Kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH gia công và dịch vụ thép sài gòn

LỜI CẢM ƠN Suốt bốn năm trên giảng đường đại học mặc dù em gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình học tập nhưng em đã vượt qua để đạt được kết quả như ngày hôm nay. Để có được thành quả này em đã có được sự dìu dắt, giúp đỡ, động viên, hướng dẫn nhiệt tình của quý thầy cô, gia đình, bạn bè. Trước hết em xin kính chuyển đến toàn thể quý thầy cô trường Đại Học Lạc Hồng những người đã hết lòng dìu dắt, dạy dỗ cho em nhiều kiến thức để giúp em có thể đứng vững trên đường đời – lời cảm ơn sâu sắc và chân thành nhất. Em xin kính chuyển đến thầy TS Huỳnh Đức Lộng – Giáo viên hướng dẫn là người đã tận tâm chỉ bảo em trong suốt quá trình làm đồ án tốt nghiệp này–lời cảm ơn chân thành và lòng biết ơn sâu sắc nhất. Em xin chân thành cám ơn ban giám đốc, bộ phận kế toán trong công ty tnhh gia công và dịch vụ thép sài gòn đã chỉ bảo em tận tình trong thời gian thực tập tại công ty, lời cảm ơn đến các anh chị cô chú nhân viên trong công ty đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu thực tế về công tác kế toán trong thời gian này. Em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành sâu sắc đối với gia đình nhất là ba mẹ em, là những người luôn ở bên cạnh hỗ trợ động viên em cả về vật chất lẫn tinh thần giúp cho em hoàn thành việc học tập của mình. Và sau cùng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tất cả bạn bè, những người luôn quan tâm ủng hộ em. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện Trương Thị Phương Thảo MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC SƠ ĐỒ DANH MỤC BIỂU ĐỒ LỜI MỞ ĐẦU . 1 1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1 2. MỤC ĐÍCH VÀ NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI . 1 3. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU . 2 4. ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 2 5. BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI 2 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ . 3 1.1 Định nghĩa và các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) . 3 1.1.1 Định nghĩa . 3 1.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB 4 1.1.2.1 Môi trường kiểm soát . 5 1.1.2.2 Đánh giá rủi ro 7 1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát . 9 1.1.2.4 Thông tin và truyền thông 13 1.1.2.5 Giám sát 14 1.2 Mục đích và lợi ích của hệ thống KSNB . 16 1.2.1 Mục đích của KSNB 16 1.2.2 Lợi ích của hệ thống KSNB 17 1.2.2.1 Đối với phòng kế toán 17 1.2.2.2 Đối với hệ thống kiểm soát nội bộ . 17 1.2.2.3 Hệ thống chi phí . 18 1.2.2.4 Thông tin quản trị . 18 1.2.2.5 Thuế 19 1.2.2.6 Huy động vốn và vay vốn ngân hàng . 19 1.3 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB 19 Tóm Tắt chƣơng 1 22 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÕN 23 2.1 Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH gia công và dịch vụ thép Sài Gòn 23 2.1.1 Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh . 23 2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển . 23 2.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 24 2.1.1.3 Mạng lưới kinh doanh 25 2.1.1.4 Quy mô công ty ( tính đến ngày 31-12-2011) 26 2.1.1.5 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty . 33 2.1.1.6. Quy trình công nghệ 36 2.1.1.7 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển 39 2.1.2 Tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH gia công và dịch vụ thép Sài Gòn . 40 2.1.2.1 Các chính sách hiện hành đang được áp dụng tại công ty 40 2.1.2.2 Hệ thống sổ sách kế toán 41 2.1.2.3 Tổ chức bộ máy kế toán . 42 2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÁI GÕN 46 2.2.1 Quy trình mua hàng và thanh toán tiền ại công ty tnhh gia công và dịch vụ thép sài gòn 46 2.2.1.1 Thực trạng quy trình mua hàng-thanh toán nội địa 48 2.2.1.2 Đối với hoạt động mua hàng nhập khẩu . 51 2.2.2 Kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH gia công và dịch vụ thép sài gòn . 54 2.2.2.1 Mục tiêu kiểm soát . 54 2.2.2.2 Đánh giá rủi ro 55 2.2.2.3 Thiết lập thủ tục kiểm soát . 55 2.2.2.4 Đảm bảo độ tin cậy và tính trung thực của thông tin . 61 2.2.2.5 Đảm bảo hiệu quả hoạt động 62 2.2.2.6 Tổ chức thực hiện các thủ tục kiểm soát 64 2.2.2.7 Giám sát-đánh giá . 67 Tóm tắt chƣơng 2 69 CHƢƠNG 3:NHẬN XÉT – KIẾN NGHỊ - GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ KIỂM SOÁT QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÕN . 70 3.1 Nhận xét và đánh giá về quy trình mua hàng và thanh toán tiền tại công ty tnhh gia công và dịch vụ thép sài gòn: . 70 3.1.1 Nhận xét về môi trường kiểm soát 72 Chính sách nhân sự và năng lực của nhân viên 72 Triết lý về quản lý và phong cách điều hành 73 Cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn . 73 Phân chia trách nhiệm . 74 Thông tin và truyền thông 74 Giám sát 74 3.1.2 Nhận xét về hoạt động kiểm soát . 75 3.1.2.1 Hoạt động yêu cầu nguyên vật liệu 75 3.1.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp . 75 3.1.2.3 Lập hợp đồng 75 3.1.2.4 Nhận hàng và nhập kho 76 3.1.2.5 Hoạt động ghi nhận nợ . 76 3.1.2.6 Họat động thanh toán 76 3.2 Một số kiến nghị giải pháp để hoàn thiện quy trình mua hàng và thanh toán tiền 77 3.2.1 Trong môi trường kiểm soát 77 3.2.1.1 Chính sách nhân sự và năng lực của nhân viên 77 3.2.1.2 Cơ cấu tổ chức và cách phân chia quyền hạn, trách nhiệm 77 3.2.1.3 Nâng cao năng lực và đạo đức của nhân viên 78 3.2.1.4 Đa dạng hóa các kênh thông tin . 78 3.2.1.5 Tăng cường giám sát 80 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán . 80 Tóm tắt chƣơng 3 82 KẾT LUẬN CHUNG . 83 TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC BẢNG BIỂU Chương 1 Bảng 1.1: bảng so sánh kiểm soát chứng từ và kiểm soát sổ sách . 12 Bảng 1.2: Bảng mô tả các bộ phân kiểm soát nội bộ . 15 Chương 2 Bảng 2.1: Bảng thể hiện tài sản 26 Bảng 2.2: Bảng thể hiện nguồn vốn . 29 Bảng 2.3: Bảng thể hiện trình độ nhân viên . 31 Bảng 2.4: Bảng thể hiện giới tính của nhân viên . 32 Bảng 2.5: Bảng thể hiện kết quả sản xuất kinh doanh . 38 DANH MỤC SƠ ĐỒ Chương 1 Sơ đồ 1.1: Sơ đồ thể hiện hệ thống kiểm soát nội bộ . 4 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ đánh giá rủi ro . 7 Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hoạt động kiểm soát nội bộ . 10 Chương 2 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý . 33 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ thể hiện quy trình công nghệ 36 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức hệ thống kế toán . 41 Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán . 42 Sơ đồ 2.5: Sơ đồ thể hiện quy trình mua hàng và thanh toán tiền 46 DANH MỤC BIỂU ĐỒ Chương 2 Biểu đồ 2.1: Biểu đồ thể hiện tài sản của công ty 28 Biểu đồ 2.2: Biểu đồ thể hiện nguồn vốn của công ty 30 Biểu đồ 2.3: Biểu đồ thể hiện trình độ nhân viên của công ty . 31 Biểu đồ 2.4: Biểu đồ thể hiện giới tính của nhân viên . 32 Biểu đồ 2.5: Biểu đồ thể hiện doanh thu 38 Biểu đồ 2.6: Biểu đồ thể hiện lợi nhuận . 39 1 LỜI MỞ ĐẦU 1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Kết thúc thời kỳ bao cấp,chấm dứt một nền kinh tế lạc hậu. Ngày nay , toàn cầu hoá đang là một trong những xu thế phát triển tất yếu của quan hệ quốc tế hiện đại,mở ra nhiều vận hội mới cho nền kinh tế nước nhà. Đất nước chúng ta đang ngày một phát triển . Tuy nhiên cũng có vô vàn những khó khăn và thử thách luôn chờ đợi bởi quy luật cạnh tranh tất yếu. Do vậy để đứng vững trên thương trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mình bằng một bộ máy tổ chức hoạt động nhanh nhạy, hiệu quả, và đặc biệt là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chặc chẽ, có khả năng hạn chế những rủi ro, tránh được những ảnh hưởng tiềm tàng cả bên trong và bên ngoài giúp cho doanh nghiệp ngày càng phát triển và đứng vững trên thương trường. Do đó kiểm soát nội bộ dóng vai trò hết sức quan trọng, nó ảnh hưởng lớn đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghịệp, nó giúp cho các nhà quản lý có thể kiểm soát,dự đoán tránh được những ảnh hưởng tiềm tàng và sử dụng hữu hiệu các nguồn lực nội tại và xây dựng hệ thống quản lý vững chắc trong tương lai. Đây chính là yếu tố quan trọng giúp cho doanh nghiệp đạt dược các mục tiêu dề ra. Hiểu được tầm quan trọng và sự cần thiết của vai trò này, đây là những yếu tố không thể thiếu trong một doanh nghiệp chính vì vậy mà em quyết định chọn dề tài này: “KIỂM SOÁT QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN”. 2. MỤC ĐÍCH VÀ NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI - Đánh giá được thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình mua hàng và thanh toán tại CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN - Gíúp cho doanh nghiệp dự toán và tránh được những rủi ro đến mức thấp nhất nhằm đem lại hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh. - Phân tích được những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống ,từ đó đề ra các giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình mua hàng và thanh toán tại CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN mà còn có thể áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô tương ứng khác. - Đảm bảo các thông tin về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được phản ánh một cách đáng tin cậy. 2 3. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Đề tài sử dụng những phương pháp nghiên cứu như sau:  Phương pháp quan sát tình hình thực tế  Phương pháp phân tích  Phương pháp so sánh  Phương pháp tổng hợp các số liệu 4. ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU - Đối tượng nghiên cứu: CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN -Phạm vi nghiên cứu: Thời gian nghiên cứu: 15-01-2012 đến 15-05-2012 Không gian nghiên cứu: tại CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN. Tuy thời gian có hạn nhưng để đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý, đề tài cũng tập trung nghiên cứu những khoản mục được xem là trọng yếu nhất của doanh nghiệp đó là: - Chu trình tài chính - Chu trình vốn bằng tiền - Chu trình mua hàng và thanh toán - Chu trình sản xuất - Chu trình bán hàng và thu tiền - Chu trình tiền lương Đánh giá và tìm nguyên nhân các nhân tố ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát và các thủ tục kiểm soát 5. BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI Đề tài bao gồm các chương sau: - Chương 1: Giới thiệu về CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN - Chương 2: Kiểm soát quy trình mua hàng và bán hàng tại CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN - Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán tại CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN 3 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Định nghĩa và các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) 1.1.1 Định nghĩa[3] Định nghĩa kiểm soát nội bộ theo COSO: Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu sau: -Báo cáo tài chính đáng tin cậy. -Các luật lệ và quy định được tuân thủ. -Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. Trong phần định nghĩa trên cần nắm đúng bốn nội dung cơ bản như quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Giải thích  Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diên ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất, quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị thực hiện mục tiêu của mình.  Kiểm soát nội bộ đƣợc thiết kế và vận hành bởi con ngƣời: Kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẩu… mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như hội đồng quản trị ban giám đốc, các nhân viên khác… chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng.  Kiểm soát nội bộ cung ứng một sự đảm bảo hợp lý: Kiểm soát nội bộ không phải đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ được thực hiện. Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người nên dẫn đến không thực hiện được các mục tiêu. Kiểm sát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra.Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng nếu