Hoạt động chứng thực tại uỷ ban nhân dân phường trần hưng đạo thành phố kon tum thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU TẠI KON TUM TRẦN THỊ TUYẾT MAI BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND PHƢỜNG TRẦN HƢNG ĐẠO TP KONTUM, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Kon Tum, tháng 12 năm 2016 ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU TẠI KON TUM BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND PHƢỜNG TRẦN HƢNG ĐẠO TP KONTUM, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP GVHD : THS NGUYỄN THỊ TRÚC PHƢƠNG SVTH : TRẦN THỊ TUYẾT MAI LỚP : K612 LHV MSSV :122501032 Kon Tum, tháng 12 năm 2016 MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG VÀ SƠ ĐỒ iii MỞ ĐẦU 1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI MỤC TIÊU NGHIÊN CƢU ĐỀ TÀI ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU Error! Bookmark not defined.2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI CHƢƠNG GIỚI THIỆU VỀ PHƢỜNG TRẦN HƢNG ĐẠO 1.1 TỔNG QUAN VỀ PHƢỜNG TRẦN HƢNG ĐẠO 1.1.1 Vị trí địa lý .4 1.1.2 Cơ cấu tổ chức UBND phƣờng Trần Hƣng Đạo 1.2 NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND PHƢƠNG TRẦN HƢNG ĐẠO 1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế 1.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngƣ nghiệp, thuỷ lợi tiểu thủ công nghiệp 1.2.3.Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải 1.2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội,văn hoá thể dục thể thao 1.2.5 Trong lĩnh vực quốc phịng, an ninh, trật tự, an tồn xã hội thi hành pháp luật 1.2.6 Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo, Uỷ ban nhân dân phƣờng có nhiệm vụ tổ chức, hƣớng dẫn bảo đảm thực sách dân tộc, sách tơn giáo; quyền tự tín ngƣỡng, tơn giáo nhân dân địa phƣơng theo quy định pháp luật CHƢƠNG NH NG VẤN ĐỀ UẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC 2.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 2.2 THẨM QUYỀN CHỨNG THỰC CỦA UBND CẤP XÃ 2.3 NGƢỜI THỰC HIỆN CHỨNG THỰC 10 2.4 THỦ TỤC CHỨNG THỰC CÁC LOẠI VIỆC THUỘC THẨM QUYỀN CỦA UBND CẤP XÃ 10 2.4.1 Về việc cấp từ sổ gốc .10 2.4.2 Chứng thực từ 11 2.4.3 Chứng thực chữ ký 13 2.4.4 Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản 14 2.4.5 Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản 15 2.4.6 Chứng thực văn phân chia tài sản thừa kế, nhận tài sản thừa kế 16 2.4.7 Chứng thực di chúc 17 2.4.8 Chứng thực văn từ chối nhận di sản 19 Kết luận chƣơng 20 i CHƢƠNG THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND PHƢỜNG TRẦN HƢNG ĐẠO 21 3.1 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC CHỨNG THỰC TẠI UBND PHƢỜNG TRẦN HƢNG ĐẠO 21 3.1.1 Thực trạng cấp từ sổ gốc 21 3.1.2 Thực trạng chứng thực từ 21 3.1.3 Thực trạng chứng thực chữ ký 22 3.1.4 Thực trạng chứng thực hợp đồng, giao dịch 23 3.2 KẾT QUẢ QUA NĂM THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND PHƢỜNG TRẦN HƢNG ĐẠO 23 3.2.1 Đánh giá chung 24 3.2.2 Nguyên nhân đạt đƣợc 24 3.2.3 Hạn chế 25 3.3 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC CHỨNG THỰC TẠI UBND PHƢỜNG TRẦN HƢNG ĐẠO 25 3.4 MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND PHƢỜNG TRẦN HƢNG ĐẠO 26 KẾT LUẬN 28 NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN ii DANH MỤC BẢNG VÀ SƠ ĐỒ STT Bảng 3.1 Sơ đồ 1.1 Tên bảng sơ đồ Hoạt động chứng thực UBND phƣờng Trần Hƣng Đạo (20122016) Cơ cấu tổ chức UBND phƣờng Trần Hƣng Đạo iii Trang 24 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa giao dịch đơn cần đƣợc thể văn bản, giấy tờ định Xong với tình hình thực tế nay, nói đến việc liên hệ với quan nhà nƣớc để làm giấy tờ nhƣ khai sinh, khai tử, đăng ký kết hôn hay chứng thực hợp đồng… đại đa số nhân dân e ngại suy nghĩ họ thủ tục hành rƣờm rà, phải chờ đợi thời gian dài Trƣớc tình hình đó, việc chứng thực sao, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng đƣợc đặt Từ nhu cầu thực tế, nhu cầu sao, kể đƣợc chứng thực lớn Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 Chính phủ cơng chứng, chứng thực đời có đóng góp to lớn việc đáp ứng yêu cầu chứng thực nhân dân Tuy nhiên, q trình thực NĐ 75 cịn bộc lộ hạn chế nhƣ tình trạng ùn tắc, tải hoạt động công chứng, chứng thực giấy tờ, chữ ký phịng cơng chứng UBND huyện Nhận thấy cần thiết phải ban hành văn để thay cho văn cũ, ngày 18/05/2007 Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký (Sau gọi NĐ79/2007/NĐ-CP) Nghị định đời với đời Luật công chứng 2007 đáp ứng phần yêu cầu nhân dân cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký thể tinh thần cải cách hành theo chế cửa, dấu, đáp ứng đƣợc mong mỏi nhân dân vấn đề Đến năm 2015, trƣớc nhu cầu nhân dân chứng thực sao, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng giao dịch Chính phủ ban hành Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch Nghị định thực việc phân cấp đặc biệt phân cấp thẩm quyền chứng thực cho UBND cấp xã giấy tờ, văn tiếng Việt, tạo thuận lợi cho nhân dân mở hệ thống rộng rãi cho UBND cấp xã, phƣờng, thị trấn có thẩm quyền, chứng thực thay có Phịng cơng chứng UBND cấp huyện nhƣ Nghị định số 75 trƣớc Việc chứng thực theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thực đƣợc gần năm nhƣng thiếu hƣớng dẫn cụ thể Chứng thực đƣợc giao cho Ban Tƣ pháp cấp xã, phƣờng thách thức đội ngũ cán Tƣ pháp xã, phƣờng không đƣợc trang bị công cụ hỗ trợ để nhận biết đƣợc văn giả mạo văn giấy tờ giả mạo ngày tinh vi, khó phát Trong thời gian thực tập địa phƣơng, nhận thấy hoạt động chứng thực, chứng thực đƣợc ngƣời dân quan tâm, đặc biệt nơi em thực tập – UBND phƣờng Trần Hƣng Đạo – TP Kon Tum – Tỉnh Kon Tum, nhu cầu chứng thực sao, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng lớn Với mong muốn phản ánh xác thực tế trình thực hoạt động UBND phƣờng nơi em thực tập nên em chọn đề tài: " Hoạt động chứng thực UBND phường Trần Hưng Đạo, thành phố Kon Tum - thực trạng giải pháp " để làm đề tài báo cáo thực tập Đề tài nhằm làm rõ mặt làm đƣợc, chƣa làm đƣợc UBND phƣờng Trần Hƣng Đạo thực NĐ 23/2015/NĐ-CP từ hoạt động thực tế phƣờng Trần Hƣng Đạo, thân rút học kinh nghiệm có đề xuất, kiến nghị khắc phục, đặc biệt điều kiện đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, cải cách tƣ pháp hội nhập kinh tế quốc tế đất nƣớc ta Mục tiêu nghiên cứu đề tài Nhằm làm rõ việc triển khai thực văn pháp luật việc áp dụng văn pháp luật vào đời sống Đặc biệt văn bản, quy định ảnh hƣởng trực tiếp đến đời sống nhân dân có hoạt động cơng chứng, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch Qua rút đƣợc kinh nghiệm cho thân việc học tập cơng tác sau Bên cạnh đó, từ thực trạng mà cá nhân nắm bắt đƣợc có đề xuất giải pháp để việc triển khai áp dụng pháp luật vào đời sống ngày thiết thực Đối tƣợng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu hoạt động chứng thực thực trạng công tác chứng thực, việc triển khai thực hoạt động chứng thực UBND phƣờng Trần Hƣng Đạo Phƣơng pháp nghiên cứu Phƣơng pháp tổng hợp thống kê Phƣơng pháp dựa số liệu từ báo cáo, tờ trình, đề tài nghiên cứu khoa học, sau tổng hợp số liệu liên quan đến đề tài, từ phân loại số liệu cho mục nhỏ để làm dẫn chứng Phƣơng pháp giúp ngƣời nghiên cứu hiểu đƣợc khái quát hoạt động chứng thực địa bàn Đây phƣơng pháp quan trọng khơng thể thiếu q trình tìm hiểu nghiên cứu đề tài 4.2 Phƣơng pháp so sánh Từ số liệu thống kê đƣợc, đem so sánh qua thời kỳ, năm để thấy đƣợc nhu cầu thực tế nhƣ tốc độ gia tăng nhu cầu chứng thực Ngoài ra, so sánh quy định văn pháp luật qua thời kỳ để tìm điểm mới, điểm tiến pháp luật đồng thời thấy đƣợc tồn chƣa thể khắc phục Trên sở đƣa đánh giá khách quan xác thực tiễn nhƣ ý kiến đề xuất hợp lý nhằm khắc phục hạn chế, ảnh hƣởng tiêu cực đến đời sống nhân dân 4.3 Phƣơng pháp phân tích Đi sâu vào phân tích hoạt động chứng thực để thấy tác động tích cực, ảnh hƣởng tiêu cực đến đời sống nhân dân, nguyên nhân chủ quan, nguyên nhân khách quan 4.4 Phƣơng pháp khảo sát Qua thực tế tìm hiểu hoạt động chứng thực UBND Phƣờng Trần Hƣng Đạo, tham khảo ý kiến ngƣời dân đến chứng thực nhƣ ý kiến cán làm công tác chứng thực để đánh giá khách quan hoạt động chứng thực nhƣ hiểu đƣợc tâm tƣ nguyện vọng nhân dân Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung đề tài chia thành chƣơng: Chƣơng 1: Giới thiệu UBND phƣờng Trần Hƣng Đạo Chƣơng 2: Hoạt động chứng thực UBND Phƣờng Trần Hƣng Đạo thành phố Kon Tum Chƣơng 3: Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu hoạt động chứng thực UBND phƣờng Trần Hƣng Đạo CHƢƠNG GIỚI THIỆU VỀ PHƢỜNG TRẦN HƢNG ĐẠO 1.1 TỔNG QUAN VỀ PHƢỜNG TRẦN HƢNG ĐẠO 1.1.1 Vị trí địa lý Vào năm 2004 phƣờng Trần Hƣng Đạo đƣợc thành lập sơ sở chia tách từ xã Hịa Bình, thị xã Kon Tum (nay thành phố Kon Tum), với diện tích tự nhiên là: 636,56 Vị trí địa lý phƣờng Trần Hƣng Đạo: Đông giáp xã Chƣhreng; Tây giáp xã Hịa Bình; Nam giáp xã Hịa Bình; Bắc giáp phƣờng Lê Lợi phƣờng Nguyễn Trãi Toàn phƣờng có tổ dân phố Trụ sở UBND phƣờng đóng chân tổ phƣờng Trần Hƣng Đạo – TP Kon Tum – Tỉnh Kon Tum Dân số toàn phƣờng 1.573 hộ; 6,698 nhân Lao động có khoảng 3.902 ngƣời, lao động nơng nghiệp chiếm 70%; lao động phi nông nghiệp chiếm khoảng 30% Trên địa bàn phƣờng có 01 nhà chùa, 01 tịnh xá 02 nhà thờ Trong tồn phƣờng có 2.084 ngƣời theo đạo Thiên chúa chiếm khoảng 33,1%; 1.937 ngƣời theo đạo Phật chiếm khoảng 31,2%; 26 ngƣời theo đại Cao đài chiếm khoảng 0,4% 2.508 ngƣời không theo đạo chiếm khoảng 34,7% 1.1.2 Cơ cấu tổ chức UBND phƣờng Trần Hƣng Đạo Căn Luật tổ chức quyền địa phƣơng năm 2015, phƣờng Trần Hƣng Đạo thuộc đô thị loại II nên có 01 Chủ tịch 01 Phó chủ tịch Bộ máy tổ chức UBND phƣờng Trần Hƣng Đạo hoạt động nhƣ sau: Chủ tịch Phụ trách chung mảng kinh tế Phó chủ tịch Phụ trách mảng xã hội Qn quốc phịng Tài kế tốn Địa Văn phịng thống kê Tƣ pháp hộ tịch Mơi trƣờng thị Văn hóa xã hội Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức UBND phƣờng Trần Hƣng Đạo 1.2 NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND PHƢƠNG TRẦN HƢNG ĐẠO 1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế Y tế Giáo dục Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp trực tiếp phê duyệt; tổ chức thực kế hoạch đó; Lập dự tốn thu ngân sách nhà nƣớc địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phƣơng phƣơng án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình; dự tốn điều chỉnh ngân sách địa phƣơng trƣờng hợp cần thiết lập tốn ngân sách địa phƣơng trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phƣơng, phối hợp với quan nhà nƣớc cấp việc quản lý ngân sách nhà nƣớc địa bàn báo cáo ngân sách nhà nƣớc theo quy định pháp luật; Quản lý sử dụng hợp lý, có hiệu quỹ đất đƣợc để lại phục vụ nhu cầu cơng ích địa phƣơng; xây dựng quản lý cơng trình cơng cộng, đƣờng giao thông, trụ sở, trƣờng học, trạm y tế, công trình điện, nƣớc theo quy định pháp luật; Huy động đóng góp tổ chức, cá nhân để đầu tƣ xây dựng cơng trình kết cấu hạ tầng xã, thị trấn nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý khoản đóng góp phải cơng khai, có kiểm tra, kiểm sốt bảo đảm sử dụng mục đích, chế độ theo quy định pháp luật 1.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngƣ nghiệp, thuỷ lợi tiểu thủ công nghiệp Tổ chức hƣớng dẫn việc thực chƣơng trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất hƣớng dẫn nông dân chuyển đổi cấu kinh tế, trồng, vật nuôi sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung phòng trừ bệnh dịch trồng vật nuôi; Tổ chức việc xây dựng công trình thuỷ lợi nhỏ; thực việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm pháp luật bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng địa phƣơng; Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nƣớc địa bàn theo quy định pháp luật; Tổ chức, hƣớng dẫn việc khai thác phát triển ngành, nghề truyền thống địa phƣơng tổ chức ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển ngành, nghề 1.2.3.Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải Tổ chức thực việc xây dựng, tu sửa đƣờng giao thông địa bàn theo phân cấp; Quản lý việc xây dựng nhà riêng lẻ điểm dân cƣ theo quy định pháp luật, kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền pháp luật quy định; Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý hành vi xâm phạm đƣờng giao thơng cơng trình sở hạ tầng khác địa phƣơng theo quy định pháp luật; Ngƣời yêu cầu chứng thực lựa chọn quan, tổ chức có đủ thẩm quyền chứng thực Hồ sơ chứng thực gồm + Phiếu yêu cầu chứng thực; + Bản CMND; + Bản sổ hộ khẩu; + Bản hợp đồng, giao dịch Một số nội dung khác - Chứng thực trụ sở làm việc: Việc chứng thực phải đƣợc thực trụ sở quan chứng thực, trừ trƣờng hợp sau đƣợc thực trụ sở: việc chứng thực hợp đồng, giao dịch chữ ký ngƣời bị tạm giam thi hành án phạt tù, ngƣời bị bại liệt, ngƣời già yếu lại đƣợc có lý đáng khác khơng thể đến trụ sở quan chứng thực Đối với trƣờng hợp phải ghi địa điểm chứng thực; riêng việc chứng thực đƣợc thực làm việc phải ghi thêm giờ, phút mà ngƣời thực chứng thực ký vào văn chứng thực 2.4.6 Chứng thực văn phân chia tài sản thừa kế, nhận tài sản thừa kế Trƣờng hợp tài sản bất động sản phƣờng Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm + Phiếu yêu cầu chứng thực; + Bản CMND; + Bản giấy chứng nhận (GCN) quyền sử dụng đất; GCN quyền sở hữu nhà quyền sử dụng đất loại giấy tờ đƣợc quy định Điều 100 Luật Đất đai 2013; ngƣời có tên sổ đăng ký ruộng đất sổ địa địa phƣơng quản lý (nơi có đất); Bản GCN quyền sở hữu cơng trình xây dựng đƣợc cấp + Văn phân chia tài sản thừa kế, nhận tài sản thừa kế (tối thiểu 02 có nội dung đầy đủ theo mẫu số 58/ PCTS 59/KNTS); + Ngoài tùy vào trƣờng hợp cụ thể mà hồ sơ cịn có thêm giấy tờ sau: - Đơn xin tách thửa, hợp (trong trƣờng hợp chứng thực văn liên quan đến phần đất đất đƣợc chia làm nhiều phần); - Bản giấy chứng tử, di chúc (biên cơng bố di chúc có) ngƣời để lại di sản giấy tờ chứng minh quan hệ ngƣời để lại di sản ngƣời đƣợc hƣởng di sản nhƣ khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy chứng tử (trong trƣờng hợp thừa kế vị) giấy tờ thay khác (trong trƣờng hợp thừa kế theo pháp luật); - Bản giấy tờ chứng minh ngƣời giám hộ, ngƣời đƣợc ủy quyền (nếu có) Trình tự, thủ tục chứng thực + Ngƣời yêu cầu chứng thực nộp 01 hồ sơ xuất trình giấy tờ có hồ sơ để đối chiếu; cán tƣ pháp - hộ tịch tiếp nhận kiểm tra 16 (trƣờng hợp trạng sử dụng đất biến động so với nội dung ghi giấy tờ cán địa phƣờng xã phải xác nhận thơng tin đất; trƣờng hợp GCN QSDĐ có dấu hiệu bị sửa chữa giả mạo, cần xác minh gửi phiếu u cầu Văn phịng Đăng ký QSDĐ để yêu cầu cung cấp thông tin đất); + Trƣờng hợp hồ sơ hợp lệ cán tƣ pháp - hộ tịch tiến hành niêm yết 30 ngày UBND phƣờng nơi thƣờng trú trƣớc ngƣời để lại di sản, khơng xác định đƣợc nơi thƣờng trú niêm yết nơi tạm trú có thời hạn, khơng xác định đƣợc hai nơi niêm yết nơi có bất động sản (nội dung niêm yết phải ghi rõ: họ tên ngƣời để lại di sản, họ tên ngƣời thoả thuận ngƣời khai nhận quan hệ với ngƣời để lại di sản, danh mục di sản, khiếu nại, tố cáo đƣợc gửi cho quan thực chứng thực); + Kiểm tra giấy tờ tuỳ thân xác định xem ngƣời đƣợc hƣởng di sản khơng, có bỏ sót ngƣời đƣợc hƣởng di sản không ngƣời thừa kế có đầy đủ lực hành vi dân khơng (những người thừa kế phải cịn sống vào thời điểm mở thừa kế sinh sống sau thời điểm mở thừa kế thành thai trước người để lại di sản chết; quan, tổ chức phải cịn tồn vào thời điểm mở thừa kế); Kiểm tra tính hợp pháp di chúc nội dung nhƣ di sản thừa kế đầy đủ nhƣ di chúc (nếu có); + Ghi vào sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (mẫu số 61/SCT) cấp chứng thực (nội dung lời chứng theo mẫu quy định cho loại chứng thực); Trƣờng hợp hồ sơ không hợp lệ giải mà phát có dấu hiệu bỏ sót ngƣời thừa kế, di sản thừa kế vi phạm pháp luật khác cán tƣ pháp - hộ tịch yêu cầu bổ sung trả lại hồ sơ thông báo rõ lý văn cho ngƣời yêu cầu chứng thực Địa điểm chứng thực Tại trụ sở UBND phƣờng, trừ trƣờng hợp: Chứng thực văn liên quan đến ngƣời bị tạm giam thi hành án phạt tù, ngƣời bị bại liệt, ngƣời già yếu lại đƣợc có lý đáng khác khơng thể đến trụ sở quan chứng thực (lƣu ý trƣờng hợp phải ghi địa điểm chứng thực, riêng việc chứng thực đƣợc thực làm việc phải ghi thêm giờ, phút mà ngƣời thực ký vào văn chứng thực) Thời gian giải + Việc thực chứng thực đƣợc thực không ba (03) ngày làm việc trƣờng hợp đơn giản, không mƣời (10) ngày làm việc trƣờng hợp phức tạp; + Thời hạn niêm yết ba mƣơi (30) ngày khơng tính vào thời hạn chứng thực; Các trƣờng hợp cần tiến hành xác minh khơng tính vào thời hạn chứng thực Lệ phí chứng thực: 30.000 đồng/01 trƣờng hợp 2.4.7 Chứng thực di chúc 17 UBND phƣờng tiếp nhận hồ sơ ngƣời yêu cầu chứng thực di chúc có hộ thƣờng trú tạm trú có thời hạn (nếu khơng xác định đƣợc nơi có hộ thƣờng trú) Việc chứng thực di chúc liên quan đến bất động sản, việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ phần tồn di chúc thực quan nhà nƣớc có thẩm quyền công chứng, chứng thực Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm + Phiếu yêu cầu chứng thực; + Bản CMND; + Bản giấy chứng nhận (GCN) quyền sử dụng đất; GCN quyền sở hữu nhà quyền sử dụng đất (bao gồm GCN đƣợc cấp theo NĐ số 60/CP) loại giấy tờ đƣợc quy định khoản 1, Điều 100 Luật Đất đai 2013; ngƣời có tên sổ đăng ký ruộng đất sổ địa địa phƣơng quản lý (nơi có đất); giấy tờ chứng minh quyền tài sản ngƣời lập di chúc(nếu có); + Bản di chúc (tối thiểu 02 có nội dung đầy đủ theo mẫu hƣớng dẫn); Trình tự, thủ tục chứng thực + Ngƣời yêu cầu chứng thực nộp 01 hồ sơ xuất trình giấy tờ có hồ sơ để đối chiếu; cán tƣ pháp - hộ tịch tiếp nhận kiểm tra; ngƣời yêu cầu chứng thực ký tên điểm trƣớc mặt ngƣời có thẩm quyền chứng thực trụ sở UBND phƣờng; + Trƣờng hợp hồ sơ hợp lệ cán tƣ pháp - hộ tịch ghi vào sổ chứng thực di chúc trình ký, cấp chứng thực (nội dung lời chứng theo mẫu quy định); Trƣờng hợp hồ sơ không hợp lệ giải mà phát ngƣời lập di chúc không đủ điều kiện nhƣ: trạng thái tinh thần, nghi ngờ ngƣời lập di chúc bị bệnh tâm thần bệnh khác mà nhận thức làm chủ đƣợc hành vi xét thấy việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa cƣỡng ép, ngƣời thực chứng thực khơng chứng thực di chúc đó; + Ngƣời lập di chúc phải tự yêu cầu chứng thực di chúc, không chứng thực di chúc thông qua ngƣời khác; trƣờng hợp tính mạng bị chết đe dọa bệnh tật nguyên nhân khác việc chứng thực đƣợc thực chỗ nơi có mặt ngƣời lập di chúc (lƣu ý trƣờng hợp phải ghi địa điểm chứng thực, riêng việc chứng thực đƣợc thực làm việc phải ghi thêm giờ, phút mà ngƣời thực ký vào văn chứng thực); Đối với việc lập di chúc mà tính mạng bị chết đe dọa khơng thiết phải xuất trình giấy tờ theo quy định nhƣng cần xác định trạng thái tinh thần ngƣời lập di chúc; Thời gian giải Việc thực chứng thực đƣợc thực ngày nhận hồ sơ; nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau ba (03) chiều việc chứng thực đƣợc thực chậm ngày làm việc Lệ phí chứng thực: 30.000 đồng/01 trƣờng hợp 18 2.4.8 Chứng thực văn từ chối nhận di sản Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm + Phiếu yêu cầu chứng thực; + Bản CMND; + Bản giấy tờ chứng minh liên quan đến việc từ chối; + Văn từ chối (tối thiểu 02 chính); Trình tự, thủ tục chứng thực + Ngƣời yêu cầu chứng thực nộp 01 hồ sơ xuất trình giấy tờ có hồ sơ để đối chiếu; cán tƣ pháp - hộ tịch tiếp nhận kiểm tra; ngƣời yêu cầu chứng thực ký tên điểm trƣớc mặt ngƣời có thẩm quyền chứng thực trụ sở UBND phƣờng; + Trƣờng hợp hồ sơ hợp lệ cán tƣ pháp - hộ tịch ghi vào sổ chứng thực văn từ chối nhận di sản trình ký, cấp chứng thực (nội dung lời chứng theo mẫu quy định); + Ngƣời yêu cầu chứng thực phải cam kết việc từ chối nhận di sản không nhằm trốn tránh việc thực hiên nghĩa vụ tài sản ngƣời khác Thời gian giải Việc thực chứng thực đƣợc thực ngày nhận hồ sơ; nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau ba (03) chiều việc chứng thực đƣợc thực chậm ngày làm việc tiếp theo; Lệ phí chứng thực: 30.000 đồng/01 trƣờng hợp - Việc sửa lỗi kỹ thuật: Theo yêu cầu bên giao kết hợp đồng, ngƣời thực chứng thực đƣợc sửa lỗi kỹ thuật hợp đồng đƣợc chứng thực mà chƣa đƣợc thực hiện, với điều kiện việc sửa không ảnh hƣởng đến quyền nghĩa vụ bên giao kết Lỗi kỹ thuật lỗi sai sót ghi chép, đánh máy, in ấn văn chứng thực Để xác định lỗi kỹ thuật, ngƣời thực chứng thực có trách nhiệm đối chiếu lỗi cần sửa với giấy tờ hồ sơ chứng thực Khi sửa lỗi kỹ thuật, ngƣời thực chứng thực gạch chân chỗ cần sửa, sau ghi chú, dấu số đƣợc sửa vào bên lề kèm theo chữ ký đóng dấu quan Ngƣời thực việc sửa lỗi kỹ thuật văn chứng thực phải ngƣời thực việc chứng thực Trong trƣờng hợp ngƣời thực việc chứng thực khơng cịn làm cơng tác ngƣời đứng đầu quan có trách nhiệm thực việc sửa lỗi kỹ thuật * Lưu ý trường hợp chứng thực phải bảo đảm - Thời điểm, địa điểm chứng thực (cụ thể, rõ ràng xác); - Năng lực hành vi dân bên giao dịch hợp đồng, văn thời điểm chứng thực (cán tư pháp - hộ tịch cần phải có nghiệp vụ chuyên môn để đảm bảo chữ ký bên giao dịch người có đầy đủ lực hành vi dân sự); 19 - Nôi dung thoả thuận bên giao dịch hợp đồng, văn không vi phạp điều cấp pháp luật, không trái đạo đức xã hội; - Tài sản giao dịch khơng có tranh chấp Kết luận chƣơng Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định cấp từ sổ gốc, chứng thực chữ ký, chứng thực từ chính, chứng thực hợp đồng giao dịch đƣợc đƣa vào thực gần 02 năm Nghị định có nhiều điểm mới, điểm Nghị định 23/2015/NĐCP nhƣ rút ngắn thời gian thực chứng thực, tăng thẩm quyền cho UBND cấp xã, đơn giản thủ tục… tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời dân yêu cầu chứng thực thực hợp đồng, giao dịch dân sự, ngƣời dân vùng sâu, vùng xa, nơi chƣa có phịng văn phịng cơng chứng Về thẩm quyền trách nhiệm chứng thực từ chính, nghị định phân định rõ ràng thẩm quyền chứng thực phòng tƣ pháp cấp huyện UBND cấp xã Đối với chứng thực chữ ký giấy tờ, văn bản, hợp đồng giao dịch, phịng tƣ pháp UBND cấp xã có thẩm quyền nhƣ nhau, không phân biệt ngôn ngữ giấy tờ, văn bản, không phụ thuộc vào giá trị tài sản Đối với trƣờng hợp quy định nộp sao, quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận sao, không đƣợc yêu cầu nộp có chứng thực, nhƣng có quyền u cầu xuất trình để đối chiếu; ngƣời đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính xác so với Thời hạn chứng thực đƣợc rút ngắn đáng kể quy định phải thực yêu cầu chứng thực ngày ngày làm việc tiếp nhận sau 15 Nghị định tạo điều kiện, đồng thời tăng trách nhiệm cho ngƣời dân quy định ngƣời yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm nội dung giấy tờ, văn mà ký để yêu cầu chứng thực chữ ký Ngƣời thực chứng thực chịu trách nhiệm tính xác thực chữ ký ngƣời yêu cầu chứng thực giấy tờ, văn Tuy nhiên, giấy tờ, văn đƣợc lập tiếng nƣớc ngồi ngƣời thực chứng thực khó hiểu đƣợc nội dung giấy tờ, văn để giải quyết, từ chối chứng thực Đối với hợp đồng giao dịch, Nghị định quy định, ngƣời yêu cầu chứng thực chịu trách nhiệm nội dung, tính hợp pháp hợp đồng, giao dịch quy định Ngƣời thực chứng thực chịu trách nhiệm thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký điểm bên tham gia hợp đồng, giao dịch 20 CHƢƠNG THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND PHƢỜNG TRẦN HƢNG ĐẠO 3.1 THỰC TRẠNG Về CÔNG TÁC CHỨNG THỰC TẠI UBND PHƢỜNG TRẦN HƢNG ĐẠO Tình hình kinh tế thay đổi, hoạt động giao dịch, chứng thực tăng lên nhiều nhằm đảm bảo quyền lợi ích hợp pháp cơng dân Theo đó, hoạt động chứng thực tăng lên thể vai trò quan trọng đời sống kinh tế xã hội đất nƣớc, góp phần thúc đẩy kinh tế, đảm bảo an toàn pháp lý cho giao dịch dân sự, tinh tế tổ chức cá nhân nƣớc Tại địa bàn phƣờng Trần Hƣng Đạo, công tác chứng thực đƣợc thực phận tiếp nhận trả kết cán tƣ pháp phụ trách tiếp nhận xử ký tham mƣu cho lãnh đạo ký chứng thực Việc triển khai thực công tác chứng thực theo Nghị định 79/2007/NĐ-CP sau đƣợc thay Nghị định 23/2015/NĐ-CP đến đảm bảo thực quy trình, quy định đảng ứng đƣợc nhu cầu chứng thực địa phƣơng 3.1.1 Thực trạng cấp từ sổ gốc UBND Phƣờng Trần Hƣng Đạo quan lƣu trữ sổ hộ tịch, thực việc cấp giấy tờ hộ tịch Khi tiếp nhận yêu cầu cấp từ sổ gốc theo quy định pháp luật phải thực thời hạn cấp ngày tiếp nhận yêu cầu Trên thực tế UBND Phƣờng Trần Hƣng Đạo việc cấp từ sổ gốc đƣợc thực theo quy định pháp luật Cán tƣ pháp đảm bảo đƣợc nhiệm vụ Tuy nhiên bên cạnh mặt đạt đƣợc đơi lúc cịn nhũng vƣớng mắc thực tế phƣờng Trần Hƣng Đạo phƣờng loại II theo quy định Luật tổ chức quyền địa phƣơng 2015 có Chủ tịch 01 Phó Chủ tịch Vì có Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND phƣờng bận họp khơng có mặt trụ sở làm việc để ký giấy tờ hộ tịch tƣ pháp phƣờng thực tiếp nhận nên giải yêu cầu ngƣời dân đƣợc mà phải hẹn lại sang ngày hơm sau giải Bên cạnh đội ngũ cán Tƣ pháp phƣờng có 02 ngƣời, 01 đƣợc cử học Trung cấp lý luận trị nên có lúc khơng thể giải kịp thời đƣợc công việc hàng ngày để đáp ứng kịp thời nguyện vọng nhân dân Đối với yêu cầu đƣợc gửi qua đƣờng bƣu điện chậm ba ngày làm việc, kể từ ngày nhận đƣợc yêu cầu quan tổ chức tiếp nhận sao, phải gửi cho ngƣời yêu cầu Trên thực tế hoạt động UBND Phƣờng Trần Hƣng Đạo nên có u cầu đại đa số đƣợc cấp thời hạn theo quy định pháp luật Kết triển khai thực hoạt động chứng thực UBND phƣờng Trần Hƣng Đạo theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP 43 trƣờng hợp 3.1.2 Thực trạng chứng thực từ 21 Theo quy định pháp luật UBND xã, phƣờng, thị trấn chứng thực từ giấy tờ tiếng tiếng việt Tại UBND Phƣờng Trần Hƣng Đạo, công tác chứng thực đƣợc thực cách trung thực, khách quan, xác đáp ứng đủ số lƣợng theo yêu cầu ngƣời yêu cầu chứng thực Tuy nhiên công tác chứng thực từ theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP thiếu hƣớng dẫn cụ thể nên công tác thực địa phƣơng gặp nhiều khó khăn, lúng túng, thêm khả ngoại ngữ Cán phụ trách cịn hạn chế nên gặp trở ngại khơng nhỏ Hiện lời chứng đƣợc thực theo mẫu nên việc chứng thực đƣợc thực nhanh chóng dễ dàng hơn, đảm bảo thời gian hình thức Theo quy định việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực từ thời gian làm việc buổi sáng buổi chiều phải đƣợc thực chứng thực buổi làm việc Nhìn chung UBND Phƣờng Trần Hƣng Đạo thực tốt quy định nhiên số trƣờng hợp để lại sang ngày hôm sau thực chất UBND phƣờng, Chủ tịch phó Chủ tịch ký giấy tờ thƣờng cơng tác, họp nên yêu cầu chứng thực ngƣời dân phải gác lại ngày hôm sau Điều không đảm bảo đƣợc quy định pháp luật Theo quy định pháp luật cán tiếp dân phải mang thẻ cán vấn đề UBND Phƣờng Trần Hƣng Đạo thực tốt Hiện nay, tình trạng giấy tờ văn giả mạo nhiều với cơng nghệ tinh vi cán tƣ pháp phƣờng cẩn thận trọng vấn đề Đến nay, UBND phƣờng Trần Hƣng Đạo không xảy trƣờng hợp Trong công tác chứng thực cán tƣ pháp thể tinh thần trách nhiệm cao, khách quan, trung thực, xác Tại UBND Phƣờng Trần Hƣng Đạo, công tác chứng thực đảm bảo thực theo yêu cầu ngƣời dân thời gian, trình tự theo pháp luật Từ Nghị định 23/2015/NĐ-CP có hiệu lực thi hành, hoạt động chứng thực từ thực nhƣ Nghị định 79/2005/NĐ-CP kết hoạt động 05 năm từ ngày 01/01/2012 đến 5.753 3.1.3 Thực trạng chứng thực chữ ký Chứng thực chữ ký nhƣng nội dụng mà ngƣời dân yêu cầu quan tƣ pháp chứng thực chữ ký họ với văn bản, giấy tờ mà họ yêu cầu đƣợc chứng thực Tại UBND Phƣờng Trần Hƣng Đạo, công tác đƣợc cán Tƣ pháp thực việc chứng thực đảm bảo quy định pháp luật Các cá nhân đến yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình CMND, giấy tờ tùy thân giấy tờ văn ký vào Nếu có trƣờng hợp chứng ký ngƣời yêu cầu chứng thực ký sẵn, ký trƣờng Cán tƣ pháp phƣờng yêu cầu chứng thực phải ký vào tờ giấy khác để so sánh kèm theo lƣu trữ Trong công tác UBND Phƣờng Trần Hƣng Đạo cán Tƣ pháp thực việc chứng thực ghi rõ ngày, tháng, năm chứng thực, địa điểm chứng thực, số giấy tờ tùy thân ngƣời yêu cầu chứng thực Về vấn đề chứng thực chữ ký ngƣời nƣớc ngồi chƣa có trƣờng hợp thực Phƣờng Trần Hƣng Đạo 22 Tại UBND Phƣờng Trần Hƣng Đạo thực thời hạn chứng thực cán tƣ pháp tiếp nhận yêu cầu chứng thực vào buổi đƣợc thực chứng thực buổi Đối với số trƣờng hợp cần phải xác minh nhân thân ngƣời yêu cầu chứng thực, cán Tƣ pháp hẹn lại thời hạn chứng thực nhƣng không ba ngày làm việc Trong trƣờng hợp ngƣời yêu cầu chứng thực chữ ký lý khơng thể ký tên thực chứng thực điểm Nhƣ công tác địa bàn thị trấn đƣợc thực nghiêm túc, khách quan Việc triển khai thực Nghị định 23/2015/NĐ-CP chứng thực chữ ký (trong có chứng thực điểm chỉ) giống nhƣ Nghị định 79/2007/NĐ-CP, qua năm thực có 197 trƣờng hợp 3.1.4 Thực trạng chứng thực hợp đồng, giao dịch Thực Nghị định số 23/2015/NĐ-CP việc triển khai công tác chứng thực hợp đồng giao dịch phƣờng đảm bảo quy định Mặc dù hoạt động chứng thực hợp động giao dịch liên quan đến tài sản dộng sảm hay bất động sản nội dung so với việc thực Nghị định 79/2005/NĐ-CP nhƣng cán tƣ pháp công việc bận rộn nhƣng đề cao tinh thần trách nhiệm chịu khó tìm tịi học hỏi kinh nghiệm từ đơn vị khác nên công tác chứng thực hợp đồng giao dịch đƣợc thực đảm bảo khơng có tình trạng sai phạm xảy Việc đƣợc tự lựa chọn quan có thẩm quyền chứng thực hợp đồng giao dịch liên quan đến tài sản động sản phần điều kiện thuận lợi cho nhân dân có nhu cầu Góp phần cải cách thủ tục hành đƣợc gọn nhẹ, tiết kiệm nhiều thời gian cho nhân dân có nhu cầu chứng thực Tuy nhiên, hoạt động mới, công tác phổ biến tuyên truyền pháp luật chƣa cụ thể, rõ nét nên số lƣợng cơng dân đến chứng thực cịn hạn chế Cụ thể từ Nghị định 23/2015/NĐ-CP có hiệu lực thi hành đến (từ ngày 10/04/2015 đến 31/11/2016) có 118 số việc đƣợc yêu cầu chứng thực UBND phƣờng Trần Hƣng Đạo 3.2 KẾT QUẢ QUA NĂM THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TạI UBND PHƢỜNG TRẦN HƢNG ĐẠO Việc cải cách thủ tục hành việc làm quan trọng cần thiết Nghị định 23/2015/NĐ- CP có hiệu lực góp phần tích cực vào cơng cách hành lãnh vực tƣ pháp, đáp ứng nhu cầu cấp thiết nhân dân phƣờng Theo quy định Nghị định ngƣời yêu cầu chứng thực đến trụ sở UBND cấp xã toàn quốc để yêu cầu chứng thực Nghị Định mạnh dạn xóa bỏ lệ thuộc hoạt động chứng thực mối quan hệ với hộ Ngƣời dân đến quan lƣu trữ sổ gốc để yêu cầu cấp lại cho Nghị định đơn giản hóa việc xuất trình giấy tờ, rút ngắn thời gian giải chứng thực Nghị định cho phép ngƣời dân yêu cầu quan tổ chức cấp từ sổ gốc, chứng thực từ đƣờng bƣu điện, không thiết phải đến quan tổ chức Ngồi cịn phân cấp thẩm quyền tạo điều kiện cho ngƣời dân đến liên hệ công tác giao dịch đƣợc đảm bảo 23 Sau năm thực hoạt động chứng thực theo NĐ 79/2007/NĐ-CP NĐ 23/2015/NĐ-CP UBND phƣờng Trần Hƣng Đạo cụ thể nhƣ sau: Bảng 3.1 Hoạt động chứng thực UBND phƣờng Trần Hƣng Đạo (2012- 2016) Cấp Chứng thực Chứng thực Chứng thực hợp Năm từ sổ gốc chữ ký từ đồng, giao dịch 2012 15 1.273 23 2013 1.260 31 2014 10 58 936 39 2015 28 1.196 54 2016 14 89 1.088 64 3.2.1 Đánh giá chung Hoạt động chứng thực UBND phƣờng Trần Hƣng Đạo năm qua (từ ngày 01/01/2012 đến 31/11/2016) thực tƣơng đối tốt Đảm bảo đáp ứng đƣợc yêu cầu chứng thực nhân dân địa bàn Với tổng cộng 6.111 hồ sơ yêu cầu nhiều nội dung chứng thực từ Với số lƣợng hồ sơ nhƣ tƣơng đối phù hợp với khả hoạt động cấp xã 3.2.2 Nguyên nhân đạt đƣợc Để đạt đƣợc kết nhƣ việc nỗ lực không ngứng cán Tƣ pháp UBND Phƣờng Trần Hƣng Đạo làm việc nhiệt tình có tinh thần trách nhiệm cao Lãnh đạo UBND phƣờng quan tâm giúp đỡ tạo điều kiện cho cán Tƣ pháp hồn thành cơng việc Ở UBND Phƣờng Trần Hƣng Đạo cơng tác tun truyền phổ biến giáo dục pháp luật đƣợc thực tƣơng đối tốt nên ngƣời dân nắm bắt đƣợc nhanh chóng quy định pháp luật Bên cạnh đó, lãnh đạo UBND Phƣờng Trần Hƣng Đạo ln sâu, sát tình hình địa phƣơng, nắm bắt kịp thời tâm tƣ nguyên vọng nhân dân Trên sở chấp hành văn pháp luật Trung ƣơng ban hành quy định, hƣớng dẫn công tác chứng thực, UBND Phƣờng Trần Hƣng Đạo xây dựng, bƣớc hoàn thiện thể chế tiếp tục đạo, quản lý nhà nƣớc công tác chứng thực, tổ chức triển khai thực Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch Bên cạnh đó, cơng tác tun truyền, phổ biến pháp luật pháp luật chứng thực, văn pháp luật khác liên quan chứng thực đƣợc quan tâm Để pháp luật chứng thực đƣợc tuyên truyền, phổ biến với nhiều hình thức phong phú, đa dạng, với nhiều hình thức tuyên truyền theo chiều rộng, lẫn chiều sâu, nội dung cần truyền tải đến đƣợc với ngƣời dân, UBND Phƣờng Trần Hƣng Đạo đạo phận Tƣ pháp với vai trò tham mƣu trực tiếp nhiệm vụ quản lý nhà nƣớc công tác chứng thực phối hợp với ban ngành đoàn thể phƣờng đặc biệt Đoàn niên phƣờng làm tốt cơng tác tun truyền pháp luật thơng qua chƣơng trình “Phát thanh niên” chuyên mục hỏi đáp pháp luật 24 3.2.3 Hạn chế Việc trang bị công cụ hỗ trợ cho phận Tƣ pháp phƣờng để phát giấy tờ giả mạo chƣa đƣợc thực hiện, thực việc chứng thực mắt thƣờng nên bất tiện Việc niêm yết cơng khai thủ tục hành hộ tịch để phòng phận cửa nên nhân dân ngại đọc 3.3 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC CHỨNG THỰC TẠI UBND PHƢỜNG TRẦN HƢNG ĐẠO Qua thời gian đƣợc tham khảo hoạt động chứng thực UBND phƣờng Trần Hƣng Đạo nơi em đƣợc thực tập bên cạnh mặt tích cực quy định chứng thực bộc lộ số điểm chƣa phù hợp, đòi hỏi phải sớm đƣợc khắc phục để nâng cao hiệu hoạt động chứng thực, góp phần đẩy mạnh cơng cải cách hành chính, tạo mơi trƣờng pháp lý thuận lợi để ngƣời dân thực quyền, lợi ích hợp pháp thời kỳ hội nhập nay, thân xin có số kiến nghị sau: -Về văn pháp luật điều chỉnh hoạt động chứng thực Văn điều chỉnh trực tiếp hoạt động chứng thực dừng lại cấp độ Nghị định, đó, số văn điều chỉnh lĩnh vực khác có liên quan đến hoạt động chứng thực hầu hết đƣợc ban hành cấp độ luật nhƣ: Bộ luật Dân sự, Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Luật Cơng chứng… Vì vậy, mức độ tuân thủ pháp luật chứng thực quan, tổ chức xã hội chƣa mức, bị chi phối nhiều văn quy phạm pháp luật khác -Về thủ tục chứng thực nhiều bất cập + Về thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch chƣa phù hợp với thực tế Nghị định 23 có nhiều điểm mới, bảo đảm cải cách hành theo hƣớng phân cấp, giảm nhiều loại giấy tờ thủ tục chứng thực, hƣớng tới mục tiêu đƣa hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch với chất hoạt động chứng thực Do vậy, Nghị định 23 quy định chung thủ tục đơn giản chứng thực hợp đồng, giao dịch (chỉ cần 03 loại giấy tờ: Chứng minh nhân dân/hộ chiếu bên; dự thảo hợp đồng; giấy chứng nhận quyền sở hữu/quyền sử dụng) Chính q đơn giản thủ tục, nên quan thực chứng thực gặp trƣờng hợp để “chắc ăn” nên tự quy định thêm số loại giấy tờ, cụ thể nhƣ: Khi thực chứng thực loại hợp đồng, giao dịch liên quan đến thừa kế, quan thực chứng thực yêu cầu phải có Giấy khai sinh, hộ khẩu… để chứng minh quan hệ với ngƣời để lại di sản; Các trƣờng hợp chứng thực văn khai nhận di sản thừa kế, văn thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, Nghị định 23 khơng có quy định thời gian niêm yết, dẫn đến nhiều địa phƣơng lúng túng Trong đó, văn hƣớng dẫn cơng tác chứng thực trƣớc nhƣ Nghị định 75/2000/NĐ-CP, Thông tƣ liên tịch số 04/2006/TTLT- BTPBTNMT lại quy định cụ thể thủ tục; bên cạnh đó, Luật Cơng chứng năm 2014 quy định loại việc phải có niêm yết thời gian 15 ngày 25 - Một số vấn đề khác: + Nghị định 23 quy định: “Chứng thực từ khơng lƣu trữ” Tuy nhiên, thực tế lại phát sinh trƣờng hợp đƣợc chứng thực nhƣng ngƣời yêu cầu chứng thực có hành vi gian dối sửa chữa sau đƣợc chứng thực Nếu khơng lƣu trữ quan thực chứng thực lại khơng có sở để đối chiếu có tranh chấp, sai sót xảy ra… Việc nhận biết giấy tờ giả: Hiện nay, loại giấy tờ đƣợc làm giả ngày tinh vi nên ngƣời thực chứng thực khó nhận giấy tờ giả, đâu giấy tờ thật Hệ “biến giấy tờ giả thành giấy tờ thật” Nguy gia tăng gặp phải loại giấy tờ quan có thẩm quyền nƣớc ngồi cấp Do vậy, cần phải có chế giải pháp thiết thực để ngăn ngừa vấn đề Việc niên yết công khai thủ tục hành chính: Hiện nay, UBND phƣờng có 02 bảng niên yết cơng khai, nhiên điều kiện sở vật chất có 01 treo bên ngồi phòng làm việc, 01 treo bên phòng phận tiếp nhận trả kết Việc chƣa đảm bảo tạo điều kiện cho nhân dân đến tìm hiểu lúc đại đa số nhân dân địa bàn phƣờng làm nơng nghiệp nên ngồi hành nhân dân có nhu cầu tìm hiểu khơng đƣợc 3.4 MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND PHƢỜNG TRẦN HƢNG ĐẠO Nghị định 23/2015/NĐ-CP đƣợc triển khai thực hiện, UBND Phƣờng Trần Hƣng Đạo công việc cán Tƣ pháp trở nên nhiều Vì vậy: Để nâng cao hiệu công tác chứng thực, đáp ứng nhu cầu nhân dân; bảo đảm tính an tồn pháp lý giao dịch tổ chức cá nhân cần thực tốt số giải pháp sau: Một là, nâng cao hoạt động công tác tuyên truyền sâu, rộng đến với nhân dân để nhân dân đƣợc biết thẩm quyền chứng thực, hồ sơ, thủ tục chứng thực để thuận tiện khơng có q nhiều thắc mắc liên hệ chứng thực Bên cạnh đó, việc thực niêm yết công khai trụ sở UBND phƣờng thủ tục từ trình tự cơng chứng, chứng thực để nhân dân đƣợc biết để tiện theo dõi, giám sát thực theo quy định Hai là, cần rà soát , đánh giá hoạt động đội ngũ cán bộ, công chức tƣ pháp đề từ có xếp bố trí cán làm công tác công chứng chứng thực phù hợp với lực, trình độ, tiêu chuẩn theo hƣớng dẫn văn cấp Ba là, tăng cƣờng tập huấn, bồi dƣỡng chuyên môn công tác chứng thực cho cán làm công tác công chứng, chứng thực gắn với làm tốt công tác tra, kiểm tra để phát huy mặt tích cực, việc làm hay để nhân rộng, đồng thời kịp uốn nắn, khắc phục sai phạm Phòng Tƣ pháp Thành phố cần tăng cƣờng công tác tra, kiểm tra chuyên ngành việc chứng thực UBND cấp xã để kịp thời chấn chỉnh, uốn nắn sai sót 26 Bốn là, lệ phí thu đƣợc từ hoạt động chứng thực nên trích lại phần để đầu tƣ công cụ hỗ trợ phục vụ công tác chứng thực để hoạt động chứng thực đƣợc nhanh chóng xác tránh sai sót xảy Năm là, để Nghị định 23/2015/NĐ-CP thực vào sống cần tổ chức tập huấn để nâng cao lực, trình độ đội ngũ cán làm công tác chứng thực xã phƣờng, hạn chế tối đa rủi ro Cùng với đó, phịng Kiểm sốt thủ tục hành Sở Tƣ pháp tỉnh, thành phố cần tham mƣu để triển khai thủ tục hành liên quan đến cơng tác chứng thực cho tốt Quy trình thủ tục tốt, chắn khơng phát sinh tiêu cực 27 KẾT UẬN Sau thời gian học tập Phân hiệu Đại học Đà nẵng Kon Tum Đƣợc đồng ý Ban giám hiệu, em đăng ký thực tập UBND Phƣờng Trần Hƣng Đạo từ hoạt động thực thi pháp luật quan thực tập, em lựa chọn đặng ký đề tài "Hoạt động chứng thực UBND Phường Trần Hưng Đạo, thành phố Kon Tum - thực trạng giải pháp.” để làm báo cáo thực tập cho Qua việc nghiên cứu tìm hiểu đề tài em nhận thức đƣợc vai trò tầm quan trọng công tác chứng thực nhu cầu ngƣời dân cơng cải cách hành Nhà nƣớc Hoạt động chứng thực theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP giải đƣợc nhiều khó khăn cho ngƣời chứng thực ngƣời làm công tác chứng thực Tuy ba tháng thực tập không nhiều nhƣng khoảng thời gian em đƣợc cọ sát với thực tế, đƣợc vận dụng kiến thức học vào thực tiễn cơng việc Bên cạnh em đƣợc quan sát cách làm việc anh chị ban tƣ pháp phƣờng rút đƣợc học kinh nghiệm cho thân Để trƣờng em vững tin với kiến thức học trải nghiệm thực tế từ khoá thực tập để phục vụ cho công việc sau Trong thời gian thực tập tốt nghiệp, em nhận đƣợc giúp đỡ tận tình đầy đủ trách nhiệm cô giáo phụ trách nhƣ thầy cô trƣờng cán anh chị công tác UBND Phƣờng Trần Hƣng Đạo, cho em đƣợc bày tỏ lịng biết ơn đến q thầy giáo, anh chị tận tình hƣớng dẫn hỗ trợ cho thân em thời gian qua để hồn thành việc học Dù lực kiến thức thân nhiều hạn chế nên báo cáo tốt nghiệp khơng tránh sai sót Rất mong đƣợc góp ý tận tình Q Thầy Cô giáo Em xin chân thành cảm ơn! 28 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật công chứng số 53/2014/QH13 ngày 20/6/2014 Nghị định số 59/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng năm 2015 Quy định chi tiết hƣớng dẫn thi hành số diều luật công chứng Luật tổ chức quyền địa phƣơng số 77/2015/QH13 ngày 19/06/2015 Bộ luật dân 2015 Luật đất đai 2013 Thông tƣ số 20/2010/TT-BGTVT ngày 30/7/2010 quy định cấp, đổi, thu hồi đăng ký, biển số xe máy chuyên dùng có tham gia giao thông đƣờng Thông tƣ liên tịch số 04/2006/TTLT- BTP-BTNMT ngày13/06/2006 hƣớng dẫn việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn thực quyền ngƣời sử dụng đất Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 công chứng, chứng thực Thông tƣ số 15/2014/TT-BCA ngày 04/4/2014 Bộ Công an quy định đăng ký xe 10 Các báo cáo năm 2012, 2013, 2014, 2015, 2016 tình hình phát triển kinh tế, văn hóa – xã hội, quốc phòng-an ninh UBND phƣờng Trần Hƣng Đạo – TP Kon Tum ... NẴNG PHÂN HIỆU TẠI KON TUM BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND PHƢỜNG TRẦN HƢNG ĐẠO TP KONTUM, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP GVHD : THS NGUYỄN THỊ TRÚC PHƢƠNG SVTH : TRẦN THỊ TUYẾT... chia thành chƣơng: Chƣơng 1: Giới thiệu UBND phƣờng Trần Hƣng Đạo Chƣơng 2: Hoạt động chứng thực UBND Phƣờng Trần Hƣng Đạo thành phố Kon Tum Chƣơng 3: Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu hoạt động. .. dịch 20 CHƢƠNG THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND PHƢỜNG TRẦN HƢNG ĐẠO 3.1 THỰC TRẠNG Về CÔNG TÁC CHỨNG THỰC TẠI UBND PHƢỜNG TRẦN HƢNG ĐẠO Tình hình kinh