền kinh tế thị trường hiện nay hàng hoá sản xuất ra hay đối với công ty làhàng hoá nhập khẩu về phải làm sao đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thìcông ty mới có thể tồn tại đó là điều kiện tiên quyết cho hoạt động nhập khẩu củacông ty

Quy trình nhập khẩu cần phải gắn với nhu cầu và đáp ứng kịp thời nhu cầucủa doanh nghiệp là vì chỉ có gắn với các nhu cầu này thì việc nhập khẩu củadoanh nghiệp mới thực sự mang một ý nghĩa của một công ty trực thuộc Tổngcông ty làm một nhiệm vụ phục vụ cho các đơn vị bạn trong cùng Tổng công ty

Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong mọi thời điểm thì không chỉkhách hàng phải có các yêu cầu kịp thời cho công ty mà còn là sự chuẩn bị chuđáo của công ty sẵn sàng cho các khoản mục mà khách hàng thường nhu cầu Cóđược sự chuẩn bị này được hợp lý với khả năng của mình thì một lần nữa lại đòihỏi nội lực của công ty trong công tác chuẩn bị về thông tin.

2.4 Tổng thời gian thực hiện quy trình:

Tổng thời gian thực hiện quy trình là khoảng thời gian tính từ khi bắt đầu việc

thực hiện quy trình cho đến khi kết thúc quy trình nhập khẩu đó Thời gian thựchiện một quy trình nhập khẩu hiệu quả thường chiếm ít thời gian hơn so với mộtquy trình nhập khẩu trung bình Mức thời gian mỗi bước trong quy trình phải đượcphân bố một cách hợp lý, giảm thiểu tối đa thời lượng ở các bước rườm rà, tậptrung thời gian vào những bước phức tạp và đòi hỏi sự cẩn thận cao Từ đó, rútngắn thời gian thực hiện quy trình, khiến cho quy trình nhập khẩu quay vòngnhanh hơn, tạo điều kiện cho các đợt nhập khẩu khác.

Để rút ngắn thời gian thực hiện quy trình xuống mức thấp mà không ảnh hưởngtới chất lượng quy trình, việc thực hiện phải đúng trình tự và phân bố hợp lý thờigian cho mỗi công đoạn Trình tự kiểu mẫu cho quy trình nhập khẩu của mỗi tổchức, mỗi công ty đều được quy định rõ ràng, theo các bước và có thời gian trungbình để đáng giá việc thực hiện ở mỗi bước Việc phá vỡ trình tự của các bước cóthể dẫn đến đình trệ ở các bước truớc hoặc sau, khiến việc giải quyết vấn đề ở cácbước này nảy sinh phức tạp, khó có thể giải quyết cùng lúc được dẫn đến thờilượng dành cho các bước bị tăng đột biến Phân bổ thời gian hợp lý cho công đoạncủa mỗi quy trình đòi hỏi sự tinh tế của mọi nhân viên trong tổ chức Một số côngđoạn khá phức tạp bởi mang nặng tính thủ tục, giấy tờ có thể giải quyết nhanh hơnnhờ các mối quan hệ với các tổ chức liên quan Như thủ tục hải quan, là khâu khánhiều quy trình vướng mắc và tốn nhiều thời gian vào đây, hoàn toàn có thể rútngắn được nhờ có tư vấn từ chính những người này, giúp thủ tục trở nên đơn giảnhơn Việc chọn phương tiện vận chuyển cũng ảnh hưởng đến thời gian doanhnghiệp nhận sản phẩm của mình Tùy vào nhu cầu khách hàng, sản phẩm và cácyếu tố khác, doanh nghiệp có thể chọn phương tiện vận chuyển sao cho phù hợpvới thời gian đáng để bỏ cho quy trình nhập khẩu tương ứng Việc thực hiện hợpđồng chủ yếu do bên xuất khẩu xúc tiến nhưng phải đốc thúc thường xuyên đểđảm bảo tiến độ Thời gian thực hiện quy trình có thể được đo lường qua lịch theodõi quy trình nhập khẩu của công ty, tiến độ thực hiện quy trình rồi so sánh vớithời gian thực hiện trung bình của quy trình nhập khẩu trong ngành.

2.5 Phối hợp các bước trong quy trình :

Sự phối hợp ăn ý giữa các bước trong quy trình nhập khẩu là rất quan trọng.

Trong quy trình nhập khẩu, bước sau không những chịu ảnh huởng của bước liềntruớc nó mà còn ảnh hưởng bởi tất cả các bước truớc nó Bước tiếp theo có trôichảy và gặp ít hay nhiều cản trở hay không là do bước truớc của quy trình đượchoàn thành như thế nào Quy trình được thực hiện trôi chảy , gặp ít vướng mắc,không tốn nhiều thời gian và chi phí nếu các bước trong quy trình được thực hiện,phối hợp ăn ý Sự chuyển tiếp từ bước trước sang bước sau được thực hiện đúngđắn sẽ giảm bớt thời gian hao phí, từ đó rút ngắn được thời gian hoàn thành quytrình mà vẫn giữ được chất lượng quy trình Để việc phối hợp giữa các bước đượcnhư ý muốn, trước hết mỗi bước trong quy trình phải được hiểu thấu bởi các cánbộ nhập khẩu, sự truyền đạt rõ ràng nội dung các bước trong quy trình Thứ hai,mỗi bước trong quy trình nhập khẩu phải được thể hiện rõ ràng, rành mạch đểtránh nhầm lẫn giữa các bước Thứ ba, phải đặt ra kỳ vọng giữa các bước, từ đóchuyển được sang bước tiếp theo mà không gặp phải vướng mắc nhiều Việc phốihợp các bước trong quy trình giúp cho quy trình nhập khẩu được thực hiện trôichảy, tiết kiệm được cả thời gian và chi phí cho doanh nghiệp Vì vậy, đây là mộtyếu tố quan trọng trong việc đánh giá một quy trình nhập khẩu Việc đo lườngmức độ phối hợp các bước trong quy trình có thể được thực hiện qua việc đánh giáchi phí thời gian và tiền bạc để chuyền đổi giữa các bước trong quy trình.

2.6 Mức độ hoàn thành mỗi bước trong quy trình:

Về cơ bản, quy trình nhập khẩu của các doanh nghiệp là giống nhau, nhưng yêucầu của mỗi bước trong quy trình có thể nhiều hay ít tùy theo ngành, lĩnh vực màdoanh nghiệp hoạt động Mỗi bước trong quy trình nhập khẩu của doanh nghiệp sẽđược yêu cầu đầu tư vào đó thời gian và chi phí nhiều hơn hoặc ít hơn so với bướctương ứng của doanh nghiệp thuộc ngành khác Vì vậy, mỗi bước sẽ được kỳ vọngvề mức dộ hoàn thành tương đối khác nhau trong mỗi doanh nghiệp, có bước cần

sự hoàn thành với đủ thời gian, độ chính xác cao, có bước lại không đòi hỏi sự tỉmỉ khi thực hiện mà chỉ cần thực hiện với thời gian ngắn nhất Chất lượng một quytrình phụ thuộc vào mức độ hoàn thành từng bước trong quy trình đó, mỗi doanhnghiệp nhập khẩu cần xác định rõ ràng kỳ vọng của mình đối với mỗi bước trongquy trình Có thể đo lường mức độ hoàn thành mỗi bước theo nhiều cách, đơn cửcó thể dựa vào việc thực hiện mỗi bước theo yêu cầu có chính xác hoàn toànkhông, hay đã được cắt giảm đi do sự tin tưởng lẫn nhau giữa các bên Việc chođiểm dựa vào một thang điểm tự đánh giá chung do phòng hoặc công ty thực hiện.

3 Các yếu tố ảnh hưởng quy trình nhập khẩu

3.1 Ảnh hưởng của chính sách pháp luật và các hoạt động của các cơ quanNhà nước

Đây là yếu tố mà các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩubuộc phải nắm chắc và tuân theo một cách vô điều kiện bởi vì nó thể hiện ý chícủa giai cấp cầm quyền ở mỗi nước, sự thống nhất chung của các quốc gia, bảo vệlợi ích chung của các nước trên thương trường quốc tế Hoạt động nhập khẩu đượctiến hành giữa các chủ thể ở các quốc gia khác nhau, bởi vậy nó chịu sự tác độngcủa chính sách chế độ luật pháp của các quốc gia đó, đồng thời hoạt động nhậpkhẩu cũng phải tuân theo những quy định luật pháp quốc tế Luật pháp quốc tếbuộc các nước tuân theo và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ và trách nhiệm của mìnhtrong hoạt động nhập khẩu vì lợi ích chung và nhằm tạo ra sự tin tưởng hiệu quảcao trong hoạt động này.

Hoạt động nhập khẩu cần phải tuân theo các quy định chung của Nhà nướcvì Nhà nước cần kiểm soát được tình hình nhập khẩu trên thị trường, nếu để chocác doanh nghiệp tự mình làm chủ các hoạt động kinh doanh mà không có sự canthiệp của Nhà nước thông qua các chính sách và các cơ quan chức năng có thẩmquyền thì rất dễ dẫn đến tình trạng các doanh nghiệp thường chạy theo lợi nhuậngây ra sự hỗn độn trong thị trường, dẫn đến khủng hoảng và tác động tiêu cực

khác cho toàn bộ nền kinh tế Đó là nguyên nhân vì sao cần có sự quản lí của Nhànước trong công tác xuất nhập khẩu

Nhà nước tạo ra cho doanh nghiệp tham gia hoạt động xuất nhập khẩunhững quy trình cụ thể mà bất cứ khi nào tham gia vào hoạt động kinh doanh xuấtnhập khẩu đều phải tuân theo Những quy định này có tác động tới quy trình nhậpkhẩu, đó là tất cả các bước đi của hoạt động nhập khẩu của các doanh nghiệp đềuphải theo những thứ tự đã vạch sẵn Điều này tạo ra cho doanh nghiệp nhữngthuận lợi và khó khăn nhất định tồn tại song song với nhau

3.2 Ảnh hưởng của hệ thống thông tin

Như chúng ta đã biết trong thời đại hiện nay thông tin đóng một vai trò vôcùng quan trọng nhiều khi là quyết định tới thành công của một kế hoạch hợpđồng hay một chiến lược Thông tin đang ngày càng trở thành một thứ hàng hoácó giá trị trong kinh doanh thương mại Quản lí thông tin ngày càng trở nên phứctạp hơn và cũng chính vì thế nó cũng ngày càng có giá trị cao hơn Hiệu quả hiệnnay cũng chính là làm sao tìm kiếm được thông tin một cách nhanh nhất chínhxác nhất và sử dụng nó sao cho tạo ra được nhiều lợi nhuận nhất Chính vì vậyảnh hưởng của thông tin tới quy trình nhập khẩu là rất to lớn.

Ngay từ khâu đầu tiên của quy trình nhập khẩu đã là khâu nghiên cứu vềthông tin (khâu nghiên cứu thị trường) thực chất đây là quá trình thu thập thôngtin để có được hiểu biết về nhu cầu của khách hàng và khả năng của nhà cungcấp.

Thông tin như là một sợi dây nối các bước trong quy trình với nhau, thôngtin của bước này dùng để phục vụ cho bước sau Thông tin ban đầu mới thu thậpở bước đầu tiên là thông tin dạng thô cần được xử lý sao cho có thể sử dụng được.Nếu chúng ta xử lý được thông tin ở bước 1 thì có thể tạo ra được bước 2, tức làthông tin đã được xử lý và chúng ta đã tìm ra khách hàng Từ bước thứ 3 sangbước thứ 4, thứ 5 cũng là quá trình trao đổi thông tin để đưa ra quyết định cuốicùng.