Báo cáo kiến tập: Quy trình QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, KIỂM TRA, GIẢI QUYẾT VÀ TRẢ KẾT QUẢ HỒ SƠ CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 4, QUẬN 10, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

chứng thực bản sao từ bản chính, Báo cáo kiến tập: Quy trình QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, KIỂM TRA, GIẢI QUYẾT VÀ TRẢ KẾT QUẢ HỒ SƠ CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 4, QUẬN 10, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BÁO CÁO KIẾN TẬP

Họ và tên sinh viên: NGUYỄN THỊ TUYẾT

TP HỒ CHÍ MINH - NĂM 2019

LỜI CẢM ƠN

Sau quá trình kiến tập tại Uỷ Ban Nhân Dân phường 4quận 10 thành phố Hồ Chí Minh em nhận thức được rằng kiếntập là một trong những nội dung quan trọng trong chương trìnhđào tạo về chuyên ngành học Vì có ý nghĩa quan trọng trongviệc tổ chức vận dụng những lý thuyết vào thực tế của côngviệc tại cơ quan Hành chính Nhà nước

Qua đây chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Nhàtrường các thầy, cô trong khoa đã tạo điều kiện cho chúng em

có cơ hội đi kiến tập, tiếp xúc, tìm hiểu quan sát và làm việctrực tiếp tại các cơ quan Hành chính Nhà nước

Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên hướng dẫntrực tiếp cô đã nhiệt tình, hướng dẫn, chỉ bảo cho em để em

có thể hoàn thành tốt bài báo cáo kiến tập này

Trong quá trình kiến tập tại Phường 4, em xin chân thànhcảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, nhân viên vănphòng và các cô chú trong UBND huyện và đặc biệt gửi lời cảm

ơn sâu sắc đến người hướng dẫn cho e Anh Hải, đã giúp đỡ emhoàn thành đợt kiến tập này

Trong suốt quá trình kiến tập và làm báo cáo, em còn thiếusót do chưa có

nhiều kinh nghiệm và kỹ năng thực tế Do đó, em kínhmong quý thầy, cô thông cảm và tạo điều kiện để bài báo cáođược hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

ỦY BAN NHÂN

DÂN PHƯỜNG 4

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

TP Hồ Chí Minh, ngày tháng 6 năm 2019

GIẤY XÁC NHẬN

AS161075

Trường: Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại Thành phố

Hồ Chí Minh

KS17QLNN1

Đã kiến tập tại: Ủy ban nhân dân Phường 4, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh

Thời gian: từ ngày 17/6/2019 đến ngày 28/6/2019

Đề tài kiến tập: Quy trình tiếp nhận, kiểm tra, giải quyết

và trả kết quả hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính của Uỷ ban nhân dân Phường 4, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh.

Công chức hướng dẫn : Anh Chu Thế Hải

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

STT Nội dung Điể

m

1 Họp đoàn kiến tập theo quy định

2 Có kế hoạch kiến tập, đề cương báo cáo kiến tập

(nộp đề cương trước khi kiến tập)

3 Liên hệ với Trưởng đoàn TT, GVHD, trưởng nhóm

4 Thái độ nghiêm túc đối với cơ quan kiến tập,

GVHD

5 Nộp báo cáo kiến tập đúng thời hạn

1. Đúng thể thức Bìa báo cáo kiến tập (theo quy

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

THANG ĐIỂM ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ KIẾN TẬP

MỤC LỤC

LỜ I MỞ ĐẦ U 1.

I Khái quát về Ủy ban nhân dân Phường 4, Quận 10, TP.HCM 2.

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 2.

1.1 Chức năng 2.

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 3.

2 Cơ cấu tổ chức 3.

3 Nhân sự 5.

II Quá trình kiến tập 5.

1 Mục đích kiến tập 5.

2 Những công việc kiến tập 5.

III Nội dung đề tài kiến tập 6.

1 Đối tượng báo cáo kiến tập 6.

2 Mô tả đối tượng 6.

2.1 Cở sở pháp lý 7.

2.2 Nội dung quy trình chứng thực chữ ký tại Uỷ ban nhân dân Phường 4, Quận 10, TP HCM 7.

3 Nhận xét 13.

IV Kết luận và kiến nghị 14.

1 Kết luận: 14.

2 Kiến nghị với cơ quan kiến tập: 15.

3 Kiến nghị với Học viện: 15.

LỜI MỞ ĐẦU

Kiến tập là một trong các hoạt động quan trọng cần thiếtcho sinh viên khi theo học tại Phân viện Học viện Hành chínhquốc gia thành phố Hồ Chí Minh Kiến tập giúp cho sinh viên sửdụng những lý thuyết đã được học để áp dụng, so sánh trongthực tế ở các cơ quan hành chính nhà nước Từ đó có cái nhìnkhách quan hơn,thiết thực hơn cũng như bổ sung, nâng caonhững kiến thức đã học trên cơ sở hướng dẫn của các cán bộ,công chức, viên chức đang làm việc tại cơ quan, đơn vị

Tại thành phố Hồ Chí Minh, Phường 4 Quận 10 là một trongnhững đơn vị thuộc trung tâm thành phố với số lượng dân cưđông đúc, địa thế thuận lợi, đặc biệt là số lượng cán bộ, côngchức thuộc UBND phường 4 là những người có trình độ chuyênmôn, nghiệp vụ cao, có kinh nghiệm trong việc giải quyết cáccông việc hành chính Chính vì thế mà em chọn UBND phường

4 là nơi kiến tập và học hỏi

Chứng thực bản sao từ bản chính là hoạt động cơ bản để thựchiện tốt hoạt động quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực khác.Quá trình kiến tập em được làm quen và tiếp xúc với công việcsao y chứng thực vì thế em đã chọn cho mình đề tài là “Quytrình tiếp nhận, kiểm tra, giải quyết và trả kết quả hồ sơ chứngthực bản sao từ bản chính của Uỷ ban nhân dân Phường 4,

Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh”.

Mặc dù đã có rất nhiều cố gắng, nỗ lực để hoàn chỉnh báocáo, tuy nhiên do lần đầu được tiếp xúc với công việc cònnhiều bỡ ngỡ và nhận thức còn có phần hạn chế nên bài báocáo không tránh khỏi thiếu sót Em rất mong nhận được sự

1

nhận xét, đánh giá và góp ý của quý thầy, cô và quý anh, chị ởphường để bài báo cáo được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên: Nguyễn ThịTuyết

I Khái quát về Ủy ban nhân dân Phường 4, Quận

10, Thành phố Hồ Chí Minh

UBND Phường 4, Quận 10 được bao bọc bởi các tuyếnNguyễn Tri Phương, Ngô Gia Tự, Vĩnh Viễn, Nguyễn DuyDương và Bà Hạt; tiếp giáp với phường 5 và 8 Quận 10bởi tuyến Nguyễn Tri Phương và phường 3, 9 Quận 10 bởituyến Ngô Gia Tự Tình hình ANCT – TTATXH tương đối ổnđịnh

Diện tích tương đối nhỏ 16,5ha và ổn định so với cácphường trong Quận vì đa số là nhà dân Chia thành 4 khuphố với 55 TDP, từng khu phố được lưu thông bởi cáchẻm nhỏ chằng chịt và chật hẹp Dân số tại Phường là 13

269 người.Toàn phường có 3126 hộ dân, có hơn 30% dân

2

người đứng đầu lãnh đạo và điều hành hoạt động củaUBND phường.

UBND phường chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp,pháp luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên

và Nghị quyết của Đảng về thực hiện chủ trương,biệnpháp phát triển kinh tế-xã hội, củng cố an ninh quốcphòng và thực hiện các chính sách khác trên địa bànphường

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường 4, quận 10, thành phố Hồ Chí Minh

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19tháng 6 năm 2015 tại Chương III, Mục 4, Điều 59, 60, 61, 62,

63, 64 về nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Phường như sau:

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân phường quyết địnhcác nội dung quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 61 củaLuật này và tổ chức thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhândân phường

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nướccấp trên phân cấp, ủy quyền

Bên cạnh đó, UBND Phường 04, Quận 10 còn thực hiệncác nhiệm vụ, quyền hạn như sau:

- Tổ chức và đảm bảo việc thi hành hiến pháp và phápluật trên địa bàn phường 4

- Quyết định những vấn đề của phường trong phạm viđược phân quyền, phân cấp theo quy định của Luật Tổ chức

3

chính quyền địa phương và các quy định pháp luật khác cóliên quan;

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan hành chínhnhà nước cấp trên ủy quyền;

- Chịu trách nhiệm trước HĐND, UBND Quận 10, HĐND,UBND Tp Hồ Chí Minh về kết quả thực hiện các nhiệm vụ,quyền hạn của HĐND, UBND phường;

- Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằmphát huy quyền làm chủ của Nhân dân, huy động các nguồnlực xã hội để xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội, đảmbảo quốc phòng, an ninh trên địa bàn phường

2 Cơ cấu tổ chức

UBND phường 4 là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước ởcấp địa phương UBND phường chịu sự chỉ đạo trực tiếp củaUBND quận 10, sự lãnh đạo toàn diện của Đảng ủy phường.UBND phường 4 được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc:

"Tập trung dân chủ" Chủ tịch là người đứng đầu lãnh đạo vàđiều hành hoạt động của UBND phường Cơ cấu tổ chứcUBND được cụ thể hóa bằng sơ đồ sau:

4

Nguồn: Văn phòng thống kê

3 Nhân sự

Bảng thông tin nhân sự tại UBND Phường 4, Quận 10, TP

Hồ Chí Minh năm 2019 : gồm 33 người trong đó có 24 nam

Văn phòng -

Thống kê Giao liên, tạp vụ

PHÓ CHỦ TỊCH UBND Phường

Văn hóa - xã hội

Văn hóa thông tin - thể dục thể thao

Giảm nghèo bền vững

Lao động - thương binh

& xã hội

Dân số y tế

Gia đình và trẻ em Tệ nạn xã hội Giáo dục

Kinh tế - đô thị

Địa chính - xây dựng Kinh tế

môi trường

Uỷ nhiệm thu thuế

bộ g

chức khôn bộ

g chuy ên trách

o cấ p

g cấp cấ p họ i

vụ, quyền hạn một số vị trí công việc của cán bộ, côngchức, viên chức trong cơ quan hành chính nhà nước

Quan sát phương thức làm việc của một số vị trí cán

bộ, công chức, viên chức trong cơ quan nhà nước

Thực hành một số kỹ năng nghiệp vụ hành chính,rèn luyện một số kỹ năng cần thiết như kỹ năng giaotiếp, kỹ năng ứng xử trong công sở ; học hỏi kinhnghiệm, bổ sung và nâng cao kiến thức đã được học tạiHọc viện; tìm hiểu, thu thập tài liệu để hoàn thành nộidung báo cáo kiến tập

2 Những công việc kiến tập

6

Trong quá trình kiến tập từ ngày 01/6/2016 đến ngày14/6/2016, em đã quan sát, tìm hiểu và thực hành một sốnội dung; cụ thể như sau:

Thời gian Nội dung thực hiện

- Báo cáo kế hoạch kiến tập và xin ý kiến về

đề tài kiến tập với chuyên viên hướng dẫn tại

- Hoàn thành bài báo cáo

III Nội dung đề tài kiến tập

1 Đối tượng

Quy trình tiếp nhận, kiểm tra, giải quyết và trả kết quả

hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính của Uỷ ban nhândân Phường 4 Quận 10 Thành phố Hồ Chí Minh

2 Mô tả quy trình

7

“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổchức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 24/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao làđúng với bản chính.

“Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổchức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng kýlại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận

và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

2.1 Cơ sở pháp lý

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm

2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thựcbản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thựchợp đồng, giao dịch ( có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10tháng 4 năm 2015);

Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29 tháng 12 năm

2015 của Bộ trưởng bộ Tư pháp quy định chi tiết vàhướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chínhphủ về cấp bản sao từ sổ gốc,chứng thực bản sao từ bảnchính, chứng thực chữ kí và chứng thực hợp đồng, giaodịch( có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 02 năm 2016);

Thông tư số 226/2016/TT- BTC ngày 11 tháng 11 năm

2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu thuế, chế độ thu,nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực(có hiệu lực kể từngày 01 tháng 01 năm 2017)

8

2.2 Nội dung quy trình Quy trình tiếp nhận, kiểm tra, giải quyết và trả kết quả hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính tại UBND phường 4, Quận 10,

thành phố Hồ Chí Minh.

Sơ đồ hóa quy trình chứng thực:

9

Quy trình thực hiện cụ thể: (áp dụng Nghị định

23/2015/NĐ-CP

Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,chứng thực

chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch)

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ

Bộ phận sao y chứng thực của Phường 4 tiếp nhận hồ sơchứng thực từ thứ 2 đến thứ 6( sáng từ 7 giờ 30 phútđến 11 giờ 30 phút, chiều từ 13 giờ đến 17 giờ) và buổisáng thứ 7 ( 7 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút)

Điều 18 Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính

1 Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩmquyền cấp

2 Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xácnhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

Bước 2 Kiểm tra hồ sơ

Điều 6 Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao

1 Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan,

tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầubản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản

10

Tiếp nhận hồ sơ Kiểm tra hồ sơ Thực hiện chứng Trả kết quả

thực

chính để đối chiếu Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhậntính chính xác của bản sao so với bản chính.

2 Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc,bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bảnchính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bấthợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặctiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết

Điều 20 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

1 Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy

tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cầnchứng thực

Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan,

tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặcchứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy địnhcủa pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trườnghợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế màViệt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại

2 Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bảnchính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thựchiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không cóphương tiện để chụp

3 Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đốichiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính,bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quyđịnh tại Điều 22 của Nghị định này thì thực hiện chứng thựcnhư sau:

11

a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chínhtheo mẫu quy định;

b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thựchiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứngvào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phảiđóng dấu giáp lai

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, vănbản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chínhgiấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một sốchứng thực

Điều 22 Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao

1 Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dungkhông hợp lệ

2 Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nộidung

3 Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩmquyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được saochụp

4 Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội;tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủnghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúcphạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; viphạm quyền công dân

12

5 Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nướcngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháphóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị địnhnày.

6 Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xácnhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

- Dấu ngày tháng, năm chứng thực:

- Trình ký

 Sắp xếp lại các loại giấy tờ

 Trình lãnh đạo cơ quan Chủ tịch hoặc Phó chủ tịchtùy theo lịch hoạt động của cơ quan

ghi một số chứng thực

- Vào sổ chứng thực

14

(1) Phụ lục: Sổ chứng thực bản sao từ bản chínhtheo mẫu SCT/BS (Sổ chứng thực/bản sao) banhành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày

Tên củabảnchínhgiấy tờvăn bản

Học tên, chứcdanh củangườichứngthực

Sốbảnsaođãđượcchứngthực

Lệphí/phíchứngthực

Ghichú

- Tính lệ phí: Căn cứ 226/2016/TT-BTC về quy địnhmức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phíchứng thực

Chứng thực bản sao từ bản chính 2.000đồng/trang; từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000đồng/trang, tối đa thu không quá 200.000đồng/bản Trang là căn cứ để thu phí được tínhtheo trang của bản chính

Bước 4 Trả hồ sơ chứng thực

- Hoàn trả hồ sơ cho công dân

- Thu phí và giao biên lai chứng thực

- Kết thúc quá trình

15