4.1. Bảo đảm thuận lợi cho hoạt động nhập khẩu
Đầu tiên, để quy trình nhập khẩu sách diễn ra thuận lợi phải nắm rõ được nhu cầu thực chất của khách hàng để từ đó tìm ra các nhà cung cấp cho phù hợp. Nhu cầu này có thể tìm hiểu bằng nhiều phương pháp khác nhau để có thể tận dụng được hết các khả năng sẵn có của mình.Tận dụng lợi thế đi trước của mình trong lĩnh vực nhập khẩu sách báo, Xunhasaba đã có các mối quan hệ bạn hàng lâu năm, dễ dàng tiếp xúc nắm bắt nhu cầu của họ. Hơn nữa, các cán bộ nhập khẩu còn thường xuyên cập nhật tình hình thông tin trong nước về mọi lĩnh vực qua Internet, qua tiếp xúc trực tiếp với khách hàng tại các cửa hàng sách ngoại văn. Các cán bộ ở các phòng ban khác cũng tích cực thu thập thông tin cung cấp cho phòng nhập khẩu, nắm được nhu cầu bạn đọc. Trong công tác chuẩn bị kí kết hợp đồng để công việc diễn ra thuận lợi thì Xunhasaba đã chuẩn bị đầy đủ thông tin về khách hàng mà
công ty có ý định đi tới ký kết hợp đồng. Các cán bộ Xunhasaba đã tự đánh giá trung thực về mức độ thuận lợi khi làm công tác nhập khẩu ( điểm trung bình là 4.5 trên thang điểm 5 mức độ từ rất khó khăn đến rất thuận lợi). Điều đó thể hiện sự hài lòng trong công tác nhập khẩu của các cán bộ, bảng tổng hợp đánh giá do phó phòng nhập khẩu sách Trịnh Tráng hoàn thành.
4.2. Tổng thời gian thực hiện quy trình:
Quy trình nhập khẩu sách cúa Xunhasaba nói riêng và quy trình nhập khẩu sách báo nói chung tương đối đơn giản vì các lô hàng nhập về thường có giá trị không lớn lắm, lại được ưu đãi bởi nhà nước, hơn nữa Xunhasaba lại có nhiều năm kinh nghiệm trong việc nhập khẩu sách báo. Vì vậy tổng thời gian thực hiện một quy trình nhập khẩu của Xunhasaba khá ngắn, thời gian chủ yếu của quy trình nằm ở khâu vận chuyển. Đối với những lô sách mà khách hàng có nhu cầu cần gấp, Xunhasaba sẽ dùng vận tải hàng không, rút ngắn thời gian vận chuyển. Thời gian thực hiện quy trình thường bị kéo dài hơn bình thường khi đối tác không có sẵn hàng bán trong khi vẫn nhận đơn đặt mua của Xunhasaba. Sách báo bị thất lạc trong quá trình vận chuyển cũng là nguyên nhân thường thấy, kéo dài thời gian quy trình nhập khẩu của Xunhasaba. Thời gian nhập khẩu sách bằng đường hàng không thường từ 1 tuần đến 2 tuần, còn bằng đường biển có thể mất vài tháng. So với thời gian nhập khẩu sách báo trung bình của ngành, so sánh với công ty đối trọng như công ty Nam Hoàng thì tồng thời gian thực hiện quy trình của công ty Xunhasaba tương đuơng với ngành, công ty không đạt được ưu thế về thời gian thực hiện quy trình.
4.3. Phối hợp các bước trong quy trình:
Các bước trong quy trình nhập khẩu của Xunhasaba đuợc phối hợp chặt chẽ, hạn chế tối đa rủi ro. Các cán bộ nhập khẩu của Xunhasaba có trình độ chuyên môn vững, nắm rõ trình tự thực hiện của các bước, đuợc truyền đạt một cách đầy đủ và bài bản quy trình nhập khẩu nên việc thực hiện các bước trong quy trình khá nhịp nhàng, trôi chảy. Từ đó khiến cả quy trình nhập khẩu được vận hành nhuần nhuyễn, các bước thực hiện vừa rõ ràng lại vừa ăn khớp nhau. Việc phân công thực hiện các
bước, các khâu, công đoạn cũng đuợc phân chia rõ ràng giữa các cán bộ, tránh được tình trạng chồng chéo khi thực hiện, giảm thiểu chi phí về thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp. Chi phí phát sinh trong quy trình nhập khẩu sách báo khi chuyển từ bước này sang bước tiếp của công ty không đáng kể vì các cán bộ nhập khẩu đã có nhiều năm kinh nghiệm, có nhiều mối quan hệ thân quen với các bên liên quan nên hoạt động rất thuận lợi.
4.4. Mức độ hoàn thành mỗi bước trong quy trình:
Kỳ vọng tại mỗi bước của quy trình nhập khẩu sách báo được các cán bộ hiểu rõ nên họ đều cố gắng đạt được, thậm chí làm tốt hơn mong đợi. Điều đó đuợc thể hiện khi thời gian nhập khẩu giảm đi rõ rệt, hàng đến tay khách nhanh hơn từ đó nâng cao, mở rộng quan hệ khách hàng, đối tác giúp quy trình ngày càng đuợc hoàn thiện. Khâu nghiên cứu thị truờng của Xunhasaba vẫn đang trong quá trình hoàn thiện và đổi mới, vẫn chưa có phương thức sáng tạo nào thay thế các phương thức thu thập số liệu truyền thống của Công ty nên bước này còn có phần bị động. Quy trình nhập khẩu sách báo của Xunhasaba tuy tương đối đơn giản nhưng đuợc thực hiện bài bản và tỉ mỉ, vì vậy mức độ hoàn thành các bước của quy trình đều đạt tiêu chuẩn do Công ty để ra.
4.5. Mức độ hài lòng của khách hàng:
Ngoài những khách hàng lâu năm như các thư viện, các trường đại học vẫn thường xuyên đặt sách từ Xunhasaba do uy tín và chất lượng hàng hóa, còn có nhiều khách lẻ đến đặt mua sách. Tùy vào yêu cầu của khách hàng về thời gian, giá cả, các cán bộ của phòng nhập khẩu sách giải đáp thắc mắc và tư vấn giải đáp trực tiếp cho họ về các vấn đề liên quan đến sách họ cần. Xunhasaba còn gửi các báo giá định kì với giá tốt nhất, kịp thời nhất, giúp khách hàng thấy vô cùng tiện lợi. Dựa vào các cuộc phỏng vấn trực tiếp do sinh viên thực tập thực hiện với các khách hàng đến đặt sách trực tiếp tại Xunhasaba và một số thư viện như thư viện Quân Đội, thư viện trường đại học Kinh tế quốc dân, viện hạt nhân, viện quốc tế Mỹ. Cho thấy các khách hàng đều hài lòng với dịch vụ của Xunhasaba, từ khâu đặt hàng đến lúc nhận hàng. Mọi thắc mắc của khách hàng đều được các cán bộ của phòng nhập khẩu sách
giải đáp rõ ràng đầy đủ, khách hàng luôn yên tâm vì nhận được sách đúng ý mình, và kết quả là những khách hàng này nếu có đặt mua sách nhập khẩu đều lại tiếp tục đến với Xunhasaba (tỷ lệ khách hàng đặt sách sau lần đặt thứ nhất là 84% - sổ tay theo dõi. Phó phòng Trịnh Tráng)