3.1. Ảnh hưởng của chính sách pháp luật và các hoạt động của các cơ quan Nhà nước
Đây là yếu tố mà các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu buộc phải nắm chắc và tuân theo một cách vô điều kiện bởi vì nó thể hiện ý chí của giai cấp cầm quyền ở mỗi nước, sự thống nhất chung của các quốc gia, bảo vệ lợi ích chung của các nước trên thương trường quốc tế. Hoạt động nhập khẩu được tiến hành giữa các chủ thể ở các quốc gia khác nhau, bởi vậy nó chịu sự tác động của chính sách chế độ luật pháp của các quốc gia đó, đồng thời hoạt động nhập khẩu cũng phải tuân theo những quy định luật pháp quốc tế. Luật pháp quốc tế buộc các nước tuân theo và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong hoạt động nhập khẩu vì lợi ích chung và nhằm tạo ra sự tin tưởng hiệu quả cao trong hoạt động này.
Hoạt động nhập khẩu cần phải tuân theo các quy định chung của Nhà nước vì Nhà nước cần kiểm soát được tình hình nhập khẩu trên thị trường, nếu để cho các doanh nghiệp tự mình làm chủ các hoạt động kinh doanh mà không có sự can thiệp của Nhà nước thông qua các chính sách và các cơ quan chức năng có thẩm quyền thì rất dễ dẫn đến tình trạng các doanh nghiệp thường chạy theo lợi nhuận gây ra sự hỗn độn trong thị trường, dẫn đến khủng hoảng và tác động tiêu cực khác cho toàn bộ nền kinh tế. Đó là nguyên nhân vì sao cần có sự quản lí của Nhà nước trong công tác xuất nhập khẩu
Nhà nước tạo ra cho doanh nghiệp tham gia hoạt động xuất nhập khẩu những quy trình cụ thể mà bất cứ khi nào tham gia vào hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu đều phải tuân theo. Những quy định này có tác động tới quy trình nhập khẩu, đó là tất cả các bước đi của hoạt động nhập khẩu của các doanh nghiệp đều phải
theo những thứ tự đã vạch sẵn. Điều này tạo ra cho doanh nghiệp những thuận lợi và khó khăn nhất định tồn tại song song với nhau.
3.2. Ảnh hưởng của hệ thống thông tin
Như chúng ta đã biết trong thời đại hiện nay thông tin đóng một vai trò vô cùng quan trọng nhiều khi là quyết định tới thành công của một kế hoạch hợp đồng hay một chiến lược. Thông tin đang ngày càng trở thành một thứ hàng hoá có giá trị trong kinh doanh thương mại. Quản lí thông tin ngày càng trở nên phức tạp hơn và cũng chính vì thế nó cũng ngày càng có giá trị cao hơn. Hiệu quả hiện nay cũng chính là làm sao tìm kiếm được thông tin một cách nhanh nhất chính xác nhất và sử dụng nó sao cho tạo ra được nhiều lợi nhuận nhất. Chính vì vậy ảnh hưởng của thông tin tới quy trình nhập khẩu là rất to lớn.
Ngay từ khâu đầu tiên của quy trình nhập khẩu đã là khâu nghiên cứu về thông tin (khâu nghiên cứu thị trường) thực chất đây là quá trình thu thập thông tin để có được hiểu biết về nhu cầu của khách hàng và khả năng của nhà cung cấp. Thông tin như là một sợi dây nối các bước trong quy trình với nhau, thông tin của bước này dùng để phục vụ cho bước sau. Thông tin ban đầu mới thu thập ở bước đầu tiên là thông tin dạng thô cần được xử lý sao cho có thể sử dụng được. Nếu chúng ta xử lý được thông tin ở bước 1 thì có thể tạo ra được bước 2, tức là thông tin đã được xử lý và chúng ta đã tìm ra khách hàng. Từ bước thứ 3 sang bước thứ 4, thứ 5 cũng là quá trình trao đổi thông tin để đưa ra quyết định cuối cùng. Nói tóm lại, thông tin ngày nay là một trong các yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới mọi mặt của mọi công tác, chính vì vậy để đạt được hiệu quả cao cần phải xử lý được thông tin một cách chính xác và kịp thời.
3.3. Ảnh hưởng tổ chức quy trình làm việc
Như đã trình bày, tất cả các doanh nghiệp đều phải tuân theo những quy trình nhất định của Nhà nước khi tham gia hoạt động kinh doanh nhập khẩu. Tuy nhiên chúng ta cũng biết rằng thực hiện quy trình này như thế nào lại là do sự điều khiển
của ban giám đốc mà cụ thể là giám đốc thông qua các trưởng phòng ban phổ biến xuống cho các nhân viên của mình. Vì vậy quy trình nhập khẩu của mỗi công ty có thể khác nhau do sự điều khiển có khoa học và hợp lý của cấp thủ trưởng trong từng khâu quản lý, đây cũng là một yếu tố có tác động tương đối mạnh mẽ tới hiệu quả của quy trình làm việc.
Qua thực tế này chúng ta nhận thấy để phát huy được hết năng lực của công ty trong mọi lĩnh vực cũng như trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu cần có sự quản lí thích hợp của các cấp lãnh đạo. Yếu tố này cho thấy vai trò của cấp lãnh đạo và cấp quản lý đã sử dụng được hết khả năng sẵn có của công ty. Có thể hiểu đây chính là nội lực của bản thân mỗi doanh nghiệp trong việc tự cải tiến quy trình nhập khẩu để đạt được hiệu quả cao hơn.
Và có thể nói rằng đây là ảnh hưởng mang tính chất chủ quan đối với quy trình nhập khẩu và cũng chính vì thế để cải tiến được quy trình nhập khẩu một cách đơn giản và có hiệu quả là cần cải tiến ở khâu này.
3.4. Ảnh hưởng do mối quan hệ bạn hàng
Đây cũng là một trong những ảnh hưởng mang tính chủ quan, tuy nhiên nó không dễ giải quyết bằng việc cải tiến trong cơ cấu tổ chức. Đối với các khách hàng nếu chúng ta đã lập ra được sự tín nhiệm cho họ thì công việc sẽ dễ dàng hơn nhiều. Thực tế đã chỉ ra rằng có được sự tin tưởng lẫn nhau trong giao dịch buôn bán thì công việc sẽ diễn ra nhanh hơn và đơn giản hơn nhiều. Đồng thời mối quan hệ tốt đẹp với bạn hàng cũng là một trong các hình thức Marketing đáng chú ý.
Yếu tố ảnh hưởng này chúng ta hoàn toàn có thể tác động tới và tạo ra cho nó những ảnh hưởng trở lại một cách tích cực, vì vậy phối hợp cùng với biện pháp cải tiến về tổ chức cơ cấu chúng ta cần cải thiện cả về mối quan hệ với khách hàng cho ngày càng tốt đẹp.
Nói tóm lại, đây là những yếu tố chính tác động lên quy trình nhập khẩu của doanh nghiệp tham gia nhập khẩu hàng hoá. Tuy nhiên chúng ta phải hiểu rằng ở
đây có mối quan hệ biện chứng với nhau không thể chú ý tới yếu tố chủ quan mà quên đi rằng còn có yếu tố khách quan, nhưng không thể quá ỷ lại vào các nhân tố khách quan mà không cố gắng cải tiến các yếu tố chủ quan.
3.5. Ảnh hưởng của tỷ giá hối đoái và tỷ suất ngoại tệ hàng nhập khẩu.
Tỷ giá hối đoái có tác động mạnh mẽ tới hoạt động nhập khẩu. Mọi việc tính giá và thanh toán trong kinh doanh nhập khẩu đều sử dụng tới ngoại tệ. Tỷ giá hối đoái quyết định mặt hàng, bạn hàng, phương án kinh doanh cũng như quan hệ kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng.
Sự biến động của tỷ giá hối đoái có thể gây nên sự biến động lớn trong tỷ trọng xuất khẩu và nhập khẩu. Chẳng hạn, khi tỷ giá hối đoái tăng thì sẽ khuyến khích xuất khẩu, hạn chế nhập khẩu và ngược lại. Tỷ giá hối đoái là cơ sở để so sánh với tỷ suất ngoại tệ hàng nhập khẩu, một số lượng bản tệ thu về khi phải chi ra một đơn vị ngoại tệ.
6. Ảnh hưởng từ sự biến động của thị trường trong và ngoài nước.
Hoạt động kinh doanh nhập khẩu có thể được hình dung như là một cầu nối thông thương giữa thị trừong trong nước và thị trường Quốc tế, tạo ra sự phù hợp gắn bó cũng như phản ánh tác động qua lại giữa các thị trường. Khi có sự thay đổi về giá cả, nhu cầu ở thị trường này thì đồng thời tác động tới sự ứng xử của thị trường kia. Chẳng hạn như, sự tồn đọng hàng hoá, sự giảm giá, giảm nhu cầu về một mặt hàng ở thị trường trong nước sẽ làm giảm lượng hàng hoá nhập khẩu. Cũng như vậy, thị trường ngoài nước quyết định tới sự thoả mãn nhu cầu trên thị trường trong nước, sự biến động của nó cung cấp, về sản phẩm mới, về sự đa dạng của hàng hoá dịch vụ cũng được phản ánh qua chiếc cầu nhập khẩu để tác động vào thị trường nội địa.
Chương 2 :Thực trạng quy trình nhập khẩu sách báo của Xunhasaba
1. Quá trình hình thành , phát triển và hoạt động kinh doanh của Xunhasaba
1.1. Giới thiệu công ty.
Công ty xuất nhập khẩu sách báo là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu sách báo, tạp chí, tem chơi, băng đĩa và các ấn phẩm khác. Công ty có tên giao dịch quốc tế là XUNHASABA. Tuy trực thuộc Tổng công ty Phát Hành Sách Việt Nam nhưng Công ty Xunhasaba là một doanh nghiệp hạch toán độc lập, có con dấu riêng và là một pháp nhân tự chịu trách nhiệm đối với hoạt động kinh doanh của mỡnh trước pháp luật. Ngoài trụ sở chính đóng tại 32 Hai Bà Trưng, Hà nội, Công ty cũng có một chi nhánh đóng ở 25 A Nguyễn Bỉnh Khiêm, thành phố Hồ Chí Minh.
1.2. Quá trình hình thành của công ty Xunhasaba.
Sau khi hoà bình lập lại, do nhu cầu trao đổi văn hoá nước ngoài và nhu cầu nghiên cứu, học tập trong nước nên Phòng phát hành sách báo ngoại văn được thành lập, nằm trong sở Phát hành Sách TƯ, thuộc nhà in Quốc gia, trực thuộc Bộ Tuyên Truyền, sau là Bộ Văn Hoá. Hoạt động của Phòng phát hành sách báo ngoại văn lúc này bao gồm cả xuất nhập khẩu sách báo và văn hoá phẩm với các nước trong khu vực.
Ngày 18/4/1957, Bộ trưởng Bộ Văn hoá đó ký quyết định số 28/VH-QĐ thành lập Sở Xuất Nhập sách báo - tên giao dịch quốc tế là XUNHASABA, trụ sở đặt tại 32 Hai bà Trưng, Hà Nội. Do tính chất hoạt động của Xunhasaba theo (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
phương thức thương mại nên ngày 29/8/1967 Hội đồng Chính phủ ra quyết định số 140/CP ký đổi tên “Sở Xuất nhập khẩu sách báo” thành Công ty Xuất Nhập khẩu sách báo Việt Nam. Ngoài nhiệm vụ xuất nhập khẩu sách báo và văn hoá phẩm phục vụ công tác tuyên truyền đối ngoại, Công ty cũng thực hiện nhiệm vụ kinh doanh theo chế độ hạch toánh kinh tế, tăng thu ngoại tệ cho nhà nước. Để hợp lý hoỏ việc quản lý và chỉ đạo công tác trao đổi văn hoá với nước ngoài và công tác tuyên truyền đối ngoại, ngày 10/8/1970 Hội đồng Chính Phủ ký Nghị định số 145 CP chuyển Công ty XNK sách báo Việt Nam về Ban Tuyên Huấn TW. Chức năng nhiệm vụ của công ty trong thời kỳ này vẫn là tuyên truyền chính trị đối ngoại thông qua hoạt động thương mại sách báo.
Năm 1978, Ban Tuyên Huấn TW bàn giao Công ty XNK sách báo Việt Nam cho Bộ Văn hoá và đến ngày 9/10/1978 Bộ Văn hoá Thông tin ra quyết định số 18-0/VHTT-QĐ sát nhập Công ty XNK sách báo Việt Nam và Quốc doanh Phát hành sách TW thành Công ty Phát hành sách.
Để phù hợp với tính chất và đặc điểm của công ty XNK sách báo và văn hoá phẩm, ngày 25/5/1982 Bộ Văn hoá ra quyết định số 61/ VH-QĐ tách công ty XNK sách báo và văn hoá phẩm ra khỏi Tổng công ty PHS, thành lập công ty XNK sách báo và văn hoá phẩm. Ngày 1/7/1988 Công ty được tách ra thành 2 công ty: Công ty XNK Sách báo thuộc Bộ Thông tin và Công ty XNK văn hoá phẩm thuộc Bộ Văn hoá. Cho đến khi sát nhập hai Bộ thành Bộ Văn hoá - Thông tin, Công ty XNK sách báo (Xunhasaba) chịu sự quản lý trực tiếp của bộ Văn hoá - Thông tin.
Gần đây, ngày 19/12/1997 Bộ trưởng Bộ VHTT đó ký quyết định số 3944/TC-QĐ lập Tổng công ty PHS Việt Nam (SAVINA), trong đó Công ty Xunhasaba là một thành viên chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng công ty phát hành sách Việt Nam - SAVINA.
1.3. Chức năng nhiệm vụ của công ty Xunhasaba.
Chức năng chủ yếu của công ty Xunhasaba là qua hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu sách báo, ấn phẩm, thực hiện công tác tuyên truyền và trao đổi văn hoá với nước ngoài nhằm “góp phần nâng cao kiến thức của nhân dân trong nước, tuyên truyền giới thiệu nước ta với nước ngoài theo đương lối đối nội và đối ngoại của Đảng và Nhà nước.” Như vậy, ta có thể thấy rừ hai chức năng nổi bật của Công ty là:
- Xunhasaba đảm nhiệm chức năng chính trị - xã hội đối ngoại và đối nội, tức là đảm bảo công tác tuyên truyền thông tin trong nước ra nước ngoài theo đường lối đối ngoại, đồng thời truyền đạt thông tin từ nước ngoài vào trong nước phù hợp đường lối đối nội của Đảng và Nhà nước.
- Công ty Xunhasaba là một doanh nghiệp hạch toán độc lập hoạt động trong lĩnh vực kinh tế ngoại thương nên công ty phải đảm nhiệm chức năng kinh tế lưu thông hàng hoá, thoả mãn nhu cầu về sách báo, ấn phẩm trong và ngoài nước, phải kinh doanh có lãi, tự cân đối ngoại tệ.
Do những chức năng chủ yếu trên mà Xunhasaba có những nhiệm vụ cơ bản sau:
- Xây dựng các kế hoạch về xuất nhập khẩu các mặt hàng thuộc phạm vi kinh doanh của Công ty để trình Bộ chủ quản xét duyệt và tổ chức thực hiện có hiệu quả các kế hoạch đó theo chế độ hạch toán kinh doanh.
- Thực hiện liên doanh, liên kết với các đơn vị trong nước nhằm mở rộng xuất khẩu ra nước ngoài và nhập khẩu các xuất bản phẩm nước ngoài.
- Liên doanh, liên kết với các công ty nước ngoài để đẩy mạnh giao lưu xuất nhập khẩu sách báo sau khi được Bộ VHTT xét duyệt.
1.4. Cơ cấu tổ chức và các nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu.
- Xuất khẩu: công ty tiến hành hoạt động kinh doanh xuất khẩu xuất bản phẩm bao gồm cả xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu uỷ thác. Từ năm 1998, công ty được Nhà nước, thông qua Bộ Tài chính, tài trợ 50% cước phí xuất khẩu cho mảng sách báo phục vụ tuyên truyền chính trị đối ngoại.
- Nhập khẩu sách: công ty Xunhasaba nhập khẩu sách từ các thị trường nước ngoài phục vụ cho nhu cầu trong nước bao gồm hệ thống các thư viện, các trường đại học và bán lẻ. Phòng nhập khẩu sách chịu trách nhiệm thực thi các biện pháp nhằm khai thác, mở rộng thị trường đầu vào (các nhà cung cấp nước ngoài), đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ sách ở thị trường trong nước.
- Nhập khẩu báo chí đơn đặt dài hạn: chủ yếu là nhập khẩu báo, tạp chí khoa học kỹ thuật và xã hội, các tạp chí chuyên ngành phục vụ theo đơn đặt hàng cho các thư viện lớn và các cơ quan Đảng, Nhà nước, các trung tâm nghiên cứu, các trường đại học,...
- Nhập khẩu báo chí chuyển phát nhanh: nhập khẩu báo và tạp chí nước ngoài phục vụ nhu cầu về báo, tạp chí hàng ngày cho các đại sứ quán, văn phòng đại diện quốc tế, công ty liên doanh, các cá nhân người nước ngoài và người trong nước ở Việt Nam.
2. Đặc điểm của ngành kinh doanh xuất bản phẩm
2.1.Khái niệm xuất bản phẩm
“Xuất bản là in ra thành sách, báo trang, ảnh để phát hành...” “Xuất bản phẩm là tên gọi chung những gì được in ra thành nhiều bản để phát hành, như sách, báo tranh, ảnh, bản đồ v.v... Báo và tạp chí là những xuất bản phẩm định kỳ” 1 .