Hoạt động chứng thực tại ủy ban nhân dân xã đak nên huyện konplong, tỉnh kon tum thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU ĐHĐN TẠI KON TUM BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ ĐĂK NÊN HUYỆN KON PLONG- TỈNH KON TUM THỰC TRẠNG VÀ GIẢI Kon Tum, tháng năm 2017 ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU ĐHĐN TẠI KON TUM BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ ĐĂK NÊN HUYỆN KON PLONG- TỈNH KON TUM THỰC TRẠNG VÀ GIẢI SVTH: NGUYỄN THỊ THU TRANG LỚP: LK713LHV-KT GVHD: ĐẶNG VĂN MỸ Kon Tum, tháng năm 2017 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 1.1 KHÁI QUÁT – TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 1.1.1 Lịch sử hình thành vị trí địa lý – Điều kiện tự nhiên xã hội 1.1.2 Cơ cấu tổ chức máy UBND Xã Đăk Nên - Huyện Kon Plông 1.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP 1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã, thực nhiệm vụ, quyền hạn sau 1.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngƣ nghiệp, thuỷ lợi tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 1.2.3 Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân xã thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 1.2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân xã thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 1.2.5 Trong lĩnh vực quốc phịng, an ninh, trật tự, an tồn xã hội thi hành pháp luật địa phƣơng, Uỷ ban nhân dân xã thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 10 1.2.6 Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã, thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 10 KẾT LUẬN CHƢƠNG 10 CHƢƠNG 2:CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC 11 2.1 CÁC QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT HIỆN HÀNH VỀ CHỨNG THỰC 11 2.1.1 Khái niệm chung 11 2.1.2 Giá trị pháp lý đƣợc cấp từ sổ gốc, đƣợc chứng thực từ chính, chữ ký đƣợc chứng thực 12 2.2 THẨM QUYỀN CHỨNG THỰC VÀ NGƢỜI THỰC HIỆN CHỨNG THỰC CỦA UBND CẤP XÃ 12 2.2.1 Thẩm quyền chứng thực 12 2.2.2 Ngƣời thực chứng thực Uỷ ban nhân dân cấp xã 13 2.3 THỦ TỤC CHỨNG THỰC 13 2.3.1 Thủ tục chứng thực từ 13 2.3.1.1 Quyền, nghĩa vụ ngƣời yêu cầu chứng thực từ 14 2.3.1.2 Thủ tục chứng thực từ 14 2.3.1.3 Địa điểm chứng thực từ 15 2.3.1.4 Trƣờng hợp không đƣợc chứng thực từ 15 2.3.1.5 Thời hạn chứng thực từ 15 2.3.2 Thủ tục chứng thực chữ ký 15 2.3.2.1 Thủ tục chứng thực chữ ký 16 2.3.2.2 Thời hạn chứng thực chữ ký 16 2.3.3 Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn thực quyền ngƣời sử dụng đất 17 2.3.3.1 Chứng thực hợp đồng, văn đƣợc soạn thảo sẵn 18 2.3.3.2 Chứng thực hợp đồng, văn ngƣời thực chứng thực soạn thảo giúp 20 KẾT LUẬN CHƢƠNG 22 CHƢƠNG 3: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC TẠI XÃ ĐĂK NÊN HUYỆN KON PLÔNG – TỈNH KON TUM 23 3.1 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ ĐĂK NÊN 23 3.1.1 Thực trạng cấp từ sổ gốc 23 3.1.2 Thực trạng chứng thực từ 24 3.1.3 Thực trạng chứng thực chữ ký 24 3.1.4 Kết đạt đƣợc 26 3.2 ĐÁNH GIÁ CHUNG 27 3.2.1 Ƣu điểm 27 3.2.2 Hạn chế 27 3.3 MỘT SỐ QUY ĐỊNH VỀ THẨM QUYỀN, THỦ TỤC CHỨNG THỰC, CÁC CƠNG VIỆC CỤ THỂ CỊN CHƢA PHÙ HỢP 28 3.4 MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI THỰC TRẠNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ ĐẮK NÊN 29 KẾT LUẬN CHƢƠNG 30 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong năm trở lại đây, nhu cầu sao, kể đƣợc chứng thực lớn Nghị định 75/ 2000/ NĐ-CP ngày 08/12/2000 Chính phủ cơng chứng, chứng thực đời có đóng góp to lớn việc đáp ứng yêu cầu chứng thực nhân dân Tuy nhiên, q trình thực NĐ/75 cịn bộc lộ hạn chế nhƣ tình trạng ùn tắc, tải hoạt động công chứng, chứng thực giấy tờ, chữ ký phịng cơng chứng UBND huyện Nhận thấy cần thiết phải ban hành văn để thay cho văn cũ, ngày 18/ 05/ 2007 Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2007/ NĐ-CP cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký (Sau gọi NĐ79/2007/NĐ-CP) Nghị định đời với đời Luật công chứng 2007 đáp ứng kịp thời yêu cầu nhân dân cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký thể tinh thần cải cách hành theo chế cửa, dấu, đáp ứng đƣợc mong mỏi nhân dân vấn đề Nghị định thực việc phân cấp đặc biệt phân cấp thẩm quyền chứng thực cho UBND cấp xã giấy tờ, văn tiếng Việt, tạo thuận lợi cho nhân dân mở hệ thống rộng rãi cho UBND cấp xã, phƣờng, thị trấn có thẩm qu yền, chứng thực thay có Phịng cơng chứng UBND cấp huyện nhƣ Nghị định số 75 trƣớc Gần thực Nghị định số Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch, kết đạt đƣợc bộc lộ hạn chế, bất cập mặt tổ chức lẫn hoạt động Do nhận thức lý luận nhƣ quy định pháp luật cịn có lẫn lộn hai hoạt động công chứng chứng thực Sự lẫn lộn dẫn tới việc chứng thực không thẩm quyền, UBND cấp xã, phƣờng chứng thực hợp đồng giao dịch Mặt khác ngày 16 tháng 02 năm 2015, Chính phủ ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thay Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2007 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký; Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 20 tháng 01 năm 2012 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Điều Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2007 cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký; Điều Nghị định số 06/2012/NĐ-CP ngày 02 tháng 02 năm 2012 Chính phủ sửa đổi Nghị định hộ tịch, nhân gia đình chứng thực; quy định chứng thực hợp đồng, giao dịch Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 Chính phủ cơng chứng, chứng thực Nghị định quy định thẩm quyền, thủ tục cấp từ sổ gốc; chứng thực từ chính; chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng, giao dịch; giá trị pháp lý đƣợc cấp từ sổ gốc, đƣợc chứng thực từ chính, chữ ký đƣợc chứng thực hợp đồng, giao dịch đƣợc chứng thực; quản lý nhà nƣớc chứng thực Nghị định có hiệu lực từ ngày 10 tháng năm 2015 Trong thời gian thực tập địa phƣơng, nhận thấy hoạt động chứng thực, chứng thực đƣợc ngƣời dân quan tâm, đặc biệt nơi thực tập – UBND xã Đăk Nên, huyện Kon Plông, tỉnh Kon Tum nhu cầu chứng thực sao, chứng thực chữ ký lớn Với mong muốn phản ánh xác thực tế trình thực hoạt động UBND xã nơi em thực tập nên em chọn đề tài: " Hoạt động chứng thực UBND xã Đăk Nên Huyện Kon PLông – Tỉnh Kon Tum thực trạng giải pháp" để làm chuyên đề thực tập Để làm rõ mặt làm đƣợc, chƣa làm đƣợc UBND Đăk Nên thực Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch gồm 05 chƣơng, 49 điều, phụ lục biểu mẫu Từ hoạt động thực tế Đăk Nên, thân tơi rút học kinh nghiệm có kiến nghị khắc phục, đặc biệt điều kiện đẩy mạnh cải cách hành chính, cải cách tƣ pháp hội nhập kinh tế quốc tế đất nƣớc ta Thời gian địa điểm thu thập thông tin xử lý số liệu Đƣợc phối hợp Ban cán lớp K713LHV.KT với Phân hiệu Đại học Đà Nẵng Kon Tum, theo nguyện vọng em đƣợc UBND xã Đăk Nên thực tập Trải qua gần tháng thực tập UBND xã từ ngày 15/5/2017 đến ngày 10/8/2017, đƣợc giúp đỡ nhân viên Ban tƣ pháp xã em tiến hành thu thập đƣợc thông tin cần thiết phục vụ cho chuyên đề Phƣơng pháp thu thập thông tin đề tài Nhận thức rõ tầm quan trọng thông tin phục vụ cho việc viết chuyên đề, suốt trình thực tập em xác định rõ định hƣớng mục tiêu cụ thể để có thơng tin có độ xác cao Đƣợc giúp đỡ tận tình cán Ban tƣ pháp nơi thực tập, điều kiện lại chƣa phải thuận tiện nhất, nhiên với cố gắng em có kiến thức để viết Những tài liệu phục vụ cho việc viết chuyên đề nằm rải rác nhiều nguồn tài liệu khác nhau, sách vở, tài liệu, giấy tờ, nhƣ thực tiễn cơng việc Nó địi hỏi ngƣời làm chuyên đề phải sử dụng kết hợp nhiều phƣơng pháp thu thập khác Các phƣơng pháp chủ yếu đƣợc em sử dụng, là: phƣơng pháp điều tra, phƣơng pháp thống kê, phƣơng pháp phân tích, phƣơng pháp so sánh 3.1 Phƣơng pháp tổng hợp thống kê Phƣơng pháp dựa số liệu từ báo cáo, tờ trình, đề tài nghiên cứu khoa học, sau tổng hợp số liệu liên quan đến chuyên đề, từ phân loại số liệu cho mục nhỏ để làm dẫn chứng Phƣơng pháp giúp ngƣời nghiên cứu hiểu đƣợc khái quát hoạt động chứng thực địa bàn Xã Đăk Nên - Huyện Kon PLông Đây phƣơng pháp quan trọng khơng thể thiếu q trình tìm hiểu nghiên cứu chuyên đề 3.2 Phƣơng pháp so sánh Từ số liệu dã đƣợc thống kê, tổng hợp đem so sánh qua thời kỳ, năm Để thấy đƣợc nhu cầu thực tế nhƣ tốc độ gia tăng nhu cầu chứng thực Ngoài so sánh quy định văn pháp luật qua thời kỳ để tìm điểm mới, điểm tiến pháp luật đồng thời thấy đƣợc tồn chƣa thể khắc phục Trên sở đƣa đánh giá khách quan xác thực tiễn nhƣ ý kiến đề xuất hợp lý nhằm khắc phục hạn chế, ảnh hƣởng tiêu cực đến đời sống nhân dân 3.3 Phƣơng pháp phân tích Đi sâu vào phân tích hoạt động chứng thực để thấy tác động tích cực, ảnh hƣởng tiêu cực đến đời sống nhân dân, nguyên nhân chủ quan, nguyên nhân khách quan 3.4 Phƣơng pháp điều tra khảo sát Qua thực tế tìm hiểu hoạt động chứng thực UBND Xã Đăk Nên - Huyện Kon PLông - Tỉnh Kon Tum lấy ý kiến ngƣời dân đến chứng thực nhƣ ý kiến cán làm công tác chứng thực để đánh giá khách quan hoạt động chứng thực nhƣ hiểu đƣợc tâm tƣ nguyện vọng nhân dân Đồng thời tham khảo thêm báo cáo Phịng Tƣ pháp huyện Kon PLơng để đánh giá xác thực trạng chứng thực tồn huyện Kon PLơng 3.5 Phƣơng pháp khác Lấy ý kiến chun gia có trình độ chun môn cao nhƣ kinh nghiệm trực tiếp làm việc lĩnh vực chứng thực để giúp ngƣời nghiên cứu hiểu sâu tác động chứng thực đến đời sống nhân dân Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung đề tài chia thành chƣơng: Chương 1: Giới thiệu đơn vị thực tập Chương 2: Cơ sở lý luận hoạt động chứng thực Chương 3: Thực trạng hoạt động chứng thực số giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác chứng thực UBND Xã xã Đăk Nên - Huyện Kon PLông - Tỉnh Kon Tum CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 1.1 KHÁI QUÁT – TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 1.1.1 Lịch sử hình thành vị trí địa lý – Điều kiện tự nhiên xã hội * Lịch sử hình thành: Sau năm 1975, ba tỉnh Pleiku, Phú Bổn Kon Tum hợp thành tỉnh Gia Lai Kon Tum, huyện Kon Plông thuộc tỉnh Gia Lai - Kon Tum Huyện Kon Plông ban đầu gồm 10 xã: Đắk Kôi, Đắk Pne, Đắk Ring, Đắk Rong, Đắk Ruồng, Hiếu, Măng Bút, Măng Cành, Ngọk Tem, Tân Lập Ngày 17-8-1981, chia xã Đắk Ruồng thành xã lấy tên xã Đắk Ruồng xã Đắk Tờ Re Ngày 28-12-1984, chuyển xã Đắk Rong huyện An Khê quản lý (nay xã thuộc huyện KBang, tỉnh Gia Lai) Ngày 12-8-1991, tỉnh Gia Lai - Kon Tum đƣợc tách thành tỉnh Gia Lai tỉnh Kon Tum, huyện Kon Plông thuộc tỉnh Kon Tum Ngày 8-1-2004, thành lập xã Đắk Long sở 13.555 diện tích tự nhiên 2.054 nhân xã Măng Cành; thành lập xã Đắk Tăng sở 12.100 diện tích tự nhiên 2.067 nhân xã Măng Bút; thành lập xã Đắk Nên sở 12.973 diện tích tự nhiên 2.027 nhân xã Đắk Ring Vậy Xã Đăk Nên xã vùng cao Huyện Kon PLông, tỉnh Kon Tum với diện tích tự nhiên 5.627,5 ha; dân số 1.456 với 217 hộ dân, có dân tộc anh em sinh sống Vị trí địa lý: Tọa độ: 14°56′26″B 108°14′4″ĐTọa độ: 14°56′26″B 108°14′4″Đ TRỤ SỞ HĐND – UBND XÃ ĐĂK NÊN Ảnh: Trụ sở Ủy Ban nhân dân xã Đăk Nên – Huyện Kon PLông – Tỉnh Kon Tum Phía Đơng giáp với xã Măng Bút Phía Tây giáp với Tỉnh Quãng Ngãi Phía Nam giáp với Tỉnh Quảng Nam Phía Bắc giáp với huyện Tu Mơ Rông + Nông nghiệp: Chỉ đạo nhân dân tập trung thu hoạch vụ đông xuân năm 2015 2016 Tổng diện tích gieo trồng 563,9/716,0 ha, đạt 78,75% KH Trong đó: Lúa năm 335,0/377,5ha, 88,74%KH + Lâm nghiệp: Cơng tác quản lý bảo vệ rừng, phịng cháy, chữa cháy rừng đƣợc tăng cƣờng, góp phần quan trọng vào việc hạn chế tình trạng xâm hại tài nguyên rừng Trong năm 2016 địa bàn xã không xảy tình trạng chặt phá rừng làm nƣơng rẫy khai thác vận chuyển gỗ trái phép Chỉ đạo hƣớng dẫn, vận động nhân dân tích cực chuẩn bị đất để tiến hành trồng Bời lời, Keo lai Ủy ban nhân dân dang làm thủ tục để cấp tiền dịch vụ môi trƣờng rừng năm 2016 cho nhân dân đƣợc thụ hƣởng + Cơ sở Hạ tầng – Xây dựng Nông thôn mới: Chỉ đạo triển khai thực quy hoạch xây dựng Nông thôn thực theo Quyết định 491/QĐ-TTg, ngày 16/4/2009 Thủ tƣớng Chính phủ - Triển khai thực nghiêm túc Quyết định số 76/QĐ-UBND, ngày 14/2/2014 Ủy ban nhân dân huyện Về việc phê duyệt danh mục cơng trình thực theo Đề án 1091/QĐ-UBND, ngày 25/12/2013 Ủy ban nhân dân tỉnh huyện KonPlông Thông báo Kết luận số 27/TB-UBND, ngày 13/2/2014 Ủy ban nhân dân huyện Hội nghị triển khai thực Đề án 1091/QĐ-UBND, Ủy ban nhân dân tỉnh Tổ chức triển khai thực hồn thành hai tuyến đƣờng nội thơn Đăk Lúp Tu Thôn, đảm bảo tiến độ, chất lƣợng cơng trình Ảnh: Trung tâm Y tế Ủy xã Đăk Nên – Huyện Kon PLông – Tỉnh Kon Tum + Văn hóa-Thơng tin: Tăng cƣờng cơng tác kiểm tra, giám sát đạo thực việc xây dựng thôn, làng, gia đình văn hóa Đẩy mạnh hoạt động văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao Tiếp tục phát động phong trào toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa; Tăng cƣờng cơng tác tun truyền vận động hƣớng dẫn nhân dân Thôn sữa chữa, vệ sinh khn viên nhà Văn hóa cộng đồng + Cơng tác xóa đói giảm nghèo, an sinh xã hội: - Triển khai thực tốt sách hỗ trợ giảm nghèo theo Nghị 30a Chính phủ Phối hợp với ngành liên quan đơn vị đỡ đầu theo Nghị 04 giúp nhân dân xóa đói giảm nghèo nhanh bền vững, đặc biệt hộ đăng ký thoát nghèo năm 2016 + Quốc phòng, An ninh: - Thực tốt cơng tác bảo vệ an ninh trị, trật tự an toàn xã hội địa bàn xã Phát động phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc, phòng chống loại tội phạm Tăng cƣờng cơng tác tuần tra, kiểm sốt địa bàn kiềm chế loại tội phạm + Tƣ pháp: Thƣờng xuyên tổ chức tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật đến tầng lớp nhân dân (đặc biệt văn quy định cơng tác đền bù giải phóng mặt bằng; luật đất đai Luật hôn nhân gia đình ); Đồng thời làm tốt cơng tác chứng thực loại văn giấy tờ thuộc thẩm quyền xã cấp giấy khai sinh, khai tử theo quy định Đƣợc cán thực hiên theo quy định pháp luật, đƣợc nhân dân đánh giá cao Ảnh: Địa điểm chứng thực UBND xã Đăk Nên – Huyện Kon PLông – Tỉnh Kon Tum không thuộc trƣờng hợp quy định Điều 25 Nghị định yêu cầu ngƣời yêu cầu chứng thực ký trƣớc mặt thực chứng thực nhƣ sau: a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định; b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu quan, tổ chức thực chứng thực ghi vào sổ chứng thực Đối với giấy tờ, văn có từ (02) hai trang trở lên ghi lời chứng vào trang cuối, giấy tờ, văn có từ 02 (hai) tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai Đối với trƣờng hợp chứng thực chữ ký phận tiếp nhận trả kết theo chế cửa, cửa liên thơng cơng chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra giấy tờ, nhận thấy ngƣời yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định Khoản Điều đề nghị ngƣời yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực chuyển cho ngƣời có thẩm quyền ký chứng thực Thủ tục chứng thực chữ ký quy định Khoản 1, Điều đƣợc áp dụng trƣờng hợp sau đây: a) Chứng thực chữ ký nhiều ngƣời giấy tờ, văn bản; b) Chứng thực chữ ký ngƣời khai lý lịch cá nhân; c) Chứng thực chữ ký giấy tờ, văn cá nhân tự lập theo quy định pháp luật; d) Chứng thực chữ ký Giấy ủy quyền trƣờng hợp ủy quyền khơng có thù lao, khơng có nghĩa vụ bồi thƣờng bên đƣợc ủy quyền không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản 2.3.2.1 Thủ tục chứng thực chữ ký Cá nhân yêu cầu chứng thực chữ phải xuất trình giấy tờ sau đây: - Chứng minh nhân dân hộ chiếu giấy tờ tuỳ thân khác; - Giấy tờ, văn mà ký vào Ngƣời yêu cầu chứng thực phải ký trƣớc mặt Chủ tịch Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã Chủ tịch Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải ghi rõ ngày, tháng, năm chứng thực, địa điểm chứng thực; số giấy tờ tùy thân ngƣời yêu cầu chứng thực, ngày cấp, nơi cấp, chữ ký giấy tờ, văn chữ ký ngƣời yêu cầu chứng thực; sau ký ghi rõ họ, tên đóng dấu Uỷ ban nhân dân cấp xã 2.3.2.2 Thời hạn chứng thực chữ ký Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực chữ ký thời gian làm việc buổi sang buổi chiều phải đƣợc thực chứng thực buổi làm việc đó; trƣờng hợp cần phải xác minh làm rõ nhân thân ngƣời yêu cầu chứng thực thời hạn đƣợc kéo dài thêm nhƣng không đƣợc 03 ngày làm việc 16 Giấy tờ, văn mà ký Ngƣời thực chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, thấy đủ giấy tờ theo quy định Khoản Điều này, thời điểm chứng thực, ngƣời yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức làm chủ đƣợc hành vi việc chứng thực không thuộc trƣờng hợp quy định Điều 25 Nghị định yêu cầu ngƣời yêu cầu chứng thực ký trƣớc mặt thực chứng thực nhƣ sau: Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định; Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu quan, tổ chức thực chứng thực ghi vào sổ chứng thực Đối với giấy tờ, văn có từ (02) hai trang trở lên ghi lời chứng vào trang cuối, giấy tờ, văn có từ 02 (hai) tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai Đối với trƣờng hợp chứng thực chữ ký phận tiếp nhận trả kết theo chế cửa, cửa liên thơng cơng chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra giấy tờ, nhận thấy ngƣời yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định Khoản Điều đề nghị ngƣời yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực chuyển cho ngƣời có thẩm quyền ký chứng thực Thủ tục chứng thực chữ ký quy định Khoản 1, Điều đƣợc áp dụng trƣờng hợp sau đây: Chứng thực chữ ký nhiều ngƣời giấy tờ, văn bản; Chứng thực chữ ký ngƣời khai lý lịch cá nhân; Chứng thực chữ ký giấy tờ, văn cá nhân tự lập theo quy định pháp luật; Chứng thực chữ ký Giấy ủy quyền trƣờng hợp ủy quyền khơng có thù lao, khơng có nghĩa vụ bồi thƣờng bên đƣợc ủy quyền không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản 2.3.3 Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn thực quyền ngƣời sử dụng đất Trách nhiệm bên giao kết hợp đồng xác lập văn bản: Các bên giao kết hợp đồng xác lập văn phải chịu trách nhiệm về: - Tính hợp pháp giấy tờ xuất trình; - Bảo đảm nguyên tắc giao kết hợp đồng xác lập văn theo quy định pháp luật dân Trách nhiệm Chủ tịch Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn: Khi thực chứng thực Chủ tịch Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn phải chịu trách nhiệm về: Thời điểm, địa điểm chứng thực; Năng lực hành vi dân bên giao kết hợp đồng xác lập văn thời điểm chứng thực; - Nội dung thoả thuận bên giao kết hợp đồng nội dung văn không vi phạm điều cấm pháp luật, không trái đạo đức xã hội; - Chữ ký bên giao kết hợp đồng xác lập văn Việc chứng thực hợp đồng, văn đƣợc thực hai trƣờng hợp: + Chứng thực hợp đồng đƣợc soạn thảo sẵn; + Chứng thực hợp đồng, văn ngƣời thực chứng thực soạn thảo giúp 17 2.3.3.1 Chứng thực hợp đồng, văn đƣợc soạn thảo sẵn - Thủ tục chứng thực Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm: Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn Bản Giấy chứng minh nhân dân Hộ chiếu; giấy tờ chứng minh thẩm quyền ngƣời đại diện (nếu ngƣời đại diện); Ngoài giấy tờ nêu trên, tùy vào trƣờng hợp cụ thể mà hồ sơ u câu chứng thực cịn có thêm giấy tờ sau đây: Bản Sổ hộ trƣờng hợp nhận chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp nhận chuyển nhƣợng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất ở, đất nông nghiệp phân khu bảo vệ nghiêm ngặt, phân khu phục hồi sinh thái thuộc rừng đặc dụng, khu vực rừng phòng hộ; Đơn xin tách thửa, hợp trƣờng hợp thực quyền ngƣời sử dụng đất phần để; Bản Giấy chứng tử ngƣời để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ ngƣời để lại di sản ngƣời đƣợc hƣởng di sản, ngƣời đƣợc hƣởng di sản theo pháp luật; Bản Di chúc, Giấy chứng tử ngƣời để lại di sản, ngƣời đƣợc hƣởng di sản theo di chúc mà di chúc khơng xác định rõ phần di sản đƣợc hƣởng ngƣời; Bản Giấy chứng tử ngƣời để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ ngƣời để lại di sản ngƣời đƣợc hƣởng di sản mà ngƣời nhận thừa kế ngƣời nhất; Văn xác nhận tiền sử dụng đất, tiền nhận chuyển nhƣợng quyền sử dụng đất trả khơng có nguồn gốc từ ngân sách nhà nƣớc trƣờng hợp bên có quyền sử dụng đất tổ chức kinh tế đƣợc Nhà nƣớc giao đất có thu tiền sử dụng đất; tổ chức kinh tế đƣợc Nhà nƣớc cho thuê đất trả tiền thuê đất hàng năm mà trả trƣớc tiền thuê đất hàng năm cho nhiều năm; tổ chức kinh tế đƣợc Nhà nƣớc cho thuê đất trƣớc ngày 01 tháng năm 2004 mà trả tiền thuê đất cho thời gian thuê trả trƣớc tiền thuê đất cho nhiều năm mà thời hạn thuê đất đƣợc trả tiền cịn lại năm; Bản giấy phép xây dựng dự án đầu tƣ đƣợc quan nhà nƣớc có thẩm quyền phê duyệt trƣờng hợp chấp tài sản hình thành tƣơng lai mà theo quy định pháp luật tài sản phải đƣợc cấp phép xây dựng phải lập dự án đầu tƣ Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn khơng đƣợc địi hỏi ngƣời yêu cầu chứng thực nộp thêm giấy tờ giấy tờ hồ sơ yêu cầu chứng thực nêu - Trình tự chứng thực 18 Ngƣời yêu cầu chứng thực nộp (01) hồ sơ yêu cầu chứng thực xuất trình giấy tờ nộp để đối chiếu; cán tƣ pháp - hộ tịch xã, thị trấn tiếp nhận kiểm tra hồ sơ yêu cầu chứng thực Trƣờng hợp ngƣời có bất động sản khơng có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nhƣng có loại giấy tờ quyền sử dụng đất quy định khoản 1, Điều 50 Luật Đất đai có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mà trạng sử dụng đất biến động so với nội dung ghi Giấy chứng nhận quyền sử đụng đất cán địa xã, phƣờng, thị trấn phải xác nhận thông tin đất Nếu hồ sơ không hợp lệ giải yêu cầu chứng thực mà phát ngƣời có bất động sản không đủ điều kiện thực quyền ngƣời có bất động sản theo quy định pháp luật cán tú pháp - hộ tịch xã thị trấn trả lại hồ sơ thông báo rõ lý văn cho ngƣời yêu cầu chứng thực Trƣờng hợp chứng thực văn phân chia tài sản thừa kế, văn nhận tài sản thừa kế thời hạn niêm yết từ 15 đến 30 ngày việc phân chia tài sản thừa kế, nhận tài sản thừa kế khơng tính vào thời hạn chứng thực Việc chứng thực hợp đồng, văn bất động sản đƣợc thực ngày nhận hồ sơ; nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau ba (03) chiều việc chứng thực đƣợc thực chậm ngày làm việc tiếp theo; trƣờng hợp hợp đồng, văn có tình tiết phức tạp thời hạn chứng thực không ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ Việc thu, nộp, quản lý sử dụng phí lệ phí chứng thực Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực theo quy định pháp luật phí, lệ phí - Ký chứng thực Trong trƣờng hợp hợp đồng đƣợc sửa đổi, bổ sung, trƣớc ký, ngƣời yêu cầu chứng thực phải tự đọc lại hợp đồng ngƣời thực chứng thực đọc cho họ nghe Nếu họ đồng ý toàn nội dung ghi họp đồng ký tắt vào trang hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ; sau ngƣời thực cơng chứng, chứng thực ký tắt vào trang hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ đóng dấu vào hợp đồng Văn chứng thực có từ hai trang trở lên trang phải đƣợc đánh số thứ tự, có chữ ký tắt ngƣời yêu cầu chứng thực ngƣời thực chứng thực, riêng trang cuối phải có chữ ký đầy đủ; số lƣợng trang phải đƣợc ghi vào cuối văn bản; văn chứng thực có từ hai tờ trở lên phải đƣợc đóng dấu giáp lai Việc điểm đƣợc thay cho việc ký giấy tờ yêu cầu chứng thực, ngƣời yêu cầu chứng thực không ký đƣợc khuyết tật khơng biết ký Việc điểm đƣợc thực đồng thời với việc ký trƣờng hợp sau đây: + Theo đề nghị ngƣời yêu cầu chứng thực; + Theo yêu cầu ngƣời thực chứng thực, xem xét giấy tờ xuất trình, xét thấy chƣa rõ ràng nhận dạng ngƣời yêu cầu chứng thực; ngƣời yêu cầu chứng thực ký xét thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho ngƣời yêu cầu chứng thực 19 Khi điểm chỉ, ngƣời yêu cầu chứng thực sử dụng ngón trỏ phải; khơng thể điểm ngón trỏ phải, điểm ngón trỏ trái; trƣờng hợp khơng thể điểm hai ngón trỏ đó, điểm ngón khác; sau điểm phải ghi rõ việc điểm ngón nào, bàn tay Hƣớng dẫn nêu đƣợc áp dụng việc điểm ngƣời làm chứng Hồ sơ chứng thực bao gồm: Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản, văn chứng thực, kèm theo chụp giấy tờ mà ngƣời yêu cầu chứng thực xuất trình giấy tờ xác minh giấy tờ liên quan khác, có Mỗi hồ sớ phải đƣợc đánh số theo thứ tự thời giản phù hợp với việc ghi Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch, bảo đảm dễ tra cứu - Chứng thực trụ sở làm việc: Việc chứng thực phải đƣợc thực trụ sở quan chứng thực, trừ trƣờng hợp sau đƣợc thực trụ sở: việc chứng thực hợp đồng, giao dịch chữ ký ngƣời bị tạm giam thi hành án phạt tù, ngƣời bị bại liệt, ngƣời già yếu khơng thể lại đƣợc có lý đáng khác khơng thể đến trụ sở quan chứng thực Đối với trƣờng hợp phải ghi địa điểm chứng thực; riêng việc chứng thực đƣợc thực ngồi làm việc phải ghi thêm giờ, phút mà ngƣời thực chứng thực ký vào văn chứng thực - Việc sửa lỗi kỹ thuật Theo yêu cầu bên giao kết hợp đồng, ngƣời thực chứng thực đƣợc sửa lỗi kỹ thuật hợp đồng đƣợc chứng thực mà chƣa đƣợc thực hiện, với điều kiện việc sửa khơng ảnh hƣởng đến quyền nghĩa vụ bên giao kết Lỗi kỹ thuật lỗi sai sót ghi chép, đánh máy, in ấn văn chứng thực Để xác định lỗi kỹ thuật, ngƣời thực chứng thực có trách nhiệm đối chiếu lỗi cần sửa với giấy tờ hồ sơ chứng thực Khi sửa lỗi kỹ thuật, ngƣời thực chứng thực gạch chân chỗ cần sửa, sau ghi chú, dấu số đƣợc sửa vào bên lề kèm theo chữ ký đóng dấu quan Ngƣời thực việc sửa lỗi kỹ thuật văn chứng thực phải ngƣời thực việc chứng thực Trong trƣờng hợp ngƣời thực việc chứng thực khơng cịn làm cơng tác ngƣời đứng đầu quan có trách nhiệm thực việc sửa lỗi kỹ thuật 2.3.3.2 Chứng thực hợp đồng, văn ngƣời thực chứng thực soạn thảo giúp Ngƣời yêu cầu chứng thực đề nghị ngƣời thực chứng thực soạn thảo hợp đồng Ngƣời yêu cầu chứng thực nêu nội dung hợp đồng trƣớc ngƣời thực chứng thực Ngƣời thực chứng thực phải ghi chép lại đầy đủ nội dung mà ngƣời yêu cầu chứng thực nêu; việc ghi chép viết tay, đánh máy đánh vi tính, 20 nhƣng phải bảo đảm nội dung ngƣời yêu cầu chứng thực nêu; nội dung tuyên bố không trái pháp luật, đạo đức xã hội ngƣời thực chứng thực soạn thảo hợp đồng - Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng Đối với hợp đồng đƣợc chứng thực việc sửa đổi, bổ sung phần tồn hợp đồng phải đƣợc chứng thực việc chứng thực đƣợc thực quan nhà nƣớc có thẩm quyền chứng thực nào, trừ trƣờng hợp việc công chứng hợp đồng liên quan đến bất động sản thuộc thẩm quyền địa hạt Phịng Cơng chứng Vấn đề đƣợc áp dụng việc huỷ bỏ hợp đồng, bên giao kết yêu cầu chứng thực việc huỷ bở họp đồng - Chế độ lƣu trữ; Hồ sơ chứng thực phải đƣợc bảo quản chặt chẽ, lƣu trữ lâu dài Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi thực chứng thực Uỷ ban nhân dân xã, phải thực biện pháp an tồn, phịng chống cháy, ẩm ƣớt, mối, mọt Ngƣời thực chứng thực phải giữ bí mật nội dung chứng thực thơng tin có liên quan đến việc chứng thực, trừ trƣờng hợp quan nhà nƣớc có thẩm quyền yêu cầu văn việc cung cấp hồ sơ chứng thực phục vụ cho việc kiểm tra, tra, điều tra, truy tố, xét xử liên quan đến việc chứng thực, quan nhà nƣớc có thẩm quyền chứng thực có trách nhiệm cung cấp văn chứng thực giấy tờ khác có liên quan Việc đối chiếu văn chứng thực với đƣợc thực quan nhà nƣớc có thẩm quyền chứng thực nơi lƣu trữ hồ sơ - Chế độ báo cáo Uỷ ban nhân dân xã phải thực nghiêm túc chế độ báo cáo, thống kê số liệu chứng thực định kỳ tháng hàng năm Nội dung báo cáo phải thể đầy đủ tình hình tổ chức, sở vật chất, phƣơng tiện làm việc kết hoạt động chứng thực địa phƣơng mình, đồng thời nêu rõ khó khăn, vƣớng mắc phát sinh kiến nghị (nếu có) Kèm theo báo cáo có biểu thống kê số liệu chứng thực Số liệu thống kê kèm theo báo cáo tháng đƣợc tính từ ngày 01 tháng 10 năm trƣớc đến hết ngày 31 tháng năm báo cáo; số liệu thống kê kèm theo báo cáo hàng năm đƣợc tính từ ngày 01 tháng 10 năm trƣớc đến hết ngày 30 tháng năm báo cáo - Giải khiếu nại Ngƣời yêu cầu chứng thực có quyền khiếu nại việc từ chối chứng thực không với quy định pháp luật Thẩm quyền thời hạn giải khiếu nại Uỷ ban nhân dân xã nhƣ sau: 21 + Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn giải khiếu nại lần đầu việc từ chối chứng thực thuộc thẩm quyền Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thời hạn không ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải khiếu nại + Ngƣời yêu cầu chứng thức không đồng ý với việc giải khiếu nại Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn, có quyền khiếu nại tiếp lên Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, huyện Kon PLông thuộc tỉnh Trong trƣờng hợp khiếu nại tiếp, ngƣời yêu cầu chứng thực phải gửi đơn kèm theo định giải khiếu nại Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn tài liệu liên quan (nếu có) đến Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh + Trong thời hạn không 10 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải tiếp đơn khiếu nại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh phải giải thông báo văn cho ngƣời khiếu nại Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn giải khiếu nại trƣớc biết Ngƣời u cầu chứng thực khơng đồng ý với giải khiếu nại Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có quyền khiếu nại tiếp lên Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thành phố trực thuộc trung ƣơng Trong trƣờng hợp này, ngƣời khiếu nại phải gửi đơn kèm theo định giải khiếu nại Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, xã, phƣờng, thị trấn tài liệu liên quan (nếu có) đến Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng Trong thời hạn không 20 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải tiếp đơn khiếu nại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng phải giải thông báo văn cho ngƣời khiếu nại Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, xã, thị trấn giải khiếu nại trƣớc biết Quyết định giải khiếu nại Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng định cuối Kết luận chƣơng Trong công tác chứng thực loại văn bản, hợp đồng, chữ ký phải đảm bảo tính xác Đúng theo quy định pháp luật chứng thực Nghị định 23 ngày 16 tháng năm 2016 quy định rõ công tác chứng thực loại văn bản, hợp đồng, chứng thực từ sang chính, Chứng thực hợp đồng, văn đƣợc soạn thảo sẵn Nhằm mục đích đáp ứng đƣợc nhu cầu nguyện vọng ngƣời tham gia chứng thực, đem đến công tác chứng thực khoa học Tránh tình trạng sai sói, giả mạo cơng tác chứng thực Đáp ứng đƣợc nhu cầu nguyện vong giai đoạn năm UBND cấp xã phải tiếp tục trì, phát huy hình thức giao ban định kỳ với UBND cấp xã công tác tƣ pháp Ban hành kế hoạch kiểm tra công tác tƣ pháp cấp xã hàng năm chủ động tăng cƣờng công tác kiểm tra, hƣớng dẫn nghiệp vụ UBND cấp huyện công tác đăng ký hộ tịch cấp xã nhằm kịp thời phát hiện, chấn chỉnh xử lý hành vi vi phạm từ phía ngƣời đăng ký ngƣời thực công tác chứng thực 22 CHƢƠNG 3: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC TẠI XÃ ĐĂK NÊN HUYỆN KON PLÔNG – TỈNH KON TUM 3.1 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ ĐĂK NÊN Trong năm qua, hoạt động chứng thực thể vai trò quan trọng đời sống kinh tế xã Hội đất nƣớc, góp phần thúc đẩy kinh tế, đảm bảo an toàn pháp lý cho giao dịch dân sự, tinh tế tổ chức cá nhân ngồi nƣớc Luật cơng chứng có hiệu lực ngày 29/11/2006 Luật cơng chứng có số điểm nhƣ tách chức chứng thực khỏi chức công chứng Giao việc chứng thực, xác nhận chữ ký cho UBND cấp xã đƣợc thực theo nghị định 79/2007/ NĐ-CP Nghị Định 79/2007/NĐ-CP đời thể tinh thần cải cách hành cách mạnh mẽ đáp ứng đƣợc mong mỏi nhân dân vấn đề Đặc biệt ngày 16 tháng 02 năm 2015, Chính phủ ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch gồm 05 chƣơng, 49 điều, phụ lục biểu mẫu Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thay Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2007 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký; Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 20 tháng 01 năm 2012 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Điều Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2007 cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký; Điều Nghị định số 06/2012/NĐ-CP ngày 02 tháng 02 năm 2012 Chính phủ sửa đổi Nghị định hộ tịch, nhân gia đình chứng thực; quy định chứng thực hợp đồng, giao dịch Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 Chính phủ cơng chứng, chứng thực Nghị định quy định thẩm quyền, thủ tục cấp từ sổ gốc; chứng thực từ chính; chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng, giao dịch; giá trị pháp lý đƣợc cấp từ sổ gốc, đƣợc chứng thực từ chính, chữ ký đƣợc chứng thực hợp đồng, giao dịch đƣợc chứng thực; quản lý nhà nƣớc chứng thực Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch Nghị định đƣợc đƣa UBND cấp xã, nhiên nơi có cách thực khác nhau, cách làm khác nhau, nhƣng dựa mục tiêu chung xác theo quy định pháp luật 3.1.1 Thực trạng cấp từ sổ gốc UBND Xã Đăk Nên quan lƣu trữ sổ hộ tịch, thực việc cấp giấy tờ hộ tịch Vì sổ hộ tịch đƣợc lƣu trữ hai cấp UBND Huyện Kon PLông cấp xã Khi tiếp nhận yêu cầu cấp từ sổ gốc theo quy định pháp luật phải thực thời hạn cấp ngày tiếp nhận yêu cầu Trên thực tế UBND Xã Đăk Nên việc cấp từ sổ gốc đƣợc thực theo 23 quy định pháp luật Cán tƣ pháp đảm bảo đƣợc nhiệm vụ Tuy nhiên bên cạnh mặt đạt đƣợc đơi lúc cịn nhũng vƣớng mắc thực tế có Chủ Tịch phó Chủ Tịch UBND xã bận họp khơng có mặt trụ sở làm việc để ký giấy tờ hộ tịch tƣ pháp xã thực tiếp nhận nên giải yêu cầu ngƣời dân đƣợc mà phải hẹn lại sang ngày hôm sau giải Bên cạnh đội ngũ cán Tƣ pháp xã có 03 ngƣời, 01 ngƣời học nâng cao trình độ nên có lúc khơng thể giải kịp thời đƣợc công việc hàng ngày để đáp ứng kịp thời nguyện vọng nhân dân Đối với yêu cầu đƣợc gửi qua đƣờng bƣu điện chậm - ngày làm việc, kể từ ngày nhận đƣợc yêu cầu quan tổ chức tiếp nhận sao, phải gửi cho ngƣời yêu cầu Trên thực tế hoạt động UBND Xã Đăk Nên nên có u cầu đƣợc cấp thời hạn theo quy định pháp luật 3.1.2 Thực trạng chứng thực từ Theo quy định pháp luật UBND xã, phƣờng, thị trấn chứng thực từ giấy tờ tiếng tiếng việt văn song ngữ Tại UBND Xã Đăk Nên, công tác chứng thực đƣợc thực cách trung thực, khách quan, xác đáp ứng đủ số lƣợng theo yêu cầu ngƣời yêu cầu chứng thự Hiện lời chứng đƣợc khắc dấu nên việc chứng thực đƣợc thực nhanh chóng dễ dàng hơn, đảm bảo đƣợc thời gian hình thức, Theo quy định việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực từ thời gian làm việc buổi sáng buổi chiều phải đƣợc thực chứng thực buổi làm việc Nhìn chung UBND Xã Đăk Nên thực tốt quy định nhiên số trƣờng hợp để lại sang ngày hôm sau thực chất UBND xã, Chủ Tịch phó Chủ Tịch ký giấy tờ thƣờng cơng tác, họp, học nên yêu cầu chứng thực ngƣời dân phải gác lại ngày hôm sau Điều không đảm bảo đƣợc quy định pháp luật Theo quy định pháp luật cán tiếp dân phải mang thẻ cán vấn đề UBND Xã Đăk Nên đƣợc thực tốt Cán tƣ pháp hộ tịch tiếp dân mang thẻ cán bộ, điều đảm bảo quy định pháp luật Thực tế công tác chứng thực từ cơng tác chiếm số lƣợng u cầu nhiều giấy tờ, văn chứng thực đa dạng Trong cơng tác chứng thực cán tƣ pháp thể tinh thần trách nhiệm cao, khách quan, trung thực, xác Bên cạnh cán tƣ pháp hộ tịch phải đảm nhiệm tới 15 công việc hộ tịch, Nghị Định 79/2007/NĐ-CP đời cán Tƣ pháp phải đảm nhiệm thêm công tác chứng thực, cơng việc thật q tải cán tƣ pháp, chƣa nói tầm Tại UBND Xã Đăk Nên, công tác chứng thực đảm bảo thực theo yêu cầu ngƣời dân thời gian, trình tự theo pháp luật, điều đáng biểu dƣơng Cần có biểu dƣơng để cán phấn đấu thực thời gian 3.1.3 Thực trạng chứng thực chữ ký Chứng thực chữ ký công tác mà ngƣời dân yêu cầu quan tƣ pháp chứng thực chữ ký họ với văn bản, giấy tờ mà họ yêu cầu đƣợc chứng thực Tại UBND Xã Đăk Nên, công tác đƣợc cán Tƣ pháp thực việc chứng thực đảm 24 bảo quy định pháp luật Các cá nhân đến yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình CMND, giấy tờ tùy thân giấy tờ văn ký vào Ngƣời yêu cầu chứng thực phải ký trƣớc mặt ngƣời thực chứng thực Trong công tác UBND Xã Đăk Nên cán Tƣ pháp thực việc chứng thực ghi rõ ngày, tháng, năm chứng thực, địa điểm chứng thực, số giấy tờ tùy thân ngƣời yêu cầu chứng thực Về vấn đề chứng thực chữ ký ngƣời nƣớc ngồi chƣa có trƣờng hợp thực Xã Thanh Xuân Tại UBND Xã Đăk Nên thực thời hạn chứng thực cán tƣ pháp tiếp nhận yêu cầu chứng thực vào buổi đƣợc thực chứng thực buổi Đối với số trƣờng hợp cần phải xác minh nhân thân ngƣời yêu cầu chứng thực, cán Tƣ pháp hẹn lại thời hạn chứng thực nhƣng không ba ngày làm việc Trong trƣờng hợp ngƣời yêu cầu chứng thực chữ ký nhƣng lý khơng thể ký tên thực chứng thực điểm Riêng trƣờng hợp ngƣời chứng thực chữ ký già yếu hay bệnh tật phụ nữ sinh con, đến trụ sở UBND Xã Đăk Nên để thực việc chứng thực cán tƣ pháp thị trấn đến tận địa ngƣời yêu cầu để tiến hành cộng tác chứng thực chữ ký Nhƣ công tác địa bàn thị trấn đƣợc thực nghiêm túc, khách quan * Sơ đồ đánh giá kết chứng thực UBND xã Đăk Nên – huyện Kon Plông năm qua từ năm 2013 đến 2016 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 CT từ BC CT Chữ Ký CT Hợp đồng Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 SƠ ĐỒ 2: ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CHỨNG THỰC TẠI UNDX ĐĂK NÊN 25 * Đánh giá việc thực Chứng thực xã Đăk Nên năm qua từ năm 2013 – 2016 + Hoạt động chức thực xã Đăk Nên phù hợp đáp ứng đƣợc nhu cầu nguyện vọng nhân dân địa bàn xã Đăk Nên Số lƣợng cán chứng thực 03 ngƣời đáp ƣng đƣợc nhu cầu ngƣời dân tham gia chứng thực (Không qúa tải) Theo biểu đồ ta thấy loại chứng thực xã Đăk Nên tăng qua năm phận chứng thực có chun mơn, nhanh nhẹn Đáp ứng đƣợc nhu cầu ngƣời dân 3.1.4 Kết đạt đƣợc Trong năm qua, với trình đổi mới, phát triển đất nƣớc, hoạt động chứng thực Xã Đăk Nên có thay đổi Hoạt động chứng thực đƣợc hình thành ngày hồn thiện, tác động tích cực phát triển kinh tế xã hội Trên sở chấp hành văn pháp luật Trung ƣơng ban hành quy định, hƣớng dẫn công tác chứng thực, UBND Xã Đăk Nên xây dựng, bƣớc hoàn thiện thể chế tiếp tục đạo, quản lý nhà nƣớc công tác chứng thực, tổ chức thực Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch Bên cạnh đó, cơng tác tun truyền, phổ biến pháp luật pháp luật chứng thực, văn pháp luật khác liên quan chứng thực đƣợc quan tâm Để pháp luật chứng thực đƣợc tuyên truyền, phổ biến với nhiều hình thức phong phú, đa dạng, với nhiều hình thức tuyên truyền theo chiều rộng, lẫn chiều sâu, nội dung cần truyền tải đến đƣợc với ngƣời dân, UBND Xã Đăk Nên đạo phận Tƣ pháp với vai trò tham mƣu trực tiếp nhiệm vụ quản lý nhà nƣớc công tác chứng thực, chủ động triển khai thực cụ thể, kết tuyên truyền Nghị định 75/2000/NĐ- CP Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Nghị định 04/2012, Thông tƣ liên tịch số 04/2006/TTLT-BTPBTNMT, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch Về tổ chức máy làm công tác quản lý thực chứng thực ngày đƣợc kiện toàn UBND Xã Đăk Nên bố trí 03 cán Tƣ pháp - Hộ tịch 01 cán văn phòng - Thống kê trực tiếp thực việc tiếp nhận hồ sơ Bộ phận cửa UBND xã trình lãnh đạo ký chứng thực Mặt khác, hoạt động chứng thực góp phần đáng kể vào đời sống kinh tế - xã hội, thúc đẩy phát triển kinh tế thị trƣờng định hƣớng xã hội chủ nghĩa, bảo đảm an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch tổ chức, cá nhân có nhu cầu chứng thực, góp phần tăng cƣờng hiệu lực, hiệu quản lý nhà nƣớc hoạt động chứng thực địa bàn xã Đăk Nên 26 3.2 ĐÁNH GIÁ CHUNG 3.2.1 Ƣu điểm Về cán Tƣ pháp UBND Xã Đăk Nên làm việc nhiệt tình có tinh thần trách nhiệm cao Lãnh đạo UBND xã quan tâm giúp đỡ tạo điều kiện cho cán Tƣ pháp hồn thành cơng việc Ở UBND Xã Đăk Nên cơng tác tun truyền phổ biến giáo dục pháp luật đƣợc thực tốt nên ngƣời dân nắm bắt đƣợc nhanh chóng quy định pháp luật - Lãnh đạo UBND Xã Đăk Nên nắm bắt kịp thời tâm tƣ nguyên vọng nhân dân - Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đời thể tinh thần cải cách hành lãnh vực tƣ pháp, đáp ứng nhu cầu cấp thiết nhân dân xã, phƣờng, thị trấn Theo quy đỉnh Nghị định ngƣời yêu cầu chứng thực đến trụ sở UBND cấp xã toàn quốc để yêu cầu chứng thực sao, chứng thực chữ ký Nghị Định mạnh dạn xóa bỏ lệ thuộc hoạt động chứng thực mối quan hệ với hộ Ngƣời dân đến quan lƣu trữ sổ gốc để yêu cầu cấp lại cho Nghị định đơn giản hóa việc xuất trình giấy tờ, rút ngắn thời gian giải chứng thực Nghị định cho phép ngƣời dân yêu cầu quan tổ chức cấp từ sổ gốc, chứng thực từ đƣờng bƣu điện, khơng thiết phải đến quan tổ chức Ngồi phân cấp thẩm quyền tạo điều kiện cho ngƣời dân đến liên hệ công tác giao dịch đƣợc đảm bảo 3.2.2 Hạn chế Theo Quy định Luật Công chứng 2014 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Chính phủ việc cơng chứng sao, chữ ký văn tiếng Việt cấp xã, phƣờng, thị trấn (gọi chung cấp xã) thực Thực Luật Công chứng văn hƣớng dân, năm qua, công tác chứng thực đƣợc cấp uỷ đảng, quyền, ngành hữu quan quan tâm đạo thực nghiêm túc Tuy nhiên hoạt động công chứng chứng thực xã thời gian qua cịn xuất số sai sót nhƣ lĩnh vực chứng thực hợp đồng, bên tham gia giao kết hợp đồng chƣa ghi đầy đủ thông tin nhƣ không ký tắt vào trang hợp đồng; hồ sơ lƣu trữ giấy tờ kèm theo thiếu; việc mở sổ sách theo dõi tuỳ tiện Về nguyên nhân tồn yếu nêu trên, chủ yếu là: việc tiếp nhận hồ sơ, thẩm định, trình ký chứng thực hợp đồng, giao dịch cán địa thực dẫn đến nhiều hợp đồng chứng thực nhƣng không đƣợc ghi vào sổ, không lƣu trữ hồ sơ chứng thực theo quy định; lực, trình độ phận cán làm cơng tác cơng chứng, chứng thực cịn hạn chế; cán làm công tác công chứng, chứng thực đơi mối quan hệ cá nhân cịn nể nên dễ dàng bỏ qua thủ tục quy định pháp luật dẫn đến việc làm sai Một số trƣờng hợp có hiểu biết pháp luật nhƣng chủ quan sức ép từ ngƣời có thẩm quyền Những sai sót từ hoạt động gây số hậu đáng tiếc nhƣ: Xảy tranh chấp hợp đồng nhƣng khơng có sở khó giải quyết; số trƣờng hợp xảy mâu thuẫn, tranh chấp khiếu kiện gây mâu thuẫn, ổn định địa phƣơng 27 - Lãnh đạo xã có lúc đo bận họp định kỳ, đột xuất, giải công việc phát sinh nên có thời gian chƣa thực tốt cơng tác giải hành chính, phải hẹn dân chờ đợi lâu Việc trang bị công cụ hỗ trợ cho phận Tƣ pháp xã, thị trấn để phát giấy tờ giả mạo chƣa đƣợc thực hiện, thực việc chứng thực mắt thƣờng nghiệp vụ cán Tƣ pháp, chƣa đƣợc vi tính hóa - Bộ phận tƣ pháp UBND xã có 03 cơng chức Tƣ pháp - Hộ tịch, công việc chuyên môn nhiều nhu cầu xin việc làm, chứng dạng văn ngƣời dân tăng cao nên đảm bảo giải trả kết hồ sơ ngày làm việc nhƣng đơi lúc cịn để ngƣời dân chờ đợi lâu 3.3 MỘT SỐ QUY ĐỊNH VỀ THẨM QUYỀN, THỦ TỤC CHỨNG THỰC, CÁC CÔNG VIỆC CỤ THỂ CÒN CHƢA PHÙ HỢP - Về chứng thực sao: Theo quy định Nghị định số 04/2012/NĐ-CP, Phịng Tƣ pháp có thẩm quyền chứng thực từ giấy tờ, văn tiếng Việt, tiếng nƣớc ngồi song ngữ, cịn Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực từ giấy tờ, văn tiếng Việt Quy định gây tình trạng tải Phòng Tƣ pháp, nay, nhiều giấy tờ, văn đƣợc cấp dƣới dạng song ngữ Để giải vấn đề này, việc phân định lại thẩm quyền chứng thực Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã cách hợp lý cần thiết Hiện nay, quy định chứng thực số trƣờng hợp chƣa rõ ràng, dẫn đến tùy tiện áp dụng, cụ thể nhƣ: Đối với việc chứng thực từ hết hiệu lực pháp luật, chứng thực từ “phó bản”… pháp luật chƣa có quy định cụ thể có đƣợc chứng thực từ giấy tờ thuộc trƣờng hợp hay khơng, gây tình trạng khơng thống áp dụng (có quan tiếp nhận chứng thực từ “bản chính” này, có quan lại từ chối) Bên cạnh đó, quan có thẩm quyền nƣớc ngồi cấp có cần phải hợp pháp hóa lãnh trƣớc chứng thực từ hay khơng; giấy tờ, văn tiếng nƣớc ngồi có cần phải dịch sang tiếng Việt trƣớc thực chứng thực hay khơng, chƣa có quy định cụ thể Đặc biệt, tình trạng lạm dụng có chứng thực ngày trở nên phổ biến, gây phiền hà cho ngƣời dân, lãng phí cho xã hội Mặc dù khoản Điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định quan, tổ chức tiếp nhận khơng có chứng thực có quyền u cầu đƣơng xuất trình để đối chiếu, song quy định không phát huy đƣợc hiệu thực tế, quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ không tự nguyện áp dụng quy định Do đó, cần có quy định chặt chẽ, cụ thể việc quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ phải tự tổ chức đối chiếu với chính, khơng đƣợc u cầu nộp có chứng thực (trừ trƣờng hợp đƣợc gửi qua hệ thống bƣu chính) để khắc phục tình trạng - Về chứng thực hợp đồng, giao dịch: 28 Trên thực tế, việc giao cho Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã chứng thực hợp đồng, giao dịch tiềm ẩn nhiều rủi ro, nhiều cán chứng thực chƣa đƣợc đào tạo chuyên ngành luật, mặt khác cán chứng thực bị phân tán công việc quản lý nhà nƣớc, hợp đồng, giao dịch (đặc biệt hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản) loại việc phức tạp, có giá trị lớn, dễ nảy sinh tranh chấp, đòi hỏi chuyên nghiệp ngƣời thực chứng thực Do đó, cần quy định tách bạch trình tự, thủ tục chứng thực giá trị pháp lý văn chứng thực với trình tự, thủ tục công chứng giá trị pháp lý văn công chứng, để ngƣời dân thực quyền tự định đoạt tự chịu trách nhiệm quyền, lợi ích hợp pháp 3.4 MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI THỰC TRẠNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ ĐẮK NÊN Khi Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đƣợc triển khai thực UBND Xã Đăk Nên công việc cán Tƣ pháp trở nên tải, cán Tƣ pháp nhận biết đƣợc văn bản, giấy tờ giả mạo hay cấp sai thẩm quyền Đối với vấn đề cần ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý để việc lƣu trữ kiểm tra liệu đƣợc thực nhanh chóng, an tồn, có khoa học Để nâng cao hiệu công tác chứng thực, đáp ứng nhu cầu nhân dân; bảo đảm tính an tồn pháp lý giao dịch tổ chức cá nhân cần thực tốt số giải pháp sau: Một là, nâng cao vai trị, trách nhiệm cấp uỷ đảng, quyền cấp sở đạo tổ chức thực nhiệm vụ công chứng, chứng thực nhƣ thực tốt Luật công chứng Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Hai là, cần rà soát , đánh giá hoạt động đội ngũ cán bộ, công chức tƣ pháp đề từ có xếp bố trí cán làm công tác công chứng chứng thực phù hợp với lực, trình độ, tiêu chuẩn theo hƣớng dẫn văn cấp Ba là, đẩy mạnh việc tuyên truyền, phổ biến GDPL chứng thực đến đông đảo tầng lớp nhân dân với nhiều hình thức thiết thực nhƣ: Tun truyền thơng qua hoạt động Câu lạc pháp luật buổi sinh hoạt tổ chức đoàn thể nhƣ: Đồn niên, Hội Nơng dân, Hội Cựu chiến binh, Hội Phụ nữ Thực niêm yết công khai trụ sở UBND xã thủ tục từ trình tự công chứng, chứng thực để nhân dân đƣợc biết để tiện theo dõi, giám sát thực theo quy định Bốn là, tăng cƣờng tập huấn, bồi dƣỡng chuyên môn công tác chứng thực cho cán làm công tác công chứng, chứng thực gắn với làm tốt công tác tra, kiểm tra để phát huy mặt tích cực, việc làm hay để nhân rộng, đồng thời kịp uốn nắn, khắc phục sai phạm Phòng Tƣ pháp cần tăng cƣờng công tác tra, kiểm tra chuyên ngành việc chứng thực UBND cấp xã để kịp thời chấn chỉnh, uốn nắn sai sót Năm là, UBND xã thực tốt việc thu lệ phí chứng thực theo quy định hành dành kinh phí hợp lý để tăng cƣờng sở vật chất phục cụ có hiệu cho nhiệm vụ cơng chứng, chứng thực Có chế độ đãi ngộ động viên, khen thƣởng kịp thời cán trực tiếp thực công tác chứng thực có thành tích 29 KẾT LUẬN CHƢƠNG Trong q trình thực chứng thực cịn khó khăn định nhƣ: Văn pháp luật quy định chứng thực chƣa điều chỉnh toàn diện thực tiễn, có nhiều nội dung chƣa quy định quy định chƣa phù hợp, số địa phƣơng có 01 cơng chức tƣ pháp hộ tịch, thực nhiệm vụ chứng thực kiêm nhiệm nên ảnh hƣởng không nhỏ tới chất lƣợng, hiệu hoạt động sở Do việc phát giấy tờ văn yêu cầu chứng thực mắt thƣờng gặp nhiều khó khăn việc giả mạo giấy tờ, văn ngày tinh vi, đại… Việc lƣu trữ hồ sơ thiếu khoa học xảy Mặt khác đội ngũ công chức làm chứng thực khơng ổn định, lâu dài, thƣờng xun có thay đổi qua kỳ đại hội; cán hợp đồng thực công tác chứng thực chƣa đƣợc đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, không ổn định tổ chức Cơ sở hạ tầng, sở vật chất phục vụ hoạt động chứng thực cịn nhiều khó khăn, đặc biệt cấp xã: Tình trạng thiếu máy photocoppy có nhƣng khơng đảm bảo chất lƣợng phổ biến; phòng làm việc nhỏ, bàn, ghế làm việc thiếu; Tủ đựng hồ sơ lƣu trữ hạn chế… khó khăn cho cơng tác tra cứu, kiểm tra, tra theo quy định Trình độ dân trí chƣa đồng đều, có nơi cịn có hạn chế, dẫn đến nhận thức hành vi không với quy định pháp luật thực hoạt động chứng thực (sửa chữa, tẩy xóa chính, u cầu chứng thực giấy tờ, văn không quy định; yêu cầu chứng thực chữ ký vắng mặt…) Công tác tập huấn, bồi dƣỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán cấp huyện cấp xã số địa phƣơng chƣa đƣợc chủ động, cịn trơng chờ vào cơng tác tập huấn, bồi dƣỡng tỉnh =>Đoạn để phần khó khăn Uỷ ban nhân dân (UBND) cấp xã quan hành Nhà nƣớc địa phƣơng, thực hoạt động quản lý hành nhà nƣớc lĩnh vực kinh tế, trị, văn hố, xã hội, an ninh quốc phịng, trật tự an tồn xã hội địa phƣơng theo thẩm quyền; đảm bảo cho chủ trƣơng, sách Đảng pháp luật Nhà nƣớc vào sống Hoạt động chứng thực UBND cấp xã có ảnh hƣởng lớn tới tính hiệu chủ trƣơng, sách Đảng pháp luật Nhà nƣớc, có ý nghĩa vô to lớn với việc củng cố phát triển bền vững xã hội, đảm bảo dân chủ nâng cao đời sống nhân dân Việc nghiên cứu hoạt động chứng thực UBND cấp xã, cụ thể UBND xã….là điều cần thiết nhằm nhìn nhận lại kết đạt đƣợc, phát tồn để đề xuất giải pháp khắc phục kịp thời, giúp cho giao dịch nhân dân đƣợc thuận lợi, công tác quản lý nhà nƣớc hiệu quả/ 30 ... xác thực tế trình thực hoạt động UBND xã nơi em thực tập nên em chọn đề tài: " Hoạt động chứng thực UBND xã Đăk Nên Huyện Kon PLông – Tỉnh Kon Tum thực trạng giải pháp" để làm chuyên đề thực. .. CHỨNG THỰC TẠI XÃ ĐĂK NÊN HUYỆN KON PLÔNG – TỈNH KON TUM 23 3.1 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ ĐĂK NÊN 23 3.1.1 Thực trạng cấp từ sổ gốc 23 3.1.2 Thực trạng chứng. .. công chứng chứng thực di chúc 2.2.2 Ngƣời thực chứng thực Uỷ ban nhân dân cấp xã Chủ tịch Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phƣờng, thị trấn thực chứng thực việc nêu đóng dấu Uỷ ban nhân dân cấp xã