Báo cáo kiến tập quy trình nhập khẩu lô hàng kẽm không hợp kim tại tập đoàn Hoa Sen

Ứng dụng nghiệp vụ ngoại thương Phần 1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SEN Ngày 8/8/2001, nhằm ngày 19-6 Âm lịch, là ngày vía Đức Quan Thế Âm Bồ Tát, đánh dấu sự ra đời của Tập đoàn Hoa Sen. Tập đoàn Hoa Sen có trụ sở chính đặt tại số 09 Đại lộ Thống Nhất, Khu Công nghiệp Sóng Thần 2, Phường Dĩ An, Thị xã Dĩ An, Tỉnh Bình Dương. Thông tin tập đoàn - Tên doanh nghiệp (tiếng Việt): CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SEN - Tên doanh nghiệp (tiếng Anh): HOA SEN GROUP - Trụ sở chính: Số 9 Đại lộ Thống Nhất, KCN Sóng Thần 2, P.Dĩ An, TX. Dĩ An, T.Bình Dương Điện thoại: +84 650 3790 955 Fax: +84 650 3790 888 - Văn phòng đại diện: 183 Nguyễn Văn Trỗi, P. 10, Q. Phú Nhuận, TP.HCM Điện thoại: +84 8 3999 0111 Fax: +84 8 3999 0222 - Website : www.hoasengroup.vn - Người đại diện theo pháp luật: Ông LÊ PHƯỚC VŨ – Chủ tịch Hội đồng Quản trị Văn phòng trụ sở chính Hoa Sen Group tại Bình Dương Tập đoàn có 03 Công ty con, 02 nhà máy sản xuất do Công ty mẹ quản lý và hơn 115 Chi nhánh trải dài khắp cả nước. [Type text] - 1- Ứng dụng nghiệp vụ ngoại thương - Công ty TNHH Một Thành viên Tôn Hoa Sen: Số 09 ĐL Thống Nhất, KCN Sóng Thần 2, P.Dĩ An, TX. Dĩ An, T.Bình Dương - Công ty TNHH Một Thành viên Vật liệu Xây dựng Hoa Sen: KCN Phú Mỹ 1, TT. Phú Mỹ, H.Tân Thành, T.Bà Rịa – Vũng Tàu - Công ty TNHH Một Thành viên Vận tải & Cơ khí Hoa Sen: Số 09 ĐL Thống Nhất, KCN Sóng Thần 2, P.Dĩ An, TX. Dĩ An, T.Bình Dương - Nhà máy Sản xuất tại Bình Dương: Số 09 Đại lộ Thống Nhất, KCN Sóng Thần 2, P.Dĩ An, TX. Dĩ An, T.Bình Dương - Nhà máy Tôn Hoa Sen Phú Mỹ: Đường số 1B, KCN Phú Mỹ 1, TT. Phú Mỹ, H.Tân Thành, T.Bà Rịa – Vũng Tàu Xây dựng thành công chuỗi lợi thế cạnh tranh cốt lõi. Đó là: - Quy trình sản xuất kinh doanh khép kín từ nhập khẩu thép cán nóng, sản xuất ra thành phẩm, và bán hàng đến tận tay người tiêu dùng; - Hệ thống hơn 115 chi nhánh phân phối, bán lẻ trên khắp cả nước; - Hệ thống quản trị và văn hóa doanh nghiệp đặc thù theo triết lý "Trung Thực – Cộng Đồng – Phát Triển"; - Hệ thống thương hiệu hướng về cộng đồng; - Hệ thống máy móc thiết bị hiện đại được liên tục đầu tư theo công nghệ mới. [Type text] - 2- Ứng dụng nghiệp vụ ngoại thương Thành phẩm Tôn Hoa Sen Chính những lợi thế này đã giúp Tập đoàn Hoa Sen xác lập và giữ vững vị thế số 1 về sản xuất kinh doanh Tôn - Thép ở Việt Nam, chiếm trên 40% thị phần cả nước (theo số liệu của Hiệp hội thép Việt Nam tháng 12/2013), trở thành nhà xuất khẩu tôn hàng đầu Đông Nam Á; vinh dự nhận Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ năm 2011 và năm 2013; liên tục đạt Giải thưởng Sao Vàng Đất Việt năm 2005, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2013 (Top 10 Sao Vàng Đất Việt 2009, Top 10 Sao Vàng Đất Việt 2013, Top 10 doanh nghiệp tiêu biểu trách nhiệm xã hội năm 2011, Top 10 doanh nghiệp tiêu biểu trách nhiệm xã hội năm 2013); liên tục góp mặt trong danh sách 500 Doanh Nghiệp lớn nhất Việt Nam (năm 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012); Đặc biệt, ngày 08/01/2014, Tập đoàn Hoa Sen vinh dự đón nhận vị trí hạng nhất cho Giải thưởng “Công ty được quản lý tốt nhất Châu Á 2014” trong lĩnh vực Kim loại và Khai khoáng do Tạp chí Euromoney trao tặng; và nhiều giải thưởng, danh hiệu khác trong và ngoài nước. Phần 2. QUY TRÌNH NHẬP KHẨU LÔ HÀNG KẼM KHÔNG HỢP KIM. I. Các bên liên quan: Nhà nhập khẩu: công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sen. Nhà xuất khẩu: Glencore International Ag, Thụy Sĩ. Nhà vận tải: MSC Thụy Sĩ Đại lý vận tải tại Việt Nam: Công ty TNHH MSC Việt Nam. Công ty bảo hiểm: Lloyd & Partners. II. Quy trình nhập khẩu Điều kiện mua hàng : Mua với giá CIF ( Incoterms 2010 ), hàng được giao tại bãi container của cảng TP. HCM. Số hợp đồng: 061-14-10055-S, được ký ngày 16/ 10/2013. Xuất xứ hàng hóa: Úc. 1. Thanh toán cho nhà nhập khẩu [Type text] - 3- Ứng dụng nghiệp vụ ngoại thương Công ty Hoa Sen mở tài khoản L/C tại ngân hàng thương mại cổ phần Vietcom Bank , chi nhánh Bình Dương. Số L/C : 068337101401362. 2. Thuê phương tiện vận tải chính Công ty Hoa Sen nhập lô hàng với giá CIF nên Glencore có trách nhiệm thuê nhà vận tải, ở đây là MSC Thụy Sĩ. Tên tàu : MSC Vienna. Cảng bốc hàng: Cảng Adelaide, Úc. Cảng nhận hàng: Cảng Cát Lái Tp. HCM Địa điểm lưu kho: Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn. 3. Mua bảo hiểm. Bên bán bảo hiểm: Lloyd & Partners. Bên mua bảo hiểm: Glencore. Đại lý bảo hiểm của Lloyd & Partners tại VN: Bảo Việt Sài Gòn. Điều kiện bảo hiểm: loại A (mọi rủi ro có thể gặp phải ). Do Hoa Sen mua hàng theo giá CIF (tiền hàng, bảo hiểm và cước vận tải chính ) nên bảo hiểm do công ty Glencore chi trả, ký hậu chuyển nhượng và gửi chứng từ bảo hiểm nhằm thông báo cho Hoa Sen biết bảo hiểm đã được mua, theo chứng từ thì hợp đồng bảo hiểm được ký vào ngày 7/5/2014.  Các chứng từ cần thiết cho việc nhận hàng: Giấy báo hàng đến ( Notice of arival). MSC Thụy Sĩ gửi thông báo hàng đến cho MSC VN, MSC VN sau đó gửi thông báo này cho người nhận hàng là Vietcom Bank. Vietcom Bank tiếp tục gửi cho bên nhận thông báo duy nhất là Hoa Sen. Thông báo này nhằm báo cho người nhận hàng rằng tàu chuyển tải MSC PYLOS, số hiệu HL421A đã đến Cát Lái vào ngày 26/5/2014. Vận đơn ( Bill of Lading). Sau khi giao hàng lên tàu, MSC Thụy Sĩ phát hành 3 bản B/L cho Glencore nhằm chứng minh Glencore đã gửi hàng. [Type text] - 4- Ứng dụng nghiệp vụ ngoại thương Trong trường hợp này, người nhận hàng theo như vận đơn là Vietcom Bank nên Hoa Sen muốn đi nhận hàng thì cần Vietcom Bank ký hậu. Nội dung B/L: tên cảng bốc, dỡ. Số lượng container: 10 container khô loại 20’. Trọng lượng hàng: 250643 kg. Cước phí vận tải: phí do Glencore trả trước. Nơi và ngày phát hành vận đơn: MSC Sydney, 7/5/2014. Ngày xếp hàng lên tàu: 7/5/2014. Ngoài ra trên B/L còn liệt kê số hiệu mỗi container, số SEAL, mô tả hàng hóa, trọng lượng của hàng ở mỗi container. Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice). Hóa đơn thương mại có các thông tin chung về : Điều kiện mua hàng : Mua với giá CIF, giao hàng tại bãi container. Ngoài ra còn có : mô tả hàng hóa, đóng gói, chất lượng, nơi xuất xứ, tên tàu mẹ vận chuyển lô hàng, ngày phát hành vận đơn, ngày giao hàng lên tàu, cảng bốc, dỡ, số lượng hàng. Đây cũng được xem là yêu cầu của người bán đòi người mua trả số tiền ghi trên hóa đơn. Đơn giá của lô hàng hóa này là 2,428 USD/ MT, tổng cộng người mua phải thanh toán cho người bán là 608,561.20 USD. Hóa đơn cũng nêu rõ phương thức thanh toán là tín dụng chứng từ không thể hủy ngang. Phiếu đóng gói ( Packing List). Chi tiết đóng gói được Glencore lập và gửi cho Hoa Sen, bao gồm số hợp đồng, số L/C, mô tả hàng hóa, tên tàu mẹ, đóng gói theo quy cách tiêu chuẩn của cảng xuất khẩu, nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, tổng trọng lượng, trọng lượng tịnh, số bó hàng. Chi tiết đóng gói ( Detailed packing list). Ngoài các chi tiết tương tự như phiếu đóng gói thì chi tiết đóng gói của Glencore còn cho biết các thông tin sau: - Số lượng bó hàng: 220 bó. [Type text] - 5- Ứng dụng nghiệp vụ ngoại thương - Số hiệu của container, số SEAL. - Mã hàng hóa: mặt hàng này có mã là 7212. - Chi tiết ký hiệu các bó hàng trong mỗi container, mỗi container chứa 22 bó kẽm không hợp kim. Chứng nhận nguồn gốc xuất xứ ( Certificate of Origin). Chứng nhận nguồn gốc xuất xứ ( C/O) do Glencore cũng gồm các chi tiết về số hợp đồng, số L/C, mô tả hàng hóa, tên tàu, quy cách đóng gói, nguồn gốc xuất xứ, trọng lượng và trọng lượng tịnh của hàng, tổng số bó hàng. Chứng nhận phân tích hàng hóa ( Assay Certificate). Nội dung chứng nhận này tương tự C/O nhưng còn có thêm thông tin về chất lượng hàng hóa: tối thiểu 99% kẽm như trên hợp đồng được ký vào ngày 16/10/2013. Chứng nhận của nhà phân tích ( Certificate of Analysis) Chứng nhận này là dành riêng cho các loại hàng hóa liên quan đến kim loại và các loại hợp kim, gồm các thông tin sau: Người yêu cầu chứng nhận: Glencore. Công ty chứng nhận: Nyrstar. Nội dung chính: Tên tàu, số chuyến. Trọng lượng tịnh. Mã sản phẩm: 7212 Mô tả hàng hóa: Thành phần của hàng hóa: hàm lượng nhôm, titan, chì, sắt, đồng đỏ, cadimi. Chứng nhận của người hưởng lợi ( Beneficiary’s certificate ). Các thông tin cơ bản giống với C/O. Ngoài ra còn có thông báo của Glencore: trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày giao hàng, Glencore đã thông báo bằng fax cho Hoa Sen các thông tin về ngày dự kiến khởi hành của chuyến tàu, ngày dự kiến tàu đến, khối lượng, trọng lượng tịnh, tên tàu, cảng bốc, cảng dỡ, giá trị hóa đơn, tên và địa chỉ của đại lý vận tải tại VN, số L/C, số và ngày của B/L. [Type text] - 6- Ứng dụng nghiệp vụ ngoại thương 4. Quy trình làm thủ tục hải quan nhập hàng. Sau khi công ty nhận được thông báo hàng đến thì nhân viên giao nhận của công ty sẽ đến đại lý MSC tại VN đóng các khoản phí như sau: Phí chứng từ hàng nhập: đây là phí do MSC thu cho việc cấp các chứng từ liên quan tới lô hàng nhập cho Hoa Sen, giá đã bao gồm 10% VAT là 670.000 VND Thu hộ phí xếp dỡ hàng hóa: là khoản phụ phí thu trên mỗi container để bù đắp chi phí cho các hoạt động làm hàng tại cảng, như: xếp dỡ, tập kết container từ CY ra cầu tàu ở đây MSC thu của Hoa Sen đã có 10% VAT là 18.435.300 VND Phiếu thu cược container: do Hoa Sen mang container của MSC từ Cát Lái về trụ sở của mình tại Bình Dương nên buộc phải đặt cọc cho MSC 5.000.000 VND qua ngân hàng Techcombank. Và nhận được “Phiếu hạ cont rỗng” cho biết thời gian, địa điểm Hoa Sen phải trả lại cont rỗng cho MSC VN. Nếu trong số ngày quy định mà Hoa Sen không trả cont lại cho MSC thì sẽ bị charge 22 USD/cont. Phí lấy D/O: nhân viên giao nhận của Hoa Sen sẽ mang B/L gốc, giấy giới thiệu của công ty và giấy báo hàng đến để đóng phí (400.000 VND) và lấy D/O. Nhân viên giao nhận của Hoa Sen tới chi cục Hải Quan KCN Sóng Thần để làm các thủ tục sau: • Đăng ký khai hải quan điện tử: Nhân viên giao nhận khai báo hải quan điện tử tại chi cục hải quan Bình Dương, lý do là tùy vào địa điểm tọa lạc của công ty mà sẽ khai hải quan tại khu vực đó, nhằm giảm bớt công việc phải làm tại cảng lấy hàng chính. Dùng các thông tin có trong Commercial invoice + Detail packing list + Bill of Lading rồi điền mã số, thông tin hàng hóa, giá trị, trọng lượng, khối lượng hàng…vào tờ khai. Khai xong thì cần in tờ khai này ra và lấy chữ ký, dấu mộc của công ty vào. Sau đó mang tờ khai này ra hải quan để đối chiếu và chờ phân luồng. Tờ khai sẽ được làm thành 2 bản chính để hải quan giữ lại 1 bản. • Chờ Hải Quan kiểm tra và phân luồng. Có 3 luồng sau: + Luồng xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. [Type text] - 7- Ứng dụng nghiệp vụ ngoại thương + Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ hải quan. Nếu được yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ hải quan thì doanh nghiệp thực hiện theo yêu cầu và xuất trình hồ sơ giấy để cơ quan hải quan kiểm tra +Luồng đỏ: Doanh nghiệp xuất trình hồ sơ giấy và hàng hóa để cơ quan hải quan kiểm tra. Đối với đơn hàng này, hàng hóa được phân luồng vàng. Lúc này nhân viên giao nhận phải đem bản photo của Commercial Invoice, Packing List, Sale Contract có đóng dấu của công ty, ra Hải quan Bình Dương để kiểm tra chứng từ. • Thông quan. Sau khi hoàn thành kiểm tra chứng từ, chi cục hải quan Bình Dương cấp chứng nhận thông quan để Hoa Sen lấy được hàng từ cảng Cát Lái về công ty. Các thông tin trên tờ khai gồm: Thông tin về người nhập khẩu, xuất khẩu, số vận đơn, các thông tin chung về hàng hóa, địa điểm lưu kho: tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn, địa điểm dỡ hàng… • Quy trình làm việc tại Cát Lái. − Mang tờ khai đã được chấp nhận thông quan của chi cục HQ Sóng Thần, đưa cho HQ giám sát cảng Cát Lái xác nhận, lệ phí là 20.000 VND 1 tờ. − Nhân viên giao nhận xuống phòng thương vụ tại Cát Lái, trình D/O, đóng tiền thương vụ, đóng phí nâng hạ container: (1container 20’ khoảng 250.000 VND, container 40’ khoảng 400.000 – 450.000 VND), lấy phiếu EIR.  Phiếu EIR (equipment interchange report ) là 1 loại phiếu ghi lại tình trạng của cont, ngoài ra có các thông tin khác như số cont, số xe ô tô kéo cont ra, chủ hàng thường có 1 bản chính và 3 bản copy. − Đăng ký kiểm tra đối chiếu tờ khai. Sau đó chờ hải quan ký vào tờ khai chính, hải quan sẽ giữ lại 1 bản photo, tờ khai còn lại được đóng dấu sẽ do nhân viên bên Hoa Sen giữ lại. − Thanh lý HQ cổng: nhân viên cầm tờ khai hải quan chính + bản photo mặt có dấu xác nhận thông quan và có đóng dấu của hải quan, phiếu EIR cho HQ thanh lý cổng tại Cát Lái kiểm tra. Nhân viên giao nhận nhận lại tờ khai chính và phiếu EIR đã được đóng dấu của HQ cổng, còn bản photo HQ giữ lại lưu hồ sơ. − Sau khi thanh lý xong, nhân viên giao nhận đưa phiếu EIR, giấy hạ cont rỗng cho tài xế. − Lúc này nhân viên giao nhận sẽ yêu cầu tài xế ký xác nhận đã lấy các chứng từ trên để đi nhận hàng, đồng thời giữ lại chứng minh nhân dân bản photo của người đó để có cơ sở và bằng chứng nếu như xảy ra vấn đề. [Type text] - 8- Ứng dụng nghiệp vụ ngoại thương − Tài xế cont sẽ mang phiếu EIR lên phòng điều độ để nhận vị trí đặt cont. − Tài xế nhận hàng từ cảng Cát Lái, kéo cont về và giao hàng cho Hoa Sen. Sau đó chở cont đã được rút ruột, cầm theo giấy hạ cont rỗng và phiếu EIR đến địa điểm được chỉ định như trên phiếu hạ cont. Tiếp đó nhận được biên bản chứng nhận đã trả cont, nhận xác nhận cont sạch của cảng lên trên phiếu EIR. Cuối cùng tài xế đem các chứng từ này giao lại cho cty Hoa Sen và đề nghị thanh toán. − Nhân viên giao nhận cầm phiếu EIR cùng với phiếu thu ngân hàng đến hãng tàu để nhận lại tiền cược. − Kết thúc quy trình giao nhận nhân viên giao nhận giao toàn bộ chứng từ cho bộ phận kế toán và viết giấy đề nghị thanh toán với công ty. Phần 3. RÚT RA KINH NGHIỆM VÀ BÀI HỌC Sau khi được hướng dẫn từ giáo viên bộ môn, nhóm em đã tìm kiếm công ty và đã xin được kiến tập tìm hiểu quy trình nhập khẩu của một đơn hàng. Qua những gì nhóm em đã tìm hiểu và viết báo cáo này, nhóm nhận thấy việc học kỹ những lý thuyết là cần thiết để làm nền tảng kiến thức, và khi áp dụng vào công việc cụ thể ta sẽ định hướng được công việc cần làm là gì. Thực tế là với các môn học đã học qua, chúng em chỉ mới được làm quen với các chứng từ liên quan đến hàng hóa, chứ chưa được tiếp xúc với các quy trình nghiệp vụ khi làm thủ tục hải quan và nhận hàng. Chính vì vậy khi tham gia vào quy trinh nhập hàng này chúng em rất bỡ ngỡ. Từ việc sử dụng phần mềm khai hải quan điện tử mới nhất VNACCS, chờ hàng hóa được phân luồng, tới việc ra cảng Cát Lái để nhận hàng. Trên lý thuyết thì chỉ cần tới các phòng, ban làm thủ tục và đóng phí và có hóa đơn hợp lệ, tuy nhiên thực tế, muốn quy trình được nhanh chóng thì luôn cần 1 khoản phí bôi trơn cho các nhân viên hải quan. Qua thời gian kiến tập, nhóm em thấy để thực hiện một quy nhập khẩu một lô hàng về công ty mình cần phải làm qua nhiều công đoạn và có sự liện hệ chặt chẽ rõ [Type text] - 9- Ứng dụng nghiệp vụ ngoại thương ràng của từng công đoạn. Và có khi ta phải hợp tác với nhiều bên đối tác khác để giảm bớt chi phí nhận hàng và các thủ tục cần làm. Đặc biệt khi tạo được mối quan hệ làm ăn lâu dài với các bên như hãng tàu, bảo hiểm thì công việc sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn. Qua đây nhóm em cũng đã được học hỏi thêm nhiều điều về cách thức thực hiện quy trình nhập khẩu một lô hàng. Đây sẽ là những bài học quý báu giúp cho chúng em tích lũy được một số kỹ năng và kiến thức, và bước đầu làm quen được những công việc thực tiễn. Nó sẽ giúp ích cho chúng em trong thời gian sau này và trong quá trình học những môn khác. [Type text] - 10- . xác nhận đã lấy các chứng từ trên để đi nhận hàng, đồng thời giữ lại chứng minh nhân dân bản photo của người đó để có cơ sở và bằng chứng nếu như xảy ra vấn đề. [Type text] - 8- Ứng dụng nghiệp. hậu chuyển nhượng và gửi chứng từ bảo hiểm nhằm thông báo cho Hoa Sen biết bảo hiểm đã được mua, theo chứng từ thì hợp đồng bảo hiểm được ký vào ngày 7/5/2014.  Các chứng từ cần thiết cho việc. số hiệu HL421A đã đến Cát Lái vào ngày 26/5/2014. Vận đơn ( Bill of Lading). Sau khi giao hàng lên tàu, MSC Thụy Sĩ phát hành 3 bản B/L cho Glencore nhằm chứng minh Glencore đã gửi hàng. [Type