Phân tích, đánh giá và hoàn thiện hệ thống quản lý dự án của công ty cổ phần thiết bị điện sài gòn SEE corp theo tiêu chuẩn ISO 21500

Đại Học Quốc Gia Tp Hồ Chí Minh TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA BẠCH DUY THÀNH PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ VÀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ DỰ ÁN CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ĐIỆN SÀI GỊN-SEE CORP THEO TIÊU CHUẨN ISO21500 Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh KHĨA LUẬN THẠC SĨ TP HỒ CHÍ MINH, tháng 06 năm 2013 CƠNG TRÌNH ĐƯỢC HỒN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH Cán hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan Chữ ký:…………………… Cán chấm nhận xét 1: PGS.TS Bùi Nguyên Hùng Chữ ký: …………………… Cán chấm nhận xét 2: TS Nguyễn Thị Thu Hằng Chữ ký: …………………… Khóa luận thạc sĩ nhận xét tại: HỘI ĐỒNG CHẤM BẢO VỆ KHÓA LUẬN THẠC SĨ TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA, ngày tháng năm Thành phần hội đồng đánh giá khóa luận thạc sĩ gồm: Chủ tịch: ………………………………………… Thư ký: …………………………………………… Ủy viên: ………………………………………… CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG CÁN BỘ HƯỚNG DẪN ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHIÃ VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc Tp HCM, ngày 17 tháng 06 năm 2013 NHIỆM VỤ KHÓA LUẬN THẠC SĨ Họ tên học viên: BẠCH DUY THÀNH Giới tính: Nam Ngày, tháng, năm sinh: 17/06/1986 Nơi sinh: TP.Vũng Tàu Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh MSHV: 10170821 Khố: 2010 1- TÊN ĐỀ TÀI: Phân tích, đánh giá hoàn thiện hệ thống quản lý dự án cơng ty Cổ Phần Thiết Bị Điện Sài Gịn-SEE Corp theo tiêu chuẩn ISO 21500 2- NHIỆM VỤ KHÓA LUẬN: - Nghiên cứu tiêu chuẩn quản lý dự án theo ISO21500 - Phân tích thực trạng hệ thống quản lý dự án theo ISO SEE Corp Chỉ vấn đề tồn hệ thống nguyên nhân phát sinh - Đề xuất cải tiến cho hệ thống quản lý dự án cũ SEE Corp theo ISO21500 - Bài học kinh nghiệm chung cho doanh nghiệp Việt Nam áp dụng hệ thống quản lý dự án theo ISO21500 Đề xuất hướng nghiên cứu 3- NGÀY GIAO NHIỆM VỤ: 26/11/2012 4- NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 31/03/2103 5- HỌ VÀ TÊN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan Nội dung đề cương Khóa luận thạc sĩ Hội Đồng Chuyên Ngành thông qua CÁN BỘ HƯỚNG DẪN (Họ tên chữ ký) KHOA QL CHUYÊN NGÀNH (Họ tên chữ ký) LỜI CẢM ƠN Xin gởi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể thầy cô khoa Quản Lý Công Nghiệp, người tận tình hướng dẫn, giúp đỡ, bảo cho suốt năm qua Đặc biệt, xin cảm ơn TS NGUYỄN THÚY QUỲNH LOAN tận tâm hướng dẫn, khuyến khích động viên, giúp tơi hồn thành trọn vẹn khóa luận Cám ơn Ban Giám Đốc Cơng ty Cổ Phần Thiết Bị Điện Sài Gòn giúp đỡ thực đề tài công ty Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 06 năm 2013 BẠCH DUY THÀNH TÓM TẮT ĐỀ TÀI Với tốc độ phát triển ngành công nghiệp nay, tạo nên áp lực lớn lên ngành công nghiệp lượng nói chung ngành điện nói riêng Việc phát triển hệ thống phân phối truyền tải điện cho khu công nghiệp dân cư ngành điện tạo nên áp lực phải hoàn thành tốt tất dự án mà SEE Corp tham gia Liệu hệ thống quản lý dự án SEE Corp sử dụng có cịn phù hợp với bối cảnh hay khơng? Khi mà thân tự giải vấn đề phát sinh như: Không quản lý sai lệch dòng tiền dự án sổ sách thực tế Khơng kiểm sốt chi phí cần tốn cho nhà cung cấp Khó khăn giải ngân cho nhà cung cấp với ngân hàng sai lệch thực tế giấy tờ Không thể kiểm soát tốt nguồn lực Chậm tiến độ với dự án phát triển sản phẩm Để biết nguyên nhân tìm biện pháp khắc phục cho tình trạng này, tiến hành phân tích đánh giá hệ thống quản lý dự án SEE Corp sử dụng Từ đánh giá hệ thống đưa biện pháp khắc phục, cải tiến phù hợp với tình hình phát triển kinh doanh SEE Corp Đây lý để hình thành đề tài: “Phân tích, đánh giá hồn thiện hệ thống quản lý dự án công ty Cổ Phần Thiết Bị Điện Sài Gòn-SEE Corp theo tiêu chuẩn ISO 21500.” ABSTRACT With the growth of the industry today, has created pressure on the energy industry in general and the power sector in particular The development of the electricity transmission and distribution systems for industrial and residential electricity sector also creates pressure to complete all the projects that SEE Corp participants Whether that of SEE Corp project management system is suitable to use the current context or not, which in itself can not solve the current problems arise as: Do not be a discrepancy management of project cash flow and fact books Uncontrollable costs should pay for the provider Difficulties in the disbursement to the supplier with the bank due to a discrepancy between the actual and papers Unable to control resources Slow progress of new product development projects To know the cause and find a remedy for this situation, we will conduct the analysis and evaluation of current project management system of SEE Corp is using Since then this system can evaluate and provide remedies, improvements consistent with the SEE business development situation today.This is also the reason for the formation of the subject: "Analysis, evaluation, and complete project management system of Saigon Electric Equipment Corporation base ISO 21500 " MỤC LỤC CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU 1.1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 1.2 LÝ DO HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI 1.3 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.4 Ý NGHĨA ĐỀ TÀI 1.5 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.5.1 Nội dung 1.5.2 Thời gian thực 1.5.3 Địa điểm thực 1.6 1.6.1 Quy trình thực 1.6.2 Phương pháp nghiên cứu 1.6.3 Thông tin cần thu thập 1.7 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU BỐ CỤC ĐỀ TÀI CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN 10 2.1 KHÁI NIỆM VỀ QLDA 10 2.2 GIỚI THIỆU VỀ TIÊU CHUẨN ISO TRONG QLDA 10 2.2.1 Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 10 2.2.2 Tiêu chuẩn ISO21500 11 2.3 KHUNG NGHIÊN CỨU .12 2.4 TÓM TẮT CHƯƠNG 17 CHƯƠNG 3: GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ .18 3.1 GIỚI THIỆU VỀ SEE CORP 18 3.1.1 Giới thiệu công ty 18 3.1.2 Cơ cấu tổ chức 18 3.1.3 Định hướng phát triển 18 3.1.4 Giới thiệu dự án tiêu biểu SEE Corp .19 3.2 GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 20 3.2.1 Nhận diện vấn đề 20 3.2.2 Nguyên nhân vấn đề .34 3.3 TÓM TẮT CHƯƠNG 39 CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 41 4.1 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP .41 4.1.1 Giải pháp liên quan đến việc hiệu chỉnh lại quy trình QLDA 41 4.1.2 Giải pháp liên quan đến vấn đề người quy trình QLDA 46 4.2 TÓM TẮT CHƯƠNG 47 CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM 48 5.1 KẾT LUẬN 48 5.2 BÀI HỌC KINH NGHIỆM 49 5.3 HẠN CHẾ VÀ HƯỚNG NGHIÊN CỨU TIẾP THEO 50 DANH MỤC HÌNH VẼ Tên hình………………………………………………………………………… Trang Hình 1.1: Quy trình nghiên cứu……………………………………………………… Hình 2.1: Tổng quan khái niệm QLDA mối quan hệ (ISO21500-A Guide for Project Management, 2012).…………………………………………… 12 Hình 2.2: Các bước quy trình dự án đầu vào-đầu bước (ISO21500-A Guide for Project Management, 2012)……………………………… 13 Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức…………………………………………………………… 19 DANH MỤC BẢNG BIỂU Tên bảng………………………………………………………………………… Trang Bảng 1.1: Thơng tin cần thu thập quy trình QLDA SEE Corp ………………… Bảng 2.1: Quy trình QLDA qua nhóm quy trình đối tượng liên quan………… 13 Bảng 3.1: Thông tin cần thu thập cho yếu tố Hội nhập…………………………… 20 Bảng 3.2: Thông tin cần thu thập cho yếu tố Phạm vi……………………………… 22 Bảng 3.3: Thông tin cần thu thập cho yếu tố Nguồn lực…………………………… 24 Bảng 3.4: Thông tin cần thu thập cho yếu tố Thời gian…………………………… 25 Bảng 3.5: Thông tin cần thu thập cho yếu tố Chi phí……………………………… 27 Bảng 3.6: Thơng tin cần thu thập cho yếu tố Nguy cơ……………………………… 28 Bảng 3.7: Thông tin cần thu thập cho yếu tố Chất lượng…………………………… 30 Bảng 3.8: Thông tin cần thu thập cho yếu tố Mua sắm…………………………… 31 Bảng 3.9: Thông tin cần thu thập cho yếu tố Truyền thông………………………… 33 17 Câu 9: Trong giai đoạn, phân công công việc theo kế hoạch cho cá nhân xảy tình trạng tải mà phân chia cho nhân viên khác khác nghiệp vụ xử lý nào? Người trả lời: Ông Lê Quang Long, ông Lý Tuấn Khanh Khi trưởng phận chủ động xếp điều độ công việc dựa tiến độ kế hoạch nhằm tận dụng tối đa thời gian làm việc nhân viên, đề nghị làm thêm Câu 10: Tiêu chí ước tính nguồn lực theo kế hoạch thực cho dự án gì? Người trả lời: Ơng Lê Quang Long, ơng Lý Tuấn Khanh Để ước lượng nguồn lực cần sử dụng cho dự án thường vào tiêu chí sau: - Yêu cầu tiến độ dự án - Kinh nghiệm làm việc - Nguồn lực có - Cơng nghệ-kỹ thuật mà cơng ty sở hữu Câu 11: Quy trình thành lập nhóm Dự Án cho dự án triển khai thực nào? Người trả lời: Ông Dương Tấn Phát Nhóm dự án SEE thành lập tùy theo loại dự án SEE thực Hiện chủ yếu đấu thầu tủ điện nhị thứ hệ thống SCADA cho trạm điện Do có nhóm cố định có chun mơn kinh nghiệm lĩnh vực phụ trách Câu 12: Việc xây dựng nguồn lực tiến hành nguồn lực có khơng đáp ứng đủ sử dụng cho dự án khác? Người trả lời: Ơng Lê Quang Long, ơng Lý Tuấn Khanh Nếu nguồn lực bị tải, phụ trách thêm dự án Các trưởng phận tiến hành phân công lại công việc tùy theo tiến độ chi tiết cơng việc để thực toàn dự án trúng thầu Nếu khơng thể xếp kiến nghị lên Ban Giám Đốc để tiến hành thuê hạng mục không đủ nguồn lực thời gian thực 18 Câu 13: Nhóm Dự Án hoạt động theo cấu trúc nào? Người trả lời: Ông Dương Tấn Phát Hiện SEE, phận phụ trách khâu khác dự án P Dự án thực đầu thầu, lên kế hoạch triển khia nghiệm thu dự án P.KTNCPT thực công tác thiết kế giám sát việc thi công nhà máy Hưng Long, P.KTNCPT tiến hành mua sắm vật tư cần thiết Nhà máy Hưng Long trực tiếp thực theo thiết kế P.Ngoại thương mua sắm vật tư từ nước ngồi P.Kế tốn-Tài huy động nguồn vốn thnah tốn chi phí mua hàng để thực dự án Đây cấu trúc vận hành dự án từ trước đến SEE Câu 14: Tiêu chí để xác định thời gian hồn thành cho công việc tiến độ cho dự án gì? Người trả lời: Ơng Lê Quang Long, ơng Lý Tuấn Khanh Việc xác định thời gian hoàn thành cơng việc đưa sau có bảng kế hoạch công việc cụ thể cho nhân viên Sau nhân viên đưa thời gian cụ thể để hồn thành cơng việc Từ thơng tin này, trưởng phận có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch thời gian thực dự án cụ thể Sau tiến hành điều chỉnh lại thời gian thông qua làm việc với nhân viên để giảm bớt thời gian cần thiết Câu 15: Tiêu chí xếp trình tự cơng việc thực gì? Người trả lời: Ơng Lê Quang Long, ơng Lý Tuấn Khanh Tiêu chí xếp trình tự công việc thể ISO lưu hành nội cơng ty Tồn quy trình làm việc thể cụ thể ISO Câu 16: Nếu có biến động làm kéo dài tiến độ, gây ảnh hưởng đến thời hạn hoàn thành dự án theo hợp đồng xử lý nào? Người trả lời: Ơng Dương Tấn Phát Khi có biện động kéo dài thời gian hoàn thành dự án Lúc này, BGĐ xem xét cho đưa giải pháp: - Thương thảo với chủ đầu tư biến động yêu cầu kéo dài thời gian nghiệm thu dự án 19 - Nếu thương thảo tiến hành gia tăng tốc độ thực dự án để hồn thành theo u cầu Ngồi ra, cần tìm hiểu ngun nhân gây kéo dài tiến độ dự án Câu 17: Nếu chủ đầu tư yêu cầu đẩy nhanh tiến độ so với kế hoạch ban đầu, làm tăng chi phí đầu vào SEE đáp ứng không? Và thực nào? Người trả lời: Ông Dương Tấn Phát Nếu chủ đầu tư yêu cầu tăng tiến độ làm tăng chi phí BGĐ tiến hành xem xét - Nếu mức chi phí tăng vượt giới hạn rủi ro dự báo khơng chấp nhận - Nếu mức chi phí nằm giới hạn sử dụng tồn nguồn lực để tăng tốc độ hoàn thành dự án Sau tiến hành điều chỉnh cho dự án sau Hoặc th ngồi khơng thể điều chỉnh tải nguồn lực Câu 18: Tiêu chí xây dựng bảng ước tính chi phí cần thiết để triển khai dự án gì? Người trả lời: Ơng Nguyễn Quốc Thắng Phần lớn chi phí ước tính sau giai đoạn thiết kế chi tiết thông qua bảng báo giá nhà cung cấp phòng ban liên quan, sau so sánh giá nhà cung cấp Sau chi phí cộng vào chi phí rủi ro mua sắm tốn Câu 19: Tiêu chí kiểm sốt chi phí dự kiến triển khai dự án nào? Người trả lời: Ông Nguyễn Quốc Thắng Khi lên kế hoạch chi phí cụ thể, việc kiểm sốt chi phí vào hợp đồng ký kết Nếu chi phí gia tăng báo giá nhà cung cấp tăng tiến hành tham khảo nhà cung cấp khác Cịn biến phí biến động gia tăng tiến hành rà sốt lại cụ thể nguyên nhân để định điều chỉnh hạn mức cho phép Câu 20: Sẽ xử lý yêu cầu tăng vốn vay ngân hàng để tăng chất lượng dự án hay tăng tiến độ, so với kế hoạch ban đầu không chấp nhận tài sản chấp không đủ? 20 Người trả lời: Bà Trình Trinh Mỹ Phương Trong trường hợp ngân hàng không chấp nhận khoản vay thêm để làm chi phì gia tăng tiến độ chất lượng Lúc SEE phải tự bỏ vốn để làm theo yêu cầu chủ đầu tư thương thảo lại Câu 21: Giải thích với ngân hàng để giải ngân cho giai đoạn dự án kéo dài mà giá trị tốn thực tế khơng giống giá trị hóa đơn biên bảng nghiệm thu? Người trả lời: Bà Trình Trinh Mỹ Phương Sai lệch việc thỏa thuận SEE đối tác để cân đối chi phí doanh thu cho có lợi cho bên Do đó, để giải thích với ngân hàng cho việc giải ngân, toán cho giai đoạn dự án tiến hành kế hoạch bên thực biên nghiệm thu cho giai đọan dự án Khi này, ngân hàng đồng ý cho việc giải ngân Cuối cùng, kết thúc dự án, bên tiến hành làm biên bảng nghiệm thu tổng cho toàn dự án, biên lý hợp đồng kèm theo hóa đơn VAT cho dự án Như vậy, việc giải ngân với ngân hàng thực quy trình Câu 22: Các biện pháp để giảm chi phí đầu vào đảm bảo chất lượng tiến độ gì? Người trả lời: Ông Dương Tấn Phát Để hạn chế chi phí đầu vào cho dự án, SEE áp dụng biện pháp sau: - Thương thảo với nhà cung cấp để gia tăng thời hạn toán, giảm chi phí vay vốn ngân hàng để tốn với nhà cung cấp - Hạn chế biến phí khơng cần thiết - Xây dựng biểu mẫu quy chuẩn hạng mục chi phí cho việc thực dự án - Xác định điểm đạt hàng tối ưu để rút ngắn tối đa thời gian toán cho nhà cung cấp với giải ngân cho dự án Câu 23: Hệ thống đánh giá rủi ro SEE gì? Người trả lời: Ơng Nguyễn Quốc Thắng Tham khảo quy trình theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 hành SEE 21 Người thực Trưởng ĐDLĐ phận Cơng việc Phân tích thơng tin Tài liệu - Phiếu báo cáo SP KPH - Phiếu khiếu nại khách hàng - Đánh giá nội - Kết nghiên cứu thị trường -nt- Xác định vấn đề BM-ISO-09: Phiếu CAR -nt- Tìm ngun nhân BM-ISO-09: Phiếu CAR Xem xét BM-ISO-09: Phiếu CAR Biện pháp khắc phục BM-ISO-09: Phiếu CAR Kiểm tra BM-ISO-09: Phiếu CAR -nt- -nt- BGĐ ĐDLĐ Các phận có liên quan Thực khắc phục BGĐ Trưởng phận ĐDLĐ Tiêu chuẩn hóa Nhân viên kiểm soát tài liệu Cập nhật hồ sơ BM-ISO-09: Phiếu CAR STCL Thủ tục HDCV BM-ISO-10: Phiếu theo dõi CAR Câu 24: Các dạng rủi ro thường gặp triển khai dự án? Biện pháp khắc phục gì? Người trả lời: Ơng Lê Quang Long, ơng Lý Tuấn Khanh Trong trình triển khai dự án, rủi ro thường gặp là: - Tiến độ theo kế hoạch bị kéo dài việc thi công phụ thuộc vào thay đổi lịch cắt điện từ công ty Điều Độ Cao Thế TP.HCM Để hạn chế tình trạng này, P.KTNCPT thường liên hệ với công ty Điều Độ Cao Thế TP.HCM để xin lịch cắt điện phù hợp với kế hoạch tiến độ dự án Tuy nhiên kế hoạch cắt điện bị thay đổi theo thông báo công ty Điều Độ Cao Thế TP.HCM 22 - Đôi lúc tiến độ giao hàng nhà cung cấp bị chậm so với hợp đồng gây kéo dài tiến độ thi công Biện pháp khắc phục thường sử dụng đặt hàng trước thời gian hạn kế hoạch với nhà cung cấp thường bị trễ giao hàng - Không thống thời gian đặt hàng với nhà cung cấp lớn trưởng nhóm Dự Án PGĐ Dự án Câu 25: Chi phí khắc phục rủi ro chiếm chi phí thực dự án? Người trả lời: Ông Lê Quang Long, ông Lý Tuấn Khanh Thông thường chi phí rủi ro ước tính vào khoảng 2% tổng chi phí thực dự án Câu 26: Các biện pháp ngăn ngừa rủi ro thường sử dụng? Chi phí ngăn ngừa rủi ro tính vào dự án nào? Người trả lời: Ông Lê Quang Long, ông Lý Tuấn Khanh Hiện nay, biện pháp ngăn ngừa sử dụng chủ yếu để hạn chế khắc phục rủi ro thường xảy q trình thực dự án Chi phí rủi ro dự báo vào chi phí thực dự án, cụ thể dự báo rủi ro khâu mua sắm thay đổi tỷ giá biến động thị trường Câu 27: Công tác dự báo rủi ro lập kế hoạch triển khai dự án thực sao? Người trả lời: Ông Nguyễn Quốc Thắng Tham khảo quy trình theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 23 Người thực Trưởng ĐDLĐ Công việc phận Nhu cầu thông tin Tài liệu - Phiếu báo cáo SP KPH - Phiếu khiếu nại khách hàng - Đánh giá nội - Kết nghiên cứu thị trường -nt- Xác định vấn đề BM-ISO-09: Phiếu CAR -nt- Tìm ngun nhân BM-ISO-09: Phiếu CAR Xem xét BM-ISO-09: Phiếu CAR Biện pháp phòng ngừa BM-ISO-09: Phiếu CAR Kiểm tra BM-ISO-09: Phiếu CAR -nt- -nt- BGĐ ĐDLĐ Các phận có liên quan Thực phịng ngừa BGĐ Trưởng phận ĐDLĐ Tiêu chuẩn hóa Nhân viên kiểm soát tài liệu Cập nhật hồ sơ BM-ISO-09: Phiếu CAR STCL Thủ tục HDCV BM-ISO-10: Phiếu theo dõi CAR Câu 28: Quy trình kiểm tra chất lượng SEE nào? Người trả lời: Ông (nhà máy) Quy trình kiểm tra chất lượng thực dự án vào sổ tay chất lượng ban hành với phận Đồng thời cá nhân có trách nhiệm việc kiểm tra tiến hành theo dẫn sổ tay chất lượng Câu 29: Các lỗi thường xảy lên kế hoạch, thiết kế triển khai dự án gì? Chi phí sữa lỗi? Người trả lời: Ơng Trần Thanh Tâm Lỗi thường xảy nằm khâu thiết kế triển khai trực tiếp thiết kế Có sai sót khâu thiết kế dẫn đến việc sai sót thực Hoặc thiết kế 24 việc triển khai bị sai sót Cơng tác vận chuyển hệ thống tủ điện gặp rủi ro gây lỗi móp vỏ tủ vận chuyển, làm ảnh hưởng đến kết nghiệm thu với chủ đầu tư Trung bình, chi phí sữa chữa cho sai sót chiếm khoảng 2% giá trị hệ thống tủ điện sản xuất Cũng có trường hợp việc sữa chữa chiếm thời gian dài (khoảng 5-7 ngày), gây ảnh hưởng thời gian giao hàng nhà máy Hưng Long cho P.KTNCPT Câu 30: Khi xác định định nguyên nhân gây lỗi xử lý nào? Người trả lời: Ông Trần Thanh Tâm Khi xác định nguyên nhân gây lỗi, quy trình xử lý, khắc phục tiến hành theo quy trình chuẩn ISO Sổ Tay Chất Lượng Câu 31: Quy trình chi phí kiểm tra nâng cao chất lượng dự án ước tính thực nào? Người trả lời: Ơng Dương Tấn Phát Quy trình kiểm tra nêu chi tiết Sổ Tay Chất Lượng, khâu kiểm tra người phụ trách phân công thực theo hướng dẫn sổ tay Chi phí kiểm tra tính vào chi phí rủi ro dự án lập kế hoạch Việc nâng cao chất lượng xem xét dựa đề xuất góp ý nhân viên trực tiếp làm việc Chi phí việc nâng cao chất lượng tính thơng qua phần thưởng cơng đồn cho nhân viện có đóng góp xuất sắc cải tiến chất lượng SEE Câu 32: Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp, nhà thầu phụ gì? Người trả lời: Ơng Dương Tấn Phát Hiện SEE tiến hành lựa chọn đánh giá nhà cung cấp, nhà thầu phụ nước lẫn nước thơng qua tiêu chí: - Q trình quan hệ với công ty - Chất lượng - Giá - Phản hồi xử lý cố phát sinh - Thời gian giao hàng - Phương thức toán 25 - Khả cung ứng số lượng Mỗi tiêu chí cho điểm người phụ trách phận mua hàng theo thang điểm từ 1-5 Nhà cung cấp, nhà thầu phụ chấp nhận phải đạt tổng số điểm ≥ 60% tổng số điểm tối đa hạng mục khơng có điểm < Câu 33: Quy trình quản lý việc giao hàng toán với nhà cung cấp nhà thầu phụ nào? Người trả lời: Ơng Lê Quang Long, ơng Lý Tuấn Khanh Việc thành toán giao hàng cho nhà cung cấp nhà thầu phụ thực vào thỏa thuận bên hợp đồng hay đơn hàng ký kết Việc toán phận liên quan theo dõi phải thơng báo cho P.Kế tốn-Tài trước ngày trước thời hạn toán Riêng với trường hợp dự án kéo dài qua nhiều giai đoạn, việc toán cho nhà thầu phụ việc thi công hạng mục thỏa thuận riêng bên Câu 34: Việc lên kế hoạch mua sắm cho dự án có tính đến tồn kho hàng hóa sử dụng cho dự án khác khơng? Người trả lời: Ơng Lê Quang Long, ơng Lý Tuấn Khanh Việc lên kế hoạch mua sắm với nhà cung cấp lên kế hoạch dựa khối lượng vật tư thiết bị cần thiết cho dự án triển khai dự án trúng thầu, triển khai Câu 35: Quy trình theo dõi đánh giá giá thiết bị đầu vào để đặt mua giá có lợi nào? Người trả lời: Ơng Lê Quang Long, ơng Lý Tuấn Khanh Hiện nay, tiêu chí mua hàng nhà cung cấp vay ngân hàng thương lượng để thời gian tốn vịng 30 ngày sau ngày đặt hàng Do P.KTNCPT P.Dự Án tồn kho vật tư thiết bị có giá trị nhỏ với số lượng hạn chế, không tồn kho vật tư thiết bị có giá trị cao để giảm chi phí vay vốn ngân hàng Vì nên việc theo dõi biến động gía thực bảng danh sách thiết bị cần thiết để mua cho dự án hoàn thành Lúc P.KTNCPT P.Dự Án so sánh giá với giá liệu lịch sử để định mua 26 nhà cung cấp Hoặc thương lượng với nhà cung cấp để đạt mức giá tốt Câu 36: Biện pháp khắc phục tình trạng q hạn tốn hợp đồng cho nhà thầu phụ? Người trả lời: Bà Trình Trinh Mỹ Phương Hiện nay, có hợp đồng với nhà thầu phụ liên quan đến dự án ADB giai đoạn bị hạn với thời gian tháng Vấn đề hạn việc thương lượng kéo dài thời hạn toán SEE nhà thầu phụ để có lợi cho SEE giảm chi phí vay vốn ngân hàng để tốn tốn Tuy nhiên việc gây khó khăn với P.Kế tốn-Tài việc giải trình với ngân hàng Hiện nay, để khắc phục tình trạng này, SEE nhà thầu phụ lập phụ lục hợp đồng để gia hạn thời gian hoàn thành hợp đồng Câu 37: Quy trình kiểm sốt thông tin dự án cho nội cho bên liên quan bên ngồi SEE gì? Người trả lời: Ơng Dương Tấn Phát Tham khảo quy trình tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ban hành SEE 27 Người thực - Bộ phận có nhu cầu Quy trình Thơng tin - Đại diện lãnh đạo Xem xét Phân công Dự thảo - Người phân công - Người phân công - Người phân công - Bảng theo dõi sữa đổi thông tin, tài liệu - HDCV-ISO-01: Hướng dẫn biên soạn Phê duyệt - Đại diện lãnh đạo - Người phân công - BM-ISO-02: Phiếu yêu cầu thay đổi thông tin, tài liệu Trao đổi - Đại diện lãnh đạo - Đại diện lãnh đạo Tài liệu, biểu mẫu Cập nhật theo dõi Đánh dấu nhận - BM-ISO-01: Danh mục tài liệu nội hành - Đóng dấu “kiểm sốt” Photo, phân phối - BM-ISO-03: Danh sách phân phối tài liệu Lập hồ sơ - BM-ISO-03: Danh sách phân phối tài liệu - Người kiểm soát tài liệu Lưu trữ - Người kiểm sốt tài liệu Câu 38: Việc bảo mật thơng tin quan trọng cho dự án triển khai nào? Người trả lời: Ơng Dương Tấn Phát Thơng tin quan trọng dự án sau xem xét theo quy trình ISO cơng bố cho thành viên quản lý có liên quan đến dự án đó, khơng cơng bố rộng rãi xung quanh Câu 39: Khi thông tin không lan truyền nội bên xảy biện pháp xử lý nào? Người trả lời: Ông Dương Tấn Phát 28 Khi xuất thơng tin khơng thức lan truyền nội bên ngồi SEE tiến hành biện pháp sau:  Nội bộ: Ban Giám Đốc gửi email cho toàn nhân viên công ty vấn đề Đồng thời phát hành văn thức vấn đề cơng bố rộng rãi công ty Sẽ tiến hành họp phịng ban để thơng báo chấn chỉnh thơng tin, đồn thời truy tìm nguồn gốc phát sinh thơng tin khơng xác  Bên ngồi: phát hành công văn thông báo đến đối tác thông qua phương tiện truyền thơng đến người có liên quan đính thơng tin xác Câu 40: Vai trị mơ tả cơng việc xác định nhân viên tham gia dự án? Người trả lời: ông Lê Quang Long Bản mô tả công việc giúp trưởng nhóm biết cá nhân có chuyên môn phù hợp với yêu cầu công việc dự án SEE Corp cập nhật mô tả công việc năm/lần Tuy nhiên, Trưởng Dự Án khơng biết quyền hạng định khơng nêu rõ Câu 41: Các dự án phát triển sản phẩm chiếm nguồn lực so với dự án trúng thầu Người trả lời: ông Lê Quang Long Nguồn lực sử dụng cho dự án nghiên cứu sản phẩm tính nguồn lực nhàn rỗi sau phân bổ cho dự án trúng thầu Câu 42: Thời gian đặt hàng nhà cung cấp cho phù hợp với tiến độ xác định nào? Người trả lời: ông Lý Tuấn Khanh Thời gian đặt hàng vào thời điểm cần hàng sản xuất khả cung ứng cuản hà cung cấp Câu 43: Rủi ro gia tăng chi phí lãi vay chậm lý hợp đồng dự án ADB giai đoạn có ước tính trước hay không? Nguyên nhân rủi ro đâu? Người trả lời: ông Nguyễn Quốc Thắng 29 Đối với trường hợp này, SEE Corp phải nhiều chi phí lãi vay cho khoản vay tốn với nhà cung cấp nhà thầu phụ, Ngân Hàng không đồng ý với biên nghiệm thu, lý hợp đồng với ABB Ấn Độ sai lệch số thực tế chứng từ Mà nguyên nhân không thống cơng tác nghiệm thu, tốn PGĐ Tài Chính, PGĐ Dự Án ABB Ấn Độ Câu 44: Thông báo đặt hàng nhà cung cấp lên kế hoạch nào? Người trả lời: ông Dương Tấn Phát Thông báo đặt hàng báo cho nhà cung cấp cho thời gian lưu kho hàng hóa nhận thấp nhất, giảm chi phí vay mua hàng Câu 45: Việc truyền thông phận tham gia dự án thực Người trả lời: ông Dương Tấn Phát Thông tin liên quan đến dự án phận cần thông suốt để đảm bảo dự án vận hành kế hoạch Câu 46: Vì dự án ADB giai đoạn hạn nghiệm thu toán từ lâu chưa thể lý hợp đồng? Người trả lời: ông Dương Tấn Phát Hiện nay, dự án ADB giai đoạn chưa thể nghiệm thu hoàn thành, để nhận toán lý hợp đồng sai lệch khác biệt số giá trị nghiệm thu toán với nhà thầu phụ, đồng thời giá trị xuất hóa đơn với ABB Ấn Độ Để nhận lợi ích cao cho việc thuế thu nhập phát sinh từ dự án này, P.KT&NCPT yêu cầu P.Kế toán xuất hóa đơn đầu cho ABB Ấn Độ phù hợp với dịng tiền hóa đơn đầu vào nhà cung cấp nhà thầu phụ Giá trị xuất hóa đơn đầu hồn tồn khác so với giá trị ABB Ấn Độ toán cho SEE Corp Nếu kiểm sốt tốt việc SEE Corp hưởng lợi lớn từ việc điều chỉnh doanh thu Tuy nhiên, thực tế nay, việc phân bổ dòng tiền theo mong muốn vượt tầm kiểm sốt Do đó, kết thúc giai đoạn 1, P.KT&NCPT P.Kế tốn Tài khó khăn thống kê dịng tiền thực dịng tiền hóa đơn, vào biên bảng nghiệm thu để giải ngân lý hợp đồng Và tình trạng gặp phải giai đoạn kết thúc Ngoài ra, với nhà thầu phụ dự án này, việc toán gặp khăn số tiền biên 30 bảng nghiệm thu theo hạng mục không giống so với điều khoản tốn hợp đồng Từ gây khó khăn cho ngân hàng việc giải ngân cho hạng mục hợp đồng Đây sai sót khơng đáng có, quản lý tốt việc chủ động giá trị nghiệm thu tốn SEE Corp hạn chế chi phí lãi vay tốn Câu 47: Các nguyên nhân chủ yếu gây tải nguồn lực giai đoạn thi cơng gì? Người trả lời: ơng Dương Tấn Phát Hiện nay, kế hoạch thi công trạm phụ thuộc vào lịch cắt điện công ty Lưới Điện Cao Thế Nên trùng lịch cắt điện tỉnh làm kế hoạch bị trùng lặp, nhân lực thi công không đáp ứng đủ, gây tải nguồn lực Câu 48: Các biện pháp mà P.Kế tốn Tài sử dụng để giải khó khăn tốn lý cho dự án ADB giai đoạn 2? Người trả lời: bà Trình Trinh Mỹ Phương Sai sót giá trị dự án ADB giai đọan P.Kế tốn Tài khơng nắm quyền chủ động quản lý dòng tiền dự án, khơng có báo cáo theo quy trình PGĐ Dự Án P.Kế tốn Tài phải rà sốt lại tồn hoạt động thu chi liên quan đến dự án Sau đề nghị bên liên quan phát hành lại biên nghiệm thu có giá trị phù hợp với dịng tiền thực tế để giải ngân với ngân hàng Câu 49: Việc toán thường bị tắc nghẽn Ngân hàng không đồng ý cho vay đâu? Người trả lời: bà Trình Trinh Mỹ Phương Hiện nay, vài hợp đồng không Ngân Hàng đồng ý cho vay toán điều khoản tốn khơng nêu rõ thời hạn tốn chi tiết thời hạn toán hạn Câu 50: Khi thơng tin bị tắc nghẽn Trưởng Nhóm Dự Án nắm thông tin liên quan đến tiến độ vận hành dự án vắng mặt nên dùng biện pháp để hạn chế tình trạng này? Người trả lời: ông Dương Tấn Phát 31 Khi Trưởng Nhóm Dự Án vắng mặt họ phải thơng báo thông tin làm việc cho cấp phụ trách Hoặc bàn giao lại cho Trưởng P.Dự Án để thành viên Nhóm Dự Án biết tìm nguồn thơng tin tham khảo đâu Tuy nhiên, mô tả cơng việc cịn thiếu quyền định Trưởng nhóm Dự Án, nguyên nhân cho sai sót Câu 51: Các loại thơng tin dự án thường thơng báo qua lại phòng ban thực dự án Người trả lời: ông Dương Tấn Phát Thông tin truyền thông chủ yếu tiến độ, nghiệm thu, toán ... TÀI: Phân tích, đánh giá hồn thiện hệ thống quản lý dự án công ty Cổ Phần Thiết Bị Điện Sài Gòn- SEE Corp theo tiêu chuẩn ISO 21500 2- NHIỆM VỤ KHÓA LUẬN: - Nghiên cứu tiêu chuẩn quản lý dự án theo. .. triển kinh doanh SEE Corp Đây lý để hình thành đề tài: ? ?Phân tích, đánh giá hoàn thiện hệ thống quản lý dự án công ty Cổ Phần Thiết Bị Điện Sài Gòn- SEE Corp theo tiêu chuẩn ISO 21500. ” ABSTRACT... lực SEE sử dụng quản lý thực dự án Phân tích hệ thống quản lý dự án theo ISO SEE Phỏng vấn nhân có liên quan đến quy trình quản lý dự án SEE Phân tích so sánh hệ thống quản lý dự án ISO 21500