2.1. Bảo đảm thuận lợi cho hoạt động nhập khẩu
Quy trình nhập khẩu đạt ra phải tạo điều kiện cho các công tác diễn ra suôn sẻ. Muốn đạt được như vậy, trước hết mọi phía tham gia vào quá trình này đều phải thực hiện đúng theo nguyên tắc thực hiện hoạt động nhập khẩu.
Trong giai đoạn kinh tế thị trường hiện nay tính thuận lợi trong quy trình sẽ tạo ra được những lợi thế cạnh tranh cho công ty đối với khách hàng hoặc cho đối tác trong giao dịch để có thể từ đó mang lại cho mình những hiệu quả khác. Đồng thời khi tạo ra thuận lợi cho khách hàng thì chính công ty đã lập ra cho mình một quy trình nhập khẩu hoàn thiện, tốn ít chi phí và hiệu quả cao.
Đầu tiên, để quy trình diễn ra thuận lợi phải nắm rõ được nhu cầu thực chất của khách hàng để từ đó tìm ra các nhà cung cấp cho phù hợp. Nhu cầu này có thể tìm hiểu bằng nhiều phương pháp khác nhau để có thể tận dụng được hết các khả năng sẵn có của mình. Nhu cầu được tìm hiểu thông qua đội ngũ cán bộ, thông qua nguồn tin không chính thức, nhu cầu được tìm hiểu thông qua tìm hiểu phương hướng kế hoạch của công ty bạn. Trong công tác chuẩn bị kí kết hợp đồng để công việc diễn ra thuận lợi thì điều cần đặt ra là chúng ta cũng là phải chuẩn bị thật đầy đủ thông tin về khách hàng mà chúng ta đang có ý định đi tới ký kết hợp đồng.
Nói tóm lại, yêu cầu thuận lợi trong quy trình nhập khẩu là rất cần thiết đối với nhiều ngành nghề. Để tạo ra được thuận lợi này trước hết là do công ty tham gia các giao tiếp thương mại đúng theo các quy cách xử sự của luật pháp và các quy định xử sự chung, sau đó là đến khả năng nội lực của công ty tìm hiểu các thông tin của các đối tác để đưa ra các biện pháp thích hợp. Yếu tố thuận lợi được đo lường bằng cách tổng hợp cho điểm các yếu tố như thời gian thực hiện quy trình so với thời gian thực hiện của quy trình chuẩn trong ngành, mức độ hoàn thành các bước và hạn chế được rủi ro, vướng mắc khi thực hiện quy trình. Để có thể đo lường yếu tố thuận lợi, không những đánh giá qua phản hồi của những cá nhân, tổ chức liên quan mà còn phải kết hợp với sự đánh giá trung thực của các cán bộ thực hiện công việc trong công ty.Một quy trình nhập khẩu được coi là thuận lợi khi nó có đường tổng hợp điểm các yếu tố đánh giá tương đối cao hơn so với đường chuẩn của quy trình nhập khẩu trong cùng ngành.
2.2. Bảo đảm hiệu quả
Quy trình nhập khẩu thực chất là một “công nghệ sản xuất” của một doanh nghiệp làm công tác xuất nhập khẩu, vì vậy việc làm cho quy trình nhập khẩu mang lại hiệu quả cũng có thể hiểu tương tự như việc các doanh nghiệp sản xuất thông qua công nghệ sản xuất tiên tiến để đạt được những hiệu quả trong công việc. Hiệu quả trong quy trình nhập khẩu không chỉ ảnh hưỏng to lớn tới bản thân công ty mà nó còn có tác động mạnh tới hệ thống nhập khẩu của toàn ngành xuất bản phẩm, vì vậy khi xem xét vấn đề hiệu quả này công ty càng cần phải chú trọng hơn nữa.
Hiệu quả trước hết sẽ mang lại cho bản thân công ty nhiều lợi ích, lợi ích đó chính là cái mục tiêu công ty đã đạt ra trong công tác nhập khẩu. Xét hiệu quả trong công tác chuẩn bị kí kết và đàm phán là chính. Vì vậy muốn đạt được hiệu quả hay thành công trong việc ký kết một hợp đồng xuất nhập khẩu thì công ty cần phải xem xét kỹ các khẩ năng có thể xảy ra đề có thể thành công trong đàm phán ký kết hợp đồng. Yếu tố hiệu quả có thể được đo lường qua sự tổng hợp các yếu tố như thời gian kí kết và đàm phán hợp đồng, mức độ hài lòng của đối tác đàm phán. Thời gian
thực hiện càng ngắn, hợp đồng được thực hiện đúng theo chuẩn mực, giảm được chi phí phát sinh càng nhiều thì hiệu quả của quy trình càng cao. Thông thường, các yếu tố này thể hiện qua lịch theo dõi tiến độ thực hiện quy trình, qua các bảng câu hỏi, phỏng vấn của phòng marketing.
2.3. Yêu cầu gắn quy trình nhập khẩu với nhu cầu và đáp ứng kịp thời nhu cầu của doanh nghiệp của doanh nghiệp
Quy trình nhập khẩu đạt được hiệu quả tức là nó phải làm thoả mãn được nhu cầu của khách hàng hay đạt được mức độ yêu cầu của bản thân doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay hàng hoá sản xuất ra hay đối với công ty là hàng hoá nhập khẩu về phải làm sao đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì công ty mới có thể tồn tại đó là điều kiện tiên quyết cho hoạt động nhập khẩu của công ty.
Quy trình nhập khẩu cần phải gắn với nhu cầu và đáp ứng kịp thời nhu cầu của doanh nghiệp là vì chỉ có gắn với các nhu cầu này thì việc nhập khẩu của doanh nghiệp mới thực sự mang một ý nghĩa của một công ty trực thuộc Tổng công ty làm một nhiệm vụ phục vụ cho các đơn vị bạn trong cùng Tổng công ty
Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong mọi thời điểm thì không chỉ khách hàng phải có các yêu cầu kịp thời cho công ty mà còn là sự chuẩn bị chu đáo của công ty sẵn sàng cho các khoản mục mà khách hàng thường nhu cầu. Có được sự chuẩn bị này được hợp lý với khả năng của mình thì một lần nữa lại đòi hỏi nội lực của công ty trong công tác chuẩn bị về thông tin.
2.4. Tổng thời gian thực hiện quy trình:
Tổng thời gian thực hiện quy trình là khoảng thời gian tính từ khi bắt đầu việc thực hiện quy trình cho đến khi kết thúc quy trình nhập khẩu đó. Thời gian thực hiện một quy trình nhập khẩu hiệu quả thường chiếm ít thời gian hơn so với một quy trình nhập khẩu trung bình. Mức thời gian mỗi bước trong quy trình phải được phân bố một cách hợp lý, giảm thiểu tối đa thời lượng ở các bước rườm rà, tập trung thời gian vào những bước phức tạp và đòi hỏi sự cẩn thận cao. Từ đó, rút ngắn thời
gian thực hiện quy trình, khiến cho quy trình nhập khẩu quay vòng nhanh hơn, tạo điều kiện cho các đợt nhập khẩu khác.
Để rút ngắn thời gian thực hiện quy trình xuống mức thấp mà không ảnh hưởng tới chất lượng quy trình, việc thực hiện phải đúng trình tự và phân bố hợp lý thời gian cho mỗi công đoạn. Trình tự kiểu mẫu cho quy trình nhập khẩu của mỗi tổ chức, mỗi công ty đều được quy định rõ ràng, theo các bước và có thời gian trung bình để đáng giá việc thực hiện ở mỗi bước. Việc phá vỡ trình tự của các bước có thể dẫn đến đình trệ ở các bước truớc hoặc sau, khiến việc giải quyết vấn đề ở các bước này nảy sinh phức tạp, khó có thể giải quyết cùng lúc được dẫn đến thời lượng dành cho các bước bị tăng đột biến. Phân bổ thời gian hợp lý cho công đoạn của mỗi quy trình đòi hỏi sự tinh tế của mọi nhân viên trong tổ chức. Một số công đoạn khá phức tạp bởi mang nặng tính thủ tục, giấy tờ có thể giải quyết nhanh hơn nhờ các mối quan hệ với các tổ chức liên quan. Như thủ tục hải quan, là khâu khá nhiều quy trình vướng mắc và tốn nhiều thời gian vào đây, hoàn toàn có thể rút ngắn được nhờ có tư vấn từ chính những người này, giúp thủ tục trở nên đơn giản hơn. Việc chọn phương tiện vận chuyển cũng ảnh hưởng đến thời gian doanh nghiệp nhận sản phẩm của mình. Tùy vào nhu cầu khách hàng, sản phẩm và các yếu tố khác, doanh nghiệp có thể chọn phương tiện vận chuyển sao cho phù hợp với thời gian đáng để bỏ cho quy trình nhập khẩu tương ứng. Việc thực hiện hợp đồng chủ yếu do bên xuất khẩu xúc tiến nhưng phải đốc thúc thường xuyên để đảm bảo tiến độ. Thời gian thực hiện quy trình có thể được đo lường qua lịch theo dõi quy trình nhập khẩu của công ty, tiến độ thực hiện quy trình rồi so sánh với thời gian thực hiện trung bình của quy trình nhập khẩu trong ngành.
2.5. Phối hợp các bước trong quy trình :
Sự phối hợp ăn ý giữa các bước trong quy trình nhập khẩu là rất quan trọng. Trong quy trình nhập khẩu, bước sau không những chịu ảnh huởng của bước liền truớc nó mà còn ảnh hưởng bởi tất cả các bước truớc nó. Bước tiếp theo có trôi chảy và gặp ít hay nhiều cản trở hay không là do bước truớc của quy trình được hoàn
thành như thế nào. Quy trình được thực hiện trôi chảy , gặp ít vướng mắc, không tốn nhiều thời gian và chi phí nếu các bước trong quy trình được thực hiện, phối hợp ăn ý. Sự chuyển tiếp từ bước trước sang bước sau được thực hiện đúng đắn sẽ giảm bớt thời gian hao phí, từ đó rút ngắn được thời gian hoàn thành quy trình mà vẫn giữ được chất lượng quy trình. Để việc phối hợp giữa các bước được như ý muốn, trước hết mỗi bước trong quy trình phải được hiểu thấu bởi các cán bộ nhập khẩu, sự truyền đạt rõ ràng nội dung các bước trong quy trình. Thứ hai, mỗi bước trong quy trình nhập khẩu phải được thể hiện rõ ràng, rành mạch để tránh nhầm lẫn giữa các bước. Thứ ba, phải đặt ra kỳ vọng giữa các bước, từ đó chuyển được sang bước tiếp theo mà không gặp phải vướng mắc nhiều. Việc phối hợp các bước trong quy trình giúp cho quy trình nhập khẩu được thực hiện trôi chảy, tiết kiệm được cả thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Vì vậy, đây là một yếu tố quan trọng trong việc đánh giá một quy trình nhập khẩu. Việc đo lường mức độ phối hợp các bước trong quy trình có thể được thực hiện qua việc đánh giá chi phí thời gian và tiền bạc để chuyền đổi giữa các bước trong quy trình.
2.6. Mức độ hoàn thành mỗi bước trong quy trình:
Về cơ bản, quy trình nhập khẩu của các doanh nghiệp là giống nhau, nhưng yêu cầu của mỗi bước trong quy trình có thể nhiều hay ít tùy theo ngành, lĩnh vực mà doanh nghiệp hoạt động. Mỗi bước trong quy trình nhập khẩu của doanh nghiệp sẽ được yêu cầu đầu tư vào đó thời gian và chi phí nhiều hơn hoặc ít hơn so với bước tương ứng của doanh nghiệp thuộc ngành khác. Vì vậy, mỗi bước sẽ được kỳ vọng về mức dộ hoàn thành tương đối khác nhau trong mỗi doanh nghiệp, có bước cần sự hoàn thành với đủ thời gian, độ chính xác cao, có bước lại không đòi hỏi sự tỉ mỉ khi thực hiện mà chỉ cần thực hiện với thời gian ngắn nhất. Chất lượng một quy trình phụ thuộc vào mức độ hoàn thành từng bước trong quy trình đó, mỗi doanh nghiệp nhập khẩu cần xác định rõ ràng kỳ vọng của mình đối với mỗi bước trong quy trình. Có thể đo lường mức độ hoàn thành mỗi bước theo nhiều cách, đơn cử có thể dựa vào việc thực hiện mỗi bước theo yêu cầu có chính xác hoàn toàn không,
hay đã được cắt giảm đi do sự tin tưởng lẫn nhau giữa các bên. Việc cho điểm dựa vào một thang điểm tự đánh giá chung do phòng hoặc công ty thực hiện.