Báo cáo kiến tập: Quy trình QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, KIỂM TRA, GIẢI QUYẾT VÀ TRẢ KẾT QUẢ HỒ SƠ CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 4, QUẬN 10, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

chứng thực bản sao từ bản chính, Báo cáo kiến tập: Quy trình QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, KIỂM TRA, GIẢI QUYẾT VÀ TRẢ KẾT QUẢ HỒ SƠ CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 4, QUẬN 10, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÁO CÁO KIẾN TẬP Họ tên sinh viên: NGUYỄN THỊ TUYẾT Lớp: KS17QLNN1 Niên khóa: 2016-2020 Địa điểm kiến tập: Uỷ Ban Nhân Dân Phường Quận 10 thành phố Hồ Chí Minh Thời gian thực tập: Từ 17/06/2019-28/6/2019 Giảng viên hướng dẫn: ThS ĐẶNG THỊ THU PHƯƠNG Tên đề tài: QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, KIỂM TRA, GIẢI QUYẾT VÀ TRẢ KẾT QUẢ HỒ SƠ CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 4, QUẬN 10, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TP HỒ CHÍ MINH - NĂM 2019 LỜI CẢM ƠN Sau trình kiến tập Uỷ Ban Nhân Dân phường quận 10 thành phố Hồ Chí Minh em nhận thức kiến tập nội dung quan trọng chương trình đào tạo chuyên ngành học Vì có ý nghĩa quan trọng việc tổ chức vận dụng lý thuyết vào thực tế công việc quan Hành Nhà nước Qua chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Nhà trường thầy, cô khoa tạo điều kiện cho chúng em có hội kiến tập, tiếp xúc, tìm hiểu quan sát làm việc trực tiếp quan Hành Nhà nước Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên hướng dẫn trực tiếp nhiệt tình, hướng dẫn, bảo cho em để em hồn thành tốt báo cáo kiến tập Trong trình kiến tập Phường 4, em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình cán bộ, nhân viên văn phịng UBND huyện đặc biệt gửi lời cảm ơn sâu sắc đến người hướng dẫn cho e Anh Hải, giúp đỡ em hoàn thành đợt kiến tập Trong suốt trình kiến tập làm báo cáo, em cịn thiếu sót chưa có nhiều kinh nghiệm kỹ thực tế Do đó, em kính mong q thầy, thông cảm tạo điều kiện để báo cáo hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! ỦY BAN NHÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM DÂN PHƯỜNG Độc lập- Tự do- Hạnh phúc TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2019 GIẤY XÁC NHẬN Sinh viên: NGUYỄN THỊ TUYẾT MSSV: AS161075 Trường: Phân viện Học viện Hành Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh Bộ mơn: Văn cơng nghệ hành Lớp: KS17QLNN1 Đã kiến tập tại: Ủy ban nhân dân Phường 4, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh Thời gian: từ ngày 17/6/2019 đến ngày 28/6/2019 Đề tài kiến tập: Quy trình tiếp nhận, kiểm tra, giải trả kết hồ sơ chứng thực từ Uỷ ban nhân dân Phường 4, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh Công chức hướng dẫn : Anh Chu Thế Hải NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN STT Nội dung I Thái độ, ý thức kiến tập Họp đoàn kiến tập theo quy định Điể m Có kế hoạch kiến tập, đề cương báo cáo kiến tập (nộp đề cương trước kiến tập) Liên hệ với Trưởng đoàn TT, GVHD, trưởng nhóm Thái độ nghiêm túc quan kiến tập, GVHD Nộp báo cáo kiến tập thời hạn II Hình thức Báo cáo kiến tập Đúng thể thức Bìa báo cáo kiến tập (theo quy Đúng định) thể thức trình bày văn (theo mẫu quy III định)dung kiến tập Nội Lời mở đầu Nội dung 0.5 2.1 Khái quát quan kiến tập - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn - Cơ cấu tổ chức - Nhân 2.2 Quá trình kiến tập - Mục đích kiến tập 2.3 Nội dung đề tài kiến tập - Đối tượng báo cáo kiến tập 0.5 - Mô tả đối tượng - Nhận xét 1.5 Kết luận kiến nghị THANG ĐIỂM ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ KIẾN TẬP MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Kiến tập hoạt động quan trọng cần thiết cho sinh viên theo học Phân viện Học viện Hành quốc gia thành phố Hồ Chí Minh Kiến tập giúp cho sinh viên sử dụng lý thuyết học để áp dụng, so sánh thực tế quan hành nhà nước Từ có nhìn khách quan hơn,thiết thực bổ sung, nâng cao kiến thức học sở hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức làm việc quan, đơn vị Tại thành phố Hồ Chí Minh, Phường Quận 10 đơn vị thuộc trung tâm thành phố với số lượng dân cư đông đúc, địa thuận lợi, đặc biệt số lượng cán bộ, công chức thuộc UBND phường người có trình độ chun mơn, nghiệp vụ cao, có kinh nghiệm việc giải cơng việc hành Chính mà em chọn UBND phường nơi kiến tập học hỏi Chứng thực từ hoạt động để thực tốt hoạt động quản lý Nhà nước lĩnh vực khác Quá trình kiến tập em làm quen tiếp xúc với cơng việc y chứng thực em chọn cho đề tài “Quy trình tiếp nhận, kiểm tra, giải trả kết hồ sơ chứng thực từ Uỷ ban nhân dân Phường 4, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh” Mặc dù có nhiều cố gắng, nỗ lực để hoàn chỉnh báo cáo, nhiên lần đầu tiếp xúc với cơng việc cịn nhiều bỡ ngỡ nhận thức cịn có phần hạn chế nên báo cáo khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận nhận xét, đánh giá góp ý q thầy, q anh, chị phường để báo cáo hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Nguyễn Thị Tuyết I Khái quát Ủy ban nhân dân Phường 4, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh UBND Phường 4, Quận 10 bao bọc tuyến Nguyễn Tri Phương, Ngô Gia Tự, Vĩnh Viễn, Nguyễn Duy Dương Bà Hạt; tiếp giáp với phường Quận 10 tuyến Nguyễn Tri Phương phường 3, Quận 10 tuyến Ngơ Gia Tự Tình hình ANCT – TTATXH tương đối ổn định Diện tích tương đối nhỏ 16,5ha ổn định so với phường Quận đa số nhà dân Chia thành khu phố với 55 TDP, khu phố lưu thông hẻm nhỏ chằng chịt chật hẹp Dân số Phường 13 269 người.Toàn phường có 3126 hộ dân, có 30% dân số người Hoa Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân Phường 4, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh 1.1 chức UBND phường quan quản lý hành Nhà nước cấp địa phương UBND phường chịu đạo trực tiếp UBND quận 10, lãnh đạo toàn diện Đảng ủy phường UBND phường tổ chức hoạt động theo nguyên tắc: "Tập trung dân chủ" Chủ tịch người đứng đầu lãnh đạo điều hành hoạt động UBND phường UBND phường chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, pháp luật văn quan nhà nước cấp Nghị Đảng thực chủ trương,biện pháp phát triển kinh tế-xã hội, củng cố an ninh quốc phòng thực sách khác địa bàn phường 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân phường 4, quận 10, thành phố Hồ Chí Minh Căn Luật Tổ chức quyền địa phương ngày 19 tháng năm 2015 Chương III, Mục 4, Điều 59, 60, 61, 62, 63, 64 nhiệm vụ, quyền hạn UBND Phường sau: - Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân phường định nội dung quy định khoản khoản Điều 61 Luật tổ chức thực nghị Hội đồng nhân dân phường - Tổ chức thực ngân sách địa phương - Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp, ủy quyền Bên cạnh đó, UBND Phường 04, Quận 10 thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Tổ chức đảm bảo việc thi hành hiến pháp pháp luật địa bàn phường - Quyết định vấn đề phường phạm vi phân quyền, phân cấp theo quy định Luật Tổ chức 10 Số Lượn g Tỉ Lệ (%) Tổng II Cán Côn g chức Ca o cấ p Trun g cấp Sơ cấ p Đạ i họ c Cao Đẳn g Trun g cấp Cán khôn g chuy ên trách 20 18 10 23 24 15 61 15 55 30 70 21 33/33 33/33 33/33 Quá trình kiến tập Mục đích kiến tập: Tìm hiểu thực tế tổ chức, hoạt động máy hành nhà nước thể chế hành nhà nước hoạt động thực thi công vụ cán bộ, công chức quan kiến tập; nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn số vị trí cơng việc cán bộ, công chức, viên chức quan hành nhà nước Quan sát phương thức làm việc số vị trí cán bộ, cơng chức, viên chức quan nhà nước Thực hành số kỹ nghiệp vụ hành chính, rèn luyện số kỹ cần thiết kỹ giao tiếp, kỹ ứng xử công sở ; học hỏi kinh nghiệm, bổ sung nâng cao kiến thức học Học viện; tìm hiểu, thu thập tài liệu để hoàn thành nội dung báo cáo kiến tập Những cơng việc kiến tập 13 Trong q trình kiến tập từ ngày 01/6/2016 đến ngày 14/6/2016, em quan sát, tìm hiểu thực hành số nội dung; cụ thể sau: Thời gian Nội dung thực - Trình diện lãnh đạo UBND phường; gặp gỡ, làm quen với cán bộ, công chức Phường; nhận phân công chuyên viên hướng dẫn - Báo cáo kế hoạch kiến tập xin ý kiến Tuần (Từ đề tài kiến tập với chuyên viên hướng dẫn quan 17/06/2019- - Tìm hiểu cấu, chức nhiệm vụ 23/6/2019 ) hoạt động Phường - Làm quen với công việc theo hướng dẫn chuyên viên phụ trách; quan sát làm quen với công việc chứng thực - Thực công tác chứng thực cho người Tuần (Từ dân Sau tự rút quy trình - Sắp xếp hồ sơ, thực hỗ trợ số công 24/6/2019 tác giao quan -28/6/2019) - Hoàn thành báo cáo III Nội dung đề tài kiến tập Đối tượng Quy trình tiếp nhận, kiểm tra, giải trả kết hồ sơ chứng thực từ Uỷ ban nhân dân Phường Quận 10 Thành phố Hồ Chí Minh Mơ tả quy trình 14 “Chứng thực từ chính” việc quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định Nghị định 24/2015/NĐ-CP vào để chứng thực với “Bản chính” giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp đăng ký lại; giấy tờ, văn cá nhân tự lập có xác nhận đóng dấu quan, tổ chức có thẩm quyền 2.1 Cơ sở pháp lý Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch ( có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng năm 2015); Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29 tháng 12 năm 2015 Bộ trưởng Tư pháp quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc,chứng thực từ chính, chứng thực chữ kí chứng thực hợp đồng, giao dịch( có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 02 năm 2016); Thông tư số 226/2016/TT- BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 Bộ Tài quy định mức thu thuế, chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí chứng thực(có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2017) 15 2.2 Nội dung quy trình Quy trình tiếp nhận, kiểm tra, giải trả kết hồ sơ chứng thực từ UBND phường 4, Quận 10, thành phố Hồ Chí Minh (M ột số hình ảnh minh họa quy trình phường) Sơ đồ hóa quy trình chứng thực: Tiếp nhận hồ sơ Kiểm tra hồ sơ 16 Thực chứng thực Trả kết Quy trình thực cụ thể: (áp dụng Nghị định 23/2015/NĐ-CP Về cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch) Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ Bộ phận y chứng thực Phường tiếp nhận hồ sơ chứng thực từ thứ đến thứ 6( sáng từ 30 phút đến 11 30 phút, chiều từ 13 đến 17 giờ) buổi sáng thứ ( 30 phút đến 11 30 phút) Điều 18 Giấy tờ, văn làm sở để chứng thực từ Bản giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền cấp Bản giấy tờ, văn cá nhân tự lập có xác nhận đóng dấu quan, tổ chức có thẩm quyền Bước Kiểm tra hồ sơ Điều Trách nhiệm quan, tổ chức tiếp nhận Trường hợp pháp luật quy định nộp quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận sao, không yêu cầu có chứng thực có quyền yêu cầu xuất trình để đối chiếu Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính xác so với 17 Cơ quan, tổ chức tiếp nhận cấp từ sổ gốc, có chứng thực khơng u cầu xuất trình chính, trừ trường hợp có việc giả mạo, bất hợp pháp yêu cầu xuất trình để đối chiếu tiến hành xác minh, thấy cần thiết Điều 20 Thủ tục chứng thực từ Người u cầu chứng thực phải xuất trình giấy tờ, văn làm sở để chứng thực cần chứng thực Trong trường hợp giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi cấp, cơng chứng chứng nhận phải hợp pháp hóa lãnh theo quy định pháp luật trước yêu cầu chứng thực sao; trừ trường hợp miễn hợp pháp hóa lãnh theo điều ước quốc tế mà Việt Nam thành viên theo nguyên tắc có đi, có lại Trường hợp người yêu cầu chứng thực xuất trình quan, tổ chức tiến hành chụp từ để thực chứng thực, trừ trường hợp quan, tổ chức khơng có phương tiện để chụp Người thực chứng thực kiểm tra chính, đối chiếu với sao, nội dung với chính, giấy tờ, văn khơng thuộc trường hợp quy định Điều 22 Nghị định thực chứng thực sau: a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực từ theo mẫu quy định; 18 b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu quan, tổ chức thực chứng thực ghi vào sổ chứng thực Đối với có từ 02 (hai) trang trở lên ghi lời chứng vào trang cuối, có từ 02 (hai) tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai Mỗi chứng thực từ giấy tờ, văn nhiều chứng thực từ giấy tờ, văn thời điểm ghi số chứng thực Điều 22 Bản giấy tờ, văn không dùng làm sở để chứng thực Bản bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung khơng hợp lệ Bản bị hư hỏng, cũ nát, không xác định nội dung Bản đóng dấu mật quan, tổ chức có thẩm quyền khơng đóng dấu mật ghi rõ khơng chụp Bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền cơng dân Bản quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi cấp, cơng chứng chứng nhận chưa hợp pháp 19 hóa lãnh theo quy định Khoản Điều 20 Nghị định Giấy tờ, văn cá nhân tự lập khơng có xác nhận đóng dấu quan, tổ chức có thẩm quyền Bước 3: Thực chứng thực - Dấu “bản sao” - Đóng dấu giáp lai có từ trang trở lên - Dấu chứng thực 20 - Dấu ngày tháng, năm chứng thực: - Trình ký • Sắp xếp lại loại giấy tờ • Trình lãnh đạo quan Chủ tịch Phó chủ tịch tùy theo lịch hoạt động quan - Đóng dấu: • Cơng chức nhận lại hồ sơ đóng dấu quốc huy, đóng dấu tên người ký chứng thực • Đóng dấu “số chứng thực” Mỗi chứng thực từ giấy tờ, văn nhiều chứng thực từ giấy tờ, văn thời điểm ghi số chứng thực - Vào sổ chứng thực (1) Phụ lục: Sổ chứng thực từ theo mẫu SCT/BS (Sổ chứng thực/bản sao) ban 21 hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ Số Ngày Họ Tên Học tên, Số Lệ Ghi thứ , tên chức phí/ph tự thán danh í chứn g, người giấy tờ người chứng g năm yêu văn chứng thực thực chứn cầu thực chứn g chứng g thực (2) thực (3) thực (6) (1) - (4) (5) (7) (8) Tính lệ phí: Căn 226/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí chứng thực Chứng thực từ 2.000 đồng/trang; từ trang thứ trở lên thu 1.000 đồng/trang, tối đa thu không 200.000 đồng/bản Trang để thu phí tính theo trang Bước Trả hồ sơ chứng thực - Hồn trả hồ sơ cho cơng dân - Thu phí giao biên lai chứng thực - Kết thúc trình Nhận xét Về thuận lợi 22 - - Cơ sở vật chất, trang thiết bị đầy đủ đáp ứng nhu cầu giải công việc quan ; Cán bộ, công chức có trình độ kiến thức chun mơn cao, tận tâm công việc nên hoạt động tiếp nhận trả kết thủ tục làm giấy khai sinh tiến hành thuận lợi theo quy định pháp luật; Cán bộ, công chức quan vui vẻ hịa đồng, có hỗ trợ phối hợp nhịp nhàng, ăn ý nên hiệu giải công việc cao - Văn pháp luật tương đối đồng bộ, đầy đủ đáp ứng u cầu cơng việc Về khó khăn Ủy ban nhân dân phường phường đơng dân, hàng ngày có nhiều người dân đến chứng thực chữ ký, số lượng người đến đơng cán chứng thực lại gây nhiều bất cập Khiến người dân phải chờ đợi lâu IV Kết luận kiến nghị Kết luận Nội dung báo cáo kiến tập sản phẩm trình kiến tập Phản ánh nhận thức khả tiếp thu kiến thức thực tế sinh viên Kết thúc trình kiến tập em cảm thấy hoạt động thiết thực ý nghĩa Quy trình chứng thực từ ủy ban nhân dân Phường 04, Quận 10 nhìn chung khơng có trở ngại Cơng việc mô tả chi tiết nên thuận lợi việc, kiểm tra, đánh giá mức độ hồn thành cơng việc đảm bảo hài lòng 23 người dân việc sử dụng dịch vụ hành công ủy ban Kiến nghị a Đối với lãnh đạo Học viện Thời gian tổ chức kiến tập nên bố trí đầu học kỳ sau thi xong đề sinh viên có thời gian tổng hợp, trao đổi, chia sẻ kết kiến tập lẫn Thời gian kiến tập quan nên kéo dài hơn, thực tế tuần mức độ tiếp xúc với quan chưa cao nên khó khăn hoạt động tìm hiểu đề tài kiến tập Nên cho sinh viên kiến tập năm lần để sinh viên có điều kiện tiếp xúc quan hành sớm b Đối với Bộ mơn Hành học Nên tổ chức buổi tổng kết chia sẻ kết kiến tập sinh viên để nắm bắt nhu cầu, nguyện vọng đề xuất sinh viên trực tiếp c Đối với Ủy ban nhân dân Phường 4, Quận 10 Hi vọng thời gian tới, quan tiếp tục tạo điêu kiện tiếp nhận bạn sinh viên đến kiến tập thực tập đơn vị 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật Tổ chức quyền địa phương Bộ Tài Bộ Tư pháp (2015), Thông tư liên tịch 158/2015/TTLT- BTC-BTP ngày 12 tháng 10 năm 2015 Bộ Tài Bộ Tư pháp quy định mức thu, chế độ thu, nộp quản lý lệ phí chứng thực saotừ chính, chứng thựcchữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch Bộ Tư pháp (2015), Thông tư 20/2015/TT-BTP ngày 29 tháng 12 năm 2015 Bộ Tư pháp quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Nghị định23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch Chính phủ (2015), Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch 25 26 ... dung quy trình Quy trình tiếp nhận, kiểm tra, giải trả kết hồ sơ chứng thực từ UBND phường 4, Quận 10, thành phố Hồ Chí Minh (M ột số hình ảnh minh họa quy trình phường) Sơ đồ hóa quy trình chứng. .. kiến tập: Quy trình tiếp nhận, kiểm tra, giải trả kết hồ sơ chứng thực từ Uỷ ban nhân dân Phường 4, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh Cơng chức hướng dẫn : Anh Chu Thế Hải NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN KIẾN... tiếp xúc với cơng việc y chứng thực em chọn cho đề tài ? ?Quy trình tiếp nhận, kiểm tra, giải trả kết hồ sơ chứng thực từ Uỷ ban nhân dân Phường 4, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh? ?? Mặc dù có nhiều