thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy trình nhập khẩu nguyên liệu của công ty dệt may thành công

Tuy nhiên, việc làm thế nào để vừa tiết kiệm được ngoại tệ nhập khNu vừa mang lại hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp thì nhân tố quan trọng nhất góp phần tạo nên hiệu quả nhập khNu chí

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH-MARKETING

KHOA THƯƠNG MẠI

HỒ TRUNG HẬU LỚP: 10CKQ1 KHÓA 2010-2013

Lời đầu tiên tôi xin bày tỏ lòng chân thành cảm ơn sâu sắc đến Quý thầy cô trường đại học tài chính marketing đã truyền đạt cho tôi những kiến thức nghề nghiệp, kỹ năng một nhân viên xuất nhập khNu doanh nghiệp trong tương lai Đó là nền tảng cho tôi bước ra làm việc tại các doanh nghiệp, công ty sau khi hoàn thành chương trình học và tốt nghiệp Tôi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo, các anh chị trong Công ty cổ phần DỆT MAY- ĐT-TM THÀNH CÔNG đã giúp đỡ tôi trong suốt thời gian tôi đến Công ty thực tập Dưới sự hướng dẫn tận tình của anh chị đã tạo điều kiện cho em tiếp cận một phần công việc thực tế của doanh nghiệp, giúp tôi bổ sung thêm những kiến thức mới còn thiếu và nâng cao khả năng làm việc trong lương lai Bên cạnh đó, các anh chị cũng giúp tôi hoàn thành bài báo cáo thực tập một cách nhanh chóng và thành công

Tôi xin cảm ơn cô Hồ Thúy Trinh là giáo viên hướng dẫn tôi trong quá trình viết bài và hoàn thành đề tài thực tập này Cô đã tận tình hướng dẫn và luôn đi sát giúp đỡ tôi, cũng như chỉnh sửa – đóng góp ý kiến để bài báo cáo của tôi hoàn thành tốt hơn

Chân thành cảm ơn!

TPHCM, ngày tháng năm 2013

Xác nhận của đơn vị thực tập

Bảng 2.1 Cơ cấu tài sản và nguồn vốn của công ty 33

Bảng 2.2 Kim ngạch nhập khNu của công ty qua các năm 2009-2012 34

Bảng 2.3 Kim ngạch xuất khNu qua các năm 2009-2012 34

Bảng 2.4 Cơ cấu thị trường xuất khNu 35

Bảng 2.5 Cơ cấu thị trường nhập khNu 36

Bảng 3.1 Hợp đồng nhập khNu 46

Bảng 3.2 Số hợp đồng được thanh toán bởi 2 hình thức chủ yếu 56

Bảng 3.3 Chi phí L/C Vietcombank qui định 57

CHƯƠNG 1: NHỮNG LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUI TRÌNH NHẬP KHẨU CỦA

DOANH NGHIỆP

1.1 Vai trò hoạt động nhập khNu đối với nền kinh tế quốc dân 4

1.1.1 Khái niệm về nhập khNu 4

1.1.2 Vai trò hoạt động nhập khNu đối với sự phát triển của nền kinh tế quốc dân 4

1.1.3 Vai trò của hoạt động nhập khNu đối với các doanh nghiệp 5

1.2 Qui trình nhập khNu hàng của của các doanh nghiệp 5

1.2.1 Nghiên cứu thị trường 5

1.2.2 Hợp đồng nhập khNu 6

1.2.2.1 Giao dịch 6

1.2.2.2 Hỏi giá 6

1.2.2.3 Chào hàng 7

1.2.2.4 Đặt hàng 7

1.2.2.5 Hoàn giá 8

1.2.2.6 Chấp nhận 8

1.2.2.7 Xác nhận 8

1.2.2.8 Đàm phán 8

1.2.2.9 Kí kết hợp đồng 10

1.3 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khNu 12

1.3.1 Xin giấy phép nhập khNu 12

1.3.2 Thuê phương tiện vận tải 14

1.3.3 Mua bảo hiểm hàng hóa 14

1.3.4 Làm thủ tục hải quan 14

1.3.5 Nhận hàng từ tàu chở hàng 15

1.3.6 Kiểm tra hàng nhập khNu 16

1.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến thực hiện qui trình nhập khNu 25

1.5.1 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp 25

1.5.1.1 Các nhân tố bộ máy quản lí, cơ sở hạ tầng hay tổ chức hành chính 25

1.5.1.2 Nguồn tài chính 26

1.5.1.3 Nhân tố về con người 26

1.5.2 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp 26

1.5.2.1 Tỷ giá hối đoái và tỷ suất ngoại tệ của ngân hàng 26

1.5.2.2 Chế độ chính sách pháp luật trong nước và quốc tế 27

1.5.2.3 Yếu tố hạ tầng cơ sở phục vụ mua bán hàng hóa quốc tế 27

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY THÀNH CÔNG 2.1 Tổng quan về công ty cổ phNn dệt may Thành Công 28

2.1.1 Giới thiệu chung 28

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển 29

2.2 Chức năng và nhiệm vụ 30

2.2.1 Chức năng 30

2.2.2 Nhiệm vụ 30

2.3 Cơ cấu tổ chức 31

2.4 Cơ cấu mặt hàng sản xuất kinh doanh chủ yếu 32

2.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty 33

2.6 Thuận lợi và khó khăn của Công ty 36

2.6.1 Thuận lợi: 36

2.6.2 Khó khăn 37

2.7 Phương hướng hoạt động của Công ty 38

CÔNG TY DỆT MAY THÀNH CÔNG

3.1 Thực trạng qui trình nhập khNu nguyên liệu tại công ty dệt may Thành Công 39

3.1.1 Nghiên cứu môi trường kinh doanh 39

3.1.1.1 Nghiên cứu thị trường 39

3.1.1.2 Nghiên cứu đối tác 43

3.1.1.3 Lập phương án kinh doanh 44

3.1.2 Giao dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng nhập khNu 44

3.1.2.1 Giao dịch, đàm phán: 44

3.1.2.2 Kí kết hợp đồng nhập khNu 46

3.1.3 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khNu 48

3.1.3.1 Xin giấy phép nhập khNu 48

3.1.3.2 Mở L/C 48

3.1.4 Thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm 50

3.1.5 Làm thủ tục hải quan 52

3.1.6 Nhận hàng 54

3.1.7 Kiểm tra hàng nhập khNu 55

3.1.8 Làm thủ tục thanh toán 56

3.1.9 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại 57

3.2 Nhận xét về qui trình nhập khNu tại công ty dệt may Thành Công 58

3.2.1 Những kết quả đạt được 58

3.2.2 Những vấn đề còn tồn tại 59

3.2.2.1 Nhà nước 59

3.2.2.2 Doanh nghiệp 60

4.1 Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty dệt may Thành Công 62

4.1.1 Mục tiêu hoạt động 62

4.1.2 Lợi nhuận 62

4.1.3 Đảm bảo an toàn 62

4.1.4 Đảm bảo giữ vững và mở rộng thị trường 63

4.2 Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới 63

4.2.1 Trong công tác tổ chức nhân sự 64

4.2.2 Trong công tác sản xuất kinh doanh 65

4.2.3 Mở rộng và phát triển thị trường 65

4.3 Một số giải pháp hoàn thiện qui trình nhập khNu nguyên liệu tại công ty đầu tư dệt may Thành Công 66

4.3.1 Một số cải tiến trong quy trình tổ chức thực hiện nhập khNu hàng hoá ở công ty dệt may Thành Công 66

4.3.2 Biện pháp về tổ chức quản lý hợp đồng nhập khNu 67

4.3.3 Biện pháp khuyến khích động lực làm việc của các nhân viên phụ trách nghiệp vụ nhập khNu hàng hoá 68

4.3.4 Biện pháp hạn chế ảnh hưởng tiêu cực xuất phát từ nguyên nhân khách quan 70

4.3.5 Biện pháp nâng cao trình độ cho nhân viên phụ trách nghiệp vụ 71

4.3.6 Áp dụng thương mại điện tử vào việc kinh doanh của công ty 72

4.4 Kiến nghị đối với công ty và nhà nước 74

4.4.1 Đối với công ty 74

4.4.2 Đối với nhà nước 75

KẾT LUẬN 76

TÀI LIỆU THAM KHẢO 77 PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài:

Trong những năm vừa qua, kể từ khi Nhà nước Việt Nam ta thực hiện chính sách mở cửa, hội nhập kinh tế quốc tế, cũng như cùng với việc gia nhập WTO là một trong những nỗ lực nhằm tiếp cận thị trường thương mại toàn cầu, nâng cao vị thế của Việt Nam trên thị trường thương mại quốc tế, tạo tiền đề hội nhập và phát triển nền kinh tế thì hoạt động ngoại thương mà cụ thể là xuất nhập khNu không những góp phần đưa nền kinh tế tăng trưởng mà còn góp phần đưa nước ta hòa nhập vào nền kinh tế thế giới

Trong bối cảnh đó, ngoại thương nói chung và xuất nhập khNu nói riêng càng thể hiện tầm quan trọng của mình Chính vì thế, việc đNy mạnh hơn nữa hoạt động ngoại thương là điều cấp thiết, đòi hỏi mỗi đơn vị xuất nhập khNu phải có cách nhìn nhận và định hướng đúng đắn đem lại hiệu quả kinh tế cao cũng như việc đảm bảo được hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

Việt Nam là quốc gia có nền kinh tế đang phát triển, chúng ta đang tiến hành công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước Do đó, nước ta rất cần nhiều máy móc thiết bị, dây chuyền sản xuất hiện đại cũng như nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất và xây dựng

Vì vậy, nhập khNu càng có ý nghĩa ngày càng thiết thực hơn trong nền kinh tế hiện nay Tuy nhiên, việc làm thế nào để vừa tiết kiệm được ngoại tệ nhập khNu vừa mang lại hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp thì nhân tố quan trọng nhất góp phần tạo nên hiệu quả nhập khNu chính là công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng ngoại thương mà trong đó hoạt động giao nhận giữ vai trò như một mắc xích quan trọng không thể thiếu Xuất phát từ những vấn đề nêu trên, trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần

Dệt May THÀNH CÔNG được đối diện với thực trạng quản lý kinh tế, kết hợp với

những nhận thức của bản thân về tầm quan trọng của công tác xuất nhập khNu , Tôi đã

mạnh dạn đi sâu vào tìm hiểu và lựa chọn đề tài : “ THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

HOÀN THIỆN QUI TRÌNH NHẬP KHẨU NGUYÊN LIỆU CỦA CÔNG TY

DỆT MAY THÀNH CÔNG ”

2 Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở vận dụng lý luận về cạnh tranh và chiến lược cạnh tranh vào thực tiễn

cũng như nghiên cứu qui trình nhập khNu của Công ty CP Dệt May Thành Công để đề

ra một số giải pháp hoàn thiện nâng cao qui trình nhập khNu của công ty

3 Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu sự tác động của môi trường đối với hoạt động của Công ty Cổ Phần Dệt

5 Phương pháp nghiên cứu

Sử dụng các phương pháp nghiên cứu cơ bản sau:

- Phương pháp phân tích thống kê

- Phương pháp chuyên gia

- Phương pháp tổng hợp số liệu và so sánh để phân tích

- Phương pháp dự báo

6 Kết cấu của đề tài:

Để thực hiện được mục đề tài trên, ngoài phần mở đầu, kết luận, các bảng biểu phụ lục

và danh mục tài liệu tham khảo luận văn gồm bốn chương:

CHƯƠNG 1: NHỮNG LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUI TRÌNH NHẬP KHẨU CỦA

DOANH NGHIỆP

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY THÀNH CÔNG

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUI TRÌNH NHẬP KHẨU NGUYÊN LIỆU TẠI

CÔNG TY DỆT MAY THÀNH CÔNG

CHƯƠNG 4: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUI TRÌNH NHẬP KHẨU

NGUYÊN LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT MAY THÀNH CÔNG

CHƯƠNG 1: NHỮNG LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUI TRÌNH NHẬP KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP

1.1 Vai trò hoạt động nhập kh u đối với nền kinh tế quốc dân

1.1.1 Khái niệm về nhập kh u

Nhập khNu của doanh nghiệp là hoạt động mua hàng hóa và dịch vụ từ nước ngoài phục vụ cho nhu cầu trong nước hoặc tái xuất nhằm phục vụ mục đích thu lợi nhuận Hay nhập khNu là việc mua hàng hóa từ các tổ chức kinh tế, các công ty nước ngoài và tiến hành tiêu thụ hàng hóa nhập khNu tại thị trường nội địa hoặc tái xuất khNu với mục đích thu lợi nhuận và nối liền sản xuất với tiêu dùng

1.1.2 Vai trò hoạt động nhập kh u đối với sự phát triển của nền kinh tế quốc dân

- Nhập khNu chuyển giao công nghệ ,đưa công nghệ tiên tiến của thế giới áp dụng vào sản xuất tiêu dùng trong nước nhằm rút ngắn khoảng cách về trình độ, công nghệ trong nước với các nước trên thế giới

- Nhập khNu mở rộng khả năng sản xuất, tiêu dùng trong nước nhằm nâng cao đời sống của người dân

- Nhập khNu xóa bỏ tình trạng độc quyền, phá vỡ triệt để nền kinh tế đóng, chế độ tự cấp tự túc

- Nhập khNu là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng trong nước với thị trưòng thế giới, đem lại những thành tựu khoa học, kỹ thuật tiên tiến của thế giới góp phần thúc đNy quá trình CNH-HĐH đất nước Thực hiện tốt công tác nhập khNu sẽ đáp ứng tốt nhu cầu phát triển của sản xuất trong nước Ngược lại nếu thực hiện không tốt sẽ gây nên

sự mất cân đối kinh tế, rối loạn thị trường trong nước, đồng thời lãng phí nguồn lực, tiền của mà không đem lại hiệu quả

- Nhập khNu còn cho ta biết điểm mạnh và điểm yếu của nền kinh tế, qua đó giúp cho Đảng và Nhà nước ta có những biện pháp ở tầm vĩ mô nhằm đem lại lợi ích cho đất nước

1.1.3 Vai trò của hoạt động nhập kh u đối với các doanh nghiệp

Nhập khNu trước hết là giúp cho cân bằng cung cầu trong nước, nhập khNu còn giúp cho các doanh nghiệp có thể tiếp thu được khoa học công nghệ tiên tiến để áp dụng vào sản xuất trong doanh nghiệp, áp dụng những tiêu chuNn mang tính chất quốc tế vào thực tế sản xuất Hơn thế nữa, nhập khNu có vai trò tích cực thúc đNy xuất khNu, góp phần nâng cao chất lượng hàng hoá tạo môi trường thuận lợi cho xuất khNu hàng hoá Việt nam ra thị trường nước ngoài, đặc biệt là những nước nhập khNu Tạo mối quan hệ tốt để các doanh nghiệp xuất khNu những sản phNm của mình có lợi thế sang các thị trường khác

1.2 Qui trình nhập kh u hàng của của các doanh nghiệp

1.2.1 Nghiên cứu thị trường

Nghiên cứu thị trường trong kinh doanh quốc tế đặc biệt là hoạt động nhập khNu là bước khởi đầu không ít khó khăn của các đơn vị ngoại thương, sự tất yếu của công tác nghiên cứu thị trường nhằm đáp ứng nhu cầu thu thập các thông tin về thị trường chính xác kịp thời tuỳ từng yêu cầu về nghiệp vụ mà có thể nghiên cứu thị trường chi tiết hoặc khái quát Điều này sẽ làm cơ sở cho doanh nghiệp có những quyết định đúng đắn, đáp ứng được các tình thế của thị trường Nghiên cứu khái quát thị trường thực chất là nghiên cứu vĩ mô, nghiên cứu những nét khái quát của thị trường còn nghiên cứu chi tiết thị trường, thực chất là nghiên cứu đối tượng giao dịch và hàng hoá mà doanh nghiệp kinh doanh.Hoạt động nghiên cứu bao gồm:

- Nghiên cứu thị trường trong nước: Thị trường trong nước đối với hoạt động nhập

khNu là thị trường đầu ra Mục tiêu nhập khNu là đáp ứng nhu cầu thị trường này, do vậy phải nắm bắt được biến động của nó Để phát hiện và hạn chế những biến động, nắm bắt thời cơ, biến nó thành những cơ hội hấp dẫn, doanh nghiệp phải luôn theo sát,

am hiểu thị truờng thông qua công tác nghiên cứu thị trường

- Nghiên cứu thị trường nước ngoài: Việc nghiên cứu này khó khăn hơn so với

nghiên cứu thị trường trong nước, và có thể áp dụng nhiều phương pháp như tham quan triển lãm, hội chợ, tìm hiểu thông qua sách báo, hoặc cơ quan tư vấn Doanh nghiệp cần phải nắm rõ về tình hình kinh tế xã hội và những yếu tố môi trường khác Nghiên cứu rõ sản phNm sẽ nhập khNu về yếu tố chất lượng, giá cả với phương thức tham quan, thông qua hội chợ - triển lãm Trong đó, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý tới yếu tố giá cả, vì nó là biểu hiện bằng tiền của giá trị hàng hoá Giá cả là yếu tố quyết định tới phương án lựa chọn nguồn cung cấp vì nó ảnh hưởng tới thu nhập của doanh nghiệp Do vậy cần phải nghiên cứu thị trường nước ngoài và nghiên cứu giá ở từng thời điểm, từng lô hàng, các loại giá cả các nhân tố tạo nên sự biến động của giá

1.2.2.2 Hỏi giá

Là lời đề nghị vào bước giao dịch Hỏi giá là việc người mua đề nghị người bán cho biết giá cả và các điều kiện thương mại cần thiết khác để mua hàng Hỏi giá không dễ dàng bắt buộc trách nhiệm pháp lí của người hỏi giá Do đó người có thể gửi hỏi giá đi nhiều nơi tới các nhà cung cấp tiềm năng để nhận được những báo giá, sau đó đánh giá

và chọn ra báo giá tối ưu nhất Tuy nhiên nếu người mua hỏi giá nhiều nơi quá sẽ gây thị trường ảo tưởng là nhu cầu quá căng thẳng Đó là điều kiện không có lợi cho người mua

1.2.2.3 Chào hàng

- Luật pháp coi đây là lời đề nghị kí kết hợp đồng và như vậy phát giá có thể do người bán hoặc người mua đưa ra, người nhập khNu đưa ra lời chào hàng phải căn cứ gọi là chào mua hàng Khi xác định chào hàng, người chào hàng phải căn cứ vào các điều kiện cụ thể để cân nhắc các vấn đề sao cho thích hợp nhất Nhưng trong buôn bán thì phát giá là chào hàng là việc người xuất khNu thể hiện rõ ý định bán hàng của mình

- Nội dung cơ bản của một bước chào hàng gồm các điều kiện: Tên hàng, số lượng, quy cách, phNm chất, giá cả, phương thức thanh toán, địa điểm và thời hạn giao hàng, bao bì…

1.2.2.4 Đặt hàng

- Đặt hàng là lời đề nghị kí kết hợp đồng thương mại của người mua, về nguyên tắc hợp đồng của người đặt hàng phải đầy đủ các nội dung cần thiết cho việc kí kết hợp đồng

- Tuỳ vào mối quan hệ của nhà nhập khNu và nhà xuất khNu mà nội dung đặt hàng có thể bị lược bỏ bớt và chỉ nêu những điều kiện riêng biệt đối với mỗi mặt hàng nếu hai bên có quan hệ thường xuyên hoặc kí những hợp đồng dài hạn

1.2.2.5 Hoàn giá

Khi người nhận chào hàng không chấp nhận hoàn toàn chào hàng đó mà đưa ra những

đề nghị mới thì đề nghị mới này gọi là hoàn giá, khi có hoàn giá thì chào hàng trước coi như không còn hiệu lực

1.2.2.6 Chấp nhận

Chấp nhận là sự đồng ý hoàn toàn tất cả mọi điều kiện của chào hàng, khi đó hợp đồng được thành lập Một chấp nhận có hiệu lực về mặt pháp lí phải đảm bảo các điều kiện sau:

+ Phải được người nhận chào hàng chấp nhận

+ Phải chấp nhận hoàn toàn nội dung

+ Phải chấp nhận trong thời gian hiệu lực của chào hàng

+ Chấp nhận phải được chuyển đến cho người được chào hàng

1.2.2.7 Xác nhận

Xác nhận là văn bản thống nhất những điều kiện đã thỏa thuận mua bán các xác nhận của các bên tham gia Xác nhận thường được lập thành hai bản, được hai bên kí kết và mỗi bên giữ một bản

1.2.2.8 Đàm phán

- Đàm phán thương mại là quá trình trao đổi ý kiến của các chủ thể trong một xung đột nhẳm đi đến thống nhất cách nhận định, thống nhất quan niệm, thống nhất cách xử lý những vấn đề nảy sinh trong quan hệ buôn bán giữa hai bên hay nhiều bên

- Việc đàm phán để đi đến kí hợp đồng nhập khNu thường được tiến hành kết hợp giữa các hình thức sau:

+ Giao dịch, đàm phán qua thư tín: Đây là hình thức giao dịch chủ yếu

giữa công ty đối với các đối tác nước ngoài Sử dụng hình thức này có thể tiết kiệm được chi phí đồng thời tạo điều kiện cho cả hai bên cân nhắc suy nghĩ vấn đề một cách thấu đáo Bằng cách này, Công ty có thể giao dịch cùng một lúc với nhiều đối tác ở nhiều nước khác nhau Tuy nhiên đàm phán theo cách này thường mất rất nhiều thời gian chờ đợi, có thể cơ hội mua bán tốt sẽ trôi qua và rất khó đoán được ý đồ thật của đối phương Khi sử dụng thư tín để giao dịch đàm phán cần phải luôn nhớ rằng thư từ

là “ sứ giả” của mình đến với khách hàng bởi vậy cần hết sức lưu ý trong việc viết thư + Giao dịch, đàm phán qua fax và điện thoại: Hình thức này giúp cho việc đàm phán diễn ra nhanh chóng ngay khi có vấn đề nảy sinh Tuy nhiên thời gian dành cho đàm phán không nhiều do cước phí fax và điện thoại quốc tế rất đắt Ngoài ra, đàm phán bằng điện thoại chỉ thoả thuận bằng miệng, không có gì làm bằng chứng cho những thoả thuận quyết định trao đổi Bởi vậy điện thoại chỉ được dùng những trường hợp rất cần thiết, khNn trương hoặc trường hợp mà mọi điều kiện đã thoả thuận xong, chỉ còn chờ xác nhận một số chi tiết

+ Giao dịch, đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp: Thực tế cho thấy, do hai bên trực tiếp gặp nhau nên có thể trao đổi một số vấn đề liên đến hợp đồng và dễ dàng đi đến thống nhất, thậm chí còn còn tạo điều kiện cho việc hiểu biết nhau tốt hơn và duy trì được quan hệ tốt lâu dài với nhau Tuy nhiên, đây cũng là cũng là hình thức đàm phán khó khăn nhất trong hình thức đàm phán, để đạt được kết quả tốt trong đàm phán thì đòi hỏi người đàm phán phải nắm chắc nghiệp vụ và ngoại ngữ, có khả năng ứng xử nhạy bén, linh hoạt trong mọi tình huống để có thể tỉnh táo, bình tĩnh nhận xét, nắm được ý đồ, sách lược của đối phương, nhanh chóng có biện pháp đối phó kịp thời

1.2.2.9 Kí kết hợp đồng:

- Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên, bên bán có nhiệm vụ giao hàng và chuyển quyền sở hữu cho bên mua Bên mua có nhiệm vụ thanh toán toàn bộ số tiền theo hợp đồng

- Theo điều 81 của luật thương mại Việt Nam, hợp đồng nhập khNu có đầy đủ khi có đầy đủ các điều kiện sau:

+ Chủ thể của hợp đồng là bên mua và bên bán phải có đủ tư cách pháp lí

+ Hàng hoá của hợp đồng là hàng hoá được phép mua, bán theo quy định của pháp luật

+ Hợp đồng mua bán quốc tế phải có nội dung chủ yếu mà pháp luật quy định

+ Hình thức của hợp đồng chủ yếu là văn bản

- Hợp đồng có thể coi như đã ký kết chỉ trong trường hợp các bên ký vào hợp đồng Các bên đó phải có địa chỉ pháp lý ghi rõ trong hợp đồng Hợp đồng được coi như đã

ký kết chỉ khi người tham gia có đủ thNm quyền ký vào các văn bản đó, nếu không thì hợp đồng không được công nhận là văn bản có cơ sở pháp lý Nhiều trường hợp có ký kết hợp đồng ba bên trở lên có thể thực hiện bằng tất cả các bên cùng ký vào một văn bản thống nhất hoặc bằng một văn bản hợp đồng tay đôi có trích dẫn trong từng hợp đồng đó với hai hợp đồng khác

- Khi soạn thảo hợp đồng cần tuân theo quy tắc 5 “C” đó là:

Clear: rõ ràng

Complete: đầy đủ, hoàn chỉnh

Consise: ngắn gọn, xúc tích

Correct: chính xác về chính tả và thông tin

+ Đóng gói, bao bì mã hiệu phải phù hợp với hàng hoá

+ Thời hạn, phương tiện và địa điểm giao hàng

+ Giá cả, giá trị, điều kiện giao hàng

+ Phương thức thanh toán và chứng từ thanh toán

+ Bảo hiểm

+ Phạt và bồi thường thiệt hại

+ Tranh chấp và giải quyết tranh chấp

+ Bảo hành, khiếu nại

+ Kiểm tra và giám định hàng hoá nhập khNu

+ Trường hợp bất khả khách hàng

1.3 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập kh u

Sau khi kí kết hợp đồng, quyền lợi và nghĩa vụ của các bên đã được xác định, thì việc thực hiện các bước của quá trình nhập khNu là việc tự nguyện Các bước của quá trình thực hiện hợp đồng nhập khNu gồm:

1.3.1 Xin giấy phép nhập kh u

- Hàng hoá nhập khNu phải được cấp giấy phép nhập khNu để nhà nước quản lý

Đối với hàng hoá thông thường thì doanh nghiệp không phải xin giấy phép nhập khNu

mà chỉ làm một tờ khai hải quan gửi Bộ thương mại để lưu giữ và theo dõi

- Hồ sơ cấp giấy phép nhập khNu gồm có: hợp đồng nhập khNu, phiếu hạn ngạch, L/C

và các giấy tờ liên quan

- Theo nghị định số 57 / 1998/ CP quy định các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật được phép xuất nhập khNu hàng hoá theo nghành nghề đã đăng kí theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh - điều này khẳng định quyền nhập khNu hàng hoá theo nghành nghề đã đăng kí của các doanh nghiệp được thành lập hợp pháp có giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh – với các hàng hoá không thuộc danh mục hàng hoá cấm nhập khNu có điều kiện thì doanh nghiệp có quyền nhập khNu mà không cần xin giấy phép nhập khNu Tuy nhiên, khi tiến hành nhập khNu doanh nghiệp phải đăng kí mã số kinh doanh xuất nhập khNu tại cục hải quan tỉnh, thành phố Còn nếu loại hàng hoá mà doanh nghiệp cần nhập khNu thuộc danh mục hàng nhập có điều kiện thì doanh nghiệp phải xin hạn nghạch nhập khNu hoặc giấy phép nhập khNu của Bộ thương mại hoặc bộ quản lí chuyên nghành

1.3.2 Thuê phương tiện vận tải

- Trong quá trình thực hiện hợp đồng TMQT, bên bán và bên mua tuỳ từng trường hợp

mà tiến hành thuê phương tiện vận tải và dựa vào các căn cứ:

+ Điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng TMQT

+ Khối lượng hàng hoá và đặc điểm của hàng hoá

+ Điều kiện vận tải

+ Ngoài ra còn phải căn cứ vào các điều kiện khác trong hợp đồng nhập khNu như: Quy định mức tải trọng tối đa của phương tiện, mức bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ

- Nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng là điều kiện CFR, CIF, CPT, CIP, DAF, DEQ, DDU, DDP thì người xuất khNu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải Còn nếu điều kiện cơ sở giao hàng là EXW, FCA, FAS, FOB thì người nhập khNu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải.(Theo điều kiện incoterm 2000)

1.3.3 Mua bảo hiểm hàng hóa

- Bảo hiểm là sự cam kết của người bảo hiểm bồi thường cho người được bảo hiểm về những mất mát, hư hỏng, thiệt hại của đối tượng bảo hiểm do những rủi ro đã thoả thuận gây ra, với điều kiện người được bảo hiểm đã mua cho đối tượng đó một khoản tiền gọi là phí bảo hiểm

- Khi thực hiện hợp đồng ngoại thương người nhập khNu phải mua bảo hiểm trong một

số trường hợp: Điều kiện cơ sở giao hàng là EXW, FOB, CIF, FCA, và các điều kiện DDA

- Nội dung của hợp đồng bảo hiểm gồm các điểm chú ý sau:

+ Ngày cấp đơn bảo hiểm, sáng hay chiều

+ Tên và địa chỉ người mua bảo hiểm

+ Tên hàng được bảo hiểm

+ Quy cách đóng gói, bao bì, kí mã hiệu của hàng

+ Tên tàu

+ Cách xếp hàng trên tàu

+ Cảng khởi hành, cảng chuyển tải ( nếu có ) cảng đến

+ Ngày tàu khởi hành

+ Trị giá hàng được bảo hiểm

+ Điều kiện hàng được bảo hiểm

+ Phí bảo hiểm

+ Địa chỉ và và giám định viên nơi đến

+ Nơi trả tiền bồi thường, do người được bảo hiểm chọn

+ Số bán đơn bảo hiểm

1.3.4 Làm thủ tục hải quan

- Theo pháp luật Việt Nam hiện hành, hàng hoá khi đi qua của khNu Việt Nam

Đều phải làm thủ tục hải quan Qui trình làm thủ tục hải quan cho hàng hoá nhập

khNu gồm:

+ Khai báo hải quan: nhằm mục đích để cơ quan hải quan kiểm tra tính hợp pháp của hợp đồng kinh doanh nhập khNu, hàng hoá nhập khNu và làm cơ sở tính thuế hoặc miễn

giảm thuế Do đó, doanh nghiệp phải khai chi tiết về hàng hoá lên tờ khai hải quan gồm các nội dung sau: Tên hàng, kí mã hiệu hoặc mã số, số lượng, khối lương, đơn giá, tổng giá trị và xuất xứ hàng hoá và nộp tờ khai cùng các chứng từ liên quan khác

+ Xuất trình hàng hoá: Doanh nghiệp phải xuất trình hàng hoá tại địa điểm qui định và tạo mọi điều kiện để cơ quan hải quan kiểm tra hàng hoá thực tế

- Việc làm thủ tục hải quan bao gồm các bước sau đây:

+ Mua tờ khai hải quan

+ Kê khai hải quan kèm với bộ chứng từ gồm: hợp đồng, phiếu đóng gói, hoá đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ, vận đơn ( đã ký hậu hoặc giấy tờ chứng minh đã thanh toán…), giấy chứng nhận số lượng, chất lượng…

+ Mang tờ khai đến cửa khNu thông quan hàng hoá nộp và xin giấy chấp nhận tờ khai

+ Đăng ký thời gian và lịch trình cho cán bộ kiểm hoá kiểm tra

+ Trình bộ hồ sơ cùng hải quan kiểm hoá ký biên bản và ký vào tờ khai kiểm hoá để hàng hoá được thông qua

1.3.5 Nhận hàng từ tàu chở hàng

- Để nhận hàng hoá nhập khNu từ nước ngoài về, đơn vị nhập khNu phải làm các công việc sau:

+ Kí kết hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tải về việc nhận hàng

+ Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng hoá từng quý, từng năm, cơ cấu hàng hoá, lịch tàu, điều kiện kĩ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển giao nhận

+ Cung cấp tài liệu cần thiết cho việc nhận hàng hoá( Vận đơn, lệnh giao hàng…) Nếu tàu biển không giao những tài liệu đó cho cơ quan vận tải

+Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập biên bản về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong việc giao nhận

+ Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản phí tổn về giao nhận, bốc xếp, bảo quản và vận chuyển hàng hoá nhập khNu

+ Thông báo cho các đơn vị đặt hàng chuNn bị nhận hàng hoá

+ Chuyển hàng hoá về kho của doanh nghiệp hoặc trực tiếp giao cho các đơn vị đặt hàng

1.3.6 Kiểm tra hàng nhập kh u

Hàng hoá nhập khNu về qua cửa khNu phải được kiểm tra Mỗi cơ quan tiến hành kiểm tra theo theo chức năng và quyền hạn của mình Nếu phát hiện thấy dấu hiệu mua không bình thường thì mời bên kiểm định đến lập biên bản giám định có sự chứng kiến của bên bán và bên mua, hãng vận tải, công ty bảo hiểm Biên bản giám định phải có chữ kí của các bên và đây là cơ sở bên mua khiếu nại, đòi bồi thường bên có liên quan

1.3.7 Làm thủ tục thanh toán

Thanh toán là khâu quan trọng trong thương mại quốc tế Do đặc điểm buôn bán của người nước ngoài rất phức tạp nên thanh toán trong thương mại quốc tế phải thận trọng, tránh để xảy ra tổn thất Có nhiều phương thức thanh toán khác nhau:

Phương thức thư tín dụng:

- Người nhập khNu phải tiến hành mở thư tín dụng trên cơ sở hợp đồng đã ký L/C xuất phát từ hợp đồng nhưng hoàn toàn độc lập với hợp đồng Nghiệp vụ thực hịên L/C như sau: Người nhập khNu chuNn bị bộ hồ sơ xin mở L/C bao gồm:

+ Hợp đồng ngoại thương

+ Đơn xin mở L/C ( theo mẫu)

+ Tiền bảo lãnh thực hiện Nếu có sẵn ở tài khoản thì phải có uỷ nhiệm chi sang tài khoản phong toả để ngân hàng nắm giữ

+ Đơn xin mua ngoại tệ nếu đơn vị không có ngoại tệ

+ Hợp đồng tín dụng nếu đơn vị vay vốn từ ngân hàng

- Đơn mở L/C bao gồm các nội dung sau:

+ Nêu rõ người hưởng lợi

+ Thời gian

+ Số lượng

+ Các điều khoản chấp nhận chiết khấu

+ Các điều kiện thanh toán phí

+ Các thông lệ quốc tế điều chỉnh L/C và những cam kết của đơn vị mở L/C đối với ngân hàng

+ Các cam kết về thanh toán cước phí, cam kết về hiệu lực

+ Điều kiện để thanh toán

Phương thức chuyển tiền:

- Phương thức chuyển tiền (remittance)là một phương thức thanh toán trong đó khách

hàng (người có yêu cầu chuyển tiền) yêu cầu ngân hàng phục vụ mình, chuyển một số tiền nhất định cho một người khác (người thụ hưởng) ở một địa điểm nhất định trong một thời gian nhất định

- Có hai hình thức chuyển tiền:

+ Chuyển tiền bằng điện T/T : Telegraphic Transfer

+ Chuyển tiền bằng thư M/T :Mail transfer

Hai cách chuyển tiền trên chỉ khác nhau ở chỗ là: chuyển tiền bằng điện nhanh hơn chuyển tiền bằng thư, nhưng chi phí chuyển tiền bằng điện cao hơn

- Trong chuyển tiền bằng điện ,có chuyển tiền bằng điện có bồi hoàn TTR (Telegraphic Transfer Reimbursement), thường được sử dụng trong thanh toán L/C: ngân hàng chiết khấu được phép đòi hoàn trả bằng điện

- Trên thực tế ít L/C cho phép đòi tiền hoàn trả bằng điện, trừ khi đó là L/C xác nhận bởi Ngân hàng xác nhận thường yêu cầu điều kiện này nhằm bảo đảm có thể nhận được tiền hoàn trả sớm hơn so với việc đòi tiền bằng thư kèm chứng từ giao hàng

Qui trình thanh toán

Thanh toán trả sau

(1) Nhà xuất khNu và nhà nhập khNu ký kết hợp đồng ngoại thương, nhà xuất khNu giao hàng, gửi chứng từ

(2) Nhà nhập khNu nhận hàng và đến ngân hàng thực hiện thủ tục chuyển tiền sau khi nhận hàng theo hợp đồng đã ký

(3) Ngân hàng phục vụ nhà nhập khNu sẽ kiểm tra bộ chứng từ và tiến hành trích nợ tài khoản của người chuyển để thanh toán tiền hàng

(4) Ngân hàng nhận chuyển tiền ra lệnh cho ngân hàng đại lý của mình ở nước ngoài chuyển trả cho người hưởng lợi bằng điện hoặc bằng thư

(5) Ngân hàng chuyển tiền sẽ ghi có vào tài khoản của người hưởng lợi hay nhà xuất khNu

Thanh toán trả trước

(1) Nhà xuất khNu và nhà nhập khNu ký kết hợp đồng ngoại thương, nhà nhập khNu đến ngân hàng phục vụ mình lập thủ tục chuyển số tiền nhất định cho người xuất khNu

(2) Ngân hàng tiến hành kiểm tra chứng từ cần thiết và trích nợ tài khoản của người chuyển để thanh toán tiền hàng cho người bán

(3) Ngân hàng nhận chuyển tiền ra lệnh cho ngân hàng đại lý của mình ở nước ngoài chuyển trả cho người hưởng lợi bằng điện hoặc bằng thư

(4) Ngân hàng chuyển tiền sẽ ghi có vào tài khoản của người hưởng lợi hay nhà xuất khNu

(5) Nhà xuất khNu giao hàng, gửi chứng từ cho người mua, người nhập khNu

Phương thức nhờ thu:

- Nhờ thu là phương thức thanh toán trong đó người xuất khNu sau khi giao hàng và cung ứng dịch vụ cho người nhập khNu thì uỷ thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ

số tiền ở người nhập khNu trên cơ sở hối phiếu do mình lập ra

- Khi áp dụng phương thức thanh toán này các bên liên quan sẽ tuân theo qui tắc thống nhất về nhờ thu chứng từ thương mại URC (Uniform Rule for Collection) do phòng thương mại quốc tế ICC phát hành năm 1995.Theo URC 522 để tiến hành phương thức thanh tóan nhờ thu bên bán phải lập chỉ thị nhờ thu ( Collection Instruction ) gửi cho ngân hàng uỷ thác Các ngân hàng tham gia nghiệp vụ nhờ thu chỉ được thực hiện theo đúng chỉ thị, với nội dung phù hợp qui định URC được dẫn chiếu Chỉ thị nhờ thu là văn bản pháp ly điều chỉnh quan hệ giữa Ngân hàng với bên nhờ thu

- Các bên tham gia phương thức thanh toán:

+ Người xuất khNu (người uỷ nhiệm thu / Người hưởng lợi )

+ Ngân hàng nhận uỷ nhiệm thu :là ngân hàng phục vụ người xuất khNu

+ Ngân hàng đại lý (ngân hàng thu tiền):là ngân hàng phục vụ bên mua

+ Người nhập khNu(người trả tiền / Bên mua)

Phân loại:

- Phương thức nhờ thu phiếu trơn (Clean Collection):

Người xuất khNu sau khi xuất chuyển hàng hoá, lập các chứng từ hàng hoá gửi trực tiếp cho người nhập khNu (không qua ngân hàng), đồng thời uỷ thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ tiền trên cơ sở hối phiếu do mình lập ra

- Nhờ thu kèm chứng từ (Documentary Collection):

Là phương thức trong đó người xuất khNu uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người nhập khNu, không những chỉ căn cứ vào hối phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ hàng hoá, gửi kèm theo với điều kiện là người nhập khNu trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu

có kỳ hạn, thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ hàng hoá để đi nhận hàng

Phương thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ có 02 loại:

- Nhờ thu trả ngay D/P: (Documents against payment): Bên nhập khNu phải thanh toán ngay khi nhận chứng từ

- Nhờ thu trả chậm D/A: (Documents against acceptance): Phương thức này cho phép người mua không phải thanh toán ngay nhưng phải ký chấp nhận thanh toán trên hối phiếu có kỳ hạn, được ký phát bởi người bán(người xuất khNu) Thông thường hối phiếu đã chấp nhận sẽ được giữ tại nơi an toàn của ngân hàng nhờ thu (ngân hàng

người nhập khNu) cho đến ngày đáo hạn Tới ngày này, người mua phải thực hiện thanh toán như đã chấp nhận

Qui trình thanh toán bằng nhờ thu:

- Quy trình nhờ thu hối phiếu trơn:

(1) Người xuất khNu giao hàng và bộ chứng từ hàng hoá cho người nhập khNu

(2) Người xuất khNu lập hối phiếu và uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền từ người nhập khNu

(3) Ngân hàng nhận uỷ thác chuyển hối phiếu cho ngân hàng đại lý để thông báo cho người nhập khNu biết

(4) Ngân hàng thông báo chuyển hối phiếu cho người nhập khNu để yêu cầu chấp nhận hay thanh toán Nếu hợp đồng thoả thuận điều kiện thanh toán D/A người nhập khNu chỉ cần chấp nhận thanh toán, nếu là D/P người nhập khNu phải thanh toán ngay cho người xuất khNu

(5) Người xuất khNu thông báo đồng ý trả tiền hay từ chối thanh toán

(6) Ngân hàng đại lý trích tiền từ tài khoản của người nhập khNu chuyển sang ngân hàng uỷ thác thu để ghi có cho người xuất khNu trong trường hợp người nhập khNu đồng ý trả tiền hoặc thông báo cho ngân hàng uỷ thác thu biết trong trường hợp người nhập khNu từ chối trả tiền

(7) Ngân hàng uỷ thác thu ghi có và báo có cho người xuất khNu hoặc thông báo cho người xuất khNu biết việc người nhập khNu từ chối trả tiền

Phương thức thanh toán này ít được sử dụng trong thanh toán thương mại quốc tế vì nó không đảm bảo quyền lợi cho người xuất khNu.Vì việc nhận hàng và việc thanh toán

không ràng buộc nhau Người mua có thể nhận hàng rồi mà không chiụ trả tiền hoặc chậm trễ trong thanh toán Trong khi đó,ngân hàng chỉ đóng vai trò trung gian trong thanh toán bởi vì bộ chứng từ hàng hoá đã giao cho người nhập khNu nên ngân hàng đại lý không thể khống chế người nhập khNu được Vì vậy, người xuất khNu chỉ nên áp dụng phương thức này trong trường hợp có quan hệ lâu năm và tín nhiệm người nhập khNu

(5) Người nhập khNu thông báo đồng ý hay từ chối trả tiền

(6) Ngân hàng đại lý trích tài khoản người nhập khNu chuyển tiền sang cho ngân hàng nhận uỷ thác thu để ghi có cho người xuất khNu hoặc là thông báo việc từ chối trả tiền của người nhập khNu

(7) Ngân hàng nhận uỷ thác báo có hoặc là thông báo việc từ chối trả tiền cho người xuất khNu

Phương thức này đảm bảo khả năng thu tiền hơn phương thức chuyển tiền và nhờ thu hối phiếu trơn do trong phương thức này, người xuất khNu ngoài việc uỷ thác cho ngân

hàng thu tiền mà còn nhờ ngân hàng thông qua việc khống chế bộ chứng từ hàng hoá

để buộc người nhập khNu phải trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền Nhờ vậy đã có sự ràng buộc chặc chẽ giữa việc thanh toán tiền và việc nhận hàng của bên mua Tuy nhiên việc bên mua có nhận hàng và thanh toán hay không vẫn tuỳ thuộc vào thiện chí của người mua, như vậy quyền lợi của bên bán vẫn chưa được bảo đảm

Ở Việt Nam hiện nay ,các ngân hàng cũng đã mở ra rất nhiều dịch vụ nhằm tạo điều kiện cho việc thanh toán quốc tế giữa các doanh nghiệp trong nước trở nên thuận lợi hơn.Nhiều ngân hàng ngoài dịch vụ thanh toán theo L/C,chuyển tiền thì nhờ thu xuất nhập khNu cũng rất phổ biến với rất nhiều lợi ích như HSBC,VIB,LienVietBank…

1.3.8 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại

- Khi thực hiện hợp đồng nhập khNu, nếu chủ hàng xuất nhập khNu phát hiện thấy hàng

bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt, mất mát, thì lập hồ sơ khiếu nại Đối tượng khiếu nại ngay

để khỏi bỏ lỡ thời hạn khiếu nại Đối tượng khiếu nại có thể là người vận tải, Công ty bảo hiểm … Tuỳ theo tính chất tổn thất Bên nhập khNu phải viết đơn khiếu nại và gửi cho bên bị khiếu nại trong thời hạn quy định, đơn khiếu nại phải có kèm các chứng từ

về tổn thất

- Cách giải quyết khiếu nại tuỳ vào nội dung đơn khiếu nại Trường hợp không tự giải quyết được thì làm đơn gửi lên cho trọng tài kinh tế theo quy định trong hợp đồng

- Bộ chứng từ khiếu kiện bao gồm:

+ Đơn khiếu kiện, khiếu nại

+ Hợp đồng ngoại thương

+ Biên bản sai phạm

+ Các chứng từ liên quan hoặc mẫu hàng kém chất lượng

1.4 Các chứng từ thường sử dụng trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng:

- Hoá đơn thương mại( commercial invoice ):

Là chứng từ cơ bản phục vụ cho công tác thanh toán Nó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền đã được ghi trên hoá đơn Thông thường hoá đơn thương mại được lập thành nhiều bản và được dùng trong nhiều việc khác nhau

- Bảng kê chi tiết( specification ): là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong kiện hàng

- Phiếu đóng gói( packing list ): là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng

- Giấy chứng nhận số lượng( certificate of quantity ): và giấy chứng nhận trọng lượng (certificate of weight ): là giấy chứng nhận về số lượng và trọng lượng hàng hoá thực giao, do tổ chức kiểm hàng hoá nhập khNu cấp

- Giấy chứng nhận phNm chất (certificate of quality ):là chứng nhận xác nhận chất lượng hàng hoá thực giao

- Giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh: do cơ quan có thNm quyền nhà nước cấp

- Giấy chứng nhận xuất xứ( certificate of origin ): do tổ chức có thNm quyền cấp

- Chứng từ bảo hiểm: là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp nhằm hợp thức hoá hợp đồng bảo hiểm Chứng từ bảo hiểm thường được dùng là đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm

+ Đơn bảo hiểm: là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp, bao gồm những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm

+ Giấy chứng nhận bảo hiểm: do tổ chức bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm để xác nhận một lô hàng nào đó đã được bảo hiểm theo điều kiện của một hợp đồng dài hạn

1.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến thực hiện qui trình nhập kh u

1.5.1 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp

1.5.1.1 Các nhân tố bộ máy quản lí, cơ sở hạ tầng hay tổ chức hành chính

- Các doanh nghiệp cần có bộ máy quản lý, lãnh đạo hoàn chỉnh và tổ chức phân cấp quản lí phân công lao động trong mỗi doanh nghiệp sao cho phù hợp Nếu bộ máy cồng kềnh không cần thiết sẽ làm cho việc kinh doanh của doanh nghiệp không có hiệu quả

và ngược lại

- Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận bao gồm như văn phòng, kho hàng, các phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản và lưu kho hàng hoá Để tham gia hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khNu, nhất là trong điều kiện container hoá như hiện nay, người giao nhận cần có một cơ sở hạ tầng với những trang thiết bị và máy móc hiện đại để phục vụ cho việc gom hàng, chuNn bị và kiểm tra hàng Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, người giao nhận đã có thể quản lý mọi hoạt động của mình và những thông tin về khách hàng, hàng hoá qua hệ thống máy tính và sử dụng hệ thống truyền dữ liệu điện tử (EDI) Với cơ sở hạ tầng và trang thiết

bị hiện đại người giao nhận sẽ ngày càng tiếp cận gần hơn với nhu cầu của khách hàng

và duy trì mối quan hệ lâu dài

1.5.1.2 Nguồn tài chính

Nguồn tài chính là yếu tố quan trọng quyết định đến khả năng sản xuất kinh doanh, cũng như là chỉ tiêu hàng đầu để đánh giá quy mô của doanh nghiệp Khả năng tài chính của doanh nghiệp gồm: vốn chủ sở hữu hay vốn tự có và các nguồn có thể huy động được Tài chính không chỉ gồm tài sản cố định và tài sản lưu động của doanh nghiệp mà còn bao gồm các khoản vay, các khoản thu nhập sẽ có trong tương lai Nếu thiếu nguồn tài chính cần thiết, các doanh nghiệp có thể bị phá sản bất cứ lúc nào

1.5.1.3 Nhân tố về con người

Một nhân tố có ảnh hưởng không nhỏ đến quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất nhập khNu là trình độ của người tổ chức điều hành cũng như người trực tiếp tham gia quy trình Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hoá có diễn ra trong khoảng thời gian ngắn nhất để đưa hàng hoá đến nơi khách hàng yêu cầu phụ thuộc rất nhiều vào trình

độ của những người tham gia trực tiếp hay gián tiếp vào quy trình Nếu người tham gia quy trình có sự am hiểu và kinh nghiệm trong lĩnh vực này thì sẽ xử lý thông tin thu được trong khoảng thời gian nhanh nhất Không những thế chất lượng của hàng hoá cũng sẽ được đảm bảo do đã có kinh nghiệm làm hàng với nhiều loại hàng hoá khác nhau

1.5.2 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp:

1.5.2.1 Tỷ giá hối đoái và tỷ suất ngoại tệ của ngân hàng

Hoạt động nhập khNu có liên quan trực tiếp đến đối tác nước ngoài và ngoại tệ sử dụng trong quá trình thanh toán Vì vậy chính sách tỷ giá hối đoái có tác dụng mạnh mẽ đến hoạt động nhập khNu của doanh nghiệp Mọi việc thanh toán và tính giá trong kinh doanh nhập khNu đều sử dụng đến ngoại tệ và tỷ giá hối đoái là cơ sở để so sánh giá cả

của hàng hoá trong nước và hàng hoá thế giới, đồng thời phục vụ cho sự lưu thông tiền

tệ và hàng hoá của các quốc gia

1.5.2.2 Chế độ chính sách pháp luật trong nước và quốc tế

Luật pháp quốc gia tạo hành lang pháp lý cho các hoạt động của nền kinh tế Nếu luật pháp phù hợp sẽ tạo điều kiện khuyến khích sự phát triển, ngăn ngừa và hạn chế những

vi phạm làm tổn hại đến lợi ích của những người tham gia Luật pháp quốc gia cho hoạt động thanh toán xuất nhập khNu của Việt Nam còn thiếu, nhiều văn bản ban hành

từ lâu, không phù hợp với điều kiện hiện tại Các văn bản hiện hành quy định chồng chéo, qua nhiều lần thay đổi, bổ sung nên khó thực hiện, hiệu lực pháp luật chưa cao, tạo kẽ hở cho những khách hàng lợi dụng để thực hiện việc thiếu trung thực trong kinh

doanh

1.5.2.3 Yếu tố hạ tầng cơ sở phục vụ mua bán hàng hóa quốc tế

- Các yếu tố hạ tầng phục vụ hoạt động mua bán hàng hoá quốc tế ảnh hưởng trực tiếp đến nhập khNu, chẳng hạn:

+ Hệ thống cảng biển được trang bị hiện đại cho phép giảm bớt thời gian bốc dỡ, thủ tục giao nhận cũng như đảm bảo an toàn cho hàng hoá được mua bán

+ Hệ thống ngân hàng: sự phát triển của hệ thống ngân hàng đặc biệt là hoạt động ngân hàng cho phép các nhà nhập khNu thuận lơi trong việc thanh toán, huy động vốn Ngoài

ra ngân hàng là một nhân tố đảm bảo lợi ích cho nhà kinh doanh bằng các dịch vụ thanh toán qua ngân hàng

+ Hệ thống bảo hiểm, kiểm tra chất lượng cho phép các hoạt động mua bán hàng hoá quốc tế được thực hiện một cách an toàn hơn đồng thời giảm bớt được mức độ thiệt hại

có thể xảy ra đối với các nhà kinh doanh trong trường hợp xảy ra rủi ro