Hoạt động chứng thực của uỷ ban nhân dân xã đaknhoong, huyện đakglei, tỉnh kon tum thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU TẠI KON TUM TRẦN THỊ TÂM BÁO CÁO TỐT NGHIỆP HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC CỦA UBND Xà ĐĂK NHOONG, HUYỆN ĐĂKLEI, TỈNH KON TUM – THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Kon Tum, tháng 12 năm 2016 ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU TẠI KON TUM BÁO CÁO TỐT NGHIỆP HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC CỦA UBND Xà ĐĂK NHOONG, HUYỆN ĐĂKLEI, TỈNH KON TUMTHỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN : CHÂU THỊ TUYẾT SINH VIÊN THỰC HIỆN : TRẦN THỊ TÂM LỚP : K612LHV MSSV : 122501051 Kon Tum, tháng 12 năm 2016 MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG…………………………………………………………………….iii MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Mục đích nghiên cứu .2 Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Bố cục đề tài CHƢƠNG KHÁI QUÁT VỀ UBND Xà ĐĂK NHOONG 1.1 ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH CỦA UBND Xà ĐĂK NHOONG, HUYỆN ĐĂK GLEI, TỈNH KON TUM 1.1.1 Đặc điểm tình hình thực trạng đời sống nhân dân 1.1.2 Cơ cấu tố chức UBND xã Đăk Nhoong, huyện Đăk Glei, tỉnh Kon Tum .4 1.1.3 Nguyên tắc tổ chức hoạt động UBND cấp xã 1.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA UBND Xà ĐĂK NHOONG, HUYỆN ĐĂK GLEI, TỈNH KON TUM 1.2.1 Chức UBND xã Đăk Nhoong 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn UBND xã Đăk Nhoong, huyện Đăk Glei, tỉnh Kon Tum CHƢƠNG TỔNG QUAN QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC 2.1 KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC 2.1.1 Khái niệm 2.1.2 Đặc điểm, vai trò pháp luật chứng thực 10 2.2 THẨM QUYỀN CHỨNG THỰC VÀ NGƢỜI THỰC HIỆN CHỨNG THỰC.12 2.2.1 Thẩm quyền chứng thực 12 2.2.2 Người thực chứng thực UBND cấp xã 13 2.3 THỦ TỤC CHỨNG THỰC 13 2.3.1 Thủ tục chứng thực từ 13 2.3.2 Thủ tục chứng thực chữ ký 16 2.3.3 Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch 18 CHƢƠNG THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND Xà ĐĂK NHOONG, HUYỆN ĐĂK GLEI, TỈNH KON TUM-GIẢI PHÁP 22 3.1 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC CHỨNG THỰC TẠI UBND Xà ĐĂK NHOONG 22 3.1.1 Những thuận lợi 23 3.1.2 Những khó khăn, vướng mắc trình thực hoạt động chứng thực UBND xã Đăk Nhoong, huyện Đăk Glei,tỉnh Kon Tum 27 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC 35 i KẾT LUẬN 37 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO XÁC NHẬN CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ii Số hiệu bảng 3.1 3.2 DANH MỤC BẢNG Tên bảng Bảng số liệu thống kê kết hoạt động chứng thực UBND xã Đăk Nhoong từ năm 2012 đến năm 2014 Bảng số liệu thống kê kết hoạt động chứng thực UBND xã Đăk Nhoong từ năm 2015 đến tháng 11/2016 iii Trang 22 23 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Cùng với hoạt động công chứng, hoạt động chứng thực nước Việt Nam dân chủ cộng hòa thức đặt móng từ sau Cách mạng tháng Tám thành công năm 1945 Cùng với việc xây dựng Nhà nước kiểu mới, ngày 15/11/1945, Hồ Chủ tịch thay mặt Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ cộng hòa ban hành Sắc lệnh số 59/SL việc ấn định thể lệ thị thực giấy tờ Tiếp sau đó, ngày 29/02/1952, Hồ Chủ tịch ký Sắc lệnh số 85/SL quy định thể lệ trước bạ việc mua, bán, cho, đổi Nhà cửa, ruộng đất Thời kỳ này, có Ủy ban nhân dân, Ủy ban kháng chiến hành có thẩm quyền “thị thực”, “nhận thực,”đây thực chất tiền thân hoạt động cơng chứng, chứng thực sau Có thể nói, việc hình thành hoạt động chứng thực kết tất yếu kết hợp nhu cầu đời sống kinh tế - xã hội nhu cầu quản lý Nhà nước Vì vậy, từ thành lập nước, văn hoạt động chứng thực ban hành để đáp ứng yêu cầu Các quan hệ dân sự, đất đai … quan hệ, giao dịch thiếu đời sống kinh tế xã hội - tiếp tục diễn bình thường, khơng bị tạo “điểm nghẽn” thời kỳ chuyển chế độ Điều đảm bảo ổn định kinh tế - xã hội, ổn định đời sống nhân dân bước đầu tạo đà cho phát triển kinh tế - xã hội đất nước Chính vậy, nói hoạt động chứng thực đời tất yếu hoạt động quản lý Nhà nước công cụ phục vụ đời sống dân sự, kinh tế người dân - công cụ đáng tin cậy có sức mạnh Trong năm trở lại đây, nhu cầu sao, kể chứng thực lớn Nghị định 79/2007/NĐ-CP Chính phủ cơng chứng, chứng thực đời có đóng góp to lớn việc đáp ứng yêu cầu chứng thực nhân dân Tuy nhiên, trình thực Nghị định 79/2007/NĐ-CP cịn bộc lộ hạn chế tình trạng ùn tắc, tải hoạt động công chứng, chứng thực giấy tờ, chữ ký phịng cơng chứng Uỷ ban nhân dân huyện Nhận thấy cần thiết phải ban hành văn để thay cho văn cũ, ngày 16/02/2015 Chính phủ ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cấp từsổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch Nghị định đời đáp ứng kịp thời xúc nhân dân Trong thời gian thực tập địa phương, nhận thấy hoạt động chứng thực, chứng thực người dân quan tâm Để người dân hiểu, sống làm việc theo hiến pháp pháp luật thực cách nghiêm túc Nghị định ngày tốt hơn, đặc biệt nơi thực tập - Uỷ ban nhân dân (UBND) xã Đăk Nhoong nhu cầu chứng thực sao, chứng thực chữ ký lớn Để hiểu hoạt động chứng thực có nhìn tổng qt vê việc áp dụng phương thức xã Đăk Nhoong nói riêng, tỉnh Kon Tum nói chung Với mong muốn phản ánh xác thực tế trình thực hoạt động UBND xã nơi thực tập nên chọn đề tài: "Hoạt động chứng thực UBND xã Đăk Nhoong, huyện Đăk GLei, tỉnh Kon Tum - Thực trạng giải pháp” làm chuyên đề thực tập cuối khóa Mục đích nghiên cứu Báo cáo thực tập đề cập nghiên cứu quy định pháp luật hành hoạt động chứng thực: Chủ thể, thẩm quyền, trình tự thủ tục hoạt động chứng thực thực tiến hoạt động chứng thực địa bàn xã Đăk Nhoong Từ đánh giá tình hình hoạt động chứng thực thực tiễn hoạt động chứng thực địa bàn từ nêu số kiến Nghị đề xuất hướng hoàn thiện hoạt động chứng thực trì trật tự pháp lý ổn định xã hội, hạn chế tượng vi phạm pháp luật Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Báo cáo thực tập nghiên cứu tập trung chủ yếu quy định pháp luật hành hoạt động chứng thực địa bàn xã Đăk Nhoong, nghiên cứu vấn đề lý luận liên quan đến hoạt động chứng thực thuộc thẩm quyền UBND cấp xã theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP Chỉnh phủ, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Chính phủ Đồng thời nghiên cứu thực tiễn thực hoạt động chứng thực địa bàn xã Đăk Nhoong, huyện Đăk Glei, tỉnh Kon Tum Phƣơng pháp nghiên cứu Báo cáo thực tập sử dụng phương pháp lý thuyết, sở lý luận tổng hợp đưa thực hiện, cịn sử dụng phương pháp đối chiếu, phân tích tổng hợp, so sánh, điều tra số liệu, thống kê để đánh giá hoạt động chứng thực địa bàn xã Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, phần kết luận phần nội dung báo cáo bao gồm: Chương 1: Khái quát UBND xã Đăk Nhoong, huyện Đăk Glei, tỉnh Kon Tum Chương 2: Tổng quan quy định pháp luật hoạt động chứng thực Chương 3: Thực trạng hoạt động chứng thực UBND xã Đăk Nhoong, huyện Đăk Glei, tỉnh Kon Tum số giải pháp hoàn thiện CHƢƠNG KHÁI QUÁT VỀ UBND Xà ĐĂK NHOONG 1.1 ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH CỦA UBND Xà ĐĂK NHOONG, HUYỆN ĐĂK GLEI, TỈNH KON TUM 1.1.1 Đặc điểm tình hình thực trạng đời sống nhân dân Đăk Nhoong xã biên giới thuộc huyện Đăk Glei, diện tích tự nhiên 16,447,21ha; có đường biên giới chạy qua dài 32km; tiếp giáp với Cụm Đắk Ba, huyện Đắk Chưng, tỉnh Sê Kơng-Lào Xã có thơn 01 nhóm hộ, dân số 727 hộ/2.133 khẩu, gồm dân tộc (Kinh, Dẻ, Tày, Thái, Mường) sinh sống Trong dân tộc Dẻ chiếm 95%; trình độ dân trí khơng đồng đều, đời sống kinh tế cịn nhiều khó khăn, số phong tục, tập quán lạc hậu chưa xóa bỏ triệt để Là xã miền núi huyện Đắk Glei, tỉnh Kon Tum Trung tâm xã nằm trục huyện lộ ĐH83, cách Quốc lộ L14 trung tâm thị trấn Đắk Glei khoảng 15 km phía Tây Bắc Có phạm vi ranh giới sau: - Phía Bắc: giáp xã Đăk Blơ, Đăk Man - Phía Nam: giáp xã Đăk Long, Đăk Kroong - Phía Đơng: giáp xã Đăk Pek - Phía Tây: giáp Cộng hịa nhân dân Lào Hệ thống trị xây dựng đồng bộ, hoạt động có hiệu quả: Có 01 Đảng bộ/12 chi bộ/170 đảng viên (đảng viên người dân tộc thhieeur số 120 đồng chí) Tiềm mạnh xã có nhiều, đặc biệt đất đai, rừng nguyên sinh loại khoáng sản vàng, Về khí hậu thời tiết: vùng mang khí hậu nhiệt đới, đồi núi cao nên có nét đặc thù riêng, đặc trưng khí hậu thay đổi theo độ cao Trong yếu tố nhiệt độ thấy được, biến đổi phía bắc xã hầu hết có mùa nắng, độ ẩm cao, số bốc thấp, phù hợp với nhu cầu sinh thái cho số loài gió bầu, quế, bời lời, thơng hai Lĩnh vực an ninh - quốc phòng: Xây dựng quốc phịng tồn dân gắn với trận an ninh nhân dân ngày vững chắc, tăng cường xây dựng củng cố hệ thống trị từ xã đến sở Lực lượng công an, quân đủ biên chế, thực tốt cơng tác giữ gìn an ninh trị, trật tự an tồn xã hội công tác quân địa phương hàng năm Lĩnh vực quản lý Nhà nước: Biên chế cấp xã có: 22 người, đó: Hành 14 người, nghiệp: người; hoạt động không chuyên trách 15 người Tổ chức máy biên chế đầy đủ, hầu hết cán cơng chức có trình độ chun mơn, trị theo tiêu chuẩn quy định Công tác xây dựng chỉnh đốn Đảng quan tâm tập trung đạo đạt kết Mặt trận hội đoàn thể củng cố kiện toàn phát huy vai trị mình, thực tốt quy chế dân chủ sở nên phát huy quyền làm chủ nhân dân; xây dựng phong trào toàn dân đồn kết, xây dựng đời sống văn hóa, thực chức giám sát nhân dân, tham gia công tác xây dựng Đảng Tuy nhiên, kinh tế địa bàn xã phát triển chậm, nhỏ lẻ thiếu bền vững Sản xuất hàng hóa cịn thấp, chuyển dịch cấu kinh tế, chuyển đổi cấu trồng, vật nuôi chưa đạt yêu cầu đặt ra, kết cấu hạ tầng điện, đường, trường, trạm, chợ cịn nhiều khó khăn, đời sống nhân dân khổ cực, phần lớn nhân dân sống chủ yếu nghề sản xuất nông - lâm nghiệp chủ yếu quy mơ nhỏ lẻ, mang tính tự cung tự cấp Công nghiệp thương mại - dịch vụ chậm phát triển Đời sống nhân dân cịn khó khăn, tập tục lạc hậu vài nơi chưa xoá bỏ Sự hụt hẫng đạt chuẩn đội ngũ cán sở, trình độ dân trí thấp khó khăn lớn Cơ sở hạ tầng, kinh tế, xã hội xã nhiều hạn chế Quy mơ kinh tế cịn nhỏ, sản xuất cịn lạc hậu; phận cán bộ, nhân dân nhận thức, hiểu biết pháp luật hạn chế nên trực tiếp vi phạm tiếp tay, bao che cho hành vi vi phạm pháp luật mà 1.1.2 Cơ cấu tố chức UBND xã Đăk Nhoong, huyện Đăk Glei, tỉnh Kon Tum Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân xã Đăk Nhoong bầu, quan chấp hành Hội đồng nhân dân xã Đăk Nhoong, quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cấp quan hành Nhà nước cấp Ủy ban nhân dân gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy viên, số lượng cụ thể Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp Chính phủ quy định Ủy ban nhân dân xã gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên phụ trách quân sự, Ủy viên phụ trách công an Ủy ban nhân dân xã Đăk Nhoong có hai Phó Chủ tịch - Cơ cấu tổ chức gồm 05 thành viên: Một chủ tịch, hai Phó chủ tịch, hai uỷ viên phân công phụ trách công việc sau: + Một chủ tịch phụ trách chung + Phó chủ tịch: Một Phó chủ tịch phụ trách khối kinh tế- tài xây dựng sở hạ tầng, khoa học công nghệ, Nhà đất tài nguyên môi trường Một Phó chủ tịch phụ trách khối văn hố xã hội lĩnh vực xã hội khác + Hai uỷ viên: Một uỷ viên phụ trách công an Một uỷ viên phụ trách quân 1.1.3 Nguyên tắc tổ chức hoạt động UBND cấp xã - UBND cấp xã tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ Trong đó: + Chủ tịch UBND cấp xã người lãnh đạo điều hành công việc UBND, chịu trách nhiệm cá nhân việc thực nhiệm vụ quyền hạn với tập thể UBND chịu trách nhiệm hoạt động UBND trước HĐND cấp quan Nhà nước cấp + Phó chủ tịch UBND cấp xã người giúp việc cho Chủ tịch UBND cấp xã, Chủ tịch phân công phụ trách, thực công việc định chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND cấp xã phần công việc giao + Các thành viên UBND cấp xã Chủ tịch UBND phân công, phụ trách lĩnh vực chuyên môn định Đặc biệt với lĩnh vực quan trọng như: tài chính, cơng an, qn sự, tư pháp, văn hóa xã hội, địa chính…Chủ tịch UBND cấp xã phải phân công cho thành viên UBND phụ trách, làm thủ trưởng Mỗi thành viên UBND cấp xã chịu trách nhiệm cá nhân lĩnh vực phân công phụ trách trước Chủ tịch UBND cấp xã * Sơ đồ máy quyền xã Đăk Nhoong: Hội Đồng Nhân Dân Ủy Ban Nhân Dân Thôn Rooc Nầm Thôn Rooc Mẹt Thôn Đăk Brỏi Thôn Đăk Nớ Thôn Đăk Ga Thôn Đăk Ung Xã đội Thôn Đăk Nhoobg Ban nhân dân Cơng an Tài kế tốn Văn hố xã hội Địa xây dựng Tƣ pháp hộ tịch Văn phịng HĐND-UBND Ban chun mơn 1.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA UBND Xà ĐĂK NHOONG, HUYỆN ĐĂK GLEI, TỈNH KON TUM 1.2.1 Chức UBND xã Đăk Nhoong UBND quan hành cấp xã chịu trách nhiệm thi hành Hiến pháp, Pháp luật, văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp Là quan thực chức quản lý Nhà nước HĐND giao chịu lãnh đạo thống phủ UBND xã Đăk Nhoong quan hành Nhà nước hoạt động thường xuyên, liên tục, thực đạo hàng ngày cơng việc hành địa phương UBND xã với vai trò trung tâm hệ thống trị, năm qua nổ lực thực tốt chức năng, nhiệm vụ việc cụ thể hóa chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước lĩnh vực 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn UBND xã Đăk Nhoong, huyện Đăk Glei, tỉnh Kon Tum Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân xã định nội dung quy định khoản 1, Điều 33 Luật tổ chức quyền địa phương năm 2015 tổ chức thực Nghị Hội đồng nhân dân xã; (khoản 1,2,4 điều 33 Luật tổ chức quyền địa phương) là: Ban hành Nghị vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn Hội đồng nhân dân xã; Quyết định biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã bản, giấy tờ vi phạm pháp luật trái đạo đức xã hội có quyền từ chối chứng thực; hợp đồng, giao dịch từ chối chứng thực chữ ký, hướng dẫn đương tới quan có thẩm quyền làm thủ tục cơng chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch Bƣớc 3: Người yêu cầu ký trước mặt người thực chứng thực (lưu ý kiểm tra lại giấy tờ tùy thân người ký) Bƣớc 4: Ghi lời chứng, ngày thực hiện, ký chứng thực, ghi rõ họ tên, chức vụ Bƣớc 5: Chuyển văn thư vào sổ theo dõi, ghi số chứng thực, đóng dấu (thực việc lưu trữ) Bƣớc 6: Chuyển phận “Một cửa” thu lệ phí, trả kết - Chứng thực hợp đồng, giao dịch - Trường hợp hợp đồng, giao dịch soạn thảo sẵn Bƣớc 1: Bộ phận “Một cửa” tiếp nhận yêu cầu Hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm giấy tờ sau: Dự thảo hợp đồng, giao dịch; Bản giấy tờ tùy thân bên tham gia hợp đồng, giao dịch; Bản giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng giấy tờ thay pháp luật quy định tài sản mà pháp luật quy định phải đăng kí quyền sở hữu, quyền sử dụng, trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản (trừ trường hợp chứng thực di chúc trường hợp tính mạng bị đe dọa khơng phải nộp loại giấy tờ này) Nếu thành phần hồ sơ yêu cầu chứng thực đầy đủ thụ lý Nếu hợp đồng khơng thể thực ngày ghi phiếu hẹn cho người yêu cầu chứng thực Bƣớc 2: Chuyển hồ sơ cho người thực chứng thực Người thực chứng thực kiểm tra tính hợp lệ giấy tờ hồ sơ yêu cầu chứng thực; kiểm tra nhận dạng lực hành vi dân bên có yêu cầu chứng thực; kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch Nếu bên tham gia hợp đồng, giao dịch không đủ lực hành vi dân từ chối chứng thực Nếu bên tham gia hợp đồng, giao dịch đủ lực hành vi dân sự, tự nguyện hướng dẫn sửa dự thảo hợp đồng, giao dịch (nếu có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế), trường hợp người yêu cầu chứng thực không sửa chữa người thực chứng thực có quyền từ chối chứng thực Bƣớc 3: Thông qua nội dung hợp đồng, giao dịch hoàn chỉnh với bên yêu cầu chứng thực Trường hợp bên đồng ý toàn nội dung dự thảo hợp đồng, giao dịch hướng dẫn bên ký vào trang hợp đồng, giao dịch Người thực chứng thực ghi lời chứng, ký tắt vào trang hợp đồng, ký đầy đủ vào trang cuối, ghi rõ họ tên, chức vụ Bƣớc 4: Chuyển văn thư vào sổ theo dõi, ghi số hợp đồng, giao dịch, đóng dấu, lưu trữ Bƣớc 5: Chuyển phận “Một cửa” thu lệ phí, trả kết cho người có yêu cầu - Trường hợp hợp đồng, giao dịch chưa soạn thảo sẵn Bƣớc 1: Bộ phận “Một cửa” tiếp nhận yêu cầu Hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm giấy tờ sau: Bản giấy tờ tùy thân bên tham gia hợp đồng, giao dịch; Bản giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng 26 giấy tờ thay pháp luật quy định tài sản mà pháp luật quy định phải đăng kí quyền sở hữu, quyền sử dụng, trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản (trừ trường hợp chứng thực di chúc trường hợp tính mạng bị đe dọa khơng phải nộp loại giấy tờ này) Trường hợp thành phần hồ sơ yêu cầu đầy đủ thụ lý Nếu hợp đồng khơng thể thực ngày ghi phiếu hẹn cho người yêu cầu chứng thực Bƣớc 2: Chuyển hồ sơ cho người thực chứng thực Người thực chứng thực kiểm tra tính hợp lệ giấy tờ hồ sơ yêu cầu chứng thực; kiểm tra nhận dạng lực hành vi dân bên có yêu cầu chứng thực; Nếu bên tham gia hợp đồng, giao dịch khơng đủ lực hành vi dân từ chối chứng thực Nếu bên tham gia hợp đồng, giao dịch đủ lực hành vi dân tự nguyện soạn thảo hợp đồng, giao dịch theo thông tin mà bên yêu cầu cung cấp Bƣớc 3: Chỉnh lý thông qua nội dung hợp đồng, giao dịch với bên yêu cầu chứng thực Nếu bên đồng ý toàn nội dung dự thảo hợp đồng, giao dịch hướng dẫn bên ký vào trang hợp đồng, giao dịch Người thực chứng thực ghi lời chứng, ký tắt vào trang hợp đồng, ký đầy đủ vào trang cuối, ghi rõ họ tên, chức vụ Bƣớc 4: Chuyển văn thư vào sổ theo dõi, ghi số hợp đồng, giao dịch, đóng dấu, lưu trữ Bƣớc 5: Chuyển phận “Một cửa” thu lệ phí, trả kết cho người có u cầu (Mơ hình qua bước tương tự chứng thực hợp đồng, giao dịch soạn thảo sẵn) 3.1.2 Những khó khăn, vƣớng mắc trình thực hoạt động chứng thực UBND xã Đăk Nhoong, huyện Đăk Glei,tỉnh Kon Tum + Khó khăn thủ tục chứng thực chữ ký Xét mặt chất, chứng thực chữ ký theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP Chính phủ quy định cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch nhằm xác nhận, xác thực người yêu cầu chứng thực người ký chữ ký đó, tức xác nhận hình thức; cịn nội dung giấy tờ, văn người yêu chứng thực chữ ký chịu trách nhiệm Tại Khoản Điều 25 Nghị định 23/NĐ-CP có quy định: “Khơng chứng thực chữ ký giấy tờ, văn mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội, tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân” + Khó khăn việc phân định thẩm quyền Đối với thẩm quyền chứng thực chữ ký, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP Nghị định số 04/2012/NĐ-CP phân định thẩm quyền chứng thực chữ ký giấy tờ, văn dựa loại giấy tờ, văn (tiếng Việt, nước ngoài, song ngữ), việc phân định thẩm quyền gây khó khăn cho người yêu cầu chứng thực, người thực chứng thực mà cịn dẫn đến tình trạng đùn đẩy trách nhiệm quan thực chứng thực 27 Để khắc phục bất cập tạo thuận lợi cho người dân, Nghị định không phân biệt thẩm quyền chứng thực chữ ký giấy tờ, văn Phòng Tư pháp Ủy ban nhân dân cấp xã Theo đó, Phịng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện, công chứng viên có thẩm quyền chứng thực chữ ký giấy tờ, văn (tiếng Việt, tiếng nước ngồi, song ngữ…) Thực tế có tình trạng số bộ, ngành có quy định “lấn sân” sang lĩnh vực chứng thực Cụ thể, Thông tư số 20/2010/TT-BGTVT ngày 30/7/2010 Bộ Giao thông vận tải quy định cấp, đổi, thu hồi đăng ký, biển số xe máy chun dùng có tham gia giao thơng đường bộ, mẫu Giấy bán, cho, tặng xe máy chuyên dùng ban hành kèm theo Thông tư quy định phải có xác nhận quyền cấp xã nơi người bán, cho, tặng đăng ký thường trú (Nội dung xác nhận chứng thực chữ ký người bán, cho, tặng xe máy chuyên dùng) Thông tư số 15/2014/TT- BCA ngày 4/4/2014 Bộ Công an quy định đăng ký xe quy định Giấy bán, cho, tặng xe phải có cơng chứng theo quy định pháp luật công chứng chứng thực Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chữ ký người bán, cho, tặng xe theo quy định pháp luật chứng thực Như vậy, văn quy định “lấn sân” sang lĩnh vực chứng thực, cụ thể thay nên quy định: “Giấy bán, cho, tặng xe phải có cơng chứng, chứng thực theo quy định pháp luật cơng chứng, chứng thực » Bộ Cơng an quy định rõ việc chứng thực chữ ký Giấy bán, cho, tặng xe Trong đó, chức quản lý Nhà nước công tác chứng thực thuộc Bộ Tư pháp Vì vậy, trước đây, thời gian Bộ Tư pháp cịn chưa có hướng dẫn thức vấn đề địa phương cịn lúng túng, chưa dám thực theo hướng dẫn Thông tư số 15/2014/TT- BCA Hơn nữa, theo quy định pháp luật chứng thực Phịng Tư pháp UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký thẩm quyền chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú người yêu cầu chứng thực chữ ký Tuy nhiên, theo hướng dẫn Thông tư số 15/2014/TT- BCA UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký giấy bán, tặng, cho xe chí Thơng tư số 20/2010/TT-BGTVT cịn giới hạn phải UBND cấp xã nơi người bán, cho, tặng đăng ký thường trú có thẩm quyền Chính mâu thuẫn, khơng thống dẫn đến tình trạng quan thực thi pháp luậtt khó áp dụng pháp luật Trong chứng thực chữ ký, đặc biệt chứng thực chữ ký công dân giấy tờ, văn UBND cấp xã cịn xảy tình trạng người yêu cầu chứng thực chữ ký khơng ký trước mặt người có thẩm quyền chứng thực chứng thực; pháp luật chưa quy định rõ giấy tờ, văn chứng thực chữ ký nên có tình trạng áp dụng pháp luật khơng thống nhất, văn có địa phương từ chối chứng thực, có địa phương chứng thực bình thường giảm lịng tin người dân vào quan Nhà nước Quy định không phát sinh vướng mắc, giấy tờ, văn mà người yêu cầu chứng thực ký vào lập tiếng Việt Tuy nhiên, giấy tờ, văn 28 lập tiếng nước ngồi người thực chứng thực khó hiểu nội dung giấy tờ, văn để giải hay từ chối chứng thực Trong dự thảo Thông tư hướng dẫn thực Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Bộ Tư pháp đề cập, điều chỉnh đến nội dung Tuy nhiên, nhận thấy hướng xử lý tốt vấn đề người dân lại phải tốn thêm thời gian chi phí phải tìm người dịch văn mang chứng thực chữ ký Cơ quan thực chứng thực có dịch dám tự tin để chứng thực chữ ký loại văn giấy tờ lập tiếng nước ngoài… + Đối với việc chứng thực chữ ký Giấy bán, tặng, cho xe - Tại điểm b khoản Điều 6, Thông tư số 20/2010/TT-BGTVT ngày 30/7/2010 Bộ Giao thơng vận tải có quy định mẫu Giấy bán, cho, tặng xe chuyên dùng: Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người bán, cho, tặng xe đăng ký thường trú chứng thực chữ ký người bán, cho, tặng xe - Tại điểm g khoản Điều 10, Thông tư số 15/2014/TT-BCA ngày 04/4/2014 Bộ Công an quy định: “Giấy bán, cho, tặng xe cá nhân phải có cơng chứng theo quy định pháp luật công chứng chứng thực Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chữ ký người bán, cho, tặng xe theo quy định pháp luật chứng thực” Chúng cho việc bán, cho, tặng xe chuyên dùng hay xe cá nhân giao dịch dân Nếu quy định việc chứng thực chữ ký loại việc chưa hợp lý, lý sau: Thứ nhất; chất việc bán, cho, tặng xe hợp đồng dân lại quy định cho UBND cấp xã chứng thực chữ ký Thứ hai, dù “giấy bán, cho, tặng xe” nội dung giấy bán, cho, tặng thể rõ thỏa thuận bên nội dung bán, cho, tặng xe bảo đảm đầy đủ nội dung, hình thức hợp đồng dân giống hợp đồng cho, tặng quyền sử dụng Do đó, UBND cấp xã thực việc ký vào giao dịch việc “chứng” nội dung thỏa thuận đồng ký tên hai bên, “chứng” chữ ký “một bên bán, cho, tặng xe” Thứ ba, giấy bán, cho, tặng xe mà thực theo thủ tục chứng thực chữ ký theo quy định điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cần 02 loại giấy tờ: chứng minh nhân dân/ hộ chiếu giấy tờ, văn mà ký vào Tuy nhiên, trường hợp chứng thực chữ ký giấy bán, cho, tặng xe bắt buộc phải có Giấy Chứng nhận quyền sở hữu xe, đối tượng giấy bán, cho, tặng xe Đây điều mâu thuẩn Nghị định 23/2015/NĐ-CP Chính phủ quy định cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch văn pháp luật liên quan chứng thực, tạo không thống quan chứng thực thực việc chứng thực hợp đồng giấy bán, cho tặng xe Khó khăn thủ tục 29 * Thủ tục chứng thực chữ ký phận cửa: Cơ chế phát sinh số tồn tại, hạn chế, địa phương chưa bố trí cán Phịng Tư pháp phận “một cửa” chưa tổ chức phận “một cửa” theo hướng độc lập, chuyên trách Việc phải bố trí cán từ phịng nghiệp vụ khác phận “một cửa” dẫn đến khó khăn, phức tạp cho người dân có yêu cầu chứng thực Bởi sau nộp hồ sơ phận “một cửa”, người dân lại phải đến Phòng Tư pháp để trực tiếp ký trước mặt người có thẩm quyền chứng thực, sau đến lấy kết Quy trình vừa gây phiền hà, lãng phí thời gian cho người dân, vừa làm giảm vai trị mơ hình “một cửa” Để khắc phục hạn chế này, khoản Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định thủ tục chứng thực chữ ký phận tiếp nhận trả kết theo chế cửa, cửa liên thơng Theo đó, bản, thủ tục chứng thực chữ ký giống trường hợp chứng thực chữ ký thơng thường có quy định khác người tiếp nhận hồ sơ phận cửa phải có số trách nhiệm, cụ thể sau: Công chức tiếp nhận hồ sơ phận tiếp nhận trả kết kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, thấy đủ giấy tờ theo quy định, giấy tờ mà người u cầu chứng thực ký vào khơng có nội dung thuộc trường hợp cấm thời điểm chứng thực nhận thức làm chủ hành vi đề Nghị người yêu cầu chứng thực ký trước vào giấy tờ cần chứng thực chuyển giấy tờ cho người có thẩm quyền ký chứng thực Việc ghi lời chứng, ký đóng dấu vào văn chứng thực thực trường hợp chứng thực chữ ký thông thường + Về thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch chưa phù hợp với thực tế Nghị định 23 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có nhiều điểm mới, bảo đảm cải cách hành theo hướng phân cấp, giảm nhiều loại giấy tờ thủ tục chứng thực, hướng tới mục tiêu đưa hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch với chất hoạt động chứng thực ( tính hình thức) Do vậy, Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định chung thủ tục đơn giản chứng thực hợp đồng, giao dịch ( cần 03 loại giấy tờ: Chứng minh nhân dân/hộ chiếu bên; dự thảo hợp đồng; giấy chứng nhận quyền sở hữu/quyền sử dụng) Chính đơn giản thủ tục, nên quan thực chứng thực gặp trường hợp để “chắc ăn” nên tự quy định thêm số loại giấy tờ, cụ thể như: - Khi thực chứng thực loại hợp đồng, giao dịch liên quan đến thừa kế, quan thực chứng thực yêu cầu phải có Giấy khai sinh, hộ khẩu… để chứng minh quan hệ với người để lại di sản; - Các trường hợp chứng thực văn khai nhận di sản thừa kế, văn thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, Nghị định 23/2015/NĐ-CP khơng có quy định thời gian niêm yết, dẫn đến nhiều địa phương lúng túng Trong đó, văn hướng dẫn công tác chứng thực trước Nghị định 75/2000/NĐ-CP, Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT- BTP-BTNMT lại quy định cụ thể thủ tục; bên cạnh đó, Luật Cơng 30 chứng năm 2014 quy định loại việc phải có niêm yết thời gian 15 ngày) - Về thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản có giá trị 50 triệu đồng: Theo quy định Nghị định số 75/2000/NĐ-CP UBND cấp huyện có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản có giá trị 50 triệu đồng Tuy nhiên, thực tế, việc định giá tài sản khó khăn, hầu hết phụ thuộc vào việc khai nhận người mua, bán tài sản Bên cạnh đó, có nhiều giao dịch liên quan đến động sản có giá trị thấp, giao dịch khơng phức tạp, thân nhân người tham gia giao dịch rõ ràng, tần suất thực giao dịch cao (ti vi, điện thoại đắt tiền ) đối tượng giao dịch thường xuyên người dân phải đến tổ chức hành nghề công chứng UBND cấp huyện thực hiện, điều vừa gây phiền hà, tốn (tăng chi phí, thời gian lại), vừa khơng phù hợp tính chất giao dịch Chưa có phân biệt rõ ràng tính chất, phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch với công chứng hợp đồng, giao dịch Thực chủ trương tách bạch hoạt động công chứng hoạt động chứng thực, qua góp phần nâng cao nhận thức người dân xã hội hai lĩnh vực cần có quy định rõ việc chứng thực chứng thực hình thức hợp đồng, giao dịch (khác với công chứng chứng nhận nội dung hợp đồng, giao dịch) Tuy nhiên, việc chứng thực hợp đồng, giao dịch UBND cấp huyện, cấp xã tiếp tục thực theo quy định Nghị định số 75/2000/NĐ-CP nên người thực chứng thực phải chịu trách nhiệm nội dung hợp đồng, giao dịch văn chứng thực có giá trị ngang với văn công chứng Điều chưa phản ánh chất hoạt động chứng thực (chỉ mang tính hình thức) - Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:“Chứng thực từ khơng lưu trữ” Tuy nhiên, thực tế lại phát sinh trường hợp chứng thực người yêu cầu chứng thực có hành vi gian dối sửa chữa sau chứng thực Nếu khơng lưu trữ quan thực chứng thực lại khơng có sở để đối chiếu có tranh chấp, sai sót xảy ra… - Việc nhận biết giấy tờ giả: Hiện nay, loại giấy tờ làm giả ngày tinh vi nên người thực chứng thực khó nhận giấy tờ giả, đâu giấy tờ thật Hệ “biến giấy tờ giả thành giấy tờ thật” Nguy gia tăng gặp phải loại giấy tờ quan có thẩm quyền nước cấp Do vậy, cần phải có chế giải pháp thiết thực để ngăn ngừa vấn đề - Về thẩm quyền chứng thực từ chính: Theo Nghị định số 04/2012/NĐCP, việc phân định thẩm quyền chứng thực từ giấy tờ, văn UBND cấp xã, Phòng Tư pháp dựa loại giấy tờ, văn (Phịng Tư pháp có thẩm quyền chứng thực từ giấy tờ, văn tiếng nước giấy tờ, văn song ngữ; UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực từ giấy tờ, văn tiếng Việt) Trong đó, khái niệm “giấy tờ, văn 31 tiếng Việt”, “giấy tờ, văn tiếng nước ngoài”, “giấy tờ, văn song ngữ” chưa quy định rõ ràng, từ gây khó khăn cho quan thực chứng thực, số trường hợp, u cầu chứng thực người dân bị từ chối giải Do đó, Điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP phân định thẩm quyền Phòng Tư pháp UBND cấp xã việc chứng thực từ vào quan cấp giấy tờ, văn Theo đó, Phịng Tư pháp thực chứng thực từ giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam, quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi, quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam liên kết với quan, tổ chức có thẩm quyền nước cấp chứng nhận (Điểm a, Khoản 1, Điều 5, Nghị định 23/2015/NĐ-CP); UBND cấp xã thực chứng thực từ giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam cấp chứng nhận (Điểm a, Khoản 2, Điều 5,Nghị định 23/2015/NĐCP) Thực tế thời gian qua cho thấy, số quan vơ tình cố ý quy định sâu nghiệp vụ chứng thực, gây khó khăn cho hoạt động chứng thực Vậy đâu ranh giới pháp luật chứng thực pháp luật có liên quan? Đây vấn đề mà người làm công tác xây dựng văn quy phạm pháp luật cần lưu ý để tránh dẫn tới chồng chéo, mâu thuẫn, khó áp dụng - Về thẩm quyền chứng thực Giấy ủy quyền: Trong sống phát sinh nhiều việc ủy quyền đơn giản, khơng có thù lao, khơng có nghĩa vụ bồi thường bên ủy quyền, không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản (ví dụ ủy quyền lĩnh lương hưu, trợ cấp, ủy quyền nhận bưu phẩm, ủy quyền nộp hồ sơ…), nhiên, theo quy định Bộ luật dân ủy quyền loại giao dịch nên UBND cấp xã thẩm quyền chứng thực Do đó, có yêu cầu này, người dân phải đến tổ chức hành nghề công chứng UBND cấp huyện Quy định gây phiền hà, tốn cho người dân, không đáp ứng yêu cầu cải cách thủ tục hành * Cấp có chứng thực từ hợp đồng, giao dịch chứng thực Trên thực tế, việc giao cho Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã chứng thực hợp đồng, giao dịch tiềm ẩn nhiều rủi ro, nhiều cán chứng thực chưa đào tạo chuyên ngành luật, mặt khác cán chứng thực cịn bị phân tán cơng việc quản lý Nhà nước, hợp đồng, giao dịch (đặc biệt hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản) loại việc phức tạp, có giá trị lớn, dễ nảy sinh tranh chấp, đòi hỏi chuyên nghiệp người thực chứng thực Do đó, cần quy định tách bạch trình tự, thủ tục chứng thực giá trị pháp lý văn chứng thực với trình tự, thủ tục cơng chứng giá trị pháp lý văn công chứng, để người dân thực quyền tự định đoạt tự chịu trách nhiệm quyền, lợi ích hợp pháp Thủ tục chứng thực từ hợp đồng, giao dịch thực tương tự việc chứng thực từ Việc chứng thực từ chính, chứng thực hợp đồng, giao dịch có quy định trường hợp khơng chứng thực, chưa có quy định tương ứng cho 32 việc chứng thực chữ ký, khó khăn cho người thực chứng thực từ chối việc chứng thực Các quy định hướng dẫn văn bản, giấy tờ tiếng Việt, giấy tờ, văn song ngữ chưa có chưa rõ ràng nên việc chứng thực liên quan đến giấy tờ, văn đa ngữ (từ thứ tiếng trở lên), dịch giấy tờ, văn từ tiếng dân tộc Việt người tiếng quốc ngữ … chưa có sở pháp lý để thực cách thống Theo quy định pháp luật hành, việc chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hình thức, người thực chứng thực chịu trách nhiệm nội dung văn chứng thực Nếu thực nguyên tắc dẫn đến trường hợp giấy tờ, văn chứng thực có nội dung trái pháp luật, trái đạo đức xã hội chứng thực, dẫn đến ảnh hưởng khơng nhỏ đến quyền, lợi ích người có liên quan, đến vai trị quản lý quyền sở bảo đảm việc tuân thủ pháp luật tổ chức, cá nhân; người thực chứng thực kiểm soát nội dung giấy tờ, văn ảnh hưởng đến thời gian giải việc chứng thực, chí phải thêm thủ tục (trong trường hợp chứng thực giấy tờ, văn tiếng nước ngồi) Bởi vì, người thực chứng thực biết hết ngoại ngữ, để hiểu nội dung giấy tờ, văn phải yêu cầu thực việc dịch giấy tờ, văn tiếng Việt trước chứng thực từ Có nhiều trường hợp tiếp nhận giấy tờ, văn không chấp nhận chụp để đối chiếu với mà buộc đương phải nộp có chứng thực, số trường hợp yêu cầu xuất trình yêu cầu từ sổ gốc giấy tờ hộ tịch có chứng thực, làm tăng số lượng việc chứng thực không cần thiết, gây lãng phí tiền của, thời gian, gây phiền hà, sách nhiễu người dân, làm giảm hiệu lực quy định pháp luật Còn nhiều trường hợp thực chứng thực có sữa chữa, mờ khơng rõ nội dung; cá biệt có trường hợp chứng thực giả; có trường hợp cán chứng thực từ chối việc chứng thực chưa quy định pháp luật (như trường hợp từ chối chứng thực từ chứng minh nhân dân công dân cấp 15 năm lý thời hạn sử dụng theo quy định pháp luật) Đối với hoạt động chứng thực từ chính, thực tế có loại giấy tờ có tính chất chính, hình thức tính lịch sử biểu mẫu mang tính đặc thù nên khơng hồn tồn phù hợp loại thơng thường, không thuộc trường hợp không chứng thực từ (ví dụ: số giấy tờ cấp từ thời kỳ trước đóng dấu vuông dấu màu xanh; giấy tờ, thẻ chứng nhận thành viên số tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội cấp đóng dấu vng đóng dấu treo mà khơng có họ tên, chức vụ người ký cấp; số giấy tờ ghi Phó – khơng phải chính, khơng phải …), thực chứng thực khơng bảo đảm sở pháp lý (vì khơng phải thuộc diện chứng thực), khơng chứng thực gây khó khăn, phiền hà cho người dân khơng thể có chứng thực để nộp cho quan, tổ chức có yêu cầu 33 Nguyên nhân tồn tại, hạn chế nêu chủ yếu có nhiều văn điều chỉnh lĩnh vực chứng thực (Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Nghị định số 04/2012/NĐ-CP Điều Nghị định số 06/2012/NĐCP) nên dẫn đến khó áp dụng người dân quan thực chứng thực, chí có quy định chồng chéo với Bên cạnh đó, kỳ họp thứ Quốc hội khóa XIII thơng qua Luật cơng chứng (sửa đổi), theo đó, Điều 77 Luật cơng chứng (sửa đổi) quy định: “Công chứng viên chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký giấy tờ, văn việc chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký giấy tờ, văn thực theo quy định pháp luật chứng thực” Một phần áp lực thời gian ngắn số lượng công việc nhiều, cán giải có người, nên nhiều cán khơng có đủ thời gian để kiểm tra kỹ lưỡng yêu cầu chứng thực; xã cán có tâm lý nể nang "tình làng, nghĩa xóm" nên làm cho việc; phần nguyên nhân trình độ cán tư pháp sở hạn chế không đồng đều, trang thiết bị để thực nhiệm vụ hạn chế, việc kiểm tra chủ yếu mắt thường kỹ thuật làm giả, làm nhái ngày tinh vi đại nên khó để phát trường hợp thật, giả Một vướng mắc trường hợp giao dịch khác di chúc, đặt cọc, phía UBND xã không nắm pháp luật không yêu cầu phải đăng ký giao dịch xã Thực tế có trường hợp giao dịch bị ngăn chặn, không thực tổ chức hành nghề cơng chứng, người dân liền tìm đến UBND cấp xã để chứng thực ngược lại Kết “sổ đỏ” có đem giao dịch với nhiều người, dẫn đến tranh chấp, khiếu kiện Nhìn chung, việc mở rộng thẩm quyền chứng thực đồng nghĩa với tăng trách nhiệm UBND cấp xã mà Nghị định 23/2015/NĐ-CP vào thực tế gặp khó khăn, vướng mắc, đặc biệt việc chứng thực hợp đồng, giao dịch Nếu Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã chứng thực hợp đồng chứng thực chữ ký việc thực tương đối thuận lợi không phát sinh nhiều vướng mắc Nhưng việc chứng thực giao dịch có liên quan đến hình thức, nội dung, trình tự thủ tục thực hợp đồng Nghị định 23/2015/NĐ-CP chưa quy định cụ thể, rõ ràng Điều nhiều khiến cán làm cơng tác chứng thực sở lúng túng Thêm vào đó, giao thêm thẩm quyền này, khơng phải Phó Chủ tịch, Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn nắm vững Luật Một vướng mắc trường hợp giao dịch khác di chúc, đặt cọc, phía UBND xã khơng nắm pháp luật không yêu cầu phải đăng ký giao dịch xã Thực tế có trường hợp giao dịch bị ngăn chặn, không thực tổ chức hành nghề công chứng, người dân liền tìm đến UBND cấp xã để chứng thực ngược lại Kết “sổ đỏ” có đem giao dịch với nhiều người, dẫn đến tranh chấp, khiếu kiện Do đó, giai đoạn đầu triển khai thực không tránh khỏi sai sót cơng tác chứng thực 34 Như vậy, Nghị định 23/2015/NĐ-CP giải bất cập Nghị định 79/2007/NĐ-CP Tuy nhiên, việc mở rộng thẩm quyền đồng nghĩa với tăng trách nhiệm UBND cấp xã mà Nghị định 23 vào thực tế gặp khó khăn, vướng mắc, đặc biệt việc chứng thực hợp đồng, giao dịch Để khắc phục tồn tại, hạn chế (trong Luật chứng thực chưa đưa vào Chương trình xây dựng luật, pháp lệnh Quốc hội năm 2014 – 2015), đồng thời để cụ thể hóa quy định Luật cơng chứng (sửa đổi) liên quan đến chứng thực nêu việc ban hành Nghị định cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch nhằm điều chỉnh cách tập trung, thống vấn đề chứng thực (thay Nghị định nêu trên) cần thiết Nghị định tạo sở pháp lý tiền đề quan trọng để đưa hoạt động chứng thực vào nếp, góp phần bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp công dân, đồng thời đáp ứng yêu cầu triển khai, thi hành Luật công chứng (sửa đổi) liên quan đến thẩm quyền chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký tổ chức hành nghề cơng chứng Nghị định 23/NĐ-CP Tuy Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ban hành, thống sở pháp lý hoạt động chứng thực song hiệu lực pháp lý quy phạm pháp luật chứng thực chưa cao, thiếu tính tương thích cấp độ văn Cho đến nay, văn chính, điều chỉnh trực tiếp hoạt động chứng thực dừng cấp độ Nghị định Trong đó, số văn điều chỉnh lĩnh vực khác có liên quan đến hoạt động chứng thực hầu hết ban hành cấp độ luật như: Bộ luật Dân sự, Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Luật Công chứng Nên nhiều vấn đề liên quan đến việc sửa đổi, bổ sung pháp luật chứng thực phải phụ thuộc tuân theo quy định văn cấp độ Luật chuyên ngành khác Vì hoạt động chứng thực điều chỉnh văn pháp lý có giá trị thấp nên mức độ tuân thủ pháp luật chứng thực quan, tổ chức, cá nhân chưa mức, bị chi phối nhiều văn quy phạm pháp luật khác Những ảnh hưởng tiêu cực Bên cạnh kết đạt (thực trạng ) trình phát triển chứng thực nước ta bộc lộ hạn chế bất cập mặt tổ chức hoạt động làm ảnh hưởng tới hoạt động giao lưu dân sự, kinh tế xã hội nhân dân, đồng thời hạn chế phát triển kinh tế thị trường cúng hội nhập kinh tế quốc tế giới Để phát triển hoạt động chứng thực xứng tầm với vai trị tác động với đời sống nhân dân, xin đưa mốt số giải pháp 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CƠNG TÁC CHỨNG THỰC Xuất phát từ vai trị, vị trí, tầm quan trọng pháp luật chứng thực nêu nên việc hoàn thiện hệ thống pháp luật chứng thực cần thiết Để hoàn thiện hệ thống pháp luật chứng thực, kiến Nghị cần thực tốt việc sau: Thứ nhất, hoàn thiện quy định pháp luật hoạt động chứng thực: Như phần trình bày, hạn chế lớn thể chế chứng thực quy phạm pháp luật chứng thực phân tán nhiều văn khác văn điều chỉnh trực 35 tiếp lĩnh vực chứng thực Nghị định Thơng tư Chính vậy, việc xây dựng đạo Luật chứng thực làm sở pháp lý đồng bộ, thống chứng thực toàn quốc Cơ quan đại diện yêu cầu cấp thiết đặt giai đoạn Thứ hai, tiếp tục phân cấp mạnh mẽ thẩm quyền chứng thực: Cần tách bạch rõ ràng chức quản lý Nhà nước chứng thực (xây dựng thể chế, hướng dẫn, đạo thực thể chế, kiểm tra, tra, xử lý vi phạm…) chức chứng thực, theo hướng tiếp tục phân cấp thẩm quyền chứng thực cho quyền cấp sở; cấp tỉnh Huyện làm nhiệm vụ quản lý Thứ ba, xây dựng chức danh chứng thực viên: Để nâng cao hiệu lực, hiệu công tác chứng thực cần thiết phải ổn định, chun nghiệp hóa đội ngũ công chức thực công tác chứng thực thông qua việc xây dựng chức danh chứng thực viên Việc xây dựng chức danh bảo đảm tính chuyên nghiệp cho đội ngũ công chức đồng thời điều kiện cần thiết để Ủy ban nhân dân cấp xã nhận chuyển giao công việc phức tạp từ Sở Tư pháp Ủy ban nhân dân cấp huyện Thứ tư, xây dựng sở liệu điện tử: Cần xác định, xây dựng sở liệu điện tử yêu cầu thiết Cơ sở liệu chứng thực điện tử tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản chứng thực, đặc biệt thống kê, báo cáo số liệu giao dịch chứng thực để phục vụ xác, kịp thời theo yêu cầu người dân quan Nhà nước có thẩm quyền Thứ năm, tăng cường hiệu lực, hiệu quản lý Nhà nước chứng thực: Công tác quản lý Nhà nước chứng thực cần coi công tác quan trọng cấp uỷ, quyền địa phương, khơng phải cơng tác riêng ngành Tư pháp Các Sở Tư pháp cần xác định vai trị nịng cốt mình, chủ động, tích cực việc tham mưu, đề xuất với Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, phối hợp với sở, ban, ngành trình tổ chức thực hiện; sớm có giải pháp cụ thể phù hợp với tình hình thực tiễn địa phương để khắc phục tình trạng bng lỏng quản lý hạn chế, yếu công tác quản lý Nhà nước chứng thực; tăng cường công tác tra, kiểm tra hoạt động chứng thực cấp cấp huyện, cấp xã qua kịp thời uốn nắn sai sót, xử lý nghiêm hành vi vi phạm pháp luật hoạt động chứng thực Thứ sáu, tiếp tục củng cố, kiện toàn, nâng cao lực cán bộ, công chức làm công tác chứng thực, đặc biệt cấp huyện cấp xã: Tiếp tục bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán làm công tác chứng thực thông qua buổi giao ban chuyên đề, tổng kết rút kinh nghiệm, tập huấn nghiệp vụ; tăng cường kiểm tra, tra để kịp thời chấn chỉnh, khắc phục sai sót q trình thực nhiệm vụ địa phương Thứ bảy, tiếp tục cải cách thủ tục hành hoạt động chứng thực theo hướng đơn giản hóa quy trình, rút ngắn thời gian giải quyết, giảm bớt chi phí phiền hà cho người dân, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người dân có yêu cầu chứng thực Qua tăng cường bảo đảm điều kiện phương tiện, sở vật chất cho quan tư pháp nhằm bảo đảm thực thi công vụ 36 KẾT LUẬN Chứng thực hoạt động quan Nhà nước có thẩm quyền cấp từ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch theo trình tự, thủ tục pháp luật quy định Đây chế định pháp lý quan trọng, liên quan mật thiết đến quyền lợi ích cơng dân doanh nghiệp, qua bảo đảm quyền lợi ích hợp pháp cho bên tham gia giao dịch đảm bảo an toàn cho quản lý nhà nước Sự đời hoạt động công chứng, chứng thực tất yếu khách quan trình phát triển xã hội ngày thể tầm quan trọng bối cảnh kinh tế phát triển Vai trị tác động tới đời sống nhân dân ngày thừa nhận rộng rãi khơng thể thiếu Để phát huy tác động việc đưa giải pháp khắc phục tồn việc hoàn thiện hệ thống pháp luật liên quan đến công chứng, chứng thực điều tất yếu Qua việc nghiên cứu tìm hiểu đề tài em nhận thức vai trò tầm quan trọng công tác công chứng, chứng thực yêu cầu người dân công cải cách hành Nhà nước Hoạt động cơng chứng, chứng thực giải nhiều khó khăn cho người chứng thực người làm công tác chứng thực Qua ba tháng thực tập với giúp đỡ đạo lãnh đạo, ban Tư pháp, em thu lượng kiến thức quý báu thiết thực nhiều lĩnh vực có chuyên đề mà em đề cập Tuy nhiên bên cạnh ưu điểm trên, trình hoạt động chứng thực UBND cấp xã bộc lộ nhiều điểm hạn chế Vì vậy, nâng cao hiệu tổ hoạt động chứng thực UBND cấp xã, phù hợp với chế hành yêu cầu thiết hành giai đoạn nay, phải trình liên tục lâu dài kinh tế xã hội vận động không ngừng phát triển Đây vấn đề tương đối phức tạp, cần có đạo, hướng dẫn cấp uỷ Đảng, ban, ngành, đoàn thể, quan, tổ chức xã hội hệ thống trị nước ta Trong giới hạn đề tài tốt nghiệp đại học, đề cập hết tất vấn đề lý luận thực tiễn hoạt động chứng thực UBND cấp xã Với kiến thức cịn hạn chế, tơi chưa thể đưa hết biện pháp khắc phục tồn tại, hạn chế nhằm nâng cao hiệu hoạt động chứng thực UBND cấp xã Vì vậy, q trình nghiên cứu khơng thể tránh khỏi thiếu sót, học viên mong góp ý chân thành thầy cô giáo để học viên có điều kiện hồn thiện, bổ sung Cuối cùng, Tôi xin gửi lời cảm ơn đến cô giáo quản lý hướng dẫn nhóm thực tập Châu Thị Ngọc Tuyết Ủy ban nhân dân xã Đăk Nhoong, huyện Đăk Glei, tỉnh Kon Tum, nơi Tôi nghiên cứu đề tài tạo điều kiện để trình thực tập thân hoàn thành tốt đẹp Rất mong đóng góp tận tình thầy Trường đại học phân hiệu Đà Nẵng Kon Tum để chun đề hồn thiện Tơi xin gửi lời cảm ơn tới quý thầy cô cán bộ, công chức UBND xã tạo điều kiện cho Tôi hoàn thành chuyên đề này./ 37 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ luật Dân 2015 [2] Hiến pháp năm 2013 [3] Luật Công chứng năm 2014 [4] Luật Tổ chức quyền năm 2015 [5] Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch [6] Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/05/2007 cấp từ sổ gốc, chứng thực từ [7] Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 công chứng, chứng thực [8] Nghị định số 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2012 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định hộ tịch, nhân gia đình chứng thực [9] Nghị định số 31/CP ngày 18/05/1996 Chính phủ tổ chức hoạt động công chứng nhà nước tiếp tục công nhận giao cho UBND thực việc chứng thực NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ... UBND xã Đăk Nhoong, huyện Đăk Glei, tỉnh Kon Tum Chương 2: Tổng quan quy định pháp luật hoạt động chứng thực Chương 3: Thực trạng hoạt động chứng thực UBND xã Đăk Nhoong, huyện Đăk Glei, tỉnh Kon. .. quyền, trình tự thủ tục hoạt động chứng thực thực tiến hoạt động chứng thực địa bàn xã Đăk Nhoong Từ đánh giá tình hình hoạt động chứng thực thực tiễn hoạt động chứng thực địa bàn từ nêu số kiến... định pháp luật * Vai trò chứng thực - Thứ nhất, pháp luật chứng thực tạo sở pháp lý cho hoạt động chứng thực quản lý chứng thực Căn vào quy định pháp luật chứng thực, quan, tổ chức, cá nhân hiểu